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EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMIENTOS DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNIN

PERIODO 2010

MEMORANDO DE PLANEAMIENTO

1. ANTECEDENTES DEL EXAMEN ESPECIAL

La acción de control practicada a la Municipalidad Provincial de Oxapampa, denominada “EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMIENTO DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNIN– PERIODO 2010”, corresponde a una acción de control programada en el Plan Anual de Control 2011, aprobado por Contraloría General de la República, mediante Resolución de Vicecontralora General Nº 08-2009-CG, publicado el 14 de enero 2010; así como lo dispuesto en la Directiva N° 013-2001-CG/340, aprobada con Resolución de Contraloría N° 117-2001-CG, de fecha 27 de julio 2001.

Conforme a la normativa vigente, el Jefe del Órgano de Control Institucional del Gobierno Regional de Junín, comunicó el inicio de la Acción de Control al Titular del Pliego mediante Oficio Nº 031-2010-MPO/OCI de fecha 10 de marzo 2011 y a la Contraloría General de la República mediante Oficio N° 035-2009-MPO/OCI de fecha 19 de marzo del 2011.respectivamente.

2. ANTECEDENTES DE LA ENTIDAD

El Gobierno Regional de Junín, es un gobierno local con autonomía política, económica y administrativa, cuyos objetivos principales son:

a. Planificar integralmente el desarrollo local y el ordenamiento territorial, en el nivel Provincial.

b. Promover, permanentemente la coordinación estratégica de los planes integrales de desarrollo Provincial.

c. Promover, apoyar y ejecutar proyectos de inversión y servicios públicos municipales que presenten, objetivamente, economía de escala de ámbito distrital.

d. Emitir las normas técnicas generales, en materia de organización del espacio físico y uso del suelo así como sobre protección y conservación del ambiente.

Rige su presupuesto según las disposiciones emitidas por el Ministerio de Economía y Finanzas.

El Régimen Laboral de su personal empleado esta sujeto al Decreto Legislativo N° 276, Ley de Bases de la Carrera Administrativa y de Remuneraciones del Sector Públicos y su Reglamento Decreto Supremo N° 005-90-PCM; y el personal obrero esta comprendido bajo el régimen de actividad privada establecido en el Decreto Legislativo N° 728.

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMITOS DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNIN

PERIODO 2010

3. OBJETIVOS DEL EXAMEN

El Objetivo del Examen Especial al Área de abastecimientos estará orientada a determinar la razonabilidad correspondiente al ejercicio 2008, presentada a la Dirección Nacional de Contabilidad Pública para la formulación de la Cuenta General de la República, conforme a lo establecido en la Directiva Nº 013-2001-CG/B340, aprobada mediante Resolución de Contraloría Nº 117-2001-CG de 27 de julio 2001 y según lo dispuesto por las Normas de Auditoría Gubernamental.

Objetivo General

Emitir opinión sobre los Hechos realizados, preparados por el Área de Abastecimientos al 31 de diciembre de 2010, de conformidad con las disposiciones legales y vigentes.

Objetivos Específicos

1. Determinar los estados financieros preparados por la entidad presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de conformidad con las disposiciones vigentes.

2. Evaluar la aplicación del cumplimiento de la normativa vigente en las fases de Programación, Formulación, Aprobación, Ejecución y Evaluación del Presupuesto de la Unidad Ejecutora, teniendo en cuenta las medidas complementarias de austeridad o restricción del gasto público.

3. Establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas en el Presupuesto Institucional concordantes con las disposiciones legales vigentes.

4. Evaluar la implementación, funcionamiento y efectividad del sistema de Control Interno en las Áreas Administrativas y en actividades vinculadas directamente con la misión y objetivos de la Entidad, identificando y determinando el grado de solidez, eficiencia y eficacia de los controles clave que aseguren a la Gobierno Regional de Junin el cumplimiento de sus objetivos y metas.

