PICA workshop

‘Excelleren in zorglogistiek’

5 november 2014

PICA

• Patientflow Improvement Centre Amsterdam

• Platform voor logistiek in de zorg

• Ontstaan uit samenwerking tussen VU en VUmc

• Kennisdeling:

– PICA-seminar: volgende maandag 10 en 17

november 2014 van 16.00 tot 17.00 uur

– Minisymposia/ workshop: 1-2 keer per jaar

• Onderzoek: onderzoekers, stages, bedrijfscase

• Projecten

Programma workshop

Tijd Onderwerp Spreker

13.00 – 13.10 Opening

13.10 – 13.30 Inleiding excelleren in zorglogistiek:

(on)mogelijkheden van Excel

Ger Koole

13.30 – 14.45 Deel 1: Data-analyse in Excel René Bekker

14.45 – 15.15 Pauze*

15.15 – 16.30 Deel 2: Slimme functies in Excel Ger Koole

16.30 – 16.40 Afsluiting Ger Koole

16.40 – 17.30 Borrel

* Bekijken even wanneer we de pauzeren, rondom 15.00 uur

Doel minisymposium

• Bespreken sterke/ zwakke punten Excel

• Onderbouwen beslissing wel/niet Excel

– deel 1

• Nieuwe functionaliteit leren en uitproberen

– deel 2 en 3

• Weten wat allemaal kan in Excel

– deel 3

(On)mogelijkheden van Excel

Ger Koole

Casus

• Verpleegeenheid

• Opnameplanning in

Word

• Geen overzicht,

maar de data is er!

• Oplossing: Excel

Casus

• Essentieel: data

goed invoeren

• Dan kan bezetting

berekend worden

Gebruik Excel

Gebruik Excel valt uiteen in:

• Eenmalige toepassingen

– van even snel iets uitrekenen (geavanceerde rekenmachine)

– tot uitgebreide statistische analyse

• Herhaald gebruik

– maandelijkse rapportages, facturen, enz.

– “operationele spreadsheets”, bijv: rooster polikliniek, OK planning, bedplanning

Waarom Excel?

• Vrijwel overal beschikbaar

• Intuïtief, intelligent kladblok

• Flexibel, snel aan de slag

• Vaak eerste stap in structureren/automatiseren

• Wanneer “verder” dan Excel?

• Wat zijn de nadelen van Excel?

Nadelen

• Geen autorisaties/verschil in gebruikers

• Moeilijk te distribueren

• Geen database/gestructureerde manier

om met data om te gaan

• Moeilijk te onderhouden/beheren

• Foutgevoelig

“Impact of Errors in Operational

Spreadsheets”

Powell, Lawson & Baker

Onderzoek naar 25 representatieve

spreadsheets die operationeel werden

ingezet

Waarom zo veel fouten?

• Flexibiliteit: voordeel én nadeel

– Programmeerprincipes niet toegepast op Excel

– Geen scheiding structuur en invoer

• Operationele problemen:

structuur is vast, invoer verandert

• Excel: geen natuurlijke scheiding

– Optie 1: structuur expliciet in Excel brengen

– Optie 2: een andere softwareomgeving

Excel structureren

• Invoer, berekeningen en uitvoer te scheiden

• Kleurgebruik

• Gebruik variabelen i.p.v. celreferenties

• Schermpjes toevoegen

• Tussenberekeningen afschermen

• Documenteren

Vereist veel discipline en kennis!

Mogelijkheden Excel

• Geen gebrek aan rekenmogelijkheden

• Excel is veel meer dan alleen rekenblad

• Veel standaardfuncties ( + draaitabellen)

• “Add-ins” voor allerlei geavanceerd

rekenwerk (statistiek, solver)

• Oneindig uitbreidbaar met VBA

Alternatieve rekenomgevingen

• Decision support systems

– probleemspecifiek (bijv. Harmony)

– maatwerk / proces aan pakket aanpassen

• Modelleeromgevingen

– geschikt voor meerdere problemen

– zelf proces inbouwen (dan DSS)

– van weinig gestructureerd (Excel) tot meer gestructureerd (bijv. SPSS)

– geavanceerdere tools minder relevant voor zorglogistiek

Excel vs DSS

• Casus: bedplanning in

Excel of in Epic/Hotflo/...?

