MMC Handleiding 2014 - Taxistopappl.taxistop.be/html/mmc/manual2014-NL.pdf · MMC Handleiding 2014...

MMC Handleiding 2014

1

Inleiding

Met dit pakket, deze informatica-toepassing, wil C.P.A.-Taxistop alle Minder Mobielen Centrale in staat stellen om accuraat te werken, de administratieve opdrachten tot een minimum beperken en de Centrales zo veel mogelijk hulpmiddelen (overzichten en lijsten, gegevensbestanden, …) aanreiken. Zelf heeft men dan alle nodige actuele informatie over leden, chauffeurs, ritten, … voor statistische doeleinden, voor de facturatie en voor de verzekering bijvoorbeeld. Een echte win-win situatie !

Men koos bewust voor een webtoepassing. Met een minimale eigen investering kan elke Centrale hiervoor kiezen (een goede internetaansluiting op een PC volstaat). Het programma draait volledig bij C.P.A.-Taxistop te Gent en kan steeds daar geactualiseerd worden, alle gegevens worden daar bijgehouden. Met een beveiligde toegang kan men enkel aan die gegevens waarvoor men bevoegd is. Elke Centrale kan bovendien gebruikers (van dit pakket) aanmaken en deze wel bepaalde bevoegdheden geven … Omdat men ook van op elke locatie kan inloggen heeft men nu de mogelijkheid om voor één Centrale op diverse plaatsen aanvragen te noteren en te verwerken.

Het gebruik van de internetverbinding is minimaal, vermits enkel bij het ‘ bijwerken ‘ er data worden doorgestuurd en geactualiseerd, steeds tijdens fracties van een seconde …

Er wordt gewerkt met Pop-ups, hulpschermen. Deze moet je voor dit programma wel uitdrukkelijk toestaan !


2

Inhoudsopgave 1. Inloggen ............................................................................................................................................ 4

2. Basisgegeven voor een Centrale ...................................................................................................... 6

2.1 Beheer Centrale-gegevens ...................................................................................................... 6

2.1 Beheer Leden......................................................................................................................... 10

2.2 Beheer Chauffeurs ................................................................................................................. 14

2.3 Gebruikers van dit programma ............................................................................................. 16

3. Ingave van een rit ........................................................................................................................... 19

3.1 via Beheer Leden ................................................................................................................... 19

3.2 via ingave ritten ..................................................................................................................... 21

3.3 via overzicht ritten................................................................................................................. 24

4. Openstaande ritten ........................................................................................................................ 29

5. Wijzigingen van ritten .................................................................................................................... 34

5.1 via Rittenoverzicht ................................................................................................................. 34

5.2 via Wijzigen van Ritten .......................................................................................................... 35

6. Annuleren van ritten ...................................................................................................................... 35

7. nuttige lijsten ................................................................................................................................. 38

8. Combineren of samenvoegen van ritten ....................................................................................... 43

9. Ingave van de kilometers ............................................................................................................... 44

10. Samenwerking meerdere Centrales .......................................................................................... 45

11. Handelingen op het einde van het werkjaar ............................................................................. 46


3

Bemerkingen : Bij scherm-afdrukken

Duidelijk alle mogelijkheden aangeven Kan het contrast beter ?

verschil maken tussen persoonlijke commentaar alle uitleg bij mogelijkheden, keuzen bij alle invulvelden en vakken argumenten steeds duidelijk uitleggen hoeveel stappen er gezet moeten worden, en welke

om iemand lid te maken, chauffeur te maken een rit aanvraag in te brengen, toe te wijzen een rit te kopiëren, te annuleren … Vooraf en dan elke stap duidelijk aangeven !

Na te vragen

Hoe werkt die visualisatie (van de) wijken juist Waar moet men ‘ welke handeling ‘ verrichten ? Lijsten leden: jaartal al of niet invullen, wat maakt dit voor een verschil ? Voor MMC Brasschaat : leden uitgeschreven Neen Met jaartal 2008 : 485 leden Zonder jaartal : 508 leden Leden met en zonder betalingen op deze twee lijsten Als ik ook de uitgeschreven leden mee wil oplijsten kom ik op 905 leden ! Beheer Leden Lidmatschap, betaald op : Historiek werkt niet ? (vorige jaren kan je niet meer terug zien, men zou toch kunnen zien dat iemand steeds heel laat betaald …) Beheer centrale gegevens

Aanverwante Centrales : centrales met een akkoord voor chauffeur uit te lenen (maar wie moet dan welk akkoord geven ?)

Overzicht bediende postcodes : als je in deze gemeenten woont kan je op ons beroep doen, klopt dit ?

