Omgevingsvergunning in 10 stappen

www.vrom.nl

>

voorbeelden van werk in uitvoering

Omgevingsvergunning in 10 stappen

voorbeelden van werk in uitvoering

02

Inhoudsopgave

03

Voorwoord 04

Totaaloverzicht pilots omgevingsvergunning 07

1. Het vooroverleg - Berkelland 09

2 Accountmanagement – Moerdijk 13

3. Eén loket – Haarlem 17

4. Typeren van de aanvraag – Dordrecht 21

5. Digitaal loket – Enschede 25

6. Behandeling – Valkenswaard 29

7. Interdisciplinair beraad – Amsterdam Centrum 33

8. Samenwerking tussen overheden – Overijssel 37

9. Behandeling met centrale ICT-voorziening – Zwolle 41

10.Handhaving -Hoogeveen 45

11. Meer over de voorbeeldprojecten 48

Voorwoord

04

Regels die werken, lasten beperken: dat is het motto waaronder de

Omgevingsvergunning tot stand komt. 25 verschillende vergunnin-

gen worden samengevoegd in één, waardoor burgers en bedrijven

sneller en eenvoudiger kunnen worden bediend bij hun vergunnin-

gaanvraag.

Onze moderne maatschappij vraagt om een overheid die naast bur-

gers en bedrijven staat. Een overheid die helpt de eigen verant-

woordelijkheid te nemen. Dat eist een andere, meer klantgerichte,

manier van werken. Het project Omgevingsvergunning van het

ministerie van VROM biedt aan provincies en gemeenten kansen en

faciliteiten om te werken aan een toekomstgerichte organisatie.

Eén van de manieren waarop VROM het veld behulpzaam wil zijn is

door middel van de ervaringen uit de pilotprojecten. Voor in totaal

47 gemeenten, provincies, waterschappen, milieudiensten en

bedrjiven is de omgevingsvergunning immers geen theorie meer,

maar praktijk. Zij zijn al aan de slag gegaan met het herinrichten

van hun organisatie naar de vereisten van de nieuwe vergunning-

verlening. In dit boekje delen tien trekkers van voorbeeldprojecten

hun ervaringen met u. Welk wiel hebben zij precies uitgevonden?

Hoe werkt het? Wat zijn er de voordelen van? Iedere trekker vertelt

over een ander onderdeel van het traject: kostbare informatie en

inspiratie om zelf aan de slag te gaan!

05

Deze tien verhalen laten zien dat gemeenten en provincies bedrijfs-

processen herzien om te voldoen aan het uitgangspunt van één

aanvraag, één loket en één bechikking. Dat brengt werk met zich

mee. Maar de verhalen tonen dat het vooral stimulerend is om te

experimenteren met nieuwe manieren om het proces van vergun-

ning verlenen efficiënter te laten verlopen.

Veel informatie over de omgevingsvergunning én over alle voor-

beeldprojecten is te vinden via omgevingsvergunning.vrom.nl. Deze

site is een ontmoetingsplaats met praktijkinformatie voor professi-

onals en door professionals. Ik hoop dat dit boekje u zal stimuleren

om via de site met uw collega’s in gesprek te gaan, om zo van

elkaar te leren én met elkaar te leren.

Sybilla Dekker,

Minister van VROM.

De pilots 1 t/m 10 worden in deze publicatie beschreven.

Totaaloverzicht pilots

Omgevingsvergunning

07

1. Gemeente Berkelland

2. Gemeente Moerdijk

3. Gemeente Haarlem

4. Gemeente Dordrecht en

milieudienst Zuid-Holland

Zuid

5. Gemeente Enschede

6. Gemeente Valkenswaard

7. Gemeente Amsterdam –

stadsdeel Amsterdam

Centrum

8. Provincie Overijssel,

gemeente Hellendoorn,

waterschap Regge & Dinkel

& Koninklijke Ten Cate

9. Gemeente Zwolle en 11

andere gemeenten

10.Gemeente Hoogeveen

11.Gemeente Breda

12.Gemeente Gulpen-Wittem

13.Gemeente Leiden in samen-

werking met Milieudienst

West-Holland (MDWH)

