MEERJARENPROGRAMMA SLAGKRACHTIGE …...2010/05/17 · Het Vlaamse regeerakkoord 2009 – 2014 geeft...

MEERJARENPROGRAMMA SLAGKRACHTIGE OVERHEID College van Ambtenaren-generaal 17 mei 2010

Inhoudstafel 1. Inleiding ............................................................................................................................. 4 2. Uitgangspunten meerjarenprogramma slagkrachtige overheid ............................... 5

2.1. Scope van het meerjarenprogramma................................................................... 5 2.1.1. Efficiëntie in relatie tot effectiviteit en kwaliteit ............................................ 5 2.1.2. Slagkracht door oplossingsgerichtheid ........................................................ 5 2.1.3. Eén plan voor efficiëntiewinst én voor ViA-doorbraak slagkrachtige overheid ............................................................................................................................ 6 2.1.4. Een plan van en voor de Vlaamse overheid ............................................... 6

2.2. Basisprincipes voor het meerjarenprogramma ................................................... 7 2.2.1. Een gefaseerde aanpak ................................................................................. 7 2.2.2. Een gelaagde aanpak ..................................................................................... 8 2.2.3. Een gedragen plan .......................................................................................... 8 2.2.4. Een duidelijke sturing en opvolging (‘governance’).................................... 9

3. Strategisch kader........................................................................................................... 10 3.1. Visie ......................................................................................................................... 10 3.2. Waarden.................................................................................................................. 10 3.3. Strategische doelstellingen .................................................................................. 10 3.4. Normstelling en opvolging strategische doelstellingen.................................... 11

4. Portfolio van programma’s en projecten .................................................................... 18 4.1. Programma opbouw .............................................................................................. 18 4.2. Sleutelprojecten ..................................................................................................... 20

4.2.1 Naar een geïntegreerde benadering van ondernemers – Geïntegreerd loket .......................................................................................................................... 20 4.2.2 Eén lokale meerjarenplanning voor de lokale besturen .......................... 21 4.2.3 Interne staatshervorming.............................................................................. 22 4.2.4 Rationalisatie managementondersteunende dienstverlening ................ 23 4.2.5 Nuttige rationalisatie ter ondersteuning van een klantgedreven ICT .... 25 4.2.6 Betere dienstverlening door koppeling databanken, integratie gegevensverkeer en back-office activiteiten, en ontwikkeling van een geïntegreerde Vlaamse publieksbalie ........................................................................ 26 4.2.7 Versnellen en vereenvoudigen van de procedures voor investeringsdossiers...................................................................................................... 28 4.2.8 Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid ........................................ 29 4.2.9 Barometer slagkrachtige overheid .............................................................. 30

4.3 Organisatiebrede projecten.................................................................................. 32 4.4 Beleidsdomeinoverschrijdende projecten .......................................................... 33 4.5 Beleidsdomein- en entiteitsspecifieke projecten............................................... 35

5. Aansturing en beheer van het meerjarenprogramma (‘governance’) ................... 36 5.1 Belang van een duidelijke governance .............................................................. 36 5.2 Kadering van de governance van het meerjarenprogramma in de governance van Vlaanderen in Actie.............................................................................. 37 5.3 Rapporteringscyclus meerjarenprogramma ...................................................... 38 5.4 Rollen en verantwoordelijkheden binnen het meerjarenprogramma ............ 41

5.4.1 Aansturing....................................................................................................... 41 5.4.2 Programmabureau......................................................................................... 41

5.5 Middelen.................................................................................................................. 43 5.6 Verandermanagement .......................................................................................... 43

2

6 Communicatiestrategie en –plan................................................................................. 46 6.1 Strategische uitgangspunten communicatie ..................................................... 46

6.1.1 Veranderingscommunicatie ......................................................................... 46 6.1.2 Basisboodschap............................................................................................. 46 6.1.3 Proces-, projecten productcommunicatie ................................................ 47 6.1.4 Tone of voice .................................................................................................. 47

6.2 Communicatieplan: doelgroepen, doelstellingen en boodschappen............. 48 6.3 Communicatieplan: kanalen voor interne communicatie ................................ 48 6.4 Uitvoering ................................................................................................................ 48

7 Verder traject (mei – juli 2010) .................................................................................... 49 Bijlagen.................................................................................................................................... 50

Bijlage 1: metadatafiches indicatoren strategische doelstellingen ............................ 50 Bijlage 2: fiches sleutelprojecten..................................................................................... 82

Sleutelproject 1.1: Naar een geïntegreerde benadering van ondernemers – Geïntegreerd loket......................................................................................................... 82 Sleutelproject 1.2: Eén lokale meerjarenplanning voor de lokale besturen ......... 89 Sleutelproject 1.3: Interne staatshervorming........................................................... 102 Sleutelproject 2.1: Rationalisatie managementondersteunende dienstverlening........................................................................................................................................ 108 Sleutelproject 2.2: Nuttige rationalisering ter ondersteuning van een klantgedreven ICT ....................................................................................................... 115 Sleutelproject 3.1: Betere dienstverlening door koppeling databanken, integratie gegevensverkeer en back-office activiteiten, en ontwikkeling van een geïntegreerde Vlaamse publieksbalie ...................................................................... 135 Sleutelproject 4.1: Versnellen en vereenvoudigen van procedures voor investeringsdossiers.................................................................................................... 175 Sleutelproject 4.2: Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid ..................... 181 Sleutelproject 4.3: Barometer slagkrachtige overheid ........................................... 198

Bijlage 3: rollen en verantwoordelijkheden bij aansturing en beheer van het meerjarenprogramma ..................................................................................................... 227 Bijlage 4: interne communicatiestrategie ..................................................................... 229

3

1. Inleiding Het Vlaamse regeerakkoord 2009 – 2014 geeft aan het College van Ambtenaren-generaal (CAG) de opdracht om een meerjarenprogramma voor permanente efficiëntiewinst op te stellen en voor te leggen aan de regering. Onder aansturing van het CAG werd in het najaar van 2009 begonnen met de werkzaamheden hieromtrent. Op 24 december 2009 werd door de co-voorzitters van het CAG een nota over het meerjarenprogramma overhandigd aan de minister-president en de vice-minister-presidenten. De nota bevatte een voorstel van basisprincipes, strategisch kader, plan van aanpak en mogelijke projecten en programma’s die bottom-up werden geformuleerd vanuit de beleidsdomeinen. Deze nota werd op 15 januari ll. besproken tijdens een overleg tussen de kern van de Vlaamse Regering en de co-voorzitters van het CAG en werd op 22 januari ll. door de minister-president en de vice-minister-presidenten als mededeling geagendeerd op de Vlaamse Regering (VR 2010 2201 MED.0038). De regering stemde in met de basisprincipes, de strategische doelstellingen en het governancekader van het ontwerpmeerjarenprogramma en gaf opdracht aan het CAG om het programma verder uit te werken. Hierbij diende specifiek aandacht te worden gegeven aan: − het opnemen van meetbare, auditeerbare en vergelijkbare resultaten; − het identificeren van een aantal ‘zeer belangrijke’ projecten die een grote stap

voorwaarts betekenen op weg naar een slagkrachtige overheid; − het aspect klantvriendelijkheid en kwaliteit van dienstverlening; − het budgetneutrale karakter van het meerjarenprogramma: er zullen geen extra

middelen worden uitgetrokken voor het meerjarenprogramma. Deze opmerkingen indachtig heeft het CAG de werkzaamheden verder gezet en legt het met dit document een afgewerkt ontwerp van meerjarenprogramma voor aan de Vlaamse Regering.

4

2. Uitgangspunten meerjarenprogramma slagkrachtige overheid

2.1. Scope van het meerjarenprogramma

2.1.1. Efficiëntie in relatie tot effectiviteit en kwaliteit

Een overheid slagkrachtiger maken is meer dan enkel streven naar efficiëntiewinsten. Efficiëntie moet altijd in relatie tot effectiviteit en kwaliteit worden gezien. Zo heeft het weinig zin om te investeren in de efficiëntie van activiteiten die op zich niet effectief zijn in het realiseren van vooropgestelde (maatschappelijke) doelstellingen. Net zo min mogen we het kwaliteitsaspect los zien van efficiëntie en effectiviteit. In verschillende beleidsdocumenten inzake slagkrachtige overheid, komt een kwaliteitsvolle dienstverlening t.a.v. de samenleving centraal te staan. Eén van de grootste uitdagingen de komende jaren wordt immers meer en betere dienstverlening te verzekeren zonder aangroei van personeel. Het regeerakkoord bepaalt hierover dan ook duidelijk: ‘De administratie krijgt de ruimte om zelf binnen de apparaatskredieten aan optimalisatie te doen maar het totale aantal Vlaamse ambtenaren zal niet meer aangroeien en de administratie zal het efficiëntietraject ook vertalen in aantoonbare besparingen.’ In dit meerjarenprogramma wordt op deze drie dimensies gefocust. Deze globale benadering komt dan ook tot uiting in de formulering van de strategische doelstellingen (zie 3.3).

2.1.2. Slagkracht door oplossingsgerichtheid

‘We willen een overheid die beter, klantvriendelijker en meer probleemoplossend werkt’, stelt het regeerakkoord. Een meer slagkrachtige overheid veronderstelt ook een manier van werken die niet eigen is aan de huidige cultuur van de Vlaamse overheid als organisatie: portfoliobeheer, programmabeheer en projectwerking zullen meer centraal komen te staan. Dit meerjarenprogramma biedt dan ook de kans aan de Vlaamse overheid om zich te bezinnen over haar eigen bedrijfscultuur. Vanuit de strategische doelstellingen (zie 3.3), doorheen de portfolio aan programma’s en projecten (zie hoofdstuk 4) en ook in de aanpak en aansturing van het programma (zie hoofdstuk 5) willen we in dit meerjarenprogramma de basis leggen voor een verankering van vernieuwde organisatieprincipes die leiden tot goed afgestemde en samenwerkende diensten, open en goed onderbouwde communicatie, participatie en inspraak met het oog op een breed maatschappelijk draagvlak, gecombineerd met procedurevereenvoudiging en geïntegreerd procesmanagement over de grenzen van de bestuursniveaus en beleidsdomeinen.

5

2.1.3. Eén plan voor efficiëntiewinst én voor ViA-doorbraak slagkrachtige overheid

Het regeerakkoord geeft aan de Vlaamse administratie een duidelijke opdracht om een meerjarenprogramma voor permanente efficiëntiewinst op te stellen en voor te leggen aan de regering. Daarnaast werd bij de start van deze legislatuur ook gestart met de uitvoering op het terrein van de ViA-doorbraken en de Pact 2020 doelstellingen. Het CAG heeft in juli 2009 het engagement opgenomen om deze uitvoering, in lijn met het regeerakkoord, in goede banen te leiden. Elke doorbraak, waarvoor telkens een verantwoordelijk minister én trekker binnen de Vlaamse administratie werd aangeduid, wordt geconcretiseerd in een geheel van acties, projecten en initiatieven. Gezien de vele raakvlakken worden zowel de initiatieven gericht op efficiëntiewinst als de projecten gericht op het realiseren van de ViA-doorbraak ‘slagkrachtige overheid’ gebundeld in één coherent meerjarenprogramma, het Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid. Hierdoor wordt enerzijds verzekerd dat de ruime scope van het meerjarenprogramma (zie 2.1.1) steeds voor ogen wordt gehouden. Anderzijds wordt door één geïntegreerd meerjarenprogramma eenheid in visie, doelstellingen en aanpak gegarandeerd. Het meerjarenprogramma geeft aldus invulling aan de ViA-doorbraak ‘slagkrachtige overheid’ die op zijn beurt een grote stap voorwaarts moet bewerkstelligen in het bereiken van de Pact 2020 doelstellingen over een ‘efficiënt en doeltreffend bestuur’, zijnde:

Een efficiënte en kwaliteitsvolle overheid en regelgeving draagt in 2020 op structurele wijze bij tot het welzijn en de welvaart van de bevolking;

De overheden, elk op hun niveau, realiseren in 2020 substantiële efficiëntiewinsten, vergelijkbaar met de topregio’s die een vergelijkbaar overheidsaanbod realiseren wat hen toelaat de kwaliteit van dienstverlening aan burgers en ondernemingen sterk te verbeteren;

De Vlaamse overheid werkt op korte termijn een set van outputgerichte indicatoren uit, die de kwaliteit en kwantiteit, de efficiëntie én de relatie tussen alle dimensies van het overheidsingrijpen kan opvolgen, evalueren en zo nodig in overleg met de betrokkenen kan bijsturen.

2.1.4. Een plan van en voor de Vlaamse overheid

Het meerjarenprogramma is een plan van de Vlaamse overheid (politiek en administratie) en voor de Vlaamse overheid. De projecten en programma’s die opgenomen worden in dit meerjarenprogramma zijn ingediend en worden uitgevoerd door het Vlaamse bestuursniveau. Dit houdt echter geen enge benadering in waarbij enkel oog zou zijn voor efficiëntie en effectiviteitswinsten binnen de Vlaamse overheidsorganisatie. Immers, aansluitend op zowel het eindrapport van de CEEO als op het regeerakkoord, worden in dit plan de interbestuurlijke verhoudingen, de interne staatshervorming en de problematiek van de planlasten voor lokale besturen als één van de prioritaire actiedomeinen opgenomen (zie hoofdstuk 4).

6

2.2. Basisprincipes voor het meerjarenprogramma

Hieronder worden een aantal basisprincipes naar de opzet en de uitvoering van het meerjarenprogramma naar voren geschoven. Ze geven enerzijds aan hoe het topmanagement van de Vlaamse overheid het meerjarenprogramma wenst vorm te geven, anderzijds komen hierbij ook een paar kritische succesfactoren naar boven die vervuld moeten zijn om het programma tot een goed einde te kunnen brengen.

2.2.1. Een gefaseerde aanpak

Het opzetten van een meerjarenprogramma is een omvangrijke oefening. Onder aansturing van het CAG worden alle beleidsdomeinen gemobiliseerd waarbij een traject wordt afgelegd, beginnend bij een eerste (bottom-up georganiseerde) ideeënverzameling en leidend tot een wel omkaderd en evenwichtig uitgebouwde portfolio die naast de concrete projecten en programma’s geformuleerd door en binnen de beleidsdomeinen ook een aantal sleutelprojecten bevat geformuleerd op niveau Vlaamse overheid (zie verder). Het is uiterst belangrijk dat in dit proces niet over één nacht ijs wordt gegaan. Een planmatige benadering waarbij voldoende ruimte wordt gelaten voor zowel inhoudelijke bijsturing, overleg binnen de organisatie, afstemming tussen administratie en politiek, advies van een extern klankbord (CEEO) en input van de stakeholders (ViA - Raad van Wijzen) is hierbij aangewezen. Vandaar dat voor het meerjarenprogramma een gefaseerde aanpak werd uitgewerkt: Fase 1 (oktober 2009 – eind december 2009):

o Uitwerken van de basisprincipes en het strategisch kader van het meerjarenprogramma;

o Uitwerken van een plan van aanpak (timing, aansturing en beheer van het meerjarenprogramma);

o Bevraging van beleidsdomeinen met oog op inventarisatie van projecten en programma’s die bijdragen tot efficiëntie en effectiviteitwinsten.

Deze fase is reeds achter de rug en werd afgesloten met een politieke validering in januari 2010 (zie document VR 2010 2201 MED.0038).

Fase 2 (januari 2010 – begin mei 2010):

o Uitwerken normen en indicatoren voor strategische doelstellingen; o Bijsturen van de portfolio:

Definiëren van een beperkte set van sleutelprojecten; Gedetailleerde analyse van de in fase 1 ingediende projecten

en programma’s met oog op samenvoegen (creëren van synergieën), identificeren van lacunes en eventueel elimineren van projecten waarvan toegevoegde waarde vanuit organisatiebreed oogpunt te klein is;

Opstellen van een intern communicatieplan.

7

Deze fase werd afgerond begin mei en het voorliggend document is hier de weerslag van.

Fase 3 (mei 2010 – juni 2010): o Voorleggen van het ontwerp van meerjarenprogramma aan het

politiek niveau; o Advies van de CEEO over het ontwerp van meerjarenprogramma; o Bespreking van het meerjarenprogramma op de ViA-Raad van

Wijzen (15 juni 2010); o Definitieve goedkeuring door de Vlaamse Regering van het

geconsolideerde meerjarenprogramma.

Fase 4 (vanaf juli 2010): uitvoering meerjarenprogramma.

2.2.2. Een gelaagde aanpak

Efficiëntiewinsten kunnen behaald worden op verschillende niveaus: binnen individuele departementen en agentschappen, door samenwerking binnen beleidsdomeinen en over de grenzen van beleidsdomeinen heen en, tenslotte, op niveau van de volledige Vlaamse overheid. Alle niveaus kunnen en moeten bijdragen tot het realiseren van de doelstellingen van het meerjarenprogramma. Deze ‘gelaagdheid’ wordt weerspiegeld in het meerjarenprogramma. De verantwoordelijkheid voor de uitvoering en opvolging van projecten en programma’s ligt op het overeenstemmend niveau (zie hoofdstuk 5): entiteitsniveau: functioneel bevoegd minister - leidend ambtenaar; beleidsdomeinniveau: beleidsraad – managementcomité; beleidsdomeinoverschrijdend niveau: gezamenlijke beleidsraad1 -

gezamenlijk managementcomité; niveau Vlaamse overheid (organisatiebrede projecten en sleutelprojecten):

Vlaamse Regering – CAG.

Op deze manier wordt voldoende rekening gehouden met de eigenheid van de verschillende entiteiten en beleidsdomeinen, maar wordt toch een gezamenlijk raamwerk gehanteerd dat eveneens organisatiebreed een invulling kan krijgen. De samenstelling van de portfolio wordt verder behandeld in hoofdstuk 4.

2.2.3. Een gedragen plan ‘Een efficiënte en effectieve overheid heeft alleen kans van slagen als alle overheden en alle betrokkenen ervan overtuigd zijn dat het zal lukken en eigenaar zijn van de voorgestelde veranderingen. Alleen een gedeeld project kan duurzaam zijn en heeft een grote slaagkans.’2 Met deze aanbeveling van

1 Of andere vorm van politiek-ambtelijke afstemming op beleidsdomeinoverschrijdend niveau 2 Commissie Efficiënte en Effectieve Overheid (2009), p. 49.

8

de CEEO in gedachte, werd bij het verder uitwerken van het meerjarenprogramma zorg gedragen voor voldoende draagvlak bij alle betrokkenen. Het verwerven van dit draagvlak wordt op verschillende wijzen vorm gegeven: de gelaagde aanpak (zie 2.2.2) waarbij elk niveau voor zijn

verantwoordelijkheid wordt geplaatst en waardoor vermeden wordt dat het meerjarenprogramma wordt gezien als een bijkomende ‘verplichting’, opgelegd door een overkoepelend orgaan;

een transparante en open dialoog met de stakeholders (Raad van Wijzen); een professionele communicatie aanpak (zie hoofdstuk 7).

Daarnaast speelt de CEEO eveneens een belangrijke rol. In haar rol als ‘extern’ klankbord en toetssteen zal zij in dialoog en betrokkenheid met relevante maatschappelijke stakeholders (incl. de lokale en provinciale besturen) het efficiëntietraject mee vorm geven. Ook met de vakorganisaties zal overleg worden gepleegd. Tenslotte is een gezamenlijk politiek-ambtelijk draagvlak én eigenaarschap in deze cruciaal. Regelmatig overleg tussen de voor de doorbraak slagkrachtige overheid verantwoordelijke minister en trekker en een transparante rapporteringscyclus (zie hoofdstuk 5) moeten hiertoe bijdragen.

2.2.4. Een duidelijke sturing en opvolging (‘governance’)

Een meerjarenprogramma van zulke omvang vraagt om een duidelijke sturing en opvolging. Verantwoordelijkheden en rapporteringslijnen dienen te worden vastgelegd. Net zoals voor de andere ViA-doorbraken zal ook voor de doorbraak ‘slagkrachtige overheid’ en dus voor het meerjarenprogramma een governancestructuur worden uitgewerkt. Hierbij wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van de bestaande structuren binnen de Vlaamse overheid. De governancestructuur wordt verder in detail uitgewerkt in hoofdstuk 5.

9

3. Strategisch kader

3.1. Visie

Volledig in lijn met de ViA-filosofie, het Pact 2020 en de aanbevelingen van de CEEO, formuleerde het topmanagement van de Vlaamse overheid volgende visie voor de Vlaamse overheid: De Vlaamse overheid is een slagkrachtige hefboom voor het regeringsbeleid. Door lenig en innovatief in te spelen op de maatschappelijke context en uitdagingen draagt zij bij tot de duurzame welvaart en het welzijn van de hele bevolking.

3.2. Waarden

Bij het bepalen van de prioriteiten en het maken van de nodige keuzes om bovenstaande visie te realiseren, zullen volgende waarden richtinggevend zijn:

Klantgerichtheid Voortdurend verbeteren Samenwerken Betrouwbaarheid

Deze waarden lopen als een rode draad door het meerjarenprogramma. Ze zijn eveneens de vier waardegebonden competenties van de Vlaamse ambtenaar. Op deze manier wordt beklemtoond dat iedere ambtenaar zijn bijdrage levert tot een slagkrachtige overheid.

3.3. Strategische doelstellingen

Het meerjarenprogramma steunt op vier strategische doelstellingen. Alle projecten en programma’s die in het uitgewerkte programma worden meegenomen dragen bij tot het realiseren van één of meerdere van deze doelstellingen. Met de vier strategische doelstellingen wordt de klemtoon gelegd op samenwerking, efficiëntie, kwaliteit en effectiviteit.

Strategische doelstelling 1: Door een interne staatshervorming en partnerschappen op alle niveaus zorgt de Vlaamse overheid voor minder bestuurlijke drukte en voor vereenvoudiging met creatie van meerwaarde voor alle betrokkenen (besturen en doelgroepen).

10

Strategische doelstelling 2:

De Vlaamse overheid verhoogt haar aanpassingsvermogen om meer te doen met minder.


De Vlaamse overheid zal door innovatie van werkwijze en instrumenten de dienstverlening verbeteren.


De Vlaamse overheid verbetert haar oplossingsvermogen ten aanzien van maatschappelijke uitdagingen. In combinatie met een verbeterde verantwoording verhoogt zij daardoor het vertrouwen en de tevredenheid van burgers, organisaties en bedrijven.

3.4. Normstelling en opvolging strategische doelstellingen

Het beschikken over duidelijke doelstellingen om te komen tot een meer slagkrachtige overheid is cruciaal. Enkel en alleen het beschrijven van deze doelstellingen is echter niet voldoende. Essentieel in het verdere traject is dat voor deze doelstellingen duidelijke te behalen resultaten worden bepaald en dat de vooruitgang kan worden gemeten aan de hand van een beperkte set van kernindicatoren. Deze set moet ons toelaten op algemeen, strategisch niveau de voortgang van het efficiëntietraject t.o.v. de vooropgestelde normen te kunnen monitoren. Hierbij werd zoveel mogelijk gebruik gemaakt van internationaal vergelijkbare indicatoren, dit om een benchmark met vergelijkbare regio’s mogelijk te maken. Deze indicatoren zullen jaarlijks worden gemeten waarna over de voortgang wordt gerapporteerd (zie 5.3). Daarnaast zullen op programma- en projectniveau specifieke indicatoren worden uitgewerkt om de voortgang van de individuele programma’s en (sleutel-)projecten te kunnen meten. Onderstaand overzicht van indicatoren voor de strategische doelstellingen is in overeenstemming met sleutelproject 4.4 ‘barometer slagkrachtige overheid’ (zie hoofdstuk 4). In dat project wordt meer in detail beschreven wie verantwoordelijk is voor de definitie, dataverzameling en ontsluiting op niveau Vlaamse overheid en welke inspanningen zullen geleverd worden om de indicatoren te kunnen becijferen. Immers, voor nog niet alle indicatoren zijn reeds cijfergegevens voorhanden of is er al een nulmeting gebeurd.

11

Onderstaande tabel geeft weer welke kernindicatoren voor het meerjarenprogramma werden geselecteerd en of de indicatoren reeds beschikbaar zijn of nog verder moeten worden ontwikkeld. Verdere achtergrondinformatie (metadatafiches) over deze kernindicatoren van het meerjarenprogramma is opgenomen als bijlage 1 bij deze nota. Daar waar relevant wordt in onderstaande tabel eveneens de link gelegd met de sleutelprojecten die verderop in deze nota worden beschreven (hoofdstuk 4). Aangezien deze sleutelprojecten strategisch van aard zijn, stemmen de indicatoren van de sleutelprojecten en de strategische doelstellingen in een aantal gevallen overeen.

Strategische doelstelling 1: Door een interne staatshervorming en partnerschappen op alle niveaus zorgt de Vlaamse overheid voor minder bestuurlijke drukte en voor vereenvoudiging met creatie van meerwaarde voor alle betrokkenen (besturen en doelgroepen) beschikbaar in ontwikkelingIndicator 1.1: Aantal gerealiseerde projecten m.b.t. interne staatshervorming t.o.v. besliste projecten (Witboek) waar interne staatshervorming wordt doorgevoerd overeenkomstig onderstaande normen (sleutelproject 1.3) Norm: o Maximaal 2 democratisch gelegitimeerde

niveaus per proces o Drastische vereenvoudiging van

intermediaire structuren en organen op alle niveaus

Uitvoering sleutelproject 1.3 vanaf 2011

Indicator 1.2: Administratieve lasten t.o.v. externe gebruiker (burgers, bedrijven) en beheerskosten voor overheid Norm: o Administratieve lasten t.a.v. externe

gebruiker: - 20% tegen 2014 t.o.v. nulmeting (2009) op niveau Vlaamse overheid Dit veronderstelt onder meer de realisatie van reductiedoelstelling administratieve lasten gekoppeld aan actieplan per domein tegen 2012

o Reductie van globale beheerskosten overheid voor sleutelprojecten, projecten opvolging regeerakkoord

Nulmeting 2009

Nog te bepalen na pilootproject

Indicator 1.3: Planlasten lokale besturen (sleutelproject 1.2)

12

Norm: Halvering van planlast uitgedrukt in euro t.o.v. nulmeting (2006)

Nulmeting 2006

Uitvoering sleutelproject 1.2 Vanaf 2012

Strategische doelstelling 2: De Vlaamse overheid verhoogt haar aanpassingsvermogen om meer te doen met minder. beschikbaar in ontwikkelingIndicator 2.1 a: Productiekosten van publiek domein t.o.v. totale overheidsuitgaven en t.o.v. BBP Norm: Verlagen aandeel publiek domein en verbeteren van positie van de Vlaamse overheid t.o.v. EU-landen met gelijkaardige dienstverlening t.o.v. nulmeting

Vanaf 2012 Project NBB

Indicator 2.1 b: Verhouding apparaatskosten/totale uitgaven Vlaamse overheid Norm: Aandeel apparaatskredieten moet dalen t.o.v. nulmeting (2009)

Nulmeting 2009

Nog probleem m.b.t. definitie en aldus nog geen concrete norm

Indicator 2.2: Overheidsuitgaven volgens COFOG domeinen, in % BBP en per inwoner Norm: Vergelijken van positie van de Vlaamse overheid t.o.v. EU-landen met vergelijkbare dienstverlening, verbeteren t.o.v. nulmeting (2009)

Nulmeting 2009

Indicator 2.3: Aandeel van managementondersteunende functies in de totale personeelscapaciteit van de Vlaamse overheid en in totale uitgaven, op niveau Vlaamse overheid (sleutelproject 2.1) Norm: o Vermindering van bruto VTE met 20%

t.o.v. nulmeting van audit IAVA d.w.z. tot maximaal 12% van totale personeelscapaciteit op niveau Vlaamse overheid tegen 2014 inclusief externe uitbestedingen maar exclusief uitbesteding IT

Nulmeting audit IAVA

Mogelijke actualisatie van norm in najaar 2010 op basis van haalbaarheidsstudie werkgroep

13

o Maximaal 12% van personeelskost en uitbesteding (zonder uitbesteding IT)

sleutelproject 2.1

Indicator 2.4: Totale personeelscapaciteit t.o.v. output: Norm: o Op niveau Vlaamse overheid: aantal

(bruto) VTE mag per entiteit niet stijgen (maximaal gelijk en bij voorkeur lager) t.o.v. aantal VTE bij ingaan van Vlaams regeerakkoord 2009-2014 (september 2009), volgens richtlijnen bepaald door de Vlaamse Regering. Hierbij worden beslissingen van de Vlaamse Regering m.b.t. uitbreiding personeelscapaciteit in kaart gebracht.

o Op niveau van cruciale dienstverleningsprocessen (zie producten- en dienstencataloog): aantal bruto VTE t.o.v. output mag niet stijgen

Nulmeting 2009

I/O vanaf 2011/2012 koppeling aan beheersovereenkomst, economische boekhouding

Indicator 2.5: Rationalisatie IT kosten: verhouding aandeel uitgaven voor nieuwe innovatieve realisaties t.o.v. uitgaven voor beheer van infrastructuur, kosten voor aansturing, opvolging en onderhoud (sleutelproject 2.2) Norm: Aandeel voor nieuwe ontwikkelingen moet stijgen

Uitvoering sleutelproject 2.2

Strategische doelstelling 3: De Vlaamse overheid zal door innovatie van werkwijze en instrumenten de dienstverlening verbeteren beschikbaar in ontwikkelingIndicator 3.1: Aandeel bedrijven/huishoudens waarvan interactie (ingevulde formulieren terugsturen, volledige afhandeling van administratieve procedures) met de overheid gebeurt via e-governementtoepassingen Norm: Verhoging aandeel huishoudens boven gemiddelde EU-27 en voor bedrijven behoren tot top vijf EU-landen

Nulmeting 2009

14

Indicator 3.2: Hergebruik van authentieke bronnen voor informatie die anders aan burgers, bedrijven en organisaties wordt gevraagd in kader van dienstverlening (sleutelproject 3.1) Norm: Maximaal gebruik van authentieke bronnen voor dienstverleningsprocessen die informatie nodig hebben over burgers, bedrijven, organisaties voor de realisatie van hun dienstverlening (vb. inkomensgerelateerde informatie, adressen, enz)

Later, volgt uitvoering sleutelproject 3.1

Indicator 3.3: Beoordeling van kwaliteit van informatie van overheid Norm: Stijgen t.o.v. nulmeting (2009)

Nulmeting 2009

Indicator 3.4: Redelijke behandelingstermijn processen Norm: o Daling van aandeel gegronde klachten bij

Vlaamse Ombudsdienst m.b.t. redelijke behandeltermijn en rechtszekerheid t.o.v. nulmeting 2009, op niveau Vlaamse overheid

o Verlaging van behandelingstermijn van begin- tot eindpunt van processen. (Processen: zie voorstellen trajectfiches opvolging regeerakkoord/sleutelproject 4.1)

Later, volgt uitvoering sleutelproject 4.1

Strategische doelstelling 4: De Vlaamse overheid verbetert haar oplossingsvermogen ten aanzien van maatschappelijke uitdagingen. In combinatie met een verbeterde verantwoording verhoogt zij daardoor het vertrouwen en de tevredenheid van burgers, organisaties en bedrijven. beschikbaar in ontwikkelingIndicator 4.1: Het vertrouwen van de burgers in instellingen en in het bijzonder de Vlaamse overheid Norm: Verhogen vertrouwen in Vlaamse overheid en verbeteren positie t.o.v. andere EU-landen (t.o.v. 2009)

Nulmeting 2009

15

Indicator 4.2: De tevredenheid van burgers met aanbod voorzieningen en beleidsmaatregelen van Vlaamse overheid Norm: Verhogen t.o.v. nulmeting 2007

Nulmeting 2007

Indicator 4.3: Klantentevredenheid over werking van diensten Vlaamse overheid Norm: Verhogen t.o.v. nulmeting Resultaten van organisaties met zichtbare, cruciale dienstverlening t.o.v. burgers, bedrijven, lokale besturen

Afspraken met diensten over beschikbare data

Indicator 4.4: Betrokkenheid maatschappelijke actoren bij totstandkoming nieuwe regelgeving Norm: Verhogen betrokkenheid

Studie eind 2010

Indicator 4.5: Duurzaam optreden van Vlaamse overheid (sleutelproject 4.2) Indicator 4.5.a: E-verbruik per m² in kantoorgebouwen Vlaamse overheid (kWh per m²) Norm: Beter dan Vlaams gemiddelde voor kantoorruimten Indicator 4.5.b: Gemiddelde eco-score dienstvoertuigen Vlaamse overheid Norm: Toename Indicator 4.5.c: Aandeel (in % op basis van €) duurzame overheidsopdrachten voor die productgroepen waarvoor de Vlaamse overheid duurzaamheidscriteria heeft bepaald

Nulmeting 2009 Nulmeting 2009

Norm nog te bepalen op basis van cijfers VITO verzameld i.k.v. opmaak Energiebalans Vlaanderen Norm nog te bepalen i.f.v. vierde MINA-plan

16

Norm: 100% duurzame overheidsopdrachten tegen 2020 voor die productgroepen waarvoor de Vlaamse overheid duurzaamheidscriteria heeft goedgekeurd.

CMS in ontwikkeling (vanaf eind 2011)

17

18

4. Portfolio van programma’s en projecten

4.1. Programma opbouw

Naast de uitwerking van het algemene plan van aanpak, de visie en het strategisch kader werd in fase 1 (oktober – december 2009) ingezet op de ontwikkeling van een eerste versie van portfolio van projecten en programma’s voor het meerjarenprogramma. Het Vlaams regeerakkoord, de beleidsnota’s en het eindrapport van de CEEO zijn hierbij een belangrijke bron van inspiratie geweest.

De inbreng van de leidend ambtenaren en de managementcomités van de verschillende beleidsdomeinen was in deze eerste fase essentieel om te komen tot een gebalanceerde portfolio met initiatieven op de verschillende niveaus. De inspanningen geleverd in deze eerste fase waren dus in sterke mate gefocust op een ‘bottom-up’ oefening, die een belangrijke bijdrage kan leveren voor het creëren van de noodzakelijke gedragenheid, zoals hogerop aangegeven een kritieke succesfactor voor het succesvol opzetten en realiseren van dergelijk ambitieus meerjarenprogramma. De projecten die in fase 1 werden geformuleerd werden in december 2009 overgemaakt aan de minister-president en de twee vice-minister-presidenten van de Vlaamse Regering.

In fase 2 (vanaf januari 2010) werd gestart met een ‘top-down’ analyse en sturing. Het CAG heeft de portfolio met meer dan 170 projecten geanalyseerd en heeft een beperkte set van ‘sleutelprojecten’ gedefinieerd. Deze ‘sleutelprojecten’ moeten, in de filosofie van de ViA-doorbraken, een grote stap voorwaarts betekenen op weg naar een slagkrachtigere overheid. Het meerjarenprogramma zal aldus vorm krijgen als een geheel van: - een beperkt aantal sleutelprojecten: voor elk project wordt een kosten-

batenanalyse en een gedetailleerde projectfiche uitgewerkt. Dit zijn de projecten met een hoge maatschappelijke toegevoegde waarde waarmee de politieke overheid naar buiten kan treden;

- een aantal entiteits-, beleidsdomeinspecifieke, beleidsdomeinoverschrijdende en organisatiebrede projecten die elk hun steentje bijdragen tot de doelstellingen van het meerjarenprogramma. Deze zullen op het geëigende niveau verder worden uitgewerkt en opgevolgd (zie 5.4).

Schematisch krijgt het meerjarenprogramma volgend uitzicht:

PORTFOLIO

WAARDEN

STRAT. DOELST.

Geïntegreerde benadering

ondernemers

Samenwerken Betrouwbaar Klantgericht

Minder bestuurlijke

drukte en admin. lastenverlaging

Voortdurend verbeteren

VISIE De Vlaamse overheid is een slagkrachtige hefboom voor het regeringsbeleid. Door lenig en innovatief in te spelen op de maatschappelijke context en uitdagingen draagt zij bij tot de duurzame welvaart en het

welzijn van de hele bevolking.

OVERIGE PROJECTEN

SLEUTELPROJECTEN

Duurzaam optreden VO

Versnellen en vereenvoudigen

procedures investeringsdossiers

Verbeteren van oplossings-

vermogen en verantwoording

Barometer slagkrachtige

overheid

Deze projecten situeren zich op vlak van: Administratieve vereenvoudiging, Betere regelgeving,

Verbetering van dienstverlening door innovatie

Betere dienstverlening

door gegevensdeling,

authentieke bronnen, één publieksbalie

Digitalisering, ..

150-tal entiteitsspecifieke, beleidsdomeinspecifieke, beleidsdomeinoverschrijdende en organisatiebrede initiatieven en projecten die bijdragen aan de realisatie van de visie en de strategische doelstellingen.

Rationalisatie MOF

Nuttige rationalisatie ter ondersteuning

klantgedreven ICT

Meer doen met minder

Één lokale meerjarenplanning

lokale besturen

Interne staatshervorming

4.2. Sleutelprojecten In dit luik wordt een overzicht gegeven van de 9 voorgestelde sleutelprojecten. Met deze sleutelprojecten wordt aan het meerjarenprogramma een duidelijke focus gegeven en worden de gezamenlijke inspanningen gericht op duidelijke projectdoelstellingen die concrete en meetbare resultaten moeten opleveren. Hieronder worden de managementsamenvattingen van de sleutelprojecten weergegeven. De volledige beschrijving van de sleutelprojecten is opgenomen als bijlage bij deze nota (zie bijlage 2).

4.2.1 Naar een geïntegreerde benadering van ondernemers – Geïntegreerd loket

Situering Dit sleutelproject draagt bij tot strategische doelstelling 1: ‘door een interne staatshervorming en partnerschappen op alle niveaus zorgt de Vlaamse overheid voor minder bestuurlijke drukte en vereenvoudiging met creatie van meerwaarde voor alle betrokkenen (besturen en doelgroepen)’. De verschillende bestuursniveaus (Vlaams, maar ook federaal, lokaal en zelfs Europees) nemen voortdurend initiatieven om bedrijven te informeren, adviseren en ondersteunen. Bedrijven komen dan ook veelvuldig in contact met de verschillende overheden en door de weinig geïntegreerde aanpak is het voor ondernemers niet altijd even duidelijk waar ze voor welke vergunningsaanvraag, dienstverlening, informatie,… terecht kunnen Om de effectiviteit van het overheidsoptreden naar bedrijven te verhogen is er dan ook duidelijk een dringende noodzaak aan afstemming tussen de verschillende actoren op het veld, het concreet invullen en afstemmen van de kerntaken van de verschillende overheden en stroomlijning van de communicatie naar de bedrijven, en dit in complementariteit met de taken van de bedrijfsorganisaties. Wat wordt aangepakt? Primair :

- afstemming “onderneming”- loketten op verschillende niveaus, - een ondernemingsvriendelijke, doelgroepgerichte aanpak vanuit de overheid,

Secundair :

- administratieve vereenvoudiging, - digitalisering van de dienstverlenende processen

Doelgroep Zelfstandigen, ondernemingen uit de profitsector

20

Betrokken Partijen Agentschap Ondernemen als promotor Bestuurszaken, Corve, DAR als co-promotoren Departementen, agentschappen die zich richten naar de doelgroep als betrokken

partijen Bedrijfsorganisaties, VVSG, VVP, lokale besturen als stakeholders

Baten een verbetering van de kwaliteit en transparantie van het overheidsoptreden; een uniforme, geïntegreerde en coherente benadering van de ondernemer door

de Vlaamse overheid in relatie tot de andere overheden; de vermindering van administratieve lasten (intern en extern); het concreet invullen van de kerntaken van iedere betrokken overheid, dat moet

leiden tot duidelijk afgebakende opdrachten voor de verschillende overheden; indirect: een toename van het aantal starters en bedrijfsinvesteringen.

4.2.2 Eén lokale meerjarenplanning voor de lokale besturen Situering Dit sleutelproject draagt bij tot strategische doelstelling 1: ‘door een interne staatshervorming en partnerschappen op alle niveaus zorgt de Vlaamse overheid voor minder bestuurlijke drukte en vereenvoudiging met creatie van meerwaarde voor alle betrokkenen (besturen en doelgroepen)’. Doelstelling Momenteel gaan de lokale besturen (gemeenten, steden en provincies) gebukt onder de toegenomen planverplichtingen die hen worden opgelegd door de verschillende beleidssectoren. Deze planverplichtingen bevatten een grote diversiteit aan inhoudelijke voorschriften; het geheel is bijgevolg zeer tijds- en arbeidsintensief voor de lokale en provinciale besturen. In het kader van en goed partnerschap tussen de Vlaamse overheid en lokale besturen, zal de huidige diversiteit aan plannen worden vervangen door de lokale meerjarenplanning. Aanpak In een eerste fase wordt een conceptnota voorbereid, die de doelstelling en principes rond vermindering van de planlast bevat. De nota bevat twee luiken:

- de planlasten veroorzaakt door in Vlaamse regelgeving vastgelegde beleidsplannen die afgestemd kunnen worden op de lokale meerjarenplanning ter uitvoering van het gemeente-, provincie- en OCMW-decreet;

- de andere planlasten en administratieve lasten die opgelegd worden aan lokale besturen.

21

Na goedkeuring van de nota door de Vlaamse Regering, wordt elke minister belast met de implementatie van de doelstelling en principes binnen de eigen sector. Aan de Vlaams minister voor Bestuurszaken wordt de opdracht gegeven de implementatie op te volgen, en waar nodig bij te sturen. Timing Er wordt voorgesteld om de nieuwe beleid- en beheerscyclus van de gemeenten, OCMW’s en provincies, in werking te laten treden vanaf 2014, samen met het nieuwe strategische meerjarenplan (periode 2014-2019). De opmaak van dit meerjarenplan (2013) vereist dat de planlastreductie ten laatste eind 2012 dient te worden geïmplementeerd. Bijdrage tot de doelstellingen van het meerjarenprogramma rond ‘slagkrachtige overheid’ Er wordt gestreefd naar de halvering van planlast uitgedrukt in euro, tegen 2020 (dit was trouwens ook voorgesteld door de CEEO). Kosten&baten analyse Een belangrijke eenmalige kost zal te verwachten zijn voor het ontwikkelen van het systeem voor digitale rapportering in het kader van de beleid- en beheerscyclus; mogelijks is dit ook het geval bij de aanpassing van de sectorale regelgeving. Door de integratie van de planlasten in MJP zal een belangrijke administratieve vereenvoudiging voor de lokale besturen gerealiseerd worden. Bovendien zal een geïntegreerde verwerking eveneens de beheerskosten op termijn doen dalen. Zowel de kosten als de baten zullen in kaart worden gebracht in de conceptnota en binnen de aanpassingen van de sectorale regelgeving. Een mogelijke basis is de impactmeting uitgevoerd door de Dienst Wetsmatiging in 2006.

4.2.3 Interne staatshervorming Situering Dit sleutelproject draagt bij tot strategische doelstelling 1: ‘door een interne staatshervorming en partnerschappen op alle niveaus zorgt de Vlaamse overheid voor minder bestuurlijke drukte en vereenvoudiging met creatie van meerwaarde voor alle betrokkenen (besturen en doelgroepen)’. De Vlaamse Regering wil op korte termijn een aantal beslissingstrajecten opzetten in de richting van een vereenvoudigde interne bestuursorganisatie in Vlaanderen. Het uitgangspunt van deze interne staatshervorming is het verkorten en versnellen van ketens van dienstverlening en beleid.

22

De bestuursopbouw vertrekt van het principe van de subsidiariteit. In de beleidsvoering ligt de nadruk op de gemeenten aan de ene kant en Vlaanderen aan de andere kant. De provincies leggen het accent op grondgebonden materies. Er komt een sluitende lijst met de provinciale opdrachten terzake. Voor de niet-grondgebonden materies moet grondig geanalyseerd worden voor welke processen de provincie het meest efficiënt kan optreden. Er wordt een beperkte gesloten lijst van deze bevoegdheden/taken opgesteld. Daarbij wordt rekening gehouden met een historisch gegroeide taakinvulling die verschillend is per provincie mits dit de grote lijnen van de staatshervorming respecteert. Per bestuurslaag komen er maximaal homogene sleuteltaken. Per beleidssector komen slechts 2 bestuurslagen tussen in de verschillende processen. Er komt een drastische vereenvoudiging van de intermediaire structuren op alle niveaus. Gemeenten behoren nog tot zo weinig mogelijk geografisch verschillende structuren. Structuren die niet functioneel meer zijn worden afgeschaft. Structuren die functioneel dicht tegen elkaar aanleunen worden geclusterd. In dit kader wordt ook een inventaris opgesteld van de koppelsubsidies en worden de vereiste decretale wijzigingen uitgewerkt om die koppelsubsidies af te schaffen. Per beleidssector worden de toezichtsregelingen kritisch herbekeken. Er wordt een inventaris opgemaakt van alle bestaande vormen van specifiek toezicht. Die vormen van specifiek toezicht met beperkte meerwaarde worden afgeschaft en geïntegreerd in het algemeen toezicht.

4.2.4 Rationalisatie managementondersteunende dienstverlening Situering Dit sleutelproject draagt bij tot strategische doelstelling 2: ‘de Vlaamse overheid verhoogt haar aanpassingsvermogen om meer te doen met minder’. Doelstelling De managementondersteunende diensten optimaal organiseren, zodat de dienstverlening efficiënter en kwaliteitsvoller verloopt. Hierdoor kan de administratie meer middelen aan beleidsdoelstellingen besteden. Projectbeschrijving Er wordt gekozen voor een pragmatische “van onderop –strategie” aangezien de werkgroep meent dat deze de meeste slaagkans heeft op werkelijke realisatie van de doelstelling. Toch onderkent de werkgroep de nood aan duidelijke engagementen, duidelijke streefdoelen en indicatoren om de vooruitgang op te volgen en het resultaat te kunnen beoordelen. Deze streefdoelen kunnen slechts op een

23

onderbouwde wijze tot stand komen en met voldoende gedragenheid op basis van een nodige voorbereidende fase of proefproject(en). Projectaanpak Deze projectomschrijving en -aanpak kwam in consensus binnen de werkgroep met gemandateerde vertegenwoordigers van de 13 beleidsdomeinen tot stand. Voorbereidende fase

1. Deel I: i. Scope: efficiëntie van de 33 Management Ondersteunende

Diensten van de Vlaamse overheid ii. Timing: 1 mei tot en met 30 september 2010 iii. Wat: na een kort maar degelijk haalbaarheidsonderzoek volgens

een vooraf bepaalde methodologie beschrijft elk beleidsdomein de knelpunten en de opportuniteiten voor efficiëntie en werkt deze uit in projecten binnen of tussen beleidsdomeinen. Deze kunnen liggen in meer en nieuwe samenwerking, breder gebruik van gemeenschappelijke systemen, optimalisatie van processen en tal van andere zaken.

iv. Doel: duidelijke engagementen en streefdoelen met betrekking tot efficiëntiewinsten door middel van andere werking en/of organisatie van de MOD’s worden per beleidsdomein omschreven en in oktober aan de Vlaamse Regering voorgelegd.

2. Deel II:

i. Scope: kwaliteit van de 33 Management Ondersteunende Diensten van de Vlaamse overheid

ii. Timing: 1 mei tot en met 30 september 2010 iii. Wat: beschrijving van goede praktijken inzake toepassing door

de Management Ondersteunende Diensten van het dienstencentrumconcept. Dit bestaat uit volgende componenten3: geresponsabiliseerde entiteit, klantgedreven functioneren, kostentransparantie, performante dienstverlening, marktgerichte bedrijfscultuur, responsablisering van de vraagzijde, permanente bijsturing en verbetering van het dienstenaanbod.

iv. Doel: alle Management Ondersteunende Diensten die voor meer dan 1 entiteit werken, werken tegen een nog te bepalen deadline volgens het dienstencentrumconcept.

3. Deel III:

i. Scope: efficiëntie en kwaliteit van de gemeenschappelijk georganiseerde management ondersteunende dienstverlening op VO niveau

ii. Timing: 1 mei tot en met 30 september 2010

3 Beslissing van de Vlaamse Regering van 1 februari 2002

24

iii. Wat: alle gemeenschappelijke dienstverleners zullen worden bevraagd optimalisatievoorstellen te doen met het oog op de implementatie van het dienstencentrumconcept.

iv. Doel:duidelijke engagementen en targets met betrekking tot implementatie van het dienstencentrumconcept voor de gemeenschappelijk georganiseerde management ondersteunende dienstverlening worden omschreven en in oktober aan de Vlaamse Regering voorgelegd.

Streefdoelbepaling en implementatiefase Concretisering en voorstel van implementatie op basis van de resultaten van de voorbereidende fase.

4.2.5 Nuttige rationalisatie ter ondersteuning van een klantgedreven ICT Situering Dit sleutelproject draagt bij tot strategische doelstelling 2: ‘de Vlaamse overheid verhoogt haar aanpassingsvermogen om meer te doen met minder’. Doelstelling De Vlaamse overheid in haar totaliteit met ICT meer laten doen met dezelfde ICT-middelen, door de kosten voor het beheer van de infrastructuur en de kosten voor aansturing, opvolging en ontwikkeling te doen dalen, zodat er meer budgettaire ruimte is voor nieuwe innovatieve ICT-realisaties ten voordele van de klanten van de Vlaamse overheid. Belangrijkste projecten Projecten vertrekken vanuit businessbehoeften en koppeling aan realisatie strategische doelstellingen entiteiten maar met een comply or explain-principe voor deze shared services. Geen uitspraak over centraal/decentraal wel over mogelijkheid om shared services uit te bouwen op niveau VO.

- Uitwerken vraaggestuurde visie en strategie op netwerk(beheer) en businesscase netwerkoptimalisatie op basis van IAVA-audit.

- Uitwerken vraaggestuurde visie en strategie op datacenters en businesscase datacenter op basis IAVA-audit.

- Agentschap voor ICT-personeel. Vergroten kennis en ervaring vraagzijde aan marktconforme prijzen en in eigen hierachie ( < geen concurrentie private markt). Geen aanwerving via personeelskredieten maar via IT-diensten.

- Uitwerken toekomstige behoeften voor ICT - Portaal raamcontracten en gedeelde IT-profielen.

In de uitgebreide fiche worden nog bekomende projecten gedefinieerd die bijdragen tot de realisatie van de projectdoelstellingen.

25

Bijdrage aantoonbare efficiëntiewinsten Binnen twee projecten zijn er al richtcijfers van besparingen. De winsten kunnen ingezet worden om dienstverlening naar verschillende klanten te verhogen door verhoging budgetten ontwikkeling.

- Netwerkoptimalisatie (Theoretische inschatting IAVA). -10% tot – 35% op de jaarlijkse exploitatiekosten met minimale investering van 440K tot 3000K en terugverdientijd van <5 jaar.

- Agentschap ICT-personeel (aan te rekenen op IT-diensten) gemiddeld – 60% vergelijkbaar met consultants (120 a 150K per functie/jaar).

Andere projecten. Inschatten efficientiewinsten belangrijk onderdeel business cases en uitgewerkte projectvoorstellen. Eenmalige investeringskosten kunnen hoog zijn voor netwerken en datacenters maar terugverdientijd is kort. Andere projecten minimale kosten en daarbij vooral inzet eigen personeel VO. Kritische succesfactoren

- Noodzaak van de entiteiten van de Vlaamse overheid om in onderling vertrouwen zich te engageren om mee te werken aan business cases en strategieën.

- Vraagzijde (interne klanten) bepalen visie en strategie (< leveranciers die behoeften bepalen)

- Politiek akkoord voor realisatie deelprojecten

4.2.6 Betere dienstverlening door koppeling databanken, integratie gegevensverkeer en back-office activiteiten, en ontwikkeling van een geïntegreerde Vlaamse publieksbalie

Situering Dit sleutelproject draagt bij tot strategische doelstelling 3: ‘de Vlaamse overheid zal door innovatie van werkwijze en instrumenten de dienstverlening verbeteren’. Doelstelling De sleutel tot meer doeltreffende administratieve vereenvoudiging ligt in verhoogde inspanningen om te komen tot een geïntegreerde uitbouw van het intra- en interbestuurlijk gegevensverkeer (met kruispuntbanken, netwerkdiensten, informatieportalen) als noodzakelijke onderbouw voor diverse strategische beleidsprojecten. De kapstokken zijn de eenmalige gegevensopvraging, uitbouw en gebruik van authentieke gegevensbronnen en maximale gegevensdeling binnen de Vlaamse overheid en tussen overheden (Europees, federaal, Vlaams, lokaal) ten behoeve van een verbeterde dienstverlening naar de klanten (burger, bedrijf, organisatie) toe. Elke doelgroep moet voor elk van de processen waarbinnen hij of zij in interactie treedt met de overheid via de voor hem of haar meest logische

26

toegangspoort (e-loket) informatie krijgen die correct, volledig, eenduidig en actueel is. Daar waar de klant zelf informatie moet geven aan de overheid moet het ervoor zorgen dat hij geen informatie meer dient te geven waarover de overheid al beschikt. Ook voor de interne lastenverlaging is dit project een missing link: als data en diensten waarover de overheid al beschikt zo opgebouwd en ontsloten kan worden dat het door meer entiteiten ingezet kan worden in hun processen, dienstverlening en informatieverstrekking dan zorgen we ook intern voor minder planlasten en meer efficiëntiewinst. Een betere koppeling tussen alfanumerieke en geografische data biedt een ruim aanbod aan nieuwe diensten. Door een betere samenwerking, met een aantal generieke afsprakenkaders en een geïntegreerde uitbouw van het gegevensverkeer binnen de Vlaamse overheid kunnen we ook de lokale overheden betere oplossingen aanbieden voor de uitbouw van hun dienstverlening (loketten, processen). Belangrijkste projecten Dit wordt gerealiseerd dank zij: - de bundeling van kennis en expertise voor een professionele begeleiding van

strategische projecten van waaruit generieke componenten (data en diensten) kunnen worden opgebouwd. Dit kan gebeuren in de vorm van een Vlaamse service-integrator. Dit coördinatieteam zorgt voor een goed relatiebeheer intern en extern (de klant, private partners, andere overheden). Ze hebben een rol in een professionalisering van de projectaanpak qua digitalisering (opmaak business plan), het capteren van potentieel hergebruik van (authentieke) data, diensten, het begeleiden van de inhoudelijk bevoegde projectverantwoordelijken en het begeleiden van diensten die gebruik willen maken van de generiek aangeboden componenten voor hun eigen dienstverlening.

- de aansturing gebeurt vanuit de gezamenlijke stuurgroep MAGDA/GDI (beleidsdomeinoverschrijdend; vertegenwoordigers van andere instanties/deelnemers zoals de lokale overheden).

- de frontoffice en backoffice die worden opgebouwd vanuit de logica van de klant en de verbeterde dienstverlening vanuit de Vlaamse overheid (ook via andere overheden).

- uitbouw van een geïntegreerde informatie-infrastructuur (kruispuntbanken, authentieke bronnen, diensten, identificatie)

- de opmaak van een interbestuurlijke producten- en dienstencataloog - Met de interbestuurlijke producten- en dienstencataloog als motor werken we aan

de geïntegreerde Vlaamse publieksbalie. Dit is een duidelijke toegangspoort voor de Vlaamse overheid die op een eenvoudige en toegankelijke wijze de informatie van de Vlaamse overheid kanaliseert. Hierbij wordt rekening gehouden met het feit dat we qua e-loketten gaan kijken welke toegangspoort de meest logische en eenvoudigste is vanuit het oogpunt van de klant (vb. ondernemersloket voor ondernemers, www.vlaanderen.be en voor sommige processen ook websites van de gemeenten voor de burger enz.).

- We kunnen niet alles tegelijk aanpakken. We starten dit proces op vanuit een beperkte set van strategische projecten die doorbraken kunnen realiseren in de dienstverlening van de Vlaamse overheid (en lokale overheden) en een potentieel bevatten van ruimer bruikbare componenten. Hierbij wordt o.a. gedacht aan:

27

http://www.vlaanderen.be/

o Het ondernemersloket (dat als sleutelproject opgenomen is) o Het notarisformulier o De digitale bouwvergunning en milieuvergunning o Inkomensaspecten vanuit de studietoelagen

Kritische succesfactoren - Bereidheid binnen de overheid om te gaan naar een innoverende samenwerking over de beleidsdomeinen en bestuurslagen heen ten behoeve van de klant - Het samenbrengen van kennis in de service-integrator - Het beschikbaar stellen van budgetten en inhoudelijke projectteams voor de strategische projecten - Het beschikbaar stellen van een financiering (een innovatiefonds voor de uitbouw van de generieke digitale dienstverlening) om naast de normale kosten van de inhoudelijk bevoegde entiteit binnen een project te kunnen werken aan de uitwisselingsinfrastructuur, de uitbouw van de generieke, herbruikbare componenten en voor de begeleiding van de entiteiten die deze data en diensten willen integreren in hun eigen processen en dienstverlening.

4.2.7 Versnellen en vereenvoudigen van de procedures voor investeringsdossiers

Situering Dit sleutelproject draagt bij tot strategische doelstelling 4: ‘de Vlaamse overheid verbetert haar oplossingsvermogen t.a.v. maatschappelijke uitdagingen. In combinatie met een verbeterde verantwoording verhoogt zij daardoor het vertrouwen en de tevredenheid van burgers, organisaties en bedrijven.’ Het sleutelproject sluit aan bij de beslissingen genomen door de Vlaamse Regering in het kader van het versnellen van investeringsprojecten. De regering richtte een politiek stuurcomité en een ambtelijke task force op (zie VR 2010 2603 MED.0140). Deze task force, samengesteld uit vertegenwoordigers van de beleidsdomeinen LV, RWO, LNE, DAR, BZ en MOW, vormt aldus de werkgroep voor dit sleutelproject in het kader van het meerjarenprogramma. Als bijlage bij deze nota (bijlage 2) is de eerste rapportering van de task force aan het politiek stuurcomité opgenomen. Een projectfiche zoals deze werd opgemaakt voor de andere sleutelprojecten is momenteel nog niet voorhanden. Het CAG wenst dat deze op korte termijn wordt opgemaakt door de trekker en projectverantwoordelijke van dit sleutelproject zodat volledige afstemming tussen de lopende werkzaamheden m.b.t. deze problematiek en het meerjarenprogramma wordt verzekerd.

28

4.2.8 Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid Situering Dit sleutelproject draagt bij tot strategische doelstelling 4: ‘de Vlaamse overheid verbetert haar oplossingsvermogen t.a.v. maatschappelijke uitdagingen. In combinatie met een verbeterde verantwoording verhoogt zij daardoor het vertrouwen en de tevredenheid van burgers, organisaties en bedrijven.’ Toepassingsgebied De Vlaamse overheid wil haar duurzaam optreden invullen zowel in haar kernprocessen als in haar ondersteunende processen (interne werking):

1. In haar kernprocessen: participatie en partnerschappen stimuleren en het voorbeeld geven m.b.t. multi-actorbeleid en gedeelde verantwoordelijkheid. Co-productie en co-uitvoering in beleidsvoorbereiding, -uitvoering en –voorbereiding met het oog op het verbeteren van haar oplossingsvermogen t.o.v. maatschappelijke uitdagingen.

2. In haar ondersteunende processen: verduurzamen van overheidsopdrachten, verduurzamen van eigen (en gesubsidieerde) gebouwen, energiezorg in gebouwenbeheer en milieuzorg in voertuigenpark waarbij werk wordt gemaakt van haar eigen voorbeeldfunctie en bijkomend gemikt wordt op de daling van interne werkingskosten en van interne en externe milieukosten.

Doorbraken die zullen worden gerealiseerd op korte termijn (2010-2014) De Vlaamse overheid stimuleert multi-actorbeleid: een kennisnetwerk is

uitgebouwd, structurele ondersteuning van transitieprocessen4, nieuwe processen zijn opgestart, uitwerking van een strategisch stakeholdersbeleid.

Duurzaamheid van de Vlaamse overheid wordt meetbaar en zichtbaar: onderzoek van instrumenten en methodieken van duurzaamheidsrapportering5 en inhoudelijke afstemming, proefprojecten zijn opgestart en geëvalueerd. Er wordt geïnvesteerd in betere monitoring (zie ook acties op vlak van overheidsopdrachten, energiezorg, mobiliteit) en communicatie over de inspanningen die de Vlaamse overheid doet op vlak van duurzaam optreden en organiseren.

De Vlaamse overheid legt de basis om de doelstelling te behalen van 100% duurzame overheidsopdrachten tegen 20206: duurzaamheidscriteria voor verschillende productgroepen zijn ontwikkeld en worden toegepast, helpdesk (juridische en praktische ondersteuning) en monitoringsysteem zijn operationeel.

De Vlaamse overheid maakt werk van het verduurzamen van

gebouwenpatrimonium en energiezorg in gebouwenbeheer: (ontwikkeling van) een afwegingskader zodat gebouwen op alle aspecten van duurzaamheid beoordeeld en éénduidig vergeleken kunnen worden, vastgoedpatrimonium van

4 In de discussies over de actualisering van de Vlaamse Strategie Duurzame Ontwikkeling zijn transities het vertrekpunt.

5 DOMa: Duurzame Ontwikkeling Maturiteitsmodel, doeb: Duurzame ontwikkelings effectenbeoordeling, GRI: Global Reporting Initiatieve, etc. 6 Beslissing VR 5 juni 2009.

29

de VO werd in kaart gebracht en criteria zijn beschikbaar om duurzaam en efficiënt huisvestingsbeleid te voeren. W.b. energiebeheer in Vlaamse overheidsgebouwen werd draagvlak verankerd (op pilootschool) en werd een rapporteringsysteem van energieverbruiken ingevoerd dat toelaat specifieke acties uit te voeren inzake rationeel energiegebruik en de basis legt voor de herwerking van het actieplan (2006-2010) Energiezorg in Vlaamse overheidsgebouwen.

De Vlaamse overheid werkt structureel binnen haar eigen werking aan een duurzame mobiliteit: STOP-principe wordt uitgedragen en zo veel mogelijk toegepast (bijdrage aan modale verschuiving), de eigen vloot wordt stelselmatig milieuvriendelijker (monitoring a.d.h.v. ecoscore), de opleiding energiezuinig rijden is verankerd in opleidingsaanbod van Vlaamse ambtenaren.

Stimuleren en verhogen van interne en beleidsdomeinoverschrijdende samenwerking: Bij de uitvoering van acties en verankeren van bepaalde werkwijzen worden interessante partnerschappen tussen entiteiten van verschillende beleidsdomeinen gevormd.

4.2.9 Barometer slagkrachtige overheid Situering Dit sleutelproject draagt bij tot strategische doelstelling 4: ‘de Vlaamse overheid verbetert haar oplossingsvermogen t.a.v. maatschappelijke uitdagingen. In combinatie met een verbeterde verantwoording verhoogt zij daardoor het vertrouwen en de tevredenheid van burgers, organisaties en bedrijven.’ Bijdrage aan efficiëntie en effectiviteit Dit project helpt de efficiëntie- en effectiviteitwinsten die de Vlaamse Overheid wil realiseren mede dankzij het Meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid, meetbaar en auditeerbaar maken. Dit project draagt bij tot de realisatie van de ViA doorbraak over de Slagkrachtige overheid en komt concreet tegemoet aan de vraag van de stakeholders van het Pact 2020 (doelstelling 18) en aan de aanbevelingen van de Commissie Efficiënte en Effectieve overheid om een set van outputgerichte indicatoren op te stellen over de werking van de overheid en hierover regelmatig te rapporteren. Scope Het sleutelproject “Barometer Slagkrachtige Overheid” zal in de eerste plaats focussen op het aanleveren van essentiële data voor het berekenen van de kernindicatoren die door het ambtelijke (CAG) en het politieke niveau (Vlaamse Regering) worden aanvaard om het doelbereik van de vier strategische doelstellingen voor het Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid op te volgen. In een volgende fase kan het ambitieniveau van dit project worden verruimd. Dit project wil duidelijke afspraken vastleggen wie verantwoordelijkheid is voor het definiëren van de gehanteerde begrippen, de nulmeting, de vervolgmeting, de aggregatie van data op het niveau van de Vlaamse overheid en de ontsluiting ervan.

30

Er wordt maximaal gebruik gemaakt van bestaande of lopende studies, initiatieven van diensten, overlegplatformen en registratiesystemen. Met dit sleutelproject leggen we de puzzel samen en vullen we de ontbrekende stukken aan. De inspanningen voor de dataverzameling moeten in verhouding staan tot de meerwaarde dat deze indicatoren hebben voor de domeinen. Voor een aantal kernindicatoren wordt uitgekeken naar de resultaten van andere sleutelprojecten. De verantwoordelijkheden kunnen verschillen naargelang de fase van monitoring (definitie, nulmeting, vervolgmeting, ontsluiting). We houden ons in dit project niet bezig met de IT-infrastructuur en de ontwikkeling van meetsystemen nodig om gegevens te ontsluiten en met elkaar te verbinden. Hiervoor verwijzen naar andere sleutelprojecten zoals nuttige rationalisering ter ondersteuning van klantengedreven IT (2.2) en geïntegreerde Vlaamse publieksbalie (3.1). Aanpak Per indicator werd nagegaan in welke mate er consensus bestond over de definitie, de bron voor de meting en de ontsluiting. Er werden meerdere lacunes vastgesteld. Tegen eind 2011 moet er volledige duidelijkheid zijn over alle definities, tegen eind 2012 hopen we voor alle indicatoren te kunnen beschikken over kwaliteitsvolle statistieken die geaggregeerd kunnen worden op het niveau van de Vlaamse overheid of domein naargelang de indicator. Om dit proces te bevorderen, werden een viertal projecten beschreven die deze lacunes op een versnelde en overlegde manier moeten helpen invullen. Het gaat concreet over volgende projecten: VO-rapportering met DBZ als trekker; Productie regionale data m.b.t. overheidsbestedingen met SVR als trekker (i.s.m.

