Auditdienst Rijk Ministerie van Financiën

Onderzoeksrapport Vervanging BSN in BTW-identificatienummer van eenmanszaken Definitief

Colofon

Titel

Uitgebracht aan

Datum

Vervanging BSN In BTW-identificatienummer van eenmanszaken

Directeur Uitvoerings- en Handhavingsbeleid Belastingdienst

1 oktober 2019

Kenmerk 2019-0000154095

Inlichtingen Auditdienst Rijk 070-342 7700

Inhoud

Aanleiding onderioek-4

Managementsamenvatting-5

1 Verbetermogelijkheden in het stelsel van sturings- en beheersingsmaatregelen Spoor 1 Programma BTW-ID-7

1.1 Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden-8 1.1.1 Verhelder de mandaten van de deelnemers in het programma-8 1.1.2 Beschrijf de taken en verantwoordelijkheden van 'control' in het programma-9 1.1.3 Bemens de rol projectmanager IV structureel-9 1.2 Rapportage en besluitvorming-9 1.2.1 Laat het DT BD het programmaplan formeel vaststellen-9 1.3 Inzicht in te realiseren producten en resultaten-10 1.3.1 Voorzie in een wijzigingsprocedure-10 1.4 Planning, voortgang en bijsturing-10 1.4.1 Stel alternatieve scenario's op-11 1.5 Overig-11 1.5.1 Evalueer t.z.t. het programma op de aansluiting programma/business - IV-11

2 Verantwoording onderzoek-13 2.1 Doelstelling onderzoek-13 2.2 Onderzoeksvraag-13 2.3 Afbakening en werkzaamheden-13 2.4 Gehanteerde Standaard-13 2.5 Verspreiding rapport-14

3 Ondertekening-15

Bijlage(n)-16

Bijlage 1 — Verklarende woordenlijst-17

Bijlage 2 - Managementreactie-18

Aanleiding onderzoek

De Autoriteit Persoonsgegevens heeft, bij besluit van 4 december 2018, aan de minister van Financiën, wegens overtreding van de UAVG en de AVG, met ingang van 1 januari 2020 een verbod opgelegd voor het verwerken van het BSN in het BTW-(identificatie)nummer.

De commissie van deskundigen BSN en BTW-Identificatienummer heeft op 10 december 2018 een rapport uitgebracht overhaar onderzoek naar de alternatieven voor gebruik van het BSN In het BTW-Identificatienummer van ondernemers met de rechtsvorm eenmanszaak. De commissie heeft een oplossing geformuleerd, de zogenoemde factuurvariant, om het ongeoorloofd gebruik van het BSN In het BTW-identificatienummer te beëindigen.

De Belastingdienst is bezig met het implementeren van deze variant, waarvoor er een deadline geldt van 1 januari 2020. Vanwege het kritieke tijdpad heeft de Belastingdienst behoefte aan een onderzoek naar het, op de tijdige implementatie van de factuurvariant gerichte, stelsel van sturing en beheersing. Dit voorzover het spoor 1 van het programma BTW-ID betreft. De Auditdienst Rijk (ADR) Is gevraagd om een onderzoek in dit verband uit te voeren.

4 van 21 1 Vervanging BSN in BTW-Identificatienummer van eenmanszaken

Managementsamenvatting

Het programma BTW-ID heeft als opdracht om voor 1 januari 2020 de factuurvariant voor vervanging van het BSN in het btw-identificatienummer van eenmanszaken te implementeren.

Het programma is aanvullend op de Topstructuur, die leidend is. Dat betekent dat het programma(management) een regievoerend karakter heeft. Aangezien het programma geen eigen financiële middelén heeft en niet zelf beschikt over voortbrengingscapaciteit zijn de stuurmogelijkheden vanuit het programma gezien beperkt; het programma kan in feite niet veel anders dan monitoren, coordineren, aanjagen en escaleren.

Het doel van dit onderzoek is bij te dragen aan de kwaliteit van de sturing en beheersing (de governance) van het programma BTW-ID, spoor 1, gericht op de tijdige implementatie van de factuurvariant. Dit door het geven van inzicht in mogelijke verbeterpunten in dat stelsel van sturing en beheersing.

Om het onderzoeksdoel te bereiken is de volgende centrale vraag geformuleerd en in dit rapport beantwoord.

Welke verbeteringen zijn aan te brengen in het stelsel van sturings- en beheersingsmaatregelen spoor 1, gericht op het tijdig totstandbrengen en implementeren van de factuurvariant.

