I B A N N

  

Het 

(ink

dat 

com

tien

  

Pap

med

bew

traje

med

afge

  

Adm

adm

fina

offe

  

Digi

de o

invo

digit

  

De w

  

Sta

Het afgePostleidtafgesoftideanatuen d  

 

   

L 1 4 R A B O 0 3

  

Papie

lijkt bijna nie

komende en u

papier veel k

mplexiteit van

ntallen euro’s 

ier komt de o

dewerkers en 

werkingen. Dat

ect ontstaan e

dewerkers is d

erond en het d

ministratieve p

ministratie wo

nciële docum

ertes, enquête

talisering van

organisatie. H

oeren van info

taal blijven en

weg naar die f

ap 1: Inkom

begint met destemde Digittkamer is volgt dat inkomenehandeld en vware in een male begin van duurlijk ook al hde integratie v

4 5 8 6 3 0 0 3 |

  

erstromen

Papier? 

et meer van d

uitgaande) pa

kosten gemoe

 het papieren

per documen

rganisatie bin

wordt vervolg

t resultaat wo

echter ook ko

daardoor al sn

document afg

processen blij

rdt gekenmer

enten zijn, ma

es, formuliere

 al die inkome

et scheelt vee

ormatie vanaf 

n daarmee wo

flexibele, digit

mende en u

e binnenkomeale Postkamegens onze defnde en uitgaanvervolgens elemogelijkheid ode overgang nhet nodige aavan die twee s

 

K . v . K . H a a r l e

n in organi

Welk pa

eze tijd, maa

pierstromen. 

id zijn. Onder

n document, d

nt. Maar als d

nnen en moet 

gens ‘het proc

ordt, vaak ook

pietjes, die in

nel geen zicht 

gelegd, maar o

ken nog maar

rkt door een v

aar net zo goe

n en ga zo ma

ende en uitga

el tijd, geld, en

papier in ’het

ordt uw organ

tale organisat

uitgaande 

ende papierstr is het heel einitie eigenlijknde documenektronisch bij dom de documenaar een vollen digitale comstromen, zoda

 

e m 3 4 0 8 1 8 5 6

isatie nog 

apier? Be 

r er zijn nog a

 Het is geen g

rzoeken hebb

de verwerking

dat geen gehe

bij binnenkom

ces’ in gestuu

k nog op papie

 een parallelt

meer op wat 

of dat dan het

r al te vaak te 

veelheid aan s

ed correspond

aar door.   

ande stromen

n moeite. En n

t systeem’. In

nisatie een stu

tie verloopt in

papierstro

tromen. Met eeenvoudig diek niets andersnten – papier ode juiste menenten in een eedig digitaal dmmunicatie. Hat uniform do

altijd ond

ent u nog

altijd veel org

geheim, zou je

ben uitgeweze

gskosten uite

eim meer is, w

mst worden v

rd. Uiteindelij

er, weer de w

raject de orga

de actuele ve

t juiste of orig

worden gereg

soorten en aan

dentie met kla

n kan een eno

niet te vergete

formatie die e

uk flexibeler.  

 stappen:  

omen  

een goed inge papierstrooms dan een geavof digitaal ‐ gensen kunnen welektronisch aocumentbeheHet gaat nu omcumentbehee

derschatte

g niet dig

anisaties die 

e denken, dat

en dat, afhank

en kunnen lo

waarom gebeu

erwerkt. Het g

jk volgt dan e

ijde wereld in

anisatie doorg

ersie is. Het pr

inele docume

geerd door pa

ntallen docum

anten of toele

orme lastenve

en, het scheel

eenmaal digita

erichte en op um te ondervanvanceerde sofeautomatiseeworden afgelearchief op te beersysteem. Wm de digitaliseer mogelijk wo

e kostenpo

gitaal? 

kampen met 

t met het verw

kelijk van het

open van enke

urt het dan no

gaat naar de 

en resultaat u

n gestuurd. Tij

gaan. Bij de be

roces wordt w

ent is…?  

apier. Een gem

menten. Dat k

everanciers, co

erlichting bete

lt veel fouten 

aal is, zal ook 

uw organisatingen. De Digitftwareoplossird kunnen woeverd. Tevens bergen. KortoWant in veel oering van de pordt.  

