Online samenwerken in tijden van het coronavirus

StudieLab

Faculteit Sociale Wetenschappen

In gewone studietijden efficiënt samenwerken aan een taak

vraagt een goede organisatie met duidelijke afspraken en heel

wat inspanningen van al de groepsleden.

Een groepswerk vanop afstand tot een goed einde te brengen

(waartoe jullie in deze coronatijd gedwongen worden) kan voor

extra spanning en stress zorgen.

We bieden jullie enkele tips aan om ook online zo efficiënt

mogelijk samen te werken. Wees echter ook mild voor jezelf en

je groepsleden als niet elk overleg verloopt zoals gepland. Ga

dan aan de hand van de tips na waarom het minder vlot verliep

en start het volgende overleg met frisse moed.

Faculteit Sociale Wetenschappen3

Tips ter voorbereiding van

het eerste (online) overleg

Faculteit Sociale Wetenschappen4

1) Maak een tijdsplanning met alle overlegmomenten

Faculteit Sociale Wetenschappen5

* Bepaal op voorhand hoeveel momenten nodig zullen zijn om deze taak af

te werken en hoeveel tijd elk moment zal innemen. Laat het overleg niet te

lang duren (max. 2u) zodat er geconcentreerd gewerkt kan worden.

Het is beter een moment te veel vast te leggen dan een moment te

weinig. De planning kan nadien nog altijd bijgestuurd worden.

* Om ervoor te zorgen dat iedereen beschikbaar is op alle momenten, kan je

bv. op voorhand een doodle laten invullen. Eén groepslid neemt het initiatief

om de doodle op te stellen en legt daarna de momenten vast.

Extra tip: plan meer overlegmomenten naarmate de deadline van het

indienen van de taak dichterbij komt.

Faculteit Sociale Wetenschappen6

2) Maak afspraken over de verwachtingen voor het (eerste) overleg

Faculteit Sociale Wetenschappen7

Maak op voorhand duidelijke afspraken welk voorbereidend werk

er van iedereen voor het eerste overleg wordt verwacht.

• Inhoud en doel van groepswerk op voorhand bekijken (ECTS-

fiche, info op Toledo, …)

• Voorbereidende teksten lezen en opmerkingen noteren

• Beschikbare momenten doorgeven

• Doornemen van afspraken voor een vlot verloop van het

overleg (zie verder bij tips tijdens het overleg)

Faculteit Sociale Wetenschappen8

3) Bepaal welke tools gebruikt zullen worden

Faculteit Sociale Wetenschappen9

Bepaal welke tools (zie ook verder: bruikbare tools) je gaat gebruiken en zorg

ervoor dat elk groepslid weet hoe deze te gebruiken:

• om online te overleggen (Zoom, Slack, Facebook,…..)

• om voorbereidend en tussentijds geleverd werk te posten zodat iedereen

toegang heeft tot het geleverde werk (bv. Google Docs, One Drive, ….)

• Maak duidelijk hoe het geposte materiaal best door iedereen op

dezelfde manier geordend wordt, bv. versie 1 met datum, versie 2 met

datum, …..

• Spreek ook af hoe er feedback op tussentijds werk gegeven wordt zodat

iedereen dit op dezelfde manier doet waardoor het overzichtelijk blijft.

• Zorg voor een stabiele internetverbinding. Soms is het beter om voor een

vaste internetverbinding via kabel te kiezen dan via Wifi en G4, zeker

wanneer je ook andere apps gebruikt of er tegelijkertijd andere huisgenoten

op het netwerk zitten. Test op voorhand je verbinding, geluid en/of video.

Faculteit Sociale Wetenschappen10

4) Verdeel de rollen

Faculteit Sociale Wetenschappen11

Zorg ervoor dat elk groepslid duidelijk weet welke rol hij of zij zal opnemen.

Volgende rollen zijn belangrijk voor een vlot verloop van een overleg:

o Voorzitter die het overleg leidt en aangeeft wie er kan spreken.

o Verslaggever die belangrijke zaken noteert tijdens het overleg en zeker op het

einde nieuwe afspraken rond taakverdeling, deadlines noteert.

o Tijdsbewaker die soms ook luchtige momenten kan inlassen , even zoompauze,

plaspauze, …..

o Een leuke rol die kan toegevoegd worden is iemand die de groepsleden er

regelmatig aan herinnert hoe goed ze bezig zijn.