14.Gemeente Eindhoven, corpo-

ratie Wooninc, samenwer-

kingsverband regio

Eindhoven en Philips

15.Gemeente Schiedam en

DCMR Milieudienst Rijnmond

16. Gemeente Den Bosch

17. Gemeente Emmen

18. Gemeente Tynaarlo

19. Gemeente Groningen

20. Gemeente Ede

21. Gemeente Hoorn

22. Gemeente Alkmaar

23. Gemeente Heusden

24. Gemeente Krimpen aan de

IJssel en DCMR Milieudienst

Rijnmond

25. Gemeente Rijssen-Holten

26. Gemeente Bergen op Zoom

27. Provincie Fryslân

28. Gemeente Veghel en het

Regionaal Milieubedrijf

29. Gemeente Harlingen en de

Milieuadviesdienst

30. Milieudienst DCMR en

Rijkswaterstaat Zuid-Holland

31. Provincie Limburg, gemeen-

te Sittard-Geleen, water-

schap Roer en Overmaas en

Chemelot site Permit BV

08

1. Het vooroverlegGemeente Berkelland, Frans Arntzen

09

Waar doen we het voor?

Wij zaten midden in een gemeentelijke herindeling. En we waren

dus bezig met vragen als: hoe moet onze nieuwe organisatie eruit

zien? Wat is de visie van waaruit we vertrekken? Waar doen we het

allemaal voor? Dat werd dus: we doen het voor de Berkellander, we

doen het voor de burger en voor het bedrijfsleven. We wilden dus

klantgericht gaan werken. En dat doen we nu. We hebben een orga-

nisatieopzet die perfect past bij de Wabo, waarbij het gaat om inte-

graal werken en om afstemmen. En we hebben een sterke frontoffi-

ce, de gemeentewinkel, waar de burger goed bediend wordt.

Vooroverleg

In die gemeentewinkel, dáár begint het vooroverleg. Eerst wordt de

informatievraag gescheiden: wordt dit een enkelvoudige of een

meervoudige vergunningaanvraag? De enkelvoudige vragen om

informatie worden op de oude wijze behandeld, maar de complexe

vragen gaan direct naar de accountmanager die ook in de gemeen-

tewinkel zit. Alles wat die accountmanager met de klant bespreekt

vóór indiening van de aanvraag, dat heet bij ons vooroverleg. Want

zo wordt de aanvrager daadwerkelijk geassisteerd in het compleet

maken van zijn aanvraag. De accountmanager wijst de klant de weg

en moet daarom zelf heel goed weten hoe alle verschillende proce-

dures lopen en voor welk onderdeel hij wáár moet zijn. Hij moet

dus de procedures bij de gemeente kennen, maar ook die bij de

10

provincie en bij het waterschap. Als hij nog meer informatie nodig

heeft, betrekt hij de vakspecialisten erbij. Zo weet hij welke stukken

nodig zijn om een aanvraag compleet te maken voor behandeling,

en kan hij de burger vertellen wat deze nog moet aanleveren. Dat

kan bijvoorbeeld een akoestisch rapport zijn, of een nieuwe bouw-

tekening.

Tijdwinst

Doordat die accountmanager ervoor zorgt dat er een complete aan-

vraag binnenkomt, levert dat de gemeente tijdwinst op in het verde-

re proces. En dat is belangrijk, want de termijnen worden door de

Wabo flink aangetrokken. En door die directe hulp op niveau in de

gemeentewinkel, leveren wij een optimale dienstverlening aan de

burger.

Toekomst

Onze eigen mensen werkten met steeds meer enthousiasme mee

aan de pilot. Want ze zagen dat ze met hun eigen toekomst bezig

waren. Dat met deze nieuwe manier van werken hun eigen kwalitei-

ten en mogelijkheden om de hoek kwamen kijken. En dat positieve

gevoel is gebleven.

11

“Onze mensen zagen dat ze

met hun eigen toekomst

bezig waren. Dat met deze

nieuwe manier van werken

hun eigen kwaliteiten en

mogelijkheden om de hoek

kwamen kijken.”

12

2. AccountmanagementGemeente Moerdijk, Ger Sjerp

13

Rond de tafel

Voordat de omgevingsvergunning ter sprake kwam, hadden wij in

Moerdijk alle vergunningen en handhaving al samengevoegd tot één

afdeling. Een aantal jaren geleden gingen we bij een aanvraag van

een bedrijf met de hele club – brandweer, milieudienst, bouwtoe-

zicht en de aanvrager - rond de tafel zitten. Het bedrijf kon op dat

moment in één keer met alle disciplines zijn wensenpakket bespre-

ken en kreeg direct het weerwoord van de gemeente. Deze aanpak

werkte zo goed, dat we dit bij andere plannen, ook particuliere aan-

vragen, ingevoerd hebben.

Accountmanager

Meestal belanden zulke meervoudige aanvragen op het bord van

diegene die de zwaarste vergunning uit de aanvraag behandelt.

