• •In mln

Werf&VISIE

~er tijdTijd tekort komen, onevenredig veel aandachtaan maar één aspect van je werk besteden,gebrek aan controle voelen over je eigen tijd:voor velen van ons zijn dat bekende fenomenen.

TEKST:ElSE DE JONGE FOTOGRAFIE:ANAïs lOPEl

'Ik ben gevoelig voor impulsen. Ener komt de hele dag van alles op meaf: e-rnails, telefoontjes, vragen vancollega's. Als er een vacature binnen-komt, laat ik alles vallen om daar eenpassende kandidaat bij te leveren. Ikhoud van de hectiek van mijn baan.Maar ik heb soms het gevoel geleefdte worden.' Maran Nijmeijer isintercedent administratief en com-mercieel personeel bij RandstadUitzendbureau in Amsterdam. Haarwerkdagen bestaan voor de helft uitcommerciële taken: het binnenhalenen vervullen van nieuwe vacatures enhet rekruteren van capabele Hexwer-kers. De andere helft gaat op aanadministratieve werkzaamheden enaan het onderhouden van contactmet de 120 mensen die door haarbemiddeld aan het werk zijn. 'Ikmaak elke ochtend een to do-lijstje',vertelt ze. 'Vrijwel altijd is dat lijstjevoor het eind van de dag wel afge-handeld. Mijn probleem is vooral datik soms overzicht mis in mijn werk.'1 ijmeijer heeft net, ten behoeve vaneen training plannen en organiseren,[Wee dagen lang gedetailleerd moetenbijhouden wat ze doet door de dagheen. Ze heeft op grond daarvancastgesteld dat ze voortdurend erg-illrr-cyclisch' bezig is: het komtnauwelijks voor dat ze meer dan een

half uur zonder onderbrekingen aanéén taak besteedt. Ja, ze verwacht'een groter gevoel van controle' tekrijgen als ze die cycli wat langer kanmaken.

Pas op de plaats'Heel herkenbaar', vindt MarjoleinGerritsen het verhaal van Nijmeijer.'Iedereen in het veld zal iets verge-lijkbaars vertellen: hoge urgentie,veel prikkels, korte salescycli - en hoein zo'n sfeer constant de juiste keuzeste maken.' Gerritsen is oprichter en

directeur van Kangaroo Training& Coaching, een in Leiden geves-tigd bureau dat gespecialiseerd is intraining en coaching van mensendie werkzaam zijn in reeruitment enwerving & selectie. In persoonlijkeen on the job-coaching en trainingenop het gebied van acquisitie, rekru-teren en kandidaatscontrole besteedtGerritsen ook aandacht aan goedetijdsplanning.Gerritsen put veel uit eigen ervaring.Voor ze in 2008 met haar eigenbedrijf begon, werkte ze als reeruitervoor een groot Europees IT-recruit-mentbureau. Ze herinnert zich goedhoe planning toen ook voor haar eenprobleem was. 'Werven en selecterenvan personeel is iets anders dantennisballen of software verkopen',betoogt ze. 'Normaal zijn account-managers of verkopers uitsluitendverantwoordelijk voor de >

6 tips voor goed tijdsmanagement• Stel prioriteiten! Ga regelmatig na of het zin heeft ergens veel tijd in te

steken, bijvoorbeeld door het maken van een kansanalyse. Stel vast

wat jouw lange térmijndoelen dient en besteed daar de meeste

aandacht aan.

• Besef dat servicegericht zijn niet hetzelfde is als de hele dag door

stante pede voor iedereen beschikbaar zijn.

• Sta niet toe dat telefoon en mail al te gemakkelijk op je planning kunnen

inbreken. Kijk bijvoorbeeld of je verzoeken die langs die kanalen binnen-

komen even kunt parkeren. Blok tijd in voor het beantwoorden van mails.

• Werk, als je werkzaamheden dat toelaten, eens thuis. Daar is (vaak)

minder afleiding en het levert ten minste de tijd op die je anders aan

woon-werkverkeer besteedt.

• Benut reistijd voor het plegen van telefoontjes.

• Lees 100 Lifehackingtips om prettiger en efficiënter te werkenvan Martijn Aslander e.a.