ost 

hardnekkige 

werken van 

t soort en de 

ele tot 

og steeds?  

betreffende 

uit al die 

dens dit hele 

etrokken 

weliswaar 

middelde 

unnen 

ontracten, 

ekenen voor 

bij het 

makkelijker 

e ale ng die ertoe orden voorziet de m, dit is het organisaties is papierstroom 

              

 

  

   

 

 

 

2 

Sta

Is ee

uite

doc

verv

het 

hee

en e

bed

doc

dien

Doc

gevo

  

  

Sta

Op h

beh

orga

Fina

inko

zo m

oplo

(me

Digi

doc

  

Sta

Is ee

de v

bete

in ee

proc

moe

syst

doss

uitg

tere

als E

wat 

digit

de s

  

ap 2: Digita

enmaal de do

eenlopende do

ument doorlo

volgens naar d

naar de volge

l beperkt tot h

externe) actie

iend met een

ument en het

novereenkom

cumentbeheer

olgd.  

ap 3: De Di

het moment d

eren. En voor

anisatie binne

anciële docum

oop of verkoo

maar door. Ee

ossing. Koppe

eer) hoeft te w

tale Workflow

ument en de 

ap 4: Het D

enmaal een d

veelgehoorde 

ekent vooral d

en productieo

ces heeft als u

et blijven, of d

temen. Die inf

sier werkt. Da

gaande digitale

echt komen. D

Excel‐spreads

 op papier in 

taal en opvraa

stroom van or

aal Docum

cumentstroom

ocumenten go

oopt in een or

de juiste mede

ende in lijn. Da

heel complex 

s die in gang w

 product of di

t bijbehorende

stig kunnen w

r, waardoor d

gitale Wor

dat het docum

r een deel zelf

en? U weet va

menten gaan v

p, klachten ga

n goed ingeric

lingen met uw

worden gedaa

w. Een werkst

daaraan geko

Digitale Dos

ocument digit

term Het Nie

dat mensen ve

omgeving ‐ sle

ultieme conse

die nu door de

formatie moet

at kan uiteraar

e documenten

Dus ook die las

heets, Word‐f

uw organisati

agbaar worde

rganisaties die

 

 

 

entbeheer

m digitaal (ge

oed wordt opg

ganisatie hee

ewerker. Deze

an leidt zo’n d

zijn. Van een 

wordt gezet d

ienst. Alle doc

e proces moe

worden bewaa

ocumenten e

rkflow  

ment digitaal i

fs te automati

n veel van die

via de afdeling

aan via de klan

cht digitaal do

w eigen klant‐

n. Het verloop

room die (me

oppelde acties

ssier  

taal, dan is he

uwe Werken s

eel meer proje

echts één klein

equentie dat d

e mensen zelf 

t ook als gehe

rd alleen als A

n ook liefst au

stige documen

files, etc. die b

e binnenkom

en gemaakt. P

e flexibel en d

r  

maakt) dan is

gezet en behe

l overzichtelij

e gaat er mee

document in d

brief als reac

door meerdere

cumenten die

ten in een be

ard. Het behe

en de weerslag

s, is het hele 

iseren. Lang n

e papieren op

g financiën, co

ntenservice, t

ocument man

‐ en/of financi

p van die docu

ede) door het 

s.  

et ook eenvou

staat het elek

ect‐ en proce

n stapje van h

de informatie 

f wordt gecreë

eel benaderba

ALLES digitaal 

utomatisch en

nten als e‐ma

betrekking he

t of aanwezig

as dan kunt u

igitaal kunnen

 

s het zaak ervo

eersbaar blijft

k: het komt b

e aan het werk

de regel tot ee

ctie op een vra

e medewerke

 betrekking h

paalde contex

ren van die st

g van diverse 

bovenbeschre

niet alle docum

 voorhand al d

ontracten via d

technische pro

agement syst

iële systeem z

umentstrome

systeem word

udiger om het 

ktronisch doss

sgericht gaan 

het proces uit.