Veelal is dat de bouw- of milieuvergunningverlener. Hij wordt

accountmanager en moet ervoor zorgen dat er geen tegenstrijdig-

heden in de vergunning ontstaan. Stel: de brandpreventist wil rook-

luiken en de milieuvergunningverlener wil sprinkler, dat kan

natuurlijk niet. Vroeger moest de klant het zelf uitzoeken. Nu zorgt

de accountmanager voor een oplossing. Hij moet zich dan ook ver-

diepen in andere vakgebieden en dat kost tijd. Je bent zo een aantal

uren extra kwijt aan die ene klant. Maar uiteindelijk maakt het je

werk leuker en wordt het product beter.

14

Maatwerk

Als de aanvraag te ingewikkeld is, kan een ander met een bredere

of specialistische blik soms beter accountmanager worden. Dit kan

de oorspronkelijke accountmanager zelf aangeven. Maar ook de

coördinator vergunningen, die ziet wat er binnenkomt, kan voor een

andere aanpak kiezen. Bij ons is dit soort maatwerk in de praktijk

nauwelijks voorgekomen. Landelijk is er wat ophef over die

accountmanager. Dat vinden wij niet nodig. Die keren dat we maat-

werk moeten leveren, doen wij dat toch gewoon.

Thuisvoelen

Een organisatie binnen een organisatie bouwen om het accountma-

nagement te regelen: dat is helemaal niet nodig. Belangrijker is dat

je mensen hebt die klantgericht willen werken en zich verplaatsen

in de positie van de klant. Het begint dus met de keuze van je men-

sen. Ook de technische vakmensen. Zij moeten zich thuisvoelen in

het systeem en niet bang zijn om af te stappen van wegen die we al

twintig jaar bewandelen.

15

“Het begint met de keuze van

je mensen. Zij moeten zich

thuisvoelen in het systeem

en niet bang zijn om af te

stappen van wegen die we al

twintig jaar bewandelen.”

16

3. Eén loketGemeente Haarlem, Egbert Liefting

17

Intake

Integraal toetsen, werken, toezicht houden en handhaven; dat doen

we al twee jaar. Eén loket, dat hebben we al. De intake kan bij een

fysiek, telefonisch of digitaal loket. De vragen tijdens de intake zijn

erg belangrijk voor het verdere verloop. De klant moet goed worden

ondervraagd. Dat blijkt in de praktijk moeilijk. Want ook die klant

weet niet altijd wat hij moet zeggen of vragen. De frontofficemede-

werker werkt met een soort checklist. Voor complexe aanvragen

wordt een beroep gedaan op de backoffice: de burger kan op

gesprek komen om specifieke en technische adviezen van specia-

listen te krijgen. Tijdens de intake wordt hiervoor een afspraak

gemaakt.

Informatiepunt

Afhankelijk van de vraag wordt het verzoek doorgestuurd naar de

accountbeheerder of de accountmanager. De beheerder behandelt

kleine zaken, zoals een schuurtje; de manager de complexe aan-

vragen. Er wordt gekeken wat de klant precies wil, wat en wie daar-

voor nodig zijn. Daarna gaan al die mensen tegelijk aan tafel zitten

met de klant. De klant krijgt alle informatie en wordt geholpen bij

zijn aanvraag. Tegelijkertijd weten de collega's wat ze met elkaar

hebben afgesproken, zodat er in het vervolgtraject nauwelijks

tegenstrijdigheden ontstaan.

18

Bedrijven

Waar wij jaren mee geworsteld hebben, is het feit dat het bedrijfs-

leven niet past in het principe van één loket. Een bedrijf moet je op

een andere manier benaderen en helpen. De grote ontwikkelaar die

zijn bedrijf op het industrieterrein wil uitbreiden, moet je niet tus-

sen de dakkapellen zetten. Daar moet je anders mee omgaan. Daar

moet je meteen een ervaren accountmanager aan koppelen. Omdat

wij maar één voordeur hebben, komt die ondernemer toch terecht

bij het algemene loket. Dat roept veel weerstand op. Onze oplossing

hiervoor is een bedrijvenloket binnen het algemene loket.

Het ideale plaatje

In 2008 gaan we reorganiseren. Het principe van één loket gaan we

versterken, maar dan anders. De kennis van de backoffice verplaat-

sen we naar voren. De burger aan de balie met een specialistische

vraag, wordt meteen gekoppeld aan een accountmanager, die van-

uit de backoffice direct technische of fysieke informatie kan krijgen.

