Memo Strategie Key-Users24 maart 2015

MemoStrategie Key-Users

Aan: Stuurgroep DZGWVan: Veerle Ultee

1

Memo Strategie Key-Users24 maart 2015

1 InleidingIn oktober ronden we het project “Invoering gemeentebreed Digitaal Zaakgericht Werken” af. De knop is dan om en de hele organisatie werkt dan met het zaaksysteem. Dat is het begin van een andere manier van werken. Om de verandering tot stand te brengen (tijdens de projectfase tot 6 oktober) zetten we per team 1 of 2 keyusers in. Zij zijn de ogen en oren van het project in de organisatie. Maar ook na invoering (tijdens fase 2) spelen de keyusers een belangrijke rol. In dit memo wordt de rol en strategie van keyusers voor beide fases verduidelijkt.

2 Rollen key-usersTijdens de invoering van gemeentebreed Digitaal Zaakgericht Werken is per procescluster een keyuser benoemd in overleg met de teamleider. De meeste teams worden door 1 keyuser vertegenwoordigd. Daar waar binnen 1 team duidelijk 2 disciplines (procesclusters) zitten (zoals KCC en Burgerzaken) zijn 2 keyusers benoemd. De rol van de keyusers wisselt gedurende de fase waarin het project zich bevindt:

Ambassadeur van het project binnen het team Keyusers worden door het projectteam regelmatig geïnformeerd over de voortgang van het project en de gedachte achter Zaakgericht Werken tijdens fase 1. Deze kennis en informatie dragen zij over binnen hun team. Voorbeelden van deze rol:- Keyusers krijgen in een vroeg stadium een demonstratie van het

zaaksysteem.- Keyusers worden actief op de hoogte gehouden van de voortgang van het project en krijgen

relevante stukken per mail toegestuurd.- Keyusers hebben een kennismakingsgesprek gehad met de projectleider.

Informatiebron voor het projectteam over werkwijze en inhoud processen Keyusers worden door het projectteam gebruikt als informatiebron over de processen en werkwijze binnen hun team of cluster. Zij leveren zo belangrijke input voor de inrichting van het zaaksysteem en helpen om kansen en knelpunten voor de livegang te signaleren en op te pakken. Voorbeelden van deze rol:- Keyusers hebben een verkennend gesprek over het generieke proces,

de werkwijze en de uitgangspunten.- Keyusers geven hun input op de standaard ZTC en waar nodig wordt deze op hun advies

aangepast. Samen met de teamleider stellen ze de zaaktypen vast voor hun team/ cluster.

Digibuddy voor het zaaksysteem Keyusers zijn beter wegwijs in het zaaksysteem dan hun collega's bij de livegang op 6 oktober. Zij helpen hun collega's op weg als ze vast lopen en zijn de eerste vraagbaak. Deze rol is zowel tijdens fase Voorbeelden van deze rol:- Keyusers krijgen in een vroeg stadium een demonstratie van het

zaaksysteem.- Keyusers krijgen een extra dag(deel) opleiding om te leren werken met

het zaaksysteem. - Keyusers ondersteunen de trainer tijdens de eindgebruikers trainingen.

2

Memo Strategie Key-Users24 maart 2015

Ontwikkelaar van verbeteringen na livegang Na de live gang in oktober breekt fase 2 van het project aan. Naast de rol van digibuddy voor collega’s zijn de keyusers ook aan zet om samen met DIV en functioneel beheer het zaakgericht werken verder vorm en inhoud te geven. Vooral in de vorm van specifieke doorontwikkeling van de methode en het systeem. Voorbeelden van deze rol:- Keyusers nemen deel aan het gebruikersoverleg Zaakgericht werken.- Keyusers nemen deel aan werk- of projectgroep voor doorontwikkeling

die hun team of processen raken.- Keyusers signaleren verbeterpunten en ontwikkelvragen die uit hun team komen bij functioneel

beheer.- Keyusers signaleren wijzigingen in taken en werkprocessen (en eventueel werkwijze). Zij

bewaken de samenhang tussen processen, de werkwijze in de praktijk en het zaaksysteem.

3 Borging en ActiesOm bovenstaand advies op een goede manier in de praktijk te brengen, stellen we voor (of is reeds in gang gezet):- Demonstratie zaaksysteem is gepland- Vanuit het projectteam verzorgt de deelprojectleider communicatie samen met het

projectsecretariaat voor het informeren van de keyusers (bijvoorbeeld door de stuurgroep vastgestelde stukken)

- Extra training voor keyusers is opgenomen in het opleidingsplan- Diverse gesprekken over de ZTC en het generieke proces staan gepland- Na livegang wordt een 6-wekelijks gebruikersoverleg gestart met als onderwerpen het goed

beheren van de huidige werkwijze (en systeem) en de doorontwikkeling van de werkwijze en het systeem in fase 2. Vanuit het gebruikersoverleg kunnen diverse specifieke werk- en projectgroepen worden gestart wanneer dat nodig is

3