• Tot slot: wanhoop niet. Je hebt gewoon een drukke baan!

17

Lonneke Bierens, (campus) recruiter entraineecoördinator bij financieel dienst-verlener SNS REAAL

'Targets en deadlines komen in mijn werk geregeld voor. Ik heb veel verschil-lende taken. Dat komt ook doordat ik zowel voor de afdeling Recruitment& Mobiliteit als voor de afdeling Talentontwikkeling werk. Deelnemen aanevenementen van hogescholen en universiteiten, regelen dat er voldoendestageplekken zijn voor het seizoen begint, het aannemen van zeven nieuwemanagementtrainees voor 1 november van dit jaar en het begeleiden vantrainees: dat zijn allemaal onderdelen van mijn werk. Efficiënt met tijdomgaan doe ik door van tevoren te bekijken hoe mijn dag eruit ziet en eenplanning te maken. Ik organiseer taken in mijn agenda alsof het afsprakenzijn. Dat wil zeggen dat ik er tijd voor blok. Dat helpt mij om de taak af temaken. Als ik een stuk wil uitwerken doe ik dat thuis. Voor afspraken planik standaard een kwartier langer in. Als ik dan uitloop brengt dat de rest vanmijn agenda niet meteen in gevaar en als het niet uitloopt heb ik even tijdom mijn hoofd leeg te maken. Het allerbelangrijkst vind ik het goed managenvan verwachtingen. Dat betekent: prioriteiten stellen, nee zeggen als hetmoet, realistisch plannen en haalbare afspraken maken.'

18

verkoop van hun producten- of dien-stenscala. Vervolgens wordt de orderdoorgegeven aan een andere afdelingdie zorg draagt voor de productie oflevering. In de werving & selectieverkoop je een service die je vervol-gens ook zelf gaat leveren. Het procesdat daaraan vastzit, bestaat uit heelveel stappen. Je moet je prioriteitengaande de dag nogal eens bijstel-len. De valkuil voor veel reeruitersis dat ze óf te sterk georiënteerd zijnop lopende processen óf zich te veelfocussen op nieuwe business. or zedoen wel alles wat ze moeten doen,maar missen overzicht.'Wat zou Gerritsen aan Nijmeijeradviseren? 'Soms hebben mensenhun bord gewoon te vol. Maranhaalt haar doelstellingen, dus daarligt het probleem niet. Zij misthet gevoel van controle over haaragenda. Ik zou in haar geval begin-nen met bewustwording.' Enige tijdeen minutieus tijdsschema bijhoudenis daarbij nuttig, vindt Gerritsen.'Het geeft je inzicht in hoe je je tijddaadwerkelijk besteedt en waar jeverbeteringen kunt aanbrengen. Alsiemand zijn of haar werkzaamhedenvaak onderbreekt, zou ik ook duide-lijk willen krijgen of er persoonlijkiets speelt. Is het moeilijk om "nee"te zeggen? Betekent servicegerichtzijn voor jou dat je de hele dag doorvoor iedereen beschikbaar bent? Ofga je uit enthousiasme op alles in enhoe leg je dat een beetje aan banden?Ik leer mensen om in de hectieksteeds pas op de plaats te maken enafWegingen te maken. Bewust kiezenvergroot je gevoel van controle.'

Dringend of belangrijk?Naast bewustwording van de eigenmotieven noemt Gerritsen prioritei-ten stellen als belangrijk onderdeelvan effectief tijdsmanagement. Eenreeruiter moet, om goede prioritei-tenlijstjes te kunnen maken, ondermeer in staat zijn een adequate