Is overal de schrijfwijze juist ? is het copiëren of kopiëren ? Men kan van Beheer Leden naar Ingave rit voor dit lid … Kan men ook via Ingave of Opvragen ritten ook naar Beheer Leden ? (bvb een aanvulling info, voorkeur chauffeur, …)


4

1. Inloggen Dit kan via de website van Taxistop : www.taxistop.be Bij de rubriek Minder Mobielen Centrales kies je dan voor de MMC-toepassing

Dan kom je op een paswoord beveiligd scherm, Log-in ID van je eigen Centrale en je paswoord krijg je van CPA-Taxistop, dit paswoord kan je later zelf wijzigen !

http://www.taxistop.be/


5

Afhankelijk van je statuut als gebruiker (van dit pakket) worden je een aantal mogelijkheden (getoond en) gegeven :

Je kunt steeds via of Menu terug op dit basisscherm komen, vaak kan je ook direct naar een ander onderdeel van deze toepassing springen, hier bijvoorbeeld naar Rittenoverzicht

( Opmerking : Het home-icoontje is thans vervangen door het MMC logo - ) Alle nieuws, recentste wijzigingen en verbeteringen worden steeds beknopt vermeld. Dit kan omdat centraal bij CPA-Taxistop het programma actueel wordt gehouden ; aanpassingen, verbeteringen, aanvullingen … worden dan via dit scherm-onderdeel vermeld.


6

2. Basisgegevens voor een Centrale Indien men vanuit C.P.A.-Taxistop dit nog niet heeft gedaan moeten nu eerst enkele basisgegevens worden ingebracht, waaronder meer informatie over de eigen Centrale (bereikbaarheid, contactpersonen, tarieven …) en een basisbestand van leden en vrijwilligers.

2.1 Beheer Centrale-gegevens

Op het eerste “Menu “- scherm moet je eerst klikken op de term Beheer Centrale-gegevens, dan kom je op het scherm met als hoofding Centrale. Hier zijn velden om in te vullen : soms verplicht (met een * ), soms met een keuze-mogelijkheid (˅ ). Om af te sluiten moet je alles bevestigen door

op Bijwerken te klikken. Deze ‘knop ‘ kan je bovenaan rechts terugvinden maar ook onderaan. Let

op : er staan heel wat gegevens in dit onderdeel, je zal ook naar beneden moeten skrollen om alles terug te vinden, dit is onder meer afhankelijk van je eigen PC of scherm-instellingen.

Hier kan men de eigen Centrale bepalen :


7

Algemene administratie

Naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, uren dat men bereikbaar is …

Overzicht bediende postcodes : indien men – via Taxistop – een MMC opzoekt kan men voor de hier vermelde gemeenten doorverwijzen naar uw Centrale (voor welke gemeenten hebben jullie een akkoord voor het organiseren van een Centrale)

Gegevens coördinator en contactpersoon =dispatcher(s) op de website www.taxistop.be vind je wel de contact-(persoon-)gegevens,

maar niet deze van de coördinator, deze blijven voor intern (lees Taxistop) gebruik

http://www.taxistop.be/


8

Facturatiegegevens : naar wie (welk bestuur) mag de factuur ?

Parameters kunnen hier en daar verschillen …

Voorkeuren : hier moet men een keuze voor de nummering van leden (en chauffeurs) bepalen, MMC Brasschaat uit dit voorbeeld koos voor een uniek nummer waarbij de 2 eerste cijfers het jaar van de eerste aansluiting bepalen : lid 86.012 is dus in 1986 aangesloten, en leden behouden dan ook steeds hun uniek lidnummer !

Soorten nummering (1) Taxistop nummering = oplopend nummer van 6 cijfers bijv. 456332, 456338

("gaten" in volgorde zijn wel mogelijk, omdat deze nummering gedeeld kan worden over meerdere centrales)

(2) Automatische nummering = oplopende nummering waarvan de wijze van nummering door de centrale wordt gedefinieerd ("gaten" in volgorde zijn in principe niet mogelijk) a. Uniek ongeacht het jaar

Eenzelfde nummer kan slechts door 1 en dezelfde persoon worden gebruikt Zonder prefix : 101, 102, 103, ...

Met prefix : 08/001, 08/002, 08/003, of 2008.01, 2008.02, 2008.03, ...

b. Uniek per jaar Eenzelfde nummer kan in een verschillend jaar door verschillende personen gebruikt worden. Dit is echter af te raden, want brengt extra werk met zich mee omdat kopiëren van ritten niet mogelijk is, en hernieuwingen minder automatisch verlopen. Bovendien kan in de meeste aan de wens van wisselende nummering per jaar tegemoet gekomen worden door werkwijze 2a toe te passen met een prefix! Voorbeelden = idem als bij (a)

(3) Vrije Ingave


9

Volledig vrije nummering, enkel te gebruiken indien nummering niet oplopend is, maar volstrekt willekeurig (maar wel max. 7 karakters)