* Er kan eventueel met een beurtrol worden gewerkt. In dat geval kan je een

overzichtsdocument opstellen waarin iedereen aangeeft welke rol hij of zij wanneer wil

opnemen. Het is erg belangrijk dat iedereen zich comfortabel voelt in zijn rol. Maak dit

bespreekbaar.

* Ga ook eens na waar elk groepslid goed in is, wat zijn of haar kwaliteiten zijn. Zo kan je

de juiste persoon op de juiste plek zetten.

Faculteit Sociale Wetenschappen

Tips tijdens het (online) overleg

Faculteit Sociale Wetenschappen13

5) Maak afspraken voor een goed verloop van elk overleg

Faculteit Sociale Wetenschappen14

Onderstaande afspraken zorgen voor een vlotter verloop van het overleg. Deze kunnen opvoorhand aan iedereen worden bezorgd en aan het begin van elke vergadering kortherhaald worden.

• Iedereen zet speaker op mute behalve de voorzitter en de persoon die gaat spreken.• Via het chatkanaal kan elke deelnemer via een emoticon (hand op steken) aangeven

dat hij iets wil zeggen en de voorzitter laat weten wie er kan spreken.• De voorzitter kan ook iemand expliciet uitnodigen om te reageren of aan iedereen om

de beurt om input vragen.

Als de rollen al op voorhand verdeeld zijn, dan neemt de voorzitter best onmiddellijk deleiding.

Dit kan in het begin wat kunstmatig overkomen en er zal geregeld nog door elkaargesproken worden, maar het helpt om het overleg vlotter te laten verlopen.

Audio heeft voorrang op video. Dankzij het videobeeld heb je een aangenamer

vergadergevoel omdat je ook reacties van andere deelnemers kan zien. Het belangrijkste

is echter dat je elkaar goed kan horen en verstaan. Gebruik daarom zoveel mogelijk een

hoofdtelefoon met microfoon of oortjes.

Faculteit Sociale Wetenschappen15

Bepaal bij de start van elk overleg telkens wat het doel is van ditconcrete overleg, wat er zeker besproken moet worden en welkebeslissingen moeten genomen worden. Koppel hier een timing aan vasten probeer je hieraan te houden.

Daarna kan je in elk overleg een gespreksrondje houden waarbij elkgroepslid vertelt waar hij/zij mee bezig is en eventueel waar hij /zij opvastloopt.

Tijdens het overleg kan één persoon zijn scherm delen (bv. deverslaggever). Er kan samengewerkt worden in één document (via bv.Google Docs).

Als je langer dan een uur overlegt, vergeet dan niet om een pauze in telassen.

Faculteit Sociale Wetenschappen16

6) Verdeel de opdracht in verschillende deeltaken

Faculteit Sociale Wetenschappen17

Wanneer het doel en de werkwijze van de opdracht bepaald is, kan jestarten met de verdere uitwerking:

• Duid één of meerdere leden aan die de structuur van de opdrachtuitwerken. Vervolgens verdeel je de verschillende onderdelen ofdeeltaken onder de groepsleden en geef je elke student deverantwoordelijkheid over een bepaald onderdeel. Noteer dit injullie gemeenschappelijke werkdocument.

• Hierna kan iedereen het document verder aanvullen en feedbackgeven op het werk van je medestudenten. Bespreek in groep wat ergoed is en waar er nog verbeterwerk nodig is.

• Zorg ervoor dat het werk een groepswerk is en geenaaneenschakeling van enkele individuele papers. Je geeft dusfeedback op elkaars onderdeel en zorgt voor samenhang hiertussen.

• Lees het uiteindelijke werk volledige na met oog op een duidelijkestructuur en logische samenhang in de tekst.

Faculteit Sociale Wetenschappen18

Ga tijdens het eerste overleg ook eens na hoe elk groepslid werkt ingroepsverband. Zijn er leden die een deadline nodig hebben om tepresteren? Is er iemand die altijd last minute afgeeft? Leer elkaar beterkennen zodat je daar rekening mee kan houden.