~dien-e order<....:celing

ie of·e

~ol-

cc.er

'kansanalyse' te maken. 'Zo'n kans-inschatting krijg je door jezelf vragente stellen. Hoe groot is de kans datik deze vacature binnen de gevraagdetermijn invul? Hoe realistisch zijn deeisen die de klant aan de kandidaatstelt? Hoe groot is de kans dat dezekandidaat de baan accepteert? Hetsystematisch langslopen van zulkevragen maakt duidelijk of het zinheeft ergens veel tijd in te stekenen ook wannéér je dat zou moetendoen.'Om aan het 'juiste' prioriteit te lerengeven, adviseert Gerritsen uit te gaanvan Stephen Covey's onderscheid in'dringend' en 'belangrijk'. Coveynoemt zaken dringend als ze onmid-dellijke aandacht vragen: een rinke-lende telefoon, een verzoek van eenklant of een collega. Belangrijkezaken hebben te maken met resulta-ten op de langere termijn: er tijden energie in steken draagt bij aaniemands voornaamste taken endoelstellingen. Gerritsen: 'Dringendezaken komen heel nadrukkelijk jeleefwereld binnen, maar er direct opingaan draagt juist niet altijd bij aanje lange termijndoelen.' Ze noemtbet voorbeeld van een reeruiter diegepland heeft twee uur te bestedenaan het binnenhalen van nieuwe=acatures. Er belt een flexwerker die:cegr dat hij zijn loon voor de afgelo-?ëil week nog niet heeft ontvangen.·Jat is bij uitstek een verzoek dat je::JeS( even mag parkeren', meentGcrrirsen. 'Je kunt rustig zeggen:-~ee1 vervelend, ik zoek het uit en

rn er voor het eind van de dag op_...g.- Dan ben je dienstverlenend~oeg.' Reeruiters die zoiets direct~-,,- oplossen zien een dringende

.e ook als bet meest belang-=~ t Gerrirsen, en laten - ten

--~== - inbreken op hun eigen~_'U;;::;:;";:';~:::l"'- 'En dat geeft een gevoel

-- ~ en. terwijl het pret--::,di-e=.'Omaan

Werf&VISIE

voegen dat werken in communicatieen recruitment, los van alle tijds-managementadviezen, 'per definitiegewoon heel druk is'.Maran Nijmeijer kreeg een bij datvan Gerritsen aansluitend adviesvan haar eigen trainer. 'Ik kan goedgrenzen stellen, maar doe dat>

Hoe groot is dekans dat dezekandidaat debaan accepteert?

niet altijd waar het zou moeten.Ik ga zeker vaker kijken of dringendezaken ook belangrijk zijn en ze zomogelijk parkeren. Overigens kwamhet onderscheid tussen "dringend" en"belangrijk" bij ons uit het model vanEisenhower.'

LifehackingMartijn Aslander (lifehacker, con-nector, resourcerer) beveelt 'slimmerwerken' aan als een goede ondersteu-ning bij tijdsmanagement. Aslanderis in Nederland dé specialist op hetgebied van lifthacking. 'Dat gaat overmeer doen in minder tijd en metminder stress, zodat je je prettig kuntbewegen in de netwerk- en inforrna-tiesamenleving' , licht hij toe.De term lifehacking werd geïntrodu-ceerd door de Britse technologiejour-nalist Danny O'Brien. Die inter-viewde een groep uiterst productievecomputerprogrammeurs over hun

werkwijze en concludeerde dat dezeaanzienlijk slimmere scripts han-teerden dan hun zwakkere broeders.Die scripts doopte O'Brien lifthacks.Het begrip staat inmiddels voor eenverzameling van aanbevelingen ombeschikbare middelen, en vooralcomputers, slimmer in te zetten endaardoor prettiger en efficiënter tewerken. In het boek 100 lifthacking-tips waarvan Aslander medeauteuris, staan adviezen voor onder andere'sneller rypen in Word en Outlook','effectief e-rnailen' en krijgt de lezeruitgelegd hoe die elke dag kan zorgenvoor 'een lege inbox'. Door actieveuitwisseling via het web groeit delifthackers-community en dijt het aan-tal beschikbare hacks gestaag uit.'Onbestaanbaar' vindt Aslander het,'dat behalve handwerkers vrijweliedereen in zijn werk van een com-puter gebruik maakt, maar dat bijnaniemand het apparaat efficiënt weet

te benutten. Kenniswerkers - en datzijn we tegenwoordig bijna alle-maal- stellen zichzelf veel te weinigde vraag hoe ze slimmer kunnenwerken. Ook mensen die nadenkenover tijdsmanagement gebruikennog geen fractie van de waanzinnigemogelijkheden die ICT biedt om inminder tijd meer te doen.' Aslanderkrijgt zelf 200 mails per dag maargaat elke avond slapen met een legeinbox. Een standaard e-mail van achtregels tikt hij onder het oog van deverslaggever in zeventien seconden.Dagelijks checkt hij 900 websites.'Dat is uiterst gemakkelijk te orga-niseren met een tool als RSS (RSS iseen technisch hulpmiddel waarmeeje je op de vernieuwingen van eenwebsite kunt abonneren, red.). Maardie kent bijna niemand. Ik brengmaar een paar uur per dag achter dePC door.' Hij is er zeker van dat metlifehacking een wereld te winnen valt.

