nte\ į t i| ^ ^ ^ ^

VeldhovenRekenkamercommissie

JAARVERSLAG 2007.

Rekenkamercommissie Veldhoven maart 2008

-1-

nte\ į t i| ^ ^ ^ ^

VeldhovenRekenkamercommissie

Rekenkamercommissie gemeente VeldhovenA.G. Hengeveld RA (voorzitter)Drs. J. J.M. van den Heuvel J.J.A. HofmanProf. dr. Ir. W.J.M. de Jonge

J.M. van Berlo (secretaris) Postbus 10101, 5500 GA Veldhoven, telefoon: 040-2839946/06-48176054, e-mail: Hans.vanBerlo@veldhoven.nl

-2-

Jaarverslag en evaluatie rekenkamercommissie Veldhoven 2007

■nte\ į t lí ^ ^ ^ ^

VeldhovenRekenkamercommissie

1. VOORWOORD VOORZITTER.

Leren en verbeteren... daar gaat het om bij rekenkameronderzoek.

Ook in 2007 is dat de leidraad geweest bij de selectie en uitvoering van onder­zoek. Met de oplevering van het onderzoek naar burgerparticipatie in Veldhoven is daaraan inhoud gegeven. Met genoegen heeft de RKC geconstateerd dat de gemeenteraad over de volle breedte instemde met de aanbevelingen.

Helaas is dit onderzoek het enige geweest dat in 2007 is opgeleverd.

Dit hangt samen met de personele wisselingen. Zo is naast de vervanging van een intern lid afgelopen jaar ook de secretariaatsfunctie opnieuw ingevuld. Nu er weer daadwerkelijk capaciteit voor het secretariaat beschikbaar is kan het pro­ductieniveau ook weer wat worden opgekrikt. Daarmee ontstaat voor de RKC weer de mogelijkheid haar rol weer wat steviger in te vullen.

Met de lessen van 2007 achter ons is dat de ambitie.

2. DOELSTELLING/MISSIE REKENKAMERONDERZOEK.

De doelstelling van de Rekenkamercommissie Veldhoven is om door middel van beleidsevaluaties en doelmatigheidsonderzoeken een bijdrage te leveren aan de doeltreffendheid van het beoogde beleid alsmede de doelmatige voorbereiding en uitvoering daarvan. Zij doet dit door de kwaliteit van het functioneren van het lokale bestuur zichtbaar te maken door over die onderzoeken te rapporteren en daarmede voor de gemeente een leereffect te bewerkstelligen.

De Rekenkamercommissie beschouwt het als haar missie om de gemeenteraad van Veldhoven actief te ondersteunen en door middel van haar onderzoeken een constructieve bijdrage te leveren aan de kwaliteit van het bestuur van de ge­meente Veldhoven.

3. SAMENSTELLING EN MUTATIES REKENKAMERCOMMISSIE.

De Rekenkamercommissie Veldhoven is een zogenaamde gemengde commissie, dat wil zeggen dat er twee externe leden zijn en twee leden vanuit de gemeente­raad van Veldhoven. Een van de externe leden is voorzitter, bij zijn afwezigheid wordt deze vervangen door het andere externe lid.

De externe leden zijn benoemd tot maart 2010. Als interne leden namens de raad zijn in maart 2006 benoemd de heren G. Beurskens en W. de Jonge. Per augustus 2007 heeft de heer Beurskens zijn werkzaamheden voor de Rekenkamercommis­sie beëindigd. In zijn plaats heeft de gemeenteraad van Veldhoven de heer J.J.A. Hofman benoemd.

Per ultimo 2007 was de samenstelling van de Rekenkamercommissie als volgt.De heer A.G. Hengeveld RA, extern lid, tevens voorzitter;De heer Drs. J.J.M. van den Heuvel, extern lid, tevens plaatsvervangend voorzit­ter;J.J.A. Hofman, intern lid;Prof. dr. Ir. W.J.M. de Jonge, intern lid.

-3-

nte\ į t i| ^ ^ ^ ^

VeldhovenRekenkamercommissie

4. ALGEMEEN.

Vergaderingen

In het verslagjaar 2007 heeft de Rekenkamercommissie op de volgende data vergaderd:

13 februari 2007 7 maart 2007 4 april 2007

25 mei 2007

19 september 2007 31 oktober 2007 19 december 2007

Een op 28 november 2007 geplande vergadering heeft wegens ziekte geen doorgang gevonden.

Aangezien in 2007 uitsluitend de afwerking van een tweetal onderzoeken van 2006 werd beoogd, zijn er naast de reguliere commissievergaderingen geen interviews gehouden.

