senteren en te analyseren. Snelle en betrouwbare rapportages zijn voor onze organisatie cruciaal.”

Probleemstelling

Servex had een sterke behoefte aan een centraal platform voor het uitvoeren van Planning en Control-taken. “Om te voldoen aan de groeiende vraag naar frequente en betrouwbare rapportages om budgetten en planningen tijdig bij te kunnen sturen, voldeed ons bestaande systeem niet meer”, licht Umans toe. “Binnen onze organisatie rapporteerden zo’n 450 verantwoordelijken via Excel-sheets voor de verzame-ling van budgetgegevens, waarna de spreadsheets handmatig geconsolideerd werden. Deze omvangrijke bestanden waren technisch zeer complex en insta-biel. De formules hadden een hoge foutgevoeligheid en de consolidatie nam vaak enkele dagen in beslag. Daarnaast was alle relevante kennis slechts bij en-kele personen bekend en dat was een groot risico.”Het handmatig invullen, analyseren en bewerken van

Aanleiding

Servex formuleerde een duidelijke groeistrategie voor de winkels, zowel binnen als buiten de stations. Het verbeteren van het inzicht in de financiële resultaten en de planningsmogelijkheden was daarvoor een belangrijke voorwaarde. Raymond Umans, Manager Planning en Control bij Servex zegt: “Om de winkel-managers, de unitleiders en de operationeel mana-gers volledig te faciliteren, was een nieuw geavan-ceerd systeem nodig. Daarmee wilden we hen ener-zijds ondersteunen bij het budgetteren en plannen van de winkelresultaten. Anderzijds wilden we de operationeel managers en het management van het hoofdkantoor in staat stellen om de actuele informa-tie over de resultaten snel en overzichtelijk te pre-

Raymond Umans, Manager Planning en Control en

Sjouke Wolters, Controller bij Servex

‘De budget- en planningsoplossing

maakt groeidoelstellingen Servex mogelijk’

Als volledige dochteronderneming van de Nederlandse Spoorwegen exploiteert Servex op

meer dan 100 NS-stations ruim 400 winkels die de treinreiziger van eten en drinken

voorzien. Onder Servex vallen bekende winkelformules op het station, zoals eigen formules

C'est du pain, Smullers, Kiosk en franchise-formules als AH-to-go en Burger King. Servex

beheert, ontwikkelt en optimaliseert de verschillende winkelformules.

Aanpak Kadenza

Vanaf de start van het project verdiepte Kadenza zich in de wensen en eisen van de vele gebruikers van het nieuwe systeem. Daardoor kon het nieuwe model concreet verder ontwikkeld worden en werd een solide basis gelegd voor toekomstige ontwikkelingen.

Binnen Servex wordt het Planning en Control-systeem voornamelijk door de afdeling Planning & Control ontwikkeld. De consultants van Kadenza hebben hen begeleid en getraind in het gebruik van het systeem. “Zo kan ik nu de indicatoren in de templates en de rapportages relatief eenvoudig zelf aanpassen en de gebruikerstoegang beheren en monitoren”, licht Wolters toe. “Ik ben daarvoor niet afhankelijk van de IT-afdeling.”

Naast de technische en business ondersteuning leverde Kadenza aan Servex meerwaarde in kennis-

de gegevens in Excel voldeed niet meer. Servex wilde resultaten per winkel, per kostensoort en per station met één druk op de knop overzichtelijk in kaart kunnen brengen. Daarbij wilde de organisatie de analysemogelijkheden uitbreiden, zodat ook forecasts gemaakt konden worden. Servex implemen-teerde daartoe de planningsoplossing van Business Objects.