* Bepaal voor elke deeltaak een deadline waarop die klaar moet zijn.

* Bepaal ook waar het resultaat van die deeltaak moet komen zodatiedereen die kan raadplegen en tegen een volgend overleg opmerkingenkan noteren.

Aarzel niet om bij onduidelijkheden over de opdracht je docent aan tespreken.

Faculteit Sociale Wetenschappen19

7) Sluit elk overleg af met concrete afspraken

Faculteit Sociale Wetenschappen20

Vat kort samen wat er al gebeurd is en overloop de gemaakte beslissingen.Zorg dat deze op het gemeenschappelijke werkdocument genoteerd worden.

Maak duidelijke afspraken over uit te voeren opdrachten tegen volgendoverleg.

Herinner aan de datum van het volgende overleg en eventuele tussentijdsedeadlines.

Leg indien mogelijk het doel/agenda van volgend overleg vast.

Zorg voor regelmatige tussentijdse feedbackmomenten waarbij hetgeleverde werk van elk groepslid geanalyseerd wordt. Som op wat al goed isaan zijn of haar werk en waar er nog wat werk aan is. Constructievefeedback is concreet en verklarend: wat is er goed/niet goed en waarom? Jekan samen zoeken naar mogelijke oplossingen om het werk te verbeteren.

Faculteit Sociale Wetenschappen21

8) Wat als niet iedereen de afspraken naleeft?

Faculteit Sociale Wetenschappen22

* Spreek medestudenten respectvol aan op hun

verantwoordelijkheid voor de deeltaak en blijf dit doen, ook als

ze niet meteen reageren.

* Wees eerlijk en deel tijdig eventuele frustraties met de

betrokken persoon.

* Pols hoe het komt dat een groepslid de afspraken niet

nakomt. Misschien zijn daar bijzondere redenen voor en kan je

hem/haar hierbij helpen?

* Doe dit voor de deadline zodat er nog tijd is om in dialoog te

gaan met je medestudent wanneer het niet vlot verloopt.

Faculteit Sociale Wetenschappen23

Bruikbare tools

Faculteit Sociale Wetenschappen24

Gebruik de tools die je kent en zorg ervoor dat alle deelnemers deze vlot kunnen gebruiken.

Tools om samen te werken aan gedeelde documenten• One Drive: https://onedrive.live.com/about/nl-be/• Google Docs: https://www.google.com/intl/nl_be/docs/about/• Trello is een goede manier om afspraken tussen groepsleden te

visualiseren: https://trello.com/nl

Tools voor gespreksvormen • Zoom: https://zoom.us/• Slack: https://slack.com/intl/en-be/• GoogleHangouts: https://hangouts.google.com/• Whatsapp: https://www.whatsapp.com/• Jitsi (meet.jit.si): https://jitsi.org/jitsi-meet/• BigBlueButton : https://bigbluebutton.org/• Praatbox.be: werd speciaal voor deze context gemaakt

Faculteit Sociale Wetenschappen25

Gratis toepassingen kennen vaak wel een beperking in deelnemers of functies. Kijk daarom bij je keuze zeker naar onderstaande elementen:

• de groepsgrootte,• of je documenten kan delen en of je gelijktijdig aan documenten kan

werken,• vraagt de toepassing veel gegevens van je, Jitsi bijvoorbeeld vraagt geen

account of persoonsgegevens en werkt over verschillende systemen heen.

Let op: wanneer je toch een account of wachtwoord moet instellen, gebruik hier nooit je r-nummer en wachtwoord. Je mag wel je studentenmailadres invoeren als gebruikersnaam, maar kies dan zeker een ander wachtwoord.

Faculteit Sociale Wetenschappen26

De online vergaderingen moeten ook niet té serieus verlopen. Maak in deze moeilijke tijden ook ruimte voor een informeel gesprek. Lachen is goed voor de teamgeest en zorgt ervoor dat iedereen gemotiveerd en geëngageerd blijft. Deel dus ook nieuws buiten de online vergaderingen!

Last but not least …. Keep it funny!