Dit onderzoek is beperkt tot verbeterpunten als aanvullingen op het al ingerichte stelsel. Gezien de korte tijd die rest tot de beoogde opieverdatum, zijn ingrepen die grote impact hebben op de wijze van organiseren (inclusief IV-voortbrenging), niet meer opportuun in het licht van tijdige realisatie.

Het relatief korte tijdsbestek waarin de doelplanning gerealiseerd moet worden is ons inziens een belangrijk inherent risico voor een tijdige realisatie. Belangrijk hierbij Is ook dat: • Het verkrijgen van inzicht in de voortgang ten opzichte van de

programmaplanning in die zin lastig is doordat de planningshorizon van agile release trains' in beginsel (conform werkwijze) 1 á 2 PI2 perioden (10 tot 14 weken) beslaat.

• In de nog niet, in Pi's, ingeplande zaken uit de programmaplanning over het IV-deel van het programma ons inziens inherent veel onzekerheid zit. Die onzekerheid lijkt niet verdisconteerd in de programmaplanning.

• In het programma(plan) gedefinieerde toleranties op het gebied van 'tijd' ontbreken, waardoor het enige succespad tegelijk het kritieke pad is.

Uit dit onderzoek kan geen zekerheid worden ontleend over tijdige (toekomstige) oplevering van de beoogde resultaten van het programma. Wij hebben geen onderzoek gedaan naar de daadwerkelijke voortgang van de realisatie ten opzichte van de doelplanning.

Naar de stand van zaken per 29 juli 2019 adviseren wij de volgende verbeteringen door te voeren in het stelsel van sturing en beheersing van het programma BTW-ID.

Agile release train (ART): samenwerkende teams In de SAFe/Agile inrichting 2 PI (program increment): zie Bijlage 1 Verklarende woordenlijst

5 van 21 1 Vervanging BSN in BTW-Identificatienummer van eenmanszaken

a. Stel alternatieve scenario's op voor het geval de planning niet gehaald wordt b. Verhelder de mandaten van de deelnemers in het programmateam. c. Laat het directieteam Belastingdienst het programmaplan formeel vaststellen. d. Bemens de rol projectmanager IV structureel. e. Voorzie in een wijzigingsprocedure ten aanzien van de op te leveren producten. f. Beschrijf de taken en verantwoordelijkheden van 'control' in het programma. g. Evalueer t.z.t. het programma op de aansluiting programma/business - IV.

Bovenstaande verbeterpunten a t/m f hebben, ons inziens, een gemiddeld tot licht belang voor het programma. Punt g is met name ten behoeve van navolgende programma's. Grondslag hiervoor zijn bevindingen dat de genoemde aansluiting niet optimaal wordt gevonden en dat de ADR dat ook in enkele andere onderzoeken bij de Belastingdienst, in dezelfde organisatorische voortbrengingscontext, heeft bevonden.

6 van 21 1 Vervanging BSN In BTW-Identificatienummer van eenmanszaken

1 Verbetermogelijkheden in het stelsel van sturings- en beheersingsmaatregelen Spoor 1 Programma BTW-ID

In dit hoofdstuk vindt u de beantwoording van de centrale vraag van dit onderzoek: Welke verbeteringen zijn aan te brengen In het stelsel van sturings- en beheersingsmaatregelen spoor 1, gericht op het tijdig totstandbrengen en implementeren van de factuurvariant.

Hiertoe is in dit hoofdstuk, per aandachtsgebied van het onderzoek, op hoofdlijnen weergegeven waaruit het stelsel van sturings- en beheersingsmaatregelen bestaat en zijn daarbij de door ons geïdentificeerde verbetermogelijkheden weergegeven.

Het stelsel-van sturings- en beheersingsmaatregelen is, of onderdelen hiervan zijn, voor wat betreft de scope van dit onderzoek, grotendeels in twee documenten beschreven: - het Programmaplan van aanpak versie 1.0, d.d. 26 juli 2019; - het Plan van aanpak - OB-nummer factuurvariant, d.d. 22 juli 2019.

Daarnaast is het document Oplossingsarchitectuur BSN uit BTW-identificatienummer versie 1.0 d.d. 6 juni 2019 relevant, omdat daarin is beschreven wat er op IV-gebied moet worden gerealiseerd (het beschrijft het zogenaamde Minimal Viable Product op businessniveau).

In de documenten zijn o.i., voor wat betreft de opzet van het stelsel van sturing en beheersing, op grote lijnen de onderwerpen geadresseerd die verwacht mogen en kunnen worden in de, hieronder geschetste, positionering van het programma. Op enkele punten hebben wij mogelijkheden tot verbetering geïdentificeerd.

