Infosessie studentenverenigingen

1. Student in Gent

2. Erkende studentenverenigingen

3. Een event organiseren in Gent

4. Ondersteuning

1. Student in Gent

a) StuGent: studentenoverleg

• Tweemaandelijks

• Voorzitter: schepen van Onderwijs, Opvoeding en Jeugd, Elke

Decruynaere

• Wie? Stadsdiensten, kabinetten, Politie,

studentenvertegenwoordigers, stuvo HOI,

studentenverenigingen (konventen), externe partners

• Wat? Platform voor studenten naar de stad toe – stad naar de

studenten toe

• Uiteenlopende onderwerpen

1. Student in Gent

b) WIE DOET WAT

Studentenambtenaar

Coördinerende rol tussen studenten, HOI, stadsdiensten en

externe partners

Studenten stem geven in beleid: StuGent (studentenoverleg)

Opvolgen samenwerkingen:

Kot@gent

Tumult.fm (cultuurblog, facebook en radio)

studentENmobiliteit

Werkgroep internationale studenten

Ondersteunen studentenevenementen zoals bvb Kick Off

• Studentenpreventiecoach

Draaiboek kotgerelateerde overlast

Doopdecreet

Glasverbod Overpoort tussen 20u en 7u! Ook op

Kramersplein.

Plakbeleid

Sensibilisatiecampagnes

Valentijnsactie

Studentenvieruurtjes

Marianne de kotmadam

Kot op slot

Bye bye nachtlawaai

c. Info

• Website student in Gent

• Like Student in Gent op facebook

2. Erkende studentenverenigingen

Wie?

Alle verenigingen erkend door Universiteit Gent – DSA, stuvo’s

hogescholen

151 erkende studentenverenigingen

Voordelen?

Logistieke ondersteuning evenementen

Gratis gebruik uitleendienst evenementen en feesten

Korting zalenverhuur zalen Stad Gent

3. Een event organiseren in Gent

I. OPENBAAR EVENEMENT

a) AANVRAAG inname openbaar domein: goedkeuring

College nodig na advies veiligheidsdiensten

• Hou rekening met aanvraagtermijnen!

Coördinatie met veiligheidsdiensten vereist? = aanvraag

3 maanden op voorhand!

Alle andere evenementen = minstens 7 weken op

voorhand

• Aanvraag + INPLANTINGSPLAN doorsturen naar:

Dienst Evenementen, Feesten, Markten en Foren

Botermarkt 1, 9000 Gent (postadres!)

Wiedauwkaai 49A, 9000 Gent (werkadres)

Meer info: 09 269 46 11

evenementen.feesten.iod@stad.gent

I. OPENBAAR EVENEMENT

b) DRANKVERGUNNING

• Onderscheid tussen gegiste dranken (bieren, wijnen…) en

sterke dranken (gedistilleerde/gestookte dranken)

• Wie vraagt aan? Verantwoordelijke(n) van de organisatie

• Wanneer? Maand vooraf.

• Wat heb je nodig?

Een plannetje met de ligging van de drankverkoop

Een moraliteitsattest (enkel de organisator)

Voor verenigingen met een statuut (bv. vzw’s): de statuten van de vereniging

Een toelichting wie welke activiteit organiseert (bv. een folder of uitnodiging)

I. OPENBAAR EVENEMENT

• Waar?

Horecabureau

Belfortstraat 2 - 9000 Gent

tel: 09 266 82 08

horecacoach@stad.gent

c) MORALITEITSATTEST

• Waarom? Om de drankvergunning te kunnen verkrijgen.

• Waar? Bij de politie van de stad of gemeente waar je

gedomicilieerd bent.

I. OPENBAAR EVENEMENT

d) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN

• Kleinschalig event (<300): standaardregels

• Midschalig event (300 – 2000): maximum geluidsniveau

wordt beperkt tot 90 dB(A), gemeten als LAeq, 15 minuten

• Grootschalig event (>2000): maximum geluidsniveau wordt

beperkt tot 95 dB(A), gemeten als LAeq, 15 minuten

• Einduur: weekregime (23:00 uur) en weekendregime. In het

weekendregime (01:00 u) + uitloopfase

–► uitzondering op weekregime moet aangevraagd worden!