Conclusie: bij voorkeur te gebruiken: - Automatische nummering, nrs uniek ongeacht het jaar (al dan niet met prefix) (=2a) - Taxistop-nummering - Vrije nummering is echter te overwegen voor chauffeurs (voor kleine aantallen)

Overzicht aanverwante Centrales : verklaring op het scherm zelf …

Visualisatie wijken : indien men (later) bij het toewijzen van een chauffeur in de zoekfunctie een voorstel verwacht van iemand uit die buurt of wijk , moet je wel bij alle leden en chauffeurs inbrengen in welke wijk deze woont : dit is een 1ste stap

Merk op : op elk scherm zal je een Record Info onderaan terugvinden: De datum en uur, minuten, waarop (en door wie) men de eerste gegevens had ingebracht De datum en uur, minuten, waarop (en door wie) men de laatste wijzigingen aanbracht

Pas als je op de knop Bijwerken drukt (met de muisaanwijzer hier op gaan staan en klikken met de linker muisknop) zullen de ingevulde of gewijzigde data worden doorgestuurd. Dit gaat met een fractie van een seconde, enkel dan heb je een internetverbinding in gebruik.


10

2.1 Beheer Leden

Voor een beginnende Centrale vrij eenvoudig, voor een al goed werkende of grotere Centrale een hele opgave : inbrengen van alle basisgegevens van alle leden ! Op het eerste “Menu “- scherm moet je eerst klikken op de term Beheer Leden, dan kom je op het scherm met als hoofding Leden. Je komt eerst op een hulp-scherm, waar je kan zoeken (tussen de bestaande, reeds ingebrachte leden – al of niet uitgeschreven) of een nieuw lid kan inbrengen. Wil je

een nieuw lid inbrengen klik dan op Nieuw, (op)zoeken doe je door bvb bij de Naam enkele

beginletters van de naam in te brengen, direct gevolgd door % en dan Zoeken Maar je kunt ook opzoeken aan de hand van een voornaam, of telefoonnummer !

Een Nieuw lid :


11

Ook hier zijn sommige velden verplicht om in te vullen (met een * ), soms heb je een keuze-

mogelijkheid (˅ ). Om af te sluiten moet je alles bevestigen door op Invoegen te klikken. De (achter)Naam wordt later steeds in HOOFDLETTERS weergegeven bewuste keuze, om geen verwarringen mogelijk te maken tussen “ van de “ , “ Van de “ of “ Van De “ wordt steeds als “ VAN DE “ geschreven … ( het programma zal dit voor jou doen ) Bij het inbrengen van ritten – later -- zal het ophaaladres (indien ingevuld) gebruikt worden

Eens Invoegen aangeklikt zal de leeftijd uitgerekend worden, handig en nuttig … Het tekstveld Opmerking zal ook overal weergegeven worden, dit is handig voor belangrijke informatie die je steeds wil meenemen, bvb “ binnen gaan langs de zijdeur “ of “ zwaarlijvig “ Let op : dit is gevoelige maar ook nuttige informatie (let op de privacy regels) Indien men dit lid reeds heeft ingebracht komt er een ‘ foutmelding ‘ !

Na het Invoegen zal er een nummer aan dit lid gegeven worden (automatisch), en kan je meer

informatie inbrengen bij dit nieuw lid, en eventueel een eerste rit !


12

In dit voorbeeld : Bij het Lidmaatschap kan je de betaling inbrengen, voor leden die nog niet betaald hebben zal het programma bij een aanvraag dit duidelijk aangeven, ter informatie Bij de Opmerking staat bvb het contactnummer van de dienst die dit lid begeleid … Bij de Bijzonderheden kan je kiezen uit een aantal vooraf bepaalde ‘eigenschappen’ Voorkeur(- of afkeur) chauffeurs helpen je om beter een keuze te maken ; men kan enkel bij leden een voorkeur ingeven, niet bij de chauffeurs, en dit is enkel een hulp, informatief ! Ook hier weer de Record Info : wanneer en door wie werd de eerste input gedaan

Wanneer en door wie werden de laatste gegevens gewijzigd of ingebracht Maar je kunt ook steeds leden opzoeken, van slechts enkele letters vertrekkend … Bij de VAN of DE : hou rekening met de mogelijkheid ‘ van ‘ of ‘ aan ‘ elkaar geschreven Maar je kunt ook opzoeken volgens voornaam, telefoonnummer, … Je kunt ook het zoeken uitbreiden naar de leden die uitgeschreven werden (bvb na niet betaling van het lidgeld, misschien wil men nu wel terug lidgeld betalen …), of bij die oud leden zoeken, en dan moet je die keuze vastleggen via Uitgeschreven


13

Dan druk je op Zoeken en krijg je een lijstje : een voorbeeld

De leden die in het donkerste blauw zijn weergegeven zijn geen lid meer, maar uitgeschreven. Je kunt dan door op het Nr te klikken de basisgegevens van dat lid oprapen, je kan nog verder

zoeken, door te bladeren naar Volgende (of later ook bij Vorige) en zo meer.