• Nadelen: keurslijf,

inwerktijd, past niet 100%

• Voordelen: rapportages,

foutloos, web interface,

data in- en uitvoer

Conclusie: Wanneer Excel

Eenmalig:

• Snel iets uitrekenen

Operationeel:

• Weinig gebruikers

• Die weten wat ze doen

• Gestructureerde gedocumenteerde sheet

Workshop Excelleren in zorglogistiek

Data-analyse in Excel

Dr. René Bekker

Vrije Universiteit

PICA, kenniscentrum patiëntenlogistiek

Verbeterprojecten & data

Projectopbouw:

• Probleemstelling, opdrachtformulering, afbakening

• Doelstellingen

• Analyse

– Kwalitatief (procesbeschrijving, flowcharts, etc.)

– Kwantitatief

• Bepalen knelpunten

• Beginseloplossingen ontwerpen

• Implementatie beste oplossing

• Borging

Jumping to conclusions

→ Data-analyse

→ Data-analyse

Six Sigma

Voorbeeld verbetermethodiek: Six Sigma

→ Data-analyse

→ Data-analyse

Verkrijgen data: Knelpunten

Gebruik van informatiesystemen (ICT)

• Vaak niet gericht op logistieke proces

Belangrijkste problemen data voor logistiek:

• Geen historische gegevens beschikbaar (bv. alleen huidige cliënten)

• Veelheid aan systemen; combinatie is nodig

• Een deel van de data is onnauwkeurig

• Logistiek wenselijke gegevens worden niet bijgehouden

Programma

Wat gaan we wel doen?

Zelf aan de slag aan de hand van een theoretische case

Probleemstelling/knelpunt: inefficiënt gebruik OK

→ spanningsveld tussen benutting OK en uitloop & wachtlijst

(doelstelling doorloop: OK 2 weken na poli)

Jumping to conclusions: herplannen OK

Poli OK Kliniek

Programma

Doel: Kennis maken met logistieke analyses in Excel

Vaak soortgelijke analyses:

• Aantallen aankomsten/opnamen (of aantal bezette bedden)

• Duur van een ingreep (bv. OK, ligduur, scan/MRI, poli-afspraak)

• Wachtlijsten/capaciteit

Poli OK Kliniek

Programma

Focus op 3 kernaspecten:

• Aantal poli-bezoeken (aankomsten.xls)

• Sessieplanning OK (OKsessies.xls)

• Beddengebruik kliniek (los van de case)

Delen met * zijn verdieping en vereisen wat meer Excel vaardigheden

Poli OK Kliniek

Analyse Poli

• Data: aantal aankomsten bij poli

voor 2013 en deel 2014

• Bereken aantal aankomsten per week (Excel: SOM of SUM)

• Waar komen 0-en doordeweeks vandaan?

• Maak grafiek van aantal aankomsten per week

• Is er een patroon (seizoensinvloed of trend)?

• Hoeveel aankomsten zijn er gemiddeld per weekdag? (Excel:

GEMIDDELDE of AVERAGE)

• * Bereken gecorrigeerde gemiddelde voor feestdagen (Excel:

gebruik SUM en COUNTIF)

Poli OK Kliniek

Grafieken

0

5

10

15

20

25

300

1-0

1-0

6

01

-02

-06

01

-03

-06

01

-04

-06

01

-05

-06

01

-06

-06

01

-07

-06

01

-08

-06

01

-09

-06

01

-10

-06

01

-11

-06

01

-12

-06

Zorgvraag

Univariate data

Veel gebruikte karakteristieken (met Excel functies):

• Gemiddelde (GEMIDDELDE of AVERAGE)

• Afwijking van gemiddelde, spreiding:

– Standaard deviatie (STDEV)

– Variantie; de standaarddeviatie gekwadrateerd (VAR)

• Rekenvoorbeeld:

• Andere karakteristieken: mediaan, modus, percentielen, getrimd

gemiddelde

waardes afwijking t.o.v.

gemiddelde Kwadratische

afwijking Standaard

deviatie

1 -3 9

3 -1 1

5 1 1

7 3 9

4 0 0

gemiddelde 4 0 4 2

Normale verdeling

Gaussische of normale verdeling met parameters:

• Gemiddelde μ = 30

• Standaarddeviatie σ = 5

0

10

20

30

40

50

60

70

80

10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 40 42 44 46 48 50

Fre

qu

en

tie

de normale verdeling

Normale verdeling

68 % van de trekkingen valt binnen μ – σ en μ + σ

0

10

20

30

40

50

60

70

80

10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 40 42 44 46 48 50

Fre

qu

en

tie

-σ +σ

0

10

20

30

40

50

60

70

80

10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30 32 34 36 38 40 42 44 46 48 50

Fre

qu

en

tie

Normale verdeling

95 % van de trekkingen valt binnen μ – 2σ en μ + 2σ

-2σ +2σ

Grafieken

0

5

10

15

20

25

30

01

-01

-06

01

-02

-06

01

-03

-06

01

-04

-06

01

-05

-06

01

-06

-06

01

-07

-06

01

-08

-06

01

-09

-06

01

-10

-06

01

-11

-06

01

-12

-06

Zorgvraag

Kentallen:

Gem: 13,6

Stdev: 4,5

Var: 20,6

Var/gem: 1,5

Analyse Poli

• Bepaal standaarddeviatie (STDEV)

van aantal aankomsten per weekdag en per week

• Maak een grafiek van het gemiddelde aantal aankomsten per

weekdag

• * Bepaal eventueel andere prestatiematen, zoals

– Minimum (MIN) en maximum (MAX)

– Mediaan (MEDIAAN of MEDIAN)

– Percentielen (PERCENTILE)

• * Maak de spreiding inzichtelijk (bv. Maak een gecombineerde

grafiek met het gemiddelde, het gemiddelde + stdev en het

gemiddelde – stdev)

Poli OK Kliniek

Histogrammen

0

5

10

15

20

25

30

35

40

0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30

zorgvraag

* Histogram in Excel

Maak een rij cellen die als bin gebruikt worden (x-as grafiek)

Een aantal mogelijkheden:

• Eenmalig: Aanvinken Analysis Toolpack (onder Excel options >

Add-Ins)

Dan: Via Data > Data Analysis > Histogram

• * M.b.v. de array-functie FREQUENCY

Selecteer juiste gebied, druk F2, druk CTRL+SHIFT+ENTER

• M.b.v. COUNTIF functies (minder fraai, soms wel praktisch)

Analyse OK

• 5 dagen per week poli

• Gemiddeld 1 op 8 poli-afspraken leidt tot OK

• OK dagen: woensdag en donderdag

• OK dag: van 7:30 – 15:30 uur (480 minuten)

• Databestand met

– Datum

– Weekdag (gebruik functie WEEKDAY)

– Aantal OK’s (uitgevoerd)

– Aantal afgezegde OK’s

– Geplande sessieduur in minuten

– Starttijd

– Eindtijd

– Snijder

Poli OK Kliniek

Analyse OK

• Overzicht OK sessie

Poli OK Kliniek

Analyse OK

Uitgevoerde & afgezegde OK’s:

• Wat zijn de totalen? (SOM of SUM)

• Welke percentage OK’s wordt afgezegd?

• Hoeveel OK’s worden gemiddeld per dag uitgevoerd?

(GEMIDDELDE of AVERAGE)

• Is er een onderscheid tussen woensdag en donderdag? (Gebruik

Data > Filter om te filteren op weekdag)

• Hoe vaak komt het voor dat er minder dan 3 OK’s worden

uitgevoerd? (Gebruik =COUNTIF(C:C;”<3”))

• * Verder inzicht in relatie uitgevoerde OK’s en poli

(bv. Incidenten: vergelijken bepaalde dagen;

structureel: vergelijken weektotalen)

Poli OK Kliniek

Analyse OK

Planning en realisatie:

• Wat is gemiddelde geplande sessieduur?

• Wat is gemiddelde gerealiseerde sessieduur?

(Let op: het resultaat van G2 – F2 levert een cel met als format tijd

op. M.b.v. format cells kan de waarde weer op `General’ (bovenaan)

worden gezet. Dit is nu in dagen, dus * 24 * 60 levert minuten)

• Hoe vaak wordt sessieduur onderschat? (COUNTIF( ; “>0”))

• Hoe vaak loopt de sessie uit? (COUNTIF)

• Hoe lang is de gemiddelde uitloop in het geval van uitloop? (m.b.v.

de filter of SUMIF en COUNTIF)

• Hoe vaak start de OK te laat en wat is de gemiddelde duur van de

late start in het geval van late start?

