OpenSesame ICT toont Buro Kloeg kracht van eenvoud

,,Hun slogan ‘De kracht van eenvoud’ hebben ze volledig waargemaakt, in woord en daad.” Directeur Ronald Mol van Buro Kloeg is zeer te spreken over SugarCRM™ en de samenwerking met OpenSesame ICT.

,,OpenSesame ICT was eerlijk gezegd niet de eerste partij waarmee we gingen praten. Een andere partij kwam uit het vooronderzoek als meest geschikte naar voren. Maar in de gesprekken werd het ons al snel veel te ingewikkeld.“ Dat was niet waarom Buro Kloeg, dat zelf altijd de vraag van haar opdrachtgevers als grootste uitdaging ziet, voor een standaard CRM-oplossing had gekozen. Een keuze waar een uiterst gedegen voorbereiding aan ten grondslag lag. Mol: ,,Daar hebben we een extern bureau opgezet. Want een CRM pakket koop je om jarenlang plezier van te hebben.”

Lees verder op onze website

Websites IJsselgroep nu dynamischDe vernieuwde website van IJsselgroep is volgens plan opgeleverd, inclusief de webshop met Ideal-betaalmodule.

Henkjan Kok, commercieel manager van de IJsselgroep is in het bijzonder ingenomen met de verbeterde dynamiek: ,,Er zijn filters en roulerende banners ingebouwd. De site van SonEdutraining is bovendien interactief gemaakt. Studenten kunnen reageren en zich online bijvoorbeeld inschrijven.”

Verbeterde en verlengde ondersteuning door servicedesk

Nu ook buiten kantoortijd

Het is een logische ontwikkeling, legt Veeninga uit : ,,De William Schrikker Groep bijvoorbeeld telt meer dan duizend werknemers. Dan is de kans groter dat zij een beroep op ons doen, dan bij een organisatie met tientallen gebruikers. En steeds meer mensen werken ook buiten kantoortijd. Dat kan immers ook met OpenIMS® en SugarCRM. Voor hen wil je ook klaar staan.”

ValkuilDe servicedesk groeit mee met OpenSesame ICT. Dan moet je oppassen dat je niet in de logische valkuil stapt dat kleinere klanten te lang moeten wachten. ,,Ik doel dan niet op prioriteit 1. Dat moge duidelijk zijn: dan volgt prompte actie. Maar aan prioriteit 4 wil je ook toekomen. Dan mogen kleinere klanten niet steeds van je prioriteitenlijst afvallen. Wij bekijken dat tweewekelijks en zoeken dan heel pragmatisch naar de meest efficiënte oplossing. De juiste klus aan de beschikbare programmeurs toewijzen, scheelt veel tijd. Juist het verder verbeteren van de service-desk is waarom Veeninga vier jaar geleden een ‘zeker bestaan’ bij KPN eraan gaf en bij OpenSesame kwam werken. ,,Ik heb daar negen jaar gewerkt. Eerst vier jaar in diverse planningsfuncties procesverbeteringen in het landelijk netwerk geïmplementeerd en vervolgens vijf jaar als implementatiemanager. Een reorganisatie zette me aan het denken. En ik kwam tot de conclusie dat ik bij een ICT-bedrijf wilde gaan werken, met meer dan touwtjes en kabeltjes.”

Bij OpenSesame was de servicedesk technisch dik in orde. De volgende stap was om die ook communicatief en commercieel te professionaliseren. Een mooie kans voor

Michel: ,,Zo kwam mijn afstudeerrichting ‘commerciële elektrotechniek en telematica’ aan de HTS in Utrecht ook weer van pas. Daarnaast was voor mij van belang dat ik me kon ontwikkelen in projectleiding en management.” Er kwam een dedicated eerstelijns programmeur op de

servicedesk, die de directe communicatie met de klant doet. ,,Dat is Dimitri van Gameren. Hij is hét aanspreekpunt voor klanten. Want wij geloven in single-point-of-contact. Hij kent de klanten en de klanten kennen hem. Hij kan adviseren en helpen prioriteiten te bepalen. Doordat hij weet hoe de klant een issue beleeft.” De werkwijze is nu dat de eerste reactie bij een call niet beperkt blijft tot registratie en een ticketnummer. ,,Nee, de issue moet dan duidelijk genoeg worden, zodat we ermee aan de slag kunnen. We laten de klant zien dat we snappen wat er aan de hand is. Dat de impact duidelijk is, net als de mate van verstoring.” De waardering van klanten bleef niet uit. ,,Ik hoor, ook vanuit het salesteam, dat klanten het als prettig ervaren.”