Bij Opnieuw Opzoeken hernieuw je dezelfde opdracht (misschien had een collega op dat ogenblik via

een andere PC al nieuwe gegevens ingebracht), met Opzoeken kan je een nieuwe zoekopdracht

ingeven. Met Nieuw breng je een nieuw lid in …


14

2.2 Beheer Chauffeurs

Dit is een vrij gelijklopend onderdeel, wat aanmaken van een Nieuwe chauffeur of het opzoeken betreft, natuurlijk hebben we heel andere gegevens nodig …


15

De beschikbaarheid is maar informatief, en helpt later bij het zoeken, in het infoveld ernaast kan je een opmerking schrijven, zoals “ liever niet na 21 uur, maar als het echt moet … zal hij nooit neen zeggen ! “ Dit is weer vertrouwelijke informatie !

De verlof of ziekteperiodes kunnen ingegeven worden

Net als bij de Leden kan je een chauffeur uitschrijven …

Je kunt voor elke chauffeur meerdere wagens inbrengen, belangrijk is dat je steeds één wagen als eerste wagen opgeeft


16

Je kunt een wagen die ooit voor de MMC gebruikt werd niet verwijderen, wel uit gebruik nemen door het uitvinken van Nu in gebruik

2.3 Gebruikers van dit programma

Wie kan er – binnen deze Minder Mobielen Centrale – met dit pakket werken ? en met welke bevoegdheden ? Je kunt vrijwel onbeperkt gebruikers bijmaken, en hen diverse deeltaken geven Een eerste stap is via Beheer gebruiker(s)


17

Hier krijg je een overzicht van de reeks aangemaakte ‘ gebruikers ‘ :

In dit overzicht staat ook vermeld wie de ‘ reminders ‘ krijgt : wie zal door de centrale computer gewaarschuwd worden als er een rit nog open staat … Enkel mensen van Taxistop zullen ritten in het verleden kunnen invoeren. Dit duidelijk omwille van de strenge normen omwille van de verzekering !


18

Het Login-ID wordt automatisch toegekend via Taxistop

Het paswoord : je eigen paswoord kan je hier steeds terug opvragen Tonen , een administrator kan ook dit van de anderen terugvinden (indien men het vergeten is, zo moet men niet steeds contact opnemen met [email protected] om dit te vragen

Voor elke gebruiker wordt ook een naam in afkorting gevraagd (initialen, …) maximaal 4 karakters zo kan je steeds (bij Record Info) terugvinden wie er wat heeft ingebracht …

Soorten gebruikers De toestemmingen zijn "hiërarchisch", d.w.z. wat een kleine gebruiker kan, kan iedereen; wat een grote gebruiker kan, kan een administrator ook etc. SuperUsers (Taxistop) : Alle handelingen, o.a. toelaten aan centrales om ingave in het

verleden uit te voeren ; Beheer aard ritten, bijzonderheden ; Chauffeurs: aantal keren mail teruggekeerd Centrale: aanduiden of de centrale de toepassing al dan niet gebruikt

Administrators : Beheer centrale ; Beheer eindgebruikers ; Hernieuwingen/Jaarwisseling ; Bulk hernieuwing gebruikers ; Lijsten afsluiting

Grote gebruiker : Beheer leden en chauffeurs ; Ingave kilometers Kleine gebruiker : Ritten ingeven, wijzigen, annuleren, toewijzen ;

Groeperen van ritten ; Eigen instellingen / voorkeuren ; Alle lijsten (behalve afsluiting) ; Raadplegen aard ritten en bijzonderheden

mailto:[email protected]


19

3. Ingave van een rit

3.1 via Beheer Leden

Als je een nieuw lid hebt aangemaakt kan je direct voor dit lid een eerst rit inbrengen (vaak komt men langs omwille van een concrete van voor vervoer, en wordt iemand dan eerst lid). Maar dit kan steeds bij elk lid : eerst alle info over dit lid nakijken, dan een rit inbrengen … Bvb : je krijgt iemand aan de telefoon en wil eerst even enkele gegevens nakijken, misschien sprak iemand onduidelijk, of gaf ook een adreswijziging door …


20

De basisgegevens zijn al ingevuld, de ritdatum (als suggestie) is vandaag + 48 uur en het ophaaladres werd overgenomen. De bijzonderheden en opmerkingen worden overgenomen.

Voor dit lid werd geen betaling (van het lidgeld) teruggevonden !