Contact commissie en raad

In het verslagjaar hebben de volgende contacten plaatsgevonden tussen (le­den van de) Rekenkamercommissie en commissie c.q. raad:25 jan '07, commissie BZF, A. Hengeveld, Tussenrapportage

Burgerparticipatie26 apr "07, commissie BZF, J.v.d.Heuvel Toelichting Rapport

W. de Jonge Burgerparticipatie

Het aantal contacten is beperkt gebleven, daar in 2007 slechts één rapport aan de raad en commissie kon worden aangeboden.

Ondersteuning

Reeds in het jaarverslag 2006 werd er melding van gemaakt, dat de dubbel­functie van 'raadsadviseur/commissiegriffier' en ’secretaris rekenkamercom­missie' in tijd - dus niet in inhoud of loyaliteit - moeilijk te vervullen blijkt. Het griffiewerk brengt prioriteiten met zich mee die vrijwel niet zijn te combi­neren met pieken in het rekenkamercommissiewerk. Ondermeer hierdoor heeft de uitvoering van onderzoeken vertraging opgelopen.

Eind 2006 heeft de secretaris al aangegeven dat het in de lijn der "verwach­ting" ligt dat zij door een wijziging in privé-omstandigheden het werk voor de rekenkamercommissie zal moeten verminderen. In overleg met het presidium zal er een voorstel worden voorgelegd over de formatie van de griffie, inclu­sief de ondersteuning van de rekenkamercommissie.

Een en ander heeft er toe geleid, dat mevrouw L. Bokhout medio april 2007 haar werkzaamheden voor de Rekenkamercommissie heeft beëindigd en dat een adequate ondersteuning van de Rekenkamercommissie is gevonden in de persoon van de heer J.M. van Berlo, die vanaf april 2007 de ondersteuning van de Rekenkamercommissie voor zijn rekening neemt.

Met hem is in eerste instantie een contract aangegaan tot 31 december 2007. Op grond van de wederzijdse positieve ervaringen is dit contract met een jaar verlengd tot 31 december 2008.

Werkverdeling

Ook met de nieuwe secretaris geldt globaal dezelfde werkverdeling tussen se­cretaris en Rekenkamercommissie. Deze kan als volgt worden omschreven:

-4-

nte\ į t i| ^ ^ ^ ^

VeldhovenRekenkamercommissie

Algemeen:" Secretariële werkzaamheden in de ruimste zin des woords (voorbereiding

vergaderstukken, agendering, verslaglegging, archivering en ad- vies(notities)) door de secretaris

Onderzoeken:- De voorbereiding en deskresearch gebeurt door de secretaris;" Gesprekken en interviews voor zover mogelijk door een extern lid en een

intern lid, daarbij ondersteund door de secretaris;- Analyse vindt plaats in commissieverband aan de hand van uitgewerkte

stukken van de secretaris." Nadrukkelijke rol voor de externe leden in de conclusie- en aanbevelings-

fase, na bespreking in commissieverband.Tot op heden blijkt deze taakverdeling tot ieders voldoening te werken.

Samenwerking andere gemeenten.

Reeds in het jaarverslag 2006 is aangegeven dat er geen behoefte is aan structurele samenwerking met rekenkamers van andere gemeenten. Wel is in 2007 contact geweest met de Rekenkamercommissie van de gemeente Eind­hoven om de mogelijkheden te peilen voor een gezamenlijk onderzoek naar het Phileasproject, gelet op de bijzondere betrokkenheid daarbij van de ge­meenten Veldhoven en Eindhoven.

De gezamenlijke conclusie was echter, dat een dergelijk onderzoek binnen het SRE zou moeten worden gehouden, reden waarom van een gezamenlijk on­derzoek is afgezien.

5. Onderzoeken 2007

Onderzoeksprogramma 2007

Voor het jaar 2007 is geen nieuw Onderzoeksprogramma opgesteld. In het Onderzoeksprogramma 2006 was er voor gekozen om een tweetal onder­zoeken te houden, waarbij de burgers van Veldhoven meer centraal zouden komen staan. Daarbij is de keus gevallen op de volgende onderwerpen:- Burgerparticipatie- Klantbenadering

Beide onderzoeken zijn in 2006 wel opgestart maar om diverse redenen niet tot afronding gekomen, bij het Jaarverslag 2006 hebben wij u hierover geïn­formeerd. Daar beide onderzoeken voor de afronding naar 2007 zijn doorge­schoven, is geen nieuw Onderzoeksprogramma 2007 opgesteld.

Onderzoeken 2007

Zoals in de vorige paragraaf is aangegeven, stond voor 2007 afronding op stapel van de onderzoeken Burgerparticipatie en Klantbenadering.

Burgerparticipatie

De Rekenkamercommissie heeft van een drietal casussen die voorafgaand aan het vaststellen van de notitie 'Kaders' zijn gestart, het toegepaste proces van burgerparticipatie bestudeerd:- Detailhandelstructuurvisie- Centrum noord-west: visie Lijnen en pleinen- Renovatie parkeerterreinen centrum

Het onderzoek heeft zich gericht op de volgende onderzoeksvragen:a. Welke doelen zijn ten aanzien van burgerparticipatie gesteld?b. Welke vorm van burgerparticipatie is waarom toegepast?c. Hoe is de burgerparticipatie georganiseerd en voorbereid?

