..over de

veerkrachtige

overheid

“Agility is an strategic asset”

Agile/Scrum/Lean in organisatie

verandering

Drs. S.L. Renshof

Agile Transformation Coach

Agile Over wendbare en veerkrachtige organisaties gaat het. Agile is de

oorspronkelijke naam voor een verzameling van aanpakken en

technologieën binnen product ontwikkeling gerelateerd aan

software ontwikkeling(XP, RUP, LEAN en Scrum). Agile aanpakken

gaan uit van 4 waarden die verwoord zijn in het zogenaamde Agile

Manifesto. Waarden die zijn gedestilleerd uit good practices.

Wendbaar en veerkrachtig – Agile dus - ben je als je in complexe

veranderingen en omgevingen toch waarde creëert op een

iteratieve incrementele manier: in kleine stapjes iets opleveren

wat “af” is en waar je klant wie dat ook is al iets aan heeft. Niet

alleen krijg je dus tussentijds al feedback van burgers of bedrijven

of managers over wat je maakte, maar die klant kan ook

tussentijds eenvoudig bijsturen. En uiteindelijk is de kans groter

dat je iets oplevert wat de klant graag wil hebben, ook al is zijn

mening tussentijds veranderd.

Op deze manier kun je veranderingen soepel in je organisatie

inbedden en ook veranderende wensen van burger, klant en

politiek verwezenlijken. Sinds de jaren ’80 van de vorige eeuw

weten productontwikkelafdelingen dat je alleen op deze manier de

markt bij kunt houden, die x keer sneller ontwikkelt dan voorheen.

In Nederland is sinds 2010 het besef toegenomen – voor wat Scrum

betreft – dat je dit ook kunt toepassen buiten softwareontwikkeling

en buiten het bedrijfsleven. Wendbaar en veerkrachtig wil een

overheid ook zijn. En overheden staan voor complexe veranderende

omgevingen waar ze op moeten reageren of zelfs aanpassen.

Hoe draagt scrum bij aan een agile organisatie?

Scrum Scrum is de

projectmanagement

methode die agile en lean

product ontwikkeling

mogelijk maakt en er

zelfs een raamwerk voor

ontwikkelde met rollen,

meetings en spelregels.

Volg je dit raamwerk, dan

word je agile. Scrum gaat

uit van zelfsturende

teams die dingen maken

die er toe doen. Scrumteams werken voor klanten die sturen en

prioriteren namens stakeholders. En een klant weet wat hij voor

waarde vraagt van teams, hij prioriteert namens de stakeholders.

Scrum teams leveren kortcyclisch iets op wat voldoet aan de eisen

van de klant. Zij monitoren hun eigen voortgang, bieden

transparantie over de hoeveelheid en de kwaliteit van het op te

leveren product door continue te toetsen aan elkaar en aan de

klant. Dit vergt een hechte samenwerking tussen klant en team.

Scrum doorbreekt de traditionele “waterval” manier van werken,

waarbij processtappen achter elkaar in verschillende afdelingen

worden doorlopen.

Scrum faciliteert transparantie, inspectie en adaptie en doet dit op

basis van empirisch en visueel management. Geen lange plannen

vooraf en alles vooraf vastpinnen, maar de teams zelf steeds voor

de iteratie een plan laten maken op het scrumboard.

Hoe verhoudt dit zich tot de Lean-aanpak?

Scrum en Lean Scrum en Lean vullen elkaar aan. Beide methoden ondersteunen

dezelfde klantgerichte gedachte, elimineren van verspilling,

waarde creëren, continue verbeteren en vooral niet vooraf alles

voorspellen en lang plannen maar vanuit een visie iteratief

incrementeel naar het einddoel toewerken.

Belangrijkste verschillen:

- Denken in producten en op te leveren deelproducten per

sprint

In principe kan Lean worden toegepast op iedere vorm van

organiseren, dus ook de waterval manier. Agile werken

keurt Waterval werken af omdat dit onvoldoende tot

opleveringen leidt en bijsturing door de klant.