Bij een rit heen en terug laat je alles aangevinkt staan, maar je kunt ook iets uitvinken

Je kunt van vertrekuur ook aankomstuur maken (bvb afspraak bij tandarts)

Aantal plaatsen : als er nog iemand mee gaat steeds vermelden !

In het tekstveld Opmerking kan je bijvoorbeeld zetten : o Nadien langs Delhaize in de Kerkstraat gaan o “ wachten of afspreken “ aan te bevelen bij ziekenhuizen, dokters … o eerst ophalen van vriend in de Hoofdstraat

Best even alles nakijken en dan bevestigen en Invoegen klaar voor de volgende stap : toewijzen rit aan een chauffeur … je kunt dit direct doen, maar je kan ook Sluiten en dan vind je deze aanvraag terug bij de toe te wijzen ritten.


21

3.2 via ingave ritten

Je kunt hier direct het lidnummer binnenbrengen, maar je kan ook dit lid eerst gaan opzoeken Als je bij de persoonlijke instelling hebt opgegeven dat je leden opzoekt op naam ga je direct een hulpscherm krijgen waarmee je verder kan zoeken op naam Let op : soms heb je pop-ups geblokkeerd op je PC, die moet je hier dan wel toestaan.


22

Hier kan je dan de naam (of beter : de eerste letters) invullen, het % schuift gewoon mee En dan kan je de juiste naam uit het rijtje oprapen (door te klikken op de nummer) :


23

Voor dit lid is geen betaling geregistreerd, men kan dit ineens mee vermelden en regelen …


24

3.3 via overzicht ritten

Je kan natuurlijk een rit steeds weer inbrengen, maar je kan ook kopiëren ! Hiervoor vertrek je steeds van Handelingen 5. Rittenoverzicht waar je de basisrit voor deze gebruiker gaat opzoeken. Je kan steeds een rit opzoeken op datum, of op naam van de chauffeur, of op naam van dit lid … :

Het kan heel nuttig zijn om naast het lid (nummer of naam) ook de datum in te vullen, en dus enige tijd terug te gaan. Zo kan je vrij gemakkelijk de juiste rit terugvinden. Uit het overzicht dat je dan krijgt raap je één rit op, om die nadien dan te kopiëren : In dit voorbeeld heeft Anna Celis elk weekend een rit naar het DC Vesalius, op zaterdag met Jos en op zondag met Frederic, ze heeft ook een extra rit voor een feestje van Okra én een geannuleerde rit !


25

Het vuilbak-icoontje wil zeggen dat die rit geschrapt of geannuleerd werd. Die rit kan je ook gebruiken als basis, de aanpassing of annulatie wordt NIET mee gekopieerd … Oprapen van een rit doe je door te klikken op de onderstreepte gegevens, hier in de eerste kolom.


26

Door te klikken op de opdracht ‘ copieer deze rit ‘ (achteraan op de laatste lijn voor de Heen-rit) krijg je het eerste van de volgende hulpschermen :


27

Een eerste stap in het aanvinken van de data waarop vervoer gewenst is. Het kopiëren werd bewust beperkt tot een periode van enkele weken. Inschrijven van een rit kan tot 6 maanden vooraf. Als een heenrit bijvoorbeeld op vrijdag is en de terugrit op zondag volstaat het om de eerste dag aan te vinken. Dus niet op vrijdag én op zondag aanvinken want dan krijg te 2 verkeerde ritten !

Ik had drie zaterdagen aangevinkt, die data worden overgenomen op de eerste lijn, met de basis-rit er direct onder. Je kan nu kiezen of de chauffeur-gegevens mee worden overgenomen of niet. Als er op die dag reeds een (identieke) rit werd ingeschreven zal die niet worden meegenomen, er krijg je een aparte foutmelding om dit te melden !

Nu kan je de opdracht ‘ copieer ‘ geven, en worden deze ritten ingeschreven :


28

Dit kan je nu sluiten … het kopieren is gelukt ! Men kan ook ritten die over meerdere dagen lopen (met bvb vertrek op vrijdag en een terugrit op zondag) kopiëren, dan moet je enkel de datum van vertrek aanvinken ! Ook ritten waarbij chauffeur A de heenrit doet, en de terugrit met chauffeur B kan je perfect kopiëren … Hier worden de chauffeur(s) gegevens mee overgenomen En hoe kan je toch verder dan die enkele weken kopiëren ? Dit doe je in 2 stappen, maar hierbij moet je goed opletten : je kan best noteren welke stappen je al gezet hebt en vooral welke data je bij de eerste stap (het kopiëren) gebruikte. Eerst kopieer je de basis-rit en gebruikt hiervoor data binnen de periode-beperking. Nadien raap je bij Handelingen 5. Rittenoverzicht deze ritten allemaal op, maar verbeter je – één voor één – de datum van deze ritten, zodat je verder kan plannen dan die enkele weken. Indien er nog geen chauffeur werd aangeduid is dit Handelingen 4. Nog toe te wijzen ritten … De beperking tot 6 maanden kan je – terecht – niet omzeilen !