die bij elke pr

ëerd, binnenk

aar zijn voor e

is. Bovendien

n op basis van 

ails met bijlage

ebben op ‘de z

g is, hoort daa

u vervolg geve

n werken.  

oor te zorgen 

. Eigenlijk is h

innen, wordt 

k, bewerkt het

en actie vanuit

aag tot een co

rs waar tenslo

ebben op dat 

xt kunnen wo

room doe je a

acties eromhe

even proces e

menten kome

dat ze komen

de juridische a

oblemen naar

eem (DMS) b

zorgen ervoor

en kan worden

dt bepaald do

in een Digitaa

ier centraal. H

werken. Ze vo

. En werken aa

rocesstap nod

omt of wordt

lke medewer

n moeten alle 

de inhoud in 

en of de ande

zaak’ of ‘het d

r ook in. Die d

n aan de wen

dat het behe

het traject dat

geregistreerd

t misschien en

t de organisat

omplete reeks

otte een klant

 ene inkomen

rden geplaats

aan de hand v

een kunnen w

een stuk makk

n immers ‘zom

 en wat het p

afdeling en de

r de afdeling s

iedt hiervoor 

r dat geen dub

n beheerd me

oor de inhoud 

al Dossier te b

Het Nieuwe W

voeren niet lan

an een projec

dig is, steeds b

t opgevraagd u

ker die aan ee

binnenkomen

het elektroni

ere gebruikelij

dossier’ horen

documenten m

ns om ook me

er van al die 

een 

d en moet 

n dan gaat 

tie. Die kan 

s van (interne 

t mee wordt 

nde 

st en ook 

van Digitaal 

worden 

kelijker te 

maar’ uw 

recies is. 

e afdeling 

support en ga 

de juiste 

bbel werk 

et een 

van het 

beheren. Bij 

Werken 

nger – net als 

ct of in een 

bij elkaar 

uit andere 

en zaak of 

nde en 

sch dossier 

ke bestanden

 daarin. En 

moeten dus 

e te gaan in 

n 

   

 

 

 

3 

Sta

Hee

Arch

spec

doc

ook 

Man

best

vera

info

wor

doc

vast

doo

nad

een 

aan 

  

Sta

Met

adm

nieu

flexi

mee

vera

om 

StaEen 

ook 

wijs

haa

doc

  

Dan

  

Wij 

vast

uitg

het 

kun

zake

toeg

wat 

orga

ap 5: Het D

eft u de eerste

hief. In elk lan

cifieke docum

umenten bew

gebeurt en w

nagement Sys

turing), kunt u

antwoording o

ormerende rol

rdt immers va

umenten uit h

tgelegd, wann

or. Alles rondo

erhand tracee

combinatie v

elke organisa

ap 6: De Di

t het digitalise

ministratieve o

uwe moderne

ibiliteit, trace

er. Papier is ni

anderingen in 

direct rendem

p over Vangoed gesprek

uw organisat

s geworden do

lbaarheid hier

umentstrome

n is nu de tijd 

zijn een puur 

tleggen en be‐

gebreide prakt

automatisere

nen een impo

en. Dergelijke

gankelijk zijn v

 aan heeft: ee

anisatie.  

Digitaal Arc

e stappen voo

nd, dus ook Ne

menten. Hoe la

waren en wann

weet u ook zek

steem, al dan 

u heel eenvou

over het verlo

 spelen veel in

stgelegd in he

het archief he

neer welke ve

om document 

erbaar. Dat he

van papier en 

atie die met do

gitale Orga

eren, inrichten

organisatie be

 ontwikkeling

erbaarheid, v

iet langer een

 uw markt. Ju

ment te halen 

 Papier naak met een spe

tie heeft voor 

oor de vele pr

rvan. Heeft u 

en in uw organ

om over te ga

Nederlands s

‐ en verwerkb

tijkervaring m

en van werkstr

osante lijst van

 oplossingen s

voor de gebru

envoudig in ge

 

 

 

chief  

r elkaar dan is

ederland (en o

ang mag of mo

neer mag of m

ker dat het go

niet gecombin

udig een Digita

oop van proce

nzichtelijker t

et digitale arch

ebben opgevra

rsies door wie

gerelateerde

eeft een groot

digitaal. Een d

ocumenten w

anisatie  

n en in gebrui

nt u in feite (k

gen in een sne

erantwoordin

n belemmering

ist in een tijd 

uit uw invest

ar Digitaal! ecialist op dit v

het digitalise

ojecten die w

het gevoel da

nisatie?   

