Moderne vormen van samenwerkenMaarten Groeneveld

SamenwerkenHet moderne kantoor met Office 365 Maarten

Groeneveld

ICT Adviseur

- ICT Architectuur- Sourcing- Business & IT Alignment

1. IntroductieVisie & Roadmap

2. Wat is Office 365?Inleiding en rondleiding

3. Aandachtspunten Office 365Top vijf gehoorde bezwaren

4. Hoe helpt Ictivity bij de keuze?Een Plan van Aanpak

5. Samenvatting & Conclusie

Agenda

Roadmap &

visie VerbindenOrganisatiebreed communiceren & samenwerken

ProductiviteitSnel toegang tot relevante informatie voor Teams

Zakelijke Dropbox, Facebook, EtcOnline gedrag

Intelligentie onder de motorkapOnline gedrag combineren

Dynamische groepenVan Silo’s naar dynamische informatie

Office suitePC, tablet, telefoon, notebook, online, thuis, etc.

SamenwerkenE-mail & Agenda | Exchange online

Bestanden opslaan & delenIn teams informatie delen

Professioneel communicerenChat, audio- en videogesprekken, onlinevergaderingen

Sociaal bedrijfsnetwerkYammer

Microsoft Office Professional Plus

Wat isMicrosoft Office 365?

VoordelenMicrosoft Office 365

Microsoft Office

365in de praktijk…

Office

Delve• Informatie zoeken over bepaald onderwerp

• Documenten inzien waar teamleden aan werken

• Status achterhalen project of klant

• Overzicht taken en workflows in één portal

Wanneer gebruik je Delve?

Yammer

• Informatie delen met collegae

• Topic beginnen over bepaald onderwerp

• Persoonlijke berichten posten

• Snel op de hoogte wie waar mee bezig is

Wanneer gebruik je Yammer?

Teamsites

• Documenten delen met collegae

• Samenwerken aan projecten

• Informatie delen met klanten

Wanneer gebruik je Team sites?

Het moderne

kantoor

De Ketchup mail

Chat | Skype | Call | Video | Conference | Mail | Post

SamenwerkenHet moderne kantoor met Office 365

Microsoft Office 365Top vijf meest gehoorde bezwaren…

AanpakHoe kan Ictivity u begeleiden?

Office 365

Readiness

Stap 1 HaalbaarheidsonderzoekStap 2 Business caseStap 3 MigratieplanStap 4 Rapportage

Resultaat: Are you Office 365 Cloud Ready?

Een helder stappenplan

Office 365

Readiness

Stap 1 Haalbaarheidsonderzoek

• Compliancy & Security• Technical & Capability fit• Use Cases & Persona | Onderzoek Persona

Een helder stappenplan

Agenda en doelstelling Workshop Personas

Quickscan

functie profielen

Persona

onderzoek

Agenda

Inleiding en aanleiding

Inzicht verkrijgen in de

gebruikerspopulatie om

hiermee gebruikersprofielen te

koppelen aan functionaliteit

Doelstelling WorkshopDefinitie van de personas

Office 365, de verschillende plannen

Next Steps…

Persona’s:

Op kantoor vanaf

een locatie

Zeer mobiel, werkt offline

en online

Beperkte vrijheid in gebruik

Vrijheid in gebruik

Mobiele Medewerker

Heeft een eigen device, PC, Kassa, Notebook, Tablet

• Locatie Manager

• Regio Manager

Kantoor Medewerker

Heeft een vaste ICT werkplek

• Project Manager

• Marketing Medewerker

• Inkoop Assistent

Flexibele Medewerker

Deelt een ICT werkplek, heeft een

eigen device

• Team Manager

• HR, Sales

Locatie Medewerker

Heeft geen eigen ICT werkplek

• Cateringmedewerker

• Horecamedewerker

Office 365

Readiness

Stap 1 Haalbaarheidsonderzoek

• Compliancy & Security• Technical & Capability fit• Use Cases & Persona | Onderzoek Persona

Resultaat: Is Office 365 organisatorisch

en technisch haalbaar?

Een helder stappenplan

Office 365

ReadinessEen helder stappenplan

Stap 2 Office 365 Businesscase

• Inzicht in functionaliteit• Matchen persona’s met abonnementen• Vergelijk in € TCO Office 365

Aantal medewerkers: 500

Percentage medewerkers volledige functionaliteit 100

Percentage medewerkers beperktere functionaliteit 0

Afschrijving in [jaar]: 3

Office On Premise Office 365

Microsoft Software Per stuk Aanschaf/ initieel Per jaar Totaal per jaar  Toelichting Microsoft Office 365 Abonnement Per user Totaal per jaar