Waarom Kadenza

Met de uitgebreide oplossing voor Planning en Control wilde Servex een volgende stap zetten naar verdere professionalisering van het planningsproces. Het bedrijf zocht een gespecialiseerde partij die, behalve de vereiste technische kennis over het Business Objects-pakket, beschikte over kennis van de specifieke business issues. Door de relevante referenties en het hoge expertiseniveau sprak de aanpak van Kadenza direct aan. “Met de consultants van Kadenza heb ik diverse verbetersuggesties voor alle templates en rapportagemodellen geïnventari-seerd en uitgewerkt”, zegt Sjouke Wolters, Controller bij Servex en projectleider van de implementatie van Business Objects Planning. “Daarmee is het Planning en Control-model geoptimaliseerd en zijn er extra informatie-indicatoren toegevoegd voor nog betere analyse en bijsturing.”

‘Het handmatigbudgetterenen plannen

in Excelvoldeed niet meer’

overdracht. “Kadenza heeft ons in contact gebracht met andere marktpartijen met vergelijkbare probleem-stellingen, zodat we onze oplossingen konden toet-sen aan de markt”, vertelt Umans. “We hebben met de consultants van Kadenza als vrijwel gelijkwaardige partners samengewerkt bij de ontwikkeling van onze oplossing.”

Resultaten business

Door het invoeren van het Planning en Control- systeem van Business Objects is een sterke kwali-teitsverbetering gerealiseerd. Voor langetermijnplan-ningen kan Servex nu vooraf verschillende scenario’s analyseren en daarop het beleid vijf jaar vooruit plan-nen. Op het gebied van jaar- en kwartaalresultaten zijn vooral de betrouwbaarheid van de gegevens en de sturingsmogelijkheden verbeterd. “Hogere managementniveaus kunnen real-time meekijken in het systeem en de voortgang van het planproces scherp in de gaten houden”, licht Umans toe. “Wij zijn nu in staat om ieder kwartaal uitgebreide plan-nings- en evaluatierondes uit te voeren waarmee we de groeistrategie van Servex optimaal kunnen onder-steunen.” Ook is het mogelijk om diverse door-

sneden te maken op business drivers, zoals account-niveau en organisatieonderdelen.

Budget- en planningsgegevens zoals ureninzet, transacties en gemiddelde bestedingen worden rechtstreeks in de database ingevoerd. Onder gedetailleerde gebruikersbeveiliging wordt de data direct inzichtelijk gemaakt voor winkelmanagers, unitleiders, operationeel managers en hoger manage-ment. “Doordat de resultaten direct inzichtelijk zijn, is de betrokkenheid van medewerkers om de gege-vens daadwerkelijk in te voeren toegenomen”, verteltWolters. “Daarbij komt dat onze Planning en Control-oplossing gebaseerd is op de bekende Excel- omgeving, zodat de gebruikers weinig moeite hadden om aan het nieuwe systeem te wennen.”

‘Door de relevante referenties en het

hoge expertiseniveau,sprak de aanpak van Kadenza direct aan’

zijn gestandaardiseerd. De mogelijkheden voor rapportages en analyses zijn eenvoudig te beheren en uit te breiden. Er is via de module workflow- management continu inzicht in de voortgang van de planningsrondes en de organisatie beschikt nu over mogelijkheden voor het uitvoeren van ‘what-if’ scenario’s.

Resultaten technisch

Met het Planning en Control-systeem van Business Objects beschikt Servex over een complete oplossing die het gebruik van spreadsheets combineert met een databaseomgeving. “De Business Objects-plan-ningsoplossing stelt ons in staat om de investering in het ontwikkelen van onze Excel-templates te be-schermen en tegelijkertijd het planningsproces te verbeteren”, zegt Umans. ”Onze initieel enkelvoudige rapportageomgeving hebben we nu veranderd in een solide planningsoplossing die herkenbaar, gemakke-lijk in gebruik en tevens kosteneffectief is.”

De financiële gegevens van Servex worden opgesla-gen in een centrale database. Alle gebruikers hante-ren dezelfde planningstemplate en de berekeningen

‘Wij zijn nu in staat de groeistrategie van Servex en

de NS optimaal te ondersteunen’

‘Wij hebben met deconsultants van Kadenzaals vrijwel gelijkwaardige partners samengewerkt’