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1 DESARROLLO DE ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN PARA LA DIRECCIÓN DE RELACIONES NACIONALES E INTERNACIONALES DE LA UNIVERSIDAD DE SANTANDER (UDES) EN BUCARAMANGA MAYRA ALEJANDRA TORRES MENESES UNIVERSIDAD DE SANTANDER - UDES FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES PROGRAMA DE MERCADEO Y PUBLICIDAD BUCARAMANGA -SANTANDER 2017-2018
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DESARROLLO DE ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN PARA LA DIRECCIÓN
DE RELACIONES NACIONALES E INTERNACIONALES DE LA UNIVERSIDAD
DE SANTANDER (UDES) EN BUCARAMANGA
MAYRA ALEJANDRA TORRES MENESES
UNIVERSIDAD DE SANTANDER - UDES
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES
PROGRAMA DE MERCADEO Y PUBLICIDAD
BUCARAMANGA -SANTANDER
2017-2018
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DESARROLLO DE ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN PARA LA DIRECCIÓN
DE RELACIONES NACIONALES E INTERNACIONALES DE LA UNIVERSIDAD
DE SANTANDER (UDES) EN BUCARAMANGA.
MAYRA ALEJANDRA TORRES MENESES
TUTORAS
LILIA GUTIÉRREZ BAUTISTA
MAGÍSTER EN GESTIÓN DE MARKETING
GLORIA AMPARO ORREGO AGUDELO
DOCTORA EN EDUCACIÓN
UNIVERSIDAD DE SANTANDER - UDES
FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS, ADMINISTRATIVAS Y
CONTABLES
PROGRAMA DE MERCADEO Y PUBLICIDAD
BUCARAMANGA - SANTANDER
2017-2018
3
4
CONTENIDO
1. Generalidades ........................................................................................... 22
1.1. Descripción de la Empresa.................................................................... 22
1.2. Justificación .......................................................................................... 24
1.3. Objetivos ............................................................................................... 25
1.3.1. Objetivo General. ........................................................................... 25
1.3.2. Objetivos Específicos. ...................................................................... 25
1.4. Metodología .......................................................................................... 26
1.5. Cronograma de Actividades .................................................................. 29
Capítulo I. Análisis situacional de la DRNI ....................................................... 30
2. Encuesta de Percepción para la DRNI ...................................................... 31
2.1. Necesidades de información ................................................................. 31
2.2. Técnicas de recolección de información ............................................... 31
2.3. Ficha técnica del estudio de percepción para la DRNI ......................... 31
2.3.1. Resultados de la encuesta de percepción para la DRNI .................... 32
2.4. Matriz DOFA ........................................................................................ 49
2.5. Cruce de Variables Matriz DOFA ........................................................ 50
2.6. Conclusiones y recomendaciones de la Matriz DOFA ......................... 53
Capítulo II. Diseño de estrategias de comunicación ........................................... 54
3. Estrategias de Comunicación Online ........................................................ 54
3.1. Definición del target y medios a utilizar ............................................... 54
3.2. Análisis de los hábitos de consumo en Internet del público objetivo ... 54
5
3.3. Diseño de piezas gráficas ...................................................................... 56
3.3.1. Convocatoria Parlamento Andino .................................................. 56
3.3.2. Convocatoria profesores visitantes ................................................ 57
3.3.3. Convocatoria profesores UDES A-2018 ........................................ 59
3.3.4. Convocatoria estudiantes UDES A-2018 ....................................... 61
3.3.5. Convocatoria estudiantes visitantes A-2018 .................................. 62
3.3.6. Recordatorio para la convocatoria de estudiantes visitantes .......... 63
3.3.7. Concurso comparte tu experiencia ................................................. 64
3.3.8. Pieza curso Portugués .................................................................... 66
3.3.9. Día Internacional ............................................................................ 67
3.3.10. Hoja de ruta estudiantes visitantes .............................................. 68
3.3.11. Instructivo procedimiento estudiantes UDES .............................. 69
4. Difusión información vía online sobre la DRNI ...................................... 70
4.1. Revista Internacional ............................................................................ 70
4.2. Boletín internacional ............................................................................. 76
4.3. Guía cultura estudiantes visitantes ........................................................... 85
4.4. Actualización de la página web y buen manejo de las redes sociales .. 93
Capitulo III. Acompañamiento a los eventos de la DRNI .................................. 96
5. Eventos ..................................................................................................... 96
5.1. Regreso al mundo UDES B – 2017 ...................................................... 96
5.2. Regreso al mundo UDES A – 2018 ...................................................... 98
5.3. Misión académica internacional ......................................................... 100
6
5.4. Invitación escuela de padres ............................................................... 106
5.5. Portafolio de becas FULBRIGHT ...................................................... 107
5.6. Jornada de sensibilización y divulgación programa Horizonte 2020 . 108
5.7. Conference Master`s Degree in Entrepreneurship, Venture Capital and
Private Equity ........................................................................................................... 111
5.8. Semana Internacional .......................................................................... 112
5.9. Invitación despedida estudiantes visitantes A-2018 ........................... 119
Capitulo IV. Puesta en marcha de las estrategias de comunicación efectiva para
la promoción de los servicios que ofrece la DRNI ....................................................... 121
6. Implementación de estrategias de comunicación efectivas .................... 121
6.1. Uso de aplicaciones móviles ........................................................... 121
6.2. Charlas focalizadas por grupos de interés ........................................... 124
6.2.1. Invitación charla convocatoria estudiantes UDES A-2018 ............. 124
6.3. Mailing ................................................................................................... 125
6.4. Fortalecimiento de Alianzas ................................................................... 127
Capitulo V. Evaluación de la efectividad de las estrategias propuestas a través de
las estadísticas arrojadas por las redes sociales. ........................................................... 128
7. Evaluación de la Efectividad de las Estrategias ..................................... 128
7.1. Estadísticas arrojadas por las redes sociales de la DRNI ................ 128
7.