Navigator voor een optimalehandelwijze in de coronacrisis

De COVID-19 crisis brengt onzekerheid met zich mee voor uw organisatie en uwmedewerkers. Markten gaan op slot, opdrachten en ordersworden uitgesteld of

zelfs afgezegd. Netwerken komen onder druk door de toename van digitaalverkeer, vragen over thuiswerken, medewerkers die ziek worden of ineens hunkinderen thuis hebben. De Navigator van Berenschot helpt u de crisis zo goed

mogelijk te doorstaan.

Elke organisatie staat momenteel voor de volgende opgaves:

De business aan de praat houden enklaarmaken voor de toekomst.

Slim financieel handelen om liquiditeit tebehouden en de kostenstructuur teoptimaliseren.

Medewerkers betrekken bij oplossingen enadequaat communiceren richtingstakeholders.

Bij alle onzekerheid biedt de coronacrisis echter ook demogelijkheid om veranderingen die u wellicht al in uw

achterhoofd had, nog eens goed te beschouwen of juist teversnellen. Net als bij een wegblokkade wordt u gedwongen

heel snel een keuze te maken voor een alternatieve route.

Wellicht is die alternatieve koers veel beter dan destandaardroute of ontdekt u een nog aantrekkelijkere wegrichting de toekomst. Om uw organisatie door deze crisis teloodsen, biedt Berenschot u de Navigator. Deze checklistbiedt u houvast in deze onzekere periode.

Berenschot

1 2 31

De business aan de praat houden en klaarmaken voor de toekomst

A. Klanten

Breng in kaart welke klantengetroffen worden: in welkesectoren bevinden zij zich en wiezijn hun klanten?

Maak duidelijke afspraken met deklant en zorg voor regelmatigcontact om up-to-date te blijven.

Inventariseer welke harde omzetniet geraakt wordt en welkvolume mogelijk wegvalt.

Ga na in welke regio’s uw klantenactief zijn?

Check wat u bentovereengekomen voor het geval uniet kunt leveren.

Bekijk welke maatregelen uproactief kunt nemen om op dewensen van de klant in te spelen.

Onderzoek welke maatregelen umoet nemen om uwbedrijfsprocessen in te richten opeen veranderende klantvraag.

B. Toeleveranciers

Breng uw toeleveranciers (tier 1, 2en 3) in kaart en onderzoek inhoeverre de crisis hen treft. Hoerobuust is hun positie in de keten,zijn hun toeleveranciers stabiel?

Ga in gesprek met uw leveranciersin hoeverre zij volume en kwaliteitkunnen blijven garanderen enwelke noodplannen zij reedshebben gemaakt.

Bepaal welke leveranciers kritiekzijn en bekijk de mogelijkhedenvoor alternatieve leveranciers.

Beoordeel of u de risico’s metbetrekking tot leveringen kuntspreiden door een diversiteit aanleveranciers te selecteren.

Ga na of uw leveranciersgeografisch voldoende verspreidzijn om risico’s op te vangen.

C. Processen

Sluit indien mogelijk uw kantoor,introduceer hulpmiddelen om vanthuis uit te werken.

Schrap niet-essentiële verplaatsingen.

Zet fysieke meetings om invideoconferenties. Organiseeroverlegmomenten zo veel mogelijkdigitaal.

Introduceer dagstarts met uw teamom de onderlinge cohesie tebehouden en prioriteiten te stellen.Zorg hierbij voor een goede agendagebaseerd op de Plan-Do-Check-Actcyclus.

Maak kleinere ploegen en werk waarmogelijk in verschillende shifts ombesmetting te voorkomen.

Borg de continuïteit van de ICT-ondersteuning en de performance.

Maak een noodplanning, met hetoog op meerdere scenario’s.

Identificeer welke producten en/ofdiensten voor u en uw klanten hetbelangrijkst zijn.

Stel vast welke processen cruciaalzijn voor de totstandkoming enlevering van deze producten en/ofdiensten.

Evalueer mogelijke risico’s enbottlenecks. Ontwikkel mitigerendemaatregelen om de uitvoering vandeze processen zoveel mogelijk teborgen.