In het programmaplan van aanpak is aangegeven dat het programma volledig ingebed is in de Topstructuur en dat de Topstructuur leidend is. Dat betekent dat de lijn van ledere directie verantwoordelijk is voor de sturing op en uitvoering van de eigen activiteiten voor het nieuwe btw-identificatienummer en dus verantwoordelijk Is voor de realisatie van de factuurvariant. Hier valt ook de budgettaire verantwoordelijkheid onder.

Het programma is dus een aanvulling op de (verantwoordelijkheden van de) topstructuur. 'De beheersing van de financiën van dit project/programma is vooralsnog van dit programma uitgesloten. Deze verantwoordelijkheid ligt alleen bij de directies en dienstonderdelen zelf.' Aldus het programmaplan.

Aangezien het programma geen eigen financiële middelen heeft en niet zelf beschikt over voortbrengingscapaciteit zijn de stuurmogelijkheden vanuit het programma gezien beperkt; het programma kan in feite niet veel anders dan monitoren, coordineren, aanjagen en escaleren.

7 van 2i 1 Vervanging BSN in BTW-Identificatienummer van eenmanszaken

OBotTaMeentri D;lf(!ellf

MNB V. Krt«, OB

Keten-mener DB

L Ord~

• • Prost". Imiteer

&mit blwid

Directeur KMS

Phico Marueernent

Krom OSO•

_ 1

>X<, VeYltjtf, )(IBS, BIKB. P08. CAP.

cc,n, 5500/1B/0

CnorvBvit.:t Reith.

SVing

St~ rV Project

Ma,3Icr iV

tArbi" hser.,-.02g•

IVDD CO

Domein xrd,Bea 155

OB

VOD

tin/ FR CDVT 550 OER MI

Hdron

Ows t ! eturing 09 recta:«

1.1

Bovenstaande afbeelding geeft een overzicht van alle bij het programma betrokken rollen en Belastingdienstonderdelen. Het onderzoek heeft ruwweg betrekking op de rechterkant van het blauwe vlak Inclusief de verbindingen naar het gele en het groene vlak. (Terzijde: 'domeinarchltect IBS OB' moet zijn: klomeinarchitect 08')

Taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden Voor de beheersing en besturing van het programma is een stuurgroep ingesteld die wordt voorgezeten door de adMKB. Verder bestaat de stuurgroep uit vertegenwoordigers (meest directeuren) van de bij het programma betrokken directies. De programmaorganisatie bestaat uit een programmateam, samengesteld uit de programmamanager, de plaatsvervangend programmamanager, de twee projectmanagers (van IV en Dienstverlening & Communicatie) en vertegenwoordigers van de betrokken directies. De programmateamieden hebben binnen hun eigen organisatie de taak (en daarmee medeverantwoordelijkheid) vpor de realisatie en implementatie van het btw-identificatienummer en voor de planning, rapportage en risicomanagement binnen hun eigen organisatie ter zake van deze realisatie. Zij bewaken voortgang en realisatie en rapporteren daarover aan hun directeur en tegelijk aan de programmamanager.

In het programmaplan zijn de diverse rollen binnen het programma benoemd (stuurgroep, business owner, programmamanager, projectmanagers, programmateam en —leden), inclusief naam en functie. Per rol is aangegeven wat de verantwoordelijkheden inhouden en waar het mandaat vandaan komt d.w.z. door wie de betreffende taken zijn opgedragen. In het programmaplan is tevens nadere invulling gegeven aan de verantwoordelijkheden van de betrokken directies met betrekking tot het realiseren van het programmadoel.

Ook in het projectplan van IV is een projectorganogram opgenomen en wordt de projectstructuur beschreven. In het plan is aangegeven wat de taken zijn van de betrokken personen en teams uit de IV-organisatie.

Verhelder de mandaten van de deelnemers In het programma Mandaten voor in het programma betrokkenen, zijn in het programmaplan in zijn algemeenheid gedefinieerd als zijnde 'door leidinggevenden verstrekte of

8 van 21 1 Vervanging BSN in BTW-identificatienummer van eenmanszaken

gedelegeerde taken'. Wát de mandaten precies inhouden, met name op het gebied van bevoegdheden, is niet beschreven.