NBB); SCV-survey met periodiek weerkerende modules over de perceptie van het

overheidsoptreden; Klantentevredenheidsmetingen over entiteitgebonden en entiteitoverschrijdende

dienstverlening (sleutelprojecten) met AGO als trekker

31

4.3 Organisatiebrede projecten Naast de sleutelprojecten, die een doorbraak moeten forceren op weg naar een slagkrachtige overheid, werden tijdens fase 1 van het meerjarenprogramma ook een aantal organisatiebrede projecten gedefinieerd. Deze projecten situeren zich op niveau Vlaamse overheid. Alle beleidsdomeinen zijn betrokken partij, één beleidsdomein neemt de rol van trekker op (zie onderstaande tabel). Strategische doelstelling

Organisatiebreed traject Trekkend beleidsdomein

SD1-minder bestuurlijke drukte

Eenloket lokale statistieken DAR

SD2- meer met minder Samenwerking politiek en ambtelijk niveau (charter)

DAR

SD2- meer met minder Hergebruik Vlaamse codex DAR SD2- meer met minder Naar meerwaarde bij en uit PPS DAR SD2- meer met minder Pilootproject: gebruik van poules voor

het flexibel inschakelen van communicatie-expertise

DAR

SD2- meer met minder Thema-audit debiteurenbeheer DAR SD2- meer met minder Validatie-audit maturiteitsniveau 3 –

screening efficiëntieinstrumentarium DAR

SD2- meer met minder Strategisch personeelsbeleid BZ SD2- meer met minder Organisatie evenementen BZ SD2- meer met minder Rekendecreet F&B SD2- meer met minder Eigen Vlaamse Bevek F&B SD2- meer met minder BUTEO F&B SD2- meer met minder Uitbouw dienst Vastgoedakten F&B SD3- betere dienstverlening door innovatie

Orafin 2010 bijkomende deelprojecten F&B

SD4-oplossingsvermogen en verantwoording

Een sterk en toekomstgericht merkverhaal voor Vlaanderen

DAR


Afstemming beleids-, beheersen financiële cyclus

DAR


Single audit F&B

32

4.4 Beleidsdomeinoverschrijdende projecten Ook in afspraak tussen een aantal beleidsdomeinen werden projecten gedefinieerd die bijdragen tot de doelstellingen van het meerjarenprogramma (zie onderstaande tabel). Strategische doelstelling

Beleidsdomeinoverschrijdend traject Trekkend beleidsdomein

SD1-minder bestuurlijke drukte

Optimalisatie fiscale inning planbatenheffing en leegstandheffing

F&B

SD2- meer met minder Operationalisering module Time & Labor Vlimpers

WVG

SD2- meer met minder Interbestuurlijke samenwerking tussen het VAPH en team Gelijke Kansen in Vlaanderen

WVG

SD2- meer met minder Co-invest WSE SD2- meer met minder Optimalisatie ambtshalve tussenkomsten LNE SD2- meer met minder OVAM als huissaneerder LNE SD3-betere dienstverlening door innovatie

Uitbouw Vlaamse fiscale databank F&B

SD3-betere dienstverlening door innovatie

Samenwerkingsovereenkomst 1700 en VLABEL

F&B


Projectloket – geld voor je schoolproject O&V


Automatische toekenning van school- en studietoelagen

O&V


Vlaamse leer- en ervaringsbewijzendatabank (LED)

WSE


Rechtenverkenner – webservices voor een sociale productencataloog

WVG


Digitaal platform Vlaamse Zorgverzekering

WVG


Uitbouwen van een elektronisch VAPH-dossier voor personen met een handicap

WVG


Overkoepelende databank Vaccinet WVG


Portaal voor e-dienstverlening WVG

33


Databank ondergrond Vlaanderen LNE


Uitbouw informatie-datacentrum biodiversiteit

LNE


FELNET LNE

34

4.5 Beleidsdomein- en entiteitsspecifieke projecten Tenslotte bevat het meerjarenprogramma een aantal beleidsdomeinspecifieke en entiteitsspecifieke projecten. De beleidsdomeinspecifieke projecten vallen onder de verantwoordelijkheid van de beleidsraden en managementcomités, de entiteitsspecifieke worden aangestuurd en opgevolgd door de functioneel bevoegde minister en leidend ambtenaar van het departement of het agentschap. De entiteitsspecifieke projecten worden bovendien verankerd in de beheersovereenkomst of managementovereenkomst. Hierbij wordt naadloos aangesloten bij de beslissing van de Vlaamse Regering over de ‘tweede generatie’ beheersovereenkomsten: ‘In uitvoering van het Vlaams regeerakkoord is er nood aan een generieke bepaling waarin staat dat elke entiteit zich inschakelt in de bestaande overkoepelende dynamiek en organisatiebrede afspraken over het ‘meerjarenprogramma slagkrachtige overheid’ (CAG) en dit onder meer via een entiteitsspecifieke invulling. In het herwerkt model is volgende formulering verplicht in de beheersovereenkomst van elk agentschap opgenomen:’ Iedere entiteit definieert een verbetertraject om meetbare efficiëntiewinsten te realiseren’.7

7 Zie VR 2010 0204 DOC. 0222QUINQUIES

35

5. Aansturing en beheer van het meerjarenprogramma (‘governance’)

5.1 Belang van een duidelijke governance Governance is het mogelijk maken dat het programma slagkrachtige overheid kan en zal uitgevoerd worden. Een duidelijke en sterke governance voor dit meerjarenprogramma houdt in dat: de aansturing van de verschillende projecten en programma’s op het meest

efficiënte niveau gebeurt. Entiteitsspecifieke projecten of programma’s door de entiteiten, beleidsdomeinspecifieke projecten of programma’s door de beleidsdomeinen, organisatiebrede projecten of programma’s en sleutelprojecten door het CAG;

er een geconsolideerde opvolging op overkoepelend niveau georganiseerd wordt: het CAG is verantwoordelijk voor de voortgangscontrole van de projecten en de opvolging van de realisatie van de doelstellingen, voor het organisatiebreed risicobeheer, voor de identificatie en het aanreiken van oplossingen voor problemen en conflicten die de individuele projecten overstijgen, ...

De doelstelling van deze governance is om geïntegreerder te kunnen opvolgen en aansturen, maar tegelijk ook het geheel van rapporterings- en beslissingsprocessen te optimaliseren qua efficiëntie. Het aantal fora waarop bepaalde zaken aan bod zal komen zal in deze context gerationaliseerd worden. Het programma slagkrachtige overheid vraagt om een gecoördineerde aanpak. De toegevoegde waarde van een centrale programmastructuur is: kwalitatieve en consistente rapportering naar en interactie met de politiek; oplossing voor mogelijke conflicten op vlak van scope (identificeren van

raakvlakken, overlaps en het uitwerken van duidelijke afspraken hierrond) en impact (vermijden van tegenstrijdige effecten);

efficiëntie van uitvoering van het programma (door de coördinatie van de ondersteuning op vlak van methodes voor projectmanagement, verandermanagement, belanghebbendenmanagement, ... voor de verschillende (sleutel)projecten die deel uitmaken van het meerjarenprogramma).

36

5.2 Kadering van de governance van het meerjarenprogramma in de governance van Vlaanderen in Actie.

Het programma slagkrachtige overheid maakt deel uit van het overkoepelende programma Vlaanderen in Actie dat uit 7 doorbraken bestaat. Voor deze 7 doorbraken zal worden gewerkt met 7 programma’s. Deze programma’s scheppen de voorwaarden om de doorbraak werkelijk te realiseren. Ze passen zo veel mogelijk in de bestaande structuren en processen. Niettemin is er nood aan afstemming, coördinatie, regie binnen elk programma. Hiervoor werd een algemene governancestructuur voorzien (zie VR 2010 0502 MED.0061). Net zoals voor de andere doorbraken werd voor de doorbraak slagkrachtige overheid een verantwoordelijke minister (ie. minister Bourgeois) en een trekker binnen de administratie (ie. dhr. Ruebens) aangeduid. De ambtelijke werkzaamheden worden in nauw overleg tussen de trekker en het CAG gecoördineerd en ondersteund door een lichte centrale structuur, hierna het ‘programmabureau’ genoemd (zie verder voor beschrijving van de belangrijkste taken). De inrichting van een lichte centrale structuur wil niet zeggen dat het programma de verantwoordelijkheid niet is van de leidend ambtenaren. Dat is het wél. Het programmabureau staat hen daar in bij, zowel bij de organisatie van de monitoring als bij de organisatie van de noodzakelijke ondersteuning voor de verschillende projecten.

37

5.3 Rapporteringscyclus meerjarenprogramma Onderstaand schematisch overzicht geeft de jaarlijkse rapporteringscyclus weer voor het meerjarenprogramma, met indicatie van de frequentie, doelgroep en focus van de rapportering:

1/ Rapportering oktober Rapportering programmabureau aan CAG Rapportering door het CAG aan minister

Bourgeois Focus op voortgang (scope, timing, budget,

knelpunten en risico’s) en resultaten van de sleutelprojecten, organisatiebrede en beleidsdomeinoverschrijdende projecten uit het MJP. Input uit halfjaarlijkse rapportering personeelseffectieven en loonkost (oktober) Rapportering wordt ook bezorgd aan CEEO

2/ Rapportering april Rapportering programmabureau aan CAG Rapportering door het CAG aan minister

Bourgeois en kern Vlaamse Regering Rapportering aan de Raad der Wijzen Focus op voortgang, resultaten, budgetten, voor

de volledige portfolio van projecten die bijdragen tot de doelstellingen van het MJP. Input uit halfjaarlijkse rapportering vanuit beleidsdomeinen aan BZ over personeelseffectieven en loonkost (februari). Input uit jaarlijkse rapportering over uitvoering BHO/MO Eveneens focus op indicatoren strategische

doelstellingen Rapportering wordt ook bezorgd aan CEEO

38

Aan de basis van deze rapporteringscyclus ligt de volgende concrete invulling van het principe van de gelaagde aanpak: Sleutelprojecten worden intensiever gemonitord op het niveau van het CAG:

halfjaarlijks is er verplichte rapportering (volgens standaard voortgangsrapport) aan het programmabureau door de trekker en de projectverantwoordelijke, en een geconsolideerde rapportering over voortgang en resultaten van de 9 sleutelprojecten. Indien opportuun kan ook tussentijds een bijkomende agendering op de maandelijkse CAG-vergadering verzocht worden door de trekker van het sleutelproject of door het programmabureau.

De overige organisatiebrede en beleidsdomeinoverschrijdende projecten die deel uitmaken van het meerjarenprogramma worden ook halfjaarlijks meegenomen in de voortgangsrapportering naar het CAG. Rapportering aan het programmabureau gebeurt hier ook volgens hetzelfde standaard voortgangsrapport. De rapportering door het programmabureau aan het CAG gebeurt hierbij op “exceptie basis”: enkel knelpunten en specifieke aandachtspunten worden gerapporteerd, geen rapportering over zaken die conform plan, scope, budget, ... verlopen.

Voor de beleidsdomeinspecifieke en entiteitsspecifieke projecten gebeurt de opvolging respectievelijk door het bevoegde managementcomité en de leidend ambtenaar. Deze projecten worden wel opgenomen in de jaarlijkse globale rapportering over het meerjarenprogramma.

De jaarlijkse uitgebreide globale rapportering wordt gebaseerd op: o pragmatische rapportering volgens standaard voortgangsrapport (“light”) door

de leidende ambtenaar (sponsor) aan het programmabureau (“push”); o screening van de jaarrapporten over uitvoering van de

beheersovereenkomsten en managementovereenkomsten door het programmabureau op initiatieven die bijdragen tot de doelstellingen van het meerjarenprogramma. Hiertoe zal in september 2010 een cross-check gebeuren: screening van de beheersovereenkomsten en managementovereenkomsten door het programmabureau op initiatieven die bijdragen tot de doelstellingen van het meerjarenprogramma slagkrachtige overheid. Op basis hiervan wordt een globale portfolio als vertrekpunt vastgelegd.

De voortgangsboordtabellen als basis voor de rapportering, in selectieve of uitgebreide versie, geven een overzichtelijk beeld van: De voortgang en resultaten van de sleutelprojecten De voortgang en resultaten van de overige projecten De bijdrage van deze projecten aan de visie en belangrijke doelstellingen van de

Vlaamse overheid: administratieve vereenvoudiging, betere regelgeving, verbeterde dienstverlening en klantentevredenheid.

De rapportering rond de indicatoren, gekoppeld aan de strategische doelstellingen van het meerjarenprogramma, is in de voorgestelde rapporteringsscyclus ingepland in april.

39

De rapporteringslast i.k.v. het meerjarenprogramma wordt tot een minimum beperkt door zoveel mogelijk gebruikt te maken van en afstemming te verzekeren met bestaande rapporteringen, o.a. i.k.v. de uitvoering van de beheersovereenkomsten en managementovereenkomsten en actieplannen administratieve vereenvoudiging.

40

5.4 Rollen en verantwoordelijkheden binnen het meerjarenprogramma

5.4.1 Aansturing Het meerjarenprogramma slagkrachtige overheid is een gezamenlijk traject van politiek en administratie: het meerjarenprogramma garandeert dat de Vlaamse Regering en de Vlaamse

administratie focussen op de juiste strategische doelstellingen en het helpt om de realisatie van deze doelstellingen op een efficiënte en gecontroleerde manier te organiseren en op te volgen;

de aansturing en het beheer van het programma gebeurt in nauw overleg met de politieke verantwoordelijken en met optimaal gebruik van de CEEO als klankbord (continu, gedurende de ganse looptijd).

De specifieke rollen voor aansturing en uitvoering van het meerjarenprogramma situeren zich op verschillende niveau’s: Overkoepelend: opvolging en aansturing door minister Bourgeois en de overige

ministers van de kern van de Vlaamse Regering, trekker ViA-doorbraak slagkrachtige overheid en het CAG, hierbij ondersteund door het programmabureau;

Sleutelprojecten: aansturing en uitvoering door een gemandateerde trekker en projectverantwoordelijke;

Overige projecten: aansturing en uitvoering conform de gemaakte afspraken, afhankelijk van het type project (organisatiebreed, beleidsdomeinoverschrijdend, beleidsdomein- of entiteitsspecifiek), in een tijdelijke structuur (projectteam) of ingebed in een bestaande organisatie.

Een meer gedetailleerde toelichting van de belangrijkste rollen & verantwoordelijkheden binnen het meerjarenprogramma is opgenomen als bijlage 3.

5.4.2 Programmabureau Het programmabureau is een lichte centrale structuur met de volgende verantwoordelijkheden:

Algemeen beheer & Voortgangsrapportering

Updaten van portfolio meerjarenprogramma Afstemming met projectverantwoordelijken

sleutelprojecten ; afstemming met leidend ambtenaren voor niet-sleutelprojecten

Beheer voortgangsboordtabellen Voorbereiding tussentijdse rapportering CAG Voorstellen rationalisering governance structuur

‘ Broker-rol’ Goede praktijken uitwisselen Coherentietoets projecten en programma’s

Kwaliteitsbeheer Consolidatie gegevens rond kwaliteitsbeheer Ondersteuning projectverantwoordelijken (of

41

Stuurgroep) bij kwaliteitsbeheer projecten & programma's

Onafhankelijke projecten programma-audits (op aanvraag SG of CAG)

Kosten/baten Organisatie ondersteuning ontwikkeling kosten-baten-risico-analyse

Kwaliteitsbewaking voor KBR Verandermanagement & Communicatie

Zie verder voor meer detail

Scope beheer Tussentijdse identificatie 'grijze zones' (overlaps, lacunes)

Facilitering uitklaring 'grijze zones' Trigger bijkomende projecten of herkwalificatie

projecten Knelpunten & risico beheer

Tussentijds overkoepelend beheer van risico’s Tussentijds overkoepelend beheer van knelpunten Faciliterende rol bij projecten

programmaoverschrijdende knelpunten Actieplannen voor projecten

programmaoverschrijdende risico's Belanghebbenden management

Inventarisatie behoefte en organisatie (niet uitvoering) van ondersteuning bij toepassing van methodes voor belanghebbendenmanagement (opleiding, coaching)

Project & Programmamanagement methodes

Inventarisatie behoefte en organisatie van ondersteuning bij toepassing van methodes voor projectmanagement en programmamanagement (opleiding, coaching)

De benodigde capaciteit hiervoor wordt ingeschat op 1,5 VTE, te voorzien binnen de bestaande budgettaire middelen. Ad hoc zal dit programmabureau samenkomen in een uitgebreide constellatie, in functie van de te bespreken topics, met deelname van bvb. de projectverantwoordelijken van de sleutelprojecten, vertegenwoordigers van de beleidsdomeinen; Het programmabureau zal op deze manier zorgen voor:

Goede interactie met het politieke niveau, uitbouw van een vlotte politiek-ambtelijke samenwerking en aansturing. Een frequente politiek-ambtelijke afstemming is voor het welslagen van dit programma essentieel.

Voortgangscontrole en kwaliteitsbewaking; Organisatiebreed risicobeheer; Beheer van raakvlakken en faciliteren van bespreking van scope-

discussies; Voldoende focus op het identificeren en vervolgens ook realiseren van de

baten, resultaten; Professionele aanpak o.v.v. verandermanagement en communicatie.

42

5.5 Middelen Een goede balans (o.m. in het toewijzen van middelen, het mobiliseren van de juiste personen, ...) tussen de programma’s en projecten enerzijds en de dagdagelijkse operationele werking anderzijds is een belangrijke voorwaarde om de strategie op een goede manier te kunnen uitvoeren, en de doorbraak effectief te realiseren. In een context waarin middelen strikt organisatiegebonden worden toegewezen zal een mechanisme moeten gehanteerd worden dat toelaat om de entiteits- en beleidsdomeinoverschrijdende mobilisatie te garanderen. Hierbij worden volgende principes gehanteerd: Middelen voor programma’s en projecten worden beheerd op niveau van de

uitvoerende entiteiten, niet centraal; Projecten/programma’s met het oog op baten voor de gehele Vlaamse overheid

dienen gemeenschappelijk ondersteund te worden door medewerking van alle beleidsdomeinen. Alle leidend ambtenaren engageren zich tot het inzetten van de nodige mensen en middelen voor het realiseren van de organisatiebrede projecten en programma’s;

Governance van het programma: om het programma professioneel te beheren engageren de leidend ambtenaren zich eveneens tot de nodige inzet in mensen en middelen zowel voor het beheer van het programma op niveau van het beleidsdomein als op het overkoepelend niveau.

5.6 Verandermanagement Betrokkenheid en motivatie van het personeel, voldoende eigenaarschap en engagement van de leidend ambtenaren, en voldoende samenwerking over de entiteiten heen zijn kritieke succesfactoren om de veranderingen te doen slagen die de Vlaamse overheid beoogt met het meerjarenprogramma slagkrachtige overheid. Deze verandercapaciteit komt niet vanzelf. Om haar visie en strategische doelstellingen te realiseren zal de Vlaamse overheid als organisatie moeten investeren in verandermanagement. Zonder verandermanagement zal er onvoldoende drive zijn om op een efficiënte manier tot resultaten te komen, zullen opportuniteiten gemist worden en is het risico reëel dat de behaalde resultaten niet duurzaam zijn van aard. Investeren in het versterken van de verandercapaciteit van de Vlaamse overheid situeert zich op 2 niveaus: Werken op de (verdere) ontwikkeling van de basiswaarden en basisvaardigheden

van de Vlaamse overheid als organisatie en van haar personeel; Werken op de procesondersteuning voor begeleiding van de veranderingen

verbonden aan de specifieke projecten en programma’s die deel uitmaken van het Meerjarenprogramma.

Dit wordt niet als een afzonderlijk (sleutel-)project beschouwd, maar als een belangrijke verantwoordelijkheid van alle sleutelspelers in de verschillende projecten en programma’s om hier de nodige aandacht aan te besteden.

43

Basiswaarden en basisvaardigheden De basiswaarden van de Vlaamse overheid (samenwerking, betrouwbaar, klantgericht, voortdurend verbeteren) mogen geen holle slogans zijn. Het Meerjarenprogramma moet een bijkomende impuls geven aan het versterken van de culturele fundamenten van de Vlaamse overheid, waarbij van de top tot op de vloer iedereen deze basiswaarden in de praktijk omzet. Identificatie van de leerbehoeften op dit vlak, met vervolgens gerichte coaching rond basiswaarden en basisvaardigheden (communicatie, coachend leidinggeven, identificatie van en omgaan met drijfveren voor functionering van zichzelf en van anderen, ...) voor de doelgroep van de topambtenaren en de projecteigenaars en projectverantwoordelijken vormt hierbij de basis. Volgens het olievlek-principe moet dit door deze sleutelspelers dan verder uitgedragen worden binnen de organisatie, naar het personeel op alle niveaus. Procesondersteuning voor verandermanagement Verandermanagement is een deel van de job van elke projecteigenaar en projectverantwoordelijke. Die moet zorgen voor: Voldoende eigenaarschap en alignering van leidinggevenden voor zijn of haar

specifieke project; Voldoende samenwerking tussen en motivatie van de relevante betrokken

partijen; Geruststellen van de organisatie en het betrokken personeel m.b.t. de impact op

de eigen werking van de veranderingen; Een correct verwachtingsniveau bij de verschillende betrokken partijen; Effectieve en duurzame realisatie van de vooropgestelde resultaten.

Hier zal op gewerkt worden via een aangepaste mix van de belangrijkste middelen die ingezet kunnen worden om de acceptatie van de oplossingen en de daaraan verbonden veranderingen op mensen en organisaties te versterken: Professionele (veranderings)communicatie (zie verder); Opleiding; Coaching en begeleiding op alle niveau’s; “Community building” (via bestaande en nieuwe fora, via evenementen, ...); Kennisdeling (bvb. gebruik van de leernetwerken, van wisselleren, ...); Toepassing methodes (projectmanagement, belanghebbendenmanagement, ...); Actieve monitoring (van projecten, van de graad van samenwerking, ...)

Als basisprincipe voor de toepassing van de aangepaste methodes geldt: Toepassing door het programmabureau van het meerjarenprogramma voor alle

aspecten m.b.t. de globale verandering in het kader van de doorbraak ‘Slagkrachtige overheid’;

Toepassing door de trekkers en projectverantwoordelijke van de sleutelprojecten, en de verantwoordelijken van de niet-sleutelprojecten; deze kunnen hierbij wel rekenen – indien gewenst – op ondersteuning die wordt georganiseerd door het programmabureau. De concrete vertaalslag van de principes naar acties i.k.v. verandermanagement dient in een volgende fase te worden uitgewerkt.

44

De investeringen in verandermanagement zullen gebeuren vanuit de bestaande budgetten en resources.

45

6 Communicatiestrategie en –plan Een belangrijk onderdeel van het gefinaliseerde meerjarenprogramma is een uitgewerkt communicatieplan, dat de communicatiestrategie van de Vlaamse overheid rond dit meerjarenprogramma vertaalt naar concrete communicatie-activiteiten, -doelgroepen en -kanalen. De communicatie over slagkrachtige overheid wordt volledig ingepast in het algemene communicatieplan voor ViA (zie VR 2010 0502 MED.0061).

6.1 Strategische uitgangspunten communicatie

6.1.1 Veranderingscommunicatie Speciale aandacht gaat naar veranderingsmanagement en –communicatie. Enkele sleutelprojecten (o.m. het project ‘rationalisatie managementondersteunende dienstverlening’), kunnen immers een verschuiving van mensen en taken met zich meebrengen. Essentieel hierbij zijn: Medewerkers en vakbonden betrekken in veranderingsproces en op tijd

informeren; Verschuiving van heel wat mensen: inspelen op weerstanden en de meerwaarde,

het voordeel aantonen; Leidinggevende inschakelen als de belangrijkste communicator; hij moet

toegerust worden om te communiceren over de op til zijnde veranderingen; Ambassadeurs van het meerjarenprogramma: de betrokkenen bij de uitvoering

van het meerjarenprogramma weten dat het programma van Vlaanderen mee een Europese topregio zal maken en dragen dit ook zo uit eens het meerjarenprogramma gerealiseerd wordt;

Open communicatie, transparante overheid: we communiceren over de op til zijnde projecten.

6.1.2 Basisboodschap De realisatie van het meerjarenprogramma slagkrachtige overheid is de volgende logische stap. We werken namelijk aan een efficiëntere overheid die beter inspeelt op de veranderende maatschappij, zoals ook andere overheidsorganisaties doen. De Nederlandse en het Britse overheden zijn gelijkaardige programma’s aan het uitwerken. Het meerjarenprogramma slagkrachtige overheid draagt bij aan de realisatie van de globale doelstelling van Vlaanderen in Actie: Vlaanderen is een Europese topregio. De boodschap evolueert naarmate de uitwerking van de sleutelprojecten vordert: meta-informatie over de genomen beslissingen: de oefening is bezig, past in

globaal kader; informatie over betekenis van de beslissingen;

46

praktische informatie: wat houdt dit concreet in voor mijn werk?

6.1.3 Proces-, projecten productcommunicatie De communicatie wordt opgedeeld in proces-, projecten productcommunicatie. Procescommunicatie is de communicatie die de ontwikkeling van het project faciliteert en ervoor zorgt dat de actoren op eenzelfde lijn zitten. Projectcommunicatie is de communicatie over het project in ontwikkeling. Met de productcommunicatie worden de resultaten van het ontwikkelde project bekend gemaakt. Procescommunicatie: Afstemming tussen de verschillende actoren, stakeholders

meerjarenprogramma/per sleutelproject Verduidelijken rol in uitwerken sleutelproject Doel: faciliteren inhoudelijk uitwerken meerjarenprogramma en sleutelproject Voorbeeld kanaal: overlegstructuren

Projectcommunicatie: Communiceert over het verloop van het project slagkrachtige overheid. Verduidelijkt rol in de toekomst, als project gerealiseerd is. Doel: houdt medewerkers op de hoogte van de stand van zaken Voorbeeld kanaal: snelinfo na beslissing Vlaamse Regering

Productcommunicatie: intern en extern; interne communicatie gaat vooraf aan de externe communicatie Doel: resultaten bekend maken Voorbeeld kanaal: ViA-folder

6.1.4 Tone of voice We hanteren een feitelijke en realistische stijl. De algemene ViA-sensibiliseringscampagne is niet geschikt als kapstok voor deze communicatiecampagne. Het MJP draagt weliswaar bij aan ViA, maar de ernst van de projecten noopt ons tot een minder luchtige manier van communiceren. Daarnaast verwijst de communicatie over resultaten in andere ViA-doorbraken ook naar de realisaties van de doorbraak slagkrachtige overheid: de realisatie van een project rond bijvoorbeeld de doorbraak Lerende Vlaming, kan alleen maar door een slagkrachtige overheid. Sleutelproject X (vb ICT) droeg zo bij tot … door …

47

6.2 Communicatieplan: doelgroepen, doelstellingen en boodschappen

Een ontwerp van communicatieplan is toegevoegd als bijlage 4 van deze nota.

6.3 Communicatieplan: kanalen voor interne communicatie Er wordt zoveel mogelijk gebruik gemaakt van bestaande kanalen en overlegstructuren. Voor projecten die verschuivingen van taken en of personeel met zich kunnen meebrengen, dienen idealiter wel extra kanalen en instrumenten te worden gebruikt om de leidinggevenden en andere uitvoerders te ondersteunen. Bestaande kanalen

bestaande overlegfora: CAG, SG-Forum, Werksessies doorbraakgroepen, SOBO Communicatie …

monitoring regeerakkoord ViA-ronde tafels communicatieblog en –nieuwsbrief (voor communicatieverantwoordelijken) snelinfo bij beslissing van of mededeling door de VR redactionele bijdragen in 13 aankondigingen op de muurkrant en koepelsite (attendering extranet,

nieuwsbrief en website) …

Bestaande kanalen voor ViA die wel extra inzet van personeel en middelen vergen

website www.vlaandereninactie.be extranetpagina ViA digitale nieuwsbrief over ViA (intern)

Extra kanalen

procesbegeleiding veranderingsmanagement en –communicatie: moet worden uitbesteed, zie raming hieronder.

informatiekit (veel gestelde vragen, infobrochure verschuiving personeel,…) sjablonen mails, brieven …

6.4 Uitvoering Er worden geen extra middelen gevraagd voor de interne of externe communicatie over het meerjarenprogramma. De uitvoering van de communicatie-activiteiten zal gebeuren: door het programmabureau van het meerjarenprogramma voor overkoepelende

communicatie; door de trekkers en projectverantwoordelijke van de sleutelprojecten, en de

verantwoordelijken van de niet-sleutelprojecten voor hun eigen projecten.

48

http://www.vlaandereninactie.be/

7 Verder traject (mei – juli 2010) Het meerjarenprogramma zoals in deze nota weergegeven is een voorstel van het CAG. Het wordt voorgelegd aan het politiek niveau en overgemaakt aan de CEEO voor advies. Op 15 juni zal het meerjarenprogramma als invulling van de doorbraak slagkrachtige overheid worden voorgesteld aan de Raad van Wijzen. Vervolgens zal, rekening houdend met het advies van de CEEO en de inbreng van de Raad van Wijzen een aangepast meerjarenprogramma voor goedkeuring worden voorgelegd aan de Vlaamse Regering.

49

Bijlagen

Bijlage 1: metadatafiches indicatoren strategische doelstellingen

Metaformulier voor indicator 1.1 IND 1.1 Interne staatshervorming: aantal gerealiseerde projecten t.o.v besliste projecten waar interne staatshervorming wordt doorgevoerd Beschrijving: zie sleutelproject 1.3 De kern van de interne staatshervorming is een vereenvoudigde en doorzichtige ordening van de bevoegdheden tussen drie democratisch gelegitimeerde niveaus binnen de Vlaamse overheid: gemeenten, provincies, gewest/gemeenschap. Daarnaast blijkt uit onderzoek dat de bestuursniveaus tal van instellingen hebben opgericht met als resultaat dat het overheidsbestuur voor de burger-eindgebruiker van de dienstverlening ondoorzichtig is geworden en de besluitvormingsprocessen vaak onbehoorlijk lang aanslepen. De nieuwe bestuursopbouw vertrekt van het principe van de subsidiariteit. Er komen meer bevoegdheden voor de lokale besturen. De Vlaamse Regering zal investeren in hun bestuurskracht. De provincie krijgt in die beleidssectoren een regisserende opdracht. We komen maximaal tot homogene sleuteltaken per bestuurslaag. We vereenvoudigen drastisch de vele intermediaire structuren en organen, zowel op Vlaams, provinciaal als lokaal niveau. De Vlaamse minister van Bestuurszaken organiseert in het voorjaar 2010 een oefening onder leiding van de secretarissen-generaal die moet leiden tot een inventarisatie en concrete voorstellen in het licht van de doelstellingen van de interne staatshervorming. Het CAG zal de voorstellen bundelen. Het aangereikte materiaal zal in een volgende fase ter beschikking worden gesteld van de gesprekspartners bij de gemeenten en provincies, die het desgewenst kunnen aanvullen of een eigen inschatting zullen geven. Op basis van deze documentatie kan dan overgegaan worden tot het uitwerken van concrete pistes en voorstellen ter vereenvoudiging van het bestuurlijke landschap en de verschillende beleidsprocessen (groenboek). Dat zal gebeuren via onderling overleg tussen de bestuurlagen. De minister zal ook het Vlaams parlement doorlopend in het hervormingstraject betrekken. De Vlaamse Regering wenst in dat kader op korte termijn een aantal fundamentele beslissingen te nemen, waarvan de concrete implementatie volgens een nader uit te werken meerjarig tijdschema zal moeten verlopen (2011-2014). Het CAG speelt een rol bij de operationele monitoring van de voortgang van de politiek geselecteerde projecten (halfjaarlijkse rapportering). Het (op te richten) Bestuursforum zal de implementatie op regelmatige basis opvolgen en toetsen aan het Witboek. definitie: aantal gerealiseerde projecten t.o.v. aantal aangekondigde projecten zoals vastgelegd door de regering en het Parlement (Witboek) Bron: DBZ en ABB, werkgroep en Bestuursforum cfr sleutelproject interne staatshervorming Norm: - maximaal twee democratisch gelegitimeerde bestuursniveaus per aangeduid strategisch dienstverleningsproces - drastische vereenvoudiging van intermediaire structuren en organen op alle bestuursniveaus Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: Het uitgangspunt voor de interne staatshervorming is het verkorten en versnellen van ketens van dienstverlening. Minder bestuurlijke drukte biedt ook meer transparantie bij wie men terecht moet voor bepaalde diensten of producten van de VO en biedt meer rechtszekerheid als men weet wie aansprakelijk is.

50

- Accuraatheid: te ontwikkelen

- Tijdigheid en Stiptheid: te ontwikkelen

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: te ontwikkelen

- Vergelijkbaarheid: enkel tussen domeinen, beleidsvelden

- Volledigheid: beginnen met een vooraf bepaalde set van dienstverleningsprocessen omdat per beleidsveld/dienst nog niet alle processen zijn in kaart gebracht en niet in alle domeinen er met meerdere bestuurslagen wordt samen gewerkt

Beschikbaarheid data: nog niet (zie uitvoering sleutelproject 1.3) Kostoverwegingen: niet voor verzameling data

51

Metaformulier voor een indicator 1.2 IND 1.2: Administratieve lasten - administratieve lasten t.o.v. externe gebruikers - beheerskosten voor Vlaamse overheid

Beschrijving: zie sleutelprojecten 1.1, 1.3, 2.2 en 3.1 Vlaanderen wil door middel van gerichte inspanningen een topregio worden op het vlak van kwaliteitsvolle regelgeving en administratieve vereenvoudiging. Daarom besliste de Vlaamse Regering op 29 juni 2007, in navolging van de beslissing van de Europese Raad, over te gaan tot het meten van de administratieve lasten verbonden aan Vlaamse regelgeving en tot het formuleren van reductiedoelstellingen. Elk beleidsdomein voerde samen met de dienst Wetsmatiging een gezamenlijk meetonderzoek uit gebaseerd op het internationaal gehanteerde Standaard Kosten Model. Daarbij werd niet alle Vlaamse regelgeving gemeten. De scope van een nulmeting werd door het beleidsdomein zelf bepaald door een selectie te maken op het niveau van doelgroep; entiteit en regelgeving. Een nulmeting van administratieve lasten omvat twee luiken:

- een kwantitatief luik gebaseerd op het verzamelen van tijd-, frequentie- en tariefparameters verbonden aan administratieve handelingen uitgedrukt in euro,

- een kwalitatief luik bestaande uit concrete suggesties tot vereenvoudiging aangebracht door de betrokken doelgroep(en).

De meetresultaten worden opgeslagen in de database SAMBAL (Systeem voor het Actualiseren, Meten en Beheren van Administratieve Lasten), ontwikkeld door de dienst Wetsmatiging en de afdeling Proces- en Informatiebeheer van het departement Bestuurszaken. De nulmeting is slechts een start voor administratieve vereenvoudiging. De nulmeting vormt voor elk beleidsdomein een basis voor de opmaak van een (rollend) actieplan met concrete vereenvoudigingprojecten. Elk beleidsdomein formuleert een (rollende) reductiedoelstelling opdat uiterlijk 2012 een significant deel van de administratieve lasten voelbaar verminderd is. Het actieplan en de reductiedoelstelling worden jaarlijks geëvalueerd door de dienst Wetsmatiging en de betrokken administraties in een voortgangsrapportage. Het voortgangsrapport is een momentopname die de tussentijdse stand van zaken van het (rollend) actieplan weergeeft. Bij de jaarlijkse voortgangsrapportage kan ook de (rollende) reductiedoelstelling eventueel bijgestuurd worden. De dienst Wetsmatiging maakt ook een eigen actieplan op met beleidsdomeinen bestuursniveau overschrijdende vereenvoudigingprojecten. Als antwoord op de vraag van de Europese Raad en de Europese commissie heeft België in een overeenkomst tussen de federale overheid en de gewesten gemeenschapsregeringen op 16 oktober 2009 een reductiedoelstelling van 25% uiterlijk in 2012 bepaald. Om de administratieve lasten bij nieuwe regelgeving onder controle te houden, gebruikt de Dienst Wetsmatiging de compensatieregel, die sinds 1 januari 2005 verplicht is. De compensatieregel houdt in dat elke stijging van administratieve lasten door een regeringsbeslissing (decreet, besluit…), gecompenseerd moet worden met een even grote daling van bestaande administratieve lasten. Compensatie gebeurt op het niveau van beleidsdomein en van minister, niet op dossierniveau. Berekende (en gevalideerde) wijzigingen van administratieve lasten van elke nieuwe regelgeving worden per kwartaal per beleidsdomein en jaarlijks per minister van de Vlaamse Regering bijgehouden. Met de invoering van de compensatieregel in Vlaanderen beschikt de Vlaamse overheid over een uniek instrument om de administratieve lasten ook bij de opmaak van regelgeving te bewaken. Definities: - administratieve lasten: zijn de kosten van de administratieve handelingen die actoren moeten uitvoeren voor naleving van de wettelijke informatieverplichtingen in ruime zin, aan de overheid, ongeacht of ze die handelingen uitvoeren zonder een dwingende initiële basis. De kosten zijn additioneel t.o.v. de kosten om de administratie van hun kernproces op orde te brengen en gaan uit van een efficiënte naleving van informatieverplichtingen door de andere actoren. - beheerskosten (ruim): de totaliteit van alle kosten die de overheid moet maken voor het beheer van de regelgeving in haar verschillende fasen. Dit zijn alle directe kosten en een versleuteld deel van de

52

indirecte kosten Er is een meetmethode ontwikkeld voor de beheerskosten die ten laste vallen van de Vlaamse overheid. Momenteel loopt een onderzoek in opdracht van DBZ-DWM waar een meetmethode wordt uitgetest op een aantal pilootprojecten (PIA-beheerskosten). Er zijn momenteel weinig studiegegevens beschikbaar om een vaste reductienorm te kunnen voorop stellen. De reductiemogelijkheden hangen ook af van de beginsituatie. Er wordt aanbevolen om de meting van de beheerskosten in de beginfase toe te spitsen op een aantal cruciale dienstverleningsprocessen. Er wordt voorgesteld te starten met de sleutelprojecten van het meerjarenprogramma slagvaardige overheid. Norm: - -20% AL tegen 2014 t.o.v. nulmeting in 2009. Dit moet gerealisserd worden onder meer door de

uitvoering van de reductiedoelstellingen gekoppeld aan actieplan vereenvoudigingsprojecten per beleidsdomein (tegen 2012)

- Beheerskosten: reductienorm te bepalen per cruciaal dienstverleningsproces (nog in onderzoek) Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: minder administratieve lasten voor doelgroepen (bedrijven, burgers…) geeft meer ruimte voor initiatief

- Accuraatheid: - de nulmetingen voor AL zijn nog niet uitgevoerd voor alle Vlaamse regelgeving - Binnen de compensatieregel wordt de standaard kosten methodiek niet altijd (correct)

toegepast. - Meetmethode voor beheerskosten is in testfase

- Tijdigheid en Stiptheid: - Dienst Wetsmatiging rapporteert per kwartaal over de compensatieregel - Dienst Wetsmatiging rapporteert jaarlijks over de actieplannen en reductiedoelstellingen

via de voortgangsrapporten - BK: nog niet beschikbaar

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: - Cijfers compensatieregel worden gecommuniceerd via www.wetsmatiging.be,

elektronische nieuwsbrief Wetsmatiging, gepersonaliseerde nieuwsbrief met indicatoren aan de leidend ambtenaren, jaarlijks rapport over Vlaamse regelgeving

- De voortgangsrapporten worden gebundeld door de dienst Wetsmatiging in een enkel voortgangsrapport en gepubliceerd via www.wetsmatiging.be. Het wordt (jaarlijks) meegedeeld aan Vlaamse regering en aan Vlaams parlement

- BK: nog niet beschikbaar

- Vergelijkbaarheid: - Standaard Kosten Methodiek voor AL wordt internationaal gebruikt om administratieve

lasten te meten (methode is in herziening) - BK: nog niet beschikbaar

- Volledigheid: - Compensatieregel is van toepassing op alle regeringsbeslissingen, doch enkel voor

nieuwe regelgeving. Ministeriele besluiten en voorstellen van decreet blijven buiten scope, ook programmadecreet wordt niet gemeten. Het toepassingsgebeid wordt bij de evaluatie herbekeken.

- De nulmetingen AL zijn niet voor alle Vlaamse regelgeving uitgevoerd. - BK: nog niet beschikbaar

Beschikbaarheid data: gedeeltelijk m.b.t. compensatiemaatregel. Er komt geen grote algemene meting voor de reductiemaatregelen. Kostoverwegingen: geen extra kosten

53

http://www.wetsmatiging.be/

Saldo administratieve lasten, globaal, in euro

-30.000.000

-25.000.000

-20.000.000

-15.000.000

-10.000.000

-5.000.000

0

5.000.000

netto saldo -12.133.528 -23.892.666 -4.634.728 1.129.098 -976.365

2005 2006 2.007 2008 2009

Bron: Dienst Wetsmatiging

54

Metaformulier indicator 1.3 IND 1.3: Planlasten lokale besturen Beschrijving: zie sleutelproject 1.2 De lokale besturen en provincies klagen over de toegenomen planverplichtingen die de verschillende beleidssectoren hen opleggen: het is tijd- en arbeidintensief en er gaat een enorme bureaucratie mee gepaard. Uit onderzoek blijkt overigens dat de planverplichtingen een te grote diversiteit aan inhoudelijke voorschriften bevatten. Er is een veelheid aan plannen die het lokale bestuur op een verschillend tijdstip, met een verschillende looptijd en volgens een verschillende inhoudelijke structurering moet opstellen, zodat een afstemming of integratie quasi onmogelijk is. Aldus hypothekeren deze diverse verplichtingen dat de lokale besturen over de beleidsvelden heen een visie ontwikkelen (horizontaal beleid). Er zijn door de dienst Wetsmatiging van het Departement Bestuurszaken 29 Vlaamse plannen gevonden waaraan lokale besturen moeten voldoen. Contactpersoon: Peter Van Laere De veelheid aan sectorale planning- en rapporteringverplichtingen pakken we aan door deze verplichtingen te bundelen in 1 planning- en rapporteringcyclus per bestuursperiode. De conformiteit wordt nagestreefd op basis van conceptuele criteria. Alle vakministers moeten hun verantwoordelijkheid nemen om de ambities van het regeerakkoord waar te maken. Ze moeten hun regelgeving aanpassen tegen 2012. Norm: - planlasten voor de lokale besturen uitgedrukt in euro, zijn tegen 2020 gehalveerd t.o.v.

referentiejaar 2009 Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: minder planlasten voor lokale besturen vermindert werkdruk bij lokale besturen en geeft meer ruimte voor initiatief

- Accuraatheid: meting zie werkgroep planlasten sleutelproject 1.2 - Tijdigheid en Stiptheid: ? - Toegankelijkheid en duidelijkheid: ? - Vergelijkbaarheid: methode te ontwikkelen - Volledigheid:? Beschikbaarheid data: studie opdracht DBZ: http://www.wetsmatiging.be Kostoverwegingen: geen extra kost voor verzameling

55

Metaformulier voor indicator 2.1 a IND 2.1 a : Aandeel productiekost van publiek domein t.o.v. totale overheidsuitgaven en BBP in Vlaanderen Beschrijving: De productiekost van goederen en diensten door de overheid omvat de loonkosten voor overheidspersoneel (algemeen), de intermediaire consumptie, directe en indirecte sociale transfers van de overheid naar privé actoren in ruil voor goederen en diensten aan burgers en huishoudens. Het publiek domein omvat de algemene overheid, de private sector die goederen en diensten levert die direct of indirect aangestuurd worden door de overheid, semipublieke instellingen, concessie voor legale monopolies. De algemene overheid omvat het centrale bestuur, de lokale overheden, de sociale zekerheid en de instellingen die door de overheid werden opgericht en worden gecontroleerd. Methodologie van OESO Public Governance and Territorial Development Directorate is gebaseerd op systeem van nationale rekeningen. De gegevens worden geproduceerd door de NBB. De data zijn momenteel enkel beschikbaar op Belgisch niveau en op het niveau van de Gemeenschapen en Gewesten, samengeteld. Er loopt een onderzoeksproject met de NBB en de drie gewesten om deze gegevens te regionaliseren per entiteit (zie sleutelproject 4.3) Bron: Binnen Vlaamse overheid: F&B, Agentschap Centrale Accounting en SVR Extern: NBB en OESO, COFOG-classificatie Norm: - daling productiekost publiek domein en verbetering positie t.o.v. andere EU-landen met gelijkaardige dienstverlening Deze doelstelling omvat een duidelijk normatieve ondertoon. Het betreft immers de rol die men aan de overheid wil toeschrijven, i.c. deze van een terugdringende overheid. In dat opzicht doen we er alvast goed aan om te vergelijken met landen/regio’s die getypeerd worden door eenzelfde institutionele context. Uit de analyse van het Sociaal-Cultureel Planbureau (Ne) komt naar voren dat een vergelijking met Duitsland, Oostenrijk, Frankrijk Nederland en desgevallend Luxemburg aangewezen is (SCP, 2004, p.34). Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: rekening houdende met toenemende outsourcing van of privatisering van overheidstaken (in andere landen), is het nodig om de totale kost te kennen van de goederen en diensten die de overheid worden gerealiseerd of mogelijk gemaakt.

- Accuraatheid: internationaal gevalideerde indicator

- Tijdigheid en Stiptheid: Vlaamse cijfers: x-1j Internationale cijfers: x-2j

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: methodologie van OESO Public Governance and Territorial Development Directorate, gebaseerd op systeem van nationale rekeningen

- Vergelijkbaarheid: vergelijking met andere gewesten, België en andere landen. Rekening houden met context van verschillende systemen; wat krijgt burger van zijn overheid?

- Volledigheid: NBB beschikt niet over gedetailleerde informatie over lokale besturen en kan momenteel geen details geven op niveau van de gewesten en gemeenschappen afzonderlijk

Beschikbaarheid data: neen - Vlaams niveau: F&B, CA, SVR i.s.m. NBB: project vanaf september 2009- einde 2011 - Internationaal: sinds 1995 Kostoverwegingen: er loopt project tussen SVR en NBB (er wordt 1VTE op niveau A1 ter beschikking gesteld gedurende twee jaar)

56

Metaformulier voor indicator 2.1 b IND 2.1 b : Apparaatkredieten van de Vlaamse overheid t.o.v. de totale uitgaven van de Vlaamse overheid Beschrijving: Apparaatkredieten zijn de kredieten die de werking van de Vlaamse overheid mogelijk maken. Het gaat voornamelijk om personeelskosten en werkingskosten, met inbegrip van de investe-ringsuitgaven voor de werking (b.v. aankoop van informatica-materiaal). Apparaatkredieten zijn dus de kredieten waarmee er geen dienstverlening aan de burgers en bedrijven kan gebeuren. Deze laatste worden beleidskredieten genoemd. Voor het bepalen van de definitie van beide kredietsoorten zal gebruik gemaakt worden van de analyse die door de SERV werd gemaakt als bijlage bij de evaluatie over het begrotingsbeleid 2010 van de Vlaamse Gemeenschap (Parlementair stuk 12 (2009-2010) - Nr 1 van 21 januari 2010). De berekening wordt uitgevoerd op basis van de voorlopige afsluiting van de rekeningen.

Bron: Binnen Vlaamse overheid: dep F&B en Agentschap Centrale Accounting Norm: daling t.o.v. nulmeting in 2009 (afhankelijk van definitie) Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: een laag percentage voor apparaatkredieten versus de totale Vlaamse uitgaven geeft een indicatie van efficiënte inzet van middelen

- Accuraatheid: zie advies SERV, definitie van apparaatkredieten verder te verfijnen en nodige data verzamelen

- Tijdigheid en Stiptheid: Vlaamse cijfers: x-1j

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: definitie van apparaat- en beleidskredieten nog te valideren door overheid (CAG, VR)

- Vergelijkbaarheid: in tijd

- Volledigheid: ja indien dotaties aan bepaalde agentschappen verder kunnen worden opgesplitst naar kostensoorten

Beschikbaarheid data: ja in functie van definitie - Vlaams niveau: DFB, ACA Kostoverwegingen: geen

Volgens voorlopige definitie CAG, ACA Apparaatkredieten 2008 progr. A, afd 1 2,4 progr. A, DAB 0,4 programma A, totaal 2,8 progr. C, afd 1 5,9 progr. C, DAB 1,4 programma C, totaal 7,3 Totaal apparaatkredieten 10,1 Bron: Centrale Accounting Apparaatkredieten omvatten lonen, werking, investeringen, inkomens- en kapitaaloverdrachten aan instellingen die voor Vlaamse gemeenschap opdracht vervullen. programma A: Apparaatskredieten programma C: Algemeen Vlaamse gemeenschap: voor geconsolideerde begrotingen

57

Metaformulier voor indicator 2.2 IND 2.2 : Overheidsuitgaven volgens COFOG domeinen, evolutie in tijd, in % BBP en per inwoner in Vlaanderen: aandeel algemeen overheidsbestuur Beschrijving: COFOG is een classificatie van overheidsfuncties die door internationale instanties werd bepaald. De overheidsuitgaven worden verdeeld naar functie (gezondheid, onderwijs, …) en niet meer volgens organogram van de overheid. Dit laat een betere vergelijking in de tijd en ruimte toe, zeker als de overheid haar diensten reorganiseert (de functies blijven immers dezelfde). De eenheden van de COFOG-classificatie zijn de verrichtingen. Dat betekent dat elke aankoop, uitbetaling van loon, overdracht, lening of andere uitgave een code moet krijgen overeenstemmend met de functie die bij de verrichting hoort. Algemeen overheidsbestuur bevat volgens COFOG de uitvoerende en wetgevende organen, financiële en fiscale zaken, buitenlandse zaken, hulp aan het buitenland, algemene dienstverlening (gecentraliseerd), zuiver wetenschappelijk onderzoek, onderzoek en ontwikkeling algemeen overheidsbestuur, verrichtingen op het gebied van de overheidschulden en overdracht van algemene aard tussen overheidsbesturen. De uitgaven kunnen worden gerelateerd aan de (gemiddelde) bevolking en ook aan het BBP. Voor het BBP werden enerzijds de officiële data genomen, maar werd ook een schatting gemaakt van het BBP, gerealiseerd door Vlamingen om een idee te krijgen van het 'gemeenschaps-BBP'. Immers de Vlaamse overheid handelt zowel over gewest- als gemeenschapsmateries. ‘Overheid’ bevat alle overheidsgeledingen, dus S13 = S1311: federale overheid S1312: gemeenschappen & gewesten S1313: lagere overheid S1314: sociale verzekeringsinstellingen Bron: - Binnen Vlaamse overheid: F&B, Agentschap Centrale Accounting - Extern: NBB en OESO, COFOG classificatie (COFOG98- code 2 posities) Norm: aandeel en positie t.o.v. andere EU-landen met gelijkaardige dienstverlening. Deze doelstelling omvat een normatieve ondertoon. Het betreft immers de rol die men aan de overheid wil toeschrijven, i.c. deze van een terugdringende overheid. In dat opzicht doen we er alvast goed aan om te vergelijken met landen/regio’s die getypeerd worden door eenzelfde type overheid/institutionele context. Uit de analyse van het Sociaal-Cultureel Planbureau (Ne) komt tot uiting dat een vergelijking met Duitsland, Oostenrijk, Frankrijk Nederland en desgevallend Luxemburg aangewezen is (SCP, 2004, p.34). Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: geeft relatieve belang weer tussen algemeen overheidsbestuur en andere uitgaven van de overheid (ook Pact 2020 indicator)

- Accuraatheid: internationaal gevalideerde indicator

- Tijdigheid en Stiptheid: Vlaamse cijfers: x-1j beschikbaar sinds 2006 Internationale cijfers: x-2j De geconsolideerde gegevens volgens COFOG-opdeling zijn pas beschikbaar nadat de onderliggende gegevens van de instellingen ontvangen en verwerkt zijn. Eind april 2010 zullen de geconsolideerde gegevens voor 2009 beschikbaar zijn.

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: methodologie van OESO Public Governance and Territorial Development Directorate, gebaseerd op systeem van nationale rekeningen

- Vergelijkbaarheid: jaarlijks, vergelijking met andere gewesten, België en andere landen. De berekeningen die het Agentschap Centrale Accounting maakt zijn vergelijkbaar met de internationale cijfers.

- Volledigheid: Ja

58

Beschikbaarheid data: ja - Vlaams niveau: DFB, ACA - Internationaal: Eurostat, sinds 1995 Kostoverwegingen: geen

COFOG-UITGAVEN PER INWONER

0

200

400

600

800

1000

1200

1400

1600

in €

2006

2007

2006 57,447 595,16 0 0 579,99 137,85 39,128 27,757 188,65 1400,3 489,47

2007 32,045 556,3 0 0 663,36 167,59 45,177 44,743 193,3 1433,1 500,55

niet benoe

md

algemeen

overh

defensie

openbare orde

economisch

e

milieubescherming

huisvesting

gezondheid

recreatie,

cultuu

onderw ijs

sociale

besch

COFOG-UITGAVEN T.O.V. BBP (OMGEREKEND NAAR GEMEENSCHAP)

0,0

0,5

1,0

1,5

2,0

2,5

3,0

3,5

4,0

4,5

5,0

in %

2006

2007

2008

2006 0,17 1,76 0,00 0,00 1,71 0,41 0,12 0,08 0,56 4,14 1,45

2007 0,09 1,56 0,00 0,00 1,87 0,47 0,13 0,13 0,54 4,03 1,41

2008 0,18 2,32 0,00 0,00 1,94 0,35 0,14 0,13 0,54 0,00 0,54

niet benoe

md

algemeen

overhe

defensie

openbare orde

economische zaken

milieubescherming

huisvesting

gezondheid

recreatie,

cultuur

onderw ijs

sociale bescherming

De totale COFOG-uitgaven evolueerden van € 3.516 per inwoner in 2006 naar € 3.636 in 2007. De voornaamste functionele uitgavencategorie in de Vlaamse begroting zijn onderwijsuitgaven. Dit blijkt ook uit de traditionele overheidsbegrotingen. De twee andere categorieën zijn 'economische zaken' en 'algemeen overheidsbestuur'. Deze laatste nam wat in belang af in 2007. 'Huisvesting' en 'gezondheid' komen in deze classificatie niet zo sterk aan bod. De totale Vlaamse COFOG-uitgaven waren in 2008 goed voor 12,7% van het officiële BBP (11,3% van het 'gemeenschaps-BBP'). Dit is een toename ten opzichte van de twee voorgaande jaren (2006: 11,7% en 2007: 11,5%). Het belang van de categorieën is zoals bij de bespreking van de uitgaven per inwoner. Voor EU-15 is dit aandeel 20,5% in 2007 en voor Vlaamse gemeenschap 10,2%.

59

Overheidsuitgaven volgens COFOG domeinen, in % BBP, EU-15, 2007

2,0

1,5

1,6

1,3

0,3

0,5

6,2

0,6

4,1

2,6

Algemeen bestuur (01)

Defensie (02)

Openbare orde enveiligheid (03)

Economische zaken (04)

Milieu-bescherming (05)

Huisvesting en gemeenschaps-voorzieningen (06)

Gezondheid (07)

Recreatie, cultuur en religie(08)

Onderwijs (09)

Sociale bescherming (10)

Overheidsuitgaven volgens COFOG domeinen, in % BBP, Vlaamse Gemeenschap, 2007

0,091,56

0,00

0,00

1,87

0,47

0,13

0,13

0,54

4,03

1,41

algemeen overheidsbestuur

defensie

openbare orde en veiligheid

economische zaken

milieubescherming

huisvesting engemeenschappelijkevoorzieningengezondheid

recreatie, cultuur engodsdienst

onderwijs

sociale bescherming

60

Metaformulier voor indicator 2.3 IND 2.3: Aandeel van managementondersteunende functies in de totale personeelcapaciteit van de Vlaamse overheid en in de totale uitgaven % van de totale personeelscapaciteit van de Vlaamse overheid dat wordt ingezet in een managementondersteunende functie (inclusief externe uitbestedingen omgezet in VTE behalve voor wat IT betreft) % kost voor MOF t.o.v. totale overheidsuitgaven Beschrijving: zie sleutelproject 2.1 Vertrekpunt voor deze indicator is volgende passage in het Regeerakkoord 2009-2014 “Door innovatie van processen en organisatie, met name voor ondersteunende diensten, kan het topmanagement de overheadkost terugdringen. Daardoor krijgen zij de opdracht om, samen met een transparante verantwoording, hun apparaatskredieten (personeels- en interne werkingskredieten), als één werkingsenveloppe, efficiënt te beheren.” (cfr. p. 85 pt. 1.a) Vanuit bovenstaande (financiële) invalshoek geeft de VR het topmanagement van de VO de opdracht om de overheadkost (van mensen en middelen) transparant te verantwoorden en efficiënt te beheren. In de beleidsnota BZ zijn volgende passages terug te vinden: “Het is aangewezen om voor het personeelsbeheer, de ICT-voorzieningen, de facilitaire voorzieningen, de dienstverlening van de Managementondersteunende diensten (MOD), enz., zo veel mogelijk horizontaal samen te werken. Ik (minister bevoegd voor BZ) zal de nodige initiatieven nemen om dit mee op te nemen in de efficiëntietrajecten. Daarbij behoud ik het principe van de vrije winkelnering.” (cfr. p. 12 – 1.1.) “Binnen de Vlaamse overheid zelf zal ik concrete projecten opstarten voor het realiseren van synergie en schaalvoordelen om ook het personeel op efficiëntere wijze in te zetten. Een oefening m.b.t. de organisatie van de management ondersteunde processen is hierbij een eerste initiatief.” (cfr. p. 23 – 3.2) Er wordt hiermee aangegeven dat efficiëntiewinsten kunnen behaald worden door synergie en schaalvoordelen in de managementondersteunde processen te realiseren en door in de organisatie van de managementondersteuning meer horizontaal samen te werken. Het topmanagement is verantwoordelijk voor de verantwoording en beheer van de overhead. Dit impliceert dat elke entiteit apart zich auditeerbaar zal moeten kunnen verantwoorden voor de personeelsinzet en voor de ingezette middelen voor de dienstverlening die hij ondersteunt. Hoe deze interne ondersteuning wordt georganiseerd (= al dan niet door samenwerking met andere entiteiten) behoort tot de autonomie van de topmanager zelf. Om de efficiëntiewinsten door samenwerking zichtbaar te maken, dienen de indicatoren op generiek niveau te worden berekend (in eerste instantie op niveau VO; in tweede instantie op niveau van de BDn). Dit laat enerzijds ruimte voor een specifieke aanpak afgestemd op de operationele realiteit binnen elk BD en anderzijds stimuleert dit een betere afstemming tussen de centrale ondersteuning en de beleidsdomeinen (zie scenario’s sleutelproject 2.1) Voor een efficiënte managementondersteuning is personeelsafslanking geen doel op zich. Men zoekt wel naar een goed georganiseerde managementondersteuning die met minimale omvang (zowel in personeel als in middelen) maximaal de interne managementbehoeften kan invullen. Definitie: % van de totale personeelscapaciteit van de Vlaamse overheid dat wordt ingezet in een managementondersteunende functie (incl. externe uitbestedingen omgezet in VTE met uitzondering van de outsourcing van IT) Dit impliceert dat de lokale managementondersteuning (= binnen een entiteit en BD) én de centrale ondersteuning (hoofdzakelijk vanuit BD DAR, BZ en FB) in dit percentage worden vervat. Ook alle personeel dat ingezet wordt op horizontale verbeteringsinitiatieven wordt meegeteld bij zowel de interne als de interne en externe personeelscapaciteit. Daarenboven verwijzen de externe uitbestedingen naar de totale factuurbedragen in euro, omgerekend naar VTE. Het percentage op niveau van de Vlaamse overheid dient zowel als totaal % berekend te worden (= rekening houdende met de omvang van elk beleidsdomein) als met een gemiddeld % (= geen rekening houdende met de omvang van elk beleidsdomein). De indicatoren geven informatie over de managementondersteunende dienstverlening als geheel, dus niet (meer) opgesplitst in één van de 6 managementondersteunende thema’s (P&O; F&B; ICT;

61

Facilities; Juridische Zaken; Interne communicatie). Het is voor de generieke rapportering niet essentieel hoe de verschillende managementondersteunende thema(‘s) in omvang en invullinggraad van de behoeften zich verhouden. Dit laat ook meer ruimte voor elke entiteit om de specifieke aanpak van de managementondersteunende dienstverlening beter in overeenstemming te kunnen brengen met de gevraagde gegevens. Bij de berekening moet de vraag gesteld worden of management-, secretariaats- en staffuncties dienen meegeteld te worden. Om in de toekomst te kunnen blijven benchmarken met de vastgestelde omvang in de thema-audit van IAVA, wordt voorgesteld om overhead hier te interpreteren als de functies die managementondersteuning m.b.t. P&O, F&B, ICT, Facilities, Juridische Zaken of Interne communicatie voorzien, waarbij enkel de leidinggevende en de secretariaatsfuncties van de managementondersteunende diensten en afdelingen worden meegeteld. Welke entiteiten onder het toepassingsgebied vallen van deze indicatoren, is nog onduidelijk. Gezien in het regeerakkoord de managementondersteuning vanuit een financiële invalshoek wordt benaderd, wordt hier het toepassingsgebied van de begroting en rekening voorgesteld (= de consolidatiekring voor begroting en rekening). Dit is het ESR-toepassingsgebied incl. kabinetten en excl. VZW’s. Bron: Voor de managementondersteunende dienstverlening binnen entiteiten en op niveau van BD worden de gegevens per domein verzameld en aan DBZ bezorgd. Voor de managementondersteunende dienstverlening op niveau van de Vlaamse overheid (=centrale ondersteuning) worden de gegevens verzameld door de horizontale diensten DAR, BZ en FB, die de nodige gegevens aan DBZ aanleveren. BZ zal nadien de geconsolideerde resultaten aan het CAG bezorgen en terugkoppelen. Norm: eventueel te herzien na haalbaarheidsonderzoek door werkgroep sleutelproject 2.1 MOF - Maximaal 12 % van de totale personeelscapaciteit op VO-niveau (incl. alle externe uitbestedingen behalve IT) oefent tegen 2014 een managementondersteunende functie uit. - idem voor kostprijs Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: efficiëntere inzet van middelen voor ondersteunende functies leidt tot grotere personeelsinzet voor dienstverlening aan de burger

- Accuraatheid: afhankelijk van rapporteringen - Tijdigheid en stiptheid: ? - Toegankelijkheid en duidelijkheid: centraal bij BZ - Vergelijkbaarheid: rekening houden met lopende projecten m.b.t. MIS in domeinen - Volledigheid: EVA’s? Beschikbaarheid data: - Nulmeting: gegevens nulmeting thema-audit IAVA. - Latere metingen: gegevens zijn in principe beschikbaar bij entiteiten, te verzamelen door BZ/VO-

rapportering Kostoverwegingen: geen

Nulmeting Thema-Audit Op 15 juli 2002 werd door de Vlaamse Regering in de context van BBB een kader goedgekeurd voor de organisatorische invulling van de managementondersteunende dienstverlening. Het werd opgemaakt naar het voorbeeld van beste praktijken uit andere overheidsadministraties en private organisaties in binnen- en buitenland. In dit kader werd een percentage van 14-18% naar voor geschoven. Uit de nulmeting van 2008-2009 (thema-audit IAVA) bleek dat 13,36 % van de totale personeelsinzet van de entiteiten binnen het toepassingsgebied van IAVA wordt ingezet op 1 van de 6 managementondersteunende taken (incl. centrale ondersteuning). Wanneer rekening wordt gehouden met de uitbestedingen (omgezet in VTE), verhoogt dat de inzet tot 15,2 % van de totale personeelscapaciteit maar exclusief diensten afgenomen van gemeenschappelijke ICT-dienstverlener EDS-Telindus.

62

Metaformulier voor indicator 2.4 IND 2.4: Totale personeelscapaciteit t.o.v. output van dienst (arbeidsproductiviteit of bij omgekeerde verhouding efficiëntie ) - op niveau VO: totale personeelscapaciteit van de Vlaamse overheid in het voorbije kalenderjaar - op het niveau van cruciale dienstverleningsprocessen: totale personeelscapaciteit t.o.v. output in het voorbije kalenderjaar Beschrijving: zie sleutelproject 4.3 barometer Vertrekpunt voor deze indicator is volgende passage in het Regeerakkoord 2009-2014: “De administratie krijgt de ruimte om zelf binnen de apparaatkredieten aan optimalisatie te doen maar het totale aantal Vlaamse ambtenaren zal niet meer aangroeien en de administratie zal het efficiëntietraject ook vertalen in aantoonbare besparingen.” (cfr. p. 85 ; IV.1.a.) In de beleidsnota BZ is volgende passage terug te vinden: “Gegeven de afspraken in het regeerakkoord om het personeel niet meer te laten aangroeien, zal ik enerzijds de leidend ambtenaren aanmoedigen om hierin verder hun verantwoordelijkheid te blijven nemen en hen daarbij de nodige ondersteunende instrumenten aanreiken. Daarnaast zal ik ook verder investeren in ondersteunende ICT-systemen om dit te kunnen monitoren en om, indien nodig, snel en gericht te kunnen ingrijpen.” (cfr. p. 24; 3.2) Beide beleidsteksten geven aan dat er moet bespaard worden in de apparaatkredieten en dat het personeelseffectief van de Vlaamse overheid niet meer verder mag aangroeien. De Vlaamse Regering besliste naar aanleiding de goedkeuring van de procedure voor de opmaak van de tweede generatie ( VR2010 1903 DOC 0222) dat het reële aantal personeelsleden niet mag stijgen tegenover de situatie bij de aanvang van de regeerperiode (medio 2009). Iedere stijging die gerealiseerd werd na die periode zal twee jaar voor het einde van de beheersovereenkomst (eind 2013) moeten worden gesaneerd. Er moeten nog verduidelijkingen volgen komen over de referentieperiode, de definitie van personeelscapaciteit die als nulpunt wordt beschouwd (onder meer kwestie van lopende vacatures) Om een volledig beeld van de efficiëntie-inspanningen van alle entiteiten te kunnen weergeven, dient de personeelscapaciteit afgewogen te worden tegenover de output. De beslissingen van de Vlaamse regering m.b.t. de uitvoering van het Rekendecreet (onder meer economische boekhouding) en/of de richtlijnen m.b.t. de beheersovereenkomsten, personeelsplannen en ondernemingsplannen zullen meer duidelijkheid geven over de manier waarop uitgaven (personeel en werkingsmiddelen) in de toekomst moeten gekoppeld worden aan de kerntaken van de agentschappen en departementen. Definitie: De personeelscapaciteit van een dienst geeft weer voor hoeveel bezoldigde dagen (uitgedrukt in voltijdse equivalenten) een lijnmanager ter beschikking had om zijn/haar opdrachten uit te voeren. Het cijfer houdt rekening met personeelsleden die gebruik maken van onbetaalde verlofstelsels, waardoor deze voor deze fractie niet beschikbaar zijn om prestaties voor de administratie te leveren. Deze capaciteit is een omrekening van een totaal theoretisch aantal te werken dagen naar voltijds werkende personeelsleden, vandaar VolTijds Equivalenten (VTE). Zie beslissing van de VR op 12 september 2003 naar aanleiding van de invoering van de kwartaalrapporteringen De methode voor de meting van de output van een dienst moet nog ontwikkeld. Er moet maximaal gebruik worden gemaakt van bestaande ervaring met prestatiemeetsystemen binnen VO. Als voorbeeld kunnen een aantal dienstverleningsprocessen worden bestudeerd die in de producten- en dienstencataloog van de Vlaamse overheid worden bekend gemaakt. Als nulpunt wordt het kalenderjaarjaar 2009 voorgesteld (zie beslissing VR over beheersovereenkomst). Als toepassingsgebied wordt voor beide indicatoren de financiële consolidatiekring voorgesteld. Dit is het ESR-toepassingsgebied zonder de vzw’s. Hierdoor kan ook de totale loonkost rechtstreeks vergeleken worden met de totalen die voor de Vlaamse overheid bij ESR 11 zijn geboekt. output: zie afspraken VR Bron: - Voor de entiteiten die hierop zijn aangesloten zal gebruik gemaakt worden van de brongegevens

in het personeelsregistratiesysteem Vlimpers, zoals deze via het intern rapporteringssysteem

63

Cognos beschikbaar worden gesteld. - Voor de entiteiten die niet zijn aangesloten op het personeelsregistratiesysteem Vlimpers, is de

bron de betrokken entiteit zelf, die door BZ via een rondvraag zal worden aangeschreven. - BZ zal de nodige gegevens verzamelen, consolideren en de geconsolideerde resultaten aan het

CAG bezorgen ter validatie VO-rapportering (zie ook project 4.4) In de werkgroep rapporteringdefinities zal ten behoeve van de entiteiten deze definities inhoudelijk verder geconcretiseerd worden, zodat de rapportering over de entiteiten verder geuniformiseerd kan worden. Er zal rekening worden gehouden met al lopende initiatieven rond MIS Norm: - geen groei van personeelscapaciteit per entiteit t.o.v. referentiepunt (2009) (zie afspraken VR m.b.t. referentiedatum en definities). Overzicht van beslissingen VR m.b.t. uitbreiding personeelscapaciteit van bepaalde diensten. - productiviteit moet stijgen t.o.v. nulmeting ( nog te ontwikkelen methode) Kwaliteit van de statistische informatie:

- Relevantie: zie regeerakkoord en beleidsnota BZ

- Accuraatheid: administratieve registratie

- Tijdigheid en stiptheid: continue registratie, tussentijdse rapporteringen mogelijk

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: ja, zie dasbord VO-rapportering

- Vergelijkbaarheid: binnen VO, internationaal vergelijkbaar indien gestandaardiseerd

- Volledigheid: ja indien alle entiteiten buiten VLIMPERS ook regelmatig rapporteren aan BZ

Beschikbaarheid data: - De gegevens over personeelscapaciteit 2009 zijn beschikbaar bij BZ en teruggekoppeld naar het

CAG (zie mededeling op CAG van 28 april 2010). Kostoverwegingen: zie sleutelproject 4.4 - Coördinatiekost bij DBZ en loonkost bij domeinen voor verzameling en rapportering van

gegevens Diensten Vlaamse overheid

volgens Raamstatuut Diensten Vlaamse overheid volgens ESR

Personeel aantal (koppen)

personeels capaciteit (bruto VTE)

loonkost in euro

personeel aantal (koppen)


loonkost in euro

2006 26.922 23.859,4 / 38.036 34.699,4 / 2007 27.863 24.279,6 1.162.793.935 39.475 35.571,0 1.734734.570 2008 28.496 25.125,4 1.223.357.223 40.025 36.206,6 1.791.768.744 2009 28.726 25.221,8 1.304.509.288 40.971 36.935,8 1.952.453.577 Bron: BZ/VO rapportering De diensten Vlaamse overheid omvatten alle entiteiten die onder het Raamstatuut ressorteren (incl. instructiepersoneel bij VDAB). Het personeelsaantal verwijst naar het aantal personeelsleden in dienst op 31/12 van het desbetreffende jaar en wordt uitgedrukt in aantal personeelsleden (’koppen’). De personeelscapaciteit verwijst naar het aantal voltijds equivalenten na aftrek van alle onbetaalde afwezigheden in het volledige jaar en wordt uitgedrukt in ‘bruto VTE’. De loonkost (uitgedrukt in euro) verwijst naar de totale budgetlast, bestaande uit het salaris, de toelagen en vergoedingen, de kinderbijslag, de patronale bijdrage, het vakantiegeld en de eindejaarstoelage. Het gaat hier enkel over de uitgaven die op rekening van de entiteit zelf zijn gemaakt.

