1

Met PRO gesprekken naar Vakmanschap

Van functioneringsgesprekken naar ontwikkelingsgesprekken

2

Vakmanschap

Presteren met mensen = Regisseren van ontwikkelingen

De juiste kwaliteit onderkend Medewerkers zo ontwikkelen dat ze in staat zijn de

business-strategie te realiseren

3

Aanleiding

Alles veranderd: Organisatie De tijden Medewerkers

Hierdoor is het noodzakelijk inzicht in de voortdurende ontwikkeling van kennis en vaardigheden van de medewerkers te krijgen.

Daar is een gezamenlijke inspanning voor nodig, zodat we continu beschikken over die medewerkers waarmee we plezierig, veilig en doeltreffend samenwerken.

4

Doel

Het op een

eenduidige wijze inzichtelijk maken, vastleggen en beoordelen

van dekennis, kunde en competenties

van de medewerkers in relatie tot de strategie, teneinde hierop te kunnen sturen

5

Instrumentarium

In het kader van regisseren van (bedrijfs)ontwikkelingen

Inzet van: Resultaat en ontwikkelingsgesprekken

(Verwachtingen uitspreken en nakomen)

Opleidingsplannen (Regisseren van Ontwikkelingen van teamplannen via

regioplannen naar BU plannen)

6

Sturen op resultaten Een managementstijl gebaseerd op duidelijke, meetbare afspraken

over resultaten en verantwoordelijkheden.

Beide partijen hebben dezelfde verwachtingen over hun doelen en kunnen elkaar aanspreken op de resultaten, die uiteraard SMART zijn.

Binnen de grenzen van de gemaakte afspraken hebben de medewerkers de vrijheid te bepalen hoe ze hun doelen willen bereiken.

SMART = Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realiseerbaar, Tijdgebonden

7

Wat levert het op

Medewerkers zijn van nature gemotiveerd wanneer zij:en en voorwaarden die hierover zijn gemaakt Succes kunnen bereiken Iets doen / kunnen laten zien waar zij goed in zijn Bijdragen aan iets wat ze belangrijk of waardevol achten Iets leren of beter worden in wat ze doen Een duidelijke eigen verantwoordelijkheidsgebied hebben Aan hen haalbare doelen worden gesteld, en duidelijk

afspraken zijn gemaakt over de middelen en voorwaarden die hierover zijn gemaakt

Feedback krijgen over de door hen behaalde resultaten

8

Resultaat en ontwikkelingsgesprekken

Noemt men soms ook Planningsgesprekken, POP gesprekken, Gesprekscyclus

9

De methodiek

Leveren van een optimale bijdrage: Aan het realiseren van de door bedrijf beoogde resultaten

In het verlengde hiervan, aan de persoonlijke ontwikkeling van medewerkers

Met de systematiek wordt tevens beoogd: Maken van bindende afspraken tussen medewerker en

leidinggevende

Maken van afspraken over de gewenste voortgang

Evalueren van geleverde prestatie

10

Resultaat en ontwikkelingsgesprekken Gericht op: Continue verbeteren, middelen/voorwaarden, output

Wat wordt vastgelegd: Verantwoordelijkheden, doelen, middelen

Momenten: Contractfase, Voortgangsfase, beoordelingsfase

Voortgangsbewaking: Voortgangsgesprekken. Formele momenten in de voortgang

Beoordeling: Op behaalde resultaten en inzet

Motivatieprincipe: Motiveren middels uitdagende doelen

Grote voordeel: Je weet waar je aan toe bent en je hebt veel eigen speelruimte

11

Vastleggen afspraken

In een formulier of digitale versie worden afspraken vastgelegd over: Resultaten Competenties Functionele expertise

PRO-Formulier

Welke resultaten zijn in de afgelopen periode in het werk gerealiseerd?

afgesproken: gerealiseerd j/n:

Tip: raadpleeg eerdere afspraken of functieprofiel, taakomschrijving etc.