29

4. Openstaande ritten Iedere Centrale kan een eigen procedure uitwerken :

telefonische aanvragen noteren (op een kladblad), ritten toewijzen en nadien inbrengen (maar dan maak je geen gebruik van de vele mogelijkheden van dit pakket, spijtig toch ?)

ritten direct inbrengen, en dus direct gegevens lid controleren, en direct toewijzen

aanvragen inbrengen, en na de permanentie alle openstaande ritten toewijzen In het pakket heb je de mogelijkheid om openstaande aanvragen overzichtelijk op te vragen

Nog toe te wijzen ritten, of openstaande ritten, openstaande aanvragen, …


30

Indien ik geen bepaald lid zoek, en geen aanvraagdatum invul, krijg ik direct dit scherm (vanaf vandaag, voor alle leden ) :

Je kunt dan een rit oprapen en een chauffeur zoeken :


31

Zoeken kan je op verschillende manieren :

zelf opzoeken, en rondbellen, en de naam direct invullen (door op te rapen)

het systeem laat zoeken


32

En nu moet je een keuze maken ‘ hoe ‘ je wilt zoeken, vertrekkend van de voorkeuren, beschikbaarheid, meest gereden, afstand, … en dan krijg je dit hulpscherm :

Steeds worden alle actieve chauffeurs voorgesteld, de volgorde is afhankelijk van de keuze die je eerder bij het zoeken opgaf … In de laatste kolommen staan de beperkingen en voorkeuren van onze chauffeurs (over lange ritten, stadsritten, winkelen, huisdieren, roken, rolwagen opvouwbaar mee in de wagen ?


33

In de eerste kolom staat hun beschikbaarheid, vertrekkend van de opgave (nooit op vrijdag, met vakantie of ziek) en of ze eventueel een rit hebben die voor- of namiddag En dan natuurlijk de naam en telefoonnummer zodat je kunt gaan bellen … Eens gekozen raap je die chauffeur op door op zijn Nr te klikken en de gegevens worden direct

overgenomen naar het scherm van de toe te wijzen rit, je moet nog alleen bevestigen

Alle aanvragen (zonder chauffeur ) vind je terug in Nog Toe te Wijzen Ritten Alle Ritten (met chauffeur) vind je bij Rittenoverzicht


34

5. Wijzigingen van ritten

5.1 via Rittenoverzicht

hier kan je gaan opzoeken met diverse criteria : per chauffeur, per lid, per datum van de rit of per datum aanvraag …


35

5.2 via Wijzigen van Ritten

Hier heb je minder mogelijkheden : per lid of per datum van rit of aanvraag … maar hier zal je ook de openstaande ritten in terugvinden ! Deze vind je niet terug in Rittenoverzicht … Merk ook op dat je hier alle aanvragen van een bepaalde periode kan terugvinden, en enkel via deze twee schermen (Rittenoverzicht en Wijzigen ritten). Dit is dus je oude logboek … Alle andere overzichten zijn vaak op de datum van de rit (zoals een agenda).

Je kunt vanuit de overzichten die je hier kan aanmaken- zoeken - een rit oprapen en wijzigen.

6. Annuleren van ritten Als een lid een aangevraagde rit annuleert kan dit heel eenvoudig, deze rit blijft wel geregistreerd (maar zal niet in een overzicht van de ritten terug te vinden zijn, en ook niet op je totalen van ritten komen – basis voor de facturatie van CPA-Taxistop - .


36

En weer krijg je eerst een hulpscherm waarmee je deze rit(ten) kan zoeken.

Omdat je de rit moet annuleren vertrekt men hier van de aanvrager, het lid en kan je niet per chauffeur zoeken. Indien nodig zoek dit dan eerst even op bij Rittenoverzicht

Men heeft er bewust voor gekozen om niet alle handelingen


37

via het ene onderdeel Rittenoverzicht mogelijk te maken, als men gaat wijzigen moet dit via Wijzigen, annuleren moet via Annuleren … zodat men zich steeds bewust is wat men doet !

