Ook goed functioneel beheer vermindert risico’s ICT-projecten!

Afgelopen week heeft de tijdelijke commissie-Elias

van de Tweede Kamer de uitkomsten van het

onderzoek naar falende ICT-projecten van de

overheid uitgebracht. Een rapport dat er niet

omheen draait en duidelijk maakt dat er iets

drastisch moet veranderen. Een greep uit de

berichtgeving rondom dit rapport…

Volgens informaticaspecialist Hans Mulder raakt de overheid elk jaar 4 tot 5 miljard

euro kwijt aan mislukte ict-projecten. Van alle projecten slaagt 30 procent en van de

grote projecten slechts 7 procent. Een kwart tot een derde van de nieuwe systemen

mislukt en wordt nooit in gebruik genomen en pakweg de helft van de projecten

wordt betwist. Dat laatste betekent dat ze duurder uitvallen, te laat klaar zijn of

anders ingevuld worden dan de bedoeling was, aldus Mulder.

Een tijdelijk Bureau ICT-toetsing (BIT) moet orde in de chaos scheppen. Aan de

hand van tien 'boerenverstandregels' moet ieder automatiseringsproject van 5

miljoen euro of groter getoetst worden op nut en noodzaak. Het BIT, dat enkele jaren

gaat draaien en vooral niet te veel ambtenaren moet tellen, komt onder minister-

president Rutte's ministerie van Algemene Zaken te vallen.

Veel fouten starten al aan het begin. ,,Veel geplande projecten willen het

onmogelijke voor elkaar krijgen. Projecten zijn te groot en te complex, terwijl juist

deze grote projecten statistisch gezien vaker mislukken."

Initiatieven vanuit functioneel beheer

Hoewel het BIT ongetwijfeld zijn nut gaat hebben, zijn voor mij de bevindingen toch wel

grotendeels “open deuren” waar de laatste jaren ook al steeds meer aandacht voor is.

In mijn ogen moet je vooral ook binnen je organisatie initiatieven nemen om de slagingskans

van projecten structureel te verhogen.

In onze functioneel beheer praktijk zijn de laatste jaren ook de nodige initiatieven ontstaan

om projecten te ondersteunen en begeleiden. Een aantal daarvan zijn:

Het opstellen van generieke acceptatie criteria voor de overdracht van projecten

naar beheer;

De participatie van de functioneel beheerder in project organisaties;

Het invoeren van een paragraaf voor (functioneel) beheer in de business case en

project documenten;

Het opleiden van functioneel beheerders in project management;

Het introduceren van het fenomeen “User stories” om het draagvlak voor

veranderingen in de gebruikersorganisatie te verhogen;

Een verbeterde uitvoering van acceptatie tests.

Betere projectresultaten door de bijdrage van functioneel beheer

Professionalisering van functioneel beheer leidt in onze ervaring daadwerkelijk tot minder

faalkosten, zoals het mislukken van projecten en het veelvuldig bijstellen van de vraag aan

de leverancier, waardoor deze aanzienlijk meer kosten moet maken. Ervaringen bij overheid

en commerciële organisaties laten zien dat 10 procent minder faalkosten niet onrealistisch

is.

Participatie van functioneel beheerders in projecten zorgt vanuit een natuurlijke drive al voor

meer focus op organisatie-resultaat ten opzichte van project-resultaat. Hiermee maak je de

risico’s voor projecten ten opzichte van de overdracht naar beheer en gebruik sneller

zichtbaar en kun je eerder op deze risico’s inspelen. Voorkomen is beter (en goedkoper) dan

genezen.

Benefit Management

In mijn ogen kan functioneel beheer nog van veel meer toegevoegde waarde zijn voor het

slagen van projecten en programma’s.

Methodieken zoals Managing Succesful Programmes (MSP®) sturen qua programma

management principes bijvoorbeeld sterk op het realiseren van business benefits.

Functioneel beheer heeft al voortdurend focus op business benefits in de beheer- en

onderhoudsfase van informatiesystemen. Die kennis en ervaring maken functioneel beheer

tot een geschikte partij om ook al in de ontwikkelingsfase (project) een mening te kunnen

geven over de slaagkans van een project. Vaak is die mening er nu ook al wel, maar wordt

die niet structureel in de sturing van het project meegenomen.

Mijn advies: bouw structurele toetsmomenten in met functioneel beheer. Maak serieus werk

van de bevindingen in de projectbesturing. Ik verwacht dat je veel eerder te weten komt of je

project ook daadwerkelijk de benefits gaat brengen die je nodig hebt voor het realiseren van

de (strategische) doelstellingen van de organisatie.

Investeer in de begeleiding van projecten

Het slagen van projecten is van groot belang voor een organisatie. Primair natuurlijk voor

(het succes van) de business, maar ook voor functioneel beheer. Een geslaagd project

voorkomt namelijk ook onnodige, excessieve, beheeractiviteiten en dus beheerkosten.

Begeleiding van projecten vanuit functioneel beheer is essentieel. Wij werken voor de

inrichting en uitvoering van deze begeleiding van projecten met een standaard aanpak

waarbij de volgende vragen centraal staan:

Business Analyse: bestel je het juiste?

Test & Acceptance: krijg je wat je besteld hebt?

High Performance Maintenance: kun je dat dan ook gebruiken en beheren?

Mijn vraag aan jou: welke rol speelt functioneel beheer bij jouw organisatie bij het

verminderen van faalkansen van projecten? En wat zou die volgens jou moeten zijn?

Ik nodig je uit om te reageren op deze vraag en/of deze blog, neem gerust contact met me

op!

Auteur: Jeroen Eijskoot