Stap 1: Evaluatie van resultaten en ontwikkelactiesOordeel: S O N ZG E vul in bij stap 4: 1 2 3 4 5

Opmerkingen medewerker, bijzondere omstandigheden/invloedsfactoren:

Opmerkingen medewerker, bijzondere omstandigheden/invloedsfactoren:

vereist niveau: beoordeling leidinggevende:

resultaatgericht

klantgericht

ondernemend

innovatief

communicatie

coachend leidinggeven(leidinggevende)

visie (leidinggevende)

---------------------

---------------------

Tip: raadpleeg het competentiewoordenboek voor het vereiste niveau en een beschrijving van het bijbehorende gedrag. Kijk op Nuonline onder Mens en Werk.

Stap 2: Evaluatie van competenties Oordeel: S O N ZG E vul in bij stap 4: 1 2 3 4 5

12

Stappen

Evaluatie resultaten Evaluatie competenties Evaluatie functionele expertise Totale evaluatie Afspreken resultaten Afspreken ontwikkeling Bespreken loopbaanperspectief

13

Stap 1. Evaluatie van resultaten en ontwikkelingsacties

Oordeel: S O N ZG E SlechtOnvoldoendeNormaalZeer GoedExcellent

Welke resultaten zijn in de afgelopen periode in het werk gerealiseerd

Afgesproken: gerealiseerd j/nTip: raadpleeg eerdere afspraken, functieprofiel

Welke concrete ontwikkelingsacties zijn in de afgelopen periode in het werk gerealiseerd

Afgesproken: gerealiseerd j/n

14

Stap 2. Evaluatie competentiesOordeel: S O N ZG E

Vereist niveau: Beoordeling leidinggevende

Resultaatgerichtheid ___________________

Klantgerichtheid ___________________

Communicatie ___________________

Plannen en Organiseren (3) onvoldoende, mist ……. 2

15

Niveau indeling competenties

Voorbeeldcompetentie: Plannen en Organiseren

Niveau 1.Stelt prioriteiten en heeft overzicht over EIGEN werkzaamheden

Niveau 2Stelt prioriteiten bij de werkzaamheden van zichzelf en van ANDEREN

Niveau 3.Stelt heldere DOELEN en prioriteiten voor zichzelf en voor anderen

Niveau 4.Stuurt op hoofdlijnen en samenhang

16

Stap 3. Evaluatie van de functionele expertise

Kennis en vaktechnisch vaardigheden

Oordeel: S O N ZG E

Geeft aan welke mate de medewerker: Kennis heeft van alle relevante aspecten van het vakgebied

Op de hoogte is van recente ontwikkelingen in het vakgebied

Prioriteiten stelt en overzicht heeft over werkzaamheden

Ordelijk, systematisch werkt en werkzaamheden volgens planning uitvoert

17

Stap 4. Totale evaluatie conform personeelshandboek

Eindoordeel wordt vertaalt naar o.a. financiële beloning

Slecht (1) = 0%Onvoldoende (2) = 1,5%Normaal (3) = 2,5%Zeer Goed (4) = 3,5%Excellent (5) = 5%

VoorbeeldResultaten uitkomst: 2 vermenigvuldigen met 2 = 4Competenties uitkomst: 2 plus functionele expertise 2 = 4 8:4=2

Van 0 tot 5 %

Oordeel stap 1 x 2

Oordeel stap 2 + stap 3

: 4 =

Eindoordeel: S O N ZG E

18

Scoren

1. Slecht (70%)2. Onvoldoende (70 – 100%) 3. Normaal / Goed ( 100%)4. Zeer Goed (100 – 110%) 5. Excellent (> 110%)

Resultaten

1. Slecht (te hoog gegrepen)2. Onvoldoende (Sterk ontwikkelpunt) 3. Normaal/Goed (Ontwikkelpunt)4. Zeer Goed (Sterk punt) 5. Excellent (Typerend sterk punt)

Competenties

1. Slecht (Beschikt geheel niet over de vaktechnische kennis en vaardigheden)2. Onvoldoende (Niet over alle) 3. Normaal/Goed (In voldoende mate)4. Zeer Goed (Ruim voldoende mate) 5. Excellent (Treedt ook op als vraagbaak en klankbord naar medewerkers)

