OMDAT U GEEN WIRWAR AAN POSTSTUKKEN WILT, MAKEN WIJ UW POSTSTROMEN OVERZICHTELIJK DIGITAAL
De module Postdistributie maakt het mogelijk om voor elke medewerker, afdeling (of een combinatie van die twee) een
digitaal postvak aan te maken. Met een druk op de knop wordt een papieren document in een persoonlijke postkamer
geplaatst. Omdat er ook een mogelijkheid bestaat ontvangers te selecteren, komt elk poststuk bij de juiste persoon
terecht. Beveiliging zorgt dat meelezen door onbevoegden is uitgesloten en dat elk document wordt geregistreerd.
Zo is het overzichtelijk wanneer post is aangekomen en voor wie deze is bestemd.
Snel te ordenenVanaf nu kan uw post op meerdere adressen binnenkomen, maar toch centraal afgehandeld worden. Dit scheelt tijd,
een interne postdistributie en ruimte. Want postbakjes zijn nu digitaal.
Makkelijk te vindenUw post raakt nooit meer zoek. Voer sleutelwoorden in - die betrekking hebben op kenmerken of inhoud - en Post-
distributie toont alle relevante documenten. Natuurlijk krijgen gebruikers alleen documenten te zien waar ze ook
daadwerkelijk recht op hebben.
veilig te bewarenOmdat duidelijk is wie wat ontvangt, is het stelen van post voorgoed verleden tijd. Ook lang zoeken in papieren
archieven is er niet meer bij. Wij zorgen dat uw post 24/7 bereikbaar is en dat alle post digitaal blijft bestaan.
ModUle PoStdiStribUtieHeeft uw bedrijf meerdere vestigingen? of werken uw mede
werkers op flexibele werkplekken? Dan kan de inkomende post
stroom voor problemen zorgen. Papier raakt namelijk makkelijk
zoek. En postafhandeling is vaak locatiegebonden. Gelukkig
kunt u poststukken met de module Postdistributie eenvoudig
digitaliseren en verspreiden. Dat scheelt u niet alleen aan
archivering van papier, maar ook tijd. Het maakt namelijk niet
uit waar mede werkers binnen uw organisatie zich fysiek be-
vinden. Met een druk op de knop bereiken ze binnen no time
hun persoonlijke digitale postvak. En die is altijd up-to-date.
Ricoh Nederland B.V.Utopialaan 25 5232 CD ‘s-Hertogenbosch
Postadres: Postbus 93150 5203 MB ‘s-Hertogenbosch
Zonder vertragingZodra een poststuk in de module Postdistributie wordt in-
gevoerd, ontvangen de belanghebbenden een e-mail. Of
dit nu een persoon of een afdeling betreft. Zo snel reist
papier niet. En omdat geld tijd is, maakt u meteen winst.
afHandelen en arcHiverenNa het uitvoeren van de werkstroom krijgt het document
de status ‘Afgehandeld’ en wordt het opgenomen in het
postarchief. Alleen Eigenaren van Post kunnen het poststuk
nog aanpassen of verwijderen.
gebrUikerS inforMeren en afHandelen Na het starten van de werkstroom kunt u één of meerde-
re gebruikers opgeven die het poststuk per e-mail moeten
ontvangen. Het poststuk krijgt de status ‘Afgehandeld’ en
wordt opgenomen in het postarchief.
Workflow Postdistributie
Poststuk bekijken
Document scannen
Actie?
Afgehandeld Geaccepteerd
In behandeling
Nee
Nee
Ja
Ja
Geaccepteerd
Afhandelen en archiveren
Gebruiker(s) informeren en
afhandelen
Poststuk reviewen
Behandelaar(s) toewijzen
Behandelaartoegewezen
Poststuk globaal bekijken
Poststuk inhoudelijkbekijken
PoStafHandeling Werkstroom voor afhandeling van poststuk-
ken. Het poststuk wordt aangeboden aan de
toegekende behandelaar. Na acceptatie dient de
behandelaar het poststuk af te handelen en de
toegewezen taak te voltooien.
PoStStUk reviewen Bij het starten van de werkstroom moet u één
of meerdere reviewers opgeven. Deze revie-
wers kunnen het document voorzien van com-
mentaar of instructie voor verdere afhandeling.
Factuur elektronisch opvoeren
Top Related