4. ALCANCE DEL EXAMEN

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PERIODO 2010

La presente Acción de Control se desarrollará bajo la forma de Examen Especial en concordancia con las Normas de Auditoria Gubernamental (NAGU), aprobada por Resolución de Contraloría Nº 162-95-CG del 22 setiembre de 1995 y modificación última mediante Resolución de contraloría 259-2000-CG de fecha 13 de diciembre del 2000, y comprenderá la revisión de los estado financieros y la evaluación de la consistencia de los saldos presentados en los estados financieros preparados por la entidad y si presentan razonablemente la situación financiera, los resultados de sus operaciones y flujo de efectivo, de conformidad con las disposiciones vigentes. Asimismo, comprenderá la evaluación de la aplicación del cumplimiento de la normativa vigente en las fases de Programación, Formulación, Aprobación, Ejecución y Evaluación del Presupuesto de la Unidad Ejecutora, teniendo en cuenta las medidas complementarias de austeridad o restricción del gasto público; así como, establecer el grado de cumplimiento de los objetivos y metas previstas en el Presupuesto Institucional concordantes con las disposiciones legales vigentes. La presente acción de control también comprenderá la evaluación del grado de implementación, funcionamiento y efectividad del sistema de Control Interno en las Áreas Administrativas y en actividades vinculadas directamente con la misión y objetivos de la Entidad, identificando y determinando el grado de solidez, eficiencia y eficacia de los controles clave que aseguren a la Gobierno Regional de Junín el cumplimiento de sus objetivos y metas.

El periodo a examinar corresponde al periodo del 01 de enero hasta el 31 de diciembre del 2010.

El Concejo Municipal es el Órgano de Gobierno que ejerce funciones normativas y fiscalizadoras. Está constituida por el Alcalde y los Regidores siendo el Alcalde responsables de ejercer funciones ejecutivas la Administración Municipal.

5. NORMATIVA APLICABLE A LA ENTIDAD EXAMINADA

Las normas aplicables son las siguientes: Constitución Política del Perú de 1993 Ley Nº 27972, Ley Orgánica de Municipalidades y su modificatorias Ley Nº 28112 – Ley Marco de la Administración Financiera del Sector Público Ley Nº 28411 – Ley General del Sistema Nacional de Presupuesto Ley Nº 28693, Ley General del Sistema Nacional de Tesorería Ley N° 28708, Ley General del Sistema de Contabilidad. Ley Nº 28927, Ley de Presupuesto del Sector Público para el Año Fiscal 2008. Directiva Nº 001-2007-EF/77.15, Directiva de Tesorería. Decreto Supremo Nº 083-2004-PCM – Texto Único Ordenado de la Ley de

Contrataciones y Adquisiciones del Estado

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PERIODO 2010

Decreto Supremo Nº 084-2004-PCM – Reglamento de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, y sus modificatorias

Resolución de Contraloría N° 195-88-CG – Aprueban Normas que Regulan la Ejecución de Obras Publicas por Administración Directa

Reglamento de Organización y Funciones del Gobierno Regional de Junin, aprobado mediante Ordenanza Municipal Nº 003-2007-MPO del 21 marzo del 2007.

Manual de Organización y Funciones del Gobierno Regional de Junin, aprobado mediante Ordenanza Municipal Nº 002-2007-MPO de fecha 21/03/2007.

Ley Nº 27785 – Ley Orgánica del Sistema Nacional de Control y de la Contraloría General de la República.

Directiva Nº 012-2000-CG/OATJ-PRO – Autorización previa a la ejecución y Pago de Presupuestos Adicionales de Obras Públicas, Resolución de Contraloría Nº 036-2001-CG, modificada por resolución de Contraloría Nº 092-2003-CG

Manual de Auditoria Gubernamental (MAGU), aprobado con Resolución de Contraloría Nº 152-98-CG.