64

Personeelscapaciteit Diensten VO per domein (raamstatuut), 2006-2009

0,0

1.000,0

2.000,0

3.000,0

4.000,0

5.000,0

6.000,0

2006 2007 2008 2009

2006 340,1 1328,8 217,5 643,4 538,8 1065 3714,6 1039,2 455,4 845,5 3379,5 4818,5 1112,1

2007 343,8 1343,3 272,5 656,3 523,2 1065,8 3780,5 1060,1 4668,7 865,3 3455,4 4880,7 1133,9

2008 361,1 1417,8 303,2 713 536,6 1111,7 3899,1 1144,8 4627,1 868,7 3520,3 5254,1 1161,1

2009 378,8 1419 333,7 715,5 502,1 1116,7 4036,6 1172,9 4561 885,3 3580 5148,9 1172,1

DAR BZ FB IV EWI OV WVG CJSM WSE LV LNE MOW RWO

Personeelscapaciteit Vlaamse overheid volgens ESR, per domein, 2006-2009

0

2000

4000

6000

8000

10000

12000

14000

2006 2007 2008 2009

2006 463 1328,8 217,5 643,4 1418,1 1331 2745,6 4231 4550,4 1112,7 3379,5 11964 875,6

2007 466,4 1343,3 272,5 656,3 1435,7 1295,8 2764,5 4210,8 4668,7 1160,9 3455,4 12482 898,9

2008 486,5 1417,8 303,2 713 1524,6 1318,5 2901,7 4137,8 4627,1 1138,4 3502,3 12776 932,6

2009 510 1419 333,7 721,8 1612,9 1386,6 3042 4300,6 4561 1168 3580 13106 937,7

DAR BZ FB IV EWI OV WVG CJSM WSE LV LNE MOW RWO

65

Metaformulier voor indicator 3.1 IND 3.1: Gebruik e-governement door bedrijven/burgers Beschrijving: Aandeel bedrijven/burgers dat gebruik maakt van e-gov toepassingen voor invullen van formulieren en volledige online afhandeling. Dit is een OESO-indicator waar de cijfers op Belgisch niveau (en voor de gewesten) worden verzameld door ADSEI op basis van een jaarlijkse enquête bij bedrijven en bij huishoudens. De Europese Unie is haar “e-government indicatoren” momenteel aan het evalueren, waarbij er een stevig pleidooi is uit diverse hoeken om niet enkel websites te meten, maar ook backoffice dienstverlening. Dit ligt in de lijn van de EU ministerraad van Malmö, waar dit ook inhoudelijk een beleidsoptie geworden is. Van zodra hierover een beslissing is genomen, evalueren we deze indicator.

Bron: ADSEI (te bewerken door SVR), Eurostat Norm: huishoudens: aandeel moet stijgen boven gemiddelde EU-27; voor bedrijven: behoren tot top-5 van EU-landen Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: bedrijven en burgers kunnen continu beroep doen op informatie, met overheid in contact staan. Iedereen heeft gelijktijdig zelfde informatie. Informatie kan gemakkelijker (automatisering) door diensten worden verwerkt in databanken. Deze indicator meet enkel front-office

- Accuraatheid: internationaal gevalideerde indicator: OESO, governance at glance XII,4.3 Enquête wordt georganiseerd door nationale statistiekinstellingen Enquête maakt geen onderscheid naar beleidsniveau

- Tijdigheid en Stiptheid: jaarlijks België: jaar x-1j Internationaal: x-2j

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: via ADSEI en SVR (aankoop data)

- Vergelijkbaarheid: vergelijken met andere gewesten, België en andere landen. Internationale vergelijking enkel voor bedrijven met meer dan 10 werknemers, op Belgisch niveau in functie van grootte van bedrijven (meerdere categorieën)

- Volledigheid: goed Soms ontbreekt al eens een lidstaat

Beschikbaarheid data: ja Kostoverwegingen: aankoop data bij ADSEI (500 euro per dataset)

66

Aandeel bedrijven dat e-gov gebruikt voor volledige afhandeling van administratieve procedures (alle sectoren, uitgezonderd de financiële sector)

2005-2009

46

19192021

1517

13

20

777879 78

4644 43

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

EU27EU25EU15EuroBelgië Brussels Gewest Vlaams Gewest Waals Gewest

Ruimte

% v

an d

e on

dern

emin

gen

2009 2008 2005

e-governement: aandeel individuen die ingevulde formulieren terug stuurden, %, naar regio 2005-2009

1313

14

13

10

11

7

12 1212

1313

5

6

4

5

1313

15

13

8

9

7

899

10

77

88

66

77

444

6

0

2

4

6

8

10

12

14

16

EU

27

EU

25

EU

15

Eur

ozon

e

Bel

gië

V

laam

s G

ewes

t

W

aals

Gew

est

B

russ

els

Gew

est

% p

erso

nen

2009 2008 2007 2006 2005

67

Metaformulier voor indicator 3.2 IND 3.2 : Hergebruik van authentieke bronnen voor informatie die anders aan burgers, bedrijven en organisaties worden opgevraagd in kader van dienstverlening. Beschrijving: Authentieke bronnen: door Vlaamse regering en federale overheid erkende authentieke databronnen (zie uitvoering e-gov decreet) Voor uitvoering van dienstverlening (vb toekennen van subsidies, vergoedingen, erkenningen) heeft de VO informatie nodig die ze nu telkens opnieuw opvraagt bij de betrokken doelgroep. De doelstelling is om maximaal gebruik te maken van informatie die al aanwezig is en toegankelijk voor de VO. De VR nam hierover al een beslissing (12/2/2010) met betrekking tot inkomensgerelateerde vergoedingen. CORVE en het MAGDA Platform zijn de beheerders van de authentieke bronnen. Voor uitwerking van hergebruik en monitoring van het gebruik: zie sleutelproject 3.1 Ook gemeenten en provincies worden aangemoedigd om maximaal gebruik te maken van de authentieke bronnen en principes van eenmalige gegevensopvraging zoals beschreven in het e-governementdecreet.

Bron: BZ-CORVE Norm: maximaal gebruik van authentieke bronnen(nog verder uit te werken in sleutelproject 3.1 Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: hergebruik van informatie kan zelfs noodzaak aan e-loket op termijn uitschakelen. Deze indicator zegt iets meer over de back-office

- Accuraatheid: erkenning door VR - Tijdigheid en Stiptheid: te ontwikkelen - Toegankelijkheid en duidelijkheid: te ontwikkelen - Vergelijkbaarheid: te ontwikkelen - Volledigheid: te ontwikkelen Beschikbaarheid data: neen Kostoverwegingen: te ontwikkelen (zie sleutelproject 3.1)

68

Metaformulier voor indicator 3.3 IND 3.3 Beoordeling kwaliteit van informatie van overheid Beschrijving: Gemiddelde beoordeling van de kwaliteit van de overheidsinformatie. In SCV-survey (face to face enquête bij 1500 Vlamingen tussen 18 en 85 j over waarden, houding en gedragingen) van 2006 en 2007 en 2009 werd er volgende vragenbatterij voorgelegd waarin meerdere kwaliteitsdimensies aan bod komen:

- Overheid geeft correcte betrouwbare informatie - Overheid geeft veel te weinig informatie - Overheid voldoende informatie over beslissingen - Meeste informatie van overheid is te ingewikkeld om te begrijpen - Overheid geeft nuttige informatie - Informatie van de overheid moeilijk te vinden

Antwoordcategorieën: helemaal oneens, oneens, noch eens/noch oneens, eens, helemaal eens. Op grond van deze vragenbatterij wordt er een schaalscore berekend gaande van 1 (heel negatief t.a.v. de overheidsinformatie) tot 5 (heel positief). Bron: SCV-survey

Norm: stijging t.o.v. nulmeting (2009) Kwaliteit van de statistische informatie - Relevantie: overheid moet verantwoording afleggen en communicatie is hierbij belangrijk

- Accuraatheid: op basis van representatieve steekproef van Vlamingen

- Tijdigheid en Stiptheid: jaarlijks, einde van lopend jaar

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: ja, volledige documentatie over SCV-survey

- Vergelijkbaarheid: enkel in de tijd

- Volledigheid: enquête bij representatieve steekproef van Vlamingen tussen 18 en 85 jaar

Beschikbaarheid data: ja Kostoverwegingen: opname in SCV-survey en analyse door SVR zie sleutelproject 4.4

Voor de verschillende jaren, werd op een consistente wijze een schaal geconstrueerd, meer specifiek op grond van de drie positief geformuleerde stellingen uit de vragenbatterij. Voor alle onderzochte jaren vormen deze een valide en betrouwbare schaal. De data werden ook telkens op dezelfde manier gewogen. Hieronder de gemiddelde schaalscores: 2006 2007 2009 Gemiddelde op schaal 1-5 2,96 3,09 3,05 Standaard afwijking 0,67 0,65 0,63 Eens tot helemaal eens met de uitspraken over informatie van de overheid, in % (helemaal) eens 2006 2007 2009 De overheid geeft correcte en betrouwbare informatie. 35,4 41,3 41,9 De overheid geeft veel te weinig informatie. 49,4 45,0 44,4 De overheid geeft voldoende informatie over haar beslissingen. 19,9 23,6 23,0 De meeste informatie van de overheid is te ingewikkeld om te begrijpen. 62,3 56,0 58,8 De overheid geeft nuttig informatie. 37,4 44,0 41,5 De informatie van de overheid is moeilijk om te vinden. 37,4 44,0 41,5

69

Metaformulier voor indicator 3.4 IND 3.4 Redelijke behandelingstermijn voor aantal cruciale dienstverleningsprocessen: - Aandeel gegronde klachten bij Vlaamse Ombudsdienst omwille van redelijke behandelingstermijn, rechtszekerheid en gerechtvaardigd vertrouwen. - Behandelingstermijn voor cruciale dienstverleningsprocessen Beschrijving: zie sleutelprojecten 4.1 en 4.2 De behandelingstermijn is afhankelijk van de procesflow en wordt mede bepaald door de reglementering terzake. In sommige regelgeving wordt de maximale doorlooptijd aangekondigd. Dit moet dus per proces worden bekeken. De behandelingstermijn proces: begin en eindpunt bepalen van proces. Voor sommige processen zijn de procedure en de termijn waarbinnen diensten een beslissing moeten nemen of advies moeten geven reglementair vastgelegd. Voor andere processen zijn er afspraken gemaakt in de beheersovereenkomsten. Een redelijke behandelingstermijn kan aldus gerelateerd worden aan de afgesproken timing (vb aantal keren dat afgesproken timing niet werd gehaald). Selectie van cruciale dienstverleningsprocessen: zie voorstellen in trajectfiches voor opvolging regeerakkoord en sleutelprojecten Een alternatief om de onredelijke overschrijding van behandelingstermijnen te meten, is na te gaan of hierover gegronde klachten zijn bij de doelgroep. De Vlaamse Ombudsdienst van het Vlaamse Parlement treedt op als tweedelijn op het gebied van klachtenbehandeling. Hij beoordeelt of de ingediende klachten gegrond zijn en of het een terechte opmerking betreft. De dossiers worden getoetst aan een vijftiental ombudsnormen waaronder efficiënte coördinatie, doeltreffende algemene informatieverstrekking, redelijke behandelingstermijn en rechtszekerheid en gerechtvaardigd vertrouwen. Bron: - klachten: zie Jaarverslag Vlaamse Ombudsdienst - behandelingstermijn dienstverleningsproces: per entiteit Norm: - daling aandeel gegronde klachten bij Vlaamse Ombudsdienst t.g.v. onredelijke behandelingstermijn t.o.v. nulmeting (2009) - doorlooptijd processen: daling in de tijd of toets t.o.v. afgesproken doorlooptijd (regelgeving, interne afspraken). Norm volgt afspraken in sleutelprojecten 4.1 en 4.2 Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: omwille van rechtszekerheid moet aanvrager binnen redelijke termijn weten of zijn aanvraag ontvankelijk is en of hij een beslissing/advies van de overheid mag verwachten zodat hij zijn verdere werkzaamheden hierop kan afstemmen

- Accuraatheid: - Klachten: iedere dienst moet klachtenregister in kader van openbaarheid van bestuur

bijhouden en hierover rapporteren aan de Vlaamse Ombudsdienst - Behandelingstermijn: afhankelijk van registratiesystemen

- Tijdigheid en Stiptheid: - Klachten: jaarlijkse rapportering van Vlaamse Ombudsdienst - Doorlooptijd: nog in opbouwfase in enkele diensten (afspraken BO, regelgeving)

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: - Ombudsdienst licht verslag toe aan Vlaams Parlement, verspreiding jaarverslag via

website - Behandelingstermijn: per entiteit? Later VO-rapportering

- Vergelijkbaarheid: - Klachten: geen andere internationaal vergelijkend onderzoek gekend - Behandelingstermijn: per entiteit, nog geen afstemming tussen entiteiten

- Volledigheid: - Klachten: volledig - Behandelingstermijn: nog partieel

70

Beschikbaarheid data: - Klachten: ja - Behandelingstermijn: partieel voor enkele processen

Kostoverwegingen: neen

Behandelde klachten naar geschonden ombudsnormen, 2009 Geschonden ombudsnormen aantal

beoordeelde dossiers

aandeel in %

Redelijke behandelingstermijn 571 23,7 Doeltreffende algemene informatieverstrekking

442 18,4

Deugdelijke correspondentie 401 16,7 Rechtszekerheid en gerechtvaardigd vertrouwen

313 13,0

Goede uitvoeringspraktijk en administratieve nauwkeurigheid

264 11,0

Actieve dienstverlening 150 6,2 Efficiënte coördinatie 85 3,5 Zorgvuldige interne klachtenbehandeling 65 2,7 Vlotte bereikbaarheid 37 1,5 Afdoende motivering 28 1,2 Andere 52 2,1 Totaal 2408 100 Bron: Jaarverslag Vlaamse Ombudsdienst

71

Metaformulier voor indicator 4.1 IND 4.1: Het vertrouwen van de burgers in instellingen (regering, parlement, administratie, lokale overheden) en in het bijzonder de Vlaamse overheid Beschrijving: Internationaal wordt een lijst met overheidsinstellingen (parlement, regering, administratie) aangeboden die betrekking heeft op verschillende beleidsniveaus (Europees, federaal, Vlaams, lokaal). Daarnaast worden in de vragenlijst ook instellingen vermeld die behoren tot andere categorie dan overheidsbestuur (Koning, gerecht, Kerk) en instellingen waarmee overheid in contact komt (media, vakbonden, consumentorganisaties). Internationale vergelijking kan maar op niveau van de federale instellingen. De indicator geeft aan in welke mate de Vlamingen al dan niet meer vertrouwen hebben in de verschillende instellingen. Het percentage geeft het aantal Vlamingen weer dat vertrouwen stelt. Dit percentage wordt vergeleken met de minimum en maximumwaarde binnen de Europese landen. De antwoordschaal gaat van zeer veel, veel, noch veel noch weinig, weinig, zeer weinig. Op Vlaams niveau wordt in de jaarlijkse SCV-survey een vraagmodule opgenomen waarin gepeild wordt naar het vertrouwen in instellingen op federaal en Vlaamse niveau, zowel wetgevend als uitvoerende macht. Bron: - Internationaal niveau: Eurobarometer : face to face-survey in lidstaten EU. Voor België ca. 1.000 respondenten waarvan ca. 600 Nederlandstaligen - Vlaams niveau: Survey culturele verschuivingen in waarden, houdingen en gedragingen van Vlamingen (SCV-survey, Studiedienst VR) Norm: stijging en verbetering van positie van Vlaanderen in vergelijking met andere landen Kwaliteit van de statistische informatie - Relevantie: een efficiënte, effectieve, integere overheid wekt vertrouwen.

- Accuraatheid: - Gevalideerde module in internationale enquête - De SCV-survey is een face to face enquête bij representatieve steekproef van 1500 respondenten (Nederlandssprekende inwoners in Vlaams gewest en BHG) tussen 18 en 85 jaar.

- Tijdigheid en Stiptheid: - Eurobarometer: jaarlijks, data beschikbaar jaar X-1 - SCV-survey: jaarlijks, data beschikbaar 5 maanden na het beëindigen van het veldwerk

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: - Eurobarometer: data vrij beschikbaar voor onderzoek - SCV-survey: data vrij beschikbaar voor onderzoek

- Vergelijkbaarheid: - Vergelijking op landenniveau beschikbaar. Deze module wordt jaarlijks opgenomen in SCV-survey en Eurobarometer. Er is dus trendbepaling in de tijd mogelijk

- Volledigheid: - Eurobarometer: stelt enkel vragen over federale instellingen - SCV-survey: stelt ook vragen over regionale instellingen

Beschikbaarheid data: ja Kostoverwegingen: Eurobarometer: data gratis beschikbaar SCV-survey: module vertrouwen is onderdeel van jaarlijks geplande survey (zie project 4.4)

72

Vertrouwen in instellingen

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

EU-27 18,3 31,4 33,8 49,8 53,6

maximum 49,8 69 76,2 69,8 76,9

minimum 5,2 13,4 11,5 28,3 34,9

Vlamingen 30,2 40,7 47,8 66,8 59,3

politieke partijen (8)

federale regering (11)

federaal parlement (11)

Europees parlement (5)

Verenigde Naties (13)

Bron: Eurobarometer

Vertrouwen in overheidsinstellingen naar niveau

44,847,7

51,3

3530,8 30,1

37,3

29,426

23

15,6

20,716,4 16

13,7

48

25,7

17,4

31,3

23,718,3

28,2

16,515,6

22,2

14,713,1

0

10

20

30

40

50

60

2002 2004 2006 2008

Gemeentelijke administratie Vlaamse administratie Vlaamse regering

Vlaams parlement Belgisch parlement Belgische regering

Federale administratie

Bron: SCV-survey

73

Metaformulier voor indicator 4.2. IND 4.2: De tevredenheid van burgers met aanbod voorzieningen en beleidsmaatregelen van Vlaamse overheid Beschrijving: Aandeel bevolking dat zeer tevreden en tevreden is over voorzieningen en beleidsmaatregelen van overheid. Aan de respondenten wordt een lijst met voorzieningen aangeboden die verwijzen naar bevoegdheden van Vlaamse overheid en van lokale besturen: opvang en begeleiding armen, opvang en begeleiding vreemdelingen, staat fiets- en voetpaden, begeleiding werklozen, staat wegen, kinderopvang, bejaardenvoorzieningen, jongerenvoorzieningen, openbaar vervoer, tram en bus, sportvoorzieningen, openbaar groen, gezondheidsvoorzieningen, onderwijs, huisvuilvoorzieningen, culturele voorzieningen. De antwoordcategorieën zijn: zeer tevreden, tevreden, noch tevreden noch ontevreden, ontevreden, zeer ontevreden, geen antwoord Bron: Survey culturele verschuivingen in waarden, houdingen en gedragingen van Vlamingen (SCV-survey, Studiedienst VR) Norm: verbetering t.o.v. nulmeting (2007) Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: uitspraak over aangeboden voorzieningen. In welke mate beantwoorden deze aan de verwachtingen van de burgers (doelgroepen)

- Accuraatheid: De SCV-survey is een face to face enquête bij representatieve steekproef van 1500 respondenten (Nederlandssprekende inwoners in Vlaams gewest en BHG) tussen 18 en 85 jaar.

- Tijdigheid en Stiptheid: periodiek Data zijn beschikbaar 5 maanden na beëindigen van het veldwerk

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: data zijn vrij beschikbaar voor onderzoek vijf maanden na beëindigen van het veldwerk

- Vergelijkbaarheid: enkel voor Vlaanderen

- Volledigheid: de lijst van voorzieningen kan in overleg met de Studiedienst worden bijgewerkt Er wordt niet gespecificeerd over welke overheid het gaat in de vraagstelling omdat de beleidniveaus bij de burgers ook weinig gekend zijn

Beschikbaarheid data: ja Kostoverwegingen: module vormt onderdeel van jaarlijkse SCV-survey, zie project 4.4

74/242

Tevredenheid met voorzieningen

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100%

opvang en begeleiding armen

opvang en begeleiding vreemdelingen

staat fiets- en voetpaden

begeleiding werklozen

staat wegen

kinderopvang

bejaardenvoorzieningen

jongerenvoorzieningen

openbaar vervoer tram en bus

sportvoorzieningen

openbaar groen

gezondheidsvoorzieningen

onderwijs

huisvuilvoorzieningen

culturele voorzieningen

(zeer) tevreden noch tevreden, noch ontevreden (zeer) ontevreden geen antwoord

Bron: SCV-survey, 2007

75/242

Metaformulier voor indicator 4.3 IND 4.3: Klantentevredenheid over werking van diensten Vlaamse overheid Beschrijving: Aan de hand van een aangepaste methode de tevredenheid van klanten over de dienstverlening of over hun verwachtingen meten en opvolgen. Op die manier is het mogelijk om te weten hoe de klanten/stakeholders de dienstverlening ervaren, zodat gerichte verbeteringsacties kunnen worden ondernomen. Dit meetinstrument laat ook toe om de effectiviteit van bijsturingen op te volgen. Tot op heden is deze klantentevredenheid beschikbaar voor diverse entiteiten, zonder dat er echter sprake is van een vaste periodiciteit, noch van gewaarborgde vertegenwoordiging van types entiteiten binnen de Vlaamse overheid. Deze indicator stelt ons alvast in staat om een set van outputgerichte indicatoren weer te geven die een beeld geven van de gepercipieerde kwaliteit van de dienstverlening. Daarmee is de kwantiteit van de dienstverlening nog niet in kaart gebracht, noch de link tussen de verschillende dimensies van het overheidsoptreden. Voorstel om de resultaten van de klantentevredenheidsmetingen van enkele cruciale dienstverlenngsprocessen met duidelijke zichtbaarheid t.a.v. burgers, bedrijven en t.a.v. lokale besturen te verzamelen en op te volgen. Voorwaarde is dat de betrokken instellingen hun data voor onderzoek ter beschikking stellen en deze datasets goed gedocumenteerd zijn. Bron: AGO/DBZ i.s.m. de betrokken entiteiten SVR voor verwerking Norm: stijging van tevredenheid met dienstverlening door VO (norm nog te bepalen) Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: klantentevredenheidsonderzoek levert belangrijke informatie waarmee dienstverleners kunnen aan de slag gaan om de kwaliteit van hun werking te verbeteren. Door de talrijke klantentevredenheidsonderzoeken die de voorbije periode werden uitgevoerd te consolideren kan ook belangrijke beleidsinformatie gegenereerd worden.

- Accuraatheid: methode te ontwikkelen waardoor gegevens aggregeerbaar worden op het niveau van VO

- Tijdigheid en Stiptheid: te ontwikkelen

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: te ontwikkelen (indien alle diensten hun resultaten beschikbaar stellen voor statistische bewerking)

- Vergelijkbaarheid: te ontwikkelen (nood aan generieke vraag modules)

- Volledigheid: Tot op heden is er geen aggregatie mogelijk tot op het niveau van de Vlaamse overheid als geheel. Of een bepaalde entiteit al dan niet een klantentevredenheidsonderzoek doet, is geheel de beslissing van de betrokken entiteit. De periodiciteit van de bevraging ligt eveneens geheel in handen van de betrokken entiteit. Kortom, om deze data te kunnen aggregeren is er nood aan een conceptueel en methodologisch kader. Dit kader omvat minimum afspraken met betrekking tot een gemeenschappelijke stam van basisvragen, de vertegenwoordiging van de diverse types dienstverlening, entiteiten en doelgroepen. Verder is ook een afsprakenkader nodig over de periodiciteit, de vergelijkbaarheid en de beschikbaarheid van de data nodig.

Beschikbaarheid data: te ontwikkelen (zie sleutelproject 4.3 barometer) Kostoverwegingen: zie sleutelproject 4.3 barometer

76/242

Metaformulier voor een indicator 4.4 IND 4.4: Betrokkenheid maatschappelijke actoren bij totstandkoming nieuwe regelgeving. Beschrijving: Te ontwikkelen: zie onderzoek uitbesteed door DBZ-DWM (resultaat in 2010) - is er consultatie geweest? - met de relevante actoren? - hoeveel tijd was er voor consultatie? - werd rekening gehouden met opmerkingen? - zijn de resultaten bekend gemaakt?

Bron: DBZ Norm: verhoging? Kwaliteit van de statistische informatie - Relevantie: te ontwikkelen - Accuraatheid: ? - Tijdigheid en Stiptheid: ? - Toegankelijkheid en duidelijkheid: ? - Vergelijkbaarheid: - Volledigheid: ? Beschikbaarheid data: neen Kostoverwegingen: ?

77/242

Metaformulier voor indicator 4.5 IND 4.5.1. Energieverbruik kantoorgebouwen VO IND 4.5.2. Gemiddelde ecoscore van dienstwagens Beschrijving: Het duurzame optreden van de Vlaamse overheid moet gebaseerd zijn op de gelijktijdige afweging van de drie dimensies van duurzame ontwikkeling (ecologische, economische en sociale) en het participatiebeginsel. Binnen de Vlaamse overheid vindt het overleg en de afstemming op ambtelijk niveau inzake duurzame ontwikkeling plaats in de WGDO. Zie sleutelproject 4.2 Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid. - Energieverbruik (o.a.stookolie, elektriciteit, aardgas) per m² overheidsgebouw (kantoorgebouwen)

op basis van energieboekhouding. In opvolging van een resolutie van het Vlaams Parlement (resolutie VP 23 mei 2001: legde verplichting op voor 250 grote gebouwen van VO) en het Vlaams Actieplan 2006-2010 ‘Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen’ hebben de energieverantwoordelijken van gebouwen van meer dan 1000m² waarin diensten van VO zijn gehuisvest de opdracht om periodiek het verbruik van aardgas, stookolie, elektriciteit, water te registreren. De afdeling Gebouwen stelt een energieboekhoudingpakket ter beschikking zodat gegevens digitaal kunnen worden beheerd.

- Gemiddelde ecoscore dienstvoertuigen (personenwagens): deze indicator houdt rekening met

milieuproblematiek verbonden aan mobiliteit (emissies NOx, CO², KWS, stof enz) en is een kengetal dat toelaat om voertuigen met verschillende technologieën en verschillende brandstoffen met elkaar te vergelijken. De indicator zegt niets over het gebruik van de wagen (gereden km). Hoe hoger de ecoscore van het voertuig, hoe milieuvriendelijker die is.

Bron: LNE (cel Interne Milieuzorg), BZ/AFM, WGDO Norm: - Beter dan Vlaams gemiddelde voor kantoorruimten (norm nog te bepalen op basis van cijfers

VITO verzameld in het kader van de opmaak van de energiebalans Vlaanderen). - Gemiddelde ecoscore voor dienstvoertuigen: nog te bepalen door VR (voorstel van norm in het

ontwerp Milieubeleidsplan 4) Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: voorbeeldfunctie van VO. Het inzicht in het feitelijke energiegebruik helpt het verbruik te beheren en te bepalen waar, hoeveel en op welke manier verbruiken kunnen verminderd en (milieu)kosten gereduceerd worden.

- Accuraatheid: - energieboekhouding: metingen en registraties volgens richtlijnen. De invoer van de gegevens voor de energieboekhouding gebeurt tot op heden nog manueel. Op 4 maart 2010, heeft het AFM het dossier (raamcontract) geopend voor automatisatie van metingen. Dit dossier omvat zowel de plaatsing van meters als de verzameling van resultaten in een softwarepakket. Indien het dossier wordt toegewezen, kunnen via het principe van de aankoopcentrale alle entiteiten/diensten die ressorteren onder de Vlaamse overheid gebruik maken van dit raamcontract, meer bepaald kunnen zijn met eigen middelen gebruik maken van de prijzen bedongen in dit raamcontract.

- Tijdigheid en Stiptheid: - Nulmeting (meetgegevens van jaar 2009) is voorzien voor november 2010 (m.b.v.

DBZ/VO-rapportering)

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: - In het kader van het actieplan (2006-2010) moet de cel Interne Milieuzorg om de 2 jaar

aan de VR een rapport voorleggen over stand van zaken van energiezorg in VO (acties van actieplan).

- Vergelijkbaarheid: tussen gebouwen, domeinen VO - Men moet bij vergelijking rekening houden met bezetting van gebouwen, aanwezigheid van specifieke installaties, de gebouweninrichting (klassiek of open landschap).

78/242

- Volledigheid: - AFM beschikt enkel over energieverbruikgegevens over gebouwen waarvoor AFM de

energiefactuur betaalt. Momenteel gaat dit over 70-tal gebouwen. Jaarlijkse totalen vergelijken in te tijd is niet evident omdat het gebouwenbestand fluctueert, de verbruiksperiodes op de facturen per gebouw kunnen verschillen, de bezetting kan variëren in de tijd.

Beschikbaarheid data: op heden: energieboekhouding AFM Kostoverwegingen: zie project 4.2

Gemiddelde kostprijs energiegebruik (elektriciteit, aardgas, water) in gebouwen onder beheer van AFM, op jaarbasis, in euro/m² elektriciteit aardgas water totaal 2008 2009* 2008 2009* 2008 2009* 2008 2009* 10,51 7,0 4,59 3,48 0,54 0,13 15,15 10,35 Bron: AFM, Energieboekhouding * 2009 nog niet volledig

Kostprijs per m² voor gebouwen onder beheer AFM, in €/m², 2008

0,00 EUR 5,00 EUR 10,00 EUR 15,00 EUR 20,00 EUR 25,00 EUR 30,00 EUR

VanGanberghelaan 92

Koningsstraat 136

Martelaarsplein 19

Martelaarsplein 7

Anna Bijns

Bauwensplein

Phoenix

VAC Hasselt

Koningsstraat 14

Conscience

Arenberg

Boudewijngebouw

Ellips

Terlindenlaan 14

Ferraris

Elektr(€/m²)Aardg(€/m²)Water(€/m²)

Energieboekhouding AFM

79/242

Metaformulier voor indicator 4.5.3 IND 4.5.3 Duurzame overheidsopdrachten Beschrijving: Aandeel (in % op basis van €) aan duurzame overheidsopdrachten (voor die productgroepen waarvoor de Vlaamse overheid duurzaamheidscriteria heeft bepaald). Zie actieplan duurzame overheidsopdrachten dat op 5.6.09 door de VR werd goedgekeurd Binnen de productgroepen waar quick wins gerealiseerd kunnen worden, onderscheidt men enerzijds de productgroepen waarvoor, op basis van bestaande ervaringen, al concrete doelstellingen en acties kunnen worden geformuleerd en anderzijds de productgroepen waarvoor nog voorbereidend werk rond duurzaamheidscriteria nodig is, of waarbij de integratie van de diverse duurzaamheidscomponenten moet worden afgewogen. Er worden acties voorzien voor volgende productgroepen: dienstvoertuigen, drukwerk, elektriciteit, kantoorgebouwen, voeding en catering, onderhoudsdiensten, overige productgroepen (werken beschermkledij, hardware, hout, kantoormateriaal en -meubilair, schoonmaakdiensten en –producten) en milieuvriendelijke Europees Voorzitterschap Tijdens de looptijd van het actieplan zullen criteria en doelstellingen uitgewerkt worden voor 10 bijkomende productgroepen. Het gaat om volgende productgroepen: mobiele telefonie, CHP (Combined Heat and Power), verwarmingssystemen, thermische isolatie, klimaatregeling (warmtepompen en airco), straatverlichting en verkeerslichten, ramen, interne muur materialen, harde vloerbedekking, wegenwerken Bron: rapportering specifiek over e-procurement (in opbouw bij BZ). Departement Bestuurszaken staat in voor het verkrijgen van een globaal overzicht van alle overheidsopdrachten via het contractmanagementsysteem (CMS) dat wordt geïmplementeerd in het kader van het e-procurement programma. Voor het monitoren van duurzame overheidsopdrachten dient het CMS informatie aan te leveren over de mate waarin overheidsopdrachten duurzaam zijn. Voorstel is om per productgroep een volledige checklist met criteria (na validatie van de criteria door de Vlaamse Regering) in het CMS te laten integreren. Dit dient te gebeuren binnen de module 'opmaak bestek' van het CMS (te ontwikkelen door BZ in samenwerking met MOW). Norm: 100% duurzame overheidsopdrachten tegen 2020 (voor die productgroepen waarvoor de Vlaamse overheid duurzaamheidcriteria heeft bepaald) – zie verdere uitwerking in sleutelproject 4.3 Kwaliteit van de statistische informatie

- Relevantie: Op heden is er binnen de Vlaamse overheid geen globaal overzicht beschikbaar waarmee men zich een volledig en duidelijk kwantitatief beeld kan vormen van alle overheidsopdrachten (de aantallen aangekochte producten, diensten of werken) binnen de Vlaamse overheid. In het kader van de ambitie van de Vlaamse overheid om tegen 2020 100% duurzame overheidsopdrachten te plaatsen, dienen de nodige instrumenten aanwezig te zijn voor het verwerven van informatie en het opvolgen van duurzame overheidsopdrachten.

- Accuraatheid: De accuraatheid is gerelateerd aan correcte invulling van de checklist met criteria door de gebruikers van de module 'opmaak bestek' van het CMS

-Tijdigheid en Stiptheid: cf. rapportering e-procurement

- Toegankelijkheid en duidelijkheid: cf. rapportering e-procurement

- Vergelijkbaarheid: Er moet rekening mee gehouden worden dat het aantal productgroepen waarvoor duurzaamheidscriteria voor de Vlaamse overheid zijn uitgewerkt, zal toenemen.

80/242

- Volledigheid: de indicator geeft enkel informatie over de productgroepen waarvoor reeds duurzaamheidscriteria zijn ontwikkeld voor de Vlaamse overheid, gevalideerd door de Vlaamse Regering.

Beschikbaarheid data: - Het CMS is in opbouw: oplevering, met inbegrip van de module 'opmaak bestek' was voorzien

voor eind 2011, maar kan vertraging oplopen omwille van budgettaire redenen - Timing ontwikkeling duurzaamheidcriteria voor de prioritaire productgroepen: cf. het Vlaams

actieplan duurzame overheidsopdrachten (timing 2011) Kostoverwegingen: budget contractmanagementsysteem (CMS) dat wordt geïmplementeerd in het kader van het e-procurement programma Kritische succesfactoren:

- Budget BZ voor implementatie contractmanagementsysteem (CMS) - Afstemming BZ – MOW m.b.t. module 'opmaak bestek' van het CMS - Criteria duurzame overheidsopdrachten per productgroep (gevalideerd door VR)

81/242

Bijlage 2: fiches sleutelprojecten

Meerjarenprogramma slagkrachtige overheid Sleutelprojecten

fiche 1.1. Strategische doelstelling 1 Door een interne staatshervorming en partnerschappen op alle niveaus zorgt de Vlaamse overheid voor minder bestuurlijke drukte en voor meerwaarde voor alle betrokkenen (besturen en doelgroepen)

Sleutelproject 1.1: Naar een geïntegreerde benadering van ondernemers – Geïntegreerd loket Situering De Vlaamse, Federale, Europese en lokale bestuursniveaus nemen voortdurend initiatieven om bedrijven te informeren, adviseren en ondersteunen. Bedrijven komen dan ook veelvuldig in contact met de verschillende overheden en door de weinig geïntegreerde aanpak is het voor ondernemers niet altijd even duidelijk waar ze voor welke vergunningsaanvraag, dienstverlening, informatie,… terecht kunnen. De beleidsnota economie 2009-2014 geeft al aan dat er om de efficiëntie en effectiviteit van het overheidsoptreden te verhogen onderzocht dient te worden hoe synergieën tussen de verschillende actoren op het veld bewerkstelligd kunnen worden om te komen tot een meer geïntegreerde en eenvoudigere benadering van de ondernemer. De beleidsnota Bestuurszaken 2009-2014 geeft aan dat om het één loket-principe te realiseren, de focus in een eerste fase zal liggen op een goede samenwerking en een afstemming via de klantgerichte processen. Op termijn komen meer structurele ingrepen aan bod. De kern van het debat moet gaan over de meerwaarde en gebruiksvriendelijkheid vanuit het oogpunt van de klant. Om de effectiviteit van het overheidsoptreden naar bedrijven te verhogen is er dan ook duidelijk een dringende noodzaak aan afstemming tussen de verschillende actoren op het veld, het concreet invullen en afstemmen van de kerntaken van de verschillende overheden en stroomlijning van de communicatie naar de bedrijven, en dit in complementariteit met de taken van de bedrijfsorganisaties.

In het document van UNIZO (zie bijlage), Een goed overheidsbestuur en administratieve vereenvoudiging, voor de Vlaamse Regering werd gevraagd dat het Agentschap Ondernemen de hefboom van de unieke loketten zou gebruiken om het beleid dichter bij de ondernemingen te brengen. Ook vanuit

82/242

de bedrijfsorganisaties is er dus een pleidooi voor een geïntegreerd overheidsoptreden.

Projectomschrijving Dit project zorgt er in de eerste plaats voor dat bedrijven een helder en duidelijk beeld krijgen van waar ze voor welke vergunningsaanvraag en/of dienstverlening terecht kunnen en dat ze geen tijd meer verliezen met het zoeken naar het juiste aanspreekpunt in het labyrint van overheidsinstellingen en bestuurslagen. Daarnaast wil dit project eveneens zorgen voor de nodige afstemming en een duidelijke afbakening van taken tussen de verschillende overheden, gegeven ieders opdrachten en kerntaken, zodat iedereen zijn kerntaken in relatie tot de anderen correct opneemt (waardeketenbenadering) en er eenduidige informatie- en communicatiestromen richting ondernemingen ontstaan. In nauwe samenwerking met CORVE en de Vlaamse Infolijn zal het Agentschap Ondernemen een interbestuurlijk en op Vlaams niveau intrabestuurlijk project in de steigers zetten dat zorgt voor een eenvoudigere en eenduidige benadering van de ondernemers door de verschillende overheden. De belangrijkste deelaspecten van dit project zijn:

• Het opmaken en ontsluiten van een interbestuurlijke producten dienstencatalogus die duidelijk aangeeft wie welke producten en diensten aanbiedt aan ondernemers;

• Het implementeren van een digitaal uitwisselingsplatform waardoor de informatie over een product of een dienstverlening slechts door één overheidsdienst ingegeven en onderhouden dient te worden, en waardoor andere bestuursniveaus die informatie kunnen hergebruiken en verrijken met specifieke eigen informatie.

• Het afsluiten van samenwerkingsakkoorden tussen de verschillende overheden (interbestuurlijk) en tussen de betrokken beleidsdomeinen in de Vlaamse overheid (intrabestuurlijk) teneinde ervoor te zorgen dat elke overheidsdienst de juiste taken opneemt en er de nodige afstemming tussen de verschillende overheidsinitiatieven ontstaat;

• Het verder uitbouwen van het – in het kader van de Europese Dienstenrichtlijn opgezette – “uniek loket” voor de ondernemer in Vlaanderen, dat wil zeggen:

o Het verder uitbouwen van fysieke “front-offices” – in casu de erkende ondernemingsloketten – die nu reeds in het Vlaamse overheidslandschap aanspreekpunt zijn inzake erkenningen en vergunningen voor ondernemingen, ondernemers en starters.

o De verdere uitbouw van een middle-office (Agentschap Ondernemen en Vlaamse infolijn) om de ondernemingsloketten bij te staan in complexe dossiers

o Het stroomlijnen van de processen en informatiestromen tussen front-, middle- en backoffices en het generieke model hiervan als basis laten dienen voor toekomstige optimalisaties.

• Het op de kaart zetten van een bestaand meldpunt “Administratieve vereenvoudiging” waar ondernemers en ondernemersorganisaties

83/242

constructieve voorstellen ter vereenvoudiging kunnen deponeren.Het meldpunt administratieve vereenvoudiging van de dienst Wetsmatiging is een webformulier op www.wetsmatiging.be waarlangs burgers, ondernemingen en/of organisaties meldingen betreffende administratieve lasten kunnen doorgeven alsook vereenvoudigingsuggesties hieromtrent kunnen formuleren. De dienst wetsmatiging geeft meldingen ter behandeling door aan de betrokken diensten binnen de Vlaamse overheid. Individuele klachten worden doorgestuurd naar de Vlaamse Ombudsdienst en informatievragen naar de Vlaamse Infolijn. (link: http://www.wetsmatiging.be/suggestieformulier.html)

• e-Procurement bedrijfsleven en zijn organisaties

Public e-procurement staat voor de volledige digitalisering van het aankoopproces van de overheid. Dit omvat:

o elektronisch publiceren van overheidsopdrachten (e-notification) o elektronisch indienen en openen van offertes (e-tendering) o elektronisch beoordelen en toewijzen (e-awarding) o elektronische veiling (e-auction) o elektronische catalogus (e-catalog) o elektronisch indienen van de factuur (e-invoicing) o elektronische betaling (e-payment)

Het Departement Bestuurzaken trekt het e-procurement en werkt samen met het AO inzake communicatie naar het bedrijfsleven.

• Het opstellen van een afsprakenkader met bestuurszaken, de

departementen en agentschappen, en de bedrijfsorganisaties om tot ondernemersvriendelijker procedures te komen.

Scope In scope Buiten scope Domeinen (inhoudelijk)

Profit sector, Ondernemers

Not for profit sector; Burgers

Projecten (lopend, gedefinieerd)

IPDC

Technologisch gedeelte IPDC

Aanpak & timing Timing is gekoppeld aan de timing van de verschillende deelprojecten. Het project is gekoppeld aan de interbestuurlijke producten dienstencatalogus en aan het digitaal uitwisselingsplatform. We gaan hier de timing van deze deelprojecten niet herhalen daar deze reeds in andere fiches vervat zijn. Jaar 1 - 2 :

- het oprichten van een stakeholdergroep die bestaat uit de actoren die een rol spelen in dit project (bedrijfsorganisaties, VVSG, VVP, Corve, Vlaamse Infolijn, Bestuurszaken, Agentschap Ondernemen, Leiedal,…);

84/242

- het oprichten van een kerngroep die de operationele taken ten harte neemt; - detectie van de juiste behoeften en verwachtingen van de doelgroep zijnde de

ondernemers; - detectie van eventuele goede en werkbare voorbeelden in Europa; - een gedragen visie ontwikkelen over de aanpak en uitvoering van het project,

zowel intern bij de Vlaamse Overheid als extern; - om dit interne luik bij de Vlaamse Overheid te realiseren zal afstemming

gebeuren met de verschillende departementen/agentschappen om samen met hen tot een afsprakenkader te komen; (begeleidingsgroep zal worden opgericht)

- het afstemmen van de deelprojecten voor het luik ondernemers; - het zoeken naar en het uitwerken van een methode om de output van het

project te meten of te kwantificeren. Jaar 2 tot Eindjaar Stap voor stap finalisering van de deelprojecten (volgens timing van de deelprojecten die hier niet verder wordt besproken) en het verderzetten van de activiteiten die in jaar 1-2 plaatsvonden om continuïteit hebben en het project verder te verfijnen en optimaliseren waar nodig. Het project mbt de realisatie van het een-loket omvat 2 fasen (zie beleidsnota Bestuurszaken) De eerste fase loopt van 2010 tot 2012, waarbij de opbouw van het informatiebestand centraal staat: o.m. de definitie van producten, het bepalen van de klantnoden, het redactiewerk van de productfiches, het verzamelen en aggregeren van alle informatie, het voorzien in de technische mogelijkheden om informatie uit te wisselen naar andere besturen en te laten vervolledigen met lokale informatie. De tweede fase loopt van 2012 tot 2020, waarbij de optimalisatie van de processen centraal staat: op basis van de meest gevraagde producten en rekening houdend met de feedback van de klanten, wordt een proces integraal (dus van het eerste tot het laatste contact) uitgetekend en waar mogelijk geoptimaliseerd, zodat er steeds vanuit de klant gedacht kan worden en waarbij de klant nog slechts één aanspreekpunt nodig heeft voor al zijn interacties met de overheid. Risico’s / maatregelen

Risico’s & beperkingen Impact Voorgestelde maatregelen Afhankelijkheid deelprojecten en de beslissingen die daar genomen worden of niet worden genomen

HRSI Door continue afstemming en overleg dit proberen te vermijden

Afhankelijkheid van de volledige medewerking van de verschillende betrokken

HRSI Door continue afstemming en overleg dit proberen te vermijden

85/242

departementen/agentschappen en van de andere actoren Bijdrage tot de strategische doelstellingen van het meerjarenprogramma Draagt bij tot SD 1 namelijk het verminderen van de administratieve lasten van de ondernemers en door optimalisering van de processen eveneens tot een efficiëntere overheid. Kosten-Baten-analyse 1. Kwalitatieve baten Een succesvolle realisatie van dit project zal leiden tot:

• een verbetering van de kwaliteit en transparantie van het overheidsoptreden; • een uniforme, geïntegreerde en coherente benadering van de ondernemer

door de Vlaamse Overheid in relatie tot de andere overheden (, agenda-afstemming, beleidsafstemming….);

• de vermindering van administratieve lasten (intern en extern); • het concreet invullen van de kerntaken van iedere betrokken overheid, dat

moet leiden tot duidelijk afgebakende opdrachten voor de verschillende overheden;

Indirect:

• een toename van het aantal starters en bedrijfsinvesteringen; (Kandidaat-starters geven immers aan dat administratieve rompslomp één van de belangrijkste redenen is waarom uiteindelijk niet opgestart wordt)

Het project zal bijdragen tot administratieve lastenverlaging door middel van :

- vereenvoudigen van de processen zodat die beter aansluiten bij de wetgeving en de noden;

- data-sharing zodat gegevens niet telkens opnieuw gevraagd en ingeput dienen te worden;

- samenwerkingsverbanden op te zetten tussen de verschillende entiteiten die betrokken zijn;

- meer electronische diensten te voorzien; - betere informatieomsluiting en gemakkelijke toegang tot deze informatie.

2. Kwantitatieve baten Inzake implementatie van de Dienstenrichtlijn is dit voor Vlaanderen niet becijferd, doch er zijn berekeningen gedaan in andere lidstaten die we hierna weergeven. Berekening Verenigd Koninkrijk : 4 tot 6 miljard pond en 80.000 jobs Berekening Nederland : groei van 0,3 % tot 1,4 % van het BBP (1,4 tot 6,3 miljard euro) en dat er meer banen komen

86/242

Berekening Denemarken voor de gehele Europese Unie : groei van het BBP is aanzienlijk is (tot 1,5 % van het BBP, oftewel 140 miljard euro) Indien we de cijfers van Nederland extrapolleren naar Vlaanderen en we de groei van 0,3 % tot 1,4% overnemen bekomen we een cijfer tussen 0,5 en 2,7 miljard euro (BBP Vlaanderen van 194 miljard euro in 2007). Inzake administratie lasten kunnen we verwijzen naar de studie van het Federaal Planbureau van 2008 : “De administratie lasten in België voor het jaar 2008.” Deze studie geeft aan dat de administratieve lasten voor de zelfstandigen in het jaar 2008 geraamd worden op 1,34 miljard euro, of 0,39 % van het BBP. Die totale kosten zijn voor 58 % interne kosten en voor 42 % externe kosten. Extrapollatie naar Vlaanderen zegt ons dat dit dan om een bedrag van 756 miljoen Euro zou gaan. Dit zijn dan enkel de kosten die de zelfstandigen en de ondernemers dragen. Het lijkt ons duidelijk dat hier heel wat baten kunnen uit voort vloeien. 3. Kosten-baten-tabel Op dit moment zijn de kosten en baten nog niet becijferd. De investeringskosten zijn minimaal daar de grote investeringskosten in technologie grotendeels zich bij de deelprojecten situeren. Inzake personeel is de inzet nog niet becijferd maar wellicht zullen er zich intern bij het Agentschap Ondernemen zich 2 à 3 VTE met het project deeltijds bezighouden. Hier dienen we dan nog de personen bij te rekenen die van andere agentschappen/departementen hun bijdrage zullen leveren. Baten : deze zijn momenteel nog niet in te schatten. Het efficiënter optreden zal mogelijks ruimte opleveren bij andere departementen en agentschappen. Dit zal duidelijk worden naarmate het project verder evolueert. Indien de administratie lasten verminderen zullen er effectief meer inkomsten komen doordat er meer personen een zaak zullen opstarten en ondernemers zich meer met hun kerntaak kunnen bezighouden, namelijk ondernemerschap. Betrokkenen uitwerking sleutelproject

1. Trekker Bernard De Potter

2. Betrokken partijen (in de uitwerking van het sleutelproject)

Entiteit (intern) / organisatie (extern) Vertegenwoordiger Agentschap Ondernemen Pascal Jacobs, Yves Schouwaerts,

Veerle De Bock Corve Jan Godderis Vlaamse Infolijn Mireille van Pollaert Bestruurszaken Marijn Straetemans, Samuel

Sourdeau

87/242

Bijlage : UNIZO standpunt omtrent één-loket principe

3. 1 loket principe

Analyse Artikel 6 van de dienstenrichtlijn schrijft voor dat de lidstaten erop toezien dat een ondernemer de volgende procedures en formaliteiten kan afwikkelen via het uniek loket: ‘alle procedures en formaliteiten die nodig zijn voor de toegang tot zijn dienstenactiviteiten, in het bijzonder alle voor de vergunning nodige verklaringen, kennisgevingen en aanvragen bij de bevoegde instanties, met inbegrip van aanvragen tot inschrijving in een register, op een rol, in een databank of bij een beroepsorde of beroepsvereniging en alle vergunningaanvragen die nodig zijn voor de uitoefening van zijn dienstenactiviteiten. In het Overlegcomité tussen de federale overheid, de gemeenschappen en gewesten werd op 9 juli 2008 beslist dat de ondernemingsloketten deze rol van uniek loket zullen vervullen.

UNIZO-Standpunt UNIZO schaart zich volledig achter de principes van een uniek loket, zoals uitgewerkt in de Europese Dienstenrichtlijn. Uit de memorandum-enquête van UNIZO blijkt dat de Vlaamse ondernemers zeer gevoelig zijn voor de idee van het 1-loket principe : 90 % vindt het belangrijk tot zeer belangrijk dat ondernemers voor al hun administratieve verplichtingen terecht kunnen bij 1 loket. UNIZO vraagt dat de Vlaamse overheid snel werkt maakt van de operationalisering van dit uniek loket. Daarenboven vindt UNIZO dat de Vlaamse overheid via een proactief zelfonderzoek de eigen vergunningen en formaliteiten evalueert en waar mogelijk vereenvoudigt. UNIZO roept de regionale overheden ook op een strikt tijdsschema te bewaken in de komende maanden om de ondernemingsloketten de mogelijkheid te bieden zich aan te passen aan de bevoegdheidsuitbreiding zodat ondernemers ten laatste op 1 januari 2010 van dit uniek loket gebruik kunnen maken. Indien dit voor de ondernemer betere en/of snellere resultaten kan opleveren, moet de Vlaamse overheid ook bereid zijn taken naar de unieke loketten af te schuiven of minstens tot een nauwe samenwerking komen. Dit houdt onder meer in dat het Agentschap Ondernemen de hefboom van de unieke loketten gebruikt om zijn beleid dichter bij de ondernemingen te brengen.’

88/242


fiche 1.2. Strategische doelstelling 1 Door een interne staatshervorming en partnerschappen op alle niveaus zorgt de Vlaamse overheid voor minder bestuurlijke drukte en voor meerwaarde voor alle betrokkenen (besturen en doelgroepen)

Sleutelproject 1.2: Eén lokale meerjarenplanning voor de lokale besturen Situering - Kwalitatieve vaststellingen: Vorige legislatuur Beslissing Vlaamse Regering De Vlaamse Regering besliste op 20 juli 2006 m.b.t. de vermindering van planlasten voor lokale besturen (gemeenten, OCMW’s en provincies):

- te werken aan een graduele vermindering van de administratieve en planlasten in haar relatie met de lokale besturen;

- deze keuze te kaderen in een breed perspectief, met aandacht voor een sectorspecifieke benadering en de betrokkenheid van het middenveld;

- via de kenniscel wetsmatiging vanuit het criterium ‘doelmatigheid’ een impactmeting van de bestaande plannen te verrichten om in kaart te brengen welke plannen welke administratieve lasten genereren;

- op korte en middellange termijn werk te maken van de graduele vermindering van de planlasten;

- elke minister te vragen binnen zijn beleidsdomein de nodige initiatieven te nemen tot vermindering van de administratieve lasten gegenereerd door de plannen opgelegd vanuit zijn beleidsdomein.

- een kaderdecreet te ontwerpen ter uniformisering van de procedures die betrekking hebben op de subsidies die de Vlaamse overheid aan de lokale besturen verleent en hiertoe een interkabinettenoverleg op te starten.

Voorstel van decreet Op het einde van de legislatuur werd alsnog een voorstel van decreet van mevrouw Laurence Libert en de heer Marnic De Meulemeester houdende vaststelling van de algemene regels waaronder in de Vlaamse Gemeenschap en het Vlaamse Gewest aan lokale besturen planverplichtingen worden opgelegd en specifieke subsidies worden toegekend ingediend (Vl. Parl. Stuk 2177 (2008-2009) – Nr. 1). Dit voorstel van decreet werd echter niet meer behandeld en is intussen vervallen.

89/242

Huidig beleidskader Vlaams regeerakkoord 2009-2014 4. Minder bestuurlijke drukte door een interne staatshervorming In dit kader wordt in elk geval het systeem van koppelsubsidies afgeschaft. Tegelijkertijd wordt in dit takendebat ook de planlast drastisch afgebouwd en worden de toezichtsregelingen per beleidssector kritisch herbekeken. Daarbij wordt een samenbundeling van alle planverplichtingen bij de aanvang van de gemeentelijke bestuursperiode gerealiseerd en kunnen vormen van specifiek toezicht enkel de uitzondering zijn. • In het kader van de planlastverlichting komen we tot een legislatuurplan, waarbij outputcontrole en benchmarking mogelijk is. Die werkwijze getuigt van een volwassen partnerschap met de lokale en provinciale besturen. Er zal worden bekeken welke controle-instrumenten in deze context het meest geschikt zijn. De verschillende plannen die de lokale en provinciale besturen nu maken(cultuurbeleidsplan, jeugdbeleidsplan, sportbeleidsplan, milieubeleidsplan,…) verdwijnen en worden geïntegreerd in dit meerjarenplan. • De Vlaamse Regering zal een commissie oprichten, samengesteld uit gemeentemandatarissen en experten, die verdere concrete beleidsaanbevelingen uitwerkt die leiden tot minder planlasten, een sterke administratieve vereenvoudiging en efficiëntiewinsten van de op de gemeenten toepasselijke decreten. Die commissie zal haar voorstellen ten laatste eind mei 2010 voorleggen. Beleidsnota Binnenlands Bestuur 2.2 Betere planning, minder planlasten Verantwoordelijk besturen betekent ook planmatig besturen, met een transparante terugkoppeling aan alle belanghebbenden over de uiteindelijke realisaties. Planmatig werken moet gestimuleerd worden, zonder te vervallen in bureaucratie. De doelstelling is even helder als ambitieus: tegen de start van de nieuwe lokale bestuursperiode na de verkiezingen van oktober 2012 zouden de gemeenten één plannings- en rapporteringcyclus moeten maken die ingebed is in een meerjarenperspectief. Dat ligt ook in de lijn van de uitdaging, geformuleerd in het project “Vlaanderen in actie”. De organieke decreten op de lokale besturen en de provincies regelen overigens deze strategische beleidsplanning. De betreffende artikelen (die nog niet operationeel zijn) bepalen dat de besturen een strategische beleidsplanning moeten voeren op basis van een meerjarenplanning die loopt gedurende de volledige bestuursperiode van 6 jaar. De jaarlijkse budgetten zijn afgeleid van de strategische meerjarenplanning. De verschillende sectordomeinen zijn geïntegreerd in dat strategisch meerjarenplan.

90/242

Het ideaaltypische kader is bijgevolg aanwezig voor een afstemming van de verschillende sectorverplichtingen op de lokale beleidscyclus. Vandaag staan we zo ver nog niet. De lokale besturen en provincies klagen in toenemende mate over de toegenomen planverplichtingen die de verschillende beleidssectoren hen opleggen: het is tijds- en arbeidintensief en er gaat een enorme bureaucratie mee gepaard. Uit onderzoek blijkt overigens dat de planverplichtingen een te grote diversiteit aan inhoudelijke voorschriften bevatten. Er is een veelheid aan plannen die het lokaal bestuur op een verschillend tijdstip, met een verschillende looptijd en volgens een verschillende inhoudelijke structurering moet opstellen, zodat een afstemming of integratie quasi onmogelijk is. Aldus hypothekeren deze diverse verplichtingen dat de lokale besturen over de beleidsvelden heen een visie ontwikkelen (horizontaal beleid). Het Bestuursakkoord van 25 april 2003, dat volgde op het kerntakendebat, stelde al acties in het vooruitzicht om het probleem van de overdreven planlast te verhelpen. En kort voor het einde van de vorige regeerperiode is een interessant voorstel van decreet ingediend, dat het Vlaams Parlement evenwel niet meer in behandeling nam. De hoofdlijnen van het voorstel zijn de volgende: - de planverplichtingen moeten aansluiten op de lokale beleidscyclus van zes jaar, met de mogelijkheid om de beleidscyclus te splitsen in twee cycli van drie jaar; - vaststellen van de maximale inhoud en vorm van de planverplichting; - organiseren van inspraak van lokale actoren; - doelbepaling van de subsidies; - rapportering (aan de hand van standaarddocumenten) en verantwoording voor uitbetaling, controle en sanctionering; - kader voor de uitbetaling van de subsidies; - algemene evaluatie op Vlaams niveau van de planverplichting/subsidieregeling. Rekening houdend met het intensieve voorbereidingstraject is het mijn overtuiging dat het mogelijk moet zijn om voor het verminderen van de lokale planverplichtingen (niet voor het verminderen van het planmatig werken) een brede consensus te vinden binnen het Vlaams Parlement. Vanzelfsprekend zal ik ook de vertegenwoordigers van de lokale en provinciale besturen rechtstreeks bij dit initiatief betrekken. Ik zal daartoe een commissie oprichten, samengesteld uit gemeentemandatarissen en experten. Deze commissie moet aanbevelingen formuleren. Zoals bepaald in het regeerakkoord vraag ik deze commissie om haar voorstellen ten laatste eind mei 2010 voor te leggen. Ik stel een planmatige aanpak voor. In een eerste fase wens ik de verschillende regelingen die planlasten bevatten onderling op elkaar af te stemmen, te stroomlijnen en waar mogelijk te integreren. Dat is het opzet van het voornoemde voorstel van decreet. In een volgende fase wil ik werk maken van een reductie van het aantal planverplichtingen met onvoldoende beleidsimpact. Daartoe zullen diverse sectorale regelgevingen aangepast moeten worden. De uiteindelijke doelstelling, één plannings- en rapporteringscyclus, is hierboven omschreven. Dit project “planlastenvermindering” is een horizontaal project dat een breed draagvlak moet hebben in alle beleidssectoren en dat enkel succesvol kan zijn door samenwerking tussen de verschillende Vlaamse beleidssectoren, zowel politiek als

91/242

op het niveau van de administratie. Ik zal dit project dan ook aansturen vanuit mijn bevoegdheid Bestuurszaken, samen met het CAG. De dienst Wetsmatiging en het Agentschap voor Binnenlands Bestuur moeten hier nauw bij betrokken worden. Verder zal ik er bij het geheel van deze aanpassingen op letten dat vormen van inspraak blijven bestaan. Beleidsnota Bestuurszaken Partnerschap tussen de lokale besturen en Vlaamse overheid uitbouwen Aan het departement van het beleidsdomein Bestuurszaken zal ik vragen om een aantal initiatieven administratief te coördineren, in goede samenwerking met het Agentschap voor Binnenlands Bestuur. Daarnaast wenst de Vlaamse Regering ook het College van Ambtenaren-generaal (CAG) in te zetten als motor voor de uitdagende doelstellingen die het Vlaamse regeerakkoord bevat op het vlak van samenwerking tussen de bestuursniveaus. Hieronder geef ik de concrete initiatieven weer, die aangestuurd zullen worden vanuit een bestuurskundige coördinatie, hetzij bij het departement, hetzij via het CAG:

• de beleids- en controleprocessen van de Vlaamse overheid afstemmen op de andere bestuursniveaus en de provinciegouverneurs aanstellen als regisseurs van dit coördinatietraject;

• de planlast voor de lokale besturen verminderen; • het afschaffen van koppelsubsidies en verminderen van het specifiek toezicht; • het blijven toepassen van het ‘belfortprincipe’; • het uitwerken van een decretaal kader.

Bewaken van nieuwe administratieve lasten via de compensatieregel Wat de lokale overheden betreft moet de planlast alleszins teruggebracht worden tot een functioneel niveau. Meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid In het Meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid werd de vermindering van planlasten voor lokale besturen als een van de 11 sleutelprojecten geselecteerd. Commissie efficiëntiewinst voor de lokale besturen Deze commissie zal, waar nodig, het initiatief nemen om deelwerkgroepen samen te stellen ter behandeling van de verschillende elementen die verband houden met de uitvoering van het regeerakkoord inzake efficiëntieverbetering. Maar door ze te integreren binnen een gemeenschappelijke hoofdstructuur wordt hun onderlinge samenhang bevorderd. Aansluitend op het regeerakkoord en mijn beleidsnota Binnenlands Bestuur zal het overleg in de “commissie efficiëntiewinst voor de lokale besturen” betrekking hebben op de hiernavolgende deelaspecten: - de vermindering van de plan- en andere administratieve lasten; - de vereenvoudiging van de organieke decreten;

92/242

- de invoering van een externe audit voor de lokale besturen. - Kwantitatieve vaststellingen:

Studie Instituut voor de overheid Eind april 2006 heeft het Instituut voor de Overheid, in opdracht van de Vlaamse minister, bevoegd voor het binnenlands beleid, een studierapport “Ontwikkeling en toepassing van een analyse-instrument voor de doelmatigheid van lokale planverplichtingen’ opgesteld. Tezelfdertijd heeft de dienst Wetsmatiging de administratieve lasten gemeten van een aantal Vlaamse planverplichtingen, opgelegd aan de Vlaamse steden, gemeenten en provincies.

Impactmeting dienst Wetsmatiging In uitvoering van de beslissing VR voerde de dienst Wetsmatiging een impactmeting uit. Voor het onderzoek werden alle relevante beleidsplannen voor gemeenten, provincies en OCMW’s onderzocht op de planlasten en administratieve lasten die zij genereren voor lokale besturen. De planlasten slaan op de totale kosten van de inhoudelijke en informatieverplichtingen die de actoren moeten uitvoeren in het kader van een planverplichting. Administratieve lasten zijn een onderdeel van de planlasten en weerspiegelen enkel de kosten van de informatieverplichtingen die de actoren uitvoeren. Alle (in 2006 gemeten) planverplichtingen samen zijn jaarlijks goed voor bijna 40 miljoen € planlast en ruim 14 miljoen € administratieve last. Hierbij moet nog een gedeelte van de planlasten geteld worden van eenmalige planverplichtingen. Deze konden echter niet nauwkeurig bepaald worden vermits de planningscyclus van deze plannen onbepaald is. De totale eenmalige planlasten bedragen naar schatting bijna 28 miljoen € en de administratieve lasten ervan bedragen ruim 11 miljoen €. De cluster ‘omgeving’ is met voorsprong verantwoordelijk voor de meeste planlasten met respectievelijk 38% en 88% van de totale periodieke en eenmalige planlasten. Binnen het onderzoek werden ook suggesties tot vereenvoudiging verzameld. De suggesties werden verwerkt in 5 sporen naar vereenvoudiging:

I. Vermindering plannen: pistes voor vereenvoudiging die leiden tot een vermindering van het aantal plannen die gemeentes en provincies moeten opmaken.

II. Vermindering planverplichtingen: pistes voor vereenvoudiging die leiden tot een vermindering van de planverplichtingen voor een gegeven plan.

III. Afstemming inhoud en vorm: pistes voor vereenvoudiging die leiden tot een duidelijker verwachtingspatroon met betrekking tot opmaak van de plannen en de weerkerende rapporteringen.

IV. Afstemming cyclus en indieningsdata: pistes voor vereenvoudiging die leiden tot een betere afstemming of gelijkschakeling van de cycli van de plannen onderling en in relatie tot de legislatuurperiode van de gemeente of provincie, alsook van de indieningsdata van de weerkerende rapporteringen.

V. Afstemming advies- en goedkeuringsprocedure: pistes voor vereenvoudiging die leiden tot een betere afstemming of gelijkschakeling van de wijze waarop adviesraden alsook de gemeente- of provincieraad worden betrokken bij de opmaak en goedkeuring van plannen.

93/242

Projectomschrijving De lokale besturen en provincies klagen in toenemende mate over de toegenomen planverplichtingen die de verschillende beleidssectoren hen opleggen: het is tijds- en arbeidintensief en er gaat een enorme bureaucratie mee gepaard. De huidige planverplichtingen voor lokale en provinciale besturen bevatten een te grote diversiteit aan inhoudelijke voorschriften. Er is een veelheid aan plannen die het lokaal bestuur op een verschillend tijdstip, met een verschillende looptijd en volgens een verschillende inhoudelijke structurering moet opstellen, zodat een afstemming of integratie quasi onmogelijk is. Aldus hypothekeren deze diverse verplichtingen dat de lokale besturen over de beleidsvelden heen een visie ontwikkelen (horizontaal beleid). In kader van een goed partnerschap tussen de Vlaamse overheid en de lokale en provinciale besturen worden de huidige planlasten die de lokale en provinciale besturen maken (cultuurbeleidsplan, jeugdbeleidsplan, sportbeleidsplan …) afgeschaft en geïntegreerd in 1 meerjarenplan. De doelstelling is even helder als ambitieus en ligt in de lijn van de uitdaging, geformuleerd in het project “Vlaanderen in actie”. Tegen de start van de nieuwe lokale bestuursperiode na de verkiezingen van oktober 2012 zouden de gemeenten één plannings- en rapporteringcyclus moeten maken die ingebed is in een meerjarenplan, waarbij outputcontrole en benchmarking mogelijk is. De verschillende plannen die de lokale en provinciale besturen nu maken(cultuurbeleidsplan, jeugdbeleidsplan, sportbeleidsplan…) verdwijnen en worden geïntegreerd in dit meerjarenplan. De organieke decreten op de lokale besturen en de provincies regelen deze strategische beleidsplanning. De betreffende artikelen (die nog niet operationeel zijn) bepalen dat de besturen een strategische beleidsplanning moeten voeren op basis van een meerjarenplanning die loopt gedurende de volledige bestuursperiode van 6 jaar. De jaarlijkse budgetten zijn afgeleid van de strategische meerjarenplanning. De verschillende sectordomeinen zijn geïntegreerd in dat strategisch meerjarenplan. Het ideaaltypische kader is bijgevolg aanwezig voor een afstemming van de verschillende sectorverplichtingen op de lokale beleidscyclus. Daartoe zullen diverse sectorale regelgevingen aangepast moeten worden. Daarnaast worden andere plan- en administratieve lasten voor lokale en provinciale besturen vereenvoudigd. Binnen de Commissie Efficiëntiewinst voor de lokale besturen werd daartoe een werkgroep ‘Planlasten en andere administratieve lasten’ opgericht. Deze werkgroep heeft dezelfde samenstelling als de commissie zelf. Binnen het MJP wordt een ambtelijke werkgroep ‘Planlasten en andere administratieve lasten’ opgericht, samengesteld uit vertegenwoordigers van alle beleidsvelden met planlasten.