oJobfeed is de grootste en meest actuele vacaturedatabase van Nederland. Dagelijks ontvangt u actuele leads die u kunt ge-

bruiken bij uw acquisitie. Jobfeed biedt u de meest geavanceerde zoek- en analysetechnologie op een simpele en betaalbare

manier. Klinkt dit te mooi om waar te zijn? Vraag een demo aan en overtuig uzelf!

lnll:1";r. _textkernel

Daar heeft hij inmiddels ook anderepartijen van weten te overtuigen. Insamenwerking met de distributieka-nalen didactiek en methodologie vanHRD-adviesbureau GITP ontwik-kelt Aslander een programma datde 'slimmer werken-kennis' groteorganisaties moet binnenloodsen.Wat heeft lifehacking professionalsdie niet of te weinig toekomen aanhun kerntaken te bieden? 'Tijdwinst.Direct en heel praktisch kan ik opeen afdeling waar het merendeelvan de medewerkers meer dan drieuur achter de compurer zit, in éénochtend minimaal vijf procent tijd-winst genereren. Ik heb daar geenonderzoek naar gedaan nee, maar ikdurf mijn hand ervoor in het vuur testeken. Op de lange termijn heeft datnogal impact. Maatschappijbreed le-vert het zelfs vele miljoenen manurenper jaar op. Allemaal laaghangendfruit, dat we zo kunnen plukken.' •

Werf&VISIE

Matthé Raven, consultant bij search-,werving- en selectiebureau Public Spirit

'Wij vullen vacatures in voor top- en middenkader bij overheden, zorg,onderwijs en woningbouwcorporaties. Iemand plaatsen is een tijdrovendproces. Tijdsplanning is in mijn werk zeker een issue. Als er een vacaturebinnenkomt, staat die vaak al enige tijd open en is er meteen sprake vantijdsdruk. Er lopen bijna altijd meerdere procedures tegelijk. Om overzichtte houden maak ik samen met de opdrachtgever zo vroeg mogelijk in hetproces een goede planning, zodat we weten wat eraan zit te komen. Wan-neer spreek ik de kandidaten, wanneer introduceer ik ze bij de opdracht-gever en wanneer houden we gespreksrondes? Het komt regelmatig voordat ik 's avonds of in het weekend werk. Dat is geen kwestie van slechtplannen, de omvang van een opdrachtenportefeuille laat zich moeilijk voor-spellen. Je kunt tegen een opdrachtgever niet zeggen: "Wij hebben het nuheel druk, dus bel volgende maand maar weer." Er zijn bovendien mensendie je alleen 's avonds kunt bellen. Buiten kantooruren werken is inherentaan mijn baan. Omdat we door het hele land actief zijn, zit ik veel in deauto. Die reistijd benut ik vaak voor telefoneren. Rapporten en functie-profielen schrijven doe ik thuis. Dat bespaart me tijd die ik anders kwijtben aan woon-werkverkeer.'

el

ROADBEAN:ROPA~SOOTSTECATURERIBUTIE TOOL.DDELS GEBRUIKTR MEER DAN

~OOO5 WERELDWIJD.

WIJ HELPEN MET:

TIJD BESPARENDoor uw vacatures te uploaden naar aluw job boards vanuit één platform ofdirect vanuit uw CRM.

GELD BESPARENDe Broadbean rapportages brengen inkaart welke job boards u wel of juist nietmoet gebruiken. Tevens geven derapportages inzicht over de kwaliteitvan uw advertenties, en op welk tijdstipu vacatures het best kunt plaatsen vooreen groter bereik en betere reacties.

Bel voor een gratis account van1 maand, plus een speciale korting vooralle Werf& lezers: 020 - 491 95 65Of mail: sales@broadbean.nl

Carerfië