Wat nu gesplitst is, frontoffice en technische know-how, komt

straks bij elkaar. De frontofficemedewerkers scholen we bij. En dan

hebben we het ideale plaatje.

19

“Een bedrijf moet je op een

andere manier benaderen.

De grote ontwikkelaar die

zijn bedrijf op het industrie-

terrein wil uitbreiden, moet

je niet tussen de dakkapellen

zetten.”

20

4. Typeren van de aanvraagGemeente Dordrecht, Floor Hartog

21

Krachtenbundeling

In Dordrecht hadden we in 2004 het idee om handhaving en vergun-

ningverlening anders en meer integraal te organiseren. Toen de

omgevingsvergunning om de hoek kwam kijken, waren we al in een

stadium om enkele disciplines bij elkaar te brengen, als een soort

krachtenbundeling. Het pilotproject sloot prachtig aan. Ons gedach-

tengoed konden we naast de Wabo leggen en bekijken of we onze

plannen zouden moeten aanpassen of wijzigen.

Verschillende typen aanvragen

Welke verschillen en overeenkomsten zijn er bij vergunningaanvra-

gen? Dat vroegen we ons af om de hoofdlijnen van elkaar te kunnen

onderscheiden. Deze typering is ons goed bevallen.

Ten eerste heb je een reguliere procedure met een beslistermijn

van zes weken, of een uitgebreide procedure met een langere door-

looptijd. Daarnaast kun je bekijken of je te maken hebt met slechts

één deelactiviteit, zoals bouwen, of juist meerdere deelactiviteiten,

bijvoorbeeld bouwen en milieu.

Dit schema zou je kunnen uitbreiden. Wat je toevoegt is een onder-

scheid tussen burgers, die vaak eenvoudig-enkelvoudige aanvragen

indienen, en ondernemers, die juist meervoudige-complexe vergun-

ningen aanvragen.

22

Geen superambtenaar

De frontofficemedewerker gaat met de burger of ondernemer in

gesprek. Op dat moment wordt bepaald welke procedures van toe-

passing zijn. Deze medewerker hoeft geen superambtenaar te zijn,

die overal wat vanaf weet. Wel moet hij een brede blik hebben en

de juiste personen uit de backoffice op het juiste moment rond de

tafel roepen. De frontofficemedewerker krijgt de functie van een

regisseur. Als hulpmiddel voor coördinatie van aanvragen ligt er

een checklist, maar we hebben nadrukkelijk gezegd dat we niet op

de automatische piloot willen gaan werken. Dat werkt niet. Het gaat

om inzicht, ervaring en maatwerk. Je moet je kunnen inleven in

aanvragen en weten welke adviseurs je wel of niet moet benaderen.

Van buiten naar binnen

We moeten redeneren vanuit het gezichtspunt van de burger of

ondernemer. Met wie heb je te maken en wat is zijn voorgeschiede-

nis? Niet vanuit ons eigen vakgebied. De ondernemer denkt niet in

bouw- of milieuvergunningen. Die wil alleen een bedrijf starten.

Vanaf nu gaan wij denken van buiten naar binnen.

23

“Wij willen niet op de auto-

matische piloot gaan werken.

Het gaat het om inzicht,

ervaring en maatwerk.“

24

5. Digitaal loketGemeente Enschede, Karin van Eck

25

Vooruitstrevend

Wij waren een van de eerste gemeenten met een digitaal loket. Wij

willen een vooruitstrevende gemeente zijn en stellen de klant cen-

traal. Als je op onze website bent, kun je doorklikken naar dit digi-

tale loket. Daar kun je op verschillende manieren toegang krijgen

tot informatie. Zo is er een alfabet opgezet. Achter de A staat aller-

lei informatie die begint met deze letter. Je kunt ook kijken bij het

vakje vergunningen, voor een overzicht van het aantal vergunnin-

gen. Vervolgens zijn er verschillende blokjes informatie, bijvoor-

beeld over aanvraagprocedures en kosten.

Onderscheid

Het digitale loket hebben we onderverdeeld in het 'digitale loket' en

het 'ondernemersloket'. Dit onderscheid tussen burger en onderne-

mer is nodig, omdat de ondernemer vaak andere en meerdere ver-

gunningen nodig heeft. Zo is bijvoorbeeld een milieuvergunning

alleen bestemd voor ondernemers.

Vraaggericht

Ons digitale loket is vraaggericht. Niet meer denken vanuit produc-

ten, maar vanuit het oogpunt van de klant. Wat wil iemand weten?