94/242

Scope In scope Buiten scope Domeinen (inhoudelijk)

Planlasten en andere administratieve lasten voor lokale besturen (gemeenten, provincies en OCMW’s) verplicht door de Vlaamse overheid

Federale planlasten voor lokale besturen (gemeenten, provincies en OCMW’s) Administratieve vereenvoudiging voor burgers en bedrijven door lokale besturen (gemeenten, provincies en OCMW’s)


• Vereenvoudigen van planlasten voor lokale besturen door integratie met het meerjarenplan

• Vereenvoudigen van andere administratieve lasten voor lokale besturen (nulmetingen administratieve lasten voor lokale besturen)

• Voorontwerp van besluit van de Vlaamse Regering betreffende de beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn

• De vereenvoudiging van de organieke decreten

• De invoering van een externe audit voor de lokale besturen Interne staatshervorming

• Integratie belfortprincipe in RIA

• Afschaffen van koppelsubsidies

• Afschaffen van specifiek toezicht

• Aanbevelingen Commissie Berx en Sauwens

! Projecten die niet tot de scope behoren, hebben wel een belangrijke link met de projecten binnen de scope. Bij het uitvoeren van de projecten binnen de scope wordt rekening gehouden met de timing, inhoud en resultaten van de projecten buiten de scope. De aanpak van de projecten binnen de scope wordt afgestemd met de projecten die niet tot de scope behoren. Aanpak & timing Aanpak Conceptnota

95/242

In een eerste fase wordt een conceptnota voorbereid met de principes om de planlastvermindering te implementeren door de verschillende beleidsdomeinen. Deze conceptnota met bijhorende principes moet goedgekeurd worden door de Vlaamse Regering, waarna het implementatieproces door alle ministers opstart conform de doelstelling en principes van de goedgekeurde conceptnota. Elke minister krijgt vervolgens de opdracht krijgt om deze principes om te zetten binnen de eigen sector (resultaatgericht). In vergelijking met een horizontaal kaderdecreet voor alle planlasten biedt een conceptnota betere garanties voor de uitvoerbaarheid en vermijdt ook tegenstrijdige/gelijktijdige wijzigingen van sectorale regelgeving. De opmaak van de conceptnota wordt gebaseerd op:

- nieuw beleidskader (regeerakkoord en beleidsnota) - studie Instituut voor de overheid en studie dienst Wetsmatiging - principes voorstel van decreet planlasten vorige legislatuur - voorontwerp van besluit VR betreffende de beleids- en beheerscyclus van de

gemeenten, de provincies en de openbare centra voor maatschappelijk welzijn - de aanbevelingen van de werkgroep ‘planlasten en andere administratieve

lasten’ als onderdeel van de Commissie Efficiëntiewinst voor lokale besturen (eind mei 2010)

- de aanbevelingen van de ambtelijke werkgroep in het kader van het sleutelproject ‘Vermindering planlasten’ van het Meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid onder leiding van het CAG (eind mei 2010)

In de conceptnota worden twee luiken opgenomen:

- de planlasten veroorzaakt door in Vlaamse regelgeving vastgelegde beleidsplannen die afgestemd kunnen worden op het meerjarenplan ter uitvoering van het gemeente-, provincie- en OCMW-decreet;

- de andere planlasten en administratieve lasten die opgelegd worden aan lokale besturen.

Beslissing Vlaamse Regering De conceptnota met doelstelling en principes ter implementatie wordt voor het zomerreces ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse Regering. Bij de goedkeuring van deze conceptnota zal aan elke minister van de Vlaamse Regering de opdracht worden gegeven om deze principes te implementeren in de sectorale regelgeving. Elke minister is, binnen de krijtlijnen van de goedgekeurde conceptnota, verantwoordelijk voor het overleg met de sector hoe de implementatie van de planlastreductie in concreto vorm zal krijgen binnen zijn bevoegdheden. In concreto worden volgende voorstellen van beslissing opgenomen:

- Goedkeuring principes die gehanteerd worden bij planlastvermindering - de opdracht aan elke minister om een planning op te stellen over hoe de

principes van de conceptnota geïmplementeerd worden tegen 2012 (resultaatsverbintenis).

- de opdracht aan elke minister om jaarlijkse stand van zaken te geven over de voortgang van deze oefening via bestaande instrumenten (beleidsbrieven en regelgevingsagenda’s - rapporteringsverbintenis)

96/242

- de opdracht aan Vlaams minister Bourgeois om via een uitbreiding van de lokale besturen-toets toe te zien op de naleving van deze principes

Tussentijds wordt een centrale rapportering over de voortgang van het project door Vlaams minister Bourgeois gecoördineerd. In conreto zal Vlaams minister Bourgeois

- een globaal rapport ‘planlasten’ opstellen en hierover rapporteren aan het Vlaams Parlement (in de commissie decreetsevaluatie in het bijzonder)

- toezien op de naleving van de principes van de conceptnota via de lokale besturen-toets

Implementatie in de sectorale regelgeving Voor de implementatie van de principes van de conceptnota door de bevoegde ministers wordt een onderscheid gemaakt tussen de twee luiken van de conceptnota.

- de Vlaamse regelgeving met beleidsplannen die afgestemd worden op het meerjarenplan ter uitvoering van het gemeente-, provincie- en OCMW-decreet moet uiterlijk 2012 aangepast zijn.

- voor de aanpassing van de regelgeving met andere planlasten en administratieve lasten voor lokale besturen wordt mogelijks een aangepaste timing en aanpak worden afgesproken.

Timing De organieke decreten op de lokale besturen (gemeenten, OCMW’s en provincies) bepalen dat vóór het einde van het jaar dat volgt op de gemeente- en provincieraadsverkiezingen, de gemeenteraad/raad voor maatschappelijk welzijn/provincieraad een meerjarenplan moet vaststellen. Dat strategisch meerjarenplan loopt over de ganse bestuursperiode van 6 jaar. Het start in het tweede jaar na de verkiezingen en loopt af op het einde van het jaar na de daaropvolgende gemeenteraadsverkiezingen. De bepalingen m.b.t. de strategische meerjarenplanning zijn op dit ogenblik nog niet in werking voor de gemeenten en provincies (wel voor de OCMW). ABB stelt voor om de nieuwe beleids- en beheerscyclus van de gemeenten, provincies en OCMW’s algemeen in werking te laten treden vanaf 2014. Dan start namelijk het nieuwe strategische meerjarenplan voor de periode 2014-2019. Dat meerjarenplan moet worden opgemaakt in de loop van 2013 en bevat ook de (prioritaire beleidsdoelstellingen die deel kunnen uitmaken van de) sectorale plannen. → planlastreductie moet dus ten laatste eind 2012 worden geïmplementeerd. De Commissie Efficiëntiewinst voor de lokale besturen komt samen op 23 april 2010 en op 14 mei 2010. Eind mei 2010 formuleert de commissie haar aanbevelingen. De projectaanpak en –timing van de werkgroep planlasten en andere administratieve lasten (commissie) en de ambtelijke werkgroep planlasten en andere administratieve lasten (MJP) zijn hierop afgestemd. De werkgroep planlasten en andere administratieve lasten (commissie) kwam reeds samen op 18 en 30 maart 2010. Een eerste werkgroep planlasten en andere administratieve lasten (MJP) komt een eerste keer samen op 14 april 2010.

97/242

Op basis van de aanbevelingen van de werkgroepen en de commissie wordt een conceptnota opgemaakt en ter goedkeuring voorgelegd aan de Vlaamse Regering voor het zomerreces 2010. Risico’s / maatregelen Risico’s & beperkingen Impact* Voorgestelde maatregelen Dit project is een horizontaal project dat een breed draagvlak moet hebben in alle beleidssectoren en dat enkel succesvol kan zijn door samenwerking tussen de verschillende Vlaamse beleidssectoren, zowel politiek als op het niveau van de administratie.

H Dit project wordt dan ook aangestuurd door de Commissie Efficiëntiewinst en het CAG. De uitvoering ervan wordt opgevolgd en gerapporteerd door minister Bourgeois.

De projecttiming is erg krap. G Krappe timing is opgenomen in het projectplan. Werkgroepen zijn officieel samengesteld en alle mogelijke belanghebbenden nemen deel aan de werkgroepen.

Dit project is afhankelijk van andere projecten (ontwerbesluiten beleids- en beheerscyclus, digitale rapportering…)

H De werkgroepen worden zo goed mogelijk op elkaar afgestemd door o.a. dezelfde deelnemers aan te duiden.

* Legende: H = hoog risico en sterke impact op resultaat & realisatie M = gemiddeld risico en impact L = laag risico en beperkte impact Bijdrage tot de strategische doelstellingen van het meerjarenprogramma IND 1.3: Planlasten lokale besturen (regeerakkoord) Norm: halvering van planlast uitgedrukt in euro tegen 2020 (CEOO: halvering tegen 2020) Kosten-Baten-analyse Een belangrijke eenmalige kost is het ontwikkelen van het systeem voor digitale rapportering in kader van de beleids- en beheerscyclus. Bij de aanpassing van de sectorale regelgeving zullen zich mogelijks andere eenmalige kosten voordoen. Door de integratie van de planlasten in het meerjarenplan zal een belangrijke administratieve vereenvoudiging voor de lokale besturen gerealiseerd worden. Aan

98/242

de kant van de overheid zal een geïntegreerde verwerking mogelijks ook de beheerskosten doen dalen. Deze kwantitatieve kosten en baten zullen in kaart gebracht worden binnen de conceptnota en binnen de aanpassingen van de sectorale regelgeving. De impactmeting uitgevoerd door de dienst Wetsmatiging in 2006 zal hiervoor een belangrijke basis vormen. Betrokkenen uitwerking sleutelproject Trekker Luc Lathouwers Projectverantwoordelijke Ellen Vermoesen (voorzitter werkgroepen planlasten en andere administratieve lasten commissie en MJP) Betrokken partijen (in de uitwerking van het sleutelproject) Commissie efficiëntiewinst voor de lokale besturen – samenstelling 1. Vlaamse overheid Naam De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur en van Bestuurszaken (voorzitter) of zijn vertegenwoordiger

Geert Bourgeois

Lid van het kabinet van minister Bourgeois Jeroen Windey

De minister-president of zijn vertegenwoordiger Hans Eyssen of Jeroen Vervloessem

De Viceminister-president en Vlaams minister van Innovatie, Overheidsinvesteringen, Media en Armoedebestrijding of de Vlaamse minister van Steden, of een gezamenlijke vertegenwoordiger die lid is van één van beide kabinetten

Ingrid Lieten of Freya Van Den Bossche of Sven Taeldeman

2. Lokale besturen 3 mandatarissen van lokale besturen, aan te duiden door VVSG

Luc Martens

Sabine Van Dooren Theo Janssens 2 mandatarissen van provinciale besturen, aan te duiden door VVP

Hilde Bruggeman

?

3. Experten 1 vertegenwoordiger van VVSG Mark Suykens 2 experten uit universiteiten die deskundig zijn mbt regelgeving en werking van de lokale besturen, aan te

?

99/242

duiden door de Commissie Efficiënte en Effectieve Overheid (CEEO)

?

1 vertegenwoordiger van het CAG ?

1 ambtenaar Agentschap voor Binnenlands Bestuur Guido Decoster 1 ambtenaar departement Bestuurszaken Luc Lathouwers Secretariaat van de Commissie Michel Chanterie

en ambtenaar in functie van agenda commissie/werkgroep

Commissie efficiëntiewinst voor de lokale besturen Werkgroep vermindering planlasten en andere administratieve lasten - samenstelling 1. Vlaamse overheid Naam De Vlaamse minister van Binnenlands Bestuur en van Bestuurszaken (voorzitter) of zijn vertegenwoordiger

Lid van het kabinet van minister Bourgeois Jeroen Windey

De minister-president of zijn vertegenwoordiger Hans Eyssen of Jeroen Vervloessem

De Viceminister-president en Vlaams minister van Innovatie, Overheidsinvesteringen, Media en Armoedebestrijding of de Vlaamse minister van Steden, of een gezamenlijke vertegenwoordiger die lid is van één van beide kabinetten

Dirk Temmerman

2. Lokale besturen 3 mandatarissen/vertegenwoordigers van lokale besturen, aan te duiden door VVSG

Hilde Plas

Steven Verbanck

Linda Boudry 2 mandatarissen/vertegenwoordigers van provinciale besturen, aan te duiden door VVP

Pieter Dielis

?

3. Experten 1 vertegenwoordiger van VVSG Mark Suykens 2 experten uit universiteiten die deskundig zijn mbt regelgeving en werking van de lokale besturen, aan te duiden door de Commissie

?

100/242

Efficiënte en Effectieve Overheid (CEEO)

?

1 vertegenwoordiger van het CAG ?

Agentschap voor Binnenlands Bestuur Ann De Saedeleer

Rudi Hellebosch

departement Bestuurszaken Ellen Vermoesen Voorzitter WG

Frederik Vanlaere

Secretariaat van de werkgroep Departement BZ

De werkgroep planlasten en andere administratieve lasten MJP wordt momenteel nog samengesteld. Via het CAG werd de vraag gesteld om per beleidsveld max 1 vertegenwoordiger aan te duiden.

101/242

MEERJARENPROGRAMMA SLAGKRACHTIGE OVERHEID SLEUTELPROJECTEN

FICHE 1.3. Strategische doelstelling 1 Door een interne staatshervorming en partnerschappen op alle niveaus zorgt de Vlaamse overheid voor minder bestuurlijke drukte en voor meerwaarde voor alle betrokkenen (besturen en doelgroepen)

Sleutelproject 1.3: Interne staatshervorming Situering - Kwalitatieve vaststellingen: In het bestuurlijke landschap worden we geconfronteerd met een ‘verrommeling’, enerzijds door de bevoegdheid van meerdere bestuurslagen over één sector, anderzijds door de hoeveelheid intermediaire structuren. Tegen het einde van de regeerperiode 2009-2014 moet het Vlaams bestuurlijk landschap vereenvoudigd zijn. Met betrekking tot deze problematiek zijn er de voorbije tien jaar voldoende rapporten en beleidsanalyses afgeleverd. De vaststellingen over de complexiteit van de bestuurlijke organisatie worden algemeen gedeeld. Het is tijd om beleidsconclusies te trekken en deze om te zetten in de praktijk. De krijtlijnen liggen vast in het Regeerakkoord: - principe van subsidiariteit: meer bevoegdheden voor lokale besturen - klemtoon beleidsvorming ligt bij gemeenten en Vlaanderen - er komt een sluitende lijst van provinciale bevoegdheden met een grondgebonden karakter - per beleidssector komen slechts twee bestuurslagen tussen in de verschillende processen - drastische vereenvoudiging van de intermediaire structuren en organen, zowel op Vlaams, provinciaal als lokaal niveau. - Kwantitatieve vaststellingen: Ketens van dienstverlening en beleid zijn te lang doordat meerdere bestuurslagen bevoegd zijn over 1 sector. Er zijn te veel intermediaire structuren en organen zowel op Vlaams, provinciaal als lokaal niveau (meer dan 590 volgens de VVP) Het systeem van koppelsubsidies, waarbij provincies en gemeenten zonder eigen beleidsruimte verplicht worden met subsidies over de brug te komen ten gevolge van Vlaamse beleidsbeslissingen, maakt het administratieve proces nodeloos lastig en is tegengesteld aan de opvatting van verantwoordelijke beleidsniveaus.

102/242

Er is nog veel specifiek toezicht georganiseerd op basis van de verschillende sectorale regelgevingen. Projectomschrijving De Vlaamse Regering wil op korte termijn een aantal beslissingstrajecten opzetten in de richting van een vereenvoudigde interne bestuursorganisatie in Vlaanderen. Het uitgangspunt van deze interne staatshervorming is het verkorten en versnellen van ketens van dienstverlening en beleid. De bestuursopbouw vertrekt van het principe van de subsidiariteit. In de beleidsvoering ligt de nadruk op de gemeenten aan de ene kant en Vlaanderen aan de andere kant. De provincies leggen het accent op grondgebonden materies. Er komt een sluitende lijst met de provinciale opdrachten terzake. Voor de niet-grondgebonden materies moet grondig geanalyseerd worden voor welke processen de provincie het meest efficiënt kan optreden. Er wordt een beperkte gesloten lijst van deze bevoegdheden/taken opgesteld. Daarbij wordt rekening gehouden met een historisch gegroeide taakinvulling die verschillend is per provincie mits dit de grote lijnen van de staatshervorming respecteert. Per bestuurslaag komen er maximaal homogene sleuteltaken. Per beleidssector komen slechts 2 bestuurslagen tussen in de verschillende processen. Er komt een drastische vereenvoudiging van de intermediaire structuren op alle niveaus. Gemeenten behoren nog tot zo weinig mogelijk geografisch verschillende structuren. Structuren die niet functioneel meer zijn worden afgeschaft. Structuren die functioneel dicht tegen elkaar aanleunen worden geclusterd. In dit kader wordt ook een inventaris opgesteld van de koppelsubsidies en worden de vereiste decretale wijzigingen uitgewerkt om die koppelsubsidies af te schaffen. Per beleidssector worden de toezichtsregelingen kritisch herbekeken. Er wordt een inventaris opgemaakt van alle bestaande vormen van specifiek toezicht. Die vormen van specifiek toezicht met beperkte meerwaarde worden afgeschaft en geïntegreerd in het algemeen toezicht. Scope In scope Buiten scope Domeinen (inhoudelijk)

alle beleidsdomeinen

VVSG VVP


Fiche 130103 uit fase 1

Fiche 150202 uit fase 1 Fiche 130602 uit fase 1 Fiche 130402 uit fase 1

103/242

Aanpak & timing Het plan van aanpak verloopt volgens de volgende principes: - horizontale methodiek binnen de verschillende beleidssectoren - verschuivingen in alle richtingen van bevoegdheden, mensen en middelen - gefaseerde implementatie, maar eerste luik voor 1/1/2013 - ‘nullijn’: Vlaamse Regering neemt geen beslissingen meer die tegen de principes

van de interne staatshervorming ingaan Projectstructuur en aanpak fase 1 : inventarisatie en consultatie – maart/april 2010 - de Vlaamse Regering geeft opdracht aan het CAG om de bestuurlijke organisatie in de verschillende beleidsdomeinen te inventariseren en om concrete voorstellen te formuleren in het licht van de doelstellingen van de interne staatshervorming (sjabloon inventarisatie interne staatshervorming): a) inventarisatie tegen 7 april b) doorbraken en quick wins tegen 4 mei; - De Vlaamse Regering nodigt de lokale besturen (VVSG) en provincies (VVP) uit om zelf ook visie, doorbraken en quick wins te formuleren Fase 2: opstellen Groenboek – mei/juni 2010 screening en analyse van de voorstellen: - toetsing voorgestelde doorbraken en quick wins aan doelstellingen regeerakkoord; - vergelijking tussen inventarisatie en voorstellen van CAG, VVP en VVSG - opmaak groenboek = eerste visietekst van de Vlaamse Regering over bestuurlijke organisatie in de verschillende sectoren - bespreking van groenboek in het Vlaams Parlement Fase 3: overleg in Bestuursforum – september/oktober 2010 - voorstelling groenboek in tijdelijk ‘Bestuursforum’ (= kern Vlaamse Regering, 3

politieke vertegenwoordigers provincies, 3 politieke vertegenwoordigers gemeenten en vertegenwoordiger CEEO);

- overleg mondt uit in een witboek Fase 4: uittekening implementatietrajecten – november/december 2010 Fase 5: implementatie – januari 2011-2014 Risico’s / maatregelen Risico’s & beperkingen Impact* Voorgestelde maatregelen Gebrek aan betrokkenheid en draagvlak beleidsdomeinen

H -Monitoring via CAG -Contacten trekker en projectverantwoordelijke met de betrokken SG’s - betrekken bevoegde minister en kabinet, samen met minister van Binnenlands Bestuur

Gebrek aan input van de H - Monitoring via CAG

104/242

beleidsdomeinen -Contacten trekker en projectverantwoordelijke met de betrokken SG’s -betrekken bevoegde minister en kabinet, samen met minister van Binnenlands Bestuur

Geen concrete voorstellen van doorbraken maar theoretische beschouwingen

H - Monitoring via CAG -Contacten trekker en projectverantwoordelijke met de betrokken SG’s - betrekken bevoegde minister en kabinet, samen met minister van Binnenlands Bestuur

Weerstand tegen veranderingen en afschaffingen in eigen beleidsdomein

H Duidelijke regeringsbeslissingen

Gebrek aan politieke overeenstemming over de bestuursniveaus over visie, doorbraken en quick wins

H - Monitoring via CAG - Bespreking in Bestuursforum

Gebrek aan input vanuit VVP en/of VVSG

- Monitoring via CAG - overleg en afstemming met VVP en VVSG

* Legende: H = hoog risico en sterke impact op resultaat & realisatie M = gemiddeld risico en impact L = laag risico en beperkte impact Bijdrage tot de strategische doelstellingen van het meerjarenprogramma Indicator 1.1: aantal interveniërende (beslissingsbevoegdheid) bestuurslagen (democratisch gelegitimeerd) en aantal intermediaire structuren op Vlaams niveau per beleidsveld/domein Indicator 1.2: meer bevoegdheden voor de lokale besturen Indicator 1.3: een sluitende lijst van bevoegdheden met grondgebonden karakter voor de provincies norm: - per beleidssector komen slechts twee bestuurslagen tussen in de verschillende processen - drastische vereenvoudiging van intermediaire structuren en organen op alle niveaus.

105/242

Kosten-Baten-analyse Kosten Kosten Intern/extern?**Inzet personeel Agentschap voor Binnenlands Bestuur voor dit sleutelprojekt: 1 VTE voltijds gedurende 12 maanden. Bij overdracht van bevoegdheden, mensen en middelen naar andere bestuursniveaus zal dit op termijn ertoe leiden dat het personeelsbestand en de personeelsbudgetten geïmpacteerd worden. De omvang daarvan is momenteel niet in te schatten.

** Kosten van de Vlaamse administratie (“intern”) of externe kosten voor andere stakeholders (“extern” of eventueel gespecifieerd welke doelgroepen of organisaties). Kwalitatieve baten Kwalitatieve baten Intern/extern?**Efficiënter en effectiever bestuur Kortere en snellere besluitvormingsprocessen Duidelijkere verantwoordelijkheden voor burger en bestuur Let wel: omvang is afhankelijk van de geformuleerde doorbraken – op dit moment niet inschatbaar

** Baten van de Vlaamse administratie (“intern”) of externe baten voor andere stakeholders (“extern” of eventueel gespecifieerd welke doelgroepen of organisaties). Kwantitatieve baten Kwantitatieve baten Intern/

extern? **

In kosten-baten-analyse?

of Kortere besluitvormingsprocessen leiden tot minder administratieve lasten en ermee samenhangende kosten

Beperking van personeelsinzet en dito kosten door beperking van aantal tussenkomende bestuurslagen en -entiteiten

Vermijden van dubbele overhead Meer bevoegdheden voor de lokale besturen Een sluitende lijst van bevoegdheden met grondgebonden karakter voor de provincies

Let wel: omvang is afhankelijk van de geformuleerde doorbraken – op dit moment niet inschatbaar

106/242

** Baten van de Vlaamse administratie (“intern”) of externe baten voor andere stakeholders (“extern” of eventueel gespecifieerd welke doelgroepen of organisaties). Betrokkenen uitwerking sleutelproject Trekker: Guido Decoster Projectverantwoordelijke: Ann François Betrokken partijen (in de uitwerking van het sleutelproject)

Entiteit (intern) / organisatie (extern) Vertegenwoordiger Intern: 13 beleidsdomeinen/SG DAR – Martin Ruebens Ivo Van Den Bossche BZ – Luc Lathouwers Günter De Schepper FB – Hedwig Van der Borght Willy Verschuere IV – Koen Verlaeckt Kris Franssens EWI – Dirk Van Melkebeke Pierre Verdoodt OV – Micheline Scheys WVG – Marc Morris Isabelle Van Vreckem CJSM – Christine Claus Ellen De Clercq WSE – Dirk Vanderpoorten Ann Van Den Cruyce LV - Jules Van Liefferinge Sonia Demeuter en Hugo Van

Driessche LNE - Jean Pierre Heirman Caroline Thys MOW – Fernand Desmyter Yves Rubens RWO – Guy Braeckman Christophe Pelgrims extern VVSG Marc Suykens VVP Raymond Van Loock CEEO Geert Bouckaert

107/242


fiche 2.1. Strategische doelstelling 2 De Vlaamse overheid verhoogt haar aanpassingsvermogen om meer te doen met minder

Sleutelproject 2.1: Rationalisatie managementondersteunende dienstverlening Situering - Kwalitatieve vaststellingen:

Er is vanuit Vlaanderen in Actie, pact 2020, maar ook vanuit het Regeerakkoord en de CEEO de duidelijke vraag aan de Vlaamse administratie om inzake managementondersteunende dienstverlening een plan van aanpak met het oog op efficiëntiewinsten te formuleren. Deze vraag stelt men vandaag, gezien de budgettaire situatie, enkel nog luider. We willen immers de nodige besparingen zo weinig mogelijk ten koste van het beleid realiseren. De vraag naar meer efficiëntie van managementondersteunende dienstverlening heeft dus het positieve gevolg ‘releasing resources to the front’: de besparingen op ondersteunende processen maken middelen vrij om de primaire processen te versterken. Daarnaast blijkt eveneens uit een studie in het kader van het Steunpunt Bestuurlijke Organisatie dat er nog ruimte is voor verdere efficiëntiewinsten en dat de vooropgestelde inrichting en aansturing van gegroepeerde diensten volgens het dienstencentrum -concept tot nu toe onvoldoende gelukt is inclusief de gemeenschappelijke aansturing, dienstverleningscontracten, klantgedreven functionering, boekhoudkundige vereisten, prestatieopvolging en een bedrijfsgerichte cultuur. De responsabilisering van de vraagzijde via budgetoverheveling blijft uit. Benchmarks maken duidelijk dat we tegenover Nederland niet slecht scoren, maar de Nederlandse overheid heeft traditioneel een sterke traditie van fragmentatie en verkokering. Men komt daar nu van terug, niet alleen omwille van de budgettaire druk maar ook om redenen van professionalisering.

- Kwantitatieve vaststellingen:

108/242

Uit de thema-audit blijkt dat er in plaats van de bij BBB vooropgestelde 26 MOD’s er nu 33 zijn waarvan 16 een klantengroep hebben beneden de 500. Er zijn zelfs 9 MOD’s met een klantengroep rond de 200. IAVA heeft verder vastgesteld dat de personeelscapaciteit ingezet voor managemementondersteunende dienstverlening de laatste jaren nog verder is toegenomen, dit zowel op niveau van de centrale MOD’s als op entiteitsniveau. IAVA stelde geen duidelijke correlatie vast tussen de omvang van een MOD of de grootte van de klantengroep van een MOD enerzijds en het percentage van personeelscapaciteit dat wordt ingezet voor managementondersteunende dienstverlening bij de klanten van een MOD anderzijds. Er blijkt bovendien geen correlatie tussen eigen personeelsinzet en uitbesteding voor MOD’s.

Projectomschrijving Doelstelling De managementondersteunende diensten optimaal organiseren, zodat de dienstverlening efficiënter en kwaliteitsvoller verloopt. Hierdoor kan de administratie meer middelen aan beleidsdoelstellingen besteden. Projectbeschrijving Er wordt gekozen voor een pragmatische “van onderop –strategie” aangezien de werkgroep meent dat deze de meeste slaagkans heeft op werkelijke realisatie van de doelstelling. Toch onderkent de werkgroep de nood aan duidelijke engagementen, duidelijke streefdoelen en indicatoren om de vooruitgang op te volgen en het resultaat te kunnen beoordelen. Deze streefdoelen kunnen slechts op een onderbouwde wijze tot stand komen en met voldoende gedragenheid op basis van een nodige voorbereidende fase of proefproject(en). Projectaanpak Deze projectomschrijving en -aanpak kwam in consensus binnen de werkgroep met gemandateerde vertegenwoordigers van de 13 beleidsdomeinen tot stand. Voorbereidende fase

4. Deel I: i. Scope: efficiëntie van de 33 Management Ondersteunende

Diensten van de Vlaamse overheid ii. Timing: 1 mei tot en met 30 september 2010 iii. Wat: na een kort maar degelijk haalbaarheidsonderzoek volgens

een vooraf bepaalde methodologie beschrijft elk beleidsdomein de knelpunten en de opportuniteiten voor efficiëntie en werkt deze uit in projecten binnen of tussen beleidsdomeinen. Deze kunnen liggen in meer en nieuwe samenwerking, breder gebruik van gemeenschappelijke systemen, optimalisatie van processen en tal van andere zaken.

iv. Doel: duidelijke engagementen en streefdoelen met betrekking tot efficiëntiewinsten door middel van andere werking en/of organisatie van de MOD’s worden per beleidsdomein

109/242

omschreven en in oktober aan de Vlaamse Regering voorgelegd.

5. Deel II:

i. Scope: kwaliteit van de 33 Management Ondersteunende Diensten van de Vlaamse overheid

ii. Timing: 1 mei tot en met 30 september 2010 iii. Wat: beschrijving van goede praktijken inzake toepassing door

de Management Ondersteunende Diensten van het dienstencentrumconcept. Dit bestaat uit volgende componenten8: geresponsabiliseerde entiteit, klantgedreven functioneren, kostentransparantie, performante dienstverlening, marktgerichte bedrijfscultuur, responsablisering van de vraagzijde, permanente bijsturing en verbetering van het dienstenaanbod.

iv. Doel: alle Management Ondersteunende Diensten die voor meer dan 1 entiteit werken, werken tegen een nog te bepalen deadline volgens het dienstencentrumconcept.

6. Deel III:

i. Scope: efficiëntie en kwaliteit van de gemeenschappelijk georganiseerde management ondersteunende dienstverlening op VO-niveau

ii. Timing: 1 mei tot en met 30 september 2010 iii. Wat: alle gemeenschappelijke dienstverleners zullen worden

bevraagd optimalisatievoorstellen te doen met het oog op de implementatie van het dienstencentrumconcept.

iv. Doel:duidelijke engagementen en targets met betrekking tot implementatie van het dienstencentrumconcept voor de gemeenschappelijk georganiseerde management ondersteunende dienstverlening worden omschreven en in oktober aan de Vlaamse Regering voorgelegd.

Streefdoelbepaling en implementatiefase Concretisering en voorstel van implementatie op basis van de rsultaten van de voorbereidende fase Scope In scope Buiten scope Domeinen (inhoudelijk)

Zie projectomschrijving

Projecten (lopend,

Fiches uit fase 1 (december 2009):

8 Beslissing van de Vlaamse Regering van 1 februari 2002

110/242

gedefinieerd)

- optimalisatie van de

werking van de secretariaten van de strategische en technische adviesraden (fiche 130105)

- optimalisering samenwerking MOD FB en MOD BZ (fiche 030202)

- optimalisatie MOD O&V (fiche 060201)

- herstructurering van de MOD L&V (fiche 100102)

- door aangepaste structuur komen tot betere interne samenwerking en efficiëntieverbetering (fiche 100402)

- operationalisering module Time & labor Vlimpers (fiche 140702)

- pilootproject voor het gebruik van poules voor het flexibel inschakelen van communicatie-expertise (fiche 150102)

- AgO Synergy competentiepooling P&O (fiche 150205)

intern dienstenplatform (fiche 150202)

Risico’s / maatregelen

Risico’s & beperkingen Impact Voorgestelde maatregelen Gebrek aan draagvlak bij de Hoog -Trekker en projectverantwoordelijk

111/242

leidend ambtenaren bezoeken alle managementcomités met vraag voor visie en reactie op principes en mogelijk plan van aanpak. -project uitwerken met een werkgroep en een bredere klankbordgroep. -van onderop - aanpak

Verschillende visies op management ondersteunende dienstverlening

Hoog -Deze aanpak vraagt niet perse consensus VO-breed over het hoe, maar wel binnen het beleidsdomein. -Degene die aangeduid is als gemandateerd voor het beleidsdomein moet tijd en ruimte krijgen om voldoende te kunnen overleggen en aftoetsen binnen het beleidsdomein.

Weerstand tegen gemeenschappelijk

Hoog -De aanpak is niet louter gemeenschappelijk en staat eerder voor een organisch, want gebaseerd op reeds bestaand vertrouwen, groeien naar minder maar grotere MOD’s. -Wat nu georganiseerd is in gemeenschappelijke dienstverleningscentra is onderwerp voor optimalisatie zowel van kwaliteit als van efficiëntie en maakt dus ook deel uit van het project.

Weerstand vanuit vakbondshoek

Hoog De aanpak wordt afgetoetst op een informeel overleg met de vakbonden. Daar is het ook de bedoeling hun visie en ideeën te beluisteren.

Weerstand van de betrokken personeelsleden

Hoog -via het netwerk van afdelingshoofden zou er een gemeenschappelijke interne communicatiestrategie moeten worden afgesproken. Er zal moeten worden benadrukt dat het ondanks het feit dat het de bedoeling is in managementondersteuning te besparen, niet de bedoeling is mensen te ontslaan. Er moet natuurlijk wel een andere oplossing gevonden worden.

Vermindering van aantal Management ondersteunende diensten maar vermeerdering van aantal management ondersteunende functies zodat het uiteindelijke doel niet bereikt wordt

Gemiddeld -Samenwerking inzake managementondersteuning moet wel degelijk tot efficiëntie leiden. Duidelijke engagementen en targets zullen worden voorgelegd aan de Vlaamse Regering.

Bijdrage tot de strategische doelstellingen van het meerjarenprogramma

112/242

Dit project draagt rechtstreeks bij tot de doelstelling ‘meer doen met minder’. Kosten-Baten-analyse Kwalitatieve baten Managementondersteuning zal kwaliteitsvoller georganiseerd zijn doordat op alle niveaus het dienstencentrumconcept wordt toegepast. Hogere tevredenheid over de dienstverlening van management ondersteunende diensten. Kwantitatieve baten Kwantitatieve baten In kosten-baten-

analyse? of Efficiëntiewinsten in de management ondersteunende dienstverlening. Hierdoor kan de administratie meer middelen aan beleidsdoelstellingen besteden.

Kosten-baten-tabel Onderliggende assumpties:

Investeringskosten: • Werklast intern bij de uitwerking van het project: • Inzet Werkgroep van 13 deelnemers: inzet deelnemers 1 dag om de 2 weken

gedurende 6 maanden. • Inzet klankbordgroepen, 2 klankbordgroepen van telkens 20 deelnemers: 2 dagen

per maand gedurende 12 maanden. • Inzet projectverantwoordelijke: 3,5 dagen per week gedurende 12 maanden. • Inzet trekker: 0,5 dagen per week gedurende 12 maanden. Opzet sharepoint: Baten Vermeden kosten: besparing in kosten van managementondersteunende diensten. Duidelijke engagement en targets zullen op basis van een korte maar degelijke haalbaarheidsstudie in oktober aan de Vlaamse Regering worden voorgelegd. Deze streefdoelen kunnen slechts op een onderbouwde wijze tot stand komen en met voldoende gedragenheid op basis van een nodige voorbereidende fase of proefproject(en). Betrokkenen uitwerking sleutelproject

113/242

Trekker Erik Portugaels, afgevaardigd bestuurder nv De Scheepvaart. Projectverantwoordelijke Barbara Van den Haute, adviseur Agentschap voor Overheidspersoneel Betrokken partijen (in de uitwerking van het sleutelproject)

Entiteit (intern) / organisatie (extern) Vertegenwoordiger L&V Jules van Liefferinge CJSM An Vrancken WSE Katrien Vereecken MOW Antoine Reniers DAR Hugo Hoogwijs BZ Luc Lathouwers/ Frans Cornelis/

Kristel Gevaert FB

Gonda Cock LNE Frank Van Sevecoten O&V Jan Van Mulders IV Koen Verlaeckt EWI Dirk Van Melkebeke WVG Katrien Verhegge RWO Dany Vissers

114/242


fiche 2.2. Strategische doelstelling 2 De Vlaamse overheid verhoogt haar aanpassingsvermogen om meer te doen met minder

Sleutelproject 2.2: Nuttige rationalisering ter ondersteuning van een klantgedreven ICT Projectomschrijving Dit project heeft als doel dat de Vlaamse Overheid in haar totaliteit met ICT meer kan doen met dezelfde ICT-middelen, door de kosten voor het beheer van de infrastructuur en de kosten voor aansturing, opvolging en ontwikkeling te doen dalen, zodat er meer budgettaire ruimte is voor nieuwe innovatieve ICT-realisaties ten voordele van de klanten van de Vlaamse Overheid. De doelstelling van dit project is om maximaal te komen tot nuttige rationaliseringstrajecten binnen de Vlaamse Overheid. Daarbij worden ook 3 ondersteunende deelprojecten gedefinieerd die in een en/en-verhaal bijdragen aan deze nuttige rationalisering binnen ICT met name:

• Het verhogen van de investeringen in interoperabiliteit en services. • het versterken van de vraagzijde op het vlak van business-it alignment • verder aanvullen/bijsturen gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod op

basis van de gemeenschappelijke behoeften van de entiteiten. Het subproject “het verhogen van de investeringen in interoperabiliteit en services” wordt opgenomen in het doorbraaktraject 3.1 maar mede ondersteund vanuit dit project. Scope Vanuit de projectomschrijving, de besprekingen van vorige versies op het CAG en de besprekingen in werksessies worden volgende doelstellingen en deelprojecten gedefinieerd. a. nuttig rationaliseren van ICT Binnen de bestaande structuren van E-IB en CORVE en andere interne leveranciers van IT-diensten wordt mede geïnvesteerd in het nuttig rationaliseren van het ICT-beheer. Nuttig in de zin dat de shared producten en diensten die ontwikkeld en aangeboden worden op het niveau van de Vlaamse Overheid zo geleverd worden dat ze een toegevoegde waarde hebben voor het grootste deel van de entiteiten van

115/242

de Vlaamse overheid in de realisatie van hun doelstellingen zoals deze gespecificeerd zijn in de beheersovereenkomsten en managementovereenkomsten. Dit zowel op het vlak van dienstverlening als op het vlak van een efficiënt beheer van de middelen.. Er wordt onderscheid gemaakt tussen 2 niveaus van nuttige rationalisering:

- rationaliseringstrajecten op het vlak van de generieke infrastructuur en platformen

Er zijn ontegensprekelijk een aantal voordelen te realiseren op het vlak van rationalisering van infrastructuurcomponenten en platformen. Het gaat hier over gemeenschappelijke omgevingen zoals gemeenschappelijke datacentra (met een breed gamma aan diensten) , gezamenlijke netwerkinfrastructuur, server- en storageinfrastructuur, e-mail-omgevingen, collaboratieve omgevingen, …. Het aanbod moet ook een voldoende gedifferentieerd te zijn om tegemoet te komen aan de behoeften van verschillende groepen klanten, zonder te vervallen in een te groot aantal variaties waardoor de schaalvoordelen teniet zouden kunnen gedaan worden..

- rationaliseringstrajecten op het niveau van de middleware en de specifieke toepassingen.

Ook op het niveau van de middleware en de specifieke toepassingen die entiteiten ontwikkelen kunnen schaalvoordelen worden gerealiseerd. Ook hergebruik van generieke componenten en applicaties zijn mogelijk. De uitdaging is om een zicht te krijgen op al deze ontwikkelingen via een applicatie-portefolio beheerd door alle entiteiten. Hierdoor wordt een actief brokerschap gestimuleerd en krijgen de entiteiten zicht op wat ontwikkeld is en eventueel kan hergebruikt worden bij andere entiteiten. Om deze nuttige rationalisering meetbaar en aantoonbaar te kunnen realiseren wordt het comply or explain principe verder uitgewerkt:

- Bij het opzetten/aanpassen van shared diensten en producten wordt er maximaal rekening gehouden met de vragen van de klanten rond deze diensten en producten. Zo wordt pro-actief duidelijk dat door een dienst of product zo vorm te geven het grootste deel van de Vlaamse Overheidsdiensten (entiteiten) haar werking kan verbeteren en haar doelstellingen beter kan realiseren.

- Het invoeren van een comply or explaintoets. Op voorwaarde dat de shared producten en diensten die ontwikkeld werden voldoen aan de vorige voorwaarde en ook zo gedocumenteerd werden (= als aanbod voor 80% van de VO-entiteiten) dan dient een entiteit eerst een aftoetsing/evaluatie te doen of dat het project kan gerealiseerd worden met wat shared bestaat. Er dient dus geëxpliciteerd worden (explain) indien men geen gebruik gaat maken van deze diensten (via een business-case). Net zo goed wordt de efficiëntie van de shared producten en diensten aangetoond met een sluitende business case.

116/242

- Op het niveau van de applicatieportfolio (maar ook serviceportfolio) dienen de entiteiten bij elke nieuwe ontwikkeling eerst te verifiëren of er al gelijkaardige applicaties/processen/… werden gedocumenteerd en of deze al dan niet herbruikbaar zijn.

Ten eerste is het belangrijk dat het er hier niet gaat om een “big bang”-strategie die entiteiten op korte termijn verplicht om zich te conformeren aan deze gerationaliseerde diensten en producten. Op het niveau van de entiteiten dienen wel engagementen worden aangegaan om rationaliseringstrajecten op te zetten op het ritme van bijvoorbeeld aflopen van contracten, vernieuwing van technologie of grote investeringen in infrastructuur, middleware of applicaties. Ten tweede is het belangrijk dat de aansturing van deze gemeenschappelijke ontwikkeling ook gezamenlijk dient te gebeuren. Met andere woorden: het strategisch medezeggenschap van diegenen die afnemen van de gemeenschappelijke diensten moet gewaarborgd worden in de structuur van de aanbieder van deze gemeenschappelijke diensten (aansturingscomité, raad van bestuur,….). Om de scope voldoende afgebakend te houden worden er 4 projecten gedefinieerd die in dit doorbraakproject zullen gerealiseerd worden:

- Het uitwerken van een vraaggestuurde aansturingsmethodiek. - Optimalisatie van de netwerkinfrastructuur. Op basis van een IAVA-audit rond

netwerken is er heel wat materiaal om een business case uit te werken die aantoonbaar kostenbesparend is op het vlak van netwerken en –netwerkgebruik.

- Optimalisatie van de datacenterinfrastructuur. Momenteel start een nieuwe bevraging rond datacentercapaciteit en diensten binnen de VO.

- Uitwerken van een applicatieportfolio en uitwisselingsstandaarden. b. verhogen van investeringen in interoperabiliteit en services Momenteel wordt er door veel entiteiten al gebruik gemaakt van verschillende services van verschillende aanbieders (zowel Vlaams als Federaal). Er is echter onvoldoende overzicht van wie wat van informatie of data heeft en hoe men deze services kan raadplegen. Om echt efficiënt te kunnen werken en maximale gegevensdeling te realiseren dient er dus samen met CORVE bijkomend geïnvesteerd worden in afspraken en standaarden ter bevordering van interoperabiliteit, het inventariseren van verschillende services en het delen ervan. In afstemming met de trekkers en projectverantwoordelijken van project 2.2. en 3.1 is beslist de realisatie van deze subdoelstelling onder te brengen in project 3.1. De realisatie van deze doelstelling blijft onverminderd noodzakelijk om dit project als geheel tot een goed einde te brengen. Er zal dan ook blijvend nauwe samenwerking zijn tussen beide projecten. c. het versterken van de vraagzijde op het vlak van business-it alignment Doorheen de jaren heen, mede door de beslissing van maximale outsourcing en de BBB-operatie, hebben veel entiteiten van de Vlaamse Overheid langs de vraagzijde een groot deel van hun kritische massa verloren om als gelijkwaardige partners met

117/242

externe partijen de verschillende programma’s en projecten te realiseren op een zo efficiënt en effectief mogelijke manier. Hierdoor verliest de Vlaamse overheid haar greep op deze ontwikkelingen en dreigt er een steeds grotere afhankelijkheid van deze externe partners. De vraagzijde dient dus dringend versterkt te worden zodat de ICT-werking ook los van de externe partners op een kwaliteitsvolle manier kan gegarandeerd worden. Naast bijscholingsprogramma’s en het in-huis versterken van business-ICT-brugfuncties is er ook nood aan het opzetten van specifieke vereniging voor ICT-personeel dat enerzijds de vraagzijde van entiteiten op permanente wijze kan versterken (detachering naar de entiteiten zelf) en anderzijds een pool van ICT-sleutelprofielen aanbiedtdie projectmatig in verschillende entiteiten inzetbaar zijn. Deze vereniging is qua vorm gelijkaardig aan de federale Smals.De organisatie ervan dient gericht te zijn op het aanwerven van eigen ICT-personeel op een kostenefficiente maar marktconforme prijs zodat de verschillende entiteiten van de Vlaamse Overheid zich kunnen versterken in hun eigen ICT-beleid, programma- en projectmanagement en hun business-IT-alignment. Zo versterken we de interne kennis van onze organisatie om beter te kunnen samenwerken met externe partners voor ontwikkeling en beheer van de verschillende toepassingen en omgevingen. Het is niet de bedoeling om het bestaande statuut voor informatici uit te hollen. Er dient tenslotte op bekeken worden waar dit best binnen de Vlaamse Overheid wordt geplaatst. Om de scope van dit project voldoende afgebakend te houden wordt er voor geopteerd enkel de uitwerking van een vereniging voor ICT-personeel op te nemen als project. d. Verder aanvullen/bijsturen gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod op

basis van de gemeenschappelijke behoeften van de entiteiten. De entiteiten van de Vlaamse overheid worden aangemoedigd om geheel of gedeeltelijk af te nemen van het gemeenschappelijk dienstverleningsaanbod. Voor gemeenschappelijke behoeften waarvoor nog geen of slechts onvolledig een aanbod bestaat en waarvoor er schaal- of integratievoordelen kunnen bereikt worden door dit in het gemeenschappelijk aanbod op te nemen, dient dit te gebeuren. Vrije winkelnering verhoogt de keuzemogelijkheden van de verschillende entiteiten op het vlak van ICT zodat ze meer op maat maar toch binnen een groter aanbod keuzes kunnen maken. Anderzijds kan vrije winkelnering er ook toe leiden dat er onvoldoende gebruik gemaakt wordt van het bestaande aanbod. Vrije winkelnering dient dus gepast ingevuld worden en bijdragen aan de realisatie van de strategische doelstelling van rationalisatie maar ook aan de strategische doelstellingen van de entiteiten van de VO. Om het ICT-aanbod verder te verfijnen en af te stemmen op de realisatie van de doelstellingen van het meerjarenprogramma maar ook de doelstellingen van de agentschappen en departementen volop te ondersteunen op korte termijn:

118/242

• Binnen het bestaande dienstencontract samen met e-IB oog hebben voor producten en diensten die voor grote groep entiteiten extra toegevoegde waarde hebben en deze dan ook marktconform aanbieden.

• Indien er raamcontracten worden opgemaakt door entiteiten van de Vlaamse overheid die een toegevoegde waarde hebben voor andere entiteiten van de Vlaamse overheid dat deze worden gegund als aankoopcentrale.

Daarnaast dient op korte termijn gestart te worden met het onderzoeken van de business-behoeften voor de toekomstige (gedeelde) ICT-dienstverleningen. Daarbij moet de focus liggen op een dienstverlening die de bedrijfstrategie ondersteunt met innovatieve ICT-realisaties binnen een kader waar de kosten voor het infrastructuurbeheer en de kosten voor aansturing, opvolging en ontwikkeling dalen. Dit kan enkel gerealiseerd worden als ook de interne ICT-organisatie voldoende sterk is om deze rol op te nemen. Daarbij is het noodzakelijk dat er een duidelijk transparant financieel model wordt uitgewerkt voor gemeenschappelijke dienstverlening. Dit is een kritische succesfactor voor een vernieuwde interne ICT-organisatie. Tegen 2013 moet deze interne organisatie in staat zijn om in een nieuwe omgeving te werken strategische, risicobeheerste, onderbouwde beslissingen te nemen rond de (gedeelde) ICT-dienstverlening (waarbij de vroegtijdige opzegging van het huidige GID-contract mee in overweging zal genomen worden). Binnen de scope van dit project vallen:

- Toekomstige behoeften voor ICT-dienstverlening in kaart brengen met het oog op een strategische keuze op het vlak van ICT- dienstverlening tegen 2013: hiervoor dient de nodige methodiek verduidelijkt te worden.

- Communicatie van de benodigde (nog te bepalen) stuurgegevens van de huidige dienstverleningen aan de leidend ambtenaren zodat de transparantie naar hen gewaarborgd blijft.

- Het (mede)delen van raamcontracten. Indien er entiteiten zijn die specifieke diensten gunnen of gaan afnemen van andere contracten dan deze van het GID wordt gevraagd om op te treden als aankoopcentrale en hierover te communiceren.

Samenvattend geeft dit volgende scope In scope Status Domeinen (inhoudelijk)

- rationalisatie van ICT op het vlak van infrastructuur, middleware en applicaties - versterken van de vraagzijde met ICT-competenties - ICT-dienstverlening en –aanbod.


A. nuttig rationaliseren van ICT a. Het uitwerken van een vraaggestuurde

aansturingsmethodiek b. Optimaliseren van de netwerk-

infrastructuur

Te plannen Opgestart

119/242

c. Rationalisering van de datacenters d. Applicatieportfolio

B. Investeren in interoperabiliteit en services Voorlopig volledig buiten scope. Opgenomen in 3.1. Indien nog hiaten kan opgenomen worden in deze fiche. C. Versterken van de vraagzijde

a. vereniging ICT-personeel D. Verder aanvullen/bijsturen ICT

dienstverleningsaanbod a. Toekomstige business-behoeften voor

ICT b. Verzamelen van gegevens over de

huidige dienstverleningen en hierover communiceren naar de leidend ambtenaren

c. Portaal raamcontracten

Opgestart Opgestart Ontwerp Te plannen Te plannen Te plannen

Er wordt vanuit gegaan dat wat niet in scope genomen is buiten scope staat dit het oog op voldoende beheersbaarheid en het houden van de focus. Dit betekent niet dat binnen andere bestaande diensten en entiteiten geen projecten zijn die raakvlakken hebben met deze projecten. Deze blijven volledig ondersteunt binnen de bestaande afspraken en timings en dragen in die zin impliciet bij aan het realiseren van deze doelstellingen. Uitwerking per project In dit hoofdstuk wordt per gedefinieerd project de high level aanpak en timing uitgewerkt, de verantwoordelijken voor de uitvoering van het project aangeduid, de risico’s in kaart gebracht alsook de kosten/baten waar mogelijk reeds aangeduid. Methodiek voor vraaggestuurde aansturing Een vraaggestuurde aansturing van ICT vertrekt vanuit een strategisch medezeggenschap van de verschillende klanten van ICT-diensten. ICT dient de bedrijfsstrategie maximaal te ondersteunen en helpen bij het realiseren van de doelstellingen van de organisatie (beheersovereenkomst, managementovereenkomst,…). De verschillende bedrijfsstrategieën van de entiteiten van de Vlaamse Overheid vormen zo de basis om gemeenschappelijke ICT-diensten te zoeken. Daarbij is, naast strategisch medezeggenschap, ook de noodzaak van een goede risicobeheersing een belangrijke voorwaarde voor succes. De vraaggestuurde afstemming kan slechts succesvol zijn als er voldoende draagvlak bij de verschillende entiteiten van de Vlaamse Overheid Hiervoor is een goed samenwerkingsmodel essentieel waarbij de deelnemende entiteiten daadwerkelijk inbreng kunnen doen, zowel op inhoud als op prioriteiten en besluiten.

120/242

Een eerste traject dat moet gelopen worden is deze van visie en strategie op ICT-diensten, eventueel geconcretiseerd naar domeinen (infrastructuur, applicaties,….). De business zit hier in de “driving seat”. Slechts indien dit met vertrouwen kan afgewerkt worden kan in een tweede fase de business case geschreven worden. Vanuit een engagement dat er vertrokken wordt van wederzijds vertrouwen. Schematisch geeft dit het volgende:

Vraa

gstu

ring

Aan

bod

alte

rnat

ieve

n Infrastructuur alternatieven

Verschillende varianten(technologie – organisatie)

Ahv. kostendriversEva

luat

ieP

rinci

pes

Visie opbouwProjecten

(visie realisatie)

Weten wat we nodig hebben.

Business processen worden ondersteund door toepassingen

Kwaliteitseisen infrastructuur

Kostprijs

Evaluatie van de scenario’s

Resultaten

Meerjaren planning

Inzicht in elkaars behoefte

(begrip -> vertrouwen)

Betrokkenheid en sturing

(besluitvormingsstructuur)

Zelfde referentiekader

Business case

(samen) eisen

opstellen

Evaluatieoffertes

Offertes aanbieden

De voorgestelde methodiek dient verder uitgewerkt en uitgetest te worden in concrete projecten. Dit zal gebeuren in de projecten consolidatie datacentra (zie 32) en netwerkoptimalisatie (zie 3.3). Vanuit de evaluatie van deze projecten zal deze methodiek indien nodig verder verfijnd en aangepast worden. De kosten verbonden aan dit onderdeel zijn eerder beperkt. Doordat ze in concrete projecten wordt ingeschoven wordt ook tegelijkertijd haar deugdelijkheid bewezen. De kosten situeren zich op een stuk externe begeleiding van de trajecten en de investeringen van de CIO’s en verschillende medewerkers in werken afstemmingsvergaderingen. De kost van de externe begeleiding ligt rond de 50.000 euro. De inzet van de interne medewerkers bedraagt 3 (CIO’s) tot 5 a 8 mandagen voor inhoudelijke en technische medewerkers. De baten zijn tweeërlei. Ten eerste zijn er de kwalitatieve baten dat de vraagzijde haar behoeften beter kan weergeven en meegeven aan de leveranciers. Dit levert ten ook kwantitatieve baten op, in de zin dat de prijzen van de aangeboden diensten deze behoeften ook beter zullen dekken. Het grootste risico is dat er te beperkt engagement is van de leidend ambtenaren van de verschillende entiteiten. Om dit te remediëren wordt er per concreet project een

121/242

engagement gevraagd via het CAG. Dit gebeurt al voor het project netwerkoptimalisatie op 28 april. De opstart van dit project zal kort na het CAG van 28 april worden gerealiseerd. Gelet op de strikte timings voor datacenters is dit een noodzakelijkheid. De eerste resultaten worden verwacht tegen oktober 2010. Consolidatie datacentra9 Momenteel gebruiken de entiteiten van de Vlaamse overheid verspreide faciliteiten voor de opslag van hun gegevens en het herbergen van applicaties. Dit gebeurt dit in:

• gezamenlijke faciliteiten (o.a. beheerd door eIB) • faciliteiten in eigen beheer • faciliteiten aangeboden door externe leveranciers

In het kader van de net afgelopen netwerkaudit van IAVA werd ook een (gedeeltelijke) inventarisatie gemaakt van de huidige datacenters van de Vlaamse overheid. De resultaten en aanbevelingen zijn nog niet gepubliceerd, maar kunnen ook kwantitatieve conclusies bevatten over de huidige heterogeniteit. Doel van dit project is het consolideren van de bestaande datacenter infrastructuur van de Vlaamse overheid: zowel de datacenters in eigen bezit, als de uitbestede faciliteiten. Op basis van een grondige studie van de huidige situatie en een aantal optimalisatiemogelijkheden, wordt een business case ter ondersteuning van de consolidatie uitgeschreven en uitgevoerd. Aanpak & timing Dit project loopt in grote mate parallel met het zoeken naar een alternatief voor het huidige datacenter in het Boudewijngebouw, tegen 2015. De inspanningen die in ieder geval voor die migratie moeten gebeuren, kunnen best ook onmiddellijk rekening houden met toekomstige integratie van andere bestaande of geplande datacenters. Gezien de praktische en technische complexiteit moet wel duidelijk zijn dat een dergelijke consolidatie-oefening een lange doorlooptijd heeft. Een sterk gefaseerde aanpak is dus noodzakelijk, waarbij op korte termijn vnl. zal gefocust worden op een maximale integratie van nieuwe datacenters + de verhuis van het Boudewijn-datacenter. Op middellange termijn dient werk gemaakt te worden van een strategie en visie op datacenters en kunnen dan ook de business cases gemaakt worden voor de consolidatie van andere bestaande datacenters. 9 een datacenter is een afgeschermde faciliteit waar ICT-apparatuur (computersystemen, opslagcapaciteit, communicatieverbindingen, …) wordt ondergebracht en operationeel beheerd.

122/242

Timing (in parallel loopt hiernaast het verhuisproject van Boudewijn!): 1. inventarisatie datacenter-infrastructuur (deels in IAVA-netwerkaudit, 2009-

2010) 2. inventarisatie datacenterbehoeften binnen de Vo (2010, via eIB en BIA) 3. formuleren visie m.b.t. datacenters (2010, BIA) 4. formuleren adviezen voor nieuwe datacenters (2011, BIA) 5. opstellen consolidatieplannen voor nieuwe en bestaande datacenters 6. uitvoeren consolidatieplannen

Risico’s / maatregelen Een beperking voor dit project is de autonomie van elke entiteit op het vlak van ICT. Een consolidatie-oefening moet daarom:

• enerzijds duidelijke voordelen bieden voor de werking van een individuele entiteit zowel in kader van de realisatie van de doelstellingen als voor de efficiënte inzet van middelen.

• anderzijds ook ondersteund worden door een duidelijk commitment op hoog ambtelijk niveau

Een risico m.b.t. de planning is dat het proces voor de verhuis van het Boudewijn-datacenter vrij snel vooruitgang moeten kunnen boeken (om te kunnen opleveren tegen 2015), terwijl de strategische visie m.b.t. gemeenschappelijke datacenters nog niet volledig is. Er moet dus een evenwicht gevonden worden tussen operationele snelheid en strategische gedragenheid. Kosten-Baten-analyse De consolidatie van datacenters biedt een resem schaalvoordelen, zowel op inhoudelijk als financieel vlak. Zo zijn er bijvoorbeeld volgende rechtstreeks afgeleide baten:

• minder datacenters betekenen natuurlijk een reductie in het aantal verbindingen tussen de datacenters, waardoor dit project ook sterke synergieën oplevert met een optimalisatie van de WAN-infrastructuur van de Vlaamse overheid.

• indien ook andere gemeenschappelijke bouwstenen in gedeelde datacenters ondergebracht worden, zorgt dit voor een “compactere” architectuur, waardoor ook meer veiligheid en betrouwbaarheid kan gegarandeerd worden.

• delen van datacenters betekent een efficiëntere inzet van interne en externe competenties voor beheer en ondersteuning, hetgeen enerzijds de kwaliteit van dienstverlening verhoogt en anderzijds grotere specialisatie toelaat (i.p.v. de huidige gefragmenteerde kennis).

• In het kader van bedrijfscontinuïteitsmanagement zijn datacenters een risico. Door deze enerzijds te delen, maar anderzijds ook wederzijds te kunnen gebruiken als backup-lokatie, kan een efficiëntere beschikbaarheid gegarandeerd worden.

• stroomlijnen van de datacenter-infrastructuur (naar uniforme en gestructureerde opzet en beheer) betekent ook een grotere wendbaarheid naar toekomstige evoluties of strategie-wijzigingen.

123/242

Kwantitatieve baten worden later kaart gebracht bij inventarisatie van de huidige uitgaven voor datacenters binnen de VO. Dit is het eerste deel van het consolidatieproject en zal integraal deel uitmaken van de business-case. Een mogelijke kost is het eventuele verlies van wendbaarheid van elke organisatie. Dit verlies van flexibiliteit kan gecompenseerd worden door een kwalitatieve dienstverlening en een marktconforme prijszetting in de levering van de dienst, zonder dat de uitvoering van de organisatiestrategie in gevaar komt. Door de vraaggestuurde methodiek uit 4.1 hierin toe te passen wordt maximaal de afstemming gegarandeerd. Verantwoordelijken BIA-werkgroep basisinfrastructuur E-ib BZ – afdeling proces- en informatiebeheer Netwerkoptimalisatie De huidige ICT-netwerken van de Vlaamse overheid worden decentraal georganiseerd en beheerd. Specifiek voor de WAN (connecties die de lokale netwerken verbinden) is er een hybride situatie, met enerzijds een glasvezelnetwerk in eigen beheer, en anderzijds een heel aantal aparte (extern aangeleverde) verbindingen. In het kader van een recente netwerkaudit van IAVA werd een kwantitatieve studie gemaakt van de huidige WAN-verbindingen. Er werden daarbij een aantal aanbevelingen geformuleerd die enerzijds betrekking hadden op de dringende noodzaak om een visie en strategie rond netwerken op te stellen en anderzijds scenario’s aanreiken voor kostenoptimalisatie.Zodra deze resultaten gepubliceerd worden, vormen ze een vrij solide en complete inventarisatie van de infrastructuur. Doel van dit project is ten eerste om een duidelijke visie en strategie op netwerken en het beheer ervan uit te werken en te valideren (cfr opmerking MOW + LV op CAG 28/4). Hierbinnen dient ook de strategie voor het VO-net verder verfijnd worden. Ten tweede een optimalisatietraject opstarten voor de WAN-verbindingen, voornamelijk door het vervangen van (dikwijls parallelle) aparte verbindingen door een beperkter aantal verbindingen, bij voorkeur via het glasvezelnetwerk in eigen beheer. Aanpak & timing Op het CAG van 28 april 2010 werd een voorstel van werkwijze geagendeerd voor de uitwerking van een visie en strategie en een duidelijke business case. Deze zal op korte termijn opgestart worden via de werkgroep basisinfrastructuur van BIA onder voorzitterschap van Marijke Verhavert. Bedoeling is om tegen het najaar 2010 de business case te kunnen voorleggen op het CAG. Risico’s / maatregelen

124/242

Een belangrijke succesfactor in dit project is het formuleren van een strategische visie m.b.t. de architectuur die de Vlaamse overheid wil uittekenen voor haar WAN-infrastructuur. Deze visie moet de basis vormen van de concrete uitwerking in consolidatieprojecten.Dit wordt mee opgenomen in het eerste deel van de business case Een mogelijk risico is dat door de WAN-optimalisatie bepaalde entiteiten een gespreid beheer van hun omgeving zullen moeten voorzien. Deze kost moet mee ingecalculeerd worden in de beslissingen rond migratietrajecten. Een bijkomend risico zijn de huidige financieringsmechanismen voor entiteiten: om een structurele vermindering van de beheerskosten te verkrijgen (door het vervangen van huurlijnen door eigen verbindingen) moet een eenmalige grote investering kunnen gedaan worden voor aanpassing van de infrastructuur, graafwerken, … Kosten-Baten-analyse WAN-optimalisatie: de concrete baten zullen voor verschillende scenario’s in de IAVA-audit gespecifieerd worden. Naar verwachting zijn er in elk geval een heel aantal optimalisaties mogelijk met baten op korte termijn: een aantal gehuurde lijnen kunnen vrij makkelijk vervangen worden door een kortere aansluiting op het Vo-glasvezelnetwerk. De kosten worden verder in kaart gebracht bij de uitwerking van de business-case. Vanuit de IAVA-studie zijn er al high level kosten/baten beschikbaar alsook terugverdientijden maar deze moeten verder verfijnd worden. Verantwoordelijken BIA-werkgroep basisinfrastructuur E-ib BZ – afdeling proces- en informatiebeheer Applicatieportfolio Momenteel bestaan er enkel versnipperde lijsten, overzichten en databanken met gegevens over ICT-applicaties binnen de Vlaamse overheid (bijv. de beste-praktijkenlijst van IAVA). Dit zorgt voor veel dubbel werk bij entiteiten die (technisch of functioneel) gelijkaardige applicatiefunctionaliteiten ontwikkelen of aankopen. Een tweede gevolg is een zeer heterogene applicatie- en technologie-architectuur over de entiteiten heen, wat op zich ook weer aanleiding geeft tot een complexer en duurder onderhoud en integratie. Aanpak & timing Een eerste stap is het in kaart brengen van volgende gegevens over de entiteiten van de Vlaamse overheid:

o ICT-projecten o ICT-applicaties o ICT-expertise

125/242

Initieel wordt deze inventarisatie opgestart op vrijwillige basis binnen de leden van de strategische BIA-werkgroep. Als repository wordt in eerste instantie een wiki gebruikt, die toelaat om kruisverwijzijgen en keuzelijsten te gebruiken, en op een intuïtieve manier doorheen de ingevoerde gegevens te navigeren. De ingevoerde projecten, applicaties en expertise worden gecategoriseerd binnen technische en functionele domeinen, waardoor er ook op deze waarden kan gezocht en gefilterd worden. In een tweede fase zal deze databank geëvalueerd worden. Een optie die op dit moment besproken wordt, is de eventuele afstemming en samenwerking met het KPLO-initiatief van de lokale overheden (KennisPlatform voor de Lokale Overheden). Deze webgebaseerde kennisbank wordt momenteel opgezet door VVSG en V-ICT-OR, en streeft kennis- en ervaringsdeling tussen de Vlaamse steden en gemeenten na. Een alternatief is het ontwikkelen van een eigen applicatie- en kennisdatabank voor de Vlaamse overheid. Risico’s / maatregelen Een gekend risico is de bereidheid van entiteiten om in een dergelijke applicatieportfolio eigen applicaties (en projecten, expertise, ...) in te voeren en te onderhouden. Ter illustratie: V-ICT-OR kwam tot de conclusie dat in een dergelijke opzet gemiddeld amper 2% van de potentiële gebruikers van een kennisdelingssysteem ook effectief gegevens invoert... Oplossingen hiervoor zijn enerzijds een duidelijke communicatie en interne marketing, anderzijds een sensibilisering via de leidinggevenden per entiteit. Een technisch risico voor een verdere implementatie is de heterogene ICT-architectuur van de Vlaamse overheid, waardoor er bijvoorbeeld geen overkoepelend systeem kan gebruikt worden voor toegangsbeheer van een dergelijke applicatie. Indien bepaalde identificatie, rollen en verantwoordelijkheden nodig zijn, moet dit dus specifiek voor deze applicatie beheerd worden. Kosten-Baten-analyse In de eerste fase zijn de kosten beperkt tot de opzet en het beheer van de wiki (nu onder beheer van afdeling Proces- en Informatiebeleid van DBZ). Daarbij komt nog de tijd die entiteiten spenderen aan de invoer en het onderhoud van hun eigen gegevens in dit systeem. De kosten van een meer uitgewerkte applicatie in een tweede fase zullen sterk afhankelijk zijn van de te kiezen optie:

• samenwerking met de lokale besturen: te onderhandelen • implementeren van een eigen databank: ontwikkelkost van een

middelgroot applicatieproject

126/242

De baten zijn vnl. kwalitatief in te schatten: door gebruik te maken van ervaringen, projectaanpak, inhoudelijke informatie en technische componenten van andere entiteiten, kan in een ontwikkelproject:

• de doorlooptijd verkleind worden • het risico beperkt worden (lessons learned van anderen) • de toekomstige integratie vereenvoudigd worden (architecturen zijn beter

afgestemd) • de onderhoudbaarheid vergroot worden (gemeenschappelijke

componenten of aanpak leiden tot gelijkaardig beheer en onderhoud) Een focus op hergebruik van componenten of aanpak voor automatisatie van de generieke bedrijfsprocessen van de overheid leidt tot een aanzienlijke kostenbesparing. Ook het hergebruiken van puur technische bouwstenen en architecturen leiden tot grote besparingen. Verantwoordelijken BIA-werkgroep BZ – afdeling proces- en informatiebeleid Vereniging voor ICT-personeel Vanuit de noodzaak om onze eigen vraagzijde bijkomend de versterken wordt het initiatief genomen om een vereniging voor ICT-personeel, onder de vorm van een overheidsvzw op te richten. Het is niet verplicht om lid te worden van deze vereniging. De Vlaamse ICT-vereniging zorgt ervoor dat:

- de interne ICT-expertise duurzaam wordt versterkt (van belang voor de sleutelfuncties in ICT), en samenwerking structureler wordt aangemoedigd;

- ICT personeel meer kennis krijgt van de eigen architecturale normen en standaarden en de gemeenschappelijke ICT-infrastructuur;

- een ICT-CAO kan worden afgesloten, om personeel met voldoende kwalificaties te kunnen aantrekken;

- de kost van ICT-personeel wordt gedrukt; Personeel dat continu ter beschikking wordt gesteld binnen een organisatie, is goedkoper via insourcing op de IT-dienstenbudgetten

Er stelt zich hierbij een duidelijke opportuniteit om samen te werken met Smals:

• Momenteel worden er al een 200-tal ICT-personeelsleden vanuit de Smals ingezet bij Vlaamse departementen en agentschappen met een sociaal oogmerk in hun kerntaken. Deze kunnen geïntegreerd worden in de eigen vereniging en vormen zo een solide startbasis.