–► enkel Student Kick Off en 12urenloop

I. OPENBAAR EVENEMENT

e) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN

• Event op openbaar domein: aanvraag naar

evenementen.feesten.iod@stad.gent

• Event op privé-domein: aanvraag naar

secretariaat.milieudienst@stad.gent

• Sonometer nodig? Via uitleendienst

evenementen.feesten.logistiek@stad.gent

I. OPENBAAR EVENEMENT

f) SABAM / BILLIJKE VERGOEDING

• Licentie SABAM aanvragen

• Het te betalen bedrag hangt af van het soort evenement, de

inkomprijs, de oppervlakte, enzovoort.

• Online aangifte billijke vergoeding minimum 5 dagen op

voorhand

g) OPMAAK VEILIGHEIDSPLAN

• Op vraag van en i.s.m. veiligheidsdiensten (Politie en

Brandweer), aanstellen veiligheidscoördinator.

• Risico-analyse

• Er wordt oa bepaald of je sfeerbeheerders, security, Politie

moet inzetten, hulpdiensten

I. OPENBAAR EVENEMENT

h) OPMAAK AFVALPLAN

• Wanneer? > 500 bezoekers

• In samenwerking met IVAGO

www.ivago.be

09 240 81 11

info@ivago.be

•Afvalplan mailen naar Ivago en dienst evenementen?

•Tips voor een afvalarm evenement:

Afval voorkomen + selectief inzamelen

Afvalarme promotie

Herbruikbare bekers (via Ivago)

•www.groenevent.be/

I. OPENBAAR EVENEMENT

i) OPMAAK BEWONERSBRIEF

• Impact op vlak van geluid, afval, bereikbaarheid?

• Per brief buurtbewoners op de hoogte brengen (2 weken voor

event)

• Vermeld mogelijke impact en inspanningen m.b.t.

Geluid: vermelden dat geluidshinder kan ontstaan; vermeld

soundchecks (voor grotere evenementen), start- en einduur en vergunde geluidsnormen

Op- en afbouwperiode

Verkeer en bereikbaarheid: wordt het verkeer omgeleid?

Blijven straten, huize, garages,… bereikbaar? Geldt er een

tijdelijk parkeerverbod?

I. OPENBAAR EVENEMENT

i) OPMAAK BEWONERSBRIEF

• Vermeld in de brief een telefoonnummer waarop de

buurtbewoners jullie kunnen contacteren (zowel tijdens op- en

afbouwperiode als ook tijdens activiteit!).

• Bewonersbrief mailen aan (4 weken voor event):

Politie via evenementen.feesten.iod@stad.gent

Joris.vanEeckhoven@stad.gent (wijkregisseur binnenstad)

I. OPENBAAR EVENEMENT

k) AANVRAAG AANSLUITING ELEKTRICITEIT

• Aansluiting op elektriciteitsnet Stad Gent: aanvraag 8

weken op voorhand mailen naar

evenementen.feesten.logistiek@stad.gent

l) AANVRAAG MATERIAAL

• Podia, blusapparaten, afsluitingen, audio/visueel

materiaal…

• Gratis voor erkende studentenverenigingen

• Eerst komt, eerst maalt: op tijd aanvraag doen!

• Aanvraag mailen naar

evenementen.feesten.logistiek@stad.gent

I. OPENBAAR EVENEMENT

3. Een event organiseren in Gent

II. GEEN INNAME OPENBARE DOMEIN

a) MELDINGSPLICHT bij politie / burgemeester

Meldingsformulier 6 weken op voorhand mailen.

b) AANVRAAG AFWIJKING GELUIDSNORMEN

Uitbater moet voorwaarden (3 categorieën) zaal kennen, wil men een

geluidsniveau spelen dat buiten reguliere niveaus ligt?