Opdrachtnemer heeft het mandaat gekregen van het DT BD. Hoever dat mandaat reikt en hoe dat is begrensd is niet expliciet gemaakt. Het mandaat is toegekend met het aldus vastgelegde besluit: 'Het DT BD is akkoord met de aanpak en mandateert adMKB de implementatie in gang te zetten onder voorwaarde dat met de hdC&F nog wordt afgestemd over budgetten en capaciteit.' Op de letter gezien is hij dus niet tot meer gemandateerd dan 'de implementatie in gang te zetten'. Onder andere de mandaten van de gedelegeerd opdrachtnemer (business owner) en de gesubdelegeerd opdrachtnemer (programmamanager) zijn respectievelijk direct en indirect afgeleid van het mandaat van de opdrachtnemer.

1.1.2 Beschrijf de taken en verantwoordelijkheden van 'control' in het programma In de programmastructuur, zoals weergegeven in het programmaplan, is een rol `control' opgenomen. Deze rol betreft volgens de 2e lijnscontroller van C&F de le lijns programmacontrol'. Die rol is in het programmaplan niet verder uitgewerkt of beschreven. Wij hebben begrepen dat die rol vanaf 1 juni 2019 in praktijk wel is ingevuld. De rol van r lijnscontrol C&F is beschreven in paragraaf 4.5.2 van het programmaplan.

1.1.3 Bemens de rol projectmanager IV structureel De voor het IV-spoor van het programma belangrijke rol projectmanager IV is in de praktijk niet structureel ingevuld. De medewerker die de rol vervulde heeft de rol door tijdgebrek teruggegeven. De rol wordt momenteel waargenomen door een teamleider IV. Naar wij hebben begrepen wordt gezocht naar een persoon die de rol structureel kan invullen.

1.2 Rapportage en besluitvorming Het programmaplan geeft aan dat een belangrijk element in de sturing en beheersing van het programma wordt gevormd door de inrichting van de rapportages. Om de voortgang van het programma op alle niveaus te kunnen bewaken is een rapportagelijn ingericht. Hierbij is ook rekening gehouden met de rapportage op politiek-bestuurlijk niveau zoals rapportage aan de Staatssecretaris en aan de Tweede Kamer. In het programmateam wordt inhoudelijke afstemming tussen programmateam, directies en onderdelen geborgd. Het programmateam stemt Inhoudelijke issues af in een wekelijks overleg. Er wordt een besluiten- en actiepuntenlijst bijgehouden. De afspraken binnen het programmateam zijn uitgangspunt voor elk vertegenwoordigd Beiastingdiénstonderdeel. In het programmaplan is voorzien in een escalatie-mogelijkheid. In afwijking van de normale escalatie-route binnen de Topstructuur, geldt voor dit programma in het bijzonder dat de programmamanager via de opdrachtgever rechtstreeks naar de adMKB als voorzitter van de stuurgroep kan escaleren. Dit doet hij wanneer hij constateert dat gemaakte afspraken niet worden nagekomen en er geen oplossing wordt geboden voor de daardoor ontstane problemen of wanneer twee of meer directies over hetzelfde vraagstuk van mening blijven verschillen en een besluit nodig is. Deze kwesties kunnen dan na overleg met de adMKB In de stuurgroep worden geadresseerd. Voor het IV-deel van het programma geldt dat er maandelijks een IV-intern 'stuurgroepoverleg' plaatsvindt, o.l.v. het afdelingshoofd OB-IBS, met de afdelingshoofden van de betrokken afdelingen met als doel gezamenlijke focus en commitment te houden en snel eventuele problemen te kunnen bespreken. De verschillende teams in de IV-voortbrenging hebben hun eigen overlegstructuren zoals PI-events, werkoverleggen, dagstarts, etcetera.

1.2.1 Laat het DT BD het programmaplan formeel vaststellen Het programmaplan is goedgekeurd door de stuurgroep. Gezien het uitgangspunt dat de Topstructuur leidend is, achten wij het raadzaam, mede vanwege de mandatering, het programmaplan ook formeel vast te laten stellen door het DT BD.

9 van 21 1 Vervanging BSN In BTW-IdentifIcatienurnmer van eenmanszaken

1.3 Inzicht in te realiseren producten en resultaten Er is een oplossingsarchitectuur opgesteld waarin de veranderingen zijn beschreven die voortkomen uit de noodzaak om ondernemers die ter identificatie een nummer hebben ontvangen waarin hun BSN is verwerkt (eenmanszaken) te voorzien van een BSN-vrij BTW identificatienummer. In de oplossingsarchitectuur is de gekozen oplossing, de `factuurvariant', verder geduid en concreet gemaakt. Om deze factuurvariant te realiseren zijn de verschillende werkpakketten benoemd. Deze zijn in samenhang weergegeven en bestrijken de OB en andere koppelvlakken van de IV. Per koppelvlak is een opsomming opgenomen van de te realiseren werkpakketten en per werkpakket is aangegeven wat de uiterste productiedatum is. De oplossingsarchitectuur definieert (is) het zogenaamde Minimal Viable Product (MVP) op businessniveau.