aan Van Papie

softwarehuis m

baar maken va

et intelligente

romen, het in

n klanten ove

stellen techni

uikers. Daar lig

ebruik, uniform

s het slechts e

op Europees n

oet u die finan

moet u ze vern

oed gebeurt? B

neerd met ee

aal Archief lat

essen waarbij 

te maken. Alle

hief. Ook de h

aagd (check‐in

e zijn geprodu

 processen en

t voordeel ten

digitaal archie

werkt.  

k nemen van 

klaar voor) de

el veranderend

ng, plaats‐ en 

g om door te 

waarin alle in

teringen. Inves

 

vakgebied kan

ren van uw pa

wij al hebben g

at veel tijd (en

er naar Digita

met veel kenn

an informaties

e formulierve

richten van e

rleggen die al

sch en functio

gt onze specia

m in de uitvoe

 

een kleine en 

niveau) bestaa

nciële, klant‐, 

nietigen? Hoe

Bij een Digital

n digitale wor

ten aansluiten

documenten 

es wat uit een 

handelingen v

n, check‐out), 

uceerd (versie

n de weerslag 

n opzichte van

ef geeft dus in

alle bovenbes

e Digitale Orga

de maatschap

tijdonafhanke

groeien, om s

nvesteringen w

steer daarom

n een helder b

apierstromen

gedaan, kunne

n dus geld) gaa

aal!  

nis en ervaring

stromen. Daa

rwerking, het

en Digitaal Ar

lemaal al heb

oneel hoge eis

aliteit! Wij hou

ering en daard

logische vervo

at wet‐ en reg

productinfor

e houdt u in de

e Postkamer e

rkflow (geauto

n. Daarmee is 

een belangrijk

proces voort

an medewerk

welke versies

beheer) en ge

ervan wordt v

n een papieren

zicht en ruimt

schreven onde

anisatie. U ben

ppij, die vrage

elijk werken (H

snel en efficië

worden gewik

in de Digitale

beeld geven o

. DDi is zo’n sp

en wij u een g

at zitten in de

g op het gebie

rnaast hebbe

inrichten van

rchief en aanv

bben vertrouw

sen, maar mo

uden van beg

door ook mak

olgstap naar h

gelgeving rond

matie‐, of juri

e gaten dat da

en een Digita

omatiseerde w

meteen de ve

ke ondersteun

komt aan doc

kers die bepaa

s er achtereen

earchiveerd e

vastgelegd en

n archief of ‐ 

te ‐ letterlijk e

erdelen van d

nt voorbereid

n om mobilite

Het Nieuwe W

nt te reageren

kt en gewogen

e Organisatie!

over de mogel

pecialist. In de

goed inzicht ge

e verwerking v

ed van het ele

n wij heel spe

n de Digitale P

verwante proj

wd op onze ke

oeten vooral o

rijpelijke softw

kkelijk te integ

het Digitaal 

dom 

idische 

at allemaal 

al Document 

werkstroom 

ereiste 

nende en 

cumenten 

alde 

nvolgens zijn 

n ga zo maar 

n is dus 

nog erger ‐ 

en figuurlijk ‐

de 

d op alle 

eit, 

Werken) en zo 

n op 

n is het goed 

   

ijkheden die 

e praktijk 

even over de 

van papieren 

ektronisch 

ecifieke en 

Postkamer, 

ecten. We 

ennis van 

ook 

ware waar u 

greren in uw 

   

 

 

 

4 

  

Wij 

assu

com

ontw

en p

  

Om 

scha

pap

  

 

voelen ons bi

urantiekantor

mmerciële orga

wikkeld. Voor

polisadministr

tot de beste o

akelen wij de 

ieren docume

jzonder goed 

en, verzekerin

anisaties. Voo

r de assuradeu

ratie onderste

oplossingen e

beste mensen

entstromen ee

 

 