= uitbater of organisator vraagt afwijking aan via

secretariaat.milieudienst@stad.gent

c) SABAM (= auteursrechten)

• Licentie aanvragen 10 dagen op voorhand

• Het te betalen bedrag hangt af van het soort evenement, de

inkomprijs, de oppervlakte, enzovoort.

d) BILLIJKE VERGOEDING (= uitvoerdersrechten)

• Online aangifte minimum 5 dagen op voorhand

• Tenzij zaaluitbater een jaarvergoeding ‘dans’ betaald.

II. GEEN INNAME OPENBARE WEG

e) VERZEKERING

Iedereen die bij organisatie event betrokken is, kan

aansprakelijk gesteld worden voor het veroorzaken van schade

bij derden.

• Reguliere werking = groepspolis burgerlijke

aansprakelijkheid (BA)

Materiële schade

Lichamelijk schade

• Buiten reguliere werking = bijkomende verzekering BA

Af en toe: dagverzekering afsluiten

Regelmatig: op jaarbasis BA exploitatie of uitbating afsluiten

II. GEEN INNAME OPENBARE WEG

e) VERZEKERING

Via provincies kan je intekenen op een verzekering die

naast BA ook rechtsbijstand en ongevallen verzekerd en

gratis voor 100 vrijwilligersdagen per jaar.

• Verzekering tegen ongevallen

Heb je als organisator betaald personeel in dienst, dan ben

je verplicht een verzekering tegen arbeidsongevallen af te

sluiten.

• Rechtsbijstand

Een rechtsbijstandpolis dekt: burgerlijk verhaal,

strafrechtelijke verdediging, burgerlijke verdediging,

insolventie van derden en strafrechtelijke borgtocht.

II. GEEN INNAME OPENBARE WEG

f) SECURITY – SFEERBEHEER

• Niet verplicht: verantwoordelijke organisatie

• Erkende bewakingsfirma: melden aan cpv@politie.gent.be

• Vrijwilligers: verschillende voorwaarden

Samengesteld uit eigen leden of aanwijsbare band met organisatoren

10 dagen voor event melden (namen, RRN en adres) aan burgemeester via

cpv@politie.gent.be

Persoonscontrole, verkeersbegeleiding (parking)

Gratis (geen vergoeding ontvangen, ook niet in natura)

Max 4 maal per jaar sfeerbeheer inschakelen

Controle van kledij en goederen, slechts na toestemming van burgemeester

II. GEEN INNAME OPENBARE WEG

g) ZALEN

• Fuifzalenzoeker

• Polyvalente zalen: Gildenhuis, OC Oostakker, JOC Minus

One, JOC Vierde Zaal Gentbrugge, De Zulle

• Tarief erkende studentenvereniging bij niet-commerciële

activiteit

• Checklist organisatie fuif op www.fuifpunt.be

II. GEEN INNAME OPENBARE WEG

4. Ondersteuning

I. FINANCIEEL

a) ALLES KAN! Of toch bijna…

• -30 jaar

• Film, mode, video, dans, multimedia, beeldende kunst,

muziek, literatuur, theater, skaten, groenten kweken,

breien,…

• Alles Kan geeft je de kans om jouw cultureel, sportief,

artistiek, sociaal of educatief idee te realiseren

• Maximaal 3000 euro

• Dossier indienen via www.alles-kan.be

• Vrije tijd + Gent + toonmoment

I. FINANCIEEL

b) BUURT BEWEEGT

• Wie? Studenten op kot in Gent en feitelijke verenigingen wiens zetel in

Gent is gevestigd of wiens activiteiten volledig of hoofdzakelijk in Gent

plaatsvinden

• Voorwaarden:

duurzaam sport-/beweeggedrag tot doel hebben

oog hebben voor gezondheid waarbij ethisch en medisch verantwoord

sporten/bewegen centraal staat

de sociale cohesie van de buurt bevorderen.