Normas de Auditoria Generalmente Aceptadas (NAGAS) Normas de Auditoría Gubernamental (NAGU), aprobado con Resolución de

Contraloría Nº 162-95-CG y 259-2000-CG Ley Nº 28716 – Ley de Control Interno de las Entidades del Estado Guía de Auditoría de Obras Públicas por Contrata – Contraloría General de la

República.

6. PROGRAMA DE PROCEDIMIENTOS A EJECUTAR EN EL EXAMEN ESPECIAL

Los Procedimientos del Examen Especial y Cuestionarios de Control Interno tienen carácter de indicativos, por lo cual son flexibles y susceptibles de modificarse a criterio del auditor responsable del examen y se adjuntan al presente memorando.

7. RECURSOS DE PERSONAL Y ESPECIALISTAS

Para la ejecución de la “EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMIENTOS DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNIN– PERIODO 2010”, se ha previsto la participación de una comisión conformada por el personal siguiente:

Nombre y Apellido Categoría Cargo en la ComisiónCPC. MELIDA PECHO RAFAEL Jefe de OCI SupervisorCPC. ESTHER IBAÑEZ ZAMUDIO

Auditor Encargado Auditor

CPC. JULISSA PEREZ QUISPE Auditor Encargado Auditor

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PERIODO 2010

8. PRESUPUESTO DE TIEMPO:

Horas hombre por actividad:

Cargo PlaneamientoTrabajo

de Campo

Redacción y

supervisión de

Informe

Sustentación de

informe

Emisión de

Informe Definitivo

Total

Supervisor 32 230 34 8 4 360Jefe de Comisión 8 282 52 14 4 360

Auditor Encargado 8 282 52 14 4 360

Total Horas 45 794 138 36 12 1080

Los plazos para la ejecución del Examen se detallan a continuación:

Fases de la Auditoria

Días Útiles

Plazos de ejecuciónDel Al

Planificación 08 14.Mar.2008 27.Mar.2008Ejecución 30 01.Abr.2008 06.May.2008Informe 07 06.May.2007 15.May.2008

Total 45

El cronograma de actividades y costos programa se presenta en los cuadros adjunto

. 9.- FUNCIONARIOS DE LA INSTITUCION EXAMINADALos funcionarios actuales del Gobierno Regional de Junin que están a cargo de las áreas

involucradas en el alcance de la presente acción de control, se detallan a continuación:

Nº

NOMBRE Y APELLIDO CARGOPERIODO LABORAL CONDICION

DESDE HASTA LABORAL

1 Dr. Vladimir Cerrón

Valverde

Presidente Regional 01. ENE.2010

Continua Nombrado

2 Ing. Jaime Buendía Carpio Vicepresidente 10. ENE.2010

Continua Nombrado

5


PERIODO 2010

3 Dr. Benancio TORRES

LANDA

Secretario Regional 01. FEB. 2010

Continua Nombrado

4 MG. Raúl HUAYNATE

POZO

Jefe de Economía 05. MAR. 2010

Continua Nombrado

5 MG. Edilberto SUAREZ

MEJICO

Jefe de

Abastecimientos

06.MAR.2010

Continua Nombrado

10.-PRESUPUESTO DE TIEMPO:

Los plazos para la ejecución del Examen Especial al Area de Abastecimientos, se detallan teniendo en cuenta horas/hombre, los mismos que se detallan a continuación:

ACTIVIDADES DIAS UTILES

DIAS CALENDARIO TOTAL DIAS

HABILESINICIO TERMINO

DEL AL

PLANIFICACIÓN 2 03.MAY.2010 05.MAY.2010 02TRABAJO DE CAMPO 10 19.MAY.2010 01.JUN.2010 10COMUNICACIÓN DE HALLAZGOS 03 21.MAY.2010 24.MAY.2010 02EVALUACION DE ACLARACIONES 7 04.JUN.2010 15.JUN.2010 05SUPERVISION 10 03.MAY.2010 30.JUN.2010 03REDACCION DEL INFORME 4 15.JUN.2010 19.JUN.2010 04SUPERVISION DEL INFORME 2 20.JUN.2010 22. JUN. 2010 02SUSTENTO DEL INFORME 1 24.JUN.2010 24. JUN. 2010 01ELEVACIÓN DEL INFORME 1 30.JUN.2010 30. JUN. 2010 01