1.3.1 Voorzie in een wijzigingsprocedure Er is geen wijzigingsprocedure in het programma(plan) gedefinieerd.

Het Minimal Viable Product (MVP) op 'businessniveau' is, in de vorm van werkpakketten, gedefinieerd in de oplossingsarchitectuur. De IV-voortbrenging werkt met andere abstractieniveaus dan werkpakketten: werkpakketten vallen, via epics, uiteen in features en enablers en uiteindelijk user stortes.

Omdat features en enablers kleinere en specifiekere eenheden zijn dan een werkpakket, is het mogelijk dat een MVP op feature/enabier niveau in omvang kleiner gedefinieerd kan worden dan het MVP op businessniveau (de werkpakketten). Het zou nl. kunnen dat niet alle features binnen een werkpakket strikt nodig zijn, of op een bepaalde tijd nodig zijn, als IT functionaliteit, om een werkend MVP te realiseren. Hiervan kan gebruik gemaakt worden als de tijdige realisatie op werkpakketniveau onder druk komt te staan (noodscenario's), doordat niet alle gedefinieerde features in de planperiodes ingepast kunnen worden.

Wij adviseren een wijzigingsprocedure af te spreken teneinde het MVP op feature/enablerniveau, in afstemming tussen IV en het programma, te kunnen inperken, mocht dat nodig zijn in relatie met de tijdige implementatie van de factuurvariant.

1.4 Planning, voortgang en bijsturing Er bestaat binnen het programma een integrale planning; een overzicht van de planning en voortgang van de diverse werkpakketten en andere werkzaamheden zoals testen. In de integrale planning zijn de werkpakketten benoemd en deels nader gedetailleerd. Deze integrale planning wordt actueel gehouden. De integrale planning en de voortgangsrapportage vormen belangrijke pijlers van de programmasturing. De diverse rapportagelijnen en overlegstructuren zijn ingericht om een actueel inzicht te hebben in de voortgang van het programma en indien nodig te kunnen bijsturen. Ten behoeve van de voortgang is er risicomanagement ingericht. Het programmateam houdt een programma risk- en issueiog bij. Ieder programmateamlid houdt tevens voor zijn eigen directie een eigen risk- en issuelog bij en daarbij worden per risico/issue een bijsturingsanaiyse en maatregelen voorgesteld. Risico's worden wekelijks besproken in het programmateamoveHeg en daar wordt gewogen of een risico op 'groen' kan worden gezet. Risico's die 'rood' blijven scoren worden aan de stuurgroep voorgelegd. Om de voortgang en samenhang binnen het IV-gedeelte te waarborgen is er een interne stuurgroep IV ingericht waarin de diverse koppelvlakken vertegenwoordigd zijn. Risico's, planning en samenhang vormen een vast onderdeel van deze stuurgroep. Dit wordt ook gerapporteerd aan de programmastuurgroep en het programmateam. Vanuit IBS OB zijn managers zowel in de interne stuurgroep IV als

10 van 21 1 Vervanging BSN In BTW-identificatienummer van eenmanszaken

in het programmateam afgevaardigd, zodat de communicatie en samenhang geborgd Is.

1.4.1 Stel alternatieve scenario's op Het verkrijgen van inzicht in de voortgang ten opzichte van de programmaplanning is in die zin lastig dat de planningshorizon van agile release trains3 in beginsel (conform werkwijze) 1 á 2 PI4 perioden (10 tot 14 weken) beslaat. De insteek van agile werken is immers om zo kort mogelijk voordat het nodig is, specifiek te worden in de uitwerking (gust In Time'). In een PI periode wordt door de teams ingepland wat ze in die periode inschatten te kunnen realiseren ('wat kan'). Dat is op voorhand niet per se gelijk aan 'wat moet' uit hoofde van de programmaplanning.

Via de planning en voortgangsrapportage van IV wordt inzicht gegeven in de voortgang van de realisatie van het IV-deel van het programma. In de nog niet, in PI's, ingeplande zaken uit de programmaplanning zit o.i. Inherent veel onzekerheid. Die onzekerheid lijkt niet verdisconteerd in de programmaplanning.