Uit het overzicht hebben we een rit opgeraapt en deze kunnen we nu – na controle (is dit wel de juiste rit, deze controle is heel belangrijk) – oprapen :

Je kunt de heen- en terugrit afzonderlijk schrappen, maar het programma zal zelf bij het annuleren van de heenrit ook de terugrit, met dezelfde Reden, schrappen. De Reden die je opgeeft is louter informatief, “ bvb : ziek afgebeld op 15 november “, maar kan voor intern gebruik belangrijk zijn. Hier is bijvoorbeeld de Record Info heel belangrijk : de eerste datum is deze van het inbrengen van de aanvraag, voor het annuleren stond als tweede datum wellicht het toewijzen van deze rit aan een chauffeur, en nu zal deze tweede datum deze van het annuleren zijn. Een rit die ooit geannuleerd werd kan later niet opnieuw worden ingebracht, men moet dan de annulatie annuleren, met andere woorden : ongedaan maken van het schrappen … dit ongedaan maken moet natuurlijk ook weer op dezelfde manier. Als in dit voorbeeld deze rit werd afgebeld wegens ziekte, nu toch zou doorgaan moet je dit annuleren schrappen ! Maar een rit op een ander tijdstip, bvb 5 minuten later, is een totaal andere rit …


38

7. nuttige lijsten

Lijsten voor de leden De betalingen van de leden Om etiketten aan te maken voor / met deze lid-gegevens (ook om brieven samen te stellen)

Lijsten voor de chauffeurs Om etiketten aan te maken

Lijsten met de ritten De lijsten met leden en chauffeurs werden al besproken … Je hebt met elk van deze lijsten meerdere mogelijkheden. Dit zijn data-bestanden, lijsten, die helemaal los staan van de MMC-toepassing, maar die een verdere verwerking mogelijk maken : herinneringen aan leden die nog niet betaald hadden, brieven aan alle leden om hun lidgeld te hernieuwen, brieven aan chauffeurs … waarvoor je zelf kan kiezen om etiketten aan te maken of deze bestanden samen te voegen. Let op : hier zal je wel je netwerk even belasten, het aanmaken van deze lijsten zal wel enige tijd kunnen duren. Vooral de lijsten met de ritten kan je best niet onnodig aanmaken.


39

Als je het jaar -- 2008 in dit voorbeeld – laat staan zullen enkel leden die in 2008 betaald hebben weergegeven worden … Je kan een lijst maken van uitgeschreven leden, niet uitgeschreven leden, of allebei Volgens inschrijvingsdatum, al of niet betaald in een bepaalde periode … Gesorteerd volgens lidnummer, Naam, gemeente of straat En vervolgens weer op naam, of lidnummer, of straat … (met andere woorden, alle leden per straat, en dan alfabetisch


40

Je kan deze lijst nu afprinten of op je scherm raadplegen. Denk aan het milieu voor je een lijst gaat afdrukken. Ledenlijsten vallen vrij goed mee, maar lijsten met ritten zorgen aan gauw voor een hoop papier !

Met deze lijst kan je vrij snel opzoeken welke leden er nog niet betaald hebben, of je betalingen voor een bepaalde periode controleren …


41

Hier kan je het aanmaken van een (soms vrij groot) ledenbestand opstarten, een bestand waarmee je later in je eigen netwerk verder kan voor het aanmaken van etiketten, samenvoegen van brieven naar al die leden (bijvoorbeeld voor het hernieuwen van lidgelden) en dergelijke meer.


42

Om dit bestand nu over te brengen naar je eigen informatica-systeem (om het in te voegen in een Exell of Word-document bijvoorbeeld) moet je het opslaan : “ opslaan als …. “

. Maar van hier af moet je dit verder doen zonder deze handleiding … Dit is nu volledig afhankelijk van het nu gebruikte tekstverwerkingsprogramma bijvoorbeeld.


43

8. Combineren of samenvoegen van ritten Indien men ritten door een chauffeur laat combineren kan je dit ook zo inbrengen. Bij het tellen door CPA-Taxistop van het aantal ritten zal men dit ook slechts tellen als één rit. Iemand thuis ophellen en naar het ziekenhuis brengen, direct doorrijden naar het rusthuis vlakbij en daar iemand ophalen voor een familiebezoek kan je zo combineren. Maar dit zal vooral handig zijn als men iemand thuis ophaalt voor een kaartnamiddag en onderweg nog iemand ophaalt voor dezelfde kaartnamiddag … deze ritten werden afzonderlijk aangevraagd en afzonderlijk ingebracht, maar worden als één rit door dezelfde chauffeur uitgevoerd. En daarom maken we er dan ook één rit van ! Natuurlijk zullen de kosten voor deze rit gedeeld moeten worden door deze twee leden ! Voorwaarde is wel degelijk : één chauffeur en dezelfde datum !


44

9. Ingave van de kilometers

Kilometers kunnen ingevoerd worden

- Op basis van een chauffeur, met opgave van een datum (of periode)

- Op basis van een chauffeur, met opgave van een boeknr

Hieronder een voorbeeldje van de 1e optie. Er wordt default gesorteerd op het ingevulde boeknr (let op het vinkje naast boeknr) Je kan die sortering evenwel wijzigen door op de hoofding ritdatum te klikken.