ServicewindowOp basis van een aanvullende SLA is voor klanten de servicedesk nu ook buiten kantoortijden geopend voor prio 1 meldingen, tot elf uur ‘s avonds, ook op zon- en feestdagen. Michel: ,,Die diensten draaien Dimitri, Adnane Madraz, Johnny Groeneveld en Klaas van Ditzhuijzen om de week. De responsetijd is maximaal 1 uur en we verrichten maximaal vier uur daadwerkelijke arbeid aan het probleem tijdens de verlengde openstelling. Is het probleem dan nog niet opgelost dan wordt het doorgeschoven naar reguliere kantooruren omdat er dan waarschijnlijk meer expertise gewenst is.”

Met meer grote klanten nam ook de druk op de servicedesk van OpenSesame ICT toe. Bovendien willen klanten graag ook buiten kantoortijd bij hun ICT-partner terecht kun-nen. Dat kan nu, tot grote tevredenheid van servicemanager Michel Veeninga, Dimitri van Gameren en de programmeurs.

OpenSesame ICTde kracht van eenvoud

juni 2013verschijnt vier keer per jaar voor relaties van OpenSesame ICT

NIEUWSBRIEF

Dennis Bouwmeester Implementation Consultant SugarCRM™ Dennis Bouwmeester heeft als consultant van OpenSesame het certificaat Implementation Consultant behaald.

Bouwmeester: ,,Dat geeft onze klanten de garantie dat wij implementaties optimaal begeleiden en daarin nog beter worden ondersteund door SugarCRM™. “

Welke van de twee, maakt weinig uit. ,,Alsof ik naar mezelf zit te kijken”, denkt Annette geregeld als ze Tjendra ziet werken, achter de balie aan de overkant van de entree. ,,Andersom ook”, bevestigt Tjendra. ,,We maken elkaars zinnen af. Of zitten uren te werken zonder een woord te wisselen. Dan hebben we toch contact.”

Verrijking Die klik was er al toen Tjendra op gesprek kwam, in april 2008. ,,Een open gesprek. Het voelde direct heel goed.” Het werk bevalt haar zo goed dat ze er dagelijks ruim drie uur reizen voor over heeft. Nodig, want ze verhuisde naar ,,de liefde van haar leven”, in Velsen-Noord. ,,Maar liever die reistijd en het naar mijn zin dan dicht bij huis en balen.” Vooral de veelzijdigheid in haar takenpakket en de mentaliteit bij OpenSesame ICT bevallen haar goed. En dat had ze niet gedacht toen ze gevraagd werd door een ICT-bedrijf… ,,Nerds, ingewikkeld , denk je dan. Ik kwam uit kledingwinkels. Maar toen ik de slogan ‘De Kracht van Eenvoud’ las, dacht ik ‘dan moet ik dat ook begrijpen’. Inmiddels vind ik de mentaliteit van de mensen hier een verrijking in mijn leven. En we leveren maatwerk, waardoor elke klant iets bijzonders heeft.”

SociaalAnnette begon 2 jaar eerder, na 27 jaar diverse functies in de financiële dienstverlening bij de Rabobank. Bij een reorganisatie nam ze de regie in eigen hand door afscheid te nemen. ,,Ik wilde minder ‘druk-op-de-knop’-werk. Weer meer in contact met mensen werken. Al snel had ze

bij vier bedrijven gesprekken. OpenSesame ICT toonde daadkracht: ,,Een dag na een eerste gesprek belden ze al terug. Ik reed toevallig in de buurt, kon direct langskomen en we werden het eens. Het takenpakket was breed en ik kreeg het gevoel ook sociaal iets aan het bedrijf te kunnen toevoegen.”