• Er kan beroep gedaan worden op de ondersteuning van de Smals bij het beheer van de eigen vereniging (dus binnen de eigen huisstijl en profilering). Vanuit een shared service principe kunnen zo de kosten gedeeld worden en daalt de administratieve kost per gedetacheerde naar 185 euro/maand.

127/242

• Er is geen eigen organisatie nodig van deze administratieve processen. Dit zorgt ervoor dat er geen overhead en extra administratieve kost wordt gegenereerd bij de eigen vereniging.

Deze samenwerking zorgt natuurlijk ook voor een belemmering. BTW-plichtige overheidsinstellingen zullen geen diensten kunnen afnemen van de vereniging (principe van de kostendelende vereniging). Wettelijkheid en fiscaliteit Soms wordt de wettelijkheid en de fiscale regeling van de vereniging in vraag gesteld. Dit is reeds onderzocht op basis van de werking van de Smals (die bestaat sinds 1939). De belangrijkste besluiten zijn:

1. Er is geen sprake van uitzendarbeid, maar van een sui-generis regeling, en daarom is er ook geen conflict met de wet op de uitzendarbeid.

2. Er is geen sprake van overheidsopdracht maar van samenwerkingsmodaliteiten tussen overheidsdiensten. De Smals voert haar wettelijke en statutaire opdracht uit ten aanzien van haar leden. Het Europees Hof benoemt dit als inhouse relaties.

3. Omdat het een netwerk van niet-BTW-plichtige entiteiten betreft, waarbij door de ICT-vereniging diensten kunnen worden verleend aan de leden, op basis van doorrekening aan de leden van de kosten volgens hun aandeel, en niet via mededinging op de markt zodat er geen concurrentieverstoring is, is er geen BTW-plicht.

Aansturing van de vereniging De aansturing van de vereniging is in handen van de leden van de vereniging (strategisch medezeggenschap). Elk lid (ongeacht omvang) heeft een gelijke stem in de aansturing ervan. Typisch is dit een Raad van Bestuur die de grote lijnen van de vereniging mee uitzet en de realisatie van de doelstellingen mee bewaakt. Door de samenwerking met de federale Smals is er geen noodzaak om een grote dagelijkse organisatie op poten te zetten. Dagelijkse organisatie van vereniging Omdat de vereniging zijn overhead-activiteiten afneemt van de Smals is er geen nood aan een eigen operationele organisatie van de vereniging. Er is enkel nood aan enkele personen die de administratie die vanuit de Smals wordt opgemaakt te verifiëren en te valideren (in concreto handtekenen van contracten, facturen,….). Hiervoor wordt beroep gedaan op het vrijwillig engagement van medewerkers uit de leden van de vereniging. Deze medewerkers zullen binnen hun huidige takenpakket deze functies opnemen. Kosten/Baten De baten van een eigen vereniging voor ICT-personeel situeren zich zowel op het kwalitatieve als duidelijk ook op het kwantitatieve.

128/242

Kwalitatieve baten zijn zoals al gesteld dat de vraagzijde versterkt wordt en de eigen ICT-organisatie verstevigd. De e Om de kwantitatieve baten te duiden wordt de jaarkost van een eigen personeelslid via de ICT-vereniging afgezet tegen het inhuren van een voltijds externe consultant.

Functie dagprijs Mandagen/jaar

totale kostjaarkost outsourced

totale jaarkost CAO insourced verschil

functioneel analyst jr 667 218

145.406,00 EUR

83.162,16 EUR

-62.243,84 EUR

functioneel analyst ml 759 218

165.462,00 EUR

95.295,96 EUR

-70.166,04 EUR

functioneel analyst se 975 218

212.550,00 EUR

111.528,58 EUR

-101.021,42 EUR

projectleider 1026 218 223.668,00 EUR

106.095,96 EUR

-117.572,04 EUR

projectmanager 1478 218 322.204,00 EUR

138.483,86 EUR

-183.720,14 EUR

ML Architect 1220 218 265.960,00 EUR

94.177,08 EUR

-171.782,92 EUR

Lead Architect 1335 218 291.030,00 EUR

119.585,38 EUR

-171.444,62 EUR

De kwantitatieve baten kunnen dus sterk oplopen bij de vereniging. Middelen die bijkomend ingezet kunnen worden voor innovatieve ICT-projecten. De kosten zijn beperkt. Er zijn kosten verbonden aan de oprichting van de vereniging en de uitwerking van de werking van de vereniging. De kost voor het dagelijks beheer is beperkt (zie ook aansturing). Te ondernemen stappen en planning De te nemen stappen zijn:

- Uitwerken omstandige nota aan het CAG ter verfijning van dit voorstel (CAG begin juni 2010)

- Politieke afstemming (juni) - oprichten van vereniging voor interne ICT expertise in de Vlaamse en lokale

overheden (incl afspraken maken over CAO en mogelijke personeelsovername);

- opmaken van een decreet interbestuurlijke samenwerking; - regelen van de samenwerkingsmodaliteiten tussen de Vlaamse vereniging

met de federale vereniging - Deze stappen kunnen in parallel worden gerealiseerd als volgt:

2010

jaardeel 1 2010 jaardeel 2

2011 jaardeel 1

2011 jaardeel 2

2012 jaardeel 1

Vereniging oprichten

129/242

Decr interbestuurlijke samenwerking

Verenigen met Smals Toekomstige ICT-behoeften in kaart brengen met het oog op een op gerationaliseerde gezamenlijke ICT-dienstverlening en contracten tegen 2013 Dit is een herhaling van wat in de scope werd opgenomen. Dit project wordt verder verfijnd tegen eind mei. Er wordt op korte termijn gestart met het onderzoeken van de businessbehoeften voor de toekomstige (gedeelde) ICT-dienstverleningen. Daarbij moet de focus liggen op een dienstverlening die de bedrijfsstrategie ondersteunt met innovatieve ICT-realisaties binnen een kader waar de kosten voor het infrastructuurbeheer en de kosten voor aansturing, opvolging en ontwikkeling dalen. Dit kan enkel gerealiseerd worden als ook de interne ICT-organisatie voldoende sterk is om deze rol op te nemen. Daarbij is het noodzakelijk dat er een duidelijk transparant financieel model wordt uitgewerkt voor gemeenschappelijke dienstverlening. Dit is een kritische succesfactor voor een vernieuwde interne ICT-organisatie. Tegen 2013 moet deze interne organisatie in staat zijn om in een nieuwe omgeving te werken strategische, risicobeheerste, onderbouwde beslissingen te nemen rond de (gedeelde) ICT-dienstverlening (waarbij de vroegtijdige opzegging van het huidige GID-contract mee in overweging zal genomen worden). Verzamelen van nuttige gegevens over de ICT-dienstverleningen en hierover communiceren naar de leidend ambtenaren Een goede opvolging van de dienstverleningen is essentieel om continue verbetering te kunnen nastreven (meten is weten). Aangezien het nagestreefde objectief een rationalisatie van de ingezette ICT middelen overheidsbreed is, is het evident dat de gegevensverzameling dient gefocussed te worden op die elementen die essentieel zijn in het detecteren, meten en evalueren van potentiele efficientie- en effectiviteitsverbeteringen (meet dat waarop je wilt ingrijpen). Dit mag niet beperkt worden tot de opvolging van de gemeenschappelijke ICT-dienstverlening (GID) maar behelsd de IT-dienstverlening van heel de VO. Binnen dit subproject worden daarom ken- en stuurgetallen bepaald door de klanten van de VO op het vlak van ICT. Weerom vanuit een vraaggeorganiseerde aanpak dienen deze ken- en stuurgetallen bepaald worden. Wat moet een entiteit weten van ICT-dienstverlening om zijn bedrijfsstrategie te realiseren? Enkel zo wordt rationalisering ook zichtbaar. Dit project is het onderwerp van een volgende werksessie en wordt dus nog verder verfijnd. Delen van contracten volgens het principe van raamcontracten en uitbouw van een raamcontractenportaal

130/242

De entiteiten van de Vlaamse overheid engageren zich om bij toekomstige raamcontracten die worden opgemaakt en die een toegevoegde waarde hebben voor andere entiteiten van de Vlaamse overheid dat zij deze gunnen als aankoopcentrale. Daarnaast is er vanuit het CAG en verschillende entiteiten ook vraag naar een portaal waar de al beschikbare raamcontracten (en detailinformatie) voor ICT-dienstverlening worden verzameld. Dit portaal moet aangevuld worden met informatie over geplande contracten die opengetrokken kunnen worden naar (een deel van)de Vlaamse Overheid. Tot slot moet het portaal informatie en beschrijvingen bevatten over de te nemen stappen om als aankoopcentrale te fungeren. De betrokkenheid van de dienst overheidsopdrachten is daarbij essentieel als tweedelijns ondersteuning. Vanuit de werkgroep wordt voorgesteld om op het niveau van verschillende dienstverleningen die via raamcontracten gegund (facilities, communicatie, juridische dienstverlening,…) een algemene portaal te bouwen. Het ICT-luik kan hier aan gekoppeld worden. De trekkers nemen hier het initiatief om dit verder af te toetsen met de andere doorbraakprojecten. Indicatoren De werkgroep onderkent de noodzaak van goede indicatoren om de vooruitgang van dit doorbraakproject op te volgen. Daarom worden bij de concrete uitwerking van elk deelproject eén of meerdere indicatoren bepaald om de vooruitgang te meten. Dit maakt integraal deel uit van het project. Dit wordt verder verfijnd. Daarnaast wordt ook IND 2.5 Rationalisatie ICT-kosten meegenomen om de opvolging van strategische doelstelling van dit project op te volgen. Projectaanpak De verschillende projecten zoals hierboven beschreven worden maximaal ingebed in de bestaande structuren en overlegmomenten. Dit om dubbel werk te vermijden en een slanke projectstructuur te kunnen realiseren over al deze projecten heen. Dit betekent dat het de verschillende projectverantwoordelijken zelf verantwoordelijk zijn voor de realisatie van hun project binnen timing en budget. Er wordt voorgesteld om de huidige groep van medewerkers, aangevuld met andere vertegenwoordigers van entiteiten die zich kandidaat stellen, om te vormen naar een programmagroep of stuurgroep. De verschillende projecten rapporteren hun vooruitgang op regelmatige basis (6 maandelijks?) aan de stuurgroep. Zij zullen in hun hoedanigheid als stuurgroep dan verder instaan voor de globale vooruitgangsrapportering aan de doorbraakgroep en het CAG. De stuurgroep zal daarbij ook steeds de afpunting doen met de vooropgestelde timings en indicatoren. Betrokkenen uitwerking sleutelproject Trekkers Luc Jansegers Jo De Ro

131/242

Projectverantwoordelijke Jef Van der Wee Betrokken partijen (in de uitwerking van het sleutelproject)

Entiteit (intern) / organisatie (extern) Vertegenwoordiger E-ib Luc Chauvin CORVE Geert Mareels Departement BZ Marijke Verhavert/Jort Marievoet Departement LNE Dirk Vyverman Agentschap LV Jan Jacobs/Stephane Desmet Departement WVG Jos Gils Inspectie WVG Angelina Wilssens VAPH Dirk Dons/Dany Dewulf Agion Jan Moereels Departement LV Bernard Biesbrouck Agentschap Hoger Onderwijs, Volwassenenonderwijs en Studietoelagen

Luc Jansegers

Agentschap voor Onderwijscommunicatie

Jo De Ro

Kind en Gezin Leo Van Loo/Walter Hooft VDAB Paul Danneels Departement WSE Jef Van der Wee DAR Martin Ruebens IV Koen Verlaeckt

132/242

Bijlage 1: situering

A. Regeerakkoord We willen een overheid die beter, klantvriendelijker en meer probleemoplossend werkt. De economische context geeft ook aan dat de opdracht erin bestaat om beter te doen, zelfs met minder middelen. Om een zuinige overheid te zijn, moet de administratie aangespoord worden om efficiëntiewinsten te realiseren, deze transparant te maken en zich te laten benchmarken. Efficiëntiewinsten moeten significant en meetbaar zijn. Efficiëntiewinsten moeten ook auditeerbaar zijn en een benchmark met vergelijkbare regio’s kunnen doorstaan. De overheden moeten een kwaliteitsvolle dienstverlening blijven garanderen en zorgen voor positieve effecten in alle maatschappelijke sectoren. De inzet van ICT, e-government en administratieve vereenvoudiging zijn uitstekende hefbomen voor een efficiëntere dienstverlening en om domeinoverschrijdende schaalvoordelen te realiseren. (Regeerakkoord 2009-2014 IV.1.a p78)

B. Beleidsnota Algemeen Regeringsbeleid …. 4.2.4 Een innovatieve overheid die de mogelijkheden van moderne technologieën gebruikt De nieuwe informatie- en communicatietechnologieën (ICT) blijven een hoofdrol spelen bij de vorming van de maatschappij van de 21ste eeuw. Ze bieden de mogelijkheden om burgers, bedrijven en het verenigingsleven te helpen beter gebruik te maken van kennis en ideeën. ICT’s zijn een nuttigmiddel om bij te dragen tot een competitievere economie, een rechtvaardiger samenleving en eenduurzamere leefwereld…. … De koppeling van de platformen vraagt om het samenbrengen van inhoudelijke en technische competenties. De informatisering van bijvoorbeeld het inlichtingenformulier vastgoedinformatie, het realiseren van de digitale stedenbouwkundige of milieuvergunning en de realisatie van een digitale sociale kaart met alle welzijnsvoorzieningen vereisen een samenwerking tussen e-government-, GIS- en ICT-specialisten….

C. Beleidsnota Bestuurszaken … Na jaren van een focus op het vervangen van administratieve processen door ICT-toepassingen, is er nu een tendens en een behoefte om ookkwaliteitsverhogingen na te streven, complementair aan de publieke dienstverlening van het ambtenarenkorps door e-government en ICT-toepassingen…. …. Een performante en effectieve organisatie, die open en flexibel kan interageren met haar verschillende doelgroepen, kent ook een goede onderbouw van processen, informatie en ICT. Met het Vlaams regeerakkoord kiest de Vlaamse overheid duidelijk voor procesoptimalisatie, maximale gegevensdeling, en snelle informatie voor doelgroepen, management en beleid. Hierbij moet er aandacht zijn voor de

133/242

uniformiteit van de dienstverlening aan burgers of ondernemingen. Door middel van architecturale kaders wil ik verzekeren dat procesintegratie en gegevensdeling over entiteiten heen eenvoudiger wordt, ondanks de verzelfstandiging. Ik wil richting geven aan alle ICTgeledingen van de overheden in Vlaanderen zodat zij het canvas hebben waarbinnen ze hun ICT kunnen uitwerken. De architectuur moet gestoeld zijn op laagdrempelige communicatie met alle doelgroepen en andere overheden. We moeten hiertoe zoveel als mogelijk gebruik maken van open standaarden en open source. NORA, het instrument van onze noorderburen dat de Nederlandse overheidsreferentiearchitectuur beschrijft, is een inspiratiebron….. Het volledige hoofdstuk 4 van de beleidsnota kan tevens dienen als achtergrond voor dit project.

D. Commissie Efficientie en Effectiviteit ICT moet een steeds belangrijkere rol spelen in het administratieve proces. Daarom moet niet één dienst worden opgericht, maar één dienst moet wel samen met de diverse ICT-diensten of -verantwoordelijken tot dwingende afspraken komen over compatibiliteit van de ICT-systemen, om optimaal de uitwisseling van data en informatie te bevorderen, alsook om de globale middelen en uitgaven voor ICT te beheersen. (eindrapport CEEO, p. 44)

E. Portfolio Meerjarenprogramma slagkrachtige overheid Op 24 december 2009 werd door de co-voorzitters van het CAG een nota over het meerjarenprogramma overhandigd aan de minister-president en de vice-minister-presidenten. De nota bevatte een voorstel van basisprincipes, strategisch kader, plan van aanpak en mogelijke projecten en programma’s die bottom-up werden geformuleerd vanuit de beleidsdomeinen. In deze portfolio aan projecten en programma’s zitten een relatief groot aantal projecten en programma’s die betrekking hebben op ICT-dienstverlening.

F. Generieke besparingen op IT-middelen In het kader van de huidige besparingen op de werkingsmiddelen is er gesnoeid in de ICT-kredieten. Dit leidt er toe dat de entiteiten VO proberen nu al op een zo kostefficiënt mogelijke wijze trachten hun ICT-projecten en –beheer uit te voeren. Gecombineerd met een reeds lang bestaand structureel tekort op ICT-middelen versus de bedrijfsnoden is er dus een duidelijke nood aan rationaliseringsstrategieën die de kostenefficiëntie verhogen maar ook de organisatiedoelstellingen beter kunnen ondersteunen.

G. Besprekingen op het CAG in het kader van ICT-rationalisatie en ICT-dienstverlening

In de CAG-besprekingen rond de eerste versies van de strategische projecten werd expliciet gevraagd om een versnelde evaluatie van het huidige dienstencontract.

134/242


fiche 3.1. Strategische doelstelling 3 De Vlaamse overheid zal door innovatie van werkwijze en instrumenten de dienstverlening verbeteren

Sleutelproject 3.1: Betere dienstverlening door koppeling databanken, integratie gegevensverkeer en back-office activiteiten, en ontwikkeling van een geïntegreerde Vlaamse publieksbalie Situering - Regeerakkoord 2009-2014 In het regeerakkoord wordt ingegaan op digitale instrumenten als middel om de dienstverlening te verbeteren: “‘De sleutel tot meer doeltreffende administratieve vereenvoudiging ligt in verhoogde inspanningen om te komen tot een geïntegreerde uitbouw van het intra-en interbestuurlijk gegevensverkeer (kruispuntbanken, netwerkdiensten, informatieportalen) als noodzakelijke onderbouw voor diverse strategische beleidsprojecten. Dat raamwerk, gebaseerd op eenmalige gegevensopvraging, authentieke gegevensbronnen en maximale gegevensdeling tussen overheden, kan substantiële efficiëntiewinsten opleveren in termen van kwaliteit, snelheid en transparantie van de overheidsdienstverlening. We streven ernaar dat de lokale en provinciale besturen zich daarbij maximaal kunnen aansluiten ten behoeve van hun eigen dienstverlening.

• In uitvoering van diverse Europese richtlijnen (Inspire, EDRL,…) bouwen we op interbestuurlijk vlak kruispuntbanken, inzonderheid rond persoons-en bedrijfsinformatie, geo-informatie en dienstenaanbod.

• Om een betere digitale dienstverlening aan burgers, bedrijven en organisaties te kunnen aanbieden zullen we de verschillende initiatieven bundelen die de ruggengraat vormen voor dit geïntegreerd intra-en interbestuurlijk gegevensverkeer. Door die middelen en expertise samen te brengen wordt een meer geïntegreerde aanpak mogelijk voor de verdere uitbouw van die generieke instrumenten voor gegevensuitwisseling met burgers, bedrijven en organisaties en wordt een betere afstemming mogelijk op de transversale beleidsprojecten opgenomen in de Vlaamse Toekomstvisie 2020 (Digitale instrumenten, p. 81).”

Verder geeft het regeerakkoord ook aan hoe we samen tegen de verkokering moeten werken: ”Voor de coördinatie van grote projecten, met betrokkenheid van diverse administratieve entiteiten, zal gezorgd worden voor een gemandateerd projectmanagement (Samen tegen de verkokering, p. 80). “

135/242

- Commissie voor een Efficiënte en Effectieve Overheid Ook de Commissie voor een Efficiënte en Effectieve Overheid hecht in haar eindrapport groot belang aan de uitbouw van digitale dienstverlening en een dienstverlening met een hoge toegevoegde waarde aan de bevolking, organisaties en bedrijven die moet leiden tot tevredenheid en vertrouwen. Digitale dienstverlening: ”Een van de centrale domeinen van verandering betreft de capaciteit van de digitale overheid om haar dienstverlening en beleid te verbeteren. Administraties in Vlaanderen moeten radicaal en strategisch kiezen voor een digitale overheid. Dat kan betrekking hebben op een één-loketfunctionaliteit met een geïntegreerde backoffice, zelfs over de bestuurslagen heen. Relevante data worden maar één keer opgevraagd en, met respect voor de basisregels van de privacy, binnen de overheid beschikbaar gesteld. Burgers en bedrijven zijn ook zelf leverancier van informatie. Overheden moeten daarbij goed functionerende platformen garanderen. … De volgende doorbraken zijn daarom essentieel vóór 2020: 1 Er wordt een inventaris van alle databanken met authentieke bronnen gemaakt, zodat ze kunnen worden gekoppeld en op die manier meer betrouwbare gegevens beter kunnen uitwisselen. 2 Vlaanderen Geoland wordt gerealiseerd over alle bestuurslagen heen. Naar analogie van de Kruispuntdatabank van de Sociale Zekerheid wordt een kruispuntdatabank voor geo-informatie opgezet. Die kruispuntdatabank is niet alleen het resultaat van de EU-INSPIRE-richtlijn. De databank is er ook gekomen omdat een essentiële Spatial Data Infrastructure (SDI) moet worden opgezet, opdat elke dienstverlening en elk beleid dat op geografische data een beroep doet, significant verbetert. 3 Ontwikkeling van een raamwerk waarbinnen de dienstverlening op digitale wijze kan worden gestructureerd. Dat raamwerk moet over de bestuurslagen heen worden georganiseerd, zodat de lokale besturen er mee in betrokken worden.” Dienstverlening met hoge toegevoegde waarde: “Overheden hebben jarenlang hun legitimiteit afgeleid van de rechtmatigheid en het democratisch gehalte van hun handelen. Naarmate ze zelf meer diensten begonnen te leveren en daarmee ook het beslag op de middelen toenam, werd ook de wijze waarop die overheden als producent van goederen en diensten optraden, een belangrijk onderdeel in de opbouw van die legitimiteit. Legitimiteit van de overheid hangt samen met het leveren van de juiste diensten, op een manier die zuinig, doelmatig en doeltreffend is, waardoor een zichtbare maatschappelijke en economische toegevoegde waarde wordt gegarandeerd. Kwalitatieve dienstverlening kan niet meer zonder openheid in alle fasen van het proces, dus vanaf de voorbereiding, beslissing en uitvoering, tot aan de evaluatie. ….

136/242

Er moet ook actuele en interpreteerbare informatie zijn over de kwaliteit van de dienstverlening van de Vlaamse administratie. Er moeten periodiek gebruikersbevragingen worden georganiseerd. De verzamelde informatie moet betrekking hebben op verwachtingen, percepties, tevredenheid, vertrouwen, en de mogelijke relaties daartussen. …. In dat verband moet elke burger, elke organisatie of elk bedrijf probleemoplossende aanspreekpunten hebben. Dat leidt onmiddellijk tot de noodzaak om bestuurslaagoverschrijdend te werken, om geintegreerd te werken en om databanken over personen, organisaties en grondgebied zo te organiseren dat ze de dienstverlening veel meer ondersteunen. Alleen dan zal er een uitstekende dienstverlening gegarandeerd kunnen worden. Als doorbraakproject werd onder andere het geintegreerd project rond klanten (one face to the customer) vastgelegd. “ - Beleidsnota Algemeen Regeringsbeleid, 2009-2014 • Om de Vlaamse GDI10 succesvol verder uit te bouwen is er in eerste instantie

behoefte aan een diepgaandere samenwerking (p. 43). • In overleg met mijn collega-ministers wil ik door middelen en expertise samen te

brengen een meer geïntegreerde aanpak mogelijk maken voor de verdere uitbouw van de generieke instrumenten voor gegevensuitwisseling met burgers, bedrijven en organisaties … (p. 43-44)

• Bundeling van de initiatieven met betrekking tot de realisatie van (geo)-informatie-infrastructuren door middelen en expertise samen te brengen (p. 44).

• De koppeling tussen (het GDI- en het MAGDA-platform) biedt een onuitputtelijke bron van diensten en producten die de dienstverlening aan de burgers, bedrijven en organisaties sterk uitbreiden en die tegelijk de administratieve lasten zowel intern als bij de “klanten” van de overheid sterk kunnen reduceren. (p. 44)

• Ik ben van mening dat een geïntegreerde operationele coördinatie moet worden opgezet om de verdere gegevensuitwisseling binnen de Vlaamse overheid te realiseren en een stelsel van Vlaamse authentiek bronnen uit te werken. (p.46)

• Er moet … nauw samengewerkt worden met de lokale overheden en de federale overheid om een gemeenschappelijk stelsel van authentieke bronnen op te zetten.

• Het realiseren van een optimale uitwisseling van die gegevens is essentieel voor de realisatie van het principe ‘de overheid vraagt niet wat ze al weet’. (p. 48)

• Het ondersteunen van de lokale besturen is een kritieke succesfactor bij de realisatie van een globale informatie-infrastructuur en voor het slagen van het e-governmentbeleid. (p. 47-48)

• Een projectgroep werkt de knelpunten weg die de maximale gegevensdeling in de weg staan. (p. 48)

• De projectgroep is verantwoordelijk voor de realisatie van de nieuwe diensten, maar draagt het beheer over aan de meest passende entiteit. De realisatie van

10 Geografische Data-Infrastructuur

137/242

die projecten levert … ook generieke gegevens, componenten en diensten op die door alle betrokken Vlaamse bestuursniveaus gebruikt kunnen worden. (p. 48)

• Overheidsinformatie moet thematisch en geïntegreerd worden aangeboden, en

moet met andere besturen uitwisselbaar zijn. Een technisch uitwisselingsplatform moet ervoor zorgen dat de informatie over een product of een dienstverlening maar door één overheidsdienst wordt ingegeven en onderhouden. Andere bestuursniveaus kunnen die informatie hergebruiken en verrijken met eigen specifieke informatie. Elke overheid is binnen haar bevoegdheid verantwoordelijk voor haar bijdrage aan de producten of diensten waar de overheidsklant naar vraagt. Burgers, bedrijven en organisaties krijgen zo toegang tot duidelijke, geïntegreerde informatie en krijgen, bij welke overheid ze ook aankloppen, hetzelfde volledige, correcte en actuele antwoord. Ook de overheid wint daarbij. Door eenmalig redactiewerk en het gebruik van meerdere kanalen draagt een dergelijke samenwerking immers bij tot een efficiëntere en effectievere overheid. Om dat te realiseren is een nauwe samenwerking tussen de verschillende entiteiten binnen de Vlaamse overheid onontbeerlijk, en is nauw overleg nodig met alle betrokken partijen (lokale besturen en andere bestuursniveaus). (luik Communicatie p. 77)

- Beleidsnota Bestuurszaken, 2009-2014 De beleidsnota bestuurszaken richt zich in sterke mate op het aanbieden en realiseren van gemeenschappelijke ICT-diensten die garant staan voor efficiëntie, geïntegreerd werken, performantie, betrouwbaarheid en duurzaamheid. De overheid moeten hiervan maximaal gebruik maken. De beleidsnota richt zich op het ter beschikking stellen van flexibele, gemeenschappelijke ICT-dienstverlening en –platformen. In relatie hiertoe staat het uittekenen van een unieke ICT-hoofdarchitectuur voor alle overheden in Vlaanderen waarbij sterk wordt ingezet op het gebruik van authentieke bronnen, e-governmentprojecten en het streven naar een groene, duurzame ICT. De nota bevat volgende hoofdlijnen: • Bundelen van alle initiatieven van intra- en interbestuurlijk gegevensverkeer Samenwerking tussen de samenwerkingsverbanden MAGDA en GDI-Vlaanderen en maximale bundeling van de lopende initiatieven om tegemoet te komen aan de vragen op het vlak van ICT bij de Vlaamse- en lokale overheden. • Versterken van de bedrijfsgebonden ICT-kennis Een verhoogde en verbeterde ICT-expertise binnen de Vlaamse overheid door een pool van ICT-experten en consultants op te richten o.a. d.m.v. bijscholingsprogramma’s voor ICT functies. • Flexibele, gemeenschappelijke ICT dienstverlening en –platformen Door een klantgericht, gemeenschappelijk ICT-dienstverleningsaanbod te bieden en door het verder uitbouwen van de gemeenschappelijke infrastructuur/oplossingen. • Technologie en innovatie- en doelgericht inzetten Door ICT binnen de bedrijfsvoering te integreren en door een ICT-hoofdarchitectuur voor overheden in Vlaanderen te realiseren. • Inzetten op het gebruik van authentieke bronnen Door realisatie van een efficiënte gegevensdeling waardoor ook pro-active dienstverlening mogelijk wordt.

138/242

• Realisatie van e-government projecten Een aantal concrete projecten moeten leiden tot een substantiële lastenverlaging:

o Inkomensgerelateerde administratieve processen: veel beleidsdomeinen hanteren een inkomenstoets bij het toekennen van premies of voordelen. Vaak wordt deze informatie nog opgevraagd bij de burger en niet bij de federale overheidsdienst financiën of de kruispuntbank sociale zekerheid. Ik wil deze processen stroomlijnen en waar mogelijk digitaliseren.

o geografische informatie zoals GIS combineren met andere informatie wat kan leiden tot waarschuwingen voor werken of kan aangeven waar de scholen of welzijnsvoorzieningen te vinden zijn in een bepaalde omgeving;

o de digitale bouwaanvraag: faciliteren van het administratief proces, bouwpremies efficiënter uitkeren, of de brandweer in geval van ramp inzicht te geven in de interne indeling van een pand;

o het inlichtingenformulier vastgoedinformatie, gebruikt door de notaris bij een verkoop van onroerend goed, digitaliseren;

o het voorzien in generieke informatietoepassingen die lokale overheden in hun websites kunnen integreren zodat zij altijd accurate informatie kunnen tonen, aangeleverd vanuit een globale bron, bijvoorbeeld de Vlaamse overheid.

Daarnaast wordt er ook aandacht gegeven aan e-participatie platformen/oplossingen als communicatiekanaal tussen burgers/ondernemingen/organisaties en de overheid. • ICT-dienstverlening uitbreiden naar lokale besturen Ondersteuning van de lokale besturen op vlak van e-government uitbouwen door uitwisseling van gegevens en het opzetten van elektronische gegevensstromen. Daarnaast is ook het openstellen van kadercontracten voor de lokale besturen een doelstelling. - Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke

gegevensverkeer De volgende principes zijn decretaal verankerd: a) Het principe van de eenmalige gegevensopvraging Het principe van de eenmalige gegevensopvraging staat ingeschreven in artikel 3 van het decreet. Een Vlaamse overheidsdienst zal een gegeven steeds opvragen bij een authentieke gegevensbron. Slechts indien dat niet mogelijk is mag de gebruiker (de natuurlijke persoon, de onderneming, de organisatie, de instelling) nog worden aangesproken. Het wordt een verplichting voor de entiteiten van de Vlaamse administratie (de Vlaamse ministeries en agentschappen) om gegevens op te vragen bij authentieke gegevensbronnen (en dus een verbod om bij de burger of het bedrijf nogmaals op te vragen). Het is nog geen verplichting voor de lokale besturen. Om dit principe hard te maken heeft de gebruiker het recht om een klacht te formuleren indien haar of hem toch nog wordt gevraagd om een bepaald gegeven te leveren zonder dat zij of hij recht heeft om te weigeren om de gevraagde gegevens te verschaffen. b) Het principe van de authentieke gegevensbronnen Om de eenmalige gegevensopvraging te kunnen realiseren heeft men nood aan authentieke gegevensbronnen. De Vlaamse Regering stelt vast welke de authentieke

139/242

gegevensbronnen zijn die voor het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer van belang zijn. Het is bij die bronnen en bij geen andere bronnen dat een instantie een gegeven zal opvragen wanneer zij dat nodig heeft. Het decreet bepaalt dat de Vlaamse Regering de Vlaamse authentieke gegevensbronnen aanwijst alsook de instantie die de gegevensbron beheert. De Vlaamse Regering stelt ook vast welke externe authentieke gegevensbronnen er zijn en sluit de nodige akkoorden. c) Organisatorische ondersteuning via het MAGDA-samenwerkingverband Om tot authentieke gegevensbronnen te kunnen komen is een nauwe samenwerking tussen de betrokkenen over de beleidsdomeinen heen nodig. Er komt daarom een strategisch overleg- en samenwerkingsverband dat bestaat uit vertegenwoordigers van de entiteiten van de Vlaamse administratie en van de provinciale en lokale besturen. d) Bescherming van de privacy door een Vlaamse onafhankelijke toezichtcommissie Maximale gegevensdeling veronderstelt dat er persoonsgegevens worden uitgewisseld. Er zijn bijkomende garanties nodig ter bescherming van de persoonlijke levenssfeer van de burger. De oprichting van een onafhankelijke Vlaamse toezichtcommissie is dan ook een wenselijke en belangrijke schakel in de verdere ontwikkeling van het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer in Vlaanderen. Een onafhankelijke instelling staat in voor de controle en eventuele machtiging van de uitwisseling en/of interconnectie van persoonsgegevens door de instellingen van de Vlaamse overheid alsook voor uitgaande stromen van persoonsgegevens naar andere overheden. De toezichtcommissie is een belangrijke schakel aangezien ze waakt over de correcte toepassing van het decreet en een belangrijke adviesfunctie vervult. Het gaat om een instantie die vergeleken kan worden met de sectorale comités bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer. De Vlaamse toezichtcommissie is een onafhankelijke instantie, d.w.z. onafhankelijk t.a.v. de bestuursinstanties, die de Vlaamse overheid ondersteunt bij de naleving van de privacywet en werkt conform de privacywet. Elke elektronische ‘mededeling’ van persoonsgegevens vereist een machtiging van die Vlaamse toezichtcommissie. “ De Vlaamse Regering heeft op 15 mei 2009 twee uitvoeringsbesluiten van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer definitief goedgekeurd. In juni 2009 werd de strategische werkgroep Business-ICT-Alignment, ook BIA genaamd, door de Vlaamse Regering opgericht als samenwerkingsstructuur binnen de Vlaamse administratie. Het algemene doel is de uitwerking van een globaal ICT-beleid dat afgestemd is op de bedrijfsvoering van de Vlaamse overheid. Aanbevelingen van deze groep gaan via SOBO naar het CAG. De strategische BIA groep opereert via thematische werkgroepen. BIA werkgroep 3 heeft als objectief het bevorderen van gegevensdeling. Daar hoort het inventariseren van gegevensbronnen bij, het uitwerken van een juridisch en financieel kader en het opstellen van bestuursakkoorden tussen de overheden. Bij dit laatste sluit de oprichting en de werkvoorbereiding van het MAGDA samenwerkingsverband aan.

140/242

Voor beide werkgroepen is het werkdomein de Vlaamse Overheid, maar alle ontwikkelingen worden mee beoordeeld op hun capaciteit om ze eveneens op lokaal niveau in te zetten. Deze BIA groep kan het overlegplatform zijn om beleid en beslissingen voor te bereiden die over meerdere beleidsdomeinen heen gaan. - Decreet van 20 februari 2009 betreffende de Geografische Data-

Infrastructuur De Vlaamse Regering heeft op 20 februari 2009 het decreet betreffende de Geografische Data-Infrastructuur Vlaanderen (GDI-decreet), dat op 11 februari 2009 was aangenomen door het Vlaams Parlement, bekrachtigd en afgekondigd. Het GDI-decreet zal het decreet op het Geografisch Informatiesysteem (GIS-decreet) vervangen. De Vlaamse Regering realiseert met het GDI-decreet ook de omzetting van de Europese INSPIRE-richtlijn. Deze richtlijn voorziet in de uitbouw van een grensoverschrijdende Europese geografische data-infrastructuur. Het is belangrijk dat de geografische informatie die noodzakelijk is voor het algemene belang, ter beschikking wordt gesteld aan, en vlot raadpleegbaar is voor alle bestuursniveaus: zowel binnen Vlaanderen en België als binnen de Europese Unie. Bovendien is een brede toegang tot die geografische gegevens voorzien voor de burger. Op vlak van de uitbouw van geografische gegevens is de Vlaamse overheid trouwens één van de pioniers in Europa. Het belang van geografische gegevens voor overheid, bedrijven en de burger neemt almaar toe. Verantwoorde besluitvorming inzake grondgebonden materies slaagt alleen als ze kan steunen op tijdige, volledige, actuele, juiste en betrouwbare informatie. Het plannen van een nieuwe woonwijk, het uitstippelen van een fietsroutenetwerk, het bepalen van de milieu-impact bij belangrijke infrastructuurwerken, en de gezondheidsindicatoren in een ruimtelijk verband, zijn slechts enkele voorbeelden van toepassingen waarbij de beschikbaarheid van accurate geografische gegevens onmisbaar zijn bij de ondersteuning van beleidskeuzes. Het GDI-decreet is opgebouwd rond het concept “authentieke geografische gegevens”. Dit zijn gegevens waarvan de Vlaamse Regering de actualiteit, nauwkeurigheid en volledigheid heeft gecertificeerd. Twee andere cruciale concepten van het nieuwe decreet zijn het “decentrale beheer” en de “meervoudige” toegang. Dit betekent dat geografische gegevens beheerd worden op het bestuurlijke niveau waar dat het meest efficiënt kan, maar dat de gegevens vervolgens wel maximaal worden gedeeld via een netwerkmodel. Dit moet leiden tot een grotere efficiëntie bij de werking van de overheid en de contacten met de burger. Binnen de Europese Unie dienen niet enkel basisdata ter beschikking gesteld te worden, maar is het ook nodig om diensten voor het verkennen, raadplegen, downloaden en verwerken van de geografische data te ontwikkelen. Dit vereist coördinatie tussen de gebruikers en leveranciers van milieugerelateerde geo-informatie, zodat informatie uit verschillende lidstaten en sectoren kan gecombineerd worden. Het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) blijft verantwoordelijk voor de coördinatie van de operationele uitbouw van de Vlaamse Geografische Data-Infrastructuur.

141/242

Eenmaal het decreet van kracht is, zal het samenwerkingsverband GIS-Vlaanderen overgaan in het samenwerkingsverband GDI-Vlaanderen en verruimd worden tot onder andere Vlaamse intergemeentelijke samenwerkingsverbanden, lokale politie, OCMW’s en onderwijsinstellingen. Zij zullen evenals de huidige GIS-Vlaanderen-deelnemers kosteloze toegang krijgen tot de Geografische Data-Infrastructuur Vlaanderen. Met dit vooruitstrevende toegangsbeleid blijft Vlaanderen pionieren binnen de Europese Unie. - Decreet van 26 maart 2004 betreffende Openbaarheid van Bestuur Artikel 29 van het decreet van 26 maart 2004 over de openbaarheid van bestuur schrijft voor dat alle bestuursniveaus meewerken aan de uitbouw van een gezamenlijk bestand met wegwijs- en eerstelijnsinformatie van de verschillende bestuursinstanties. Deze verplichting kadert in de doelstelling om tot een actieve openbaarheid van bestuur te komen. Het databestand moet vrij en gratis toegankelijk zijn voor eenieder, zowel digitaal als via de loketten van de betrokken bestuursinstanties. Het decreet bepaalt tevens dat de Vlaamse overheid verantwoordelijk is voor de uitbouw, het beheer en de ontsluiting van dit gezamenlijke bestand. De memorie van toelichting bij het decreet openbaarheid van bestuur vermeldt dat de individuele burger, de bedrijven, instellingen en verenigingen op een zo klantvriendelijk mogelijke manier toegang moeten krijgen tot dit bestand. Daarom is elke bestuursinstantie er ook toe gehouden mee te werken aan de ontsluiting van dit bestand: hetzij elektronisch, hetzij telefonisch, aan een loket… Gezien de fysieke nabijheid van de lokale besturen, is het aangewezen dat vooral (maar niet uitsluitend) deze besturen het bestand met eerstelijns- en wegwijsinformatie via hun loketten toegankelijk maken. De Vlaamse overheid kan onder andere haar portaalsite en de Vlaamse Infolijn inschakelen om informatie van alle overheden te ontsluiten. De verschillende manieren van ontsluiting moeten elkaar aanvullen, met de bedoeling de drempel voor iedere gebruiker zo laag mogelijk te maken. - VVSG-memorandum Vlaamse verkiezingen 7 juni 2009 (mei 2009 –

achtergrondtekst) Uit Deel 1. Vlaanderen en lokale besturen: Samen een antwoord bieden op maatschappelijke uitdagingen: ”Efficiënt Vlaanderen vraagt een interne staatshervorming Burgers en bedrijven hebben recht op gemeenten en OCMW’s en een Vlaamse overheid die kwaliteit leveren tegen een scherpe prijs. De lokale besturen zijn ervan overtuigd dat het lokale bestuursniveau en de Vlaamse overheid samen kunnen zorgen voor een rationalisering van de werking van de overheid …

- Forse investeringen in e-government-toepassingen zijn nodig onder meer door de oprichting van een Competentiecentrum e-government. Vlaanderen moet de dataverzameling en verwerking op Vlaams niveau coördineren.

….

142/242

- De uitbouw van het uniek loket op lokaal niveau door een structurele samenwerking met alle Vlaamse departementen en agentschappen (b.v. verdere uitbouw van het Sociaal Huis als toegankelijkheidsconcept).“

Uit Deel 2. Concrete beleidsvoorstellen: ”4. ICT en e-government 4.1 Centrale verantwoordelijkheid Vlaams e-governmentbeleid E-government is niet alleen interbestuurlijk, maar eerst en vooral ook intrabestuurlijk. Intern zijn immers de verschillende beleidsdomeinen zowel aanbieder van informatie, data en kennis, als afnemer. De bevoegdheid en opdracht voor verschillende e-governmentprojecten binnen de beleidsdomeinen blijven uiteraard onder de bevoegdheid van de diverse ministers vallen. Alleen is er nood aan een centrale coördinatie. De Vlaamse gemeenten vragen dat de verantwoordelijkheid voor het aansturen en coördineren van het Vlaamse e-governmentbeleid bij de Diensten Algemeen Regeringsbeleid van de Minister-president zou liggen. 4.2 Snelle uitvoering e-governmentdecreet Het decreet van 18.7.2008 betreffende het elektronisch bestuurlijk gegevensverkeer is een goed raamdecreet. Het dreigt echter dode letter te blijven zonder de nodige uitvoeringsbesluiten en vervolgdecreten. De Vlaamse gemeenten vragen een snelle uitvoering van dit decreet, gekoppeld aan voldoende personele omkadering en de nodige middelen. 4.3 Hef het onderscheid tussen backoffice en frontoffice op De Vlaamse gemeenten vragen een doorgedreven afstemming en samenwerking tussen backoffice en frontoffice om de borging van de verschillende initiatieven te kunnen realiseren. Duidelijke afspraken en samenwerking over prioriteiten, projecten, eigenaarschap, aanspreekpunten e.d.m. zijn noodzakelijke voorwaarden voor de opname van e-government-initiatieven door gebruikers (burgers, bedrijven, verenigingen, andere overheden). 4.4 Nood aan uitvoering van strategische e-governmentprojecten De strategische studie voor geïntegreerd e-government die de Coördinatiecel voor Vlaamse egovernment (CORVE) liet uitvoeren in samenwerking met VVSG, V-ICT-OR, VVP en de Hogeschool Gent resulteerde in een aantal strategische projecten die ook voor de komende legislatuur prioritair blijven en voorwaarden zijn voor het welslagen van een geïntegreerd e-governmentbeleid. De Vlaamse gemeenten vragen dat de Vlaamse overheid het initiatief neemt én voldoende mensen en middelen inzet zoals aangegeven in de studie. Concreet gaat het over volgende prioriteiten: • Interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus: Een gemeenschappelijk beheerde interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus moet de basis vormen voor de diensten die elk bestuur levert aan burgers, bedrijven en organisaties. Door middel van een centraal aangeboden en decentraal beheerde producten- en dienstencatalogus kunnen overheden hun klanten garanderen dat de aangeboden informatie correct is. De catalogus zelf levert op zijn beurt beleidsinformatie voor een verdere optimalisering van de dienstverlening door een geïntegreerde overheidsaanpak en de bijhorende online egovernmentdiensten.

143/242

• Normen en standaarden: Een interbestuurlijke infrastructuur voor gegevensuitwisseling kan slechts functioneren als er bindende afspraken zijn over normen en (open) standaarden voor het uitwisselen van data. De Vlaamse overheid is bevoegd om deze normen en standaarden vast te leggen. Dit moet gebeuren in samenwerking met alle betrokken partijen (andere overheden, leveranciers, federale overheid). Lokale besturen zijn hiervoor expliciet vragende partij. • Authentieke bronnen: Het decreet op het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer zet de Vlaamse administratie aan tot het (her)gebruiken van gegevens uit authentieke gegevensbronnen . De Vlaamse regering moet deze gegevensbronnen echter nog bepalen: de aard van de gegevens, de beheerder van de gegevens en het ter beschikking stellen hiervan. • Identificatie, authenticatie en authorisatie In het kader van interbestuurlijk elektronisch gegevensverkeer zijn identificatie, authenticatie en authorisatie belangrijke componenten voor een veilig e-government. Dit is nodig voor het vertrouwen van de burger. Een regelgevend en infrastructureel kader is hiervoor noodzakelijk Structureel overleg tussen alle betrokken partijen in dit verband is een essentiële voorwaarde. 4.5 Interactief e-governmentbeleid De Vlaamse gemeenten vragen de Vlaamse overheid initiatieven voor een interactief egovernmentbeleid op volgende vlakken: • MAGDA-samenwerkingsverband: Voor een goed interbestuurlijk e-governementbeleid is een sturend orgaan nodig. De toelichting bij het decreet interbestuurlijke elektronische gegevensverkeer kondigt een strategisch overleg en samenwerkingsverband aan naar het voorbeeld van GIS-Vlaanderen. Voorlopig is dit onder de noemer van het MAGDA-overleg, waarbij MAGDA staat voor Maximale Gegevensdeling tussen Administraties. Het overleg zou bestaan uit vertegenwoordigers van de entiteiten van de Vlaamse administratie en van de lokale besturen en de provincies. • Jaarlijkse e-idee: Gebruik de jaarlijkse e-idee-ronde om de geformuleerde visie op interbestuurlijk e-government te vertalen in concrete realisaties. Hiervoor is een voortdurende en substantiële investering nodig. Op die manier wordt een betere en snellere gegevensdoorstroming gerealiseerd. Dit zorgt voor een betere onderbouwing van beleidsbeslissingen en een efficiëntere en effectievere beleidsuitvoering in het belang van burgers en bedrijven. • Pilootprojecten lokale besturen: Participeer als Vlaamse overheid in interessante pilootprojecten opgezet door lokale besturen en bewaak de verspreiding naar andere besturen. Dit kan door een apart budget uit te trekken - naast de e-idee oproep - om interessante projecten die vanuit de praktijk groeien te ondersteunen en op langere termijn te consolideren. 4.6 Competentiecentrum e-government De ervaringen uit het buitenland leren dat een e-government competentiecentrum met voldoende mensen en middelen de kwaliteit van de e-governmentinitiatieven verhoogt én de verspreiding van goede initiatieven versnelt. De e-capaciteit van vele lokale besturen en provincies om als elektronische frontoffice te fungeren is immers nog te gering. Een dergelijk competentiecentrum kan volgende taken hebben.

144/242

• Onderzoek laten uitvoeren en evalueren: Alle Europese landen verhogen hun budgetten voor onderzoek naar de verschillende componenten van hun e-governmentbeleid. Dit onderzoek moet naast de technologisch aspecten (cf. de al bestaande middelen van IBBT en I-Cities) veel aandacht besteden aan de opname door de betrokken actoren: burgers, bedrijven, verenigingen en de verschillende overheden zelf. Een e-governmentbeleid en e-government-toepassingen die niet gedragen worden door de beoogde doelgroepen zijn gedoemd om te mislukken. Onderzoek naar e-usability, e-competentie, ecapaciteit en e-inclusie zijn belangrijke bronnen om een volwaardig e-governmentbeleid te voeren. Bovendien wordt vaak nagelaten het beleid en de realisatie op wetenschappelijk wijze te evalueren. • Onderzoek naar de praktijk vertalen: Onderzoeksresultaten uit binnen- en buitenland blijven dode letter indien er geen middelen zijn om dit onderzoek naar nieuwe praktijken te vertalen. Heel belangrijk is onderzoek naar de opname van e-governmentinitiatieven door de betrokken doelgroepen bij burgers en bedrijven. • Lokale besturen begeleiden in e-government realisaties: Op projectbasis mensen ter beschikking stellen aan lokale besturen, die b.v. in het kader van pilootprojecten bereid zijn zelf in mensen en middelen te investeren, kan het hele proces van uitrol versnellen én kwalitatief verbeteren. Hierdoor maakt het competentiecentrum zich de knowhow eigen en kan de disseminatie van de projecten sneller en efficiënter verlopen. De Vlaamse gemeenten vragen dat de Vlaamse Regering het initiatief neemt voor de oprichting van een Vlaams e-government competentiecentrum. - Nota aan de Vlaamse regering betreffende de uitbouw van geïntegreerde

overheidsloketten (goedgekeurd op 24 oktober 2000) De nota geïntegreerde overheidsloketten goedgekeurd door de Vlaamse regering op 24 oktober 2000 legt het principe vast van een drieledige organisatiestructuur die vandaag 2010 de basis kan vormen voor de ontwikkeling van een geïntegreerde Vlaamse publieksbalie: • Front-office; • centrale back office; • thematische back office - - Het front office is het aanspreekpunt voor de klant. Het kan verschillende vormen

aannemen, maar heeft steeds een virtueel (elektronisch) informatieloket als draaischijf. De informatie en faciliteiten die een geïntegreerd loket aanbiedt worden immers digitaal toegankelijk gemaakt. Dit houdt in:

- - verstrekken van informatie over het (potentieel relevante) aanbod van dienstverlening, vertrekkend vanuit het perspectief van de vraag, het probleem, de behoeften van de klant;

- - verstrekken van informatie over de te vervullen formaliteiten en de verschillende overheidsdiensten die daarbij betrokken zijn, wanneer de klant overweegt van een bepaalde dienstverlening gebruik te maken.

- De klant kan desgewenst zelf eigenhandig informatie opvragen en procedures laten starten via het kanaal dat hij zelf kiest (bv. via het Internet op de eigen PC of op PC's in publieke kiosken, bibliotheken, …). Dit kan ook gebeuren, via één of meer bemande fysische loketten voor klanten die niet over een PC beschikken of voor deze doeleinden (nog) geen gebruik van een PC willen of kunnen maken. In

145/242

dat verband is een belangrijke rol weggelegd voor de gemeenten, naast eventuele andere potentiële partners.

- Centrale back office en thematische backoffice De organisatie van de centrale back office en de thematische backoffices werd hergedefinieerd bij de beslissing van de Vlaamse regering van 8 april 2005 (VR/PV/2005/12-punt12 - document VR/2005/0804/DOC.0213) om een 'Coördinatiecel e-government' als een afzonderlijke entiteit op te richten, doch wel in zeer nauwe samenwerking met het Contactpunt Vlaamse Infolijn. Het oorspronkelijk e-government projectteam (anno 2002) had zichzelf, in overlapping met de activiteiten van de Vlaamse Infolijn, prioritair gericht naar de frontoffice toepassingen (zoals de portaalsite www. Vlaanderen.be). Er werd relatief weinig belang besteed aan de achterliggende backoffice applicaties die nochtans van het grootste belang zijn voor de uitbouw van een doelmatig e-government. - Bij de beslissing van de Vlaamse regering van 8 april 2005 werd de

“Coördinatiecel Vlaams E-government” opnieuw als afzonderlijke entiteit opgericht. Ze treedt coördinerend en stimulerend op en bouwt een generieke infrastructuur uit die toelaat onder meer de unieke referentiebestanden voor de Vlaamse overheid technologisch te ontsluiten.

- VLABEST, Vlaamse Adviesraad voor bestuurszaken, Memorandum 2009-

2014 Deel 6 ‘Interbestuurlijk e-government: aandachtspunten en aanbevelingen 2009-2014’ door de Werkgroep ‘interbestuurlijk e-government’ De Vlaamse adviesraad voor bestuurszaken heeft aan V-ICT-OR de opdracht gegeven om op basis van bestaand materiaal aanbevelingen te formuleren voor de Vlaamse beleidsmakers over het interbestuurlijk e-government in de komende jaren. Op basis van verschillende bronnen evalueert dit document de aanbevelingen uit de strategische studie van 200711 en formuleert tevens een model die de bestaande en toekomstige inspanningen op het vlak van interbestuurlijk e-government kan integreren. De context - E-government is bijna per definitie interbestuurlijk e-government. Eén van de doelstellingen van e-government is immers het verbergen van de complexiteit van het overheidslandschap voor de klant. Integratie van gegevens en processen binnen de overheid blijft een belangrijk voorwaarde, ook wanneer we vandaag een verschuiving zien van e-services (nadruk op dienstverlening) naar e-community (nadruk op participatie). Als model om deze samenwerking tussen verschillende overheden concreter te maken, wordt in de vakliteratuur vaak gesproken over interoperability frameworks. Interoperabiliteit slaat op het vermogen van ICT-systemen én van de processen die ze ondersteunen om gegevens, informatie en kennis uit te wisselen. Een interoperability framework biedt de mogelijkheid om naast de technische aspecten, ook de semantische vraagstukken, organisatorische kwesties en beheersaspecten (governance) binnen één kader te integreren en beheersbaars te houden. 11 Strategische studie geïntegreerd e-government: hefboom voor een e-government aanpak voor, door en met lokale besturen (IBM België, 2007, 32 p.)

146/242

Stand van zaken - De ‘strategische studie voor een geïntegreerde e-government’ (studie door IBM in opdracht van CORVE, 2007 ) concentreert zich op zeven strategische projecten:

1. een gezamenlijke producten- en dienstencatalogus 2. e-government competentiecentrum 3. authentieke gegevens uitwisselen met gemeenten 4. uitbreiden van het Magda platform t.v.v de gemeenten 5. identificatie, authenticatie en autorisatie 6. open standaarden voor e-government 7. financiële ondersteuning van goede e-ideeën bij gemeenten

Deze zeven aanbevelingen kunnen beschouwd worden als een blauwdruk voor de komende jaren. Wanneer we deze aanbevelingen leggen naast de realisaties (september 2008) merken we dat:

• Heel wat werk nog moet gebeuren en de investeringen van de Vlaamse Overheid voor interbestuurlijk e-government tot nog toe beperkt waren;

• Her en der verspreide initiatieven ontstaan die bepaalde aanbevelingen uit de studie ter harte nemen;

• De zeven aanbevelingen zich voornamelijk concentreren op alfanumerieke gegevens, maar evenzeer gelden voor aanmaken, beheren en uitwisselen van geodata (GIS);

• Het realiseren van een lokaal e-government beleid binnen de lokale besturen geen evidentie is.

Aandachtspunten en aanbevelingen - De aanbevelingen uit de studie van 2007 zijn actueel én grotendeels oningevuld. De vraag is dan ook niet zozeer wat er de komende jaren moet gebeuren op het vlak van interbestuurlijk e-government, maar wel welke de voorwaarden zijn om de voorgestelde projecten succesvol te kunnen uitvoeren. De nadruk moet met andere woorden in de volgende legislatuur gelegd worden op governance: het opzetten van een structuur, zowel bestuurlijk als operationeel, die de succesvolle uitrol van de aanbevolen projecten uit de studie kan garanderen. Vier aandachtspunten worden daartoe geformuleerd:

• Integratie van de zeven projecten in één samenwerkingskader (interoperability framework)

• Opheffen van de splitsing tussen frontoffice en backoffice • Combinatie top down en bottom up benadering • Combinatie tussen privé en overheidsinitiatief

Deze vier aandachtspunten resulteren in volgende aanbevelingen:

1. Hef het onderscheid tussen backoffice en frontoffice op Vlaams niveau op. 2. Neem een actieve, sturende rol in de uitvoering van de strategische projecten. 3. Werk aan versnelde uitvoering van het huidige e-government decreet. 4. Creëer een sturend orgaan voor interbestuurlijk e-government 5. Bouw een interactief e-government beleid uit met de lokale en provinciale

besturen. 6. Richt een e-government competentiecentrum op.

- VOKA VOKA Studie 06, juni 2007: Memorandum federale verkiezingen 2007: Wat onze komende federale regering te doen staat, p36:

147/242

Om haar beleid te kunnen uitvoeren heeft de overheid soms informatie nodig van ondernemingen en burgers. Die worden verzameld via formulieren, en dat elektronisch of op papier. De informatie wordt verwerkt en gedeeld tussen de verschillende administraties. Te vaak leidt deze informatiebehoefte van de overheid tot administratieve overlast. Informatie wordt dubbel opgevraagd, er wordt overbodige informatie opgevraagd of de informatie wordt foutief verwerkt. Veel informatieverplichtingen zijn verouderd, overbodig, ingewikkeld, tijdrovend en repetitief. Kostprijs van de nodeloze kosten werden in 2004 door het Planbureau geraamd op zo’n 7,3 miljard Euro, een cijfer voor zelfstandigen en ondernemingen samen. VOKA Studie 08, juni 2008: Efficiënte overheid, meer mogelijk maken met minder middelen, p.41: Efficiëntieverbeteringen in de bedrijfsprocessen > 3 procent tegen 2011. In dit hoofdstuk gaat VOKA ervan uit dat door de verbeteringen van de bedrijfsprocessen, waaronder de backoffice, aankoop van goederen en diensten, beleidsondersteuning enz. een kostenbesparing van 5,6 miljard Euro kan opleveren. Op p.52 herhaalt VOKA haar stelling van 2007: De overheid legt informatieverplichtingen op. Daar valt niet aan te ontkomen. Soms wordt de informatie echter verscheidene malen opgevraagd. Of is informatie reeds beschikbaar in andere departementen. Informatieverplichtingen kunnen ook te uitgebreid of achterhaald (vb. in het licht van elektronische informatieverschaffing) zijn. Dergelijke informatieverplichtingen wekken ergernis op. Ze kunnen afgebouwd worden. Dan kunnen ondernemers zich echt toeleggen op hun kerntaak. Dat is goed voor de arbeidsproductiviteit. En eentje die nog niet zoveel kost ook. - Portfolio Meerjarenprogramma slagkrachtige overheid Op 24 december 2009 werd door de co-voorzitters van het CAG een nota over het meerjarenprogramma overhandigd aan de minister-president en de vice-minister-presidenten. De nota bevatte een voorstel van basisprincipes, strategisch kader, plan van aanpak en mogelijke projecten en programma’s die bottom-up werden geformuleerd vanuit de beleidsdomeinen. In deze portfolio aan projecten en programma’s zitten een relatief groot aantal projecten en programma’s die betrekking hebben op digitalisering en het gegevensverkeer binnen en tussen overheden. Zo kwamen in de portfolio ondermeer volgende fiches aan bod: • digitale overheid (fiche 150102) • Vlaamse producten-diensten-catalogus (fiche 150102) • digitalisering interoperabiliteit (fiche 150202) • automatische toekenning van school- en studietoelagen (fiche 140606) • vereenvoudiging berekening gebruikersbijdrage gezinszorg (fiche 070404) • één systeem van berekening van ouderbijdrage voor alle ouders en voor alle

voorzieningen in samenwerking met de FOD Financiën (fiche 070704) • uitbouwen van de energieprestatiedatabank tot authentieke gegevensbron (fiche

110301) • geïntegreerd referentiebestand voorzieningen WVG (fiche 070102) • uitbouwen van een geïntegreerde databank Zorgregie (fiche 070601) • E-inspectie (fiche 090202) • Vlaamse correctie referentiedatabank (fiche 150302) • een loket lokale statistieken (fiche 150103)

148/242

• databank ondergrond Vlaanderen (fiche 141102) • globaal hervormingsproject FWO administratie (efficiëntiewinsten door

automatisering) (fiche 050901) • gegevensdeling met koepels en inrichtende machten (fiche 060106) • standaardisering ICT-omgeving (fiche 080105) • aanmoedigingspremies online (AWAP-online) (fiche 090302) • uitbouw e-loket L&V (fiche 100103) • re-engineering toepassing Vlaams Landbouw Investeringsfonds (VLIF) (fiche

100301) • verbetering van de efficiëntie van de afvalstoffenrapportering in het IMJV (o.a.

door de realisatie van een efficiënte back office) (fiche 110107) • uitbreiden online bevragingstool voor huishoudelijke afvalstoffen (fiche 110702) • ontsluiten van beschermingen d.m.v. GIS-laag via GEO-portaal om

rechtszekerheid te genereren bij transacties van patrimonium (fiche 130107) • hergebruik van datasets: casus VKBO (fiche 140103) • uitbouw van een Vlaamse fiscale databank (fiche 140302) • nieuwe samenwerkingsverbanden tussen de diverse partners en VLABEL in het

kader van de fiscale inning van de planbatenheffing en de leegstandsheffingen in eigen beheer. Het efficiënt aanwenden van authentieke bronnen (van lokale besturen) ter optimalisering van de eigen kerntaken door middel van vereenvoudigde regelgeving (fiche 140303)

• Flanders Research Information Space (FRIS) (fiche 140502) • Rechtenverkenner – webservices voor een sociale productencataloog (fiche

140702) • Digitaal platform Vlaamse Zorgverzekering (fiche 140704) • Consequenter gebruik van de overkoepelende databank Vaccinet (fiche 140707) • MOW E-procurement (fiche 141202) • Creëren van een digitaal platform voor burgers om subsidies en

tegemoetkomingen aan te vragen (fiche 141305) • Vlaamse leer- en ervaringsbewijzendatabank (LED) (fiche 150609) • Efficiënte organisatie van elektronisch gegevensverkeer tussen Vlaamse

overheidsinstanties, de federale overheid en lokale overheden (fiche 151305) Aan deze portfolio en in het licht van dit sleutelproject kunnen ondertussen volgende projecten en programma’s worden toegevoegd: • ePromo • Verkeersbordendatabank • Centaurus • Samenwerkingsovereenkomst tussen de Vlaamse Overheid, VVP, VVSG en de

Vlaamse Gemeenschapscommissie voor de optimalisatie van de productie en de uitwisseling van lokale statistieken

• Vlaamse overheid Bedrijfsinformatie Platform (VOBIP) - Studies In 2007, 2008 en 2009 zijn er een aantal studies uitgevoerd inzake gegevensuitwisseling met lokale besturen, lokaal egovernment of de behoeften aan digitale dienstverlening. Hierbij wordt een overzicht gegevens van enkele relevante studies.

149/242

o Vergelijkende studie met het oog op de uitbouw van een gedifferentieerd instrumentarium naar lokale besturen in het kader van het gebruik en de bijhouding van geografische gegevensbronnen, december 2009, Departement DAR – stafdienst van de Vlaamse regering

Deze studie werd uitgevoerd in opdracht van de Stafdienst van de Vlaamse regering, afdeling van het Departement DAR. Extract uit de Management samenvatting: ‘Lokale besturen worden in het kader van Vlaamse beleidsinitiatieven steeds meer gevraagd om geografische informatie aan te maken en bij te houden.Lokale besturen liggen vaak aan de origine van geografische informatie of zijn het best geplaatst om deze te verzamelen. Het gebruik van geografische informatie kan lokale besturen ook helpen in het verbeteren van hun interne werking en het uitstippelen van het lokale beleid. Geografische informatie zal bij de lokale besturen steeds een belangrijkere rol spelen. Vele lokale besturen slagen er niet in om de juiste organisatie voor gebruik en bijhouding van geografische informatie op te zetten. Waar grotere lokale besturen wel gestart zijn, maar de organisatie niet op punt krijgen, weten vele kleine lokale besturen niet hoe effectief te beginnen aan de organisatie. Vanuit deze vaststelling onderzoekt voorliggende studie de huidige pijnpunten rond de organisatie van geografische informatie bij de lokale besturen en stelt ze een organisatiemodel en aantal scenario's voor om het gebruik en de bijhouding van geografische informatie bij de lokale besturen te verbeteren. In de eerste fase heeft de studie verschillende beleidsinitiatieven onderzocht waarbij het creëren en het bijhouden van geografische informatie door lokale besturen en het uitwisselen ervan met de Vlaamse overheid een cruciale rol speelt. Bij het onderzoek werden zowel de initiatiefnemende overheid, de lokale besturen als de intermediaire ondersteunende organisaties betrokken.’ Uit de analyse van de onderzochte beleidsinitiatieven komen een aantal gemeenschappelijke kwesties naar voor die van belang zijn voor het operationele succes van het beleid vanuit de Vlaamse overheid ten aanzien van de lokale besturen: Integratie in de administratieve processen: Open systemen (software/databanken) die de regelgeving correct implementeren: Oplossingen die rekening houden met diversiteit van de gemeenten: Nood aan gebiedsdekkende, actuele en stabiele referentiegegevens:. Een breed en goed uitgebouwd concreet gebruik moet mogelijk zijn Competente GIS-medewerkers Gestructureerde communicatie en ondersteuning binnen de gemeente en vanuit de Vlaamse Overheid Fase 2 evalueert in het kort een aantal initiatieven buiten Vlaanderen, met name in het Brussels Gewest, in de Provincie Luxemburg, bij de federale overheid en in Nederland. Er werd nagegaan of de gebruikte methodieken voor Vlaanderen innovatief en relevant zijn. In het algemeen zijn de bevindingen gelijklopend met die van Fase 1. Volgende bruikbare elementen worden uit de bestudeerde initiatieven gedestilleerd: Centraal coördinatieteam: Een centraal coördinatieteam gericht op ondersteuning van de lokale besturen bij de implementatie van de initiatieven van de hogere overheid en dat optreedt als een ‘buffer’ tussen de hogere overheid en de lokale besturen. Gemeenschappelijke infrastructuur voor kleinere lokale besturen: Via samenwerkingsverbanden bundelen kleinere lokale besturen hun krachten. Binnen

150/242

dit samenwerkingsverband zetten ze gemeenschappelijke technische en organisatorische infrastructuur op voor het bijhouden en gebruiken van geografische informatie. Betrokken management van lokale besturen: Gemeentesecretarissen zijn actief betrokken bij de ondersteuning en uitbouw van de infrastructuur voor bijhouding en gebruik van geografische gegevens. Kadastraal perceel: Onduidelijkheid omtrent de status van het administratief en kadastraal perceel kan opgelost worden door eenmalige overname door AADP (FOD Financiën) van het geometrisch kwaliteitsvolle object 'administratief perceel' uit het GRB, waarna de verdere bijhouding door AADP gebeurt. De gemeenschappelijke kwesties en bruikbare methodes resulteren in een GeoLokaal generiek proces dat in verschillende stappen beschrijft hoe de lokale besturen optimaal betrokken en ondersteund kunnen worden, vanaf de initiatie van een bepaald beleidsinitiatief, over de implementatie ervan en de operationele werking, tot opvolgen en evaluatie. Het GeoLokaal organisatiemodel verzekert dat het GeoLokaal generiek proces binnen de organisatorische randvoorwaarden gerealiseerd wordt. Centraal in het organisatiemodel staat het GeoLokaal coördinatieteam: een team van mensen met expertise in egov, geografische informatie en werking van de lokale besturen aangevuld met thematische experten afhankelijk van de beleidsinitiatieven. Daarnaast vraagt het organisatiemodel een GIS-coördinator bij elk lokaal bestuur die instaat voor de nodige organisatorische en technische infrastructuur. Het GeoLokaal organisatiemodel voorziet structurele ondersteuning van de GIS-coördinator voor de implementaties van specifieke initiatieven en regelgeving. Deze ondersteuning van de lokale besturen werd in de studie nog verder uitgewerkt in 2 scenario’s.

o De strategische studie geïntegreerd e-government, juli 2007, Corve Deze studie werd in opdracht van Corve uitgevoerd in 2007. De studie geïntegreerd e-government had als doel te peilen naar de e-government wensen en -noden van de lokale besturen en op basis van de resultaten van deze peiling tot een concreet actieprogramma te komen. Er komen vier belangrijke krachtlijnen naar voor: Meer structurele samenwerking Er is nood aan meer intergemeentelijke samenwerking. Daarnaast verwacht men ook dat CORVE richtinggevend kan optreden naar departementen en agentschappen, om zo een uniforme omgeving te creëren met éénmalige gegevensopvraging en open standaarden. Ook de samenwerking tussen lokale en bovenlokale besturen moet sterk uitgewerkt worden. Interactieve communicatie Er is een duidelijke nood aan (interactieve) communicatie over egovernmentprojecten en initiatieven. De juiste informatie moet tijdig terechtkomen bij de juiste doelgroepen. Maximale gegevensdeling binnen en tussen overheden Alle partijen verwachten, hopen en dringen aan op een verdere uitbreiding van het Magda platform. De uniciteit en betrouwbaarheid van Magda als platform was een heel belangrijke stap. Men denkt daarvoor niet alleen aan het ontsluiten van authentieke gegevensbronnen, maar ook aan geografische informatiedeling en spreiding. Gemeenschappelijke normen en standaarden Er moet duidelijkheid komen over normen en standaarden: zowel over het afspreken en beschikbaar stellen als over het afdwingbaar maken ervan. Daarvoor is een duidelijke communicatie en één centraal Vlaams aanspreekpunt nodig. Het is ook

151/242

belangrijk om de dienstenleveranciers te betrekken bij het bepalen van de open standaarden, om hun betrokkenheid te verogen. Op basis van de krachtlijnen worden er 7 strategische projecten naar voor gebracht die noodzakelijk zijn voor een geïntegreerd e-government.