45

10. Samenwerking meerdere Centrales Indien Centrale A een aanvraag van een lid van de eigen Centrale niet kan invullen, en dus geen chauffeur-vrijwilliger kan vinden, kan men beroep doen op een chauffeur van een andere Centrale B om deze rit op zich te nemen. Maar het betrokken lid is niet aangesloten bij deze Centrale ! Mogelijkheid 1 “ uitlenen chauffeur(s) “ :

1. Centrale A noteert een aanvraag voor dit (eigen) lid – dit blijft vooreerst een openstaande rit, zonder chauffeur

2. Centrale B geeft een akkoord aan één van hun chauffeur om ook te rijden voor Centrale A, en dat vermelden zij uitdrukkelijk (in hun toepassing) bij deze chauffeur

3. Centrale A kan nadien bij het opvragen van chauffeurs (niet bij zoeken) deze chauffeur ook oprapen.

Bemerkingen :

Centrale A noteert alles, gegevens lid en aanvraag rit, de chauffeur moet bereid zijn om te rijden voor Centrale A en aan hun voorwaarden (tarieven) te werken …

Deze chauffeur (van Centrale B) moet dan ook een rittenboekje ophalen bij deze Centrale A

Ook voor andere ritten blijft deze chauffeur ‘ beschikbaar ‘ in het pakket, ook al was er maar een vraag en een akkoord voor die ene maal

Bij een ongeval moet (alleen) Centrale A alles afhandelen … Mogelijkheid 2 “ lid ook aansluiten bij andere Centrale “ :

1. Centrale A noteert een aanvraag voor dit (eigen) lid – dit blijft een openstaande rit, zonder chauffeur

2. Centrale A contacteert een collega-centrale B en vraagt hen te helpen, zij noteren alle gegevens van dit lid (van Centrale A) en zoeken een chauffeur. Dit lid wordt dan ook lid van deze Centrale

3. Centrale B schrijft dit lid in, noteert de rit en zal dan ook door Taxistop hiervoor worden gefactureerd.

Bemerkingen :

Centrale B zal dit lid nu ook inschrijven, zonder lidgeld te vragen of ontvangen, maar CPA-Taxistop zal dit wel (proberen te) factureren !

Dit lid heeft enkel contact gehad met Centrale A, eventuele annulaties of wijzigingen zullen dan misschien ook verkeerd lopen …

Wat dan met het – uitzonderlijke – voorbeeld uit onze Regio : Laity werd regelmatig vervoerd door chauffeur-vrijwilligers van 3 Centrale’s, maar werd slechts aangesloten bij één van deze MMC’s, die ook de coördinatie op zich nam, alle correspondentie hier rond verliep via hen, maar elke Centrale contacteerde zelf één van hun chauffeurs voor de ritten. Elke Centrale noteerde dan ook enkel de eigen ritten …


46

11. Handelingen op het einde van het werkjaar Ten vroegste in januari kan het vorige jaar afgesloten worden. Bij hernieuwing geef je de nieuwe nummers op igv automatische (eigen) nummering.

Wat gebeurt er bij jaarafsluiting?

- De historiek van centrale-gegevens wordt bijgewerkt - Chauffeurs worden automatisch ingeschreven in het nieuwe jaar - Er wordt een (voorlopige) statistiek opgemaakt van het voorbij jaar : aantal ritten,

kilometers, leden en vrijwilligers. Het aantal kilometers kan later nog gewijzigd worden! Je hoeft dus niet te wachten tot alle kilometers zijn ingebracht om een afsluiting te doen.

Wat gebeurt er niet bij jaarafsluiting?

- Herinschrijving van de leden. Leden moeten heringeschreven worden (vanaf december) via de link “Herinschrijven” die je vindt rechtsboven op de ledenfiche

Het (voorbije) jaar mag pas afgesloten worden in januari.

Leden kunnen een nieuwe nummering krijgen, indien je de nummering onder "Centrale"

overeenkomstig aanpast. Je hoeft hiervoor dus nog geen afsluiting te doen.

Kilometers kunnen ook na een (voorlopige) afsluiting nog ingebracht worden. Het volstaat om deze

procedure nogmaals te herhalen na volledig inbrengen van de kilometers.


47

Voor centrales die er echt behoefte aan hebben bestaat er een bulk-hernieuwing van de leden. Dit is in de eerste plaats bedoeld voor centrales waar geen betaling voor leden ingevoerd hoeft te worden.

MMC Handleiding 2014 - Taxistopappl.taxistop.be/html/mmc/manual2014-NL.pdf · MMC Handleiding 2014...

Documents

Transcript of MMC Handleiding 2014 - Taxistopappl.taxistop.be/html/mmc/manual2014-NL.pdf · MMC Handleiding 2014...