Het in het programma(plan) ontbreken van gedefinieerde toleranties op het gebied van 'tijd' duidt erop dat het enige succespad tegelijk het kritieke pad is. Het opstellen van, nu nog ontbrekende, alternatieve scenario's of noodscenario's voor het geval de programmaplanning niet gehaald gaat worden is o.i. een activiteit die met spoed opgepakt moet worden.

Ons is meegedeeld dat, met de komst van de nieuwe programmamanager, de mogelijkheden van fall-back onderzocht worden en waar mogelijk expliciet gemaakt.

1.5 Overig

1.5.1 Evalueer t.z.t. het programma op de aansluiting programma/business - IV Diverse geïnterviewden geven aan dat zij vinden dat de werelden van programmamanagement en business enerzijds en de SAFe/Agile IV-:voortbrenging anderzijds in dit programma niet optimaal op elkaar zijn aangesloten of dat het niet duidelijk Is hoe zij op elkaar aansluiten. Dat is ook onze constatering.

Ons inziens kan dat voortkomen uit het verschil tussen de push karakteristiek van 'het programma' en de pull karakteristiek van de SAFe/Agile inrichting en werkwijze van IBS: Het programma dient op een vaststaande datum een vast omschreven resultaat gerealiseerd te hebben. Het werk wordt, door de inzet van de daarop af te stemmen middelen, richting het halen van de vaststaande datum 'geduwd' (push). De programmaplanning geeft aan wanneer Iets klaar moet zijn (`soli' planning). De variabelen in dit spel, met een harde éinddatum, zijn de in te zetten middelen. De SAFe/Agile werkwijze gaat echter in beginsel uit van (op de korte termijn) min of meer vaststaande capaciteit (middelen) die het werk verzet wat ze aan kan; het werk wordt door de ingezette capaciteit, naar zich toe getrokken (pull). Een (PI) planning in deze wereld geeft aan wat op een bepaald moment gereed kan zijn. De variabelen in dit spel zijn de op te leveren functionaliteiten. Bij programmamanagement en business is, vanuit het doel tijdig een vaststaand resultaat te leveren, behoefte aan tijdig inzicht in, en zekerheid over, de haalbaarheid van de programmaplanning. Een SAFe/Agile uitgangspunt is echter 'lust in Time', d.w.z. dat nadere uitwerkingen van te realiseren zaken zo dicht mogelijk op het moment dat ze daadwerkelijk nodig zijn, gemaakt worden. Dat heeft ook zijn weerslag op het inzicht in en de mate van zekerheid over planningen.

Wij zien voor onderhavig traject, op een termijn die er nog toe doet, geen mogelijkheden om dit wezenlijk te verbeteren, anders dan de al door programma en IV ingezette acties hierop.

3 Agile release train (ART): samenwerkende teams in de SAFe/Aglle Inrichting 4 PI (program increment): zie Bijlage 1 Verklarende woordenlijst

11 van 21 1 Vervanging BSN In BTW-identificatienummer van eenmanszaken

Het (vermeend) niet aansluiten van business en IV is voor onderzoekers een herkenbaar beeld in de vorming van SAFe/Agile inrichting en de ketensturing bij de Belastingdienst. Daarom adviseren wij dit programma na afloop te evalueren specifiek op de aansluiting business — SAFe/Agile IV-voortbrenging en programmamanagement — SAFe/Agile IV-Voortbrenging. Dit ten behoeve van toekomstige trajecten.

12 van 21 1 Vervanging BSN in BTW-Identificatienummer van eenmanszaken

2 Verantwoording onderzoek

Deze opdracht is door de Auditdienst Rijk (ADR) uitgevoerd in opdracht van directeur concerndirectie Uitvoerings- en

kul iB) bij het directoraat-generaal Belastingdienst van het ministerie van Financiën.

Het onderzoek (veldwerk) is uitgevoerd in juli 2019. Als peildatum voor het onderzoek is de datum van de vaststelling door de stuurgroep van het programmaplan van aanpak voor het programma BTW-ID genomen: 29-07-2019.

2.1 Doelstelling onderzoek Doelstelling van dit onderzoek is bij te dragen aan de kwaliteit van de sturing en beheersing (de governance) van het programma BTW-ID, spoor 1, gericht op de tijdige implementatie van de factuurvariant. Dit door het geven van inzicht in mogelijke verbeterpunten daarin.

2.2 Onderzoeksvraag De volgende onderzoeksvraag heeft in dit onderzoek centraal gestaan.

Welke verbeteringen zijn aan te brengen in het stelsel van sturings- en beheersingsmaatregelen spoor 1, gericht op het tijdig totstandbrengen en Implementeren van de factuurvariant.