Bepaal de minimaal benodigde(personele) capaciteit voor dezescenario’s. Bouw op basis daarvaneen personeelsplan met daarinaspecten als vaste en flexibelebezetting, locatie, teamopbouw encompetenties.

De continuïteit van uw organisatiewordt momenteel op de proefgesteld. Hoe is uw organisatieingericht op een grootschalige crisis?Breng focus aan in uwproductenportfolio. Welke productendrijven uw omzet?

Welke producten zijn op dit momentessentieel voor uw klanten? Ook uwklanten worden getroffen door decrisis. Zij zullen sterk op u moetenkunnen vertrouwen, en u zultduidelijke beloftes en afsprakenmoeten maken om de klantrelatiesterk te houden. Waar hebben uwklanten momenteel het meestbehoefte aan? Kunt u hen daarbijondersteunen of zekerheid bieden?Heeft u ruimte om hen bijvoorbeeldmet betalingsregelingen te helpen?

Omgekeerd kunnen uwtoeleveranciers u wellicht ookhelpen. Kunt u zekerheid verkrijgenover leveringen? Zijn uwtoeleveranciers bereid om met u overeen betalingsregeling te praten?

CHECKS:

1

Slim financieel handelen om liquiditeit te behouden en de kostenstructuur te optimaliseren

A. Klanten

Beoordeel de kredietwaardigheid(onder andere betalingstermijnen) vanklanten en breng de belangrijksterisico’s in kaart.

Onderzoek de contractuele afsprakenover factureren en niet kunnen ofmogen leveren van goederen endiensten.

Spreek als directie vooraf af hoe u zichopstelt (toon). Maak verderonderscheid naar A-, B- en C-klanten,en delegeren van verant-woordelijkheden en bevoegdheden.

Zet acties uit bij teams (financiën enverkoop) om uitstaande vorderingenbinnen te halen:

Onderzoek mogelijkheden om een deelvan de omzet naar voren te halen doorvooruit te factureren.

Bepaal in welke mate ubetalingstermijnen wilt (en kunt)verschaffen aan klanten.

Bepaal wanneer u de dienstverleningstopzet c.q. goederen retour haalt.

Check of recente leveringen aanklanten volledig zijngefactureerd.

Beoordeel de lopendecontractuele verplichtingen, deuitleverschema’s en bepaal deacties:

Aan welke voorwaarden moet zijnvoldaan om leveringen aan klantenvrij te geven?

Wie krijgt mandaat om leveringenvrij te geven?

Bepaal hoe u omgaat metleveringen en betalingen binnende holding.

B. Toeleveranciers en diensten van derden

Beoordeel lopende verplichtingen enbreng de belangrijkste risico’s inkaart.

Bepaal als directie betaalgedrag naarde toeleveranciers (ook verhuurdersen dergelijke) en hoe u zich opstelt(toon). Breng kritischetoeleveranciers c.q. leveringen inkaart (producten, diensten, inleen-,tijdelijke krachten):

Welke bestellingen, verplichtingenwilt u herplannen, aanpassen ofbeëindigen?

Wie mag bestellingen plaatsen en watis het maximumbedrag (eventueelinclusief fiatteringsproces)?

Check of alle verplichtingen zijnvastgelegd.

Spreek nieuwe betalingstermijnen afmet toeleveranciers.

Stel een team van financiën eninkoop samen dat vragen vanleveranciers gaat afhandelen.

Bepaal hoe u omgaat met leveringenen betalingen binnen de holding.

Maak afspraken met medewerkersen toeleveranciers over het aangaanvan nieuwe verplichtingen.

Bepaal of lopende/geplandeinvesteringen uitgesteld kunnenworden.

Tijdens een crisis is het essentieelom een goed, actueel inzicht teverkrijgen in de inkomende enuitgaande geldstromen en dedagelijkse ontwikkeling van debankstand, en hierop te sturen.