TOTAL DÍAS ÚTILES 30

11. COSTO DEL EXAMENDe acuerdo a la Programación de Actividades, se utilizará un total de 1 864 horas/hombres, con un costo de S/. 25,851.00 nuevos soles.

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PERIODO 2010

RECURSOS HUMANOS HORAS HOMBRE

COSTOPOR HORA

COSTO TOTAL

JEFE DE COMISION 864 15.80 13 651SUPERVISOR 120 12.20 1 464AUDITOR SENIOR 360 12.20 4 392

TOTALES 1864 17607

12. PARTICIPACION DE ESPECIALISTAS

Para el desarrollo de esta acción de control, se deberá contar con 02 Especialistas en Área de

Abastecimientos.

13. PROGRAMA DE AUDITORIAEl Programa de Auditoria a desarrollar el Examen Especial al Área de Abastecimientos, son

los procedimientos adicionales que puedan incorporarse de acuerdo a las circunstancias, se

presenta en el ANEXO 1.

14. INFORMES A EMITIR Y FECHA DE ENTREGA

Como resultado de la Auditoria de Gestión, se emitirá el informe corto y el informe largo

en concordancia con la NAGU 4.40, conteniendo las observaciones, conclusiones y las

recomendaciones, tendentes a su implantación por parte del Titular de la entidad,

elevando el informe al Titular de la entidad y simultáneamente a la Contraloría General

de la República.

En el caso de evidenciarse indicios razonables de responsabilidad civil o comisión de

delito, se emitirá el correspondiente Informe Especial concordante con la NAGU 4.50,

modificado por Resolución de Contraloría Nº 012-2002-CG de 21 de enero 2002.

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PERIODO 2010

FORMATO TENTATIVO DEL INFORME

El contenido del Informe Largo de Auditoría será formulado considerando la siguiente

estructura:

Síntesis gerencial.I. INTRODUCCIÓN

1. Origen del examen.

2. Naturaleza y objetivos del examen.

3. Alcance del examen.

4. Antecedentes y base legal de la entidad.

5. Comunicación de hallazgos.

6. Memorándum de Control Interno.

7. Otros aspectos de importancia.

II. OBSERVACIONES

III. CONCLUSIONES

IV. RECOMENDACIONES

V. ANEXOS

15. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADESEl Cronograma de Actividades se presenta en anexo adjunto ANEXO 2.

16.-INFORMES A EMITIR Y FECHA DE ENTREGA

Como resultado del Examen Especial, se emitirá el informe corto y el informe

Presupuestario así como el informe largo correspondiente en concordancia con la NAGU

4.40, conteniendo las observaciones, conclusiones y las recomendaciones, tendentes a

su implantación por parte del Titular de la entidad, elevando el informe al Titular de la

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PERIODO 2010

entidad y simultáneamente a la Contraloría General de la República. En el caso de

evidenciarse indicios razonables de responsabilidad civil o comisión de delito, se emitirá

el correspondiente Informe Especial concordante con la NAGU 4.50, modificado por

Resolución de Contraloría Nº 012-2002-CG de 21 de enero 2002.

Huancayo, 07 de Abril de 2011.

CPC. MELIDA PECHO RAFAEL CPC. ESTHER IBAÑEZ ZAMUDIOJefe de comisión Supervisor

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PERIODO 2010

EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMIENTOS DEL GOBIERNO REGIONAL DE JUNINPERIODO 2010

PROGRAMA DE AUDITORÍA

PASONº.