Zo kan je zoeken op thema, zoals 'bouwen en wonen'. Daaronder

26

staat bijvoorbeeld '(ver)bouwen, slopen en verbeteren'. Klik je daar-

op, dan komt er een overzicht, met onder andere 'bestemmings-

plan', 'bodemsanering' en 'bouwvergunning'. Ga je vervolgens bij

'bouwvergunning' kijken, krijg je antwoorden op vragen als

'Wanneer is het nodig? Wat zijn mijn rechten en plichten?' Rechts

staat een lijstje met 'Misschien ook van belang', met daarin vergun-

ningen die verwant kunnen zijn. Onderaan staat het vakje ' Ik wil

een bouwvergunning aanvragen'. Daar kun je uiteindelijk de aan-

vraag indienen en word je door een menu geleid. Voor de omge-

vingsvergunning wordt er straks een nieuwe bladzijde toegevoegd.

Aan de hand van een vragenboom ontdekt een aanvrager dan auto-

matisch wat hij nog meer nodig heeft.

Systeem voor post

Nog niet alle vergunningen kunnen digitaal worden aangevraagd,

maar wel aardig wat. Ons digitale loket is niet helemaal af.

Aanvragen worden nog niet digitaal afgehandeld. Dat komt onder

andere omdat nog niet alle interne systemen op elkaar zijn aange-

sloten. We werken aan verbeteringen en dat gaat stapsgewijs. Zo

zijn we momenteel bezig met het digitaliseren van de post. Alle bin-

nenkomende post - e-mails, brieven en telefoontjes – wordt bin-

nenkort op één manier digitaal gearchiveerd.

27

“Voor de omgevingsvergun-

ning wordt er straks een

nieuwe bladzijde toegevoegd.

Aan de hand van een vragen-

boom ontdekt een aanvrager

dan automatisch wat hij nog

meer nodig heeft.”

28

6. BehandelingGemeente Valkenswaard, Marika Paulussen en Frans Fijen

29

Labelling

In onze pilot bleek dat je aanvragen op een efficiënte manier binnen

de organisatie kunt neerzetten. Zo kun je met een aantal kenmer-

ken de aanvragen voorsorteren. Je weet direct of je met een aan-

vraag veel tijd kwijt bent, er veel mensen bij moet betrekken en of

je veel risico loopt. Of dat het eigenlijk relatief simpele vragen zijn.

Kritieke pad

Na het voorsorteren, kun je kijken welke onderdelen je als eerste

wilt behandelen. Dit noemen we het kritieke pad. Je kunt het zien

als een hiërarchisch systeem met voorrangsregels. Op deze manier

kun je met zo min mogelijk inspanning de klant meteen een helder

antwoord geven. Stel: iemand wil een garage bouwen. Dan heb je

een bouw- en een uitritvergunning nodig. En een kapvergunning,

want er staat een boom in de weg. Maar als de inrit niet gereali-

seerd kan worden, hoef je het bouw- en kapgedeelte ook niet op te

pakken.

Verticaal en horizontaal

Deze voorrangsregels kun je verdelen in vier hoofdvragen. Dit noe-

men we het verticale pad. Als eerste: is de aanvraag ontvankelijk?

Voldoen alle papieren aan de eisen? Vervolgens bekijk je of datgene

30

wat de klant wil, realiseerbaar is op die plek. Bijvoorbeeld: past een

garage op die plek in het bestemmingsplan? En kan die inrit ver-

keerstechnisch gezien wel? Daarna moet je oordelen of het inpas-

baar is. De garage moet aan eisen van materiaal, kleur, detaillering

voldoen om te passen in de omgeving. Tenslotte moet het bouwplan

met alle technische eisen kloppen. Binnen zo'n verticale vraag kun

je nog een aantal stappen onderscheiden: het horizontale pad. Wat

je in feite doet, is de vragen die weinig tijd kosten bovenaan het

lijstje zetten. De moeilijkere dingen komen later. Kortom, een logi-

sche volgorde van behandeling.

Varianten

Maar hoe knoop je nou de boel aan elkaar? We ontdekten het prin-

cipe dat de Wabo in een aantal varianten veel zal voorkomen. Met

deze varianten weten we hoe de voor- en achterkant van een aan-

vraag eruit ziet. De voorkant, dat zijn de vragen en benodigde gege-

vens; de achterkant, dat is de beschikking. De bijbehorende werk-

wijze is dan als volgt: beschikking maken, informatiebehoefte

inventariseren, bepalen wie welke gegevens moet aanleveren, wijze

van toepassing, vraaglabeling en kritiek pad. Dit principe is voor

ons een echte 'eye opener'. En nu aan de slag.