• * Is er een verband tussen late start en uitloop (en/of afgezegde

OK’s)? (Gebruik Filter of draaitabellen)

Poli OK Kliniek

Analyse OK

* Snijder:

• Is er een verband tussen de snijder en uitloop

• Zou de planning op de snijder aangepast moeten worden?

Conclusie: wat zijn de bevindingen op het gebied van

• Variatie aankomsten poli

• Benutting OK

• OK Planning

Poli OK Kliniek

Analyse Kliniek

Tot slot:

• Een knelpunt kan ook een tekort aan bedden zijn

(mogelijk op specifieke dagen)

Indien tijd over:

• Analyseer de bedbezetting van een verpleegafdeling

Poli OK Kliniek

Overzicht

Handige Excel functies voor data-analyse

• Bewerken tabellen: IF, SUM, COUNTIF, SUMIF (SUMPRODUCT,

VLOOKUP)

• Filter (en sorteren)

• Statistisch: AVERAGE, STDEV

(MEDIAN, MIN, MAX, PERCENTILE)

• Grafieken (en histogrammen)

Pauze

Geavanceerd gebruik van Excel

Ger Koole

Casus bedplanning

• Welke functie?

– countifs()

• Demo

• Uitbreidingen:

– onder- en bovenschatting ligduur

– meerdere momenten per dag

– aantallen opnames, zorgzwaarte

– optimalisatie opnamedata

Casus bedplanning

• Voordelen Excel:

– makkelijk aan te passen

– laagdrempelig, snelgebouwd

• Nadelen

– moeilijk delen

– geen verbinding met andere systemen

(suboptimalisatie)

– foutgevoelig (demo)

Vervolg data-analyse

• Excel heeft 2 dimensies: rijen en kolommen

• Omgaan met meer dimensies onmogelijk?

• Denk aan patiënt-data

– elk aspect (opname/geboortedatum, DBC, afdeling, behandelend arts, enz) is een dimensie

– tabel met elke rij een patiënt, elke kolom een aspect/attribuut

• Hoe inzicht krijgen in de data?

– handmatig

– draaitabellen

Handmatig

• Countif()/sumif()

– alleen 2-dim relaties

– vb: verpleegduur per

leeftijd

• Meer-dimensionale

relaties?

– vb: verpleegduur per

leeftijd & geslacht

– maak extra kolom

– demo

Draaitabellen

• Selecteer data inclusief koprij

• Maak draaitabel

• Bepaal:

– gemiddelde ligduur per specialisme, uitgesplitst naar geslacht

– gemiddelde ligduur per leeftijd, uitgesplitst naar geslacht

– maximale verpleegduur per leeftijd

Nadelen draaitabellen

• Alleen standaardberekeningen

– Wel gemiddelde, niet de mediaan

• Geen database met “query language”

• Lastiger berekeningen

– slimme truc met extra kolommen

– programmeren in VBA

Recorded macros

• Serie “handelingen” in Excel opgenomen

• Tools → Macros → Record new macro

• Herhaalbaar met 1 druk op de knop

• Demo

Zelf macro opnemen

• Selecteer een cel

• Selecteer record macro

• Wijzig via format → cell

• Stop recording

• Selecteer een andere cel

• Run de macro

Zelf programmeren

• Druk op Alt-F11

• Typ een nieuwe macro:

Sub Hello_world()

Selection.Interior.ColorIndex = 40

ActiveCell.FormulaR1C1 = "hello world!"

End Sub

• Run Hello_world

VBA

• Macro opgenomen in achterliggende taal: VBA = Visual Basic

for Applications

• Volledige functionaliteit van programmeertaal

Wat kan je met VBA?

• VBA is een programmeertaal, Excel blad de user interface

• Gebruiker kan bibliotheek met eigen functies maken: een .xla

file

• “Add-in”

• Alles is mogelijk…

• Interactie tussen blad en VBA langzaam

Add-ins

• “Invoegtoepassingen”

• Standaard beschikbaar

– bijv analysis toolpak, solver

– demo

• Te koop

– betere solvers

• Zelf maken

Voorbeeld: Erlang B

• Via de PICA site

• of in Excel – heel makkelijk om 10

afdelingen tegelijk te doen!

– demo