1. Eén gezamenlijke producten- en dienstencatalogus 2. E-government competentiecentrum 3. Authentieke gegevens uitwisselen met gemeenten 4. Uitbreiden van het Magda platform t.v.v de gemeenten 5. Identificatie, authenticatie en autorisatie 6. Open standaarden voor e-government 7. Financiële ondersteuning van goede e-ideeën bij gemeenten

o Studie geocomponenten in e-government-toepassingen, 2009, Corve Deze studie werd in opdracht van Corve uitgevoerd in 2009. In Vlaanderen is er de afgelopen jaren heel wat kwalitatieve geografische informatie beschikbaar gekomen die kan bijdragen tot het geven van antwoorden op een groot aantal concrete vragen die burgers en ondernemingen hebben t.a.v. de overheid. Het gebruik van deze geografische informatie binnen e-government is vandaag onderbenut. Deze studie peilt binnen de beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid, de provincies en de lokale besturen naar interessante e-governmentprojecten die gebruik maken van geografische gegevens. Uit de studie kwamen 45 projecten naar voor die potentieel hebben als e-government toepassingen. Heel wat van de voorgestelde toepassingen liggen qua scope en functionaliteiten heel dicht bij elkaar en kunnen d.m.v. integratie een grotere meerwaarde bieden. Onderstaande domeinoverschrijdende toepassingen en initiatieven kwamen naar voor uit de studie: - Multimodale routeplanning - Individueel vervoersadvies (bereken de voor jou beste verplaatsing) - Digitale sociale kaart - Onderwijsaanbod op kaart - Economische kaart van Vlaanderen - Overzicht van het toeristisch aanbod - Loket ‘mijn eigendom’ met alle gegevens over mijn percelen en vergunningen - Beheer van het netwerk ‘trage’ wegen Uit de studie blijkt duidelijk dat er een grote meerwaarde kan gehaald worden uit een generiek platform voor geo-visualisatie. Dit platform laat toe om geografische informatie te ontsluiten naar het internet en deze door combinatie met thematische data (onderwijsaanbod, welzijnsinstellingen, kinderopvang aanbod) te integreren tot Interessante gebruikersgerichte toepassingen. Om dit te realiseren is er nood aan een goede coördinatie van geo/e-government initiatieven. Deze coördinatie is nodig om tot een gemeenschappelijke strategie en uitwisselingsplatform te komen waarbij technologie en kennis gedeeld wordt.

o i-Scan aanbevelingen, 2009, Hogeschool Gent Gemeenten in Vlaanderen zijn al een tijd bezig met e-government. In het begin stond e-gov vaak synoniem voor een website en digitaal loket. Deze instrumenten beloven een snelle dienstverlening op maat en interactie met de burger. Maar achter deze toepassingen gaat vaak ook een veranderende organisatie schuil, met uitdagingen

152/242

voor de kwaliteit voor de dienstverlening, afstemming tussen diensten en integrale samenwerking. De Hogeschool Gent onderzocht gedurende twee jaar in een dertigtal Vlaamse gemeenten de relatie tussen ICT en de gemeentelijke organisatie door middel van het instrument I-scan. Met de I-scan wordt op zoek gegaan naar welke variabelen een invloed hebben op de organisatie- en ICT-ontwikkeling en op het samenspel tussen beide? - De omvang van de gemeente speelt duidelijk een rol. Er wordt aangetoond dat

gemeeten met minder dan 10.000 inwoners het beduidend moeilijker hebben. - Besturen met een open organisatiestructuur staan duidelijk verder met de

ontwikkeling van hun organisatie en de manier waarop ICT dit ondersteunt. - De functie van de I-professionals (dit zijn de mensen die ICT-gerelateerde taken

vervullen in de gemeenten) met al hun specifieke kenmerken zoals takenpakket, aantal, niveau van inschaling,… spelen een belangrijke rol. Gemeenten waar een I-professional deel uitmaakt van een organisatiebreed overleg, scoren duidelijk beter.

- Het aantal ICT-toepassingen in gemeenten is de laatste jaren fors toegenomen. Deze toepassingen leiden echter niet automatisch tot een efficiëntere werking en dienstverlening. Vaak ontbreekt elke koppeling tussen toepassingen of uitwisseling van gegevens tussen diensten, ook waar dat duidelijk nuttig zou kunnen zijn. Diensten werken nog vaak naast elkaar en doen dubbel werk, dikwijls zonder het van elkaar te weten. Een gebrek aan organisatiebrede focus en visie bij de organisatietop en de I-professionals is hier zeker een van de oorzaken. Maar ook de ICT-leveranciers spelen hier een grote rol. Leveranciers spelen in op losse vragen van gemeenten en op die manier creëren ze een aanbod van zeer dienstgebonden software, die los van elkaar staan.

- Een belangrijke factor is het gegevensbeheer. Het systematisch en gestructureerd bewaren, uitwisselen en actueel houden van gegevens blijkt voor alle gemeenten moeilijk te zijn. Ook voor de gemeenten die in het onderzoek ‘het best’ scoren op organisatie- en ICT-ontwikkeling. Gegevens zitten doorgaans erg verspreid binnen de organisatie en in de meeste gemeenten is er weinig tot geen koppeling of uitwisseling van gegevens tussen diensten.

Conclusie: Gemeenten zijn complexe organisaties met een grote verscheidenheid van aangeboden diensten en producten. Het aantal diensten in Vlaamse gemeenten en hun takenpakketten zijn de laatste twintig jaar sterk uitgebreid. ICT volgt voor een belangrijk deel deze ontwikkeling en versterkt dat dienstgebonden denken en handelen. Op het moment dat die logica van ICT de organisatie beheerst, kan ICT voor nieuwe problemen en voor versterking van bestaande problemen zorgen. Er zijn evenwel tekenen van een omslag. O.a. het gemeentedecreet en bepaalde organisatiebrede softwaretoepassingen zoals klachtenbehandeling en documentbeheer, stimuleren het denken in termen van organisatiebrede en geïntegreerde werking. Waar in het diensten-denken ICT bijdraagt tot dienstgebonden automatisering, zou ICT dan kunnen leiden tot het horizontaal en organisatiebreed herdenken van de interne werking. Op dat moment wordt ICT een sterke aandrijfkracht voor organisatieverandering en kan het die organisatieverandering verankeren en stabiliseren. Het is een omslag die moeizaam

153/242

verloopt en het is duidelijk dat daarvoor andere en nieuwe capaciteit nodig is, onder andere maar niet alleen voor ICT Projectomschrijving Een goed functionerende overheid is essentieel voor een goed draaiende economie en samenleving. Een slagkrachtige overheid is dan ook een cruciale doorbraak om Vlaanderen tegen 2020 naar de top vijf van de Europese regio’s te leiden. Om deze doorbraak te realiseren werden 4 strategische doelstellingen in het kader van het meerjarenprogramma slagkrachtige overheid opgesteld. Eén van deze strategische doelstellingen stelt dat de Vlaamse overheid door innovatie van werkwijze en instrumenten de dienstverlening zal verbeteren. Deze innovatie van werkwijze en instrumenten ligt o.a. in de koppeling van databanken, de integratie van het gegevensverkeer en back-office activiteiten, en in de ontwikkeling van een geïntegreerde Vlaamse publieksbalie. Enkel hierdoor kunnen tastbare en zichtbare verbeteringen in de overheidsdienstverlening t.a.v. burgers, organisaties, bedrijven, lokale en andere overheden worden gerealiseerd. ‘De Vlaamse overheid als digitale dienstverlener’ vraagt de realisatie van een programma dat een geheel aan projecten bevat. Hierbij wordt gewerkt op zowel de front office als de back office maar steeds vanuit de behoeften van de klant. Scope Inleiding

De scope wordt aangegeven in het regeerakkoord. Het regeerakkoord stelt: ‘De sleutel tot meer doeltreffende administratieve vereenvoudiging ligt in verhoogde inspanningen om te komen tot een geïntegreerde uitbouw van het intra-en interbestuurlijk gegevensverkeer (kruispuntbanken, netwerkdiensten, informatieportalen) als noodzakelijke onderbouw voor diverse strategische beleidsprojecten. Dat raamwerk, gebaseerd op eenmalige gegevensopvraging, authentieke gegevensbronnen en maximale gegevensdeling tussen overheden, kan substantiële efficiëntiewinsten opleveren in termen van kwaliteit, snelheid en transparantie van de overheidsdienstverlening. We streven ernaar dat de lokale en provinciale besturen zich daarbij maximaal kunnen aansluiten ten behoeve van hun eigen dienstverlening.

• In uitvoering van diverse Europese richtlijnen (Inspire, EDRL,…) bouwen we op interbestuurlijk vlak kruispuntbanken, inzonderheid rond persoons-en bedrijfsinformatie, geo-informatie en dienstenaanbod.

• Om een betere digitale dienstverlening aan burgers, bedrijven en organisaties te kunnen aanbieden zullen we de verschillende initiatieven bundelen die de ruggengraat vormen voor dit geïntegreerd intra-en interbestuurlijk gegevensverkeer. Door die middelen en expertise samen te brengen wordt een meer geïntegreerde aanpak mogelijk voor de verdere uitbouw van die generieke instrumenten voor gegevensuitwisseling met burgers, bedrijven en organisaties en wordt een betere afstemming mogelijk op de transversale

154/242

beleidsprojecten opgenomen in de Vlaamse Toekomstvisie 2020 (Digitale instrumenten, p. 81).

‘ Er is een wisselwerking met het sleutelproject 2.2 ‘Rationalisatie ICT’ waaronder het ict-beheer en het Business-ICT alignment (BIA) behandeld worden. Met dit sleutelproject wordt rekening gehouden maar het behoort niet tot de scope van dit sleutelproject.

Naar een betere dienstverlening De Vlaamse Overheid beoogt een betere dienstverlening t.a.v. burgers, organisaties, bedrijven, lokale en andere overheden. Hierbij gaan we meer werken vanuit de behoeften van de klant. Een betere dienstverlening vereist een geïntegreerde uitbouw van het intra- en interbestuurlijke gegevensverkeer. Front-office en back-office moeten hierbij opgebouwd worden vanuit de logica van de klant. De front-office vormt hierbij de toegang voor de klant, de back-office zal fungeren als platform voor uitwisseling van gegevens en diensten, het beheer van interbestuurlijke gegevens en diensten en reikt het organisatorisch kader aan. We moeten gaan werken aan een betere afstemming en ontsluiting van de verschillende gegevensbronnen die aanwezig zijn op de verschillende beleidsniveaus (EU, federaal, Vlaams en lokaal). Enkel zo kunnen we de e-gov-principes van eenmalige gegevensopvraging, maximale gegevensdeling en authentieke gegevensbronnen realiseren. Deze integratie van het intra- en interbestuurlijk gegevensverkeer biedt immers de beste garanties op de effectiviteit van de dienstverlening en de verlaging van de administratieve lasten. Bovendien beogen we hiermee ook een planlastverlaging en kostenbesparing voor de Vlaamse en lokale overheden. Naast een klantgerichte aanpak staat een projectmatige aanpak voorop. Het intra- en interbestuurlijke gegevensverkeer geïntegreerd uitbouwen kan het beste gebeuren vanuit concrete projecten die inspelen op de behoeften van burgers, bedrijven en organisaties. De Vlaamse overheid heeft ondermeer de volgende projecten als strategische beleidsprojecten ter bevordering van de dienstverlening aangeduid in haar beleidsnota’s: - uniek ondernemersloket; - digitalisering inlichtingenformulier vastgoedinformatie - digitalisering stedenbouwkundige vergunning (en milieuvergunning) - Studietoelagen (inkomen) Een volwaardige realisatie van deze beleidsprojecten vraagt een ruime geïntegreerde aanpak waarbij de bestaande generieke componenten van het bestuurlijke gegevensverkeer maximaal moeten worden gebruikt. Aan de andere kant kunnen deze projecten de directe aanleiding zijn om nog ontbrekende generieke componenten te ontwikkelen en realiseren. Deze geïntegreerde aanpak vraagt tevens een goede structurele samenwerking tussen de verschillende entiteiten van de Vlaamse overheid enerzijds en andere bestuursniveaus anderzijds. Deze generieke componenten zijn softwarecomponenten die bruikbaar zijn voor meerdere toepassingen. Hun functionaliteit is dus vaak noodzakelijk of nuttig. Om

155/242

bruikbaar te zijn zullen ze interoperabel (niet systeem-specifiek, maar volgens open standaarden) aangeboden worden. Ze bieden bijvoorbeeld gegevens aan uit databanken of voeren een bepaalde proces-taak uit. Enkele voorbeelden: - diensten omtrent veiligheidsbeleid (zoals ACM/IDM) - single-sign-on-diensten - datadienst betreffende (semi-)overheidsinstanties - automatische adresmatchings- en positioneringsdiensten - inbouwbare multimodale routeplanner - generieke viewers Deze generieke componenten kunnen met specifieke software ontwikkeld zijn, maar de communicatie-interface moet volgens open standaarden (interoperabiliteit) opgebouwd zijn. Een betere dienstverlening vraagt dat er een goede informatiedoorstroming naar de klanten kan gebeuren. Voor de informatiedoorstroming naar de klanten toe is er nood aan een geïntegreerde Vlaamse publieksbalie. De burger, ondernemer of organisatie zou maar via één (virtueel) loket moeten kunnen passeren voor alle interacties met de overheid, ongeacht of dit loket een gemeentelijke website of de koepelsite van Vlaanderen is. Zo’n geïntegreerde dienstverlening betekent dat een nauwe samenwerking dient opgezet te worden met de verantwoordelijke entiteiten binnen de Vlaamse administratie en betrokken lokale overheden. Hierbij dient maximaal gebruik gemaakt te worden van bestaande goed functionerende initiatieven. In deze zal verder gebouwd worden op de ervaring en het netwerk van het Contactpunt Vlaamse Infolijn. Essentieel in een goede dienstverlening aan de klant is de optimalisatie en digitalisatie van de end-to-end processen waarbij bestaande goed werkende deelprocessen waar nodig maximaal hergebruikt worden. In een aantal gevallen zal dit leiden tot bijsturing van regelgeving om over verschillende regelgevingen heen bijvoorbeeld een éénduidige definitie te verkrijgen over bijvoorbeeld inkomen. Afstemming met de actieplannen wetsmatiging is hierbij vereist. De input en de feedback van een front-office (publiekbalie, uniek loket, virtueel loket, ….) is uitermate belangrijk voor deze bijsturing. Dagelijkse contacten met burgers, bedrijven en organisaties over verschillende beleidsthema’s heen geven een inzicht van welke gegevens en processen beter moeten geïntegreerd worden, waar informatie en/of gegevens best kunnen hergebruikt worden en welke deelprocessen in de dienstverlening voor onduidelijkheid zorgen. In het kader van dit project is voor de realisatie van een Vlaamse Publieksbalie een goede interbestuurlijke producten- en dienstencataloog (IPDC) nodig. Deze catalogus bevat een overzicht van alle producten en diensten van de overheden in Vlaanderen. Voor elk product of dienst is in deze catalogus relevante generieke informatie (Wat? Voor wie? Voorwaarden?,…) opgenomen samen met verwijzingen naar specifiekere informatie (vb. informatie over de ligging van het gemeentelijk loket, openingsuren, eigen procedures binnen de gemeente,…) Deze catalogus wordt door de verschillende overheden, elk voor wat hun bevoegdheden betreft, aangevuld en onderhouden. Elke overheid kan deze IPDC vervolgens in zijn communicatie met de overheidsklant gebruiken, zodat de burger, onderneming of organisatie, onafhankelijk bij welke overheid hij aanklopt, snel en zonder omwegen toegang heeft tot, correcte en

156/242

betrouwbare informatie op maat. Aldus komt een geïntegreerde Vlaamse Publieksbalie tot stand bestaande uit een veelheid aan unieke loketten maar werkende op dezelfde IPDC. Een specifieke doelgroep in het ganse verhaal zijn de gemeenten. Deze worden in het kader van Vlaamse beleidsinitiatieven vandaag steeds meer gevraagd om gegevens aan te maken en bij te houden. Lokale besturen liggen vaak aan de origine van bepaalde gegevens of zijn het best geplaatst om deze te verzamelen. Het gebruik van deze gegevens kan lokale besturen ook helpen in het verbeteren van hun interne werking en het uitstippelen van het lokale beleid. Zo zullen bijvoorbeeld geografische gegevens bij de lokale besturen naar de toekomst toe een belangrijkere rol gaan spelen. Vele lokale besturen slagen er niet in om de juiste organisatie voor gebruik en bijhouding van deze (geografische) gegevens op te zetten. Waar grotere lokale besturen wel gestart zijn, maar de organisatie niet op punt krijgen, weten vele kleine lokale besturen niet hoe effectief te beginnen aan de organisatie.

Problematiek De Vlaamse administraties en agentschappen hebben de afgelopen legislatuur veel acties en initiatieven ondernomen om de kwaliteit en klantgerichtheid van hun dienstverlening te verbeteren en deze dienstverlening in toenemende mate te digitaliseren. Ze werden hierbij ondersteund door de dienst e-government en ICT Beheer (e-IB) enerzijds en het Agentschap voor Geografische Informatie Vlaanderen (AGIV) anderzijds respectievelijk voor de alfanumerieke en geografische gegevensdeling. Voor het afhandelen van contacten met burgers, bedrijven en organisaties wordt veelal beroep gedaan op het Contactpunt Vlaamse Infolijn als frontoffice van de Vlaamse overheid. Jammer genoeg gebeurt dit nog steeds te gefragmenteerd en te weinig in samenwerking met andere entiteiten waar gelijkaardige deelprocessen van toepassing zijn. Dit heeft als gevolg dat de dienstverlening door de klant als zeer complex wordt ervaren. De bestaande beleidsdomeinspecifieke projecten worden nog te vaak benaderd vanuit de eigen functionele noden. Bij de uitbouw van front- en back-office wordt vastgesteld dat instanties vaak opnieuw bestaande componenten gaan ontwikkelen. De generiek ontwikkelde componenten, zowel op infrastructureel vlak als op het vlak van gegevens worden onvoldoende (her)gebruikt. Dit bemoeilijkt een eenvoudige, eenduidige en uniforme dienstverlening aan de uiteindelijke klant. Daarom is het enerzijds nodig dat het gebruik van de bestaande authentieke bronnen wordt gestimuleerd of dat nog ontbrekende gegevens gecoördineerd worden aangemaakt. Hiermee realiseren we het egov-principe van éénmalige inzameling en maximaal gebruik en dit niet vanuit de logica van de organisatie maar vanuit de logica van de klant. Het belang van de input en de ervaring van de huidige frontofficewerking binnen de Vlaamse overheid mag en kan in deze dus niet genegeerd worden. In dit kader is de input en de feedback van een front-office (publiekbalie, uniek loket, virtueel loket, ….) uitermate belangrijk. Dagelijkse contacten met burgers, bedrijven en organisaties over verschillende beleidsthema’s heen geven een inzicht van welke gegevens en processen beter moeten geïntegreerd worden, waar informatie en/of gegevens best

157/242

kunnen hergebruikt worden en welke deelprocessen in de dienstverlening voor onduidelijkheid zorgen. Tevens stellen we vast dat de bestaande samenwerkingsverbanden (MAGDA, GDI, ..) onvoldoende zijn geïntegreerd en (deels) dezelfde zaken realiseren. Zo is er zowel voor MAGDA (alfanumerieke datagegevens) als voor de GDI (geografische datagegevens) nood aan duidelijke afspraken rond openbaarheid van bestuur, hergebruik van overheidsinformatie door derden, wetsmatiging, authentieke bronnen, en bescherming van de privacy. Verder is er geen structureel beheer van interbestuurlijke gegevens die vanuit verschillende bronnen worden samengebracht en opgevolgd. Tot slot zorgt een te beperkte integratie van geografische en alfanumerieke gegevens voor verhoogde kosten voor de aanbieders en afnemers van gegevens. Door deze verkokerde aanpak worden bijvoorbeeld de lokale overheden door diverse instanties benaderd via verschillende samenwerkingsverbanden en op verschillende manieren. Dit is inefficiënt omdat hierdoor dezelfde overheidsinformatie meerdere keren en op diverse wijzen moet worden aangeleverd door de lokale overheden. Het is duidelijk dat vandaag gelijkaardige uitdagingen telkens opnieuw worden aangepakt, zonder de noodzakelijke afstemming. Het regeerakkoord vraagt uitdrukkelijk om de verkokering tegen te gaan en gezamenlijk betere oplossingen uit te werken. Het is met dit project dan ook de bedoeling om via een vernieuwde en geïntegreerde aanpak verder te werken op bestaand goede initiatieven zowel inzake backofficeintegratie als frontofficewerking en deze maximaal te valoriseren en hergebruiken. Kortom coördinatie en samenwerking zijn nodig ten behoeve van een betere dienstverlening aan burgers, bedrijven, organisaties, lokale en andere overheden.

Beschikbare Bouwstenen We beginnen niet vanaf nul. Bestaande regelgeving en werking vormen de basis waarop dit sleutelproject verder zal bouwen. In het recent goedgekeurde GDI- en Egovernment-decreet is het juridisch kader vastgelegd om verder te werken met eenmalige gegevensopvraging, authentieke gegevensbronnen en maximale gegevensdeling tussen overheden via kruispuntbanken, netwerkdiensten en informatieportalen. Deze juridische basis laat toe om de traditionele e-governmentaanpak (‘we digitaliseren de papieren dienstverlening’) om te zetten naar een echte dienstenintegratie die zorgt voor minder administratieve verplichtingen. Op basis van deze twee decreten worden vandaag binnen de Vlaamse overheid al twee platformen ontwikkeld voor gegevensuitwisseling: Het MAGDA-platform voor alfanumerieke gegevens en het GDI-platform voor geografische gegevens.

158/242

De koppeling tussen het GDI- en het MAGDA-platform biedt een onuitputtelijke bron van diensten en producten die de dienstverlening aan de burgers, bedrijven, organisaties, lokale en andere overheden sterk uitbreiden en die tegelijk de administratieve lasten zowel intern als bij de “klanten” van de overheid sterk kunnen reduceren. De koppeling van de platformen vraagt om het samenbrengen van inhoudelijke en technische competenties. De informatisering van bijvoorbeeld het inlichtingenformulier vastgoedinformatie, het realiseren van de digitale stedenbouwkundige of milieuvergunning en de realisatie van een uniek loket voor ondernemers vereist naast de functionele specialisten een nauwe samenwerking tussen e-government, GIS- en ICT-specialisten. Het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer van 18 juli 2008 bepaalt als basisprincipe het gebruik van authentieke gegevensbronnen. Artikel 4 bepaalt dat de Vlaamse Regering de authentieke gegevensbronnen aanwijst en bepaalt volgens de door haar bepaalde procedure welke instanties authentieke gegevensbronnen beheren. Authentieke geografische gegevensbronnen, zoals gedefinieerd in het GDI-decreet12, zijn een bijzondere soort van authentieke gegevensbronnen, zoals gedefinieerd in het e-government-decreet13. Ze voldoen aan de principes van éénmalige gegevensinzameling, maximale gegevensdeling en kosteloze toegang uit het e-government-decreet. Ze vallen eveneens onder de algemene regeling betreffende beheer, terugmeldplicht en privacy. Ze voldoen daarenboven aan de verplichtingen uit de INSPIRE-richtlijn14 betreffende harmonisering van de gegevens en de publieke toegang via netwerkdiensten. Ze dienen ook verplicht gebruikt te worden door alle Vlaamse overheidsinstanties bij uitvoering van taken van algemeen belang. Daarnaast zijn er verschillen in de erkenningsprocedure. Het besluit van de Vlaamse Regering van 15 mei 2009 houdende uitvoering van het decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer geeft invulling aan beide decreten voor wat betreft de procedure voor de erkenning van authentieke (geografische) gegevensbronnen. Zowel in het egov-decreet als GDI-decreet worden samenwerkingsverbanden opgericht voor een optimale samenwerking rond respectievelijk alfanumerieke en geografische gegevens. Organisatorisch wordt er vanuit elk samenwerkingsverband gewerkt met eens stuurgroep waarin alle deelnemers aan het samenwerkingsverband vertegenwoordigd zijn. Beide stuurgroepen worden ondersteund door een secretariaat. Het GDI-decreet vooorziet de mogelijkheid om financiering te voorzien in het kader van de erkenningsprocedure voor authentieke geografische gegevensbronnen. Tevens bestaat de mogelijkheid projecten uit het GDI-uitvoeringsplan generiek te ondersteunen door het ter beschikking stellen van financiële middelen. 12 Decreet van 20 februari 2009 betreffende de Geografische Data-Infrastructuur Vlaanderen 13 Decreet van 18 juli 2008 betreffende het elektronische bestuurlijke gegevensverkeer 14 Richtlijn 2007/2/EG van het Europees Parlement en de Raad van 14 maart 2007 tot oprichting van een infrastructuur voor ruimtelijke informatie in de Gemeenschap

159/242

Wat betreft het verplicht gebruik van authentieke (geografische) gegevensbronnen is er een verschilin toepassingsgebied tussen egov-decreet en GDI-decreet. Het egov-decreet legt enkel een verplichting op voor de entiteiten van de Vlaamse Overheid. Het Contactpunt Vlaamse Infolijn heeft als opdracht een dienstverlening uit te bouwen waarvan de brede bevolking de omvang en de kwaliteit als een daadwerkelijke verbetering ervaart ten opzichte van wat bestond (zowel centraal als decentraal). Het Contactpunt Vlaamse Infolijn werkt hiertoe op een gestructureerde manier en in samenwerking met de verschillende geledingen van de Vlaamse overheid mee aan de uitbouw van een “klanten oplossingsgerichte en kostenbewuste dienstverlening die zichzelf op innoverende wijze voortdurend verbetert en aanpast aan de veranderende omgeving”. Tevens fungeert het als instrument om de uitbouw van een geïntegreerde dienstverlening op een consistente, klantgerichte en efficiënte manier te ondersteunen binnen de Vlaamse overheid. Zo biedt het Contactpunt Vlaamse Infolijn aan de verschillende geledingen van het Vlaamse overheidapparaat de nodige ondersteuning om voor iedere entiteit van de Vlaamse overheid een meerwaarde aan de elektronische of niet-elektronische dienstverlening te realiseren. Geen onnodige verplichtingen of beperkingen worden daarbij opgelegd. Het Contactpunt Vlaamse Infolijn kanaliseert vragen en informatie in verband met de Vlaamse overheid, van en naar burgers, bedrijven en organisaties. Deze communicatie wordt gevoerd en ondersteund via meerdere kanalen, in het bijzonder via telefoon, e-mail, brief, fax, chat, internet, digitale televisie, enz. Daarenboven worden de voorlichting en communicatiewijze afgestemd op de behoeften van de specifieke doelgroepen. Concluderend kan het Contactpunt Vlaamse Infolijn beschouwd worden als het instrument bij uitstek van de Vlaamse overheid om de belangen van burgers, bedrijven en organisaties op het vlak van informatie, interactie en transactie (dossierbehandeling) te behartigen en mee te werken aan een betere integratie van gegevensdatabanken en betere afstemming van processen. Het mag duidelijk zijn dat een duurzame bundeling van de krachten een grote meerwaarde kan opleveren voor de Vlaamse Overheid maar ook voor haar klanten. Een efficiënte een effectieve overheid moet immers haar dienstverlening met een minimum aan middelen en doelgericht kunnen uitbouwen. Door meer samenhang te creëren en steeds dezelfde groep van mensen te betrekken bij de eniteitsoverschrijdende projecten wordt er optimaal gebruik gemaakt van hun ervaring, kennis en vaardigheden. De contacten die gelegd zijn voor één project kunnen snel aangesproken worden voor een ander. Aanpak sleutelproject De oplossingsrichting staat vandaag in het regeerakkoord aangegeven: ‘Om een betere digitale dienstverlening aan burgers, bedrijven en organisaties te kunnen aanbieden zullen we de verschillende initiatieven bundelen die de ruggengraat vormen voor dit geïntegreerd intra-en interbestuurlijk gegevensverkeer. Door die middelen en expertise samen te brengen wordt een meer geïntegreerde aanpak mogelijk voor de verdere uitbouw van die generieke instrumenten voor gegevensuitwisseling met burgers, bedrijven en organisaties en wordt een betere

160/242

afstemming mogelijk op de transversale beleidsprojecten opgenomen in de Vlaamse Toekomstvisie 2020 (p.81 Digitale instrumenten, p. 81).’ De beschikbare know-how en middelen, die nu verspreid zitten, méér bundelen in een vernieuwde beleidsdomeinen beleidsniveauoverschrijdende aanpak, zodat we met evenveel middelen méér maatschappelijk relevante resultaten neerzetten. Vlaanderen heeft met andere woorden nood aan een service-integrator die de visie en strategie inzake de uitbouw van het intra- en interbestuurlijke gegevensverkeer ontwikkelt en toeziet op de implementatie met het oog op een betere dienstverlening. De service-integrator draagt de nodige standaarden uit, biedt een interoperabel platform aan voor gegevensdeling, stimuleert de bouw van service geöriënteerde applicaties, is drijvende kracht achter innovatie, bewaakt de informatiedoorstroming enzovoort. Met het oog op de uitbouw van een betere dienstverlening beoogt de service-integrator een duurzame samenwerking op te zetten met andere overheidsinstanties waarbij ondersteuning en kennisdeling voorop staan.

Gewenste organisatiestructuur Samenwerking MAGDA- en GDI-stuurgroep Vandaag voorzien het e-gov-decreet en het GDI-decreet in de aansturing van de deelnemers in de vorm van een stuurgroep. Voor de aansturing in verband met het MAGDA-platform is dit het MAGDA-samenwerkingsverband, voor de aansturing in verband met de GDI is dit de GDI-stuurgroep die functioneert binnen het samenwerkingsverband GDI-Vlaanderen. Beide overlegorganen of stuurgroepen werken rond de inzet van kruispuntbanken, netwerkdiensten en authentieke gegevensbronnen. Ze werken hiervoor normen en standaarden uit. We stellen echter vast dat van zodra we gaan naar meer concrete projecten dat de gescheiden benadering van alfanumerieke en geografische informatie achterhaald is. De meerwaarde bestaat precies uit de koppeling van beiden. De beide stuurgroepen worden in hun werkzaamheden geconfronteerd met dezelfde uitdagingen en vraagstukken (openbaarheid van bestuur, veiligheid, privacy…). Het wordt meer en meer duidelijk dat grote projecten zowel geografische als alfanummerieke gegevens moeten bevatten en een samenwerking tussen beide stuurgroepen vragen. Gezamenlijke Taken: • Identificatie van de strategische projecten

o Welke projecten vragen ondersteuning van de service-integrator o welke gegevensbronnen en generieke componenten zijn vandaag al

beschikbaar en kunnen worden aangeboden? o welke gegevensbronnen en generieke componenten zijn nodig en

moeten dus ontwikkeld worden? • Generieke afspraken maken conform de respectievelijke decretale opdrachten,

ondermeer rond veiligheid, privacy, hergebruik, te gebruiken standaarden, … De service-integrator

Als service-integrator wordt een programmagroep beoogd. Deze begeleidt de realisatie van strategische projecten. Het ganse team van de service-integrator

161/242

staat ter beschikking van deze strategische projecten. De verantwoordelijkheid van het project en het beheer van de gerealiseerde gegevensbronnen en diensten komt toe aan de initiatiefnemer van het strategisch project. De realisatie van die projecten levert ook generieke componenten op die door alle betrokken Vlaamse bestuursniveaus gebruikt kunnen worden. Het uitdragen van deze generieke componenten is de taak van de service-integrator. De service-integrator staat dus in voor de operationele coördinatie om de verdere gegevensuitwisseling binnen de Vlaamse overheid te realiseren en een stelsel van Vlaamse authentiek bronnen uit te werken waarbij de front-office integraal deel van uitmaakt. a) Gezamenlijk secretariaat en beleidsondersteuning Het gezamenlijk secretariaat van de MAGDA-stuurgroep, de Stuurgroep GDI-Vlaanderen (en de GDI-raad) wordt opgenomen door de service-integrator. Nauwe samenwerking met de academische sector en de (geo-)ICT-sector moet voor de nodige innovatie-impulsen zorgen op bestuurlijk, organisatorisch en technisch vlak. De beleidsondersteuning zoals ze vandaag bestaat op het vlak van e-government en geografische informatie wordt tevens samengebracht onder de service-integrator. Hierdoor kan er beter gewerkt worden naar een gezamenlijk beleid e-gov en GDI ter ondersteuning van de werkzaamheden van de gezamenlijke stuurgroep en ter ondersteuning van de bevoegde ministers en de Vlaamse regering als college. b) Beheer basisinfrastructuur voor gegevensdeling en diensten (geïntegreerde

informatie-infrastructuur) De service-integrator zorgt voor de basisinfrastructuur nodig om generieke componenten te kunnen publiceren op een veilige manier (in functie van voldoende beschikbaarheid, verrtouwelijkheid en integriteit). Het kunnen orchestreren van diensten tensotte zal toelaten om bedrijfsprocessen flexibel te ondersteunen. c) Ondersteuning inzake privacy-aspecten Elke elektronische ‘mededeling’ van persoonsgegevens vereist, naar gelang het geval, een machtiging van de sectorale comités bij de Commissie voor de bescherming van de persoonlijke levenssfeer of de Vlaamse toezichtcommissie. De service-integrator biedt specifieke juridische ondersteuning inzake de aanvraag en de toepassing van de machtiging die nodig is bij de realisatie van strategische projecten. Ze verzorgt waar nuttig en mogelijk aanvragen voor collectieve machtigingen. d) Relatiebeheer beleidsdomeinen Vlaamse overheid Een goed relatiebeheer met de verschillende beleidsdomeinen is nodig voor een goede inventarisatie van de behoeften en de kennisopbouw van bestaande of te ontwikkelen digitaliseringsprojecten. Hierdoor kunnen bestaande generieke componenten gerichter worden aangeboden aan kleinere en grotere projecten of kan de nood tot nog te ontwikkelen generieke componenten ruimer worden gekaderd (potentiële meerwaarde voor meerdere projecten). Via de relatiebeheerders kunnen projectverantwoordelijken in eerste instantie hun vragen tot ondersteuning door de service-integrator richten.

162/242

e) Relatiebeheer lokale besturen Gezien de vele initiatieven van de Vlaamse overheid15 waarbij de lokale besturen betrokken zijn zal de service-integrator zorgen voor de broodnodige onderlinge afstemming. Er moet vermeden worden dat verschillende entiteiten van de Vlaamse administratie gelijkaardige of dezelfde informatie opvragen bij de lokale besturen. De principes van éénmalige inzameling een meervoudig gebruik moeten dus ook ten aanzien van de lokale besturen toegepast worden. Dit moet de administratieve lasten voor lokale besturen reduceren. De service-integrator waakt er over dat de lokale besturen van bij het begin betrokken zijn, evenals hun dienstenleveranciers. De duurzame contacten van de service-integrator met de betrokken lokale besturen zullen renderen bij de communicatie. Gelet op de diversiteit van de lokale besturen en hun ICT- en GIS-kennis en –middelen16 is ondersteuning van ten minste de kleine gemeenten noodzakelijk bij de implementatie van de initatieven. f) Relatiebeheer Federale overheid Ook duurzame relaties uitbouwen en onderhouden met de instanties van de Federale overheid is belangrijk voor de realisatie van een stelsel van authentieke gegevensbronnen. Federale overheidsinstanties spelen immers een belangrijke rol met betrekking tot gegevens over personen, bedrijven en percelen. g) Relatiebeheer burgers, bedrijven en organisaties In dit kader is de organisatie van een front-office (publiekbalie, uniek loket, virtueel loket, ….) die de input en de feedback verzamelt uitermate belangrijk. Dagelijkse contacten met burgers, bedrijven en organisaties over verschillende beleidsthema’s heen geven een inzicht van welke gegevens en processen beter moeten geïntegreerd worden, waar informatie en/of gegevens best kunnen hergebruikt worden en welke deelprocessen in de dienstverlening voor onduidelijkheid zorgen. h) Personeel en middelen van de service-integrator De service-integrator zal samengesteld worden door re-allocatie van mensen. De functies worden in de eerste plaats vervuld door Vlaamse ambtenaren. Dit biedt immers de beste garantie op de noodzakelijke kennisopbouw nodige om huidige en toekomstige strategische projecten aan te pakken. Er kan eventueel beroep gedaan worden op consultants met langlopende contracten om toe te voegen aan het team van de service-integrator. Samengevat zal het team van de service-integrator zich bezighouden met volgende taken in een projectmatige context met oog voor de klant: • Ondersteunen van strategische projecten; • Ondersteunen van de klant bij het gebruik van generieke componenten; • Inspelen op de behoeften van de klant; • Inventarisatie van generieke componenten en authentieke bronnen; • Hergebruik van generieke componenten en authentieke bronnen;

15 Zie studie GeoLokaal voor een inventaris van bestaande initatieven met een geo-component 16 Zie studies GeoLokaal , IBM-studie van CORVE en boek i-scan

163/242

• Bouwen van kruispuntbanken; • Realiseren van een IPDC en geïntegreerde Vlaamse Publieksbalie (uitvoeren van

taken met betrekking tot de front office); • Begeleiden van de beleidsdomeinen bij het opbouwen van de authentieke

bronnen en generieke componenten; • Ter beschikking stellen van expertise en kennisdeling met betrekking tot opmaken

van businessplannen en projectmanagement van digitale projecten; • Ter beschikking stellen van juridische expertise rond privacywetgeving,

openbaarheid van bestuur, hergebruik van overheidsinformatie en andere relevante wetgeving; opmaak van generieke afsprakenkaders hieromtrent, ter ondersteuning van de MAGDA/GDI-stuurgroep;

• Begeleiden van de beleidsdomeinen inzake privacy, openbaarheid en hergebruik van overheidsinformatie;

• Afstemmen met de actieplannen wetsmatiging. • Kennisopbouw realiseren; • Secretariaat MAGDA en GDI; • Beleidsondersteuning; • Vertaling van de gewenste dienstverlening MAGDA en GDI; • Relatiebeheer met verschillende doelgroepen; Een belangrijke randvoorwaarde is dat voor elk van de strategische projecten voldoende ruimte wordt gecreëerd om deze budgettair uit te werken. Hierbij moet een businessplan de kosten en baten omschrijven voor de betrokken entiteit maar ook voor de ganse Vlaamse Overheid. Dit traject moet ondersteund worden door de service-integrator. Op basis van de geselecteerde strategische projecten en de voorstellen om gezamenlijk componenten uit te werken zal de service-integrator een meerjarenprogramma moeten uitschrijven en voorleggen aan de gezamenlijke stuurgroep die dit overmaakt aan de Vlaamse regering. Op basis van dit meerjarenprogramma kan een globaal business-plan worden uitgewerkt. Dit business-plan moet de basis vormen voor het reserveren van een innovatie-budget. Dit budget dient om kruispuntbanken en authentieke bronnen op te zetten die generiek bruikbaar zullen zijn. Hierbij kan eventuele aansluiting gevonden worden bij het programma “Innovatief aanbesteden”. Een extra budget is noodzakelijk om de kosten voor de strategische projecten van waaruit gewerkt zal worden niet nodeloos te verhogen. De baten bevinden zich in het ruimer gebruik binnen de Vlaamse Overheid en de ksotenbesparing die dit met zich zal meebrengen.

De producenten Met betrekking tot de realisatie van de generieke componenten worden ontwikkelingen en bewerkingen uitbesteed aan entiteiten van de Vlaamse overheid (bv AGIV) die over de nodige capaciteit beschikken, aan de opdrachtnemer van het ICT-raamcontract (bv. HP/eds-telindus) of aan andere externe opdrachtnemers via een openbare aanbesteding.

Meerwaarde voor projecten Voor de opbouw van deze generieke componenten vertrekken we niet vanuit een vacuüm, maar vanuit een aantal gezamenlijk geïdentificeerde strategische projecten (zoals deze die hierboven al werden aangehaald). Door vanuit deze zeer concrete

164/242

projecten te werken, kunnen we ook beter vertrekken vanuit de dienstverlening die men met dit project beoogt en werkt men direct samen met de stakeholders rond dit project. Zo kan men het uit te bouwen generiek aanbod ineens aftoetsen aan de bruikbaarheid van deze componenten in dit soort projecten. De verantwoordelijkheid voor de uitbouw van deze projecten blijft bij het inhoudelijk bevoegde beleidsdomein. Er komt echter een uitdrukkelijke wisselwerking met de service-integrator, met het oog op de uitbouw van generieke componenten,en gezamenlijke kennisopbouw. De samenstelling is afhankelijk van het project: • Projectleider aangeduid door beleidsdomein • Inhoudelijke expert/materiespecialist (business analyst) • Jurist die materie kent (met het oog op goede afstemming wetgeving/

wetsmatiging) • Financieel expert • Projectbegeleider van de service-integrator • … De projectuitvoering blijft onder de verantwoordelijkheid van het beleidsdomein (inclusief financieel beheer). De communicatie over het strategische project is de taak van de beleidsdomeinen, echter ten aanzien van de lokale besturen is afstemming wenselijk. Het team van de service-integrator wordt toegevoegd aan het projectteam. Deze levert de generieke componenten aan, brengt niet-beleidsdomein specifieke expertise aan en doet de captatie van wat breder bruikbaar is/zal zijn. De service-integrator zal per project een goede begeleiding meegeven qua project-aanpak en een inschatting maken van de extra kosten die gemaakt moeten worden om bepaalde componenten zo op te bouwen dat ze deelbaar en herbruikbaar worden. Dit wordt idealiter gefinancierd vanuit een 'fonds voor de opmaak van generieke componenten". De voordelen voor de eigen entiteit zijn zowel financieel als organisatorisch. Immers kosten worden bespaard en er is de tijds- en efficientiewinst door het hergebruik van bestaande generieke componenten. Kortom dit komt ten goede van de projectresultaten en de termijn waarbinnen deze moeten worden gerealiseerd. Indien de organisatie beheerder van een (potentiële) authentieke gegevensbron is kan een kennisoverdracht gerealiseerd worden voor de opbouw, het beheer en de bijhouding van deze (authentieke) gegevens. Voor toekomstige projecten biedt deze manier van werken tevens een enorme meerwaarde. De entiteit leert immers hoe men de bestaande generieke componenten moet integreren ten behoeve van de eigen werking. De entiteit zal een betere kijk ontwikkelen op het ruimere aanbod van de aanwezige generieke componenten binnen de overheid. Dit betekent een potentiële meerwaarde voor toekomstige projecten aangezien sneller gedacht zal worden aan de inschakeling van deze bestaande componenten. Hiermee draagt men bij aan het principe vraag niet wat je al weet waardoor minder gegevens opnieuw worden opgevraagd bij de burger, ondernemer enz.

165/242

Tot slot zal de entiteit ook generieke kennis opbouwen op het vlak van juridische consequenties (nood aan aanpassing regelgeving, privacyregelgeving, ...), projectaanpak en in het uitschrijven van een business plan. Het eigendom en beheer van de ontwikkelde producten en diensten is en blijft een verantwoordelijkheid van de bevoegde instanties.

Het generieke aanbod van de service-integrator Uitbouwen van een geïntegreerde informatie-infrastructuur Een geïntegreerde informatie-infrastructuur bestaat uit een stelsel van authentieke gegevensbronnen, kruispuntbanken die deze gegevensbronnen aan elkaar koppelen, en een gegevensuitwisselingsplatform dat toelaat om deze gegevensbronnen te ontsluiten en gegevens uit te wisselen tussen verschillende overheidsorganisaties. Dit alles ondersteund door de gepaste netwerkdiensten en binnen een duidelijk afsprakenkader die dit alles technisch aan elkaar koppelt en organisatorisch integreert. Dergelijke koppeling en integratie van authentieke gegevens is immers een vereiste om bestuurlijke processen efficiënter en effectiever te laten verlopen In deze geïntegreerde informatie-infrastructuur zal de uitwisseling van gegevens niet beperkt blijven tot alfanumerieke gegevens, maar zullen ook geografische gegevens een essentiële rol spelen. Het opzetten van een dergelijke geïntegreerde informatie-infrastructuur is een technologische uitdaging, maar nog veel meer een organisatorische en juridische uitdaging. Vlaamse overheidsorganisaties zullen moeten leren om met authentieke gegevens te werken, en zullen moeten leren om meer onderling gegevens uit te wisselen. En enkel binnen het gepaste juridische kader zullen de Vlaamse administraties dezelfde taal spreken over dezelfde gegevens, zodat ze deze gemakkelijker onderling kunnen uitwisselen. Deze geïntegreerde informatie-infrastructuur zal ook een aantal generieke diensten moeten aanbieden die het de lokale besturen mogelijk maken om op eenvoudige en kosteffectieve wijze gegevens te ontsluiten uit federale en Vlaamse authentieke gegevensbronnen, en gegevens uit te wisselen met Vlaamse overheidsorganisaties. Opzetten van Vlaamse authentieke gegevensbronnen Een geïntegreerde informatie-infrastructuur is natuurlijk maar nuttig naarmate er meer en betere authentieke gegevens doorstromen. Momenteel bestaan de gegevens die via het MAGDA-platform uitgewisseld worden nog hoofdzakelijk uit gegevens afkomstig uit de federale authentieke gegevensbronnen. De uitdaging is er voor te zorgen dat er steeds meer authentieke gegevens uitgewisseld worden, afkomstig uit gegevensbronnen binnen de Vlaamse overheid. Het doel is immers dat Vlaamse overheidsorganisaties steeds meer en steeds beter gebruik zouden maken van gegevens die al aanwezig zijn binnen de Vlaamse overheid zelf, en burgers en ondernemingen niet telkens opnieuw zouden vragen om dezelfde gegevens. Dit is het principe van de “eenmalige gegevensinzameling”. Dit vereist dat een aantal bestaande (b.v. bouwvergunningen, milieuvergunningen, …) en geplande (leer- en ervaringsbewijzen, …) gegevensbronnen binnen de Vlaamse overheid uitgebouwd worden tot echte authentieke gegevensbronnen, d.w.z. tot gegevensbronnen die de nodige garanties kunnen bieden wat betreft de kwaliteit van de gegevens, de bruikbaarheid, operationaliteit en veiligheid van de

166/242

gegevensbron. Pas als aan deze garanties voldaan is kunnen deze gegevensbronnen immers door de Vlaamse regering erkend worden als Vlaamse authentieke gegevensbron, en wordt hun gebruik vervolgens verplicht binnen de hele Vlaamse overheid (zoals voorzien wordt in het e-government decreet en het GDI-decreet). Voor deze Vlaamse authentieke gegevensbronnen geldt dat hun gebruik in principe kosteloos is, d.w.z. dat de kosten voor hun gebruik niet door middel van facturering op basis van tarieven of abonnementen worden doorberekend aan de (overheids)gebruikers. Een dergelijke betalingsverplichting zou immers averechts werken op het in de decretaal voorziene overheidsbrede verplichte gebruik van deze gegevensbronnen. Daarom moet er voor de Vlaamse authentieke gegevensbronnen gestreefd worden naar afspraken waarbij door herschikking van bestaande budgetten een vorm van permanente financiering wordt gerealiseerd die de kosten verbonden aan het opzetten en beheren van de gegevensbron blijvend afdekt en die het tevens mogelijk maakt om gegevens uit die gegevensbron kosteloos aan te bieden aan de (overheids)gebruikers. De integratie van het MAGDA-platform en het GDI-platform moet het mogelijk maken de doelstellingen van deze decreten te realiseren evenals bij te dragen aan de Via-doorbraak ‘Slagkrachtige overheid’ en om de nodige efficiëntiewinsten te boeken. Tegelijk is een afstemming met de “front-office” zoals die momenteel vooral door de Vlaamse Infolijn wordt opgezet even cruciaal. De interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus (IPDC) als motor van een Vlaamse publieksbalie Informatie van de overheid is op dit moment in Vlaanderen nog steeds verspreid over de verschillende bestuursniveaus. Burgers, bedrijven en organisaties stellen echter steeds hogere eisen aan de dienstverlening van hun overheid. Zij willen bij elke overheid kunnen aankloppen en snel en in een begrijpbare taal geïnformeerd worden over de diensten en producten die ze nodig hebben van hun overheid. Een klantgerichte overheid zorgt in haar informatiedienstverlening dan ook voor een beleidsdomeinen bestuurslaagoverschrijdende aanpak. Burgers, ondernemers en organisaties moeten ongeacht de toegangspoort (lokaal, regionaal of federaal) en ongeacht de drager aan eenduidige, correcte en actuele overheidsinformatie geraken. Deze moet bovendien zeer toegankelijk en eenvoudig aangeboden worden. Om dit te realiseren is interactie en samenwerking tussen frontoffice en backoffice essentieel. Immers sinds jaren en vandaag nog steeds tracht de Vlaamse overheid haar werking en haar dienstverlening dag na dag te verbeteren doch nog te veel vanuit haar eigen logica en minder vanuit de logica van de burger. Kennis van en aandacht voor de uiteindelijke klant is in het optimalisatie en digitaliseringsproces een onontbeerlijke schakel om te vermijden dat de boogde dienstverlening haar doel njet voorbijschiet. Jarenlange ervaring met klantencontacten toont aan dat onder andere:

− de burger heeft nood aan een neutraal aanspreekpunt en een lage drempel om contact op te nemen met de overheid: .burgers, bedrijven en organisaties vinden het belangrijk dat dit aanspreekpunt neutraal is. Ze hebben minder moeite om informatie over een specifieke beleidsmaatregel op te vragen bij

167/242

een contactpunt dan bij de dienst zelf; dit voelt minder bedreigend aan dan bij de officiële instantie. Ook dit neutrale karakter verlaagt de drempel voor mensen om contact op te nemen.

− de burger verwacht geïntegreerde, op elkaar afgestemde informatie: enerzijds vindt de burger de overheid complex en kent hij het verschil niet tussen de verschillende bestuursniveaus. Een goede dienstverlening bestaat er dus voor hem in dat de informatie van verschillende bestuursniveaus samen aangeboden wordt op een voor hem begrijpelijke en toegankelijke manier. Anderzijds evolueert het verwachtingspatroon van de burger. Deze is intussen vertrouwd met contactcenters en internet maar verwacht bovendien ook steeds meer informatie en dienstverlening op maat.

− overheidsdiensten hebben nood aan een geïntegreerd, multikanaal-overheidsloket. Steeds meer overheidsdiensten richten een fysiek, telefonisch of elektronisch loket op voor hun dienstverlening naar burgers, bedrijven en organisaties. Het kan gaan om zuivere informatieverstrekking of meer complexe dienstverlening zoals dossierinformatie. De vraag naar een telefonische en multikanaal-ondersteuning wordt hierdoor steeds groter. Om te vermijden dat deze loketten eenzame eilandjes worden, is het aangewezen om één centraal geïntegreerd overheidsloket effectief uit te bouwen. Zo kan een overheidsdienst genieten van de schaalvoordelen, het bij het brede publiek bekende infonummer voor eerstelijnsinformatie, de mogelijkheden van de portaalsite Vlaanderen.be en de aanwezige expertise (best practices) betreffende klantvriendelijke burgercontacten en multikanaalondersteuning.

Bovendien dienen stappen gezet te worden in de richting van een gepersonaliseerd luik, “mijn.vlaanderen.be”. Mijn.vlaanderen.be moet naast informatie en diensten op maat, ook statusinformatie geven over dossiers bij de overheid. De portaalsite kan dan uitgroeien tot een online dashboard van vragen en lopende dossiers. De ontwikkeling hiervan zal parallel lopen met de ambitie om deze statusinformatie ook aan de telefoon te kunnen geven. Het project vergt een samenwerking met verschillende actoren binnen de Vlaamse overheid, inhoudelijk met de bevoegde dienst en technologisch met onder meer EIB-Corve. Vanuit het standpunt van de gebruiker zou het tevens erg handig zijn om slechts één keer te moeten aanmelden bij de overheid, het zgn. “single sign on” principe. Na het aanmelden op mijn.vlaanderen.be zou de gebruiker dan meteen kunnen doorklikken naar andere transactionele diensten van de Vlaamse overheid, zonder dat hij zich daarvoor opnieuw moet aanmelden. Een site als mijn.vlaanderen.be biedt ook heel wat potentieel om proactief te communiceren naar gebruikers. Aan de hand van gepersonaliseerde e-mail boodschappen en een gepersonaliseerde ruimte op de homepage kan de gebruiker de thema’s en onderwerpen van zijn keuze naar boven laten komen, zodat hij steeds op de hoogte is als er op dat vlak iets wijzigt. Om dit te realiseren is een integratie van gegevendatabanken zoals eerder beschreven fundamenteel. Tevens is het uitermate belangrijk dat er gewerkt wordt aan standaardisatie van een aantal bouwstenen zoals o.a. een unieke identificatie van zowel burgers, bedrijven (bestaat al) en organisaties.

168/242

Parallel aan de uitbouw van geïntegreerde gegevens en gegevensuitwisseling is voor de uitbouw van een Vlaamse publieksbalie de realisatie van een interbestuurlijke producten en dienstencatalogus (IPDC) essentieel. Interbestuurlijke producten en dienstencatalogus (IPDC) Artikel 29 van het Decreet inzake de openbaarheid van bestuur van 26 maart 2004 bepaalt dat er “een gezamenlijk bestand met wegwijs- en eerstelijnsinformatie” moet worden samengesteld. Dat interbestuurlijke gegevensbestand moet de versnipperde informatie over de dienstverlening van de verschillende openbare besturen samenvoegen tot een geïntegreerd geheel, een zogenaamde interbestuurlijke producten en dienstencatalogus. De burger dient zich op die manier niet af te vragen welke overheidsdienst verantwoordelijk is voor een bepaalde overheidsdienstverlening. Duidelijke, eenduidige en begrijpbare communicatie naar de overheidsklant is de belangrijkste doelstelling van een interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus. Het streefdoel is dat alle besturen in Vlaanderen met de producten- en dienstencatalogus werken, en dat ze die gebruiken om burgers en bedrijven via verschillende kanalen betrouwbare en eenduidige informatie aan te bieden. Daartoe moet de producten- en dienstencatalogus worden ingebed in een uitwisselingsdatabank, waarvan het technische profiel nog moet worden bepaald. Dat streefdoel moet stapsgewijs worden gerealiseerd, met tussentijdse zichtbare resultaten. Inhoudelijk streeft het project ernaar betrouwbare en eenduidige eerstelijns- en wegwijsinformatie samen te brengen, die efficiënt kan worden toegesneden op het doelpubliek en het communicatiekanaal. Op technisch gebied moet het uitwisselingsplatform ervoor zorgen dat de informatie over producten en diensten slechts één keer hoeft te worden ingegeven en onderhouden. Tegelijk moet ze de diverse besturen kunnen ondersteunen in de diverse kanalen die ze gebruiken, op maat van hun behoeftenprofiel. Het project streeft ernaar om bij alle lokale besturen, ongeacht hun grootte of hun profiel, de kwaliteit van hun vraaggestuurde dienstverlening gestaag te verhogen, zodat ze stapsgewijs aan de uitwisselingsdatabank kunnen worden gekoppeld. Burgers, bedrijven en organisaties krijgen zo toegang tot duidelijke, geïntegreerde informatie en krijgen, bij welke overheid ze ook aankloppen, hetzelfde volledige, correcte en actuele antwoord. Het project IPDC is onmiskenbaar een win-winproject zowel voor de betrokken besturen als voor hun cliënten biedt het tastbare voordelen. Doordat informatie van verschillende authentieke bronnen wordt geïntegreerd en maximaal ontsloten, krijgen burgers en bedrijven voortaan bij elk afzonderlijk bestuur snel, efficiënt en goedkoop toegang tot betrouwbare, actuele, eenduidige en geïntegreerde informatie. Die informatie wordt bovendien via meer kanalen ontsloten. De besturen kunnen hun dienstverlening klantvriendelijker maken en uitbreiden, en ze hoeven minder te investeren om actuele en correcte informatie aan te bieden.

169/242

Doordat ze de informatie van de producten- en dienstencatalogus in diverse contexten en kanalen kunnen hergebruiken, hebben ze minder redactiewerk. De catalogus brengt bovendien de dienstverlening in kaart, bevordert de interne communicatie en reikt objectieve en meetbare gegevens aan voor verbeteringsacties. Om dat te realiseren is een nauwe samenwerking tussen de verschillende entiteiten binnen de Vlaamse overheid onontbeerlijk, en is nauw overleg nodig met alle betrokken partijen (lokale besturen en andere bestuursniveaus). Realisatie van de interbestuurlijke productencatalogus Bij de realisatie van een IPDC werden enkele startprincipes vastgelegd. Zo is de primaire doelstelling om een gestructureerd aanbod van wegwijsinformatie over alle bestuurslagen heen (vanuit standpunt van de burger, niet de administratie) te realiseren. Deze doelstelling is verplicht te realiseren op basis van Artikel 29 van het decreet inzake de openbaarheid van bestuur van 26 maart 2004 dat bepaalt dat er “een gezamenlijk bestand met wegwijs- en eerstelijnsinformatie” moet worden samengesteld. Als secundaire doelstelling wordt de uitwisseling van productfiches voorzien in het kader van EDRL (Nederland pakt dit aan via de Samenwerkende Catalogi ~IPDC), het Lokaal Sociaal Beleid (verplichting voor lokale besturen) en andere entiteiten. Het betreft in essentie de oplijsting en samenvoeging van alle producten, maar ook het toekennen een uniek nummer, een unieke identificator voor elke overheidsdienstverlening zodat elke overheid ten allen tijde ook effectief over hetzelfde kan/zal praten. Als neveneffecten kan de IPDC enerzijds het beleid informatie verstrekken voor optimalisatie en vereenvoudiging van maatregelen en maakt anderzijds de overheidsdienstverlening zichtbaarder en meetbaarder. Om de interbestuurlijke productencatalogus te realiseren, wordt er nauw samengewerkt tussen de Vlaamse overheid, getrokken door de Coördinatiecel Vlaams e government en het Contactpunt Vlaamse Infolijn, enerzijds en de vertegenwoordigers van de lokale besturen (VVSG, VVP) anderzijds. De Vlaamse overheid zal haar eigen producten en diensten in kaart brengen terwijl de lokale en provinciale besturen dat zullen doen voor hun dienstverlening. Ook aan andere overheidsniveaus zoals de federale overheid wordt aangeboden om in het project interbestuurlijke productencatalogus in te stappen. Elke overheid is zo binnen haar bevoegdheid verantwoordelijk voor haar bijdrage aan de producten of diensten waar de overheidsklant naar vraagt. Niet alleen burgers, bedrijven en organisaties winnen hierbij, maar ook de overheid zelf. Door eenmalig redactiewerk en het gebruik van meerdere kanalen draagt een dergelijke samenwerking immers bij tot een efficiëntere en effectievere overheid. Daarnaast is een samenwerking voorzien met de werking in het kader van de Europese Dienstrichtlijn bij de federale overheid, en met Vlaamse sectorale initiatieven zoals ‘Premiezoeker Bouwen en Wonen’ en ‘Rechtenverkenner’. Deze laatste twee projecten bieden elk een zoekmotor aan die de overheidsklant begeleiden naar de meest gepaste dienstverlening. In deze context kan vermeld

170/242

worden dat er tussen Rechtenverkenner en het Contactpunt Vlaamse Infolijn al een uitwisseling van productfiches gerealiseerd werd. In het kader van het project interbestuurlijke producten- en dienstencatalogus heeft het Contactpunt Vlaamse Infolijn de opdracht gekregen om alle relevante producten en diensten binnen de Vlaamse overheid in beeld te brengen en te ontsluiten voor de burger en de andere overheden in Vlaanderen (op dit ogenblik 129 Vlaamse productfices te raadplegen op de site www.vlaamse infolijn.be). Tevens werkt het Contactpunt Vlaamse Infolijn met CORVE aan een gemeenschappelijk platform voor de uitwisseling van producten tussen de verschillende overheden in Vlaanderen (federale overheid, provincies, gemeenten) en voor de publicatie ervan op alle relevante overheidswebsites ten behoeve van de burger. De interbestuurlijke productencatalogus is het instrument bij uitstek om de brug te vormen tussen de front-office (de Vlaamse Publieksbalie), de bestaande e-governmentapplicaties (die naadloos gekoppeld kunnen worden via de IPDC) en de back-office (authentieke gegevensbronnen waarvan de e-governmentapplicaties gebruik maken). De IPDC biedt bovendien een uitstekend samenwerkingsinstrument dat kan ingezet worden om net te zorgen voor een concrete afstemming tussen de bestuursniveaus. Deze afstemming is één van de kritieke succesfactoren voor een effectieve elektronische dienstverlening. De interbestuurlijke prodcutencatalogus beoogt niet de realisatie van een centrale website. Het beoogt de realisatie van een centraal platform dat in een eerste fase beperkt, beheersbaar, betaalbaar en herbuikbaar is. Uiteraard zal de informatie die verzameld wordt moeten geredigeerd worden en ter beschikking gesteld worden van andere diensten en bestuursniveaus alsook het up and running houden van het platform centraal moeten gebeuren. De informatie van de IPDC kan vervolgens voor verschillende doeleinden herbruikt worden: voor websites van entiteiten van de Vlaamse overheid, lokale en provinciale besturen en andere bestuursniveaus, voor specifieke loketten, voor gebruik aan de ontvangstbalie of zelfs voor het vormgeven van brochures zowel voor andere entiteiten binnen de Vlaamse overheid als voor lokale en provinciale besturen en andere bestuursniveaus. Het is de bedoeling dat op termijn alle relevante producten van de verschillende overheidsniveaus in Vlaanderen in deze catalogus worden opgenomen en dat deze catalogus vrij raadpleegbaar is door iedere burger. Informatie van overheden die een rol spelen in de Vlaamse regelgeving zal op die manier ook kunnen worden opgenomen in de Vlaamse overheidscommunicatie, zoals bijvoorbeeld de contactgegevens en openingsuren van gemeentelijke diensten ruimtelijke ordening. Een ander voordeel is dat op die manier Vlaamse overheidsinformatie niet meer op meer dan 308 plaatsen moet worden onderhouden. Een effectievere en efficiëntere overheid dus. De IPDC is een gemeenschappelijke realisatie van alle geledingen van de Vlaamse overheid en de provinciale en lokale besturen. Op termijn kan dit uitgebreid worden naar andere bestuursniveaus. Commitment van alle bestuursniveaus is onontbeerlijk.

171/242

Het is van eminent belang dat de IPDC tevens een gemeenschappelijke dienstverlening wordt van de verschillende beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid en van de provinciale en lokale besturen. Daarbij moeten alle geledingen zich engageren om actief mee te werken aan en een bijdrage te leveren tot het project. Ze moeten ook actief bij de uitwerking en de realisatie ervan betrokken worden. Ieder beleidsdomein zal uitgenodigd worden de uitwerking van de Producten- en dienstcatalogus te realiseren voor wat betreft de producten en de diensten die tot zijn domein behoren. De geïntegreerde Vlaamse Publieksbalie Samenwerking tussen alle geledingen van de Vlaamse overheid is essentieel voor de uitbouw van een geïntegreerde Vlaamse Publieksbalie. Met de interbestuurlijke productencatalogus als motor zal het nummer 1700 en de portaalsite www.vlaanderen.be verder kunnen uitgroeien tot dé Vlaamse publiekbalie (front office) waar burgers, bedrijven en organisatie een aanspreekpunt vinden voor al hun vragen en interacties met de overheid in Vlaanderen. De bestaande sectorale contactpunten en infolijnen bij de Vlaamse overheid zullen verder geïntegreerd trachten te worden onder het nummer 1700. De burger hoeft in dat geval nog slechts één nummer te onthouden dat bovendien gratis is. Anderzijds zal op basis van de IPDC en een betere integratie en standaardisatie van gevensdatabanken ook de portaalsite www.vlaanderen.be verder ontwikkeld kunnen worden als overkoepelende toegangspoort tot online informatie van de overheid en op langere termijn via een soort ‘mijn.vlaanderen.be’ zelfs tot een persoonlijk dashboard voor vragen en lopende dossiers van de overheidsklant (burgers, bedrijven en organsiaties). Anderzijds moet de burger, ondernemer of organisatie ongeacht zijn toegangspoort ,of dit nu een gemeentelijke website of de koepelsite van Vlaanderen is, naar dezelfde informatie moeten worden geleid. Een geïntegreerde Vlaamse publieksbalie zal ook, juist omdat zij dagelijks in rechtstreeks contact staat met de burger, de verschillende overheidsdiensten kunnen adviseren inzake nieuwe projecten en nieuwe geïntegreerde dienstverlening, steeds vertrekkend van de noden en behoeften, de logica van de klant, en niet van de interne logica van de overheidsdienst:

• Vanuit klantencontacten en functionele behoeften de beleidsdomeinen adviseren voor een meer optimale dienstverlening en bedrijfsprocessen (b.v. meermaals opvragen van dezelfde informatie)

• 1700 is de “vertegenwoordiging van de klant” binnen de Vlaamse overheid • Oplossingen voorstellen d.m.v. geïntegreerde of

beleidsdomeinoverschrijdende dienstverleningsprojecten De service-integrator is voor die interbestuurlijke projecten belast met de coördinatie, de verdere uitbouw en het actueel houden van het informatieaanbod van de Vlaamse overheid, in nauw overleg met de andere bestuursniveaus. - Voordelen • Efficiëntie-winsten

172/242



o Kosten: Diensten worden geleverd aan een lagere totale kost ten gevolge van:

Éénmalige en unieke gegevensvergaring volgens een gekend gegevens- en uitwisselingsmodel;

Drastische daling aan interacties tussen overheden aan de ene kant en burgers, bedrijven, organisaties, lokale en andere overheden aan de andere kant;

Functionele taakverdeling op vlak van gegevensbeheer, gegevensvalidatie en applicatie-ontwikkeling

Administratieve vereenvoudiging o Hoeveelheid

Meer diensten zullen ontwikkeld worden: Diensten zijn permanent beschikbaar, van overal op elk toestel Diensten worden aangeboden op maat van de klant

o Snelheid Er is minder tijd nodig om de diensten aan te leveren:

Gegevens zijn sneller beschikbaar Wacht- en overdrachttijden worden korter De klanten kunnen directe feedback geven

• Winsten in effectiviteit

o Kwaliteit: dezelfde diensten, voor dezelfde totale kost, in dezelfde tijd maar volgen een hogere kwaliteitsstandaard

o Naar type van diensten: nieuwe types van diensten zullen beschikbaar komen, bijvoorbeeld: automatisch toekennen van voordelen

• Betere ondersteuning van het beleid mogelijk Risico’s / maatregelen

- In hoeverre zijn de lokale besturen in Vlaanderen klaar voor het interbestuurlijk gegevensverkeer?