31

“Ons kritieke pad is een hië-

rarchisch systeem met voor-

rangsregels. Zo geven we,

met zo min mogelijk inspan-

ning, de klant meteen een

helder antwoord.”

32

7. Interdisciplinair beraadStadsdeel Amsterdam Centrum, Wim van de Bospoort

33

Horeca

In de Amsterdamse binnenstad hadden wij last van de horeca en de

horeca van ons. Daar wilden we wat aan doen, op een integrale

manier. Want we wilden af van de gedachte dat we ieder ons eigen

product leverden. Voor de pilot kozen we het stadsdeel Centrum,

met als proefgebied de Leidsebuurt.

Handhavingsacties

We hebben proeven met handhavingsacties gedaan. Tijdens aange-

kondigde controles gingen we eerst met alle handhavers en toe-

zichthouders naar een bedrijf. Dat zou goed kunnen werken, maar

je hoeft daar niet met zoveel partijen tegelijk naar toe.

Bouwtoezicht, brandweer, milieudienst en politie, soms waren we

met zes personen - dat kan wel beperkt worden. We streven nu

naar duo's, die de totale screening doen en pas een specialist erbij

halen als dat nodig is.

Horecaberaad

Voor het begeleiden van integrale vergunningverlening hebben we

het horecaberaad ingesteld. Tijdens dit tweewekelijkse overleg zit-

ten alle partijen, zowel op gebied van vergunningen als handhaving,

bij elkaar. Als een aanvraag binnenkomt, controleren we wat er

34

allemaal nodig is en of alle partijen van de aanvraag op de hoogte

zijn. Vervolgens kunnen we aanvragen gezamenlijk beoordelen en

aan elkaar koppelen. We hadden er meer ervaring mee willen

opdoen. In de pilotperiode waren er in het proefgebied te weinig

aanvragen om er goed mee te oefenen. Straks willen we de rol van

accountmanager invoeren. De horeca-ondernemer heeft dan één

aanspreekpunt voor het hele proces. De accountmanager kan het

horecaberaad als platform gebruiken, zodat hij niet alle afde-

lingen hoeft langs te gaan.

Welles-nietes

In het horecaberaad neemt de voorzitter of het bestuur de eindbe-

slissing bij tegenstrijdigheden. Dit gaat in onderling overleg. Het

blijft maatwerk waar je niet eenvoudig een lijstje van kan maken.

Vroeger was het de ondernemer die vastliep en belandde in een

welles-nietes-spelletje van de gemeente. Dat had weinig te maken

met tegenstrijdige regelgeving, maar met regels die verschillende

belangen afdekten. Meer belangen-

afweging is wat we nu moeten doen. In zo'n geval moet een partij,

zeker een ambtelijke partij, soms wat gas terugnemen. En dat is

natuurlijk even wennen.

35

“Meer belangenafweging is

wat we nu moeten doen. In

zo'n geval moet een partij,

zeker een ambtelijke partij,

soms wat gas terugnemen.

En dat is natuurlijk even

wennen.”

36

8. Samenwerking tussen

overheden

Provincie Overijssel, Sandra Martena

37

Uniek

In onze pilot hebben we een aanvraag voor een omgevingsvergun-

ning van een groot bedrijf nagebootst. We bekeken het overheidslo-

ket en de samenwerking binnen en tussen overheidsinstanties bij

deze complexe-meervoudige aanvraag. Een unieke pilot, omdat we

het breed konden benaderen. Zowel de provincie, de gemeente, het

waterschap en een bedrijf namen deel aan het project.

Samenwerking

Welke impact heeft de Wabo op de verschillende overheden? We

namen als uitgangspunt dat de provincie Overijssel het bevoegd

gezag was en dat er vroegtijdige samenwerking plaatsvond. De

gemeente en het waterschap kregen de taak van adviseur.

Samenwerking bleek doorslaggevend voor een succesvolle omge-

vingsvergunning. Voor het waarborgen van een vroegtijdige samen-

werking en de randvoorwaarden, moeten er concrete afspraken

tussen de overheden worden gemaakt en ook worden vastgelegd.