-5-

■nte\ į t i| ^ ^ ^ ^

VeldhovenRekenkamercommissie

d. Hoe is omgegaan met het krachtenveld?e. Wat is de rol van de diverse partijen in het proces van burgerparticipatie?f. Wat is er met het inhoudelijk resultaat van de burgerparticipatie gebeurd?

Dit onderzoek heeft geleid tot de volgende aanbevelingen:1. Geen burgerparticipatie zonder bewuste afweging vooraf.2. Doe burgerparticipatie er niet zo maar even bij.3. Stel een handzame leidraad burgerparticipatie vast per 25 september

2007.4. Laat een participatieplan vaststellen.5. Faseer participatieprocessen.6. Toon resultaten.7. Stel op korte termijn een overzicht van burgerparticipatieprocessen op.8. Maak een plan van aanpak "Inburgering van burgerparticipatie".9. Evalueer burgerparticipatie in 2009.

De voorzitter van de Rekenkamercommissie heeft de commissie BZF op 25 januari 2007 tussentijds geïnformeerd over de stand van het onderzoek. Op 26 april 2007 is het eindrapport besproken in de commissie BZF en toegelicht door de leden Van den Heuvel en De Jonge. Opvolgend heeft de raad in zijn vergadering van 22 mei 2007 besloten de aanbevelingen van de Rekenkamer­commissie over te nemen en het college opdracht te geven om deze nader uit te werken.

Klantbenadering

Het onderzoek Klantbenadering zou zich richten op de volgende drie onderde­len van de gemeentelijke dienstverlening:- Verstrekkingen WVG- Leges- Vergunningen

Reeds bij de start van deskresearch is door de Rekenkamercommissie vastge­steld, dat het onderdeel Leges veel te breed is voor een Rekenkameronder- zoek. Dit onderdeel is daarom uit het onderzoeksplan geschrapt.

Als gevolg van de vertraging die is opgetreden bij de uitvoering van dit onder­zoek, zijn met name de onderzochte zaken uit de WVG-verstrekkingen ach­terhaald door gewijzigde wetgeving. Door invoering van de Wet Maatschappe­lijke Ondersteuning (WMO) zijn andere regels gaan gelden en zijn werkpro­cessen volledig anders ingericht, waardoor de reeds onderzochte onderwerpen hun actualiteit en waarde hadden verloren.

Op grond daarvan is de Rekenkamercommissie tot de conclusie gekomen, dat afronding van dit onderzoek weinig zinvol was, omdat daaruit ook geen leeref­fecten meer te verwachten waren. Het onderzoek is daarom bij besluit van 19 september 2007 stopgezet, de raad, het college, de Cliëntenraad en het Ge­handicaptenplatform zijn daarover bij brief geïnformeerd.

Afdoening toezeggingen en moties

Op grond van het feit, dat het onder 5.2.2 vermelde onderzoek is komen te vervallen, was de Rekenkamercommissie van mening, dat alsnog een ander onderzoek zou moeten worden geëntameerd. Daarbij is gekozen voor een on­derwerp dat heel sterk de communicatie tussen raad en college in een dualis­tisch bestel raakt, namelijk de afdoening van toezeggingen en moties door het college van burgemeester en wethouders.

Het onderzoek is gestart in 2007 en het eindrapport zal naar verwachting op 24 april 2008 in de commissie BZF worden besproken en toegelicht.

-6-

nte\ į t i| ^ ^ ^ ^

VeldhovenRekenkamercommissie

Follow-up onderzoeken

In voorgaande Jaarverslagen werd kort een follow-up van de gehouden on­derzoeken gepresenteerd. In het Onderzoeksprogramma 2008, dat u separaat wordt aangeboden, zal de Rekenkamercommissie een Quick-scan van de ge­houden onderzoeken opnemen.

Middels zo'n quick-scan wordt nagegaan tot welke effecten de aanbevelingen in de diverse onderzoeken hebben geleid in het functioneren van het lokale bestuur. Om die reden is een follow-up in het jaarverslag overbodig gewor­den.

6. Financiën

Voor de kosten van de Rekenkamercommissie en de uit te voeren onderzoeken is een budget beschikbaar van 45.000^ Euro. Voor 2007 is dit budget toereikend gebleken, de verwachting is dat ook in 2008 binnen dit budget kan worden geble­ven.

Aldus vastgesteld in de vergadering van de Rekenkamercommissie van 26 maart 2008.

Drs. J.J.M. van den Heuvel, J.M. van Berlo, Plv. Voorzitter Secretaris.

-7-