• Wat?

Gratis lesgever

Gratis verzekering

Gratis materiaal en advies

• Timing: 6 weken op voorhand aanvraag mailen naar

sportdienst@stad.gent

I. FINANCIEEL

c) WIJK AAN ZET

• Wie? Studenten op kot in Gent en feitelijke verenigingen wiens zetel in

Gent is gevestigd of wiens activiteiten volledig of hoofdzakelijk in Gent

plaatsvinden

• Wat? Festival, straatfeest, openluchtboekenmarkt, …

• Voorwaarden:

Verbeter het buurtgevoel van jouw wijk

Subsidie moet in verhouding zijn met de kostprijs van het initiatief of

project

Jouw project moet uiterlijk binnen 1 jaar uitgevoerd worden

• Wat? Tot 2.500 euro

• Timing: aanvraag indienen in februari en september, mailen naar

wijkaanzet@stad.gent

• Beoordeling door wijkjury, beslissing door college na 90 dagen

I. FINANCIEEL

d) ANDERE SUBSIDIES

• Artiest zoekt feestneus

• Klimaatproject

• Ondersteuning sportieve evenementen

• Socio-culturele events en feesten

• Youth in action

I. FINANCIEEL

4. Ondersteuning

II. LOGISTIEK

II. LOGISTIEK

a)UITLEENDIENSTEN

• Provincie Oost-Vlaanderen

Centraal magazijn, Kapiteinstraat 55

uitleendienst.avm@oost-vlaanderen.be

www.oost-vlaanderen.be/uitleendienst

• Jeugddienst Stad Gent

Fuifset audio, fuifset licht, sportmateriaal, groot materiaal

Forelstraat 37

Aanvraagformulier: jeugddienst@stad.gent of

jeugddienst.uitleendienst@stad.gent

Open: Maandag-vrijdag 9u-17u

• Dienst Evementen, Feesten, Markten en Foren

Podiumelementen, brandblussers, lichtset, …

Wiedauwkaai 49A

Aanvraagformulier: evenementen.feesten.logistiek@stad.gent

• Bloso: sportmateriaal

b) ZALENVERHUUR

• Jeugddienst-Huis van de student

3 zalen + beamer + laptop o Kioskzaal: 100 pers., podium, tafels, projectiescherm

o Balkonzaal: 25 pers., tafels en stoelen

o Living: buiten de diensturen

Sociaal culturele activiteiten = gratis

Beschikbaar? Minimum 3 weken op voorhand aanvragen

Aanvraagformulier + brandverzekering + burgerlijke en contractuele aansprakelijkheid

b) ZALENVERHUUR

• Andere zalen Stad Gent

Voor vergaderingen, repetities, voorstellingen, lezingen,

presentaties, e.a.

Cultuurdienst Zalen

Veldstraat 82A, 9000 Gent

09 269 84 65 of 09 269 84 75

cultuur.zalen@stad.gent

Elke weekdag open van 9.00 tot 13.00 uur

c) GENTSE GRUUTE KUIS

• Week voor of na zondag 20 maart

• Oproep aan studentenverenigingen om deel te nemen

• Plein, park, straat schoonmaken

• Inschrijven via www.ivago.be

• Materiaal via Ivago:

handschoenen, grijpers, veegborstels, zakken

schriftelijke instructies en veiligheidstips

ophalen van het ingezamelde afval

• Na opkuis volgt een attentie van Ivago!

Contactgegevens

Anneke Vanden Bulcke (studentenambtenaar)

studentenambtenaar@stad.gent

Frank De Staebel (fuifambtenaar)

frank.destaebel@stad.gent

Jeugddienst – Huis van de Student

Kammerstraat 10

9000 Gent

09 269 81 10

Openingsuren: maandag - woensdag - vrijdag

09.00 - 12.30 uur en 13.30 - 17.00 uur

Dinsdag

13.30 - 17.00 uur

Donderdag gesloten

Bedankt voor

uw aandacht