Afspraken

Er kan een dienstverleningsovereenkomst worden opgesteld in

combinatie met een projectplan. In een dienstverleningsovereen-

komst worden algemene afspraken tussen alle betrokkenen

38

gemaakt. Je kunt denken aan een taakverdeling tussen bevoegd

gezag en adviseurs. Een projectplan omvat specifieke ‘smart’-

afspraken. Bij complexe-meervoudige aanvragen is gebleken dat je

duidelijke afspraken moet maken, omdat je met veel deskundigen

en specialisten werkt. Dit kunnen afspraken zijn over wie erbij

betrokken is, of regelen dat de projectleider sturing aan de project-

teamleden kan geven, of wanneer het advies klaar moet zijn.

Parallel

Het is belangrijk dat je niet zomaar met een vergunning begint,

maar eerst goed nadenkt. Welke personen zijn hiervoor het meest

geschikt? Wie heeft er tijd? Welke afspraken maken we? Wanneer

moet het advies worden ingeleverd? Juist omdat je met zoveel ver-

schillende partijen hebt te maken. Daarom is zo’n projectplan

belangrijk. Zodat je niet op elkaar hoeft te wachten en het parallel

gaat lopen. Regel je het goed, des te meer kans dat de aanvraag

binnen de wettelijke termijnen klaar is. Communicatie speelt hierin

een belangrijke rol. ICT is hét hulpmiddel voor een effectieve com-

municatie. In onze pilot betrof het 15 wettelijke kaders met 15 des-

kundigen. De milieudeskundige had met 13 specialisten te maken.

Je kunt wel nagaan dat de projectleider snel het overzicht kwijt kan

raken. ICT kan dat voorkomen en alles duidelijk vastleggen.

39

“Het is belangrijk dat je niet

zomaar met een vergunning

begint, maar eerst goed

nadenkt. Juist omdat je met

zoveel verschillende partijen

hebt te maken. Daarom is

zo’n projectplan belangrijk.”

40

9. Behandeling met centrale

ICT-voorziening

Gemeente Zwolle, Petra van Oosterbosch

41

Lastenverlichting

In Zwolle hebben we de eerste digitale bouwvergunning verstrekt, een

proefapplicatie. We wilden kijken of complexe aanvragen met diverse

tekeningen, op hetzelfde digitale formulier ingediend konden worden.

Een stukje lastenverlichting voor de aanvrager, want die hoeft het niet

meer in vijfvoud in te dienen.

Digitaal bouwloket

Momenteel kan je op het digitale bouwloket het standaardaanvraagfor-

mulier invullen en daar de noodzakelijke bijlagen aan toevoegen. Het

systeem heeft een milde ontvankelijkheidstoets: het screent of alle

benodigde documenten bijgevoegd zijn. Documenten kun je uploaden

naar een centrale server, die het archiveert. Daar halen wij weer de

informatie vandaan, zodat we het kunnen beoordelen en bewerken. De

volgende stap is een ontwikkeling in de richting van de omgevingsver-

gunning, met een nieuw digitaal aanvraagformulier, waarin alle onder-

delen van de omgevingsvergunning voorkomen. Met behulp van een

goede vragenlijst word je dan eenvoudig door het systeem geloodst,

zoals bij het belastingformulier.

42

Winst

Er is grote winst te behalen met digitalisering. Ten eerste win je enorm

veel ruimte in de archivering. Verder kun je documenten ook gemakke-

lijk met anderen delen, voor interne adviezen. Zo vermijd je een hoop

gesjouw met dossiers. De kans dat er meerdere tekeningen in omloop

zijn of dat er eentje zoek raakt, wordt kleiner. De laatst gewijzigde versie

is immers een digitale versie. Daarnaast wordt de communicatie met je

aanvrager makkelijker. Langskomen voor overleg is niet nodig; tijdens

een telefonisch overleg kan hij thuis op zijn scherm meekijken. Tenslotte

worden aanvragen toegankelijker voor de omgeving van de aanvrager.

Geïnteresseerden kunnen vergunningen vanuit huis inzien.

Snuffelen

Digitalisering is voor medewerkers een verandering. Ik ga papier echt

niet verbieden, want soms moet er gewoon iets geprint of geplot wor-

den, zeker bij grote aanvragen. Dikke rapporten print ik ook uit, omdat

het simpelweg makkelijker leest. Ik verwacht dat mensen geleidelijk

meer digitaal zullen gaan werken. Het is een kwestie van doen. In eerste

instantie blijven de aanvragen een mix van papier en digitaal. Dat geeft

je de kans om het uit te proberen. Een beetje snuffelen en op kleine

schaal oefenen.

43

“De communicatie met je

aanvrager wordt ook makke-

lijker. Langskomen voor

overleg is niet nodig; tijdens

een telefonisch overleg kan

hij thuis op zijn scherm mee-

kijken.”

