OMDAT U GEEN WIRWAR AAN POSTSTUKKEN WILT, MAKEN WIJ UW POSTSTROMEN OVERZICHTELIJK DIGITAAL

De module Postdistributie maakt het mogelijk om voor elke medewerker, afdeling (of een combinatie van die twee) een

digitaal postvak aan te maken. Met een druk op de knop wordt een papieren document in een persoonlijke postkamer

geplaatst. Omdat er ook een mogelijkheid bestaat ontvangers te selecteren, komt elk poststuk bij de juiste persoon

terecht. Beveiliging zorgt dat meelezen door onbevoegden is uitgesloten en dat elk document wordt geregistreerd.

Zo is het overzichtelijk wanneer post is aangekomen en voor wie deze is bestemd.

Snel te ordenenVanaf nu kan uw post op meerdere adressen binnenkomen, maar toch centraal afgehandeld worden. Dit scheelt tijd,

een interne postdistributie en ruimte. Want postbakjes zijn nu digitaal.

Makkelijk te vindenUw post raakt nooit meer zoek. Voer sleutelwoorden in - die betrekking hebben op kenmerken of inhoud - en Post-

distributie toont alle relevante documenten. Natuurlijk krijgen gebruikers alleen documenten te zien waar ze ook

daadwerkelijk recht op hebben.

veilig te bewarenOmdat duidelijk is wie wat ontvangt, is het stelen van post voorgoed verleden tijd. Ook lang zoeken in papieren

archieven is er niet meer bij. Wij zorgen dat uw post 24/7 bereikbaar is en dat alle post digitaal blijft bestaan.

ModUle PoStdiStribUtieHeeft uw bedrijf meerdere vestigingen? of werken uw mede­

werkers op flexibele werkplekken? Dan kan de inkomende post­

stroom voor problemen zorgen. Papier raakt namelijk makkelijk

zoek. En postafhandeling is vaak locatiegebonden. Gelukkig

kunt u poststukken met de module Postdistributie eenvoudig

digitaliseren en verspreiden. Dat scheelt u niet alleen aan

archivering van papier, maar ook tijd. Het maakt namelijk niet

uit waar mede werkers binnen uw organisatie zich fysiek be-

vinden. Met een druk op de knop bereiken ze binnen no time

hun persoonlijke digitale postvak. En die is altijd up-to-date.

Ricoh Nederland B.V.Utopialaan 25 5232 CD ‘s-Hertogenbosch

Postadres: Postbus 93150 5203 MB ‘s-Hertogenbosch

Zonder vertragingZodra een poststuk in de module Postdistributie wordt in-

gevoerd, ontvangen de belanghebbenden een e-mail. Of

dit nu een persoon of een afdeling betreft. Zo snel reist

papier niet. En omdat geld tijd is, maakt u meteen winst.

afHandelen en arcHiverenNa het uitvoeren van de werkstroom krijgt het document

de status ‘Afgehandeld’ en wordt het opgenomen in het

postarchief. Alleen Eigenaren van Post kunnen het poststuk

nog aanpassen of verwijderen.

gebrUikerS inforMeren en afHandelen Na het starten van de werkstroom kunt u één of meerde-

re gebruikers opgeven die het poststuk per e-mail moeten

ontvangen. Het poststuk krijgt de status ‘Afgehandeld’ en

wordt opgenomen in het postarchief.

Workflow Postdistributie

Poststuk bekijken

Document scannen

Actie?

Afgehandeld Geaccepteerd

In behandeling

Nee

Nee

Ja

Ja

Geaccepteerd

Afhandelen en archiveren

Gebruiker(s) informeren en

afhandelen

Poststuk reviewen

Behandelaar(s) toewijzen

Behandelaartoegewezen

Poststuk globaal bekijken

Poststuk inhoudelijkbekijken

PoStafHandeling Werkstroom voor afhandeling van poststuk-

ken. Het poststuk wordt aangeboden aan de

toegekende behandelaar. Na acceptatie dient de

behandelaar het poststuk af te handelen en de

toegewezen taak te voltooien.

PoStStUk reviewen Bij het starten van de werkstroom moet u één

of meerdere reviewers opgeven. Deze revie-

wers kunnen het document voorzien van com-

mentaar of instructie voor verdere afhandeling.

Factuur elektronisch opvoeren