 

thuis in de w

ngsmaatschap

or de gezondh

urs bieden we

eunt.  

en diensten te

n in om voor u

ens onder de 

 

wereld van soft

ppijen, overhe

heidszorg heb

e een elektron

e komen make

u het beste ei

loep te neme

 

twaretoepass

eidsinstanties,

ben we bijvoo

nisch dossier s

en wij gebruik

ndresultaat te

en? DDi, wij be

ingen voor on

, de gezondhe

orbeeld een D

systeem dat fe

van de nieuw

e bereiken. W

egrijpen uw pr

nder meer 

eidszorg en de

Digitaal Medisc

eilloos de rela

wste technolo

Wordt het niet 

robleem!  

e grotere 

ch Archief 

atie‐, schade‐ 

gie en 

tijd om úw 

   

 

 

 

5 

Ov

 

In d

toeg

web

orga

vers

ove

beh

gesc

wer

op r

slink

mijn

 

Ong

Tege

deze

juist

voo

mag

 

Tho

Dire

 

 

  

er DDi en D

eze 24‐uurs e

genomen. Vee

b portalen, tra

anisatie om w

schillende vor

r gaat is niet d

andelaar(s) lig

cand. Met als 

rk is niet duide

reactie (klant g

ken en het aa

n informatie p

getwijfeld herk

elijkertijd kom

e worstelinge

te adres. De v

r bijvoorbeeld

gie van het da

m Menssink 

ecteur DDi Info

DDi‐ers 

economie is he

el van deze co

aditionele pos

wat te doen. D

rm je organisa

direct duidelij

gt is deze al d

gevolg te vee

elijk. Afdelinge

gaat misschie

ntal documen

processen niet

kent niet iede

men wij – DDi‐

n af willen, of

veelzijdigheid 

d het bovenge

ta capture en

ormation Aut

 

 

 

et aantal mog

ommunicatie v

t, et cetera. N

oor de versch

tie binnen. W

k. Wie er wat 

oor vele hand

el mensen met

en/mensen ro

n klagen dus 

ntuitwisselinge

t aanpak dan 

er dienstverlen

‐ers – dikwijls 

f zelfs moeten

van de DDi so

enoemde vraa

n document m

omation Engi

Ph

Kv

IBAN 

gelijkheden en

vindt nog stee

Nagenoeg iede

heidenheid ko

Waar en hoe ze

 mee moet va

den gegaan en

t het ‘docume

oepen dat ze h

nog meer we

en groeit. Laa

besta ik over 

nende organis

 in contact me

n. Dan zijn ze b

oftware biedt 

agstuk. Boven

management v

neers 

DDi BV

Binnenweg

2132 CT  Hoo

The Netherl

hone +31 88 5

www.ddi

info@ dd

 

vK Haarlem 34

NL14 RABO 0

 

 

n momenten o

eds schriftelijk

er bericht van

men deze ‘be

e binnenkome

aak al helemaa

n misschien w

ent’ bezig zijn 

het te druk he

rk). Tegelijker

atst zei een dir

twee jaar niet

satie zich in b

et organisatie

bij DDi Inform

reeds voor ve

dien (en vanz

vak. 

V 

g 18 

fddorp 

lands 

567 2000 

.nl 

i.nl 

4081856 

345 8630 03

om als klant te

k plaats. Via d

 je klant is ee

erichten’ op ve

en is niet direc

al niet. Voord

el geprint, ge

i.p.v. de inho

ebben. De klan

rtijd leven we 

recteur van ee

t meer”.  

ovenstaande 

es die hier wel

mation Automa

ele organisatie

elfsprekend) 

e communice

de e‐mail, soci

n opdracht aa

erschillende p

ct voorspelba

dat het bericht

kopieerd en/o

oud. Status on

nt moet te lan

in een tijd da

en bedrijf tege

situatie. Gelu

l mee worstel

ation Enginee

es een passen

beheersen all

ren fors 

al media, 

an je 

plekken en in 

ar. Waar het 

t bij de juiste 

of opnieuw 

derhanden 

ng wachten 

t marges 

en mij: “Als ik

kkig niet. 

en en van 

ers aan het 

de oplossing 

le DDi‐ers de 

k