44

10. HandhavingGemeente Hoogeveen, Aline Masselink

45

Piramidemodel

Sinds 2004 hebben wij een afdeling Veiligheid met daarin alle handha-

ving van de gemeente geconcentreerd: bouwen, milieu, brandpreven-

tie en ook parkeercontrole. Binnen de handhaving werken we met een

piramidemodel: bovenaan enkele specialisten, daaronder een groepje

handhavers met een kleine specialistische kennis, en een grote groep

handhavers, ofwel stadswachten, als basis. Deze basishandhavers

deden al meer controles dan gebruikelijk, namelijk controles van ter-

ras- en kapvergunningen. Dat hebben we uitgebreid: eenvoudige con-

troles gebeuren niet meer door specialisten, maar door de gewone

handhavers. Het bleek een efficiënte slag én uniek in Nederland.

Personal digital assistent

We zijn gestart met het project Horeca. Want juist in de horeca moet

je vaak meerdere vergunningen controleren. De stadswachten kregen

een cursus van onze specialisten, op alle vakgebieden. In de 'personal

digital assistent' (pda) werd een checklist met alle controlepunten

verwerkt. De nieuwe handhavers gaan nu met zo'n pda naar een

bedrijf, lopen alle punten na, die ze met ja of nee kunnen beantwoor-

den. Deze lijst gaat naar de specialist, die het controleert en eventu-

eel aanvult met zijn specialisme. Zo hoef je een burger of bedrijf niet

meer lastig te vallen met diverse controles van verschillende mensen,

maar is er slechts één bezoek. Alleen als er iets niet klopt of als het

specialistisch is, gaat een senior erheen.

46

Kinderziektes

Natuurlijk hebben we nog te maken met een aantal kinderziektes.

Bijvoorbeeld het programma in de pda's. Dat moet hier en daar

worden aangepast. Ook hebben we gemerkt dat deze methode veel

vergt van specialisten. Wij scholen onze specialisten bij, zodat zij

ook breder gaan kijken. Een opleiding met een brede scholing voor

hen is er niet. Dat zou wel ideaal zijn.

Draagvlak

Deze herfst willen we de controles uitbreiden naar de eenvoudigste

categorie bedrijven en eenvoudige bouwvergunningen, zoals een

schuurtje en dakkapel. Daarnaast gaan we een gezamenlijke aan-

pak voor gebruiks- en milieuvergunning ontwikkelen.

Sommige medewerkers waren in eerste instantie wat argwanend.

Kunnen de stadswachten dat wel? Maar dat was snel voorbij. Als

we nu zien wat er gedaan wordt, dan wordt de overtuiging alsmaar

groter. En de handhavers zelf, die hebben er een aantal leuke taken

bij.

47

“Bij ons gebeuren eenvoudi-

ge controles niet meer door

specialisten, maar door de

gewone handhavers. Het

bleek een efficiënte slag én

uniek in Nederland.”

11. Meer over de voorbeeld-

projecten

48

Meer informatie over alle voorbeeldprojecten omgevingsvergunning

kunt u vinden op omgevingsvergunning.vrom.nl. Op deze site treft u

een kennisplein aan met alle informatie die bij VROM over de pilots

bekend is: factsheets, maar ook volledige eindrapportages, nieuws-

berichten en veelgestelde vragen.

Omgevingsvergunning.vrom.nl geeft toegang tot het kennisplein,

met o.a.:

• VROM-dossier omgevingsvergunning

• Voorbeeldprojecten omgevingsvergunning (pilots)

• Alle VROM-voorbeeldprojecten

(waaronder omgevingsvergunning)

• Helpdesk omgevingsvergunning

(ook bereikbaar via telefoonnummer: 070 - 373 53 33)

Eerste Hulp Bij de Omgevingsvergunning

Het EHBO-koffertje bevat instrumenten waarmee projectleiders bij

provincies, gemeenten, waterschappen en milieudiensten een start

kunnen maken met de implementatie van de omgevingsvergunning.

Bestellen kan via: omgevingsloket@minvrom.nl (1 per gemeente)

Dit is een publicatie van: Ministerie van VROM

> Rijnstraat 8 > 2515 XP Den Haag > www.vrom.nl

Ministerie van VROM >

staat voor ruimte, wonen, milieu en rijksgebouwen. Beleid maken, uitvoeren en handhaven.

Nederland is klein. Denk groot.

VR

OM

63

28

/ s

ep

tem

be

r 2

00

6