- Er een betere afstemming van initiatieven van de Vlaamse overheid nodig is.

- Communicatie over (geïntegreerde) dienstverlening is voortdurend nodig: Productencatalogus?

- Begeleiding van de klant Bijdrage tot de strategische doelstellingen van het meerjarenprogramma [korte toelichting op welke van de indicatoren gekoppeld aan de 4 strategische doelstellingen dit sleutelproject een impact zal hebben. De indicatoren zijn als bijlage bij dit document gevoegd. Let wel: de indicatorenoefening is ‘work in progress’ en dient voortdurend afgestemd te worden op de voortgang in de beschrijving van de sleutelprojecten. Belangrijk in deze fase is om zicht te krijgen op de link tussen de sleutelprojecten en de indicatoren van de strategische doelstellingen ]

173/242

Betrokkenen uitwerking sleutelproject Trekker Martin Ruebens, secretaris-generaal Departement DAR Projectverantwoordelijke Brigitte Mouligneau, afdelingshoofd Stafdienst van de Vlaamse regering

174/242


fiche 4.1. Strategische doelstelling 4 De Vlaamse overheid verbetert haar oplossingsvermogen t.a.v. maatschappelijke uitdagingen. In combinatie met een verbeterde verantwoording verhoogt zij daardoor het vertrouwen en de tevredenheid van burgers, organisaties en bedrijven.

Sleutelproject 4.1: Versnellen en vereenvoudigen van procedures voor investeringsdossiers Eerste rapportering van de task force ‘versnelling investeringsprojecten’ aan het politiek stuurcomité (30 april 2010) 1. Inleiding In haar mededeling aan de Vlaamse Regering van 26 maart 2010 kondigde het politiek stuurcomité de oprichting van een ambtelijke Task Force voor de versnelling van investeringsprojecten aan. Het politiek stuurcomité wees er in voormelde mededeling eveneens op dat binnen de aanpak “slagkrachtige overheid” een aantal sleutelprojecten gedefinieerd zijn, waaronder sleutelproject 4.1 “het versnellen en vereenvoudigen van infrastructuurprojecten”. Binnen het College van Ambtenaren Generaal (CAG) is afgesproken dat de heer ir. Fernand Desmyter trekker is van dit project. Het politiek stuurcomité gaf aan zich aan te sluiten bij dit voorstel en stelde voor dat het Beleidsdomein MOW (als trekker) samen met de Beleidsdomeinen LV, RWO, LNE, DAR en BZ deel uitmaken van de hoger vermelde Task Force. Het Politiek Stuurcomité gaf de Task Force de taak om:

1. Tegen 30 april 2010 een plan van aanpak voor te leggen voor de vertaling van de aanbevelingen van de rapporten van de commissies Berx en Sauwens en van de relevante passages uit het Vlaams Regeerakkoord;

2. Tegen 30 april 2010 een eerste inhoudelijke screening te maken van de verschillende aanbevelingen en een concreet implementatietraject voor te leggen voor de maatregelen nodig om investeringsprojecten te versnellen. Bij deze screening vraagt de Vlaamse Regering aan de Task Force om te allen tijde voldoende betrokkenheid van verschillende functionele en betrokken niveaus binnen de verschillende administraties te verzekeren;

3. Tegen 30 april 2010 een voorstel te doen hoe het breed draagvlak, dat momenteel aanwezig is omtrent de versnelling van investeringsprojecten, kan worden behouden of versterkt.

Concreet houdt dit het volgende in:

175/242

• Het inventariseren en in kaart brengen van de voorstellen en aanbevelingen van de rapporten van de commissies Berx en Sauwens alsook van de relevante passages uit het Vlaams Regeerakkoord;

• De opmaak van projectfiches met daarin termijn, verantwoordelijke, betrokkenen, inhoudelijke screening, …;

• Het aanduiden van maatregelen die op korte termijn kunnen geïmplementeerd worden (‘quick wins’);

• Het uitbrengen van een voorstel om het draagvlak aangaande het versnellen van investeringsprojecten, te behouden en te versterken;

• Het voorstellen van een plan van aanpak voor het betrekken van het middenveld.

De Task Force vergaderde op 8 en 21 april 2010. De verslagen van deze vergaderingen zijn gevoegd als bijlage 1 en 2. De rapportering aangaande de hoger vermelde deelopdrachten maakt het voorwerp uit van voorliggende rapportering. Onder punt 2 wordt het plan van aanpak toegelicht. De aanpak van de eerste inhoudelijke screening en de opmaak van projectfiches wordt besproken onder punt 3. Punt 4 vermeldt enkele maatregelen die op korte termijn kunnen worden uitgevoerd (‘quick wins’). Punt 5 bevat een voorstel om het huidige draagvlak omtrent de versnelling van investeringsprojecten te behouden of te versterken en geeft aan hoe het middenveld op termijn betrokken kan worden. 2. Plan van aanpak In totaal dienen meer dan 140 aanbevelingen en voorstellen van beide commissies en relevante passages uit het regeerakkoord tegen het licht gehouden te worden. Omwille van dit zeer grote aantal, werd er voor gekozen om de aanbevelingen en voorstellen te clusteren rond een aantal thema’s, die door verschillende beleidsdomeinoverschrijdende werkgroepen zullen uitgewerkt worden. De als bijlage 3 gevoegde tabel wijst elk van de aanbevelingen en voorstellen toe aan een specifieke werkgroep. Dit betreft evenwel slechts werkafspraken. Het valt niet uit te sluiten dat naarmate de besprekingen in de verschillende werkgroepen vorderen, bepaalde thema’s samengevoegd worden, doorgeschoven worden tussen werkgroepen of uitgesplitst worden voor verdere behandeling in gespecialiseerde subwerkgroepen. De Task Force staat in voor de algemene opvolging en coördinatie van de werkgroepen. Ze zal bewaken dat werkgroepen niet parallel rond dezelfde thema’s werken en dat er een optimale kennisuitwisseling is tussen de werkgroepen. Indien binnen een werkgroep geen eensgezindheid kan worden gevonden over een knelpunt kan de Task Force terzake beslissingen nemen. De Task Force heeft tot op heden beslist tot de oprichting van zes thematische, beleidsdomeinoverschrijdende werkgroepen. De verschillende beleidsdomeinoverschrijdende werkgroepen zullen instaan voor een inhoudelijke analyse van de aanbevelingen en het uitwerken van een concreet stappenplan voor de implementatie van deze aanbevelingen. In een volgende fase zullen zij ook worden belast met de eigenlijke implementatie van de aan hen

176/242

toegewezen aanbevelingen. Alle in de Task Force vertegenwoordigde Beleidsdomeinen zullen voor elk van deze werkgroepen worden uitgenodigd. De werkgroep ‘Integraal Proces Investeringsprojecten’, zal het hele proces dat een investeringsproject doorloopt tegen het licht houden, van de opmaak van beleidsplannen en strategische plannen tot de uitvoering van het project. De werkgroep zal een voorstel van geïntegreerd proces uittekenen voor investeringsprojecten langs de lijnen van de aanbevelingen en voorstellen van de beide commissies. In een eerste fase zal de werkgroep zich toespitsen op het optimaliseren van het ‘voortraject’. De werkgroep wordt getrokken door MOW. Ze vergaderde een eerste maal op donderdag 15 april 2010. Een tweede werkgroep, eveneens getrokken door MOW, spitst zich toe op de operationele aspecten van investeringsprojecten. Hierbij kan gedacht worden aan de projectorganisatie, de opmaak van ramingen, de problematiek van onteigeningen, de problematiek van overheidsopdrachten, … De focus van de werkgroep is in de eerste plaats de optimalisatie van de projectorganisatie en de projectuitvoering. De werkgroep vergaderde een eerste maal op vrijdag 16 april 2010. Een derde werkgroep wordt getrokken door RWO. Deze werkgroep spitst zich toe op de aanbevelingen en voorstellen die gelieerd zijn aan thema’s als het integreren van vergunningsprocessen, adviesverlening, de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening, … De werkgroep vergaderde een eerste maal op maandag 19 april 2010. Een vierde werkgroep, getrokken door LNE, richt zich op de aanbevelingen en voorstellen die gerelateerd zijn aan milieueffectbeoordeling op plan- en projectniveau, aspecten van milieuvergunning, de natuurregelgeving,… . De werkgroep vergaderde een eerste maal op dinsdag 20 april 2010. Tot slot werd ook een werkgroep ‘PPS’ opgericht. Deze werkgroep wordt getrokken door de Kenniscel PPS van de DAR, en richt zich vooral op het uitwerken van de voorstellen en aanbevelingen aangaande PPS-projecten en alternatieve financieringswijzen. Deze werkgroep vergaderde een eerste maal op woensdag 21 april 2010. De Task Force stelt ook de oprichting van een werkgroep ‘Bestendigen Draagvlak’ in het vooruitzicht (zie verder onder punt 5). Het Vlaams regeerakkoord kondigt aan dat zal worden onderzocht in welke mate een ‘infrastructuurdecreet’ voor MER-plichtige projecten naar Nederlands en Waals voorbeeld effectief een kader kan scheppen waarbinnen de decreetgever zelf sneller vergunningen kan verstrekken. Deze aanbeveling zal, zoals besproken op de Task Force, in eerste instantie door MOW intern worden onderzocht en uitgewerkt. De resultaten van dit onderzoek kunnen dan in een tweede fase bij de andere beleidsdomeinen op de Task Force afgetoetst worden. Na de vergadering van de Task Force op 21 april 2010 formuleerde ir. Guy Braeckman, secretaris-generaal van het Departement RWO een aantal opmerkingen op de in deze rapportering vermelde aanpak. Deze opmerkingen zullen op de volgende vergadering van de Task Force worden besproken. 3. Resultaten werkgroepen Voor elk van hoger vermelde werkgroepen vond een opstartvergadering plaats. De verslagen van deze vergaderingen zijn gevoegd als bijlage 4 bij deze nota.

177/242

Teneinde te voorkomen dat voor de meer dan 140 aanbevelingen, voorstellen en passages uit het regeerakkoord een aparte projectfiche dient opgemaakt te worden, werd er binnen de verschillende werkgroepen voor gekozen om deze thematisch te clusteren. Per cluster of thema werd een fiche opgemaakt, die de behandeling van de diverse deelaspecten én de verschillende aanbevelingen en voorstellen binnen dat thema uitwerkt. Op deze wijze werden 22 fiches opgemaakt, verspreid over vijf werkgroepen. Deze aanpak komt de leesbaarheid van de rapportering ten goede. Een blijvend aandachtspunt is wel dat elke werkgroep dient te bewaken dat de aan haar toegewezen voorstellen en aanbevelingen hun weerslag vinden in de fiches en de rapportering. Op de opstartvergaderingen werd per fiche een eerste verkennende bespreking gehouden. Naarmate de besprekingen vorderen, zullen de fiches verder aangevuld worden. De fiches van de verschillende werkgroepen zijn gebundeld in bijlage 5. 4. Maatregelen op korte termijn De Task Force identificeerde een aantal aanbevelingen die op korte termijn kunnen geïmplementeerd worden of die reeds werden geïmplementeerd. De volgende aanbevelingen kunnen als reeds operationeel beschouwd worden:

- binnen de decretaal voorgeschreven termijnen, namelijk maximaal binnen 105 dagen, over vergunningsaanvragen te beslissen (R24). Er dient wel geëvalueerd te worden of deze doelstelling van de Vlaamse Codex Ruimtelijke Ordening bereikt wordt.

- uitvoeringsbesluit 'kleine wijzigingen' (B34, R1 en R2) De taskforce wil een evaluatie van het besluit kleine wijzigingen houden in het najaar 2010. Ze wijst er wel op dat zekerheid over de vraag of de administratie dit besluit op correcte wijze interpreteert, pas zal volgen naarmate de Raad voor Vergunningsbetwistingen over betwiste vergunningen een uitspraak doet

- uitvoeringsbesluit 'projectvergadering’ (S47) Het besluit van de Vlaamse Regering is in werking getreden op 1 april 2010.

- kwaliteit uitspraken Raad voor Vergunningsbetwistingen (S65). Een periodieke evaluatie is aangewezen.

- delen van stedenbouwkundige ambtenaren (B25) Een Codexwijziging die het delen van gemeentelijke stedenbouwkundige ambtenaren moet vergemakkelijken wordt momenteel besproken in het Vlaams Parlement.

- Optimaliseren van de nuttige aanzetten uit de Codex ruimtelijke ordening en ze maximaal benutten.(B26b) Dit behoort tot de reguliere werking van het beleidsdomein RWO

- “Ent het instrument van de structuurplannen op de strategische projecten, zodat ze de realisatie van dergelijke projecten ondersteunen. Dit impliceert onder meer dat structuurplannen enkel richtinggevende en niet langer bindende bepalingen bevatten.” (B5) Deze aanbeveling komt aan bod in het Beleidsplan Ruimte, dat momenteel in opmaak is.

Een aantal aanbevelingen heeft betrekking op een verbetering van de samenwerking tussen de entiteiten en beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid. De Task Force is

178/242

een eerste voorbeeld van de constructieve wijze waarop de verschillende beleidsdomeinen kunnen samenwerken om te komen tot een versnelling van investeringsprojecten. De Task Force is er van overtuigd dat een snelle realisatie van investeringsproject slecht mogelijk is mits er bij alle betrokken beleidsdomeinen voor deze projecten een gedeeld eigenaarschap is. Om deze geïntegreerde en beleidsdomeinoverschrijdende samenwerking te bestendigen is het aangewezen om de Task Force ook op middellange en lange termijn hierover te laten waken. Een dergelijke samenwerking is vak niet alleen nodig binnen de Vlaamse overheid maar ook tussen bestuursniveaus. In hoofdstuk 5 van dit rapport wordt dieper ingegaan op de wijze waarop de andere bestuursniveaus zullen worden betrokken bij deze initiatieven ter versnelling van investeringsprojecten. In een aantal aanbevelingen wordt gewezen op het belang van het optimaal beheren en inzetten van de beschikbare expertise en kennis inzake voorbereiding en uitvoering van infrastructuur- en investeringsprojecten. Het beleidsdomein MOW zal daarom op korte termijn starten met het opbouwen van een gegevensbank waarin alle binnen het beleidsdomein beschikbare expertise en kennis met betrekking tot de voorbereiding en de uitvoering van infrastructuurprojecten wordtengeïnventariseerd. Deze gegevensbank moet het beleidsdomein toelaten om voor belangrijke investeringsprojecten snel te bepalen welke expertise waar beschikbaar is. Zo kan op de gegevensbank beroep worden gedaan bij het aanduiden van projectleiders en leden van een projectteam. Dergelijke database laat tevens toe om tijdig ontbrekende kennis en expertise te detecteren. Heel wat aanbevelingen vergen wetgevend werk en kunnen daarom niet op korte termijn worden geïmplementeerd. Voor andere aanbevelingen is overleg met het federale bestuursniveau noodzakelijk en moet vaak ook federale regelgeving worden aangepast. Ook hier zijn geen ‘quick wins’ te realiseren. Een hele reeks van aanbevelingen vergen een grondig onderzoek en analyse. De implementatie van een aantal aanbevelingen zal een belangrijke impact hebben op de werking en organisatie van de betrokken entiteiten. Tenslotte zijn er aanbevelingen waarvoor het aangewezen is om met de implementatie te wachten tot andere aanbevelingen geïmplementeerd zijn. Voor al deze aanbevelingen zijn op korte termijn nog geen resultaten te verwachten maar zal binnen de werkgroepen zo snel mogelijk een implementatietraject worden uitgetekend. 5. Draagvlak bestendigen Om het breed draagvlak, dat momenteel aanwezig is omtrent de versnelling van investeringsprojecten, te behouden of te versterken is het aangewezen om bij alle interne en externe betrokkenen de geplande maatregelen en initiatieven af te toetsen. Tevens moet de ‘betrokkenheid van het middenveld’ worden verzekerd. In een eerste fase dient het draagvlak tussen de beleidsdomeinen van de Vlaamse overheid verder ontwikkeld, versterkt en bestendigd te worden. Dit zal vanzelfsprekend in de eerste plaats gebeuren binnen de Task Force en in de verschillende beleidsdomeinoverschrijdende werkgroepen. Dit is één van de belangrijkste uitdagingen om te komen tot een versnelling van investeringsprojecten. Verder is het belangrijk dat de in de Task Force verenigde partners ook elk binnen hun eigen beleidsdomein de voorliggende voorstellen aftoetsen en een organisatiebreed draagvlak creëren. Voor MOW is dit in de eerste plaats bij zijn projectleiders en –ingenieurs, voor RWO en LNE bij de verschillende betrokken planners, dossierbehandelaars en vergunnings- en adviesverleners. Van zodra de

179/242

Task Force en haar werkgroepen verder gevorderd zijn en concrete voorstelen hebben uitgewerkt, kunnen deze aan de projectleiders en –ingenieurs en dossierbehandelaars worden voorgelegd. In een tweede fase, wanneer er binnen de Vlaamse overheid een breed draagvlak is aangaande de uitwerking van de verschillende voorstellen, kunnen de voorstellen voor een nieuwe aanpak teruggekoppeld worden met vertegenwoordigers van andere bestuursniveaus (bv. VVSG, VVP). Deze lokale besturen zijn enerzijds een belangrijke actor bij de realisatie van Vlaamse investeringsprojecten. Anderzijds staan zij zelf ook in voor de realisatie van investeringsprojecten. De lokale overheden kunnen vanuit deze dubbele invalshoek feedback geven. Zo worden zij geïnformeerd en kan draagvlak worden gevonden voor deze voorstellen. Het is eveneens belangrijk om met belangenorganisaties (bv. VOKA, BBL) in dialoog te gaan over de uitgewerkte versnellingsvoorstellen. Naarmate de uitgewerkte aanpak concreter wordt, is ook de terugkoppeling naar een breed samengestelde ‘klankbordgroep’ mogelijk. De Task Force besliste in haar vergadering van 21 april 2010, tot de oprichting van een beleidsdomeinoverschrijdende werkgroep ‘Bestendigen Draagvlak’, die een plan van aanpak zal uitwerken voor het organiseren van deze gefaseerde terugkoppeling van de voorstellen voor een ‘Versnelling van Investeringsprojecten’ naar de diverse genoemde actoren. Dit plan van aanpak zal vóór het zomerreces voorgelegd worden aan het politiek stuurcomité. 6. Besluit De afgelopen weken werd een projectstructuur met een Task Force en met thematische beleidsdomeinoverschrijdende werkgroepen uitgetekend en opgestart. Deze aanpak garandeert een geïntegreerde aanpak van de aanbevelingen van de commissies Berx en Sauwens en van de punten uit het regeerakkoord met betrekking tot het versnellen van investeringsprojecten. De werkgroepen hebben een eerste analyse gemaakt van de aanbevelingen. In een volgende fase zal per cluster van aanbevelingen een implementatietraject worden opgemaakt. De Task Force zal vóór het zomerreces een volgende maal rapporteren aan het politiek stuurcomité. Bij deze rapportage zullen de fiches zijn aangevuld met een meer gedetailleerd implementatietraject en zullen nieuwe concrete maatregelen worden voorgesteld. Tevens zal een voorstel voor het bestendigen van het draagvlak aangaande het ‘Versnellen van investeringsprojecten’ worden voorgelegd. De Task Force stelt voor om vóór het einde van 2010 een derde maal te rapporteren aan het politiek stuurcomité.

180/242



Sleutelproject 4.2: Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid Situering

De Vlaamse overheid wil haar duurzaam optreden invullen zowel in haar kernprocessen als in haar interne werking (ondersteunende processen) met de gelijktijdige afweging van de drie dimensies van duurzame ontwikkeling (ecologische, economische en sociale) en het participatiebeginsel.

Duurzaamheid hoort thuis in het hart van elke organisatie en is dus een toetssteen voor de kernprocessen die er zich in afspelen. Voor de overheid is de maatschappelijke verantwoordelijkheid inherent verbonden aan haar kernopdracht van beleidsvoorbereiding, -uitvoering en – evaluatie. Om de uitvoering van het beleid meer aanvaardbaar en dus gemakkelijker te maken is een brede participatie vanuit een instrumenteel perspectief, in een vroeg stadium van beleidsontwikkeling, aan te raden. Ook bij de uitvoering en de evaluatie van beleid is betrokkenheid van wezenlijk belang om vanuit de praktijkcontext bijsturing van het beleid voor te stellen. Een beleid waaraan meer actoren vorm gegeven hebben is een beleid met meer inhoudelijke expertise en pertinentie. Participatie is immers de vierde dimensie van duurzame ontwikkeling. Bovendien kan de overheid instrumenten gebruiken om te toetsen of haar kernprocessen en haar optreden inderdaad voldoende duurzaam zijn en hierover rapporteren. Diverse overheden nemen hiertoe reeds initiatieven op basis van diverse geijkte standaarden, waaronder het Global Reporting Initiative (GRI) die een specifieke vertaling van duurzaamheidsrapportering naar het overheidsbedrijf maakte.

Door op een duurzame manier interne werking en processen te beheren en beheersen, kunnen grondstoffen en energie bespaard worden, afval en verontreiniging verminderd worden, en duurzame gedragspatronen bevorderd worden. Duurzame goederen en diensten kunnen een hogere initiële investering vergen die echter op termijn terugverdiend wordt. Rekening houdend met de kosten over de gehele levenscyclus, maakt een duurzame organisatiebeheersing het mogelijk om tegelijk geld te besparen, het milieu te beschermen en het maatschappelijk weefsel te versterken. Hierbij wordt o.a. gedacht aan het

181/242

verduurzamen van aankoop- en middelenbeheer, duurzaam vastgoed- en patrimoniumbeheer, energiezorg, milieuzorg in het voertuigenpark, inzetten op meer duurzaam gedrag op de werkvloer, enzovoort.

Tenslotte is horizontale integratie ook een belangrijke peiler. Het streven naar duurzaam optreden van de Vlaamse overheid vereist ook een samenwerking tussen alle betrokken partijen binnen de Vlaamse overheid. Het continu zoeken naar interessante partnerschappen tussen entiteiten van de Vlaamse overheid om voorbeeldprojecten op te zetten, zou een constante opdracht moeten zijn.

Binnen de Vlaamse overheid vindt reeds een overleg en afstemming plaats inzake duurzame ontwikkeling in de beleidsdomeinoverschrijdende ambtelijke Werkgroep Duurzame Ontwikkeling (WGDO). Bovendien kaderen acties van dit sleutelproject vaak in actieplannen waarbij periodiek overleg is voorzien voor opvolging en afstemming van acties

182/242

Kwalitatieve vaststellingen: Kwalitatieve en kwantitatieve vaststellingen inzake duurzame

overheidsopdrachten (beleidscontext, wetgevend kader, noodzaak, reeds genomen initiatieven, …) worden beschreven in het Vlaams Actieplan Duurzame Overheidsopdrachten (V.R. 5 juni 2009).

Europa besliste op de Lentetop 2008 om in haar klimaatbeleid te gaan voor 20-20-20: tegen 2020 wil Europa 20% minder uitstoot van broeikasgassen, 20% energiebesparing ten opzichte van 1990 en 20% hernieuwbare energie. Het is duidelijk dat, om deze reductiedoelstellingen te kunnen verwezenlijken, elke schakel in de maatschappij een belangrijke rol speelt en dat dus ook de Vlaamse overheid zelf inspanningen moet leveren.

De nulmetingen voor de gebouwen en het wagenpark worden ontsloten voor zowel de beleidsmakers als de geresponsabiliseerde topambtenaren als instrumenten ter ondersteuning van efficiëntie- en duurzaamheidstrajecten. Daar waar efficiëntie en duurzaamheid elkaar kruisen zal ik er ook voor pleiten om gericht te besparen waar mogelijk, maar doelbewust te investeren waar nodig (Beleidsnota 2009-2014 BZ).

Uit een bevraging van 511 Vlaamse burgers en 287 professionelen (CIBE, Insites Consulting en Arcadis - 2009) blijkt dat men verwacht van de Vlaamse overheid dat zij haar voorbeeldrol met betrekking tot milieuzorg opneemt. Als de thema’s waarop de Vlaamse overheid het eerst moet inzetten worden mobiliteit en energie naar voor geschoven.

- Kwantitatieve vaststellingen: Studies en rapporten Ingenium (2005). Energiebeheer bij het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap

2002-2004. Studie uitgevoerd in opdracht van afdeling Gebouwen van het Agentschap voor Facilitair Management.

VITO en RMB (2008). Eindrapport van de studieopdracht Duurzaamheidscriteria in overheidsopdrachten. Studie uitgevoerd in opdracht van de Vlaamse overheid, Dep. LNE.

VVSG (2008). Het gebruik van sociale criteria in overheidsopdrachten. Studie uitgevoerd in opdracht van het Dep WSE.

Tussentijds rapport Actieplan 2006-2010 Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen (2009). Dit rapport werd opgemaakt door de cel Interne Milieuzorg (Dep LNE) met betrokken entiteiten.

Ontwerp van tussentijds rapport Actieplan 2007-2010 Milieuzorg in het voertuigenpark van de Vlaamse overheid’ (2010). Dit rapport werd opgemaakt door de cel Interne Milieuzorg (Dep LNE) met betrokken entiteiten.

PricewaterhouseCoopers (2009). Nulmeting en ontwikkeling van een opvolgsysteem voor indicatoren voor een vlootanalyse in het kader van het Actieplan 2007-2010 ’Milieuzorg in het voertuigenpark van de Vlaamse overheid’. Studie uitgevoerd in opdracht van de Vlaamse overheid, Dep LNE.

CIBE, Insites Consulting en Arcadis (2009). Onderzoek naar verwachtingen en mogelijkheden m.b.t. het invullen van de voorbeeldfunctie van de overheid op

183/242

vlak van milieu: prioriteiten, aanpak en communicatie. Studie uitgevoerd in opdracht van de Vlaamse overheid, Dep LNE.

Projectomschrijving

Dit project focust zich op 2 belangrijke deelprojecten:

1. Verduurzamen van de Vlaamse overheid in haar kernprocessen en in relatie met stakeholders met het oog op het verbeteren van haar oplossingsvermogen t.o.v. maatschappelijke uitdagingen.

2. Verduurzamen van de Vlaamse overheid in haar ondersteunende processen (duurzame overheidsopdrachten, duurzaam vastgoed- en gebouwenpatrimonium, energiezorg in gebouwen, milieuzorg in voertuigenpark) waarbij bijkomend gemikt wordt op de besparingen of vermeden kosten, dus de daling van werkingskosten van de Vlaamse overheid en van interne en externe milieukosten.

1. Duurzaamheid binnen de kernprocessen en in relatie met stakeholders

De Vlaamse overheid wil participatie en partnerschappen stimuleren en geeft het voorbeeld m.b.t. multi-actorbeleid en gedeelde verantwoordelijkheid. Een beleid waaraan meer actoren vorm gegeven hebben, is een beleid met meer inhoudelijke expertise met een hoger democratisch en representatief karakter. Immers, een beleid is pas effectief als ook andere actoren (consumenten, bedrijven) deelnemen aan het veranderingsproces. Er moet met andere woorden sprake zijn van multi-actorsetting waarbij een grote rol is weggelegd voor stakeholders. Een duurzame overheid vereist dan ook een versterkte samenwerking met en tussen actoren, zowel binnen als buiten de overheid. In zo’n beleid bestaat er een co-productie en co-uitvoering. De Vlaamse overheid dient dan ook te investeren (ondersteunen en bevorderen) in partnerschappen tussen de actoren zelf (‘zelfbeheer’).

Transitiemanagement, een vorm van multi-actorbeleid, is de rode draad in de Vlaamse Strategie Duurzame Ontwikkeling. Bij transitiemanagement vertrekt men van een systeemaanpak waarbij de drie pijlers (economie, ecologie, sociale) van duurzame ontwikkeling aan bod komen en waarbij een langetermijnperspectief, multiactor beleid, geïntegreerd optreden van de overheid, learning by doing en opties openhouden essentieel zijn. De transitieaanpak werd reeds met succes toegepast op verschillende cases zoals “transitiemanagement duurzaam wonen en bouwen” (duwobo) en “transitiemanagement materialen” (Plan C). In dit sleutelproject wordt deze aanpak vertaald en toegepast op andere hardnekkige problemen17 en systemen.

17 Volgens de transitieliteratuur ‘hardnekkige problemen’ (‘persistent problems’): problemen die complex zijn omdat ze diep ingebed zijn in onze maatschappelijke structuren, waarvan de ontwikkeling wordt gekenmerkt door een hoge mate van onzekerheid, die moeilijk te beheren zijn omdat er zoveel actoren met verschillende visies bij betrokken zijn.

184/242

Anderzijds moet de overheid de nodige instrumenten uitbouwen om te toetsen of ze in haar kernprocessen en haar optreden duurzaam bezig is. Verschillende instrumenten zoals duurzame ontwikkelings effectenbeoordeling (doeb18), Duurzame Ontwikkeling Maturiteitsmodel (DOMa) en duurzaamheidsrapportering worden verder uitgewerkt, getoetst en, indien succesvol, geïntegreerd in de organisatie van de Vlaamse overheid. Er dient immers geïnvesteerd te worden in betere monitoring en communicatie over de inspanningen die de overheid levert op vlak van duurzaam optreden en organiseren.

2. Duurzaamheid binnen de ondersteunende processen

2.1. Duurzame overheidsopdrachten

Dit deelproject focust op het eerste actieplan19 en legt de basis voor de verruiming die nodig is om de doelstelling te behalen van 100% duurzame overheidsopdrachten tegen 2020.

2.2. Verduurzamen van vastgoed- en gebouwenpatrimonium en energiezorg in gebouwenbeheer

De Vlaamse overheid wenst op een duurzame manier om te gaan met haar vastgoed in portefeuille. In concreto betekent dit dat de overheid als opdrachtgever, eigenaar, gebruiker en beheerder van gebouwen haar gidsfunctie uitoefent. Elementen als rationeel energieverbruik, het gebruik van milieuverantwoorde materialen, architectuur en cultuur, functionaliteit en gebruiksvriendelijkheid, ruimtelijke planning, mobiliteit, flexibiliteit en ethische bedrijfsvoering krijgen een volwaardige plaats in de diverse beslissingstrajecten.

De overheid heeft de ambitie om het bouwen van eigen gebouwen en door de overheid gesubsidieerde gebouwen (ziekenhuizen, rusthuizen, bibliotheken, sociale woningen, scholen, sportcentra, culturele centra, toeristische jeugdinfrastructuur...) te verduurzamen.

Tenslotte worden in dit deelproject een aantal acties opgenomen met als doel knelpunten weg te werken om te komen tot een rationeel energieverbruik binnen de Vlaamse overheidsgebouwen20.

2.3. Milieuzorg in het voertuigenpark

Met het Actieplan21 2007-2010 ‘Milieuzorg in het voertuigenpark van de Vlaamse overheid’ werkt de Vlaamse overheid doelgericht naar een duurzame mobiliteit binnen haar eigen werking. Uit het MIRA-T 2008 Indicatorrapport (2009) blijkt dat om de milieudruk van verkeer en transport significant te verminderen, een echte trendbreuk nodig is in de CO2-uitstoot van het wegverkeer. Daarom moeten een doorgedreven modale verschuiving, energiezuinige voertuigen, alternatieve 18 Het steunpunt DO hanteert eveneens de term “Impactanalyse voor duurzame ontwikkeling”. 19 Vlaams Actieplan Duurzame overheidsopdrachten (VR. 5 juni 2009). 20 Actieplan 2006-2010 Energiezorg in de Vlaamse overheidsgebouwen (VR. 22 juli 2006) 21 Het actieplan omvat ook acties van De Lijn om de openbaarvervoervloot milieuvriendelijker te maken. In dit sleutelproject worden echter enkel die acties vermeld die door alle Vlaamse entiteiten kunnen genomen worden.

185/242

http://www.milieurapport.be/Upload/Main/docs/Administrators/MIRA-T-2008/indicatorrapport-2008.pdf

brandstoffen en energiezuinig rijden gestimuleerd worden, ook bij de Vlaamse overheid.

186/242

Scope [ overzichtelijke toelichting van de scope, gebruik makend van onderstaande tabel ] In scope Buiten scope Domeinen (inhoudelijk)

De scope werd duidelijk afgelijnd onder “projectomschrijving” en “aanpak & timing”. Alles wat niet werd vermeld, kan beschouwd worden als “buiten scope”.

Projecten Fiche-n°

Naam In / buiten scope / link met project

Motivatie

150202 Innovatie Vlaamse overheid: deel “Innovatie in de Vlaamse overheid stimuleren’ Deel Milieuvriendelijker maken van ICT-infrastructuur

- Link met project

- In scope

- De opzet van dit sleutelproject is niet om innovatie uit te lokken of hierin pilootprojecten uit te voeren. De opzet is om als overheid zoveel mogelijk gebruik te maken van de bestaande technologieën en hierdoor eigen prestaties te verbeteren (energie-winsten, milieuwinsten, …). Duurzame consumptie en productie wordt gestimuleerd, maar in dit sleutelproject wordt niet geëxperimenteerd.

- Opgenomen in deel van

“duurzaamheid binnen de ondersteunende processen – energiezorg in gebouwenbeheer” want bijdrage tot verlaging van CO2-uitstoot

VO-rapportering Link met project - Dit project wil evolueren naar

een overheid die beschikt over nuttige en accurate informatie.

- Er is afstemming nodig met dit Project 4.4. Barometer slagkrachtige overheid vereist. De bedoeling is om één systeem van gegevensbevraging te hebben (bundeling van vragen aan Vlaamse entiteiten).

150202

150204 Duurzaam en sociaal bewust

- In de scope - Dit project is een onderdeel van het Vlaams Actieplan Duurzame

187/242

hergebruik van roerende goederen (meubilair)

Overheidsopdrachten (VR 5/06/09) en werd opgenomen in deze projectfiche.

Aanpak & timing

1. Duurzaamheid binnen de kernprocessen en in relatie met stakeholders

Beschrijving 1. Multi-actorbeleid binnen de Vlaamse overheid stimuleren:

Uitbouwen van een kennisnetwerk rond transitiemanagement waarin alle kennis en ervaring (o.a. goede voorbeelden) worden uitgewisseld in het kader van de Vlaamse Strategie Duurzame Ontwikkeling (trekker: DAR - Team DO)

Structureel ondersteunen van de transitieprocessen duurzaam wonen en bouwen (DuWoBo), duurzaam materialenbeheer (Plan C) en EDO. (Samenwerking tussen DAR, Dep LNE, OVAM, Cedubo, UGent/CDO en I-propeller). Verder opvolgen en monitoren.

Nieuwe transitieprocessen opstarten op basis van maatschappelijke uitdagingen (sense of urgency): beleidsdomeinen nog te bepalen (Trekker: DAR)

Uitwerken van een strategisch stakeholdersbeleid (trekker: Dep WSE i.s.m. AgO)

2. Duurzaamheid meetbaar en zichtbaar maken (trekker: BZ, DAR, WSE, LNE) Verder inhoudelijk en procesmatig uitwerken van de doeb22,

DOMa23 en DO-rapportering Onderling inhoudelijk afstemmen van de instrumenten (mbt

criteria) Proefprojecten opzetten voor doeb, DOMa en DO rapportering Evaluatie van de proefprojecten + eventuele introductie van de

instrumenten bij de Vlaamse overheid of de overheidsagentschappen (EVA's, IVA's + departementen)

22 Duurzame ontwikkelings effectenbeoordeling. Het steunpunt DO hanteert ook de term ‘Impactanalyse voor duurzame ontwikkeling. 23 Duurzame Ontwikkeling Maturiteitsmodel.

188/242

2. Duurzaamheid binnen de ondersteunende processen

2.1. Duurzame overheidsopdrachten

Beschrijving 1. Uitwerken en implementeren van het meest haalbare scenario voor duurzaam en sociaal bewust hergebruik en voorraadbeheer van roerende goederen binnen de Vlaamse overheid (meubilair, ICT, vervoersmiddelen, enz.). Meubilair dat overal bij entiteiten staat, wordt via web verzameld en ontsloten. Hierbij wordt het “uniek loket principe” toegepast. (trekker: AFM i.s.m. Dep WSE)

2. Opmaken van duurzaamheidscriteria voor verschillende productgroepen (trekkers & betrokkenen: cf. Vlaams Actieplan Duurzame Overheidsopdrachten)

3. Opmaken van een leidraad sociale criteria voor aankopers en beleid + inbouwen van sociale criteria in ondersteuning en communicatie van duurzame overheidsopdrachten (trekker: Dep WSE)

4. Uitbouwen van helpdesk voor aankopers, d.i. een centraal steunpunt met juridische en praktische ondersteuning rond duurzame criteria en met een coördinerende rol binnen de Vlaamse overheid (trekker: Dep BZ)

5. Invoering van het contractmanagementsysteem om globaal overzicht van alle overheidsopdrachten en het aandeel duurzame overheidsopdrachten te verkrijgen (i.h.k.v. het e-procurementprogramma (in opbouw). De opvolging gebeurt via een rapportering specifiek over e-procurement (in opbouw) (trekker: Dep BZ)

Mijlpalen & timing

1. Uitwerking scenario: 2010 – invoering: 2011 2. Duurzaamheidscriteria verschillende productgroepen: periode

2009-2014 (cf. Vlaams Actieplan Duurzame Overheidsopdrachten)

3. Leidraad sociale criteria: eind 2010 - invoering: vanaf 2011 4. Helpdesk: november 2010 5. Rapportering over e-procurement

Indicator - Aandeel (in % op basis van €) aan duurzame overheidsopdrachten voor die productgroepen waarvoor de Vlaamse overheid duurzaamheidscriteria heeft bepaald

Kosten - De kosten worden gedragen met de bestaande middelen die daarvoor beschikbaar zijn binnen de betrokken beleidsdomeinen (DAR, BZ, LNE, WSE, iV, MOW).

Baten - Procesoptimalisatie met oog op efficiëntiewinst: hergebruik wordt gestimuleerd en kosten van nieuwe aankoop worden vermeden.

- Duurzame overheidsopdrachten zijn een hefboom voor de totstandkoming op termijn van een markt voor duurzame producten en diensten.

- Voorbeeldrol van de Vlaamse overheid: op basis van de kosten over de gehele levenscyclus, kunnen duurzame overheidsopdrachten tegelijk geld besparen, het milieu beschermen (vermeden externe milieukosten) en het maatschappelijk weefsel versterken.

189/242

- Toepassing van uniek loket principe (helpdesk) - Praktische en juridische ondersteuning aan Vlaamse entiteiten - Monitoring van (aantal) duurzame overheidsopdrachten binnen de

Vlaamse overheid, ook op termijn Europese rapportering vereist 2.2. Verduurzamen van vastgoed- en gebouwenpatrimonium & energiezorg in

gebouwenbeheer

Duurzaam vastgoed- en gebouwenpatrimonium

Beschrijving 1. Werk maken van een proactief vastgoedbeheer om vastgoedportefeuille efficiënt en duurzaam in te schakelen en maatschappelijke doelstellingen sneller te realiseren: a. Aanleggen van databank voor het ontsluiten van

gegevensbronnen en koppelen aan eigendomsinformatie (GIS-applicaties): in kaart brengen van alle gebouwen waar Vlaamse ambtenaren gehuisvest zijn, aanduiding van o.a. entiteit die eigenaarschap of gebruiksrecht opneemt, aangeven indien niet langer bestemd, regeling inzake beheer, gebruik en budgetallocatie (trekker: Dep BZ) l

b. Verder vertalen van de beleidsvisie in criteria en scenario’s op basis van de resultaten van de studieopdracht24 (trekker: Dep BZ – Vlaamse Bouwmeester)

2. Ondersteunen van de ontwikkeling van een maatstaf/evaluatie-instrument voor eigen en gesubsidieerde gebouwen zodat gebouwen en hun omgeving op alle aspecten van duurzaamheid kunnen beoordeeld worden (coördinator: DAR – team DO): a. Opzetten van voorbeeldprojecten en demonstratieprojecten in

de door de overheid gesubsidieerde gebouwen: ontwikkelen van voorbeeldenboek + deelname aan 'open huizen dagen' ter verspreiding van de goede voorbeelden.

b. Ontwikkelen van nieuwe afwegingskaders (vb. voor ziekenhuizen) en afstemmen van bestaande afwegingskaders duurzaam bouwen (kantoorgebouwen, scholen, toeristische jeugdinfrastructuur, …). Vb. De herwerking van de handleiding “Waardering van kantoorgebouwen” die het AFM hanteert als selectie-instrument voor de Vlaamse overheid als bouwheer, bij nieuwbouw, verbouwing of renovatie (trekker: AFM - betrokkenen: Dep LNE, VEA, OVAM, VMM)

Mijlpalen & timing

- GIS-applicatie waarbij vastgoed in eigendom via database beleidsmatig kan worden geanalyseerd (proefversie loopt): nog te bevragen bij Katrien Goossens (Dep BZ)

- Vertaling beleidsvisie in criteria en scenario’s: 2014 - Ontwikkeling indicator (% van nieuwbouw en gesubsidieerde

overheidsgebouwen dat bij integrale afweging m.b.t. duurzaamheid 24 IDEA CONSULT (2010). Studieopdracht voor het opmaken van criteria en typescenario’s die de vertaling van een beleidsvisie over het vastgoed van de Vlaamse overheid op lange termijn, naar een effectief samengestelde vastgoed- en huurportefeuille mogelijk moet maken. Studie gestart in januari 2010 tem juni 2010.

190/242

goed scoort): periode 2010-2014 - Herwerkte handleiding (Waardering kantoorgebouwen): december

2010 Kosten Binnen de huidige budgetruimte Baten - LT-planning mogelijk, optimaliseren van huisvestingsbeleid,

transparante kostenstructuur + externe vergelijking mogelijk (andere regio’s, overheden, organisaties)

- Via een afwegingskader kan men het ambitieniveau van de Vl. overheidsgebouwen en de door de overheid gesubsidieerde gebouwen evalueren en eenduidig vergelijken + beantwoorden aan noden vanuit de sector

191/242

Energiezorg in gebouwenbeheer

1. Draagvlak creëren Verankeren van principes en richtlijnen rationeel

energiegebruik in de functiebeschrijving van sleutelfuncties als gebouwverantwoordelijken en -beheerders (leidend ambtenaar). Aanpak via pilootentiteiten25 (AFM, Dep LNE) die trekkersrol vervullen. De gevolgde aanpak (aanpassing van processen, aanduiding en invulling van verantwoordelijkheden) kan later als voorbeeld dienen voor andere entiteiten (competentienetwerken) (trekker: Dep LNE – cel IMZ & AFM)

Organiseren van periodieke vorming en opleiding + (interne) communicatie naar verschillende relevante doelgroepen op verschillende niveaus (sleutelfiguren, alle ambtenaren, hiërarchie) + opzetten van informatiepunt (met opleidingspakketten, handleidingen, praktische tips, instructies, technische informatie, enz.) aan de verschillende sleutelfuncties (trekker: Dep LNE – cel IMZ)

2. Meten is weten

Energieverbruikcijfers van de ganse Vlaamse overheid zijn niet centraal gecoördineerd (uniform) beschikbaar. Nochtans kan de Vlaamse overheid slechts een onderbouwd intern energiebeleid uittekenen wanneer zij uniform zicht heeft op de energiegebruikcijfers van al haar entiteiten.

In nauw overleg met het Teamoverleg Energie26 zullen er jaarlijks verbruikgegevens opgevraagd worden aan het Dep BZ in het kader van VO-rapportering waaruit specifieke acties kunnen worden geformuleerd – eind 2010 zal eerste rapportering gebeuren over werkjaar 2009 (trekker: Dep BZ i.s.m. AFM en Dep LNE)

Reken- en rapporteringstool CO2-emissies27 is klaar en getest op pilootschaal, tool wordt gebruikt binnen de Vlaamse overheid ten laatste tegen 2014. Het AFM neemt hierin een voortrekkersrol (cf. Beleidsnota 2009-2014 BZ) (trekker: Dep LNE – cel IMZ)

3. Energieverbruik reduceren Mechanisme uitwerken voor generieke budgetten voor uitvoer

Beschrijving

25 Reden van aanpak: zie Tussentijdsrapport Actieplan 2006-2010 Energiezorg in de Vlaamse

overheidsgebouwen - pagina 11. 26 Teamoverleg Energie, kortweg Energieoverleg: maandelijks overleg tussen trekkers van het actieplan “2006-2010 Energiezorg in Vlaamse overheidsgebouwen. 27 Ontwikkeling van een methodologie als opstap naar een CO2-neutrale Vlaamse overheid: onderzoek

naar haalbaarheid en mogelijke aanpak. Studie in uitvoer, in opdracht van het dept. LNE.

192/242

van energiebesparende maatregelen (trekker: AFM) ~ link actie 1.a GIS-applicatie

Realiseren van energiezuinige aankopen: cf. actie Duurzame overheidsopdrachten + Groene ICT (acties en mijlpalen cf. http://wiki-ict.vlaanderen.be/index.php/Groene_ICT)

Invoeren van structurele energiebesparende maatregelen aan de gebouwen (vb. isolatie, glasfolie, energiezuinige verlichting, …) via de opmaak van raamcontracten waarin entiteiten kunnen intekenen en promotie (communicatie) ervan. Verder beschikbaar stellen van informatiepunt (voorbeeldbestekken, studieresultaten, …) voor entiteiten die geen beroep doen om raamcontracten (trekker: AFM i.s.m. Dep LNE-cel IMZ)

4. Inzetten van duurzame energiebronnen Uitvoering “Haalbaarheidsonderzoek van het plaatsen van

fotovoltaïsche panelen op Vlaamse overheidsgebouwen”28 + Opmaken van uitvoerend bestek voor het plaatsen van fotovoltaïsche panelen op Vlaamse overheidsgebouwen op basis van de resultaten van het haalbaarheidsonderzoek (trekker: Dep LNE & AFM)

Actualiseren onderzoek andere mogelijkheden van productie van duurzame energiebronnen voor bestaande gebouwen (wind, zon, geothermische warmte, biomassa (o.a. uit beheerresten) (trekker: LNE). Bij renovatie / nieuwbouw29: haalbaarheidsstudie hernieuwbare energiesystemen is wettelijk verplicht. Het AFM is bezig met opmaak van raamcontract voor uitvoer van dergelijke haalbaarheidsstudies (trekker: AFM)

Groene stroom aankopen (gelijktijdig dienen wel nodige inspanningen in reductie energieverbruik gedaan worden cf. 3): sensibiliseren om in bestaande raamcontract30 te stappen (trekker: AFM en AWV- afd. Elektriciteit en Mechanica Antwerpen (EMA))

Mijlpalen & timing

- aangepaste functiebeschrijvingen van sleutelfuncties in pilootentiteiten: 2012

- informatiepunt: 2012 - rapportering van energieverbruikscijfers: jaarlijks - rekentool CO2-emissies: klaar midden 2011 - mechanisme generieke budgetten: 2013 - invoeren van energiebesparende maatregelen: continu - resultaten van haalbaarheidsonderzoek12: juli 2010 - opmaak uitvoerend bestek voor het plaatsen van fotovoltaïsche

panelen op Vlaamse overheidsgebouwen: definitief bestek eind 2010

28 Bestek AMIS/LNE/2009-2/TWOL200800093 Haalbaarheidsonderzoek van het plaatsen van

fotovoltaïsche panelen op de daken van Vlaamse overheidsgebouwen: onderzoek naar haalbaarheid en aanpak.

29 BVR van 23 november 2007, MB van 11 januari 2008 30 De Vlaamse entiteiten opgenomen in het lopende raamcontract, nemen sinds 1 mei 2009 100%

groene stroom af (Tussentijds rapport 2006-2010 Energiezorg in Vlaamse overheidsgebouwen – p.30).

193/242

http://wiki-ict.vlaanderen.be/index.php/Groene_ICT

Indicator - Energieverbruik (elektriciteit, warmte en stoom) in kWh/m² (CO2-emissie/m²)

- Aandeel eigen groene stroom (% eigen productie t.o.v. totaal elektriciteitsverbruik)

- Aandeel aangekochte groene stroom - Binnen bestaande budgetruimte. Het AFM stelt VTE beschikbaar

voor opmaak en opvolging van dergelijke raamcontracten, plus assistentie aan entiteiten die zelf instaan voor hun facilitair beleid. De inzet voor de realisatie van deze acties (zonder toevoeging van VTE) houdt extra werklast in voor AFM

Kosten

Baten - Draagvlak “energiezorg” vergroten - Met duidelijke afspraken en functiebeschrijvingen, de nodige

ondersteuning (informatie, advies) en beschikbare gegevens, kunnen efficiëntiewinsten (kostenbesparingen) gerealiseerd worden want de juiste mensen doen de juiste dingen

- Uniforme rapportering binnen de Vlaamse overheid - Mogelijke lastenreductie bij andere Vlaamse entiteiten - Reductie van CO2-emissie

194/242

2.3. Milieuzorg in het voertuigenpark

Beschrijving 1. Werken aan een doorgedreven modale verschuiving bij personeel van de Vlaamse overheid Sensibilisatie: toepassing van STOP31-principe (en carpooling)

stimuleren met zowel aandacht voor woon-werk- als voor dienstverplaatsingen (trekker: Dep LNE – cel IMZ)

Promoten van verdere uitrol van telewerken32 in de Vlaamse overheid want telewerken is een vorm van efficiënt werken en baten wegen op tegen investeringskosten (trekker: Dep BZ, AgO, AFM (Impulsfonds))

Verhogen van de fietsvergoeding33 (trekker: Dep LNE – cel IMZ i.s.m Dep MOW – Fietsbeleid, Dep BZ – Personeelsregelgeving, Dep BZ – Beleid)

[Vlaamse overheid streeft ernaar om haar diensten in de mate van het mogelijke te huisvesten in de buurt van stations (trein, tram, bus) ~ zie duurzaam gebouwenpatrimonium]

2. Werken aan een milieuvriendelijke/energiezuinige vloot Verhogen van de ecoscores34 zowel voor de nieuwe aankopen

als voor de gehele overheidsvloot, waarbij het uitfaseren van oudere en vervuilende wagens moet leiden tot een hogere gemiddelde ecoscore: Bepalen van ecoscoredoelstellingen a.d.h.v. resultaten vlootanalyse en rekening houdend met doelstellingen van het MINA-4 (timing: december 2010) en opmaak en uitvoer van plan van aanpak (periode 2011-2015) (trekker: Dep LNE – cel IMZ i.s.m. Dep LNE-ALHRMG, AFM, Dep BZ en VITO)

Dep LNE – cel IMZ start in 2011 een pilootproject elektrisch rijden waarbij activiteiten worden afgestemd op andere initiatieven35: Haalbaarheidsstudie (K&B) elektrisch rijden bij de VO (timing: voorjaar 2011) en start pilootproject (testen): i.f.v. beschikbaarheid van voertuigen) (trekker: Dep LNE – cel IMZ i.s.m. Dep LNE – ALHRMG, Dep LNE – AMNE, AFM, Dep BZ)

3. Energiezuinig rijden stimuleren Verankeren van de opleiding energiezuinig rijden in

opleidingsaanbod VO via raamcontract (trekker: AFM) Communicatie (sensibilisatie) aan alle personeelsleden die

beroepshalve regelmatig gebruik maken van een dienstwagen, worden opgeroepen een opleiding energiezuinig en defensief rijgedrag te volgen (trekker: Dep LNE – cel IMZ i.s.m. AFM)

Mijlpalen & - Sensibilisatiecampagne STOP-principe: 2011 31 STOP-principe: eerst stappen en trappen, dan openbaar vervoer en tenslotte privé-vervoer. 32 HEP: Handboek voor promotie van e-work 33 Personeelleden van de Vlaamse overheid kunnen genieten van gratis openbaar vervoer voor woon-

werkverkeer en van een fietsvergoeding (momenteel 0.15 euro/km) voor het volledige woon-werktraject of voor een gedeelte ervan. Een indexering van de fietsvergoeding (ongewijzigd sinds 1 september 2000) is gewenst om de toegenomen kosten voor fietsuitrusting en –onderhoud op te vangen.

34 Bij aankoop en leasing van nieuwe dienstvoertuigen in 2010 is het streefcijfer dat 80% van de voertuigen een ecoscore heeft hoger dan 65.

35 Proeftuin elektrisch rijden geïnitieerd door Vlaamse minster Lieten, IWT, Flanders drive, enz.

195

timing - Fietsvergoeding verhoogd tot 0.20 euro/km: voor einde van 2014 - Plan van aanpak voor verhoging gemiddelde ecoscore

voertuigenpark: juni 2011 - Haalbaarheidsstudie en pilootproject elektrisch rijden: periode

2011-2014 - Raamcontract energiezuinig rijden beschikbaar: 2de helft 2010 - Communicatie rond energiezuinig rijden: najaar 2010

Indicator - Gemiddelde ecoscore dienstvoertuigen (per entiteit) Kosten - Binnen beschikbare budgetruimte

- Acties van VITO passen in de referentietaken - Richtprijs aankoop elektrische en plug-in hybride: ± 35.000 euro,

aankoop elektrische laadpaal: ± 3.500 euro - Voorbeeldfunctie Vlaamse overheid - Minder schadelijke emissies (vermeden externe milieukosten) - Kostenbesparing: minder brandstofkosten en onderhoudskosten - Beïnvloeden van de markt voor nieuwe voertuigtechnologieën door

meer doorgedreven milieucriteria (hogere ecoscores) op te nemen in haar overheidsopdrachten

- Modale verschuiving - Tevredenheid van huidige fietsgebruikers want de huidige

fietsvergoeding vangt de kosten voor fietsuitrusting en –onderhoud niet meer op.

Baten

- Het is nog onzeker of er in het kader van de lopende onderhandelingen voor een nieuw sectoraal akkoord een verhoging van de fietsvergoeding komt. In het regeerakkoord zijn andere belangrijke punten opgenomen voor een beter en veiliger fietsbeleid.

Knelpunten – risico’s

Betrokkenen uitwerking sleutelproject Trekker

Jean-Pierre Heirman, secretaris-generaal Dep LNE Projectverantwoordelijke

Coördinatie en eindredactie van projectfiche: Katrien Cooman, beleidsmedewerker, Dep LNE

Betrokken partijen (in de uitwerking van het sleutelproject)

Entiteit (intern) / organisatie (extern) Vertegenwoordiger36

Dep LNE Emma De Spiegeleer Dep LNE Kris Rongé Dep LNE Jan Kielemoes Dep LNE Jeroen Cockx OVAM Ann De Boeck OVAM Johan Vanerom Dep WSE Els De Leeuw AFM Stefan De Fraine

36 Betrokken in de opmaak van de fiche (insteek, opmerkingen, … aangeleverd).

196

AFM Peter Bockstaele AFM Carl Vranken AFM Gert Potoms Dep DAR Ilse Dries Dep DAR Frederik Claerbout Dep BZ Bart Zoete Dep BZ Philippe Herbosch Dep BZ Philippe Van den Spiegel Dep BZ Wouter De Boeck Dep BZ Christa Dewachter Dep BZ Joris Scheers Dep BZ Jan De Mulder Dep BZ Maries Van der Auwera AgO Gerda Serbruyns AgO Patricia Van den Bossche AgO Sabien Verhulst

197



Sleutelproject 4.3: Barometer slagkrachtige overheid Situering - Kwalitatieve vaststellingen: Voor het beschrijven van de context van het voorliggende strategisch project, kunnen we ondermeer verwijzen naar het regeerakkoord, het rapport van de Commissie Efficiëntie en Effectieve Overheid en het Pact 2020. Het regeerakkoord bepaalt in het kader van het behalen van efficiëntiewinsten ondermeer het volgende: ‘om een zuinige overheid te zijn, moet de administratie aangespoord worden om efficiëntiewinsten te realiseren, deze transparant te maken en zich te laten benchmarken. Efficiëntiewinsten moeten significant en meetbaar zijn. Efficiëntiewinsten moeten ook auditeerbaar zijn en een benchmark met vergelijkbare regio’s kunnen doorstaan. Om de efficiëntiewinsten te kunnen realiseren en te stimuleren, moeten deze ook in kaart kunnen worden gebracht.’. Ook de Commissie Efficiënte en Effectieve Overheid ziet hier een belangrijke uitdaging: ‘Vlaanderen beschikt momenteel over weinig gevalideerde data en indicatoren op basis waarvan de performantie van het overheidsoptreden met andere landen of regio’s vergeleken kan worden en die toelaten om na te gaan of de overheid de gewenste diensten tegen de beste prijs-kwaliteitsverhouding kan leveren. Voor de verbetering van de efficiëntie en effectiviteit van haar werking is het noodzakelijk dat de overheid de prestaties en effecten van de publieke sector beter kan volgen en internationaal kan benchmarken, rekening houdend met de gewenste rol van de overheid op de diverse domeinen en de context waarin de Vlaamse overheden optreden.’. In het Pact 2020 wordt gepleit voor een slagvaardige overheid en vraagt men concreet (doelstelling 18) dat de Vlaamse Administratie op korte termijn een set van outputgerichte indicatoren ontwikkelt die de efficiëntie, effectiviteit en kwaliteit van het overheidsoptreden meet.

198

De Vlaamse overheid moet over actuele, volledige en correcte informatie kunnen beschikken om de efficiëntiewinsten op het vlak van bestuurlijke organisatie en de effectiviteit en kwaliteit van haar dienstverlening te kunnen meten. Deze informatie is essentieel om verantwoording te kunnen afleggen ten aanzien van het Vlaamse parlement en de stakeholders en om zich te kunnen vergelijken met andere landen en regio’s met een gelijkaardige dienstverlening. - Kwantitatieve vaststellingen: Momenteel zijn er enkel internationale (zie OESO-rapport) en Belgische (zie rapporten NBB) studies beschikbaar over de performantie van de (Belgische) overheid. Uit een eerste analyse over de mogelijkheid om de OESO-indicatoren “Governance at a Glance” in te vullen op het niveau van de deelstaten, bleek dat dit maar in zeer beperkte mate zou lukken. SBOV kreeg als opdracht een vergelijkende studie te maken over het personeelseffectief in de Belgische regio’s. Ook deze studie botste op problemen omwille van verschillen in afbakening en definitie van “overheid”, verschillen in registratie en beschikbaarheid van data. Benchmarking van het overheidsoptreden op regionaal niveau blijkt volgens een SBOV-rapport om meerdere redenen een moeilijke opgave. Tijd dus om op zijn minst op Vlaams niveau initiatieven te nemen om kwaliteitsvolle meetsystemen op te bouwen, data te verzamelen en te ontsluiten voor strategische rapporteringen. Kortom, met dit project beogen we een set van kernindicatoren te definiëren en aan te geven hoe we de nodige informatie zullen verzamelen. Door een opvolging doorheen de tijd kunnen dan alvast voor de Vlaamse overheid uitspraken gedaan worden over de verbetering op strategisch niveau. In de mate van het mogelijke (cf. beschikbare data voor vergelijkbare regio’s) en wenselijke (cf. toebedeelde taken van de overheid) is een benchmark met andere regio’s en landen mogelijk. Eerste aanzetten (let op definities van overheid verschillen!): - Het aantal personeelsleden in Vlaamse Administratie: Diensten Vlaamse overheid volgens

Raamstatuut Diensten Vlaamse overheid volgens ESR (consolidatierekening)



loonkost in euro



loonkost in euro

2006 26.922 23.859,4 / 38.036 34.699,4 / 2007 27.863 24.279,6 1.162.793.935 39.475 35.571,0 1.734734.570 2008 28.496 25.125,4 1.223.357.223 40.025 36.206,6 1.791.768.744 2009 28.726 25.221,8 1.304.509.288 40.971 36.935,8 1.952.453.577 Bron: BZ, VO-rapportering - De uitgaven van de Vlaamse overheid volgens COFOG nomenclatuur, 2006-2008, in % BBP

OMSCHRIJVING 2008 VG

2007 VG

2006 VG

2007 België

2007 EU-15

199

onbekend 0,18 0,09 0,17 algemeen overheidsbestuur 2,32 1,56 1,76 2,9 2,0 defensie 0,00 0,00 0,00 1,0 1,5 openbare orde en veiligheid 0,00 0,00 0,00 1,5 1,6 economische zaken 1,94 1,87 1,71 2,2 1,3 milieubescherming 0,35 0,47 0,41 0,2 0,3 huisvesting en gemeenschappelijke voorzieningen

0,14 0,13 0,12 0,1 0,5

gezondheid 0,13 0,13 0,08 6,6 6,2 recreatie, cultuur en godsdienst 0,54 0,54 0,56 0,5 0,6 onderwijs 4,25 4,03 4,14 5,6 4,1 sociale bescherming 1,48 1,41 1,45 1,5 2,6 TOTAAL 11,32 10,23 10,38 22,2 20,5 Bron: NBB, Agentschap Centrale Accounting De uitgaven van de Vlaamse Gemeenschap uitgedrukt in percentage van het BBP steeg tussen 2006 en 2008 van 10,38% tot 11,32%. Een vergelijking met België en EU-landen is moeilijk omdat de bevoegdheden verschillen. Zo heeft de VG als deelstaat geen uitgaven met betrekking defensie en openbare orde. Een groot deel van de financiering van de gezondheidszorg loopt via de Sociale Zekerheid en de FOD Sociale Zaken & Volksgezondheid. Daarnaast heeft het beschikbare materiaal enkel betrekking op de zogenaamde inputs. Willen we überhaupt iets zeggen over de efficiëntie van het overheidsoptreden, hebben we ook data nodig over de outputs die we dan moeten koppelen aan de inputs. Er zijn momenteel geen data beschikbaar over output van de overheid, wel van privé sector (uitgedrukt in toegevoegde waarde). - Aandeel van apparaatkredieten in overheidsuitgaven Vlaamse Gemeenschap Onder apparaatkredieten verstaan we de kredieten die de werking van de Vlaamse overheid mogelijk maken. Het gaat voornamelijk om personeelskosten en werkingskosten met inbegrip van aankoop van IT-materiaal. De apparaatkredieten zijn dus kredieten waarmee geen dienstverlening aan de burgers en bedrijven kan gebeuren. Zij staan in de begroting hoofdzakelijk onder programma A ‘apparaatskredieten maar zijn ook terug te vinden in programma B (indexaanpassing) en C ‘algemeen’. Voor instellingen is de situatie verschillend (vanuit Apparaatskredieten en Algemeen, in dotatie). Beleidskredieten staan in beleidsprogramma’s oplopend vanaf kenletter D. De apparaatskredieten van het Ministerie van de Vlaamse Gemeenschap bedroegen in 2009 sensu strictu (programma A) ongeveer 724 miljoen euro of 2,5% van de totale uitgaven van de Vlaamse gemeenschap. Indien de uitgaven onder programma C ‘Algemeen’ en de uitgaven van de DAB’s vanuit het programma A ‘Apparaatskredieten’ of het programma ‘Algemeen’ hieraan worden toegevoegd, komt het CAG uit op 10% op een totaal uitgavenbudget van de Vlaamse overheid. De Vlaamse regering hanteert een andere omschrijving van apparaatskredieten namelijk alle lonen (ESR11), werkingskosten (ESR12) of overige vermogensgoederen (ESR74) van programma A en van de DAB’s en rechtspersonen die geconsolideerd worden, samen 3,7 miljard euro in 2009.

200

Volgens de SERV (Evaluatie begroting 2010, stuk 12 (2009-2010)-nr1) moet de berekening van de apparaatskosten verder worden uitgezuiverd. Op basis van hun voorlopige oefening komen ze uit op 1,59 miljard euro apparaatskosten of 6,8% van de totale Vlaamse uitgaven (2008).

- Administratieve lasten t.o.v. burgers, bedrijven In euro

2005 2006 2.007 2008 2009 Netto-saldo

-12.133.528

-23.892.666

-4.634.728 1.129.098

-976.365

Bron: DWM Sinds de invoering van de compensatieregel binnen de Vlaamse overheid (sinds 1/1/2005) werd jaarlijks een afname van de administratieve lasten van nieuwe of wijzigende regelgeving gemeten. Enkel in 2008 werd een lichte toename aan administratieve lasten gemeten. - Klantvriendelijkheid overheidsinstellingen Een op zes Vlamingen heeft een slechte tot zeer slechte indruk van de klantvriendelijkheid van de overheid terwijl vier op tien een positieve indruk heeft. Ongeveer de helft van de bevolking heeft geen mening (SCV-survey, 2009). Mannen zijn duidelijk strenger in hun oordeel dan vrouwen. Jongeren reageren iets positiever dan ouderen. De houding van de bevolking is de jongste jaren amper gewijzigd. - Informatie verstrekt door de overheid Meer dan 40% van de bevolking vindt dat de overheid correcte en nuttige informatie verstrekt. Ongeveer evenveel personen geven aan dat er te weinig informatie wordt gegeven en dat deze moeilijk te vinden is. Minder dan een kwart krijgt voldoende informatie over genomen beslissingen. Een meerderheid stelt dat de meeste informatie te ingewikkeld is. De tevredenheid over de verstrekte informatie ligt hoger bij hoger geschoolden en jongeren. Mensen die tevreden zijn over hun leefsituatie reageren positiever, wie zich politiek machteloos voelt is echter minder tevreden. Lidmaatschap van een vereniging noch politieke activiteit heeft een significante invloed op de tevredenheid over de verstrekte informatie. - Vertrouwen in overheid In de lente van 2009 had amper een zesde van de bevolking vertrouwen in de overheid. Bijna vier op tien beweert geen tot helemaal geen vertrouwen te hebben. Het globale vertrouwen in de overheid is er de jongste jaren lichtjes op achteruit gegaan. Internationale vergelijking geeft aan dat de Vlamingen meer vertrouwen hebben in instellingen dan doorsnee in Europa. De Scandinavische landen scoren het hoogste. Het wantrouwen is het grootste in landen als Oekraïne, Bulgarije en Roemenië.

