Ombudsdienst Letteren

OMBUDSDIENST & EXAMENS

december 2020

WELKOM!

Inhoud van de sessie

• Examenreglement

• Ombudsdienst

• Examenregeling

• Examenfaciliteiten/-spreiding

• Examencommissie

• Examenresultaten

• Toleranties en derde examenperiode

• Verloop schriftelijke en mondelinge examens

• Informatiekanaal: Studentenportaal

• Informatiekanaal: De examenrichtlijnen voor studenten

• Vragen?

Examenreglement

• Verplichte lectuur:

o Onderwijs- en examenreglement 2020-2021

• Wijst op je rechten en plichten

• Vragen? Contacteer je ombudspersoon

Examenreglement

• Enkele belangrijke punten:

o Identiteitsbewijs kunnen voorleggen (art. 46)

o Maximum twee examenkansen per vak per jaar.

Als je niet deelneemt, vervalt een kans (art. 89)

o Sancties bij fraude: van opnieuw examen afleggen tot weigering tot

inschrijven aan de KUL voor twee academiejaren (art. 86). De

intentie tot het plegen van bedrog volstaat voor een sanctie.

o Minstens 20 minuten voorbereidingstijd bij mondeling examen (art.

65). Maar: uitzondering bij taalexamens!

o Examinator mag resultaat niet meedelen tijdens examen (art. 61)

o Afmelden voor examens gebeurt vooraf via het IER (art. 50)

• Zeer belangrijk dat je dat doet. Verplicht volgens het OER.

• Bovendien kwestie van beleefdheid naar je docenten toe!

Ombudsdienst• = bemiddelaar tussen studenten en professoren bij verplaatsingen, in

geschillen, bij fraudegevallen… (art. 57)

• Bevoegdheden:

o Verplaatsing van examens (art. 58)

o Enkel om zwaarwichtige redenen

o Is geen recht

o Meld ziekte altijd vooraf en bezorg zo snel mogelijk een doktersattestaan je ombuds, dat moet een impactattest zijn, waarop duidelijk vermeld staat dat je niet in staat was om examen af te leggen

o De ombuds beslist soeverein

o Raadgevende stem op beraadslagingen (art. 58)

o Doorverwijzing naar hulpverlenende diensten

o Bemiddeling voor studenten met examenfaciliteiten (art. 51)

Probleem/problematische situatie tijdens de examens?

→ Breng je ombuds meteen op de hoogte!

Wie is mijn ombuds?

• Zie studentenportaal voor een overzicht van de ombudsen: https://www.arts.kuleuven.be/studeren/studenten/leuven/examens-en-ombudsdienst

• Amber Demulder is de facultaire vervangombuds indien je ombuds voor langere periode afwezig is

Ombudsdienst: contact

Hoe contacteer je de ombudsdienst?

• Mail naar ombudsdienst-letteren@kuleuven.be

o vermeld je opleiding in de onderwerpregel

o vermeld vaknummer, examinatoren, ...

o vermeld altijd je studentennummer in je e-mail

o gebruik je studentenmail, je ombuds mailt niet terug naar andere

mailadressen als hotmail, gmail, ...

“De officiële communicatie tussen de KU Leuven en de studenten

verloopt via het KU Leuven-studentenmailadres. Ingeschreven

studenten moeten met regelmaat hun mails op dat mailadres lezen

en kunnen zich niet op het niet-lezen ervan beroepen om aan

verplichtingen/wijzigingen te ontkomen.” (art. 99)

Ombudsdienst: noodgevalTe laat op het examen?

→ Ga alsnog naar het examenlokaal! Laattijdigheid is geen reden voor een

inhaalexamen

→ Studenten die te laat zijn, kunnen tot een half uur na aanvang van het examen (of ¼

van de voorziene examentijd) nog starten

Ziek of quarantaine?

→ Mail de ombudsdienst (ombudsdienst-letteren@kuleuven.be) voor de start van het

examen

→ Volg de richtlijnen op de ombudswebsite

Ander noodgeval?

→ Neem telefonisch contact op:

→ Vanaf 30 min. voor de start van het examen tot 30 min. na het einde van het

examen

→ Via het telefoonnummer van jouw ombuds (te vinden via wie-is-wie)

→ Op zaterdag en zondag of indien geen gehoor via ombudsgsm: 0470 83 82 36

De examenregeling

• Kan je vinden in je IER (via KU Loket)

• Data definitief vanaf 30 november

• Kijk IER en studentenmail regelmatig (ook dag van examen) na op

wijzigingen (bijv. uur, lokaal)

• Je bent beschikbaar gedurende heel de examenperiode

→ inhaalexamens doorgaans mogelijk tot en met vrijdag 5/2/2021

• Inhaalexamen om zwaarwichtige reden

o Kan nooit gegarandeerd worden

o Afwezig op het inhaalmoment → geen nieuw examenmoment en

gevolgen voor volgende examenperiodes

• Wie niet aanwezig is op het verwachte moment, verliest zijn

examenkans!

Examenfaciliteiten/-spreiding

• Aangevraagprocedure voor deze examenpriode afgelopen

o Opgelet: faciliteiten aanvragen voor elke

examenperiode!

• Studenten die faciliteiten/spreiding hebben aangevraagd,

krijgen nog een bevestiging van de ombuds

• Vergeet niet om je attest mee te brengen naar elk examen!

• Extra tijd? Laptop? Prikkelarm lokaal?

o Apart lokaal → Check je IER voor wijziging lokaal!

