OMDAT U DOOR NOG BETER SAMEN TE WERKEN MINDER TIJD VERLIEST
Met de module Dossierbeheer van Ricoh Werkbox voorkomt u die wirwar aan versies van documenten die op diverse
tijdstippen naar verschillende mensen zijn verzonden. Met deze module is het namelijk mogelijk documenten met een
gemeenschappelijk onderwerp te bundelen (in een dossier) en deze beschikbaar te stellen aan de juiste personen.
Zo creëert u structuur. Ook voor klanten en projecten. Want meerdere dossiers binnen een raamwerk beheren kan ook.
En documenten toevoegen gebeurt door deze te scannen of rechtstreeks te uploaden.
EEn vastE plEk Het is afgelopen met het printen en het heen en weer gemail van verschillende versies. Met Dossierbeheer van Ricoh
Werkbox staan alle documenten op één centrale digitale plek. Dat scheelt ook nog eens fysieke ruimte.
MakkElijk tE dElEnOf u nu op kantoor zit, met uw smartphone onderweg bent, of thuis bent; een internetverbinding en een internet
browser is alles wat u nodig hebt om documenten te vinden, te creëren en te bewerken. Een kwestie van even scannen
of inloggen.
MOdUlE dOssiERBEHEERnatuurlijk wilt u met uw tijd mee en digitaliseert u uw bedrijf.
dit digitaliseren heeft echter verstrekkende gevolgen. natuurlijk
heeft u minder papier in huis. dat is een positief effect. Maar
wat nu wanneer niemand meer weet welk document het meest
actueel is? juist omdat medewerkers aanpassingen doorvoeren
en hun nieuwe versie via de e-mail versturen. dan kan het zijn
dat niet alle belanghebbenden de juiste informatie op het juiste
moment ontvangen. Uw mailserver is immers drukdoende e-mails
tussen uw medewerkers te versturen. En die e-mail bevatten
allemaal een andere aangepaste versie van het document. niet
heel erg efficiënt, dachten wij zo…
Ricoh Nederland B.V.Utopialaan 25 5232 CD ‘s-Hertogenbosch
Postadres: Postbus 93150 5203 MB ‘s-Hertogenbosch
‘‘ HEt is afgElOpEn MEt HEt pRintEn En HEt HEEn En wEER gEMail van vERscHillEndE vERsiEs’’
vEiligHEid vOOROpU bepaalt wie wat ziet en mag bewerken. U geeft zelf bijvoorbeeld een klantnaam, -nummer, contact- en/of
adres gegevens aan de documenten en op die manier is uw data aan elkaar gekoppeld. Ondertussen zorgen wij dat
uw data veilig beheerd en 24/7 bereikbaar is.
EEnvOUdig tE kOppElEnDossierbeheer van Ricoh Werkbox koppelt u bijvoorbeeld eenvoudig aan Outlook 2010. En ook integratie met het
creëren van documenten via het MS Office Pakket 2010 is een fluitje van een cent.
Handig zOEkEn Een document terugvinden is nu een stuk een vou-
di ger. U zoekt uw data namelijk op net zoals u
gegevens zoekt via een zoekmachine zoals Google.
U kunt zich wel voorstellen dat de zoektijd hiermee
enorm wordt verkort.
staRt MEt digitalisEREnDoor slimme tooling van Ricoh kunt u op een een-
voudig en snelle manier uw papieren documenten
scannen en opslaan in het juiste dossier. De techniek
zorgt er voor dat de inhoud van de documenten
doorzoekbaar worden.
Er zijn drie soorten dossiers:
• klantdossiers
• projectendossiers
• medewerkersdossiers
Top Related