2.3 Afbakening en werkzaamheden Het object van onderzoek zijn de, door of namens de stuurgroep en de programmamanager, getroffen maatregelen gericht op het waarborgen van de tijdige implementatie van de factuurvariant. Hieronder vallen ook de maatregelen getroffen door de projectleider IV Spoor 1.

Wij hebben de opzet en, in voorkomende gevallen, het bestaan van deze maatregelen beschouwd. Als peildatum voor het onderzoek is, in afstemming via de programmamanager in de rol van contactpersoon voor ons onderzoek, de datum van de vaststelling door de stuurgroep van het programmaplan van aanpak voor het programma BTW-ID genomen: 29 juli 2019.

De getroffen maatregelen met betrekking tot spoor 2 en spoor 3 van het programma zijn buiten de scope van ons onderzoek, evenals de werking van de maatregelen met betrekking tot Spoor 1. Maatregelen (waaronder processen) die buiten het mandaat van de stuurgroep en/of programmamanager vallen, vallen buiten de scope van dit onderzoek.

De onderzoeksactiviteiten hebben bestaan uit het houden van een 10-tal interviews, documentstudie en (deel)waarnemingen van door, of in, het programma geproduceerde rapportages.

2.4 Gehanteerde Standaard Deze opdracht is uitgevoerd in overeenstemming met de Internationale Standaarden voor de Beroepsuitoefening van Internal Auditing.

In dit rapport wordt geen zekerheid verschaft, omdat er geen assurance-opdracht is uitgevoerd.

13 van 21.1 Vervanging BSN in BTW-identificatienummer van eenmanszaken

2.5 Verspreiding rapport De opdrachtgever, directeur Uitvoerings- en Handhavingsbeleld Belastingdienst, is eigenaar van dit rapport.

De ADR is de interne auditdienst van het Rijk. Dit rapport is primair bestemd voor de opdrachtgever met wie wij deze opdracht zijn overeengekomen. In de ministerraad is besloten dat het opdrachtgevende ministerie waarvoor de ADR een rapport heeft geschreven, het rapport binnen zes weken op de website van de rijksoverheid plaatst, tenzij daarvoor een uitzondering geldt. De minister van Financiën stuurt elk halfjaar een overzicht naar de Tweede Kamer met de titels van door de ADR uitgebrachte rapporten en plaatst dit overzicht op de website.

14 van 21 1 Vervanging BSN in BTW-Identificatienummer van eenmanszaken

Ondertekening

Apeldoorn, 1 oktober 2019

Auditmanager, Auditdienst Rijk

15 van 21 1 Vervanging BSN in BTW-identificatlenummer van eenmanszaken

Bijlage(n)

16 van 21 1 Vervanging BSN in BTW-identificatienummer van eenmanszaken

Bijlage 1 - Verklarende woordenlijst

adMKB

Algemeen Directeur MKB Agile

(in deze context) 'Wendbaar, flexibel, lenig'. Gedachtegoed, principes, verwoord in het Agile Manifeste ('Manifeste for Agile softwaredevelopment'), met uitgangspunten voor de wijze waarop software ontwikkeld kan worden.

ART

Agile release train. Organisatorisch construct van samenwerkende teams in een SAFe/Aglie inrichting

Enabler Aan features ondersteunende eenheden van werk(resultaten).

Feature Beschrijving van gewenste functionaliteit op een bepaald abstractieniveau. Een feature bestaat uit 1 of meerdere user stortes.

hdC&F

Hoofd Control & Financiën (een concerndirectie) IBS

Integratie Business Services, onderdeel van de Belastingdienst IV organisatie.

IV

InformatieVoorziening. Hier gebruikt als aanduiding van de ICT (applicaties, systemen) voortbrengingsorganisatie.

SAFe®

Het Scaled Agile Framework; een raamwerk voor het inrichten van een organisatie en processen voor het

(SAFe/Agile) op grote schaal op agile manier ontwikkelen van IT systemen.

PI (periode)

Planning Increment. Een aantal, meestens 5 tot 7, sprints (zie hieronder). In een PI periode wordt aan het begin daarvan door alle ART's (en de teams daarin) een planning gemaakt. Die planning bestaat kortgezegd uit de features/enablers die de teams denken In de komende PI periode te kunnen realiseren.

Sprint

Een herhalende iteratie van een vaste lengte (veelal 2 weken) waarin agile teams (in beginsel) werkende software opleveren.