• Meer info op de ombudswebsite

De examencommissie

• Wie: zie studentenportaal

• Taak (art. 71)

o Na elke examenperiode: vaststelling van resultaten / uitspreken van

bindende voorwaarden

o De commissie houdt rekening met situaties van overmacht of

bijzondere individuele omstandigheden

o Na het behalen van 180 studiepunten (bachelor):

o toekenning diploma

o bepaling graad van verdienste

o Bepaling sanctie bij fraude (art. 86)

Examenresultaten

• Zondag 7 februari via studievoortgangsdossier op KU Loket

• Eerste maandag, dinsdag of woensdag van 2de semester: mogelijkheid

tot bespreken examenresultaten met monitor (info volgt)

• Feedback en nabespreking bij docenten mogelijk – zeker doen!

De studenten krijgen tijdens de eerste zeven kalenderdagen na de dag van

bekendmaking van de resultaten de mogelijkheid tot feedback (art. 88)

• Concrete nabesprekingsmomenten per prof zullen op

studentenportaal staan

• Beroep aantekenen tegen je resultaat (art. 104): binnen een

vervaltermijn van zeven kalenderdagen die ingaat de dag na de

schriftelijke mededeling van de resultaten

→ Contacteer steeds je ombuds voor advies

Derde examenperiode

• Inschrijven voor derde examenperiode is verplicht (art. 46)

“Studenten schrijven zich verplicht in voor de examens van de derde

examenperiode. Studenten die toch deelnemen aan examens

waarvoor zij zich niet expliciet hebben ingeschreven als hiertoe een

regeling geldt, kunnen geen examencijfer krijgen. Het examen wordt

als nietig en onbestaande beschouwd.”

• Wanneer? Ten laatste donderdag volgend op de deliberatieweek (7

juli 2021)

• Geen vervroegd rooster in de zomer

• De regeling wordt drie weken voor de start van de examens

bekendgemaakt

• Precieze data?

o Cf. academische kalender

o Website

Derde examenperiode voor Erasmusstudenten

• Neem contact op met je ombuds na de bekendmaking van de

examenregeling van de derde examenperiode en ten laatste de vijfde

dag na de bekendmaking van je rooster.

• Een verplaatsing kan enkel aangevraagd worden indien je kan

bewijzen dat de colleges op de plaats van uitwisseling vroeger starten

of dat je verplicht aanwezig moet zijn.

• Een verplaatsing kan enkel aangevraagd worden indien je hebt

deelgenomen aan het examen in de eerste of tweede examenperiode.

• Een verplaatsing kan voor maximum twee herexamens aangevraagd

worden.

Toleranties

• Wat?

o Zelf kiezen om in de bachelor vakken van 8/20 of 9/20 te laten tolereren.

• Voorwaarde?

o Ten minste 50% cumulatieve studie-efficiëntie.

• Hoeveel tolerantiekrediet?

o = 10% van het totaal aantal te behalen studiepunten per opleiding.

• Wanneer beslissen?

o Voor de start van het volgende academiejaar (in juli of september)

o Neem altijd deel aan het herexamen, het beste resultaat zal blijven

tellen!

Hoe verloopt een schriftelijk examen? • ±3 uur (na de helft van de examentijd mag je je exemplaar indienen)

• Kom op tijd

• Wat mee te brengen?

o Studentenkaart

o Mondmasker (verplicht te dragen tijdens het examen)

o Schrijfgerei in een doorzichtig zakje (of los)

o Horloge (niet digitaal)

• Rugzak/jas (+ gsm!) → op afgesproken plaats of onder stoel

• Voorbereiden in het klad

• Vragen? → surveillant

• Besteed de nodige aandacht aan je handschrift (het is jouw

verantwoordelijkheid dat je geschrift leesbaar is)

• Houd rekening met de algemene coronamaatregelen:

o Mondmasker = verplicht

o 1,5 meter afstand

o Desinfecteer je handen voor je het gebouw binnenkomt

Hoe verloopt een mondeling examen?

• Kom op tijd!

• Dresscode?

• Voorbereiding maken in het klad

• Het gesprek: leg de focus op wat je kent/beheerst

• Bijvragen

• Houd rekening met de algemene coronamaatregelen:

o Mondmasker = verplicht

o 1,5 meter afstand

o Desinfecteer je handen voor je het gebouw binnenkomt

Ook belangrijk

Vermijd paniek op de dag van je examen

• Zoek vooraf het lokaal op

• Leg je materiaal klaar

o studentenkaart, schrijfgerief, eten en drinken, …

• Vertrek op tijd

o beter wat te vroeg dan paniek om te laat te komen

o ga er niet vanuit dat het openbaar vervoer stipt is of er geen file zal

zijn!

• Kom je toch te laat?

o Ga alsnog naar het examenlokaal!

Stress?

Niet abnormaal voor of tijdens een examenperiode!

• Steeds welkom voor een online babbel met je monitor

• Vraag raad aan de PAL-coaches (cf. sessie examenplanning)

• Ontdek het aanbod van de Dienst Studieadvies:

https://www.kuleuven.be/studentenvoorzieningen/gezondheid/gezond-

studeren/examenstress

Studentenportaal

20

https://www.arts.kuleuven.be/studeren/studenten/leuven/examens-en-ombudsdienst/examens-en-ombuds

De examenrichtlijnen voor studentenhttps://admin.kuleuven.be/td/examens2020

Vragen?

Veel succes!