Twee-eenheidOpenSesame ICT groeide en Annette kreeg versterking voor de telefoon: Tjendra. Al snel bleek ‘coaching’ een kwaliteit van Annette. ,,Niet eens bewust”, zegt Tjendra, ,maar in één-op-één-gesprekjes kan ze je heel goed raken.” Gaandeweg vormden ze een krachtige twee-eenheid. Is één van hen op vakantie, ziek of zwanger (Tjendra is sinds een jaar trotse moeder), dan draait de backoffice gewoon door. En is er altijd een vriendelijke stem, aan de andere kant van de lijn.

Wist u dat ...... u meer kan verkopen via uw website? We bieden handige tools waarmee actieve marketing en sales op uw website mogelijk is. Zodat u met minder verkoopinspanning meer klanten kunt werven.

... SugarCRM™ 7 er aan komt? Met Sugar 7 werk je via de cloud ‘samen alsof je op kantoor bij elkaar zit. Ook met lead- en klant verrijking en een navigatie waarin de gebruiker centraal staat. Geef je op voor onze workshop op donderdag 20 juni.

Beter nog ...... OpenIMS® biedt de gebruiker nu de mogelijkheid dossiers te markeren. Per dossiercategorie verschijnt een extra blok met ‘Favoriete dossiers’.

... op veler verzoek is aan namen in de DMS folderboom een optie toegevoegd om foldernamen af te breken. Daardoor wordt de breedte van de folderboom beperkt.

... tabletgebruikers kunnen OpenIMS® DMS ook vanaf hun iPad en Android tablet bereiken.

Agenda 20 juni 2013

Workshop SugarCRM™ 7meld je aan en weet ook alles over alle nieuwe mogelijkheden van rapportages en workflows

Meer informatie over OpenSesame vindt u op

www.osict.com en www.os-crm.com

Neem contact met ons op via 0031 (0)30 6035640

info@osict.com en info@os-crm.com

Stel je voor, de backoffice: Tjendra da Costa en Annette Suister

Agenda

OpenSesame ICT en OpenSesame CRM gaan met u graag de uitdaging aan te bewijzen dat met een volwassen Open Source oplossing de mensen in uw organisatie nog beter gaan doen waar ze goed in zijn.Centraal staat altijd de eenvoudige oplossing voor krachtige medewerkers. Open Source waar mogelijk in naadloze combinatie met closed source waar nodig. Om zo de beste kwaliteit/prijs/prestatie te garanderen. Het is geen religie, maar gewoon gezond verstand.

Ze zitten gespiegeld. Achter de linker balie Tjendra da Costa, achter de rechter Annette Suister. In het middelpunt van elf kantoorruimtes vormen ze samen de backoffice. Hen krijg je aan de telefoon als je OpenSesame ICT belt.

Papierwinkel kost Eval dankzij DMS 80% minder tijdBij binnenkomst van het fabrieksterrein van EVAL op de linkeroever van de Antwerpse haven, sta je onmiddellijk op scherp. Een lichtkrant toont het aantal dagen dat ongevallen het bedrijf bespaard zijn gebleven: ongevallen zijn een zeldzaamheid. OpenIMS® DMS draagt daar in belangrijke mate aan bij.

Geen wijziging in de procedures wordt doorgevoerd zonder te zijn vastgelegd en zonder bij elke medewerker bekend te zijn. Tijdens audits, hetzij van klanten, van overheidswege of in het kader van ISO-certificering, kunnen desgewenst direct alle procedures worden bezien en kan de kwaliteit onomstotelijk worden aangetoond. En de hooggekwalificeerde medewerkers van EVAL zijn niet onnodig veel tijd kwijt aan administratieve handelingen zodat ze zich kunnen focussen op de kwaliteit van de producten.,,Deze papierwinkel krijg ik niet meer verwerkt”, signaleerde de productie Engineer na jaren van groei. Bruno Steenssens herkende het geluid. Zelf had de scheikundig ingenieur ook jarenlang de positie van production engineer bekleed.

Lees verder op onze website

Zie ook ...onze nieuwe webvideo over de vele voordelen van de integratie van OpenIMS® met SugarCRM™: www.openims.com/crmdmsvideo