- Lean zegt niet “hoe” teams kunnen werken, Scrum biedt

daarvoor een geweldig raamwerk en helpt teams met

rollen, meetings en spelregels om klant waarde te creëren.

- Lean wordt over het algemeen geassocieerd met verspilling

en efficiency. Ten onrecht en te kort door de bocht, zowel

Scrum als Lean zorgen voor waarde creatie,

kwaliteitsverbetering. Scrum voegt daar nog aan toe ook

echt iteratief incrementeel opleveren. En hoe teams dat

organiseren om dat ook daadwerkelijk te doen.

- Scrum is waardegedreven softwaredevelopment en Lean

helpt het proces ervan te verbeteren, zo wordt algemeen

gezien binnen de product ontwikkel discipline.

Voor ons is het geen gevecht tussen aanpakken, hoewel dat soms zo

wordt gebracht door vertegenwoordigers van richtingen.

Hoe dragen Scrum en Lean bij aan organisatie verandering?

SCRUM/LEAN en organisatie

verandering Organisaties die beginnen met Agile en Scrum hebben zowel

interne als externe aanleidingen om een transitie te starten. Intern

bijvoorbeeld werken afdelingen te weinig samen aan een product

en vinden er enorme vertragingen en wachttijden plaats. Of komen

projecten te laat of helemaal niet van de grond en weten beslissers

en financiers niet wat ze precies voor hun geld krijgen door een big

bang oplevering. Externe aanleidingen zijn bijvoorbeeld wijzigende

wet- en regelgeving of snellere marktontwikkeling en steeds

wijzigende wensen van klanten.

Organisatieveranderingen zelf kunnen ook op een dood spoor

terechtkomen zoals een van mijn opdrachtgevers het zei: “ik zie

geen licht in deze reorganisatietunnel, de OR gaat niet mee en

mensen zitten al heel lang te wachten op hun nieuwe banen in

onzekerheid. Hoe krijg ik de nieuwe organisatie live met Scrum?”

En hoe vaak worden verbeterprojecten niet gestapeld? Organisaties

en mensen worden horendol, alweer een veranderproject terwijl

het vorige nog ligt te wachten op realisatie. En tot slot als “change

je belangrijkste asset wordt” hoe meet je dan hoe hoog het

absorptievermogen van een organisatie is? Welke verandering is nou

eigenlijk het belangrijkst?

Al met al gaat dit gepaard met een wens om

- beter samen te werken

- eerder op te leveren

- een cultuur van transparantie en echt samenwerken aan

wat waarde is

- meer doen, minder plannen en overleggen

- empirisch management in plaats van voorspellingen van

projectmanagement

- meer opleveren, minder documenteren

- meer praten, minder ruzie maken en wachten via mail

- en vooral meer aandacht voor mensen in zelfsturende

teams, daardoor meer plezier

- leveren wat past binnen de valueroadmap in plaats van

ingaan op ad hoc vragen van de (politieke) buitenwereld

- meer teamgevoel dan individuele prestaties

i Deze publicatie is eigendom van Bureau BD – Masters of Strategy –

Baronielaan 171g – 4818 PG te Breda. Copieren van deze tekst is

Agile en Scrum lenen zich uitstekend voor cultuurverandering

waarbij de punten uit de opsomming hierboven geadresseerd

worden, echter zonder lange praatsessies over de cultuur.

Door samen aan een product te werken dat waarde

toevoegt, leer je de regels van het spel. Agile werken

met scrum is voor mensen buiten software ontwikkeling

een toevoeging op hun cv: een innovatieve methode,

een nieuwe toepassing en vooral rollen waardoor je in

andermans keuken kijkt.

i

toegestaan mits voorzien van brondvermelding. www.bureaubd.nl/sabina.renshof@bureaubd.nl