2 Exchange Server Enterprise (+ Edge server) 4.000€ 8.000€ 1.333€ 2.667€ Office 365 Enterprise E4 260€ -€

0 Exchange Standaard User CAL 78€ -€ 26€ -€ 500 Office 365 Enterprise E3 236€ 118.000€

500 Exchange Enterprise User CAL 48€ 24.000€ 16€ 8.000€ Office 365 Enterprise Kiosk (alleen mail) 21€ -€

1 SharePoint Server 2013 6.500€ 6.500€ 2.167€ 2.167€ 0 Office 365 Enterprise Kiosk K1 41€ -€

500 SharePoint Server 2013 Standard User CAL 103€ 51.500€ 34€ 17.167€

1 Skype for Business Server 2013 3.500€ 3.500€ 1.167€ 1.167€

500 Skype for Business Server 2013 Standard CAL User 38€ 18.750€ 13€ 6.250€

500 Office 2013 Professional Plus 475€ 237.500€ 158€ 79.167€

Subtotaal 349.750€ 4.914€ 116.583€ Subtotaal 118.000€

Infrastructuur Software Per stuk Aanschaf/ initieel Per jaar Totaal per jaar  Toelichting Infrastructuur Software

1 Antivirus - Suite: virus, spam, malware 12.500€ 12.500€ 4.167€ 4.167€

5 Microsoft Windows 2012 Server licenties 800€ 4.000€ 267€ 1.333€

5 Back-up Agent 1.795€ 8.975€ 1.011€ 5.056€

Subtotaal 25.475€ 5.445€ 10.556€ Subtotaal -€

Infrastructuur Hardware Per stuk Aanschaf/ initieel Per jaar Totaal per jaar  Toelichting Infrastructuur Hardware

5 VM resource kosten (licenties, hardware, stroom, koeling, ruimte, opslag, e.d.) 4.000€ 20.000€ 1.333€ 6.667€ 2 Federation & Mail Server 2.500€ 5.000€

2 Load Balancer t.b.v. Exhange 7.000€ 14.000€ 2.333€ 4.667€

1 Projecthardware uitbreiding 10.000€ 10.000€ 3.333€ 3.333€

Subtotaal 44.000€ 7.000€ 14.667€ Subtotaal 5.000€

Beheer Per stuk Aanschaf/ initieel Per jaar Totaal per jaar  Toelichting Beheer & Project

7 Beheerkosten per server (2 dagen per jaar) 4.000€ 28.000€ 1.333€ 9.333€ 4 Ondersteuning changes & verstoringen 375€ 1.500€

4 Externe consultancy (aantal dagen per jaar) 7.000€ 28.000€ 2.333€ 9.333€ 1 Projectmigratie Fastrack (eenmalig) 17.500€ 5.833€

2 Exchange praktisch beheer voor 4 beheerders 2.500€ 5.000€ 833€ 1.667€

1 Implementatie Exchange / Skype for Business/ Sharepoint 800€ 800€ 267€ 267€

1 Upgrade Exchange / Lync / Sharepoint (back-end componenten) 1.795€ 1.795€ 413€ 413€

Subtotaal 7.595€ 1.513€ 2.347€

7.000€ -€ 2.333€ -€ Subtotaal 7.333€

Grand Totaal 144.153€ Grand Totaal 130.333€

Office 365

Microsoft Office 365 Abonnement Per user Totaal per jaar

Office 365 Enterprise E4 260€ -€

500 Office 365 Enterprise E3 (incl. Office lokaal) 236€ 118.000€

Office 365 Enterprise Kiosk 21€ -€

0 Office 365 Enterprise Kiosk K1 (uitsluitend Office online) 41€ -€

Subtotaal 118.000€

Office 365

ReadinessEen helder stappenplan

Stap 2 Office 365 Businesscase

• Inzicht in functionaliteit• Matchen persona’s met abonnementen• Vergelijk in € TCO Office 365

Resultaat: Is er een

Business case in €€€ ?

Office 365

ReadinessEen helder stappenplan

Stap 3 Migratieplan

• Geautomatiseerde inventarisatie• Microsoft OnRamp, technische stappen• Adoptieplan (communicatie & project)

Resultaat: Welke technische stappen

zijn benodigd voor migratie?

Office 365

ReadinessEen helder stappenplan

Stap 4 Rapportage

• Functionele intake, training & begeleiding • Impact & risico analyse• Roadmap & adoptieplan!

Resultaat: Roadmap op basis van stoplichten

Samenvatting

MomentumHet is niet meer de vraag "of", maar "wanneer en hoe"

SamenwerkenMijlpaal in productiviteit en een nieuwe manier van werken!

Office 365 ReadinessNiet zomaar geschikt voor iedere organisatie

Ontwikkeling & focusTempo van verbeteringen is enorm

& Conclusie

Ictivity helpt bij de keuze!Met helder stappenplan

BedanktVoor uw aandacht!