201

Projectomschrijving Doel Het sleutelproject “Barometer Slagkrachtige Overheid” zal in de eerste plaats focussen op het aanleveren van essentiële data voor het berekenen van de kernindicatoren die door het ambtelijke (CAG) en het politieke niveau (Vlaamse Regering) worden aanvaard om het doelbereik van de vier strategische doelstellingen voor het Meerjarenprogramma Slagkrachtige Overheid op te volgen. Het heeft weinig zin om nieuwe sets van indicatoren te ontwikkelen als we er niet in slagen om gevalideerde indicatorensets concreet inhoud te geven. In een volgende fase kan het ambitieniveau van dit project worden verruimd. Dit project wil duidelijke afspraken vastleggen wie de verantwoordelijkheid heeft voor het definiëren van de gehanteerde begrippen, de nulmeting, de vervolgmeting, de aggregatie v an data op het niveau van de Vlaamse overheid en de ontsluiting ervan. Er wordt maximaal gebruik gemaakt van bestaande of lopende studies, initiatieven van diensten, overlegplatformen en registratiesystemen. De inspanningen voor de dataverzameling moeten in verhouding staan tot de meerwaarde dat deze indicatoren hebben voor de domeinen. Voor een aantal kernindicatoren wordt uitgekeken naar de resultaten van andere sleutelprojecten. De verantwoordelijkheden kunnen verschillen naargelang de fase van monitoring (definitie, nulmeting, vervolgmeting, ontsluiting). We houden ons in dit project ook niet bezig met de IT-infrastructuur en de ontwikkeling van meetsystemen nodig om gegevens te ontsluiten en met elkaar te verbinden. Hiervoor verwijzen we naar andere sleutelprojecten zoals nuttige rationalisering ter ondersteuning van klantengedreven IT (2.2) en geïntegreerde Vlaamse publieksbalie (3.1). Met dit sleutelproject leggen we de puzzel samen en vullen we de ontbrekende stukken aan. De beschikbare informatie zal uiteraard ook zijn nut bewijzen voor andere strategische rapporteringen zoals het Pact 2020 (zie doelstellingen 18-20) en “Governance at a glance”. De beschikbaarheid van input- en outputgegevens en de koppeling hiervan maakt het mogelijk om prestatiegericht te begroten. Scope Dit project start met een inventaris van de informatie die nodig is om de kernindicatoren voor de opvolging van de strategische doelstellingen van het Meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid te kunnen meten. In een eerste fase werd nagegaan welke informatie beschikbaar is (bron) en welke informatie ontbreekt. Er wordt vervolgens aangegeven in welke mate de andere sleutelprojecten een bijdrage kunnen leveren en waar er lacunes blijven bestaan. In de mate van het mogelijke duiden we hiervoor instanties aan die hieraan in de toekomst zullen werken. In bijlage 1 geven we een overzicht van de informatiebehoeften voor het meten van de kernindicatoren, telkens met als onderverdeling: definitie van begrip, nulmeting, vervolgmeting, ontsluiting en aggregatie op niveau van de Vlaamse overheid.

202

Deze overzichtstabel geeft enkel de acties weer die nodig zijn voor het invullen van de kernindicatoren en weerspiegelt helemaal niet de volledige of exclusieve activiteit van de betrokken dienst. In scope Buiten scope Nog te ontwikkelen gemeenschappelijke definities, concepten: streefdatum tegen eind 2011 (zie ook sleutelprojecten) a) DBZ/PIB: Werkgroep definities VO-rapportering rond zes

thema’s (al beschikbaar: VTE, ziekteverzuim, loonkost) WVG: definities dashboard: personeel, financiën b) DBZ/DWM en DAR/Stafdienst-cel DO: maatschappelijke

betrokkenheid van actoren -studie rond consultatiebeleid c) DFB, ACA: definitie apparaatskosten (advies SERV) d) Werkgroep 1.3 interne staatshervorming: intermediaire

structuren e) Werkgroep 2.5 rationalisatie IT: kosten innovatieve

realisaties c) Werkgroep 4.1 doorlooptijd strategische projecten,

domeinen: redelijke behandelingstermijn

Dataverzameling: nog niet beschikbaar: streefdatum tegen eind 2012 Administratieve data: a) DBZ/DWM: Impactmetingen AL zullen gebeuren in aantal dossiers en via compensatieregel maar geen grootschalige meting meer. b) DBZ: duurzame opdrachten op basis van criteria via CMS-e-procurement en module opmaak bestek; c) BZ/AFM: energieverbruik kantoorgebouwen VO d) LNE-Interne Milieuzorg: eco-score dienstwagens VO e) DAR/SVR: aanmaak van statistieken over consumptieve bestedingen van gewesten en gemeenschappen (zie project met NBB) f) BZ/MAGDA en DAR/GDI: gebruik authentieke bronnen g) domeinen: beheerskosten per proces, outputs processen gekoppeld aan inputs (zie beheersovereenkomst/managementovereenkomst en economische boekhouding); MOF; doorlooptijd processen Kwaliteitsmeting en percepties o.b.v. surveys a) BZ/AGO: klantentevredenheidsmeting van enkele

diensten met belangrijke dienstverlening t.a.v. burgers, bedrijven, lokale besturen

b) DAR/SVR: SCV-survey met periodiek opname van specifieke modules over vertrouwen in instellingen, tevredenheid over voorzieningen, tevredenheid over informatie verstrekt door overheid

Ontsluiting via gemeenschappelijke Platforms,

203

informatiesystemen: streefdatum tegen eind 2012 a) BZ/ABB: realisatiegraad interne staatshervorming, planlasten lokale besturen b) DBZ/E-IB/VO-rapportering: IT-kosten, c) DBZ/DWM: administratieve lasten via SAMBAL, beheerskosten bepaalde processen d) DBZ/PIB-VO-rapportering rond zes thema’s (zie nota CAG 28/4); (personeelsaantallen, ziekteverzuim en personeelskost al beschikbaar); later MOF, IT kosten e) BZ/AGO: geaggregeerde data m.b.t klantentevredenheidsmetingen f) DAR/SVR: analyse regionale overheidsbestedingen (NBB), analyse van ICT-enquête (ADSEI-Eurostat), Eurobarometer, SCV-survey g) DFB/ACA: overheidsuitgaven, apparaatskredieten h) Vlaamse Ombudsdienst: klachten redelijke behandelingstermijn i) WGDO: indicatoren DO j) DAR/BZ: geïntegreerd platform gebruik authentieke bronnen; betrokkenheid maatschappelijke actoren

BUTEO: enkel ondersteuning van opmaak begroting. Definitieve begrotingscijfers en uitvoering: zie ORAFIN

(Inter)nationale benchmarks: streefdatum tegen eind 2012 - Overheidskost en productiekost volgens internationale

nomenclatuur (project NBB-SVR): vergelijking Vlaams gewest met andere gewesten en België

- Vertrouwen instellingen: vergelijkbaar met landen (Eurobarometer-beschikbaar)

- Egov-indicatoren (Eurostat): vergelijkbaar met landen (beschikbaar, maar indicatoren in herziening)

- Vergelijking administratieve lasten, arbeidsproductiviteit, aandeel MOF en IT-kosten, duurzaam optreden VO

Aanpak & timing Voor de belangrijkste deelprojecten werd een informatiefiche opgesteld met vermelding van het finaal beoogde resultaat, de tussenstappen om dit doel te bereiken en de tussentijdse resultaten. Volgende deelprojecten worden gedocumenteerd: - DBZ: VO-rapportering (ruim) - SVR: Productie regionale data overheidsbestedingen (project NBB-SVR); - SVR: SCV-survey - AGO: klantentevredenheidsmetingen over entiteitsgebonden en entiteitsoverschrijdende dienstverlening

204

Deelproject 1: VO-rapportering Contactpersoon: Noël Van Herreweghe (projectleider) en Wouter De Boeck (werkgroep barometer) Het finale doel van VO-rapportering is om op het niveau van de Vlaamse administratie te komen tot een afsprakenkader over te hanteren begrippen (definities) voor strategische rapporteringen en ontsluiting van bedrijfsinformatie (een loket met verwijzingen naar bronnen). Concreet te verwachten outputs zijn een dashbord VO-rapportering en website met bedrijfsinformatie. Eindpunt ontwikkelingsfase en begin operationele fase: een ‘on going’ project Realisatie en timing Beschrijving

tussenstappen (wat moet er gebeuren)

Tussentijds resultaat

2009 Definiëring en initiëring Vlaamse overheidsrapportering

• Project eenduidige begrippenkader opgestart

• Project PIAVO opgestart (Proces- en Informatiearchitectuur Vlaamse Overheid)- ontwikkeling meetinstrument

• Project P&O (Personeel en Organisatie) op kruissnelheid

• MODO (Project Monitoring Doelstellingen)- ontwikkeling meetinstrument

• PITA (Project Info en Tijdsadministratie)- ontwikkeling meetinstrument

• Project WIKI gerealiseerd- ontsluitingsplatform

2010 Behoefte- en haalbaarheidsstudie met betrekking tot het Programma Vlaamse overheidsrapportering

• Behoeftestudie; een deltabepaling tussen de huidige en gewenste situatie

• Identificatie en stappenplan met betrekking tot de deelprojecten Vlaamse overheidsrapportering

• Haalbaarheidstudie Vlaamse overheidsrapportering

• Validatie managementindicatoren • Opstarten, voortzetten, wanneer

mogelijk finaliseren en wanneer relevant evalueren van een aantal al gestarte deelprojecten (eenduidig begrippenkader, Piavo, project P&O, MODO, PITA).

2011 Opvolgen en coördineren van Opstarten, voortzetten, wanneer mogelijk

205

de deel- en subprojecten. Finaliseren van de prioritaire projecten.

finaliseren en wanneer relevant evalueren van deel- en subprojecten (project eenduidig begrippenkader, project P&O, project PIAVO, project ICT, project F&B, project Facilitair Management)

2012 Opvolgen en coördineren van de deel- en subprojecten. Finaliseren van de prioritaire projecten.

Opstarten, voortzetten, wanneer mogelijk finaliseren en wanneer relevant evalueren van deel- en subprojecten (project eenduidig begrippenkader, project PIAVO, project ICT, project F&B, project Facilitair Management)

2013 Opvolgen en coördineren van de deel- en subprojecten. Finaliseren van de prioritaire projecten.

Voortzetten, wanneer mogelijk finaliseren en wanneer relevant evalueren van deel- en subprojecten (project PIAVO, project ICT, project F&B, project Facilitair Management)

2014 Project Vlaamse overheidsrapportering op kruissnelheid.

Relevante en eenduidig gedefinieerde management- en beleidsinformatie die zoveel mogelijk geautomatiseerd verzameld, professioneel geduid en geïnterpreteerd alsook passend verspreid wordt conform de behoeften van de doelgroep.

Kosten en baten Het projectplan is nog in volle ontwikkeling. Een juiste en volledige inschatting van alle kosten en baten is bijgevolg momenteel niet mogelijk. Kosten en baten zullen bovendien zeer afhankelijk zijn van een aantal factoren die op dit ogenblik moeilijk in te schatten zijn zoals het aantal entiteiten dat zal aansluiten en voor welke onderdelen (en in welk jaar), of ze via een nieuw te bouwen interface zouden werken enz… KOSTEN (in euro) Ontwikkelingsfase (eenmalig) Personeelskosten Personeelskosten zijn gerelateerd aan de resultaten

van de deltabepaling en het organisatie- en communicatieplan (zie 1. Realisatie en timing – 2010). Het begrip “Ontwikkelingsfase” wordt gezien als ontwikkeling van zowel het “business”-gedeelte (processen, organisatie, locatie enz..) als het “applicatieve / technologische” element. Het aantal VTE’s moet verdeeld worden over de personen in de kerngroep (BZ) en de ondersteunende diensten van de verschillende entiteiten binnen de beleidsdomeinen van de Vlaamse Overheid. Indien VO-rapportering in al zijn aspecten gerealiseerd moet worden, is de huidige situatie met betrekking tot de personeelskosten onduidelijk.

Werkingskosten Is een % van de VTE Investeringskosten (IT e.a) Niet voldoende informatie beschikbaar. Uitbesteding (consultancy) “

206

Andere “ Operationele fase (recurrent): Niet voldoende informatie beschikbaar. BATEN (in euro) Operationele fase (recurrent) Kosten die volledig wegvallen Personeelskosten * Afhankelijk van de uitrol. Personeelskosten die zeker

wegvallen: inzet voor bouwen van ad hoc rapporten, zowel centraal als decentraal

Werkingskosten % van de personeelskosten Investeringskosten (IT e.a) Efficiëntere inzet van mensen en (ICT-)middelen maar

afhankelijk van de uitrol. Kosten die zullen wegvallen zijn bv. de investeringen die de entiteiten doen voor het ontwikkelen en beheren van hun eigen rapporteringtools.

Uitbesteding Kosten die verminderen: Niet voldoende informatie beschikbaar. Nieuwe inkomsten: Niet voldoende informatie beschikbaar. Deelproject 2: meer regionale data m.b.t. overheidsbestedingen Contactpersoon: Thierry Vergeynst Realisatie en timing Het finaal beoogde eindresultaat is een betrouwbare regionale opdeling van consumptieve uitgaven van de overheden (uitgaven van Vlaamse Gemeenschap en Vlaams Gewest) vertrekkende van de nationale rekeningen (dus conform nomenclatuur opgelegd door Eurostat) die benchmarking toelaat met de andere gewesten (en eventueel internationaal). Eindpunt ontwikkelingsfase en start operationele fase: september 2011 Beschrijving tussenstappen (wat

moet er gebeuren) Tussentijds resultaat

2009 Onderhandelen van overeenkomst met NBB en drie gewesten

Protocol over te bereiken output van het project en inzet van personeelsmiddelen per partner. Officiële start van project op 1/9/2009

2010 Verkenning van probleemvelden en beschikbare bronnen voor berekenen van verdeelsleutels per entiteit

Theoretisch model voor regionalisatie van consumptieve uitgaven van de overheden in België conform internationale standaarden

2011 Productie van feitentabellen

Consumptieve uitgaven van gewesten, gemeenschappen, België

2012 Verder zetten van productie van Regionale budgettaire statistieken

207

regionale data en eventuele verdere verfijning van methode

2013 Jaarlijkse rapporten

2014 Idem

Kosten en baten Beschrijving kosten in ontwikkelingsfase: korte omschrijving SVR stelt gedurende 2 jaar (september 2009 tot september 2011) 1 personeelslid ter beschikking van het project (contractuele werving van bepaalde duur op niveau van adjunct van de directeur) Beschrijving kosten bij toepassing: geen, verder zetting door NBB KOSTEN (in euro) Ontwikkelingsfase (eenmalig) Personeelskosten 3439 euro per maand x 24= 82.536 euro Werkingskosten Deel van algemene werkingsmiddelen van SVR Investeringskosten (IT e.a) Aankoop laptop met software: 1200 euro Uitbesteding (consultancy) / Andere Bijwonen van technische werkgroep: 5 keer per jaar

op niveau expert-adviseur: 0,1VTE Operationele fase (recurrent): geen BATEN (in euro) Beschrijving baten: korte omschrijving. We zullen vanaf 2012 beschikken over regionale statistieken die vergelijkbaar zijn met andere gewesten en gemeenschappen, met België en opgesteld zijn volgens internationale standaarden. Nu hebben we enkel cijfers op landenniveau en kunnen kernindicatoren m.b.t. overheidsbestedingen van het Pact 2020 en het MJP slagkrachtige overheid niet worden ingevuld. Er vallen geen kosten weg, ze worden ook niet verminderd omdat we tot op heden geen activiteiten konden ontwikkelen zonder toegang te hebben tot databanken van NBB. Er zullen geen inkomsten zijn omdat SVR de regionale statistieken gratis zal ter beschikking stellen van andere diensten van de VO vanuit haar functie van “eenloketstatistiek”. Operationele fase (recurrent) Kosten die volledig wegvallen: geen Kosten die verminderen: geen Nieuwe inkomsten: geen

208

Deelproject 3: Survey naar waarden, houdingen en gedragingen (SCV-survey) Contactpersoon: Ann Carton Realisatie en timing SVR bevraagt periodiek een representatief staal Vlamingen (18-85j) over hun perceptie en tevredenheid over informatie van de overheid, tevredenheid over aanbod voorzieningen en gevoerde beleid, vertrouwen in instellingen. Eindpunt ontwikkelingsfase en start operationele fase: tweejaarlijkse dataset met resultaten over bovenvermelde thema’s. Dataset beschikbaar einde van het jaar waarin veldwerk plaats vindt. Beschrijving tussenstappen (wat

moet er gebeuren) Tussentijds resultaat

2009 Module over vertrouwen instellingen, informatie overheid

Dataset met resultaten enquête: bruikbaar voor berekenen van kernindicatoren 4.1 en 3.3

2010 Module over vertrouwen, informatie overheid

Idem

2011 Module over vertrouwen instellingen, tevredenheid voorzieningen en gevoerde beleid, tevredenheid informatie overheid

Dataset met resultaten enquête: bruikbaar voor berekenen van kernindicatoren 3.3, 4.1 en 4.2

2012 / 2013 Module over vertrouwen instellingen,

tevredenheid voorzieningen en gevoerde beleid, tevredenheid informatie overheid

Dataset met resultaten enquête: bruikbaar voor berekenen van kernindicatoren 3.3, 4.1 en 4.2

2014 / Kosten en baten Beschrijving kosten in ontwikkelingsfase: De organisatie van de survey naar waarden, houdingen en gedragingen behoort tot de kerntaken van de Studiedienst van de Vlaamse Regering (zie beleidsnota DAR, beheersovereenkomst SVR). Naast vaste modules worden op periodieke basis ad hoc-modules opgenomen (indicatoren, op vraag van diensten VO). Deze ad hoc-modules maken deel uit van de globale organisatie en kostprijs voor uitbesteding van het veldwerk (ongeveer 200.000 euro op jaarbasis). De begeleiding van het surveyproject gebeurt regulier door 1 senior expert/onderzoeker voor 0,6 VTE (7 maanden) en door 1 medewerker op B-niveau (0,9 VTE). Dit behelst de samenstelling van de vragenlijst, de steekproeftrekking, de opmaak van het bestek voor uitbesteding veldwerk en toewijzing aan bureau, de opleiding van enquêteurs, tweewekelijkse opvolging van veldwerk, oplevering van bestand, codering van open vragen, weging van dataset ingeval van over/ondervertegenwoordiging groepen, volledige documentatie van vragenlijst, proces en dataset, … voor geheel van de enquête.

209

Beschrijving kosten bij toepassing: idem KOSTEN (in euro) Ontwikkelingsfase (eenmalig): regulier Operationele fase (recurrent): regulier BATEN (in euro) Beschrijving baten: korte omschrijving. De SCV-survey bestaat nu al 13 jaar en kan bogen op continuïteit en stabiliteit. De kwaliteit wordt streng bewaakt door SVR en een wetenschappelijk begeleidingscomité. De opmaak van de vragenlijst voor de ad hoc-modules gebeurt in overleg met de betrokken diensten. De datasets met resultaten van de enquête worden gratis ter beschikking gesteld voor overheidsdiensten en voor wetenschappelijk onderzoek in opdracht van VO. Operationele fase (recurrent) Kosten die volledig wegvallen: geen Kosten die verminderen: Nieuwe inkomsten: geen Deelproject 4: Tevredenheid met de dienstverlening van de Vlaamse overheid Contactpersoon: Willy De Weirdt (AgO) Het betreft de ontsluiting van de bestaande database klantentevredenheid die de voorbij jaren door het Agentschap voor Overheidspersoneel (AgO) wordt opgebouwd met resultaten van klantentevredenheidsonderzoeken die AgO – in het kader van de reguliere dienstverlening - op een directe of indirecte manier ondersteund heeft. Met het oog op de ontsluiting dienen nog enkele beslissingen te worden genomen (ondersteund door nog uit te voeren analyses), onder andere over de segmentering van de klantengroepen waarover zal gerapporteerd worden. In het kader van het MJP zullen de resultaten worden opgevolgd van enkele diensten die een rechtstreekse en goed herkenbare dienstverlening bieden aan burgers, bedrijven en /of lokale besturen. Er zal een selectie worden gemaakt van diensten die actief zijn naar de drie doelgroepen. Er moeten met hen afspraken worden gemaakt over de ter beschikking stelling van data en de periodiciteit van de bevragingen. Realisatie en timing Beschrijving tussenstappen (wat moet er

gebeuren) Tussentijds resultaat

Juni 2010 Voorleggen lijst van bestaande klantentevredenheidsbevragingen aan CAG en selectie van representatieve set voor performante Vlaamse

210

dienstverlening. Juli 2010 Akkoord vragen ter beschikking stellen

ruwe data van het CAG aan eigenaars ruwe data

September 2010

Communicatie over en heropstarten AgO aanbod klantentevredenheidsonderzoek en aanvulling database uitvoering onderzoeken door de betrokken diensten

2011 verwerking van resultaten van klantentevredenheidsonderzoeken tot indicatoren

Eerste rapportering

2012 uitvoering en rapportering op kruissnelheid Rapportering



Kosten en baten Beschrijving kosten in ontwikkelingsfase: Nihil indien geen bijsturing van instrumentarium nodig. Beschrijving kosten bij toepassing: De kostprijs van een klantentevredenheidsonderzoek varieert sterk afhankelijk van de omvang en aard van de doelgroep en van de gebruikte methode (internet, telefonische, schriftelijke, mondelinge.. enquetes). De modale prijs van de voorbije jaren situeert zich tussen 30 en 50k€. De tevredenheidsonderzoeken worden volledig gedragen op het budget van de opdrachtgevende entiteit. Indien beleidsruimte ontstaat zou vanaf 2011 via cofinanciering een stimulans kunnen worden ingebouwd om van sommige cruciale diensten tevredenheidsgegevens te laten verzamelen. BATEN Beschrijving baten: korte omschrijving. Het werken met een gemeenschappelijk aanbod voor klantentevredenheidsonderzoek vanuit AgO heeft 2 soorten voordelen:

1. De verschillende metingen gebeuren op een wijze die benchmarking en consolidatie toelaat waardoor de beleidsverantwoordelijken zicht kunnen houden op evoluties, trends en op de effecten van beleidsmaatregelen.

2. De Vlaamse overheid beschikt over een (beperkte) interne capaciteit voor de aansturing van klantentevredenheidsonderzoek wat moet leiden tot:

211

a. Verlaging van de drempel voor dienstverleners om klantenfeedback te verzamelen.

b. Effectievere integratie van de metingen in verbetertrajecten. c. Efficiëntere aanpak, methodieken, technieken d. Beheersing van de kostprijs in de onderhandeling met externe

uitvoerende partners. e. Op termijn kan een business case oefening gebeuren om te zien of het

niet rendabeler is (een gedeelte) van deze metingen in eigen beheer uit te voeren.

Risico’s / maatregelen op het niveau van het sleutelproject als geheel Risico’s & beperkingen Impact Voorgestelde maatregelen Gebrekkige samenwerking tussen beleidsdomeinen=> onvolledige informatie, niet vergelijkbaar ofwel overlaps (en dubbelwerk)

H Coördinatiemechanismen: CAG, strategische overlegfora, specifieke overlegfora bv. BICCVOR, WGDO

Gebrekkige afstemming tussen ambtelijke en politieke niveau => Tijdverlies, afnemende motivatie bij beleidsondersteuners

H Coördinatiemechanismen: overleg CAG-kernkabinetten, beleidsraden

Informatietechnologie: te duur, lange doorlooptijden voor ontwikkeling => vertraging in realisatie van doelstelling, druk op begroting en op andere uitgavenkosten (buiten IT)

H Overleg met e-IB en ICT beleidscel. Om dit risico te gaan beheren, is het vooral belangrijk om standaarden af te spreken met de ICT'ers, zodat integratie van de ontwikkelingen (qua data, technisch en op netwerkniveau) eenvoudiger wordt. Beheerskosten doen dalen om IT-middelen maximaal te kunnen inzetten op nieuwe ontwikkelingen

Verschillende finaliteit van deelprojecten: niet altijd in eerste plaats gericht op productie van data en verschillen in definities, methoden => extra inspanningen nodig om er kwantitatieve informatie uit te halen op strategisch niveau

M Afstemming in doorbraakgroep Slagkrachtige Overheid en gemeenschappelijk managementcomité

Gebrek aan regionale benchmarks => andere regio’s gebruiken andere definities, andere vormen van dataverzameling

H Uitbesteden internationaal vergelijkend onderzoek, contacten met regionale instituten (o.a via Vereniging van regio’s van EU)

212

* Legende: H = hoog risico en sterke impact op resultaat & realisatie M = gemiddeld risico en impact L = laag risico en beperkte impact Bijdrage tot de strategische doelstellingen van het meerjarenprogramma Alle kernindicatoren. Voor een gedetailleerd overzicht, rekening houdend met de fasering in de monitoring, verwijzen we naar bijlage 1. Kosten-Baten-analyse Kosten Kosten Intern/extern?**Assumptie: We nemen enkel de kosten op die extra nodig zijn om de informatielacunes op te vullen, buiten de initiatieven die al lopen. De extra inspanningen zijn nodig omdat meer informatie gegenereerd moet worden dan initieel was voorzien, nieuwe meetmethodes en moeten worden uitgetest, bijkomende capaciteit voor informatiesystemen moet worden aangevraagd, de beoogde resultaten sneller moeten worden gehaald.

Intern

** Kosten van de Vlaamse administratie (“intern”) of externe kosten voor andere stakeholders (“extern” of eventueel gespecifieerd welke doelgroepen of organisaties). Kwalitatieve baten Kwalitatieve baten Intern/extern?**a) Ondubbelzinnige en correcte overheidsinformatie: => Geen discussies meer over wie gelijk heeft, men kan diensten niet meer tegen elkaar uitspelen

Intern/extern

b) Hergebruik van beschikbare informatie voor meerdere doeleinden: - Ter verantwoording t.o.v. burgers en Vlaams parlement - VO kan zich positioneren ten aanzien van andere landen en

regio’s - Referentiekader beschikbaar voor sectorale

beleidsmaatregelen => geen dubbelwerk meer

Intern/extern

** Baten van de Vlaamse administratie (“intern”) of externe baten voor andere stakeholders (“extern” of eventueel gespecifieerd welke doelgroepen of organisaties).

213

Kwantitatieve baten Kwantitatieve baten Intern/

extern? **

In kosten-baten-analyse?

Assumptie:

of

Intern a) Minder tijdsbesteding voor beleidsondersteuners voor het verzamelen van achtergrondinformatie voor allerlei vormen van rapporteringen b) Minder geldmiddelen voor uitbesteding van studies

Intern

Kosten-baten-tabel De weerhouden eenmalige kosten hebben enkel betrekking op het project “meer regionale budgettaire data”. Dit omdat dit aspect van het project “VO-rapportering” nog niet duidelijk is, gezien veel afhangt van de deltabepaling, alsook het organisatie- en communicatieplan (cf. fiche deelproject). Wat het deelproject klantentevredenheid betreft, hebben we geen gegevens ontvangen. Kortom, het onderstaande overzicht is hoogst onvolledig. X nog later aan te passen Eenmalige (project)kosten**

2010 2011 2012 2013 2014

Lonen & sociale lasten (ESR-code 11xx)

41 268 EUR +0,1 VTE expert-adviseur

41 268 EUR +0,1 VTE expert-adviseur

Algemene werkingskosten (ESR-code 12xx)

1 200 EUR

Verwerving van overig materieel (ESR-code 74xx)

Overige Recurrente kosten**

2010 2011 2012 2013 2014

Lonen & sociale lasten (ESR-code 11xx)

Algemene werkingskosten (ESR-code 12xx)

Verwerving van overig materieel

214

215

(ESR-code 74xx) Overige Baten** 2010 2011 2012 2013 2014 Vermeden kosten Kostreductie Inkomsten ** schattingen, in KEUR, Alle schattingen, ook de personeelskost, wordt uitgedrukt in KEUR. Betrokkenen uitwerking sleutelproject Trekker: Josée Lemaître Projectverantwoordelijke: Dries Verlet Betrokken partijen (in de uitwerking van het sleutelproject)

Entiteit (intern) / organisatie (extern) Vertegenwoordiger DBZ Wouter de Boeck AGO Barbara Van Den Haute ABB AFM Jerre Muylaert DAR Bernd Reggers; Ivo Van den Bossche SVR Dries Verlet IAVA DFB Lucas Huybrechts Agentschap Centrale Accounting Werkgroep Duurzame Ontwikkeling Werkgroep definities VO-rapportering Noël Van Herreweghe BICCVOR MAGDA-platform GDI- stuurgroep

Bijlage 1: Overzicht aan beschikbaarheid en behoeften informatie voor het voeden van de kernindicatoren

Kernindicator Vereiste informatie Beschikbare bron Lacunes op te vullen binnen scope project

Relatie met andere sleutelprojecten

Definitie interveniërende bestuurslagen en intermediaire structuren; afbakening strategische processen

zie med.VR 0093/inventaris door SG per domein, validatie door CAG en VR; Witboek 2011

1.3

Nulmeting betrokken bestuurslagen en intermediaire structuren

zie med VR 0093/ inventaris door SG per domein, validatie door CAG en VR, aangevuld door provincies; 2010

1.3 Inventarisatie 2010

Vervolgmeting: realisatie interne staatshervorming

noemer= witboek goed te keuren door VR en Vlaams parlement teller= aantal gerealiseerde hervormingen

BZ/ABB overleg in Bestuursforum

1.3 Opstellen witboek (2011) opvolging implementatie project

IND

1.1

Aandeel gerealiseerde projecten interne staatshervorming t.o.v. besliste projecten (Witboek) die voldoen aan norm van maximaal twee interveniërende bestuurslagen per proces

Ontsluiting informatie over realisatiegraad IS op niveau VO

Jaarverslagen agentschapen, rapportering aan VR en parlement

BZ/ABB 1.3 Implementatie 2011-2014

Definitie AL en Beheerskost studie DBZ/ DWM



pilootprojecten studie DBZ methodiek is ontwikkeld Nulmeting Beheerskosten

voor aantal dossiers door betrokken diensten DBZ/DWM Impactmeting BK

DWM en cellen wetskwaliteit per domein in kader van administratieve vereenvoudiging (compensatieregel); reductieplannen met vereenvoudigingprojecten per domein, beschikbaar sinds 2008, hoewel niet alle nulmetingen af zijn en niet alle actieplannen afgewerkt zijn

1.1 Methode uitwerken om output van project geïntegreerd ondernemersloket op te volgen

Nulmeting AL

Administratieve lasten (AL) t.o.v. externe gebruiker (burgers, bedrijven) en beheerskosten voor overheid

IND

1.2

SAMBAL, opvolgen AL via compensatiemaatregel

Ontsluiting AL op niveau VO

217


Relatie met andere sleutelproject

Definitie planlast

Werkgroep planlasten ikv commissie efficiëntiewinst lokale besturen; DWM en studie SBOV

1.2 Conceptnota voor VR

Nulmeting beschikbaar voor jaar 2006 (DWM) 1.2

Nulmeting planlast

Opvolging per minister en rapportering via beleidsbrieven en regelgevingagenda’s; opvolging naleving van principes door min. BZ via uitbreiding van lokale besturentoets

ABB/Werkgroep planlasten (cf. nota VR)

1.2 Implementatie tegen 2012

Vervolgmeting planlast Planlasten lokale besturen

IND

1.3

Ontsluiting op niveau VO Aggregatie informatie op niveau VO

ABB/Werkgroep planlasten (cf. nota VR)

1.2 Globaal rapport planlasten door min. BZ aan VR en Vlaams Parlement

Definitie productiekosten openbaar domein

Definitie volgens internationale standaarden

Productiekosten van publiek domein t.o.v. totale overheidsuitgaven en t.o.v. BBP

Momenteel geen afzonderlijke data voor gemeenschapen, gewesten, gemeenten en provincies, Nationale cijfers= NBB Internationale benchmarks= Eurostat

Aanmaak van regionale data: project NBB-SVR

Nulmeting productiekosten

IND

2.1

a

Vervolgmeting NBB

218

Ontsluiting op niveau VO SVR en F&B

219


Relatie met andere sleutelproject

Definitie DFB/ACA

zie Advies SERV

Nulmeting ACA

Vervolgmeting ACA

Aandeel apparaatskosten t.o.v. totale uitgaven VO

IND

2.1

.b

Ontsluiting op niveau VO Agentschap Centrale Accounting

Definities Internationale standaarden

Beschikbaar op niveau VO: Agentschap CA; Belgie: NBB; Internationaal: Eurostat

Nulmeting Overheidsuitgaven volgens COFOG domeinen, in % BBP en per inwoner

Vervolgmeting ACA

IND

2.2

Ontsluiting op niveau VO ACA

Definitie MOF zie thema-audit IAVA werkgroep project 2.1: MOF

2.1 Definities, streefnorm en principes

Nulmeting Thema-audit IAVA

Domeinen DBZ DBZ/ VO-rapportering

2.1 Acties op niveau domeinen en acties op niveau gemeenschappelijke dienstverleningscentra (kostenanalytische boekhouding in toekomst)

Vervolgmeting

Aandeel van managementondersteunende functies (in VTE en Euro) in de totale personeelscapaciteit

IND

2.3

Ontsluiting op niveau VO Aggregatie op niveau VO DBZ/VO-rapportering 2.1 implementatie vanaf

220

2011



Definitie VTE (bruto, netto, theoretisch en feitelijk beschikbaar)

Werkgroep definities VO-rapportering (akkoord over definities soorten VTE) WVG dashboard

VLIMPERS + opvragen van data andere diensten Nulmeting, 2008

vervolgmeting

domeinen, aggregatie DBZ. Uitbreiding rapportering Vlimpers voor nog niet aangesloten diensten Inventaris beslissingen VR over personeelscapaciteit van diensten door DBZ

Totale personeelscapaciteit t.o.v. output (1e component, personeelscapaciteit) Inventaris beslissingen van regering over personeelscapaciteit

IND

2.4

ontsluiting op niveau VO VO-rapportering

Definitie (omschrijving) output van dienstverleningsprocessen

output en input voor dienstverleningsprocessen op niveau van Beheers- en managementovereenkomst (per agentschap en departement) en economische boekhouding

Domeinen

nulmeting en vervolgmeting outputs

Rapporteringen op niveau agentschappen en departementen: zie jaarverslagen

Totale personeelscapaciteit t.o.v. output (2e component, output)

IND

2.4

ontsluiting op niveau VO VO-rapportering (bij aanlevering gegevens)

221



Definitie IT-uitgaven voor beheer infrastructuur, aansturing, opvolging en ontwikkeling t.o.v. middelen voor nieuwe innovatieve ICT-realisaties; (intern en uitbesteed)

Definitie innovatieve realisaties en totale IT uitgaven door E-IB, 2010

validatie door cel ICT-beleid (PIB) 2.2

Nulmeting E-IB en Corve 2.2 deelprojecten

Rationalisatie ICT

E-IB en Corve 2.2 opvolging van deelprojecten

Vervolgmeting

IND

2.5

Ontsluiting op niveau VO VO-rapportering

IND

3.1

Aandeel bedrijven/huishoudens waarvan interactie (informatie verkrijgen, formulieren verkrijgen, ingevulde formulieren terugsturen) met de overheid gebeurt via e-governementtoepassingen

Definitie: jaarlijkse enquête meting

SVR/ ADSEI, data beschikbaar voor VO; internationaal sinds 2007 (herziening definities, indicatoren door Eurostat) Analyse van resultaten door SVR

Definitie authentieke bron

Decreet Elektronisch Bestuurlijk Gegevensverkeer en erkenning door VR; Decreet Geografische Data-Infrastructuur en GDI-Vlaanderen

Hergebruik van authentieke bronnen voor informatie die anders aan burgers, bedrijven en organisaties wordt gevraagd in kader van dienstverlening

Nulmeting en vervolgmeting aantal dienstverleningsprocessen dat gebruik maakt van AB IN

D 3

.2

222

Inventaris door CORVE-MAGDA (momenteel federale authentieke gegevensbronnen, projecten voor Vlaamse authentieke bronnen lopen)/ AGIV en DAR-GIS-

3.1 uitbouwen van geïntegreerde informatie-infrasructuur

cel

AS IS: MAGDA-platform en GDI- stuurgroep

TO BE: geïntegreerde informatieplatformen

3.1 Ontsluiting op niveau VO

IND

3.3

Beoordeling van kwaliteit van informatie van overheid Jaarlijkse SCV-survey

Vraagmodule bespreken met afdeling Communicatie; bewerking resultaten periodieke bevraging en analyse van resultaten door SVR

Definitie gegronde klachten met overschrijding ombudsnormen m.b.t. redelijke behandelingstermijn

Vlaamse Ombudsdienst

Nulmeting en vervolgmeting Vlaamse Ombudsdienst

Redelijke behandelingstermijn voor aantal cruciale dienstverleningsprocessen (1e operationalisering)

Ontsluiting op niveau VO Jaarverslag Ombudsdienst

Definitie doorlooptijd processen

DBZ/COP procesbeheer (meetinstrument); afspraken in beheersovereenkomsten en managementovereenkomsten, ondernemingsplannen en in regelgeving

Redelijke behandelingstermijn voor aantal cruciale dienstverleningsprocessen (2e operationalisering)

Inventaris welke processen: zie project opvolging regeerakkoord, sleutelproject 4.1

Nulmeting doorlooptijd per proces

IND

3.4

Vervolgmeting doorlooptijd ingekorte processen

Registratie betrokken diensten Domeinen

223

Ontsluiting van niveau VO Aggregatie PIB DBZ/PIB

224



Het vertrouwen van de burgers in instellingen

Jaarlijkse enquête Eurobarometer

Data beschikbaar voor VO, Internationaal vergelijkbaar Analyse resultaten door SVR

IND

4.1

De tevredenheid van burgers met aanbod voorzieningen en beleidsmaatregelen van Vlaamse overheid

SCV-survey: nulmeting in 2007

Periodieke bevraging door SVR Analyse resultaten door SVR

IND

4.2

Klantentevredenheid over werking van diensten VO

Klantentevredenheidsenquête door diensten VO met herkenbare directe dienstverlening aan burgers, bedrijven, lokale besturen

Op vrijwillige basis; ondersteund aanbod door AGO

Afspraken rond meetmethode, gemeenschappelijke vraagmodule, aggregatie en ontsluiting op niveau VO: AGO, bewerking resultaten door SVR

IND

4.3

IN

D 4

.4 Betrokkenheid maatschappelijke actoren bij

totstandkoming nieuwe regelgeving

Definitie maatschappelijke betrokkenheid

Studie DBZ consultatiebeleid

Nulmeting en vervolgmeting DBZ/DWM

Ontsluiting op niveau VO idem DAR BZ

225

226



Definitie indicatorenset set van subindicatoren door WGDO 4.2

Zie projecten

Duurzaam optreden van Vlaamse overheid IND.4.5.1: E-verbruik (kWh) per m² kantoorgebouwen VO IND.4.5.2: Eco-score dienstwagens VO IND.4.5.3: aandeel (op basis van euro) duurzame overheidsopdrachten voor producten waarvoor duurzaamheidcriteria door VO zijn aanvaard

Nulmeting en vervolgmeting

a) E-verbruik: DBZ vraagt jaarlijks verbruiksgegevens elektriciteit, aardgas en water op bij alle gebouwen (eind 2010 cijfers over 2009) b) eco-score: dep LNE/cel Interne Milieuzorg c) globaal overzicht overheidsopdrachten op basis van CMS in kader van e-procurement (vanaf 2012), duurzame overheidsopdrachten op basis van duurzaamheidcriteria voor productgroepen (zie actieplan duurzame overheidsopdrachten 5/6/2009)

4.2 zie monitoring duurzame overheidsopdrachten (DBZ); monitoring energiegebruik gebouwen VO (DBZ-AFM, LNE/cel IMZ, VEA); gebruik duurzame energiebronnen ( LNE, BZ-AFM)

IND

4.5

Ontsluiting op niveau VO a) En b) VO

rapportering b) E-procurement

DBZ/ VO-rapportering DBZ/e-procurement

Bijlage 3: rollen en verantwoordelijkheden bij aansturing en beheer van het meerjarenprogramma Rol binnen het programma slagkrachtige overheid

Verantwoordelijkheid

Vlaamse Regering Bij het bereiken van mijlpalen worden de resultaten van het meerjarenprogramma gerapporteerd aan de Vlaamse Regering. Deze stuurt de voortgang en de resultaten bij waar nodig.

Functioneel bevoegde minister

Via de beheersovereenkomst / managementovereenkomst volgt de functioneel bevoegde minister de voortgang en resultaten van de projecten/programma’s op entiteitsniveau op.

Beleidsraad Via de beleidsraad is er een frequente politiek-ambtelijke afstemming over de projecten/programma’s van een beleidsdomein en/of meerdere beleidsdomeinen.

CEEO De CEEO geeft in haar rol als extern klankbord advies aan de Vlaamse Regering.

Verantwoordelijke minister doorbraak slagkrachtige overheid

Geeft politieke sturing aan het meerjarenprogramma. (Dhr. Geert Bourgeois)

Trekker doorbraak slagkrachtige overheid

Stuurt, volgt op en rapporteert over de doorbraak onder aansturing van de verantwoordelijke minister en in overleg en nauwe samenwerking met de co-voorzitters van het CAG. (Dhr. Martin Ruebens)

CAG Is eigenaar/opdrachtgever van het programma. Werkt als stuurgroep voor de VO brede projecten en programma’s (incl. sleutelprojecten). Beheert de middelen van het programma. Rapporteert aan de Vlaamse Regering over de voortgang en de resultaten. Treedt in dialoog met de CEEO.

Programmabureau Zie Nota voor beschrijving van de taken van het programmabureau. Ad hoc kan dit programmabureau uitgebreid worden, bvb. voor een gezamenlijke voorbereiding met de projectverantwoordelijken van de sleutelprojecten voor de globale of tussentijdse rapportering aan het CAG en/of de Vlaamse Regering.

Trekker Sleutelproject Leidend ambtenaar (N-niveau) die de rol van actieve eigenaar van het sleutelproject op zich neemt. Deze beschikt over een expliciet mandaat om: − Te beslissen over de organisatie van de

werkzaamheden

− Beroep te doen op medewerking van de noodzakelijke betrokken entiteiten

− Beslissingsvoorstellen voor te leggen aan het CAG Geschat wordt dat deze rol minstens 20% van de tijdsbesteding van de Leidend Ambtenaar in kwestie in beslag zal nemen.

Projectverantwoordelijke sleutelproject

Projectverantwoordelijke die de Trekker ondersteunt bij: − De praktische organisatie van de dagdagelijkse

leiding over de werkzaamheden in het kader van het sleutelproject

− De consultatie van en informatie naar betrokken partijen

− Het uitwerken van de beslissingsvoorstellen die worden voorgelegd aan het CAG

− De uitwerking van de voortgangsrapportering aan het programmabureau

Geschat wordt dat deze rol voor de meeste van de sleutelprojecten een voltijdse inzet zal vereisen.

Gezamenlijk managementcomité

Opdrachtgever/stuurgroep van de beleidsdomeinoverschrijdende programma’s en projecten.

Managementcomité Opdrachtgever/stuurgroep van de programma’s en projecten op niveau van een beleidsdomein

Leidend ambtenaar entiteit

Een deel van de projecten en programma’s situeert zich op entiteitsniveau. De leidend ambtenaar is opdrachtgever en stuurt deze projecten en programma’s aan. Deze projecten en programma’s worden opgenomen in de beheersovereenkomst of managementovereenkomst tussen de leidend ambtenaar en de functioneel bevoegde minister.

Leidend ambtenaren uit de beleidsdomeinen Financiën & Begroting, Bestuurszaken en Diensten Algemeen Regeringsbeleid

Een deel van de Vlaamse overheidsbrede programma’s en projecten zijn voorzien in de beleidsnota’s F&B, BZ en DAR en zullen worden voorzien in de beheersovereenkomst of managementovereenkomst van een van de entiteiten. Het is de leidend ambtenaar van de betrokken entiteit binnen deze beleidsdomeinen die concreet de uitvoering ervan aanstuurt.

Strategische overlegfora Fungeren als klankbord voor VO-brede projecten en programma’s.

Bijlage 4: interne communicatiestrategie Situering • Meerjarenprogramma slagkrachtige overheid:

o Doorbraak slagkrachtige overheid (een van de 7 ViA-doorbraken) o Meerjarenprogramma permanente efficiëntiewinst (regeerakkoord)

• Portfolio van 4 strategische doelstellingen en 9 sleutelprojecten:

o SD 1. Minder bestuurlijke drukte en meerwaarde door interne staatshervorming

Naar een geïntegreerde benadering van ondernemers – Geïntegreerd loket

Interne staatshervorming Eén lokale meerjarenplanning voor de lokale besturen

o SD 2. Meer doen met minder

Rationalisatie managementondersteunende dienstverlening Nuttige rationalisatie ter ondersteuning van een klantgedreven ICT

o SD 3. Betere dienstverlening door innovatie en werkwijze van

instrumenten Betere dienstverlening door koppeling databanken, integratie

gegevensverkeer en back-office activiteiten en ontwikkeling van een geïntegreerde Vlaamse publieksbalie

o SD 4. Beter oplossingsvermogen tav maatschappelijke uitdagingen +

verbeterde verantwoording: meer vertrouwen en tevredenheid van burgers

Versnellen en vereenvoudigen van procedures voor investeringsdossiers

Duurzaam optreden van de Vlaamse overheid Barometer slagkrachtige overheid

• Bottom-up aanpak: 170 projecten, voorstellen uit hele Vlaamse overheid • Screening en selectie volgens criteria: voelbaar, politiek zichtbaar , aantoonbaar

effect op efficiëntie en effectiviteit + expliciete vraag van ministers om overhead te verminderen.

• Totale portfolio: 9 sleutelprojecten + projecten op organisatiebreed, beleidsdomeinoverschrijdend, beleidsdomein-, en entiteitsniveau

• 9 sleutelprojecten werden verder verfijnd en uitgewerkt, concrete projectdefinitie + kosten-baten (maart-april)

• Trekkers werden aangeduid (begin april) • Ontwerp van communicatieplan: eind april • Ondersteuning CAG en trekker doorbraak (Martin Ruebens) bij opstellen MJP

door doorbraakgroep slagkrachtige overheid:

o Voorzitter: Bernd Reggers o Leden: vertegenwoordigers van DAR, BZ en F&B

• Ondersteuning CAG en trekker doorbraak bij verdere uitrol MJP: programmabureau slagkrachtige overheid (1,5 VTE)

• Rollen o Doorbraakgroep slagkrachtige overheid: ondersteunt, coördineert en

faciliteert in fase van opstellen MJP o Trekkers (N-niveau) en sleutelprojectverantwoordelijke: inhoudelijke

uitwerking sleutelproject o Ad hoc werkgroepen (gedeeltelijk vrijgestelde vrijwilligers): inhoudelijke

input en concretisering doelstellingen o Programmabureau: ondersteunt, coördineert, rapporteert in fase van

uitvoering MJP • Verschillende niveaus van uitvoering: entiteit, beleidsdomein,

beleidsdomeinoverschrijdend, organisatiebreed. Toch maximale standaardisering van verloop (dus ook van de communicatie).

Drempels en hefbomen voor communicatie Weerstand Verschillende sleutelprojecten kunnen/zullen worden gepercipieerd als besparingen. Enkele sleutelprojecten kunnen zelfs een verschuiving van heel wat personeelsleden veroorzaken: andere aansturingslijnen, locatie, carrièrekansen die veranderen… Dit zal weerstand en angst oproepen.

Deze drempel kan worden overwonnen met de nodige aandacht voor veranderingsmanagement

Vlaanderen in Actie De doelstellingen en principes zijn opgenomen in het regeerakkoord en de beleidsnota’s. Leidinggevenden en ambtenaren beseffen dat de uitvoering van de beleidsnota’s impliceert dat ze meewerken aan de ViA-doorbraken. Maatschappelijke tendens De uitvoering van het Meerjarenprogramma slagkrachtige overheid is een logische stap: werken aan een efficiëntere overheid die beter inspeelt op veranderende maatschappij, zoals ook andere overheidsorganisaties doen.

Deze hefbomen bieden een positief klimaat voor de realisatie van het meerjarenprogramma slagkrachtige overheid.

Strategische uitgangspunten communicatie Veranderingscommunicatie Speciale aandacht gaat naar veranderingsmanagement en –communicatie. Enkele sleutelprojecten kunnen immers een verschuiving van mensen en taken met zich meebrengen.

Zo kan het sleutelproject ‘Rationalisatie managementondersteunende dienstverlening’, een aanzienlijke verschuiving van personeelsleden met zich meebrengen. Essentieel hierbij zijn: • Medewerkers en vakbonden betrekken in veranderingsproces en op tijd

informeren; • Verschuiving van heel wat mensen: inspelen op weerstanden en de meerwaarde,

het voordeel aantonen; • Leidinggevende inschakelen als de belangrijkste communicator; hij moet

toegerust worden om te communiceren over de op til zijnde veranderingen; • Ambassadeurs van het MJP: de betrokkenen bij de uitvoering van het MJP weten

dat het MJP van Vlaanderen mee een Europese topregio zal maken en dragen dit ook zo uit eens het MJP gerealiseerd wordt;

• Open communicatie, transparante overheid: we communiceren over de op til zijnde projecten.

Basisboodschap De realisatie van het MJP slagkrachtige overheid is de volgende logische stap. We werken namelijk aan een efficiëntere overheid die beter inspeelt op veranderende maatschappij, zoals ook andere overheidsorganisaties doen. De Nederlandse en het Britse overheden zijn gelijkaardige programma’s aan het uitwerken. Het MJP slagkrachtige overheid draagt bij aan de realisatie van de globale doelstelling van Vlaanderen in Actie: Vlaanderen is een Europese topregio. De boodschap evolueert naarmate de uitwerking van de sleutelprojecten vordert: • meta-informatie over de genomen beslissingen: de oefening is bezig, past in

globaal kader • informatie over betekenis van de beslissingen • praktische informatie: wat houdt dit concreet in voor mijn werk We geven ook mee dat Vlaanderen in Actie en dus ook het MJP Slagkrachtige overheid een politiek project is. De politieke ‘druk’ die dit met zich meebrengt, biedt ook kansen:

• het staat hoog op de agenda, dus krijgt het ook de steun van het politieke niveau

• de administratie kan de pen vasthouden als ze er nu zelf werk van maakt Proces-, projecten productcommunicatie We delen de communicatie op in proces-, projecten productcommunicatie. Procescommunicatie is de communicatie die de ontwikkeling van het project faciliteert en ervoor zorgt dat de actoren op eenzelfde lijn zitten. Projectcommunicatie is de communicatie over het project in ontwikkeling. Met de productcommunicatie maken we de resultaten van het ontwikkelde project bekend. • Procescommunicatie:

o Afstemming tussen de verschillende actoren, stakeholders MJP/per sleutelproject

o Verduidelijken rol in uitwerken sleutelproject o Doel: faciliteren inhoudelijk uitwerken MJP en sleutelproject o Voorbeeld kanaal: overlegstructuren

• Projectcommunicatie: o Communiceert over het verloop van het project slagkrachtige overheid. o Verduidelijkt rol in de toekomst, als project gerealiseerd is. o Doel: houdt medewerkers op de hoogte van de stand van zaken o Voorbeeld kanaal: snelinfo na beslissing VR

Productcommunicatie: o intern en extern; interne communicatie gaat vooraf aan de externe

communicatie o Doel: resultaten bekend maken o Voorbeeld kanaal: ViA-folder

Tone of voice We hanteren een feitelijke en realistische stijl. De algemene ViA-sensibiliseringscampagne is niet geschikt als kapstok voor deze communicatiecampagne. Het MJP draagt weliswaar bij aan ViA, maar de ernst van de projecten noopt ons tot een minder luchtige manier van communiceren. Daarnaast verwijst de communicatie over resultaten in andere ViA-doorbraken ook naar de realisaties van de doorbraak slagkrachtige overheid: de realisatie van een project rond bijvoorbeeld de doorbraak Lerende Vlaming, kan alleen maar door een slagkrachtige overheid. Sleutelproject X (vb ICT) droeg zo bij tot … door … Al gecommuniceerd • Nota over meerjarenprogramma slagkrachtige overheid overhandigd: Snelinfo

MED VR 24 december 2009 • Interne staatshervorming: minder planlast voor lokale besturen + verminderen

bestuurslagen: Snelinfo MED VR 26 februari 2010 • Informele communicatie – radio couloir – is er een zicht op de geruchtenmolen?

Om de geruchtenmolen voor te zijn, kan je bijvoorbeeld de vakbonden tijdig betrekken en informeren.

Mijlpalen Meerjarenprogramma Slagkrachtige overheid - 11 maart 2010: politieke afstemming MJP: IKW - 12 mei 2010: ambtelijke validering MJP door CAG - 2de helft mei 2010: adviesverlening door Commissie Efficiënte en Effectieve

Overheid - 15 juni 2010: voorleggen MJP aan Raad der Wijzen - Eind juni 2010: besluitvorming door VR over MJP ViA algemeen - 10 maart 2010: officiële installatie Raad der Wijzen

- 22 maart 2010: nulmeting Pact 2020 Effect Het MJP Slagkrachtige overheid wordt uitgevoerd en draagt bij aan de globale doelstelling van Vlaanderen in Actie: Vlaanderen behoort in 2020 bij de Europese topregio’s.

Doelgroepen, doelstellingen en boodschappen Globale doelstelling Het MJP heeft vorm gekregen in de sleutelprojecten en projecten op organisatiebreed, beleidsdomeinoverschrijdend, beleidsdomeinen entiteitsniveau en deze worden uitgevoerd.

Doelgroep Doelstellingen Boodschap PROCESCOMMUNICATIE

Faciliteert het inhoudelijk uitwerken van het MJP Eigenaar / verantwoordelijke. Programmabureau Slagkrachtige overheid: Stafdienst VR Sleutelproject-verantwoordelijken en inhoudelijke werkgroep-medewerkers

Kennen de doelstellingen van het MJP Slagkrachtige overheid en ViA Werken hun sleutelproject uit en realiseren het. Besteden aandacht aan veranderingsmanagement en -communicatie bij de sleutelprojecten die personeelsverschuivingen met zich meebrengen. Stemmen de sleutelprojecten op elkaar en op ViA af. Maken het verband tussen de sleutelprojecten onderling en ViA duidelijk.

Het MJP Slagkrachtige overheid bestaat uit negen sleutelprojecten om permanente efficiëntiewinsten te realiseren zodat de Vlaamse overheid efficiënter, effectiever en slagkrachtiger wordt. Het sleutelproject van uw entiteit … Neem de nodige initiatieven om de sleutelprojecten uit te werken. Besteed de nodige aandacht aan veranderingsmanagement en -communicatie bij de sleutelprojecten die personeelsverschuivingen met zich meebrengen. U kunt ondersteund worden door o.m. een procesbegeleider veranderingsmanagement en -communicatie, … Werkafspraken Stand van zaken uitwerking en realisatie eigen en andere sleutelprojecten

Communicatie-verantwoordelijken, in het bijzonder

Kennen de doelstellingen van het MJP Slagkrachtige overheid en ViA Zijn betrokken bij de uitwerking van het sleutelproject van hun entiteit (zijn ook lid van de

Het MJP Slagkrachtige overheid bestaat uit negen sleutelprojecten om permanente efficiëntiewinsten te realiseren zodat de Vlaamse overheid efficiënter, effectiever en slagkrachtiger wordt.

inhoudelijke werkgroep). Werken een communicatieplan uit voor de communicatie over hun sleutelproject en voeren het uit. Maken de verbanden duidelijk tussen het sleutelprojecten onderling,en ViA

Het sleutelproject van uw entiteit … Er is een werkgroep om het sleutelproject te realiseren. U wordt daar toch ook lid van? Stel een communicatieplan op voor de communicatie over uw sleutelproject. Maak het verbanden duidelijk met de andere sleutelprojecten en ViA U kunt ondersteund worden door o.m. een procesbegeleider veranderingsmanagement en -communicatie, … Werkafspraken Stand van zaken uitwerking en realisatie eigen en andere sleutelprojecten.

verantwoordelijken Interne Communicatie

Kennen de doelstellingen van het MJP Slagkrachtige overheid en ViA Faciliteren de realisatie van het sleutelproject in hun entiteit met de nodige aandacht voor veranderingsmanagement en -communicatie bij de sleutelprojecten die personeelsverschuivingen met zich meebrengen. Fungeren als communicator en aanspreekpunt over de op til zijn de veranderingen Bewaken de link met de andere sleutelprojecten van het MJP en ViA.

Het MJP Slagkrachtige overheid bestaat uit negen sleutelprojecten om permanente efficiëntiewinsten te realiseren zodat de Vlaamse overheid efficiënter, effectiever en slagkrachtiger wordt. Het sleutelproject van uw entiteit … Maak de realisatie van het sleutelproject in uw entiteit mogelijk. Waak erover dat de nodige aandacht gegeven wordt aan veranderingsmanagement en -communicatie bij de sleutelprojecten die personeelsverschuivingen met zich meebrengen, u en uw medewerkers kunnen hierbij ondersteund worden door o.m. een procesbegeleider veranderingsmanagement en –communicatie. Informeer uw medewerkers regelmatig over de op til zijnde veranderingen Stand van zaken uitwerking en realisatie eigen en andere sleutelprojecten

Leidinggevenden (top)

Ambtenaren uit entiteiten van

Kennen de doelstelling van het sleutelproject van hun entiteit dat personeelsverschuivingen met

Het sleutelproject van uw entiteit … Het MJP Slagkrachtige overheid bestaat uit negen

zich kan meebrengen. Kunnen het sleutelproject kaderen in het MJP Slagkrachtige overheid en ViA Worden betrokken bij de uitwerking van het sleutelproject dat impact op hun werking zal hebben.

sleutelprojecten om permanente efficiëntiewinsten te realiseren zodat de Vlaamse overheid efficiënter, effectiever en slagkrachtiger wordt. U kunt ook meewerken aan het sleutelproject, Uw stem is belangrijk.

sleutelprojecten die personeelsverschuivingen met zich kunnen meebrengen

Kennen de doelstellingen van het MJP Slagkrachtige overheid en ViA Kennen de doelstelling van de sleutelprojecten die personeelsverschuivingen met zich zullen meebrengen. Worden betrokken bij de uitwerking van die sleutelprojecten. Staan achter de uitvoering van de sleutelprojecten en helpen het draagvlak bij de personeelsleden te vergroten.

Het MJP Slagkrachtige overheid bestaat uit negen sleutelprojecten om permanente efficiëntiewinsten te realiseren zodat de Vlaamse overheid efficiënter, effectiever en slagkrachtiger wordt. Sommige sleutelprojecten kunnen personeelsverschuivingen met zich mee brengen. Dit zijn de maatregelen, kunt u zich hier achter plaatsen? Suggesties voor het volgende sectoraal akkoord zijn welkom.

Vakbonden

Kennen de doelstellingen van het MJP Slagkrachtige overheid en ViA Gaan akkoord met de principes en uitvoering van het MJP en sturen bij

Het MJP Slagkrachtige overheid bestaat uit negen sleutelprojecten om permanente efficiëntiewinsten te realiseren zodat de Vlaamse overheid efficiënter, effectiever en slagkrachtiger wordt. Geef uw feedback. Stimuleer uw functioneel bevoegde leidinggevenden om deze sleutelprojecten te realiseren hun entiteiten. U kunt hiermee uitpakken (persconferentie): de Vlaamse overheid is een slagkrachtige organisatie

Politiek niveau (ministers en kabinetten)

Kennen de doelstellingen van het MJP Slagkrachtige overheid en ViA Bewaken de strategie en fungeren als klankbord en alarmbel

Het MJP Slagkrachtige overheid bestaat uit negen sleutelprojecten om permanente efficiëntiewinsten te realiseren zodat de Vlaamse overheid efficiënter, effectiever en slagkrachtiger wordt. Geef uw advies en feedback.

Raad der Wijzen

Commissie voor Efficiënte en

Kennen de doelstellingen van het MJP Slagkrachtige overheid en ViA

Het MJP Slagkrachtige overheid bestaat uit negen sleutelprojecten om permanente efficiëntiewinsten te

Geven advies over het MJP Slagkrachtige overheid

realiseren zodat de Vlaamse overheid efficiënter, effectiever en slagkrachtiger wordt. Geef uw advies en feedback.

Effectieve overheid

PROJECTCOMMUNICATIE Communiceert over het verloop van het project slagkrachtige overheid

- Eigenaar / verantwoordelijke: Projectleiding sleutelprojecten - Sleutelprojecten die personeelsverschuivingen met zich kunnen meebrengen: leidinggevenden van betrokken entiteiten - Programmabureau (comm experten) - stuurt aan en legt bepaalde richtlijnen vast - ondersteunt (sjablonen, opleidingen, ad hoc coaching, kwaliteitscontrole eventueel ook, ...)

Zijn op de hoogte van de vorderingen van de realisatie van het MJP en de afzonderlijke sleutelprojecten Fungeren als ambassadeur van het MPJ: weten dat het MPJ van de Vlaamse overheid een slagkrachtige organisatie maakt en zo van Vlaanderen mee een Europese topregio en dragen dit ook zo uit.

Dit is de stand van zaken van het MJP. Communiceer erover: het MJP draagt bij aan ViA en zorgt er mee voor dat Vlaanderen een Europese topregio wordt.

Alle betrokkenen (hierboven beschreven doelgroepen)

Weten welke veranderingen er gaan doorgevoerd worden in hun entiteit.

Sleutelproject X heeft deze gevolgen voor uw entiteit en voor u zal betekenen dat ….

Alle ambtenaren uit entiteiten van sleutelprojecten die personeelsverschuivingen met zich meebrengen

Zijn op de hoogte van veranderingen en mogelijkheden die het sleutelproject in hun entiteit met zich zal meebrengen.

Sleutelproject X heeft deze gevolgen voor uw entiteit …

Alle ambtenaren uit entiteiten van de andere sleutelprojecten Alle andere Weten dat er een MJP met sleutelprojecten loopt. Het MJP en de sleutelprojecten staan zover en zien er zo

ambtenaren uit. Ze maken van de Vlaamse overheid een slagkrachtige organisatie en zo van Vlaanderen een Europese topregio..

PRODUCTCOMMUNICATIE Maakt de resultaten bekend

- Eigenaar / verantwoordelijke: Projectleiding sleutelprojecten - Sleutelprojecten die personeelsverschuivingen met zich meebrengen: leidinggevenden van betrokken entiteiten - Programmabureau (comm experten): geconsolideerde rapportering en communicatie, vooral extern Alle ambtenaren uit entiteiten van sleutelprojecten die personeelsverschuivingen met zich meebrengen

Weten welke veranderingen er doorgevoerd zijn in hun entiteit en wat dat concreet voor hen betekent. Voelen zich comfortabel bij de veranderingen en thuis in hun nieuwe job, locatie,…

Sleutelproject X heeft deze gevolgen voor uw entiteit en voor u betekent het dat ….

Alle ambtenaren uit entiteiten van de andere sleutelprojecten

Zijn op de hoogte van veranderingen en mogelijkheden die het sleutelproject in hun entiteit met zich meebrengt. Kennen hun rol er in.

Sleutelproject X heeft deze gevolgen voor uw entiteit en voor u betekent het dat u uw taak op deze manier moet uitvoeren.

Alle betrokkenen (zie hierboven o.a. politiek niveau, middenveldorganisaties, RdW, CEEO) en ambtenaren

Weten dat het MJP met de afzonderlijke sleutelprojecten uitgevoerd is en wat concreet met zich mee gebracht heeft.

Beste praktijkvoorbeelden die concreet laten zien wat de sleutelprojecten inhouden.

Middenveld ….

Zie verder luik externe communicatie

Externe communicatie In de geplande externe communicatie over de ViA-doorbraken gaat ook aandacht naar de doorbraak slagkrachtige overheid. • algemene ViA-folder (mei 2010) voor het brede publiek waarin de zeven ViA-

doorbraken worden voorgesteld • brochure (sept/okt 2010) met stavaza na een jaar ViA in uitvoering. De brochure

wordt gemaakt op basis van bovenvermelde monitoring en sluit aan bij de septemberverklaring

• paper n.a.v. elke rondetafel Kanalen voor interne communicatie We maken zo veel mogelijk gebruik van bestaande kanalen en overlegstructuren. We adviseren voor projecten die verschuivingen van taken en of personeel met zich meebrengen, wel extra kanalen en instrumenten te gebruiken om de leidinggevenden en andere uitvoerders te ondersteunen. Bestaande kanalen • Bestaande overlegfora: CAG, SG-Forum, Werksessies doorbraakgroepen, SOBO

Communicatie … • monitoring regeerakkoord/ViA • ViA-ronde tafels • communicatieblog en –nieuwsbrief (voor communicatieverantwoordelijken) • snelinfo bij beslissing van of mededeling door de VR • redactionele bijdragen in 13 • aankondigingen op de muurkrant en koepelsite (attendering extranet, nieuwsbrief

en website) • entiteitgebonden interne communicatiekanalen: de

communicatieverantwoordelijken integreren de communicatie over MJP Slagkrachtige overheid zo veel mogelijk in de bestaande communicatiekanalen.

• … Bestaande kanalen voor ViA die wel extra inzet van personeel en middelen vergen • website www.vlaandereninactie.be • extranetpagina ViA • digitale nieuwsbrief over Vlaanderen in Actie (intern) Extra kanalen Procesbegeleiding veranderingsmanagement en –communicatie: moet worden uitbesteed, zie raming hieronder. Informatiekit (veel gestelde vragen, infobrochure verschuiving personeel,…) Sjablonen mails, brieven

http://www.vlaandereninactie.be/

… Geraamde middelen Entiteiten die dit communicatieplan willen uitvoeren moeten rekening houden met de inzet van de volgende mandagen en middelen. Geraamde mandagen 2010 - 2014 Creëren pagina’s website 1 dag/pagina Redactiewerk website 1 dag/pagina Redactiewerk nieuwsbrieven

- Startfase: maandelijks: 1 mandag/maand – 2u/week

- Uitwerking: veertiendaags: 2 mandagen/maand - 4u/week

- Implementatiefase veertiendaags: 20 uur/week

Informatiekit Afhankelijk van inhoud 10 mandagen

Procesbegeleiding 65 mandagen Geraamd budget 2010 - 2014 Redactiewerk website, nieuwsbrieven, informatiekit

35.000 euro

Procesbegeleiding veranderingsmanagement en –communicatie Vooral nodig bij het uitwerken van sleutelproject 3. Rationalisatie van MOD

1.000 euro/dag 13 (beleidsdomeinen) x 5 (dagen begeleiding)= 65.000 euro

Totaal 95.000 euro Bij voldoende vraag kan de afdeling Communicatie een bestelopdracht afsluiten voor redactiewerk. De Procesbegeleiding voor veranderingsmanagement en –communicatie maakt deel uit van het sleutelproject. Plan van aanpak Projectstructuur + positie communicatie CAG

- Voorzitter - Leden: SG’s/AG’s - Rol in MJP: aansturen,

bekrachtigen werkzaamheden doorbraakgroep en sleutelprojecten

- Communicatie door: aanspreekpunt/woordvoerder

CAG (voorzitter) - Mandaat/autoriteit om te

communiceren over: Globaal MJP (samen met doorbraakgroep MJP)

Programmabureau MJP slagkrachtige overheid Rol in MJP: coördineert, ondersteunt, faciliteert sleutelprojecten en communicatie erover

Rol afdeling Communicatie - Uitwerken globaal

communicatieplan, algemeen communicatieadvies

- Advies over het redactiewerk voor de algemene communicatietools, -materiaal van het programmabureau Slagkrachtige overheid (webteksten, nieuwsbrief,…)

Sleutelprojecten - Trekker: SG/AG van functioneel

beleidsdomein - Sleutelprojectverantwoordelijke - Werkgroep inhoudelijke

medewerkers - Communicatieverantwoordelijken:

uitwerken en uitvoeren specifiek communicatieplan

Rol: concreet inhoudelijk uitwerken sleutelproject, begeleiden verandertraject, communicatie

X 9

Algemeen communicatieplan MJP slagkrachtige overheid • Uitwerken algemeen communicatieplan MJP slagkrachtige overheid:

o Proces- en productcommunicatie o Communicatiestrategie, doelgroepen, doelstellingen, boodschappen,

kanalen, uitvoeringsplan • Feedback op en advies over het redactiewerk van het programmabureau

(Stafdienst VR) • Afsluiten bestelopdracht voor redactiewerk voor communicatiemateriaal Wie: afdeling Communicatie, al dan niet uitbesteed Communicatieplan per sleutelproject • Uitwerken specifiek communicatieplan per sleutelproject

o Proces- en productcommunicatie o Communicatiestrategie, doelgroepen, doelstellingen, boodschappen,

kanalen, uitvoeringsplan • Uitvoering communicatieplan

• Opvolgen verandertraject, onder begeleiding van procesbegeleider Wie: communicatieverantwoordelijken van de betrokken beleidsdomeinen op basis van algemeen communicatieplan • Programmabureau MJP: projectgovernance: opname van

communicatieverantwoordelijke in sleutelprojectstructuur • SOBO: aanbieden van globaal communicatieplan, materiaal,…

MEERJARENPROGRAMMA SLAGKRACHTIGE …...2010/05/17 · Het Vlaamse regeerakkoord 2009 – 2014 geeft...

Documents

Transcript of MEERJARENPROGRAMMA SLAGKRACHTIGE …...2010/05/17 · Het Vlaamse regeerakkoord 2009 – 2014 geeft...