Informatie uit DAE tales, onderwijs nieuwsbrief herfst 2010

Trajectplanner Vorig jaar zijn we een onderzoekstraject ingegaan om een nieuw studenteninformatiesysteem te vinden, dat aansluit bij de wensen en behoeften van Design Academy Eindhoven, als opvolger van Bovah/Exbah. Het pakket Trajectplanner bleek er uiteindelijk met kop en schouders bovenuit te steken en zal ons in de toekomst, op gebruiksvriendelijke wijze, goed inzicht bieden op de studievoortgang van individuele studenten tot aan management informatie. De academiebrede implementatie van dit pakket vraagt een zorgvuldige en gestructureerde aanpak, zodat we er straks ook uit kunnen halen wat er in zit. Daar is tijd voor nodig. Anita Pauwels (coördinator studentenadministratie) zal als projectleider dit implementatietraject begeleiden. We streven er naar begin volgend studiejaar zover te zijn dat we over kunnen stappen naar dit nieuwe systeem. Meer informatie volgt later…. Informatie uit:

WHITE LADY’S JOURNAL DESIGN ACADEMY EINDHOVEN – WINTER 2010

Nieuw Studenteninformatiesysteem grote stap voorwaarts De studentenadministratie stapt over op een nieuw computersysteem dat de organisatie én studenten veel voordelen biedt. Anita Pauwels, coördinator studentenadministratie en projectleider „Studenteninformatiesysteem‟, legt uit wat er allemaal gaat veranderen. Het invoeren van het nieuwe systeem gebeurt overigens in fasen. Het streven is om per 1 september 2011 volledig operationeel te zijn. We werken momenteel nog met het pakket Bovah-Exbah voor het HBO onderwijs. Bovah is een informatiesysteem waarmee we de inschrijving van studenten verwerken. Exbah is het volgsysteem waarmee we de voortgang van hun studie registreren. Het pakket is bewerkelijk en verouderd en dus aan vervanging toe. Nadat een plan van eisen was opgesteld, is een projectgroep de markt gaan verkennen. We zochten een systeem dat snel inzicht geeft in alle soorten informatie. Zo moeten we op elk moment kunnen zien hoeveel nieuwe studenten we hebben en hoeveel er zijn afgestudeerd. Ook moeten we per student het een en ander registreren om aan alle bekostigingsvoorwaarden te kunnen voldoen van de Dienst Uitvoering Onderwijs (DUO) van het ministerie van OCW,” zegt Anita. “Daarvoor moeten we weten de herkomst van de studenten. Je moet niet vergeten dat onze academie circa 700 studenten heeft waarvan ongeveer een derde een andere dan de Nederlandse nationaliteit heeft. Ze komen van binnen en buiten de Europese Unie. Voor het management en de mentoren is het van belang te weten hoe het met de studie van de studenten gaat. Is er sprake van een achterstand en zo ja, wat is de oorzaak? Zijn er knelpunten? Met het huidige systeem hebben we daar geen grip op. Een van de toekomstige mogelijkheden is het digitaal invoeren van portfolio. Docenten zijn dan in de gelegenheid werkstukken van studenten digitaal te beoordelen en van commentaar te voorzien. Bovendien kunnen docenten en mentoren sneller ingrijpen en bijsturen.” TrajectPlanner Na een presentatie van meerdere systemen werd unaniem gekozen voor TrajectPlanner. Anita: “Iedereen was daar enthousiast over, hoewel het pakket nog aan een aantal eisen en wensen

aangepast moet worden. We zijn overigens al bezig met het invoeren van gegevens en testen van bestanden, maar er ligt nog een hele weg te gaan voor ons. Het is een omvangrijke operatie. Het nieuwe systeem verlangt van gebruikers een aangepaste manier van werken. Daarom worden ter ondersteuning workshops georganiseerd. Niemand wordt in het diepe gegooid! Het grote voordeel is, dat we allemaal op dezelfde manier gaan werken en dat resultaten sneller zichtbaar worden. Bovendien kan de student thuis inloggen op de centrale computer van de academie en in één oogopslag zijn studieresultaten zien. Met één druk op de knop wordt veel zichtbaar. Het zijn niet alleen studenten die profiteren van het nieuwe systeem, de hele organisatie plukt er de vruchten van: het managementteam, de financiële administratie, ICT, de receptie en ga zo maar door. Maar voor het zo ver is ligt er een zware last op de schouders van de projectgroep. Van verschillende afdelingen zijn collega‟s verantwoordelijk voor veel in te voeren data.” Stap voor stap Per 1 december gaat TrajectPlanner voor een deel operationeel. “We starten met het inschrijfgedeelte en bouwen stap voor stap aan het volggedeelte. Vergelijk het met het bouwen van een huis, je begint met de fundering. We willen voorkomen dat we belangrijke zaken over het hoofd zien. Daarom vragen we in het verdere traject niet alleen de mening van docenten en mentoren, maar ook van studenten. We laten ze meekijken met het systeem. We staan voor een geweldige uitdaging, maar we gaan er voor om TrajectPlanner in september 2011 gereed te hebben. De trein staat op de rails en we moeten er nu vaart in zien te houden!” besluit Anita.