Functionele expertise

19

Gesprekken

Er zijn drie belangrijke momenten van aansturing in een jaar en hiervoor zijn dan ook drie verschillende gesprekken

Contractfase = Afsprakengesprek Coaching gesprek = Voortgangsfase Beoordelingsgesprek = Beoordelingsfase

20

Gesprekken (overzicht)

Afspraakgesprek Coaching gesprek Beoordelingsgesprek

Doel Afspraken maken Analyseren, bijsturen Evalueren, beoordelen

Onderwerp Organisatiedoelen, Tussentijds resultaat, Resultaten, ontwikkeling

persoonlijke doelen, haalbaarheid

middelen

Resultaat Afspraken, Actiepunten ter Waardering medewerker

middelen bijsturing

Relatie Gelijkwaardig Gelijkwaardig Hiërarchisch

Tijdsperspectief Toekomst Heden en toekomst Verleden

Wanneer Begin van het jaar Steeds als nodig Doorgaans 1 X per jaar

doch zeker (eind)

halverwege het jaar

Belangrijk Voor alle drie gesprekken geldt altijd “Goed voorbereiden”

21

Opleidingsplannen en profielen

22

Waarom Opleidingsplannen

Ontbrekende schakel (businessplannen, afdelingsplannen, budgetten)

Behoefte aan (be)stuurbaar en ontwikkelbare O&O = planmatig

• Toekomstgericht

• Volledig

• Samenhangend

• Effectief

• Efficiënt

• Meetbaar

• Transparant

• Communiceerbaar

• Registreerbaar

Leidraad

Prioritering

23

Plan

ActieOpleiden

Noodzakelijk

Competentieniveau

Gap

PRO

Check

O&ODoelstellingen

Werkelijk

Competentieniveau

Proces

Functie competentie fleximatrices

(Noodzakelijke flexibiliteit)(Huidige flexibiliteit)

(Flexibiliteitscore)

24

Planmatig, schematisch

Personeelsplan Opleidings- en Ontwikkelingsbeleid- plan

Functie Competentie fleximatrix

Persoonlijk plan Voor Resultaat en Ontwikkeling (PRO)

Opleidingsplannen Team, regio, afdeling

Bedrijfsopleidingsplan

25

Formats

Compentence fleximatrix

Opleidingsplan Team

Opleidingsplan Regio

Problemen met formats = HRM raadplegen

26

Opleidingen fleximatrix

Functie

1.Invullen eisen per kennis/vaardigheden gebied

2.Aangeven noodzakelijke flexibiliteit per gebied

3.Invullen individuele score (0 – 1)

4.Bereken huidige flexibiliteitijke flexibiliteit per gebied

5. Invullen individuele score (0 – 1)

6. Bereken huidige flexibiliteit

Hoe bouw je de matrix op

Legenda

Kritische opleidingsnoodzaak(medewerker kan niet functioneren zonder deze opleiding)

1 medewerker voldoet aan deze eis0,5 medewerker voldoet gedeeltelijk aan deze eis0 medewerker voldoet niet aan deze eis

27

Opleidingen fleximatrixBijgewerk t op 7/3/2013 Vereiste kennis en vaardigheden

Competentie flexi-matrix

Projectmanager

Bedrijfsonderdeel/Afdeling

Functiegroep/nummer

HB

O+

-niv

eau

Hoger m

anagem

ent

Kennis

van p

roje

ctm

anagem

ent-te

chnie

ken

Kennis

van h

et a

anslu

itpro

ces

Coachend le

idin

ggeven (3

)

Innovere

n (2

)

Beslu

itvaard

ig (3

)

Com

munic

ere

n (4

)

Sam

enw

erk

en (4

)

Resulta

atg

eric

ht (3

)

Kla

ntg

eric

ht (2

)

Ondern

em

en (2

)

Onderh

andele

n (3

)

Pla

nnen e

n o

rganis

ere

n (4

)

Lere

n (3

)

X X

Taakgebied

X

Bedrijfsspecifiek

X

Gedragcompetenties (incl. niveau)

X X X X X X X X X X X

Namen medewerkers1. Piet de Vries 0,5 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,0 0,5 1,0 1,0 1,0 0,0 1,0 0,52. Klaas van Rooy 1,0 1,0 0,0 0,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 0,0 0,5 1,0 0,5 0,5 1,03. Hein Visser 1,0 0,5 1,0 1,0 0,0 1,0 0,5 0,0 1,0 0,5 0,0 1,0 0,5 0,0 1,04. Mirjam de Raad 1,0 1,0 0,0 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 1,0 1,05. Jan de Lange 1,0 1,0 0,0 1,0 0,5 0,0 0,5 1,0 1,0 0,5 0,5 1,0 0,5 0,5 1,06. Karel Jansen 1,0 1,0 0,5 1,0 1,0 0,5 0,0 1,0 0,0 1,0 1,0 0,0 0,5 1,0 0,07. Monique Bakker 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 1,0 0,0 1,0 1,0 0,0 1,0 1,0 0,0 1,0 0,5

Huidige flexibiliteit 6,5 6,0 3,5 5,5 5,0 5,0 3,5 5,0 5,0 3,5 5,0 6,0 2,5 5,0 5,0Noodzakelijke flexibiliteit 7,0 7,0 7,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0 5,0Flexibiliteitsscore 0,9 0,9 0,5 1,1 1,0 1,0 0,7 1,0 1,0 0,7 1,0 1,2 0,5 1,0 1,0

28

 Opleidingenbudgetplan Regio

 Bedrijf :

Bedrijfsonderdeel :

Budgetjaar : 2013 

Naam afdeling/team Aantal medw.

Budget-aanvraag 2013 

    Out of Pocketin euro´s

Verlettijdin uren

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

       

Totalen      

Regio opleidingenbudgetplan

29

Team opleidingenbudgetplan

Out of pocket

Verlettijd

euro s uren1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2

Jan Schok 12345678 WEB 3 Elektrotechniek 6500 200

Klaasje van der Meer 23456789 Ac. Rug- en Vlinderslag academie 450 60

Frits Deuk 34567890 MBO Bank- plaatwerken 675 240

Hanneke Lijm 45678901 HBO Personeel & Arbeid 1325 360

1500 24

500 8

150 4

10250 800

21350 1696

Aantal herkwalificatiesHerkwalificatie veiligheidsbevoegdheden en/of gecertificeerden ed. Tot. aantal bevoegden ed.

. Lopend boekjaar 2012 Volgend boekjaar 2013

Bedrijf :Bedrijfsonderdeel : Afdeling/Team :

Budgetjaar : 2013Naam

medewerkerPers. Nr Naam opleiding Opleidingsplanning Budget aanvraag

2013

3

VIAG 2 1

BEI 7

VCA 9 0

BHV 1 1

Stelpost (maximaal 1,2 x budget aanvraag) periode

Totalen

Overige veiligheidsopleidingen 3 0

Aanvullende budgetaanvraag (2e helft 2013) Nee

30

Vakmanschap & Sturen op resultaten

Gaan voor vakmanschap De juiste kwaliteit onderkend

Medewerkers zo ontwikkelen dat ze in staat zijn de business- strategie te realiseren

Investeren in output Structureel: het herleiden van organisatie doelen tot individuele

doelen

Cultureel: richtinggevende spelregels voor het handelen in samenwerkingsverbanden

31

Gevoerde gesprekkenOpleidingsplannenPersoneelsbudgetOpleidingsbudgetOnderkende kennisDezelfde managementstijl

HRMInformatie

Presentatie

Formats

Monitoring

Checklists Handleidingen

FeedbackVoorbereidingEvaluatie

PlanningUitleg

InformerenMT

En nu verder, actie

InformerenTeamleiders

InformerenMedewerkers

32

Nog even dit……

Communicatie medewerkers – waar gaat het over Management in charge HRM ondersteunt, verzamelt, helpt …. PRO in Excel is mooi, maar bij meer dan 15

medewerkers is analyseren niet eenvoudig, dan is digitaal beter

bijvoorbeeld www.drielingh.nl of www.ddgc.nl PRO moet wel passen in Planning & Control cyclus i.v.m.

personele kosten