Medewerkersdag 4 juli 2007

DIV

Doel van deze dag:

kennismaken met collega’s terugkoppeling uit het atelier bespreekpunten gelegenheid tot vragen stellen

Terugkoppeling atelier

1. Voorstellen leden van het Atelier DIV

2. Werkwijze van het Atelier

3. Adviesrapport DIV

4. Gevraagde besluiten

5. Schuurvlakken

6. Vragen?

Voorstellen leden Atelier DIV

Naam

Trudie van Wattum - SCD (projectleider) Niels Kastelein - SCD / BerenschotWilleke van Dijk - Gemeente DordrechtArie Dekker - Gemeente SliedrechtArianne Zwaan - Gemeente Papendrecht Huub Jonkers - Hendrik-Ido-AmbachtReinier Hubers - Gemeente ZwijndrechtDick Bakker - MZHZHerman Bongenaar - Stadsarchief (adviseur)

Werkwijze van het Atelier

Hoe is het proces verlopen?

Wat hebben we gedaan?

Hoe hebben we wat gedaan?

Adviesrapport DIV

Opdracht aan atelier:

- Missie en visie van DIV- Productenlijst- Transitie- Functietypen- Organisatie- Advies

Adviesrapport DIV

Missie

‘Het zorgen voor een toekomstvast en

betrouwbare inrichting en beheer van de (digitale)

documentaire informatievoorziening voor het

SCD en de partners/deelnemers ter

ondersteuning in hun primaire taken zodat zij zich

op de kerntaken kan richten voor burgers en

bedrijven’

Adviesrapport DIV

Visie

DIV werkt aan:

1. een uniforme werkwijze met gestandaardiseerde producten en werkprocessen binnen DIV met een éénduidige uitvoering waarbij ‘zaakgericht werken’ centraal staat;

2. het (verder) inrichten en beheren van een betrouwbare digitale informatievoorziening om de continuïteit van de interne bedrijfsvoering en externe dienstverlening te waarborgen;

Adviesrapport DIV

Visie (vervolg)

3. het verbeteren van de kwaliteit van de dienstverlening door het vastleggen en realiseren van service- en kwaliteitsnormen voor DIV-producten en diensten;

4. het uniform bedienen van de klant door een servicegerichte en professionele werkwijze;

5. het zijn van een volwaardige gesprekspartner op het gebied van informatiemanagement;

6. een omgeving waarin deskundige medewerkers zich kunnen ontwikkelen en ontplooien.

Adviesrapport DIV

Productenlijst DIV (nog verder uitwerken)

- Postregistratie : inkomend, intern en uitgaand

- Recordmanagement uitvoerend: dossiervorming en- beheer, archiefvorming en –beheer (incl. archiefzorg), informatieverstrekking in- en extern

- Recordmanagement beleid & control : Advies & Beleid, DSP, Projecten

- Managementinformatie

Adviesrapport DIV

DIV

DIENSTVERLENING

BELEID,ADVIES & CONTROL

BEHEER

Informatie- en archiefbeleidInformatie- en archiefadviesInformatie- en archiefprojecten

PostregistratieDossiervorming- en beheerArchiefvorming- en beheerVerzoekafhandeling

OndersteuningVoorlichtingKlantcontact

Adviesrapport DIV

Functietypen ‘in laten vliegen’…..- Afdelingshoofd- Wnm. afdelingshoofd- Archivaris- Recordbeheerder- Recordmanager- Kwaliteitsmedewerker- Ondersteunende medewerkers DIV- “Scanners”- Secretariële ondersteuning?

Adviesrapport DIV

Advies op hoofdlijnen :- Uniforme werkwijze met gestandaardiseerde producten en

werkprocessen: dus uniforme bediening van ALLE klanten- Zaakgericht werken (Mozaiek = kernbeslissing)- Centrale postontvangst en scanning (Noordendijk)- Digitale verwerking én routering van post- Centraal analoog én digitaal dynamisch archiefbeheer

(Noordendijk) van klanten en SCD- Decentraal analoog semi-statisch archiefbeheer (huidige

archiefruimten) van klanten

Gevraagde besluiten (1)

Vraag atelier

Acceptatie aangetekende stukken, dwangbevelen door SCD namens

deelnemers

Besluit KMD

Komende tijd uitzoeken

Gevraagde besluiten (2)

Vraag atelier

Plaats recordmanagement

Besluit KMD

In cluster 1 functie van beleidsadviseur DIV; in cluster 3 de recordontwerpers

Gevraagde besluiten (3)

Voorstel atelier

Organisatiestructuur:

Splitsing in 2 teams van 14 en 16 fte vanwege organisatorische principes SCD

Besluit KMD

1 team met adjuncthoofd

Eenheid van beleid en onderlinge vervangbaarheid staat voorop, omdat het gaat om grotendeels

gestandaardiseerde werkzaamheden.

Gevraagde besluiten (4)

Vraag atelier

Facturen Financiën: eigen scanstraat, bij DIV of bij FaZa, centraal ?

Besluit KMD

Wordt komende weken uitgezocht en over besloten

Gevraagde besluiten (5)

Vraag atelierExtra Fte’s voor secretariële ondersteuning en

voor DIV (recordbeheerders) i.v.m. aannames in bestuursplan

Besluit KMDSecretariele ondersteuning moet uit de formatie komen. Aannames bestuursplan

worden uitgezochtResultaat komt via het O&F rapport

Schuurvlakken

- Financiën - scanstraat en facturen- P&O - Personeelsdossiers- Facilitair - Postkamer / logistiek/

scannen- I&A - Ontwikkeling Midoffice,

digitalisering werkprocessen,

functioneel beheer mozaiek

Koppeling van werkzaamheden in het advies en beleidsproces in twee clusters. Hier aan zijn, per cluster, de met het proces verband houdende uitvoerende en ondersteunende werkzaamheden toegevoegd.

Clustering van werkzaamheden in het proces van administratie en

gegevensbeheer

Clustering van werkzaamheden die te maken hebben met gebouw en werkplekinrichting, incl ICT

Organogram Servicecentrum Drechtsteden

Accountmanagement

serviceplein en telefoonbalie

Bedrijfsvoering

salarisadministratie,financiële administratieVerzekeringsportefeuille

DIV, BAS/MID

Administratie engegevensbeheer

gebouw, restauranttelefoon, voorzieningen

werkplekinrichting, beheerhelpdesk, netwerkbeheer

Gebouw en Infrastructuur

p-beleid en advies, LCDjuridisch advies, vertegenwoor-

diging, bezwaar en beroep,aansprakelijkheid, inkoop

Advies en Beleid 1

comm advies en begeleidingmiddelen en ondersteuning

inform en autom. adviesAO/IC

Advies en Beleid 2en Plustaken

Directeur SCD

Vragen