User Story Korte beschrijving van een deel functionaliteit geschreven in gebruikerstaal.

17 van 21 1 Vervanging BSN In BTW-Identificatienummer van eenmanszaken

Bijlage 2 - Managementreactie

18 van 21 1 Vervanging BSN In BTW-Identificatienummer van eenmanszaken

Ministerie van Finantiën

Auditdienst Rijk

l'OgDUS ZUZU1 2500 EE Den Haag

DirectOreat-Genersal Belmitingdienet Korte Voorhout 7 2511 CW Den Haag Postbus 20201 2500 Et Den Haag onvw.rijksoverbeld.nl

> Retouradres Postbus 20201 2500 EE Den Haag

Ons kenmerk 2019-0000159663 UW brief (kenmerk) Datum 26 september 2019

Betreft Onderzoeksrapport Vervanging BSN In btw-identiflcatienummer van eenmanszaken

Geachte hee •

De Auditdienst Rijk (hierna: ADR) heeft op mijn verzoek een onderzoek uitgevoerd naar vervanging van het BSN in het btw-identificatienumrner van eenmanszaken. In dit rapport heeft de ADR onderzocht welke verbeteringen zijn aan te brengen in het stelsel van sturings- en beheersingsmaatregelen spoor 1 binnen het programma, gericht op het tijdig tot stand brengen en implementeren van de zogenaamde factuurvariant. Mijn reactie op het onderzoeksrapport is hieronder opgenomen.

Naar de stand van zaken per 29 juli 2019 adviseert de ADR zes verbeteringen door te voeren in het stelsel van sturing en beheersing van het programma btw-id. Ook adviseert de ADR te zijner tijd het programma op de aansluiting programma/business - IV te evalueren.

Ik dank de ADR voor het gedegen onderzoek dat is uitgevoerd. Ik onderschrijf de door de ADR gegeven adviezen. De beschreven acties en maatregelen dragen bij aan het beheerst uitvoeren van het programma. Een aantal adviezen is of wordt al uitgevoerd omdat ze onderdeel uitmaken van het programma.

Een aantal mogelijkheden van alternatieve of fall-back scenario's wordt al onderzocht en waar mogelijk expliciet gemaakt voor het geval de planning niet wordt gehaald. Deze scenario's worden door het programma team ontwikkeld. Het gaat hierbij om varianten waarbij de factuurvariant nog wel voor 1 januari 2020 wordt gerealiseerd, maar waarbij elementen van beoogde IT-functionaliteit later wordt opgeleverd of worden vervangen door andere oplossingen (bije. ten aanzien van beheerfunctionalitelt). De fall-back scenario's worden door de diverse Belastingdienstonderdelen van een impactanalyse voorzien waarbij ook wordt beoordeeld of zij een afwijking inhouden op de vastgestelde oplossingsarchitectuur. Indien wordt afgeweken van deze architectuur moet daarover besluitvorming via de procedure van de Omzetbelastingdomein Architectuur Board plaatsvinden Waarbij de Concern Architectuur Board wordt geïnformeerd.

Pagina 1- van 2

Conform uw voorstel wordt de bestaande procedure voor wijziging van features en/of enablers gewijzigd om een betere afstemming te waarborgen met het programma. Deze wijziging Is onmiddellijk doorgevoerd In zodat ook de besluitvorming over de fall-back scenario's vla deze procedure verloopt.

Ik zal het door de stuurgroep vastgestelde programmaplan formeel laten vaststellen door het DT BD. Hierin zal ik dan de rol van eerste lijn control nog toevoegen. Deze rol is vanaf 1 juni 2019 al Ingevuld. De rol van projectmanager IV is per 19 augustus 2019 opnieuw ingevuld. Het mandaat van de deelnemers is in de bijeenkomsten van de stuurgroep en het programma team bevestigd. Ik zal deze mandaten laten verhelderen en laten vastleggen zodat niet alleen duidelijk is welke taken/verantwoordelijkheden de deelnemers hebben, maar ook welke bevoegdheden zij hebben.

Het programma zal tenslotte worden geëvalueerd waarbij ook aandacht zal worden gegeven aan de plussen en minnen van programma management binnen een SAFe/Aglie werkwijze.

Directoraat-Genreel Belastingdienst

Ons kenmerk 2019-0000159663

Hoogachtend,

de Directeur-Generaal Belastingdienst,

prof. d7 3.3.M. Uijlenbroek

Pagina 2 van 2

Auditdienst Rijk Postbus 20201 2500 EE Den Haag (070) 342 77 00