Kent u uw kosten- enuitgavenstructuur en weet u watu kunt beïnvloeden? Eenliquiditeitsprognosemodel stelt uin staat scenario’s in kaart tebrengen en snel de juiste acties tebepalen.

CHECKS:

2

2

CHECKS:

C. Medewerkers

Inventariseer de toekomstigebetalingen (reguliere salarissen,bonussen en winstafhankelijkeuitkeringen, vakantiegeld,salarisverhogingen, lease-verplichtingen, bedrijfsvoorheffingen betalingen aan RSZ).

Bepaal als directie noodzakelijkestappen en maatregelen:

Vacaturestop invoeren.

Uitstellen van salarisverhogingen(afhankelijk van de mogelijkhedenbinnen de cao en/ofbedrijfsafspraken).

Contracten voor bepaalde tijd nietverlengen.

Overuren beperken.

Flexibilisering van capaciteit(deeltijds werken, tijdelijkewerkloosheid, gebruik maken vanflexibele arbeidsregelingen, ...).

Werknemers verzoeken omvakantiedagen flexibel op te nemenrekening houdend met de dal- enpiekperiodes.

Afbouwen leasecontracten.

Onderzoek in welke materegelingen kunnen afgeschaald cq.tijdelijk opgeschort kunnen worden.

Breng stakeholders in kaart(ondernemingsraad, socialepartners, et cetera) en betrek henbij de stappen en maatregelen.

Overleg met of blijf geïnformeerddoor (ev.) sociaal secretariaat,werkgeversorganisatie, …

D. Derden: steunmaatregelen van de overheid

Maak optimaal gebruik vanbeschikbare (nieuwe) regelingenvan de fiscus en sociale zekerheid:

Wat is uw positie als het gaat omverrekeningen, aanpassingen enuitstelmogelijkheden rond btw,bedrijfsvoorheffing envennootschapsbelasting (aanslagen/of voorafbetaling)?

Aanvragen betalingsplan socialewerkgeversbijdrage.

Steunmaatregelen van de overheid:

Verkrijg inzicht in de steunmaatregelenvan de overheden (federaal enregionaal), bijvoorbeeld tijdelijkewerkloosheid.

Flexibiliteit in de uitvoering van federaleoverheidsopdrachten.

Mogelijkheid tot aanvraag hinderpremievoor ondernemingen, uitstel vanterugbetaling van leningen, …

Blijf up-to-date geïnformeerd over demaatregelen (bijvoorbeeld door in teschrijven op websites van o.a. deoverheden, werkgeversorganisaties,sociale secretariaten).

Slim financieel handelen om liquiditeit te behouden en de kostenstructuur te optimaliseren

A. Leiderschap

Stel als directie enmanagementteam een helderediagnose: wat zijn de belangrijksterisico’s en kansen de komendeperiode voor de organisatie?

Toon verantwoordelijkheid en neembesluiten, ook al is de situatieonvoorspelbaar en de informatiesoms beperkt.

Geef richting aan wat er moetgebeuren. Coördineer de maniervan samenwerken en zorg voor eenheldere (overleg)structuur.

Communiceer open en snel. Zorgvoor een geloofwaardig verhaalrichting medewerkers, waaruiturgentie spreekt maar ookperspectief en vertrouwen voor detoekomst.

Investeer in een goedfunctionerend managementteam,dat op inhoud (wat zijn debelangrijkste opgaven?) en relatie(hoe pakken we het samen aan?) decrisis aankan.

Inventariseer alle management- enoverige kritische functies, alsookwie-wie vervangt bij (tijdelijke)uitval.

Formeer een team van interneen/of externe experts om te borgendat u tijdens de crisis steeds over dejuiste gegevens en kennis beschikt.

Geef zelf het goede voorbeeld.

B. Medewerkers

Betrek medewerkers in hetbedenken van oplossingen vooreventuele problemen die ontstaandoor de crisis. Benut daarbij iederstalenten.

Geef ruimte om initiatieven op testarten, stop wanneer ze nietwerken, en schaal op wanneer zesuccesvol zijn.

Zorg voor voldoende ruimte vooronderlinge verbinding en stuur hieractief op. Vier tussentijdsesuccessen en organiseer fun in hetbedrijf, zodat medewerkersgemotiveerd blijven een stapje extrate zetten.

Faciliteer uw medewerkers om in denieuwe situatie hun werk goed tekunnen doen, zoals op afstandwerken met digitale hulpmiddelen.

C. Teams

Zorg voor duidelijke en zinvolledoelen voor ieder teamlid.

Geef teamleden voldoendeautonomie om problemenzelfstandig op te lossen eneigenaarschap te nemen in hetwerk. Bied teams de middelen entijd om resultaat te boeken.

Ondersteun teamleden bijhulpvragen. Investeer in het opafstand effectief blijvensamenwerken binnen een team,met aandacht voor het welzijn vanindividuele medewerkers.

In een turbulente omgeving is het nogbelangrijker om binnen teams rust tecreëren, zodat zij hun werk zo goedmogelijk kunnen blijven uitvoeren.Juist nu is de creativiteit en inzet vanuw medewerkers een belangrijke (envaak onverwacht goede) bron vanoplossingen. Vele kleine acties en eenaantal grote interventies zijn in dezetijd een slimme combinatie. Zorg ertevens voor dat medewerkers de juistekennis en vaardigheden hebben omprocessen op een (wellicht) nieuwemanier uit te voeren.

De impact van een crisis wordt medebepaald door de snelheid en hetreactievermogen van de leiders vaneen organisatie. Door de opkomst vansocial media ligt hun handelwijze incrisissituaties steeds meer onder eenvergrootglas. Het is van belang dat HRen Communicatie integraal onderdeeluitmaken van het team wat zich bezighoudt met de aanpak van de crisis,zorg daarbij voor een goede verbindingmet de werknemersvertegen-woordigers.

CHECKS:

Medewerkers betrekken bij oplossingen en adequaat communicerenrichting stakeholders

3

CHECKS:

3

D. Communicatie

Formuleer een helder verhaal overwaar de organisatie staat en dekomende tijd voor gaat. Benoem deimpact van de crisis op deorganisatie, wat dit voor u enanderen betekent en hoe udaarmee omgaat. Dit biedtmedewerkers en stakeholders rusten richting.

Breng uw medewerkers tijdig envolledig op de hoogte van de standvan zaken in deze crisis en demaatregelen die u gaat nemen.

Geef duidelijke instructies aan uwmedewerkers. Geef in helderebewoordingen aan wat u van zeverwacht en wat ze moeten doen.

Communiceer persoonlijk deimplicaties van de crisis aan uwmedewerkers, bij voorkeur via eenvideoboodschap.

Neem zorgen, vragen enonzekerheden waar mogelijk weg,bij voorkeur telefonisch of pervideo-call.

Inventariseer wat de huidige risico’sbetekenen voor de inrichting vanuw communicatiefunctie.

Denk na over communicatielijnenrichting medewerkers en uwstakeholders (klanten, leveranciers,Raad van Bestuur, werknemers-vertegenwoordiging,aandeelhouders en financiers), metname over de frequentie, inhouden vorm van de communicatie. Zorgdat de communicatie richting aldeze groepen bij elkaar aansluit.

Medewerkers betrekken bij oplossingen en adequaat communicerenrichting stakeholders

Vol vertrouwen aan de slag

Met de Navigator wil Berenschot de helpende hand bieden. Hebt u behoefte om te sparren over de situatie binnen uw organisatie?

Neem dan gerust contact met ons op. Wij denken graag met u mee en hebben zelf expertise in huis of via partners die in crisistijd van belang zijn. Of het nu gaat om aanpassingen in uw

bedrijfsvoering, de bezetting en inzet van mensen, juridische aspecten of communicatie.

Daarbij nemen wij tevens de belangen van al uw stakeholders mee, zoalsmedewerkers, klanten, leveranciers, banken, Raad van Bestuur en aandeelhouders.

Zodat u de toekomst met vertrouwen tegemoet kunt zien.

belgium@berenschot.bewww.berenschot.be