OMDAT U DOOR NOG BETER SAMEN TE WERKEN MINDER TIJD VERLIEST

Met de module Dossierbeheer van Ricoh Werkbox voorkomt u die wirwar aan versies van documenten die op diverse

tijdstippen naar verschillende mensen zijn verzonden. Met deze module is het namelijk mogelijk documenten met een

gemeenschappelijk onderwerp te bundelen (in een dossier) en deze beschikbaar te stellen aan de juiste personen.

Zo creëert u structuur. Ook voor klanten en projecten. Want meerdere dossiers binnen een raamwerk beheren kan ook.

En documenten toevoegen gebeurt door deze te scannen of rechtstreeks te uploaden.

EEn vastE plEk Het is afgelopen met het printen en het heen en weer gemail van verschillende versies. Met Dossierbeheer van Ricoh

Werkbox staan alle documenten op één centrale digitale plek. Dat scheelt ook nog eens fysieke ruimte.

MakkElijk tE dElEnOf u nu op kantoor zit, met uw smartphone onderweg bent, of thuis bent; een internetverbinding en een internet

browser is alles wat u nodig hebt om documenten te vinden, te creëren en te bewerken. Een kwestie van even scannen

of inloggen.

MOdUlE dOssiERBEHEERnatuurlijk wilt u met uw tijd mee en digitaliseert u uw bedrijf.

dit digitaliseren heeft echter verstrekkende gevolgen. natuurlijk

heeft u minder papier in huis. dat is een positief effect. Maar

wat nu wanneer niemand meer weet welk document het meest

actueel is? juist omdat medewerkers aanpassingen doorvoeren

en hun nieuwe versie via de e-mail versturen. dan kan het zijn

dat niet alle belanghebbenden de juiste informatie op het juiste

moment ontvangen. Uw mailserver is immers drukdoende e-mails

tussen uw medewerkers te versturen. En die e-mail bevatten

allemaal een andere aangepaste versie van het document. niet

heel erg efficiënt, dachten wij zo…

Ricoh Nederland B.V.Utopialaan 25 5232 CD ‘s-Hertogenbosch

Postadres: Postbus 93150 5203 MB ‘s-Hertogenbosch

‘‘ HEt is afgElOpEn MEt HEt pRintEn En HEt HEEn En wEER gEMail van vERscHillEndE vERsiEs’’

vEiligHEid vOOROpU bepaalt wie wat ziet en mag bewerken. U geeft zelf bijvoorbeeld een klantnaam, -nummer, contact- en/of

adres gegevens aan de documenten en op die manier is uw data aan elkaar gekoppeld. Ondertussen zorgen wij dat

uw data veilig beheerd en 24/7 bereikbaar is.

EEnvOUdig tE kOppElEnDossierbeheer van Ricoh Werkbox koppelt u bijvoorbeeld eenvoudig aan Outlook 2010. En ook integratie met het

creëren van documenten via het MS Office Pakket 2010 is een fluitje van een cent.

Handig zOEkEn Een document terugvinden is nu een stuk een vou-

di ger. U zoekt uw data namelijk op net zoals u

gegevens zoekt via een zoekmachine zoals Google.

U kunt zich wel voorstellen dat de zoektijd hiermee

enorm wordt verkort.

staRt MEt digitalisEREnDoor slimme tooling van Ricoh kunt u op een een-

voudig en snelle manier uw papieren documenten

scannen en opslaan in het juiste dossier. De techniek

zorgt er voor dat de inhoud van de documenten

doorzoekbaar worden.

Er zijn drie soorten dossiers:

• klantdossiers

• projectendossiers

• medewerkersdossiers