PROCEDIMIENTOS MINIMOSREF.P/T

FECHA HECHO POR

REVISADO POR

I. OBJETIVO Nº 01

Verificar el grado de solidez de los Controles Internos establecidos por la

Institución, para el Área de Abastecimientos.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA1.1 Solicite los documentos normativos de gestión que regulan el Área de

Abastecimientos.

1.2 Aplique el cuestionario de Control Interno al Área de Abastecimientos y Sub

Áreas a su cargo. Evalúe las respuestas y determine las observaciones.

1.2 Obtenga y revisa el flujo grama del proceso de adquisiciones, evalúe y

determine posibles errores.

1.3 Determine si todos los documentos relacionados con la gestión de

Abastecimientos están suscritos por los funcionarios responsables.

1.4 Efectúe una revisión de los cargos establecidos por el Reglamento y Manual de

Organización y Funciones y registre en papeles de trabajo.

1.5 Verifique y realice un estudio sobre la capacidad operativa del personal y aclarar si estos puestos vienen siendo ocupados por personal especializado en el Área.

1.6Redacte el Memorando de Control Interno

II. OBJETIVO Nº 02

Verificar si los diferentes procesos técnicos que desarrolla el Área de

Abastecimientos, están acorde con las disposiciones vigentes.

PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA2.1 Solicite los documentos de gestión siguiente:

a. Plan Anual de Adquisiciones de Bienes y Serviciosb. Archivos de Ordenes de Compra y Órdenes de Servicios emitidos

en el período a examinar.c. Archivos correlativos de las solicitudes de Cotización o proformas

emitidas por el período a examinar.d. Archivos correlativos de los cuadros comparativos.e. Registro de Proveedores debidamente actualizados.f. Archivos de documentos e información de la formulación de los

expedientes técnicos y las bases administrativas para convocar a

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PERIODO 2010

los procesos de concursos y adjudicaciones.

2.2 Revise el Libro de actas y formule Ud. Cédulas de trabajo con los aspectos más significativos de las adquisiciones.

2.3 Seleccione una muestra importante a fin de realizar una visita inspectiva al local de funcionamiento de los proveedores.

2.4 Verifique la Autenticidad de las propuestas formuladas por los proveedores que han brindado bienes y servicios a la institución.

2.5 Seleccione una muestra significativa de adquisiciones y efectúe el seguimiento de principio a fin y verifique posibles desviaciones respecto a lo regulado en el flujograma.

2.6 Sistematice las observaciones relevantes, elabore y comunique los

hallazgos de auditoria de acuerdo a Ley.

2.7 Evalúe las aclaraciones y/o comentarios entregados por los

funcionarios y servidores presuntos involucrados en los hechos.

Elabore la cédula de las Aclaraciones resultantes y determine las

responsabilidades pertinentes, si las hubiere.

2.8 Ordene los archivos de papeles de trabajo de conformidad con la

cédula índice de auditoria.

Elabore el informe de auditoria.

CPC. Melida Pecho Rafael CPC. Esther Ibañez ZamudioJefe de comisión Supervisor

PROBLEMÁTICA DETECTADA EN EL DESARROLLO DEL TRABAJO DE CAMPO, CON RELACION AL EXAMEN ESPECIAL AL AREA DE ABASTECIMIENTOS DEL GRJ.

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PERIODO 2010

1. EL AREA DE ABASTECIMIENTOS NO CUENTA CON UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

QUE RIGEN LAS ACCIONES DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS.

2. EL PERSONAL QUE LABORA EN EL AREA DE ABASTECIMIENTOS NO CUENTA CON

LOS REQUISITOS MINIMOS PARA OPUPAR EL CARGO ESTABLECIDOS PARA DICHA

AREA.

3. LOS PROCESOS DE COMRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR EL AREA DE

ABASTECIMIENTOS DEL GRJ, SE EFECTUARON INCUMPLIENDO LAS NORMAS QUE

RIGE LA LEY DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO.

HALLAZGOS DE AUDITORIA

1.-CASUISTICA:

EL AREA DE ABASTECIMIENTOS NO CUENTA CON UN MANUAL DE PROCEDIMIENTOS QUE RIGEN LAS ACCIONES DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS.

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PERIODO 2010

SUMILLA: Negligencia en la implementación del manual de procedimientos

(MAPRO).

*De la revisión de los documentos normativos del Gobierno Regional de Junín

periodo 2010, se ha detectado que la oficina de abastecimientos no cuenta con el

MAPRO, siendo un documento indispensable para realizar las acciones ya

actividades de dicha oficina.

*Con estos hechos se ha transgredido las normas emitidas por la oficina de

planificación y Racionalización del Gobierno Regional de Junín, que tiene la

responsabilidad básica de hacer cumplir el numeral 7-3 que señala ´´La elaboración

de los manuales corresponde a los responsables de 4 Áreas Administrativas

contando con el asesoramiento de la oficina de Planificación.

*La causa se debe a la negligencia del Administrador y responsable de

Abastecimientos quienes no han efectuado ninguna acción para implementar el

MAPRO.

*Como consecuencia de lo expuesto el Gobierno Regional de Junin durante el

periodo 2010, se ha efectuado diversas acciones sin contar con el documento

indispensable que es el MAPRO.

2.-CASUISTICA:

EL PERSONAL QUE LABORA EN EL AREA DE ABASTECIMIENTOS NO CUENTA CON LOS REQUISITOS MINIMOS PARA OPUPAR EL CARGO ESTABLECIDOS PARA DICHA AREA.

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PERIODO 2010

SUMILLA: Carece de un Plan de Información Relevante para Seleccionar el

Personal.

*De la revisión de las Hojas de vidas de los trabajadores del Gobierno Regional de

Junín se notó la falta de experiencia y requisitos para ocupar el Cargo

correspondiente.

*Con estos hechos se ha incumplido las políticas de Evaluación minuciosa y

analítica que el Gobierno Regional de Junín menciona en su art°12 donde nombra

exhibir mediante declaración Jurada los datos que adjuntaron en su Hoja de Vida y

la respectiva constatación de estas.

*La causa se debe a que el Jefe de Recursos Humanos quien no verifico ni constato

los datos correspondientes de cada personal. Y no efectuó ninguna acción por

subsanar el error.

*Como consecuencia de esto el Gobierno Regional de Junín se expuso a un declive

en el Área afectada, sin subsanando el hecho.

3.-CASUISTICA:

LOS PROCESOS DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS REALIZADOS POR EL AREA DE ABASTECIMIENTOS DEL GRJ, SE EFECTUARON INCUMPLIENDO LAS NORMAS QUE RIGE LA LEY DE ADQUISICIONES Y CONTRATACIONES DEL ESTADO.

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PERIODO 2010

SUMILLA: falta de conocimientos de leyes

* De la revisión de los documentos que rige la Ley de Contrataciones del Estado del

Gobierno Regional de Junín periodo 2010, se ha detectado que la oficina de

abastecimientos no utiliza correctamente la ley de Adquisiciones, siendo una norma

indispensable para realizar las acciones ya actividades de dicha oficina.

* Con estos hechos se ha transgredido las normas emitidas por la oficina de

Abastecimientos del Gobierno Regional de Junín, que tiene la responsabilidad

básica de hacer cumplir la Ley de Contrataciones del Estado que señala ´´Los

gestiones para hacer una Licitación y Contratación con proveedores atreves del

Estado .

*La causa se debe a la dejadez del responsable de Abastecimientos quienes no

han efectuado ninguna acción para subsanar el hecho.

*Como consecuencia de lo expuesto el Gobierno Regional de Junín durante el

periodo 2010, se ha efectuado diversas acciones sin contar con el documento

indispensable que es la Ley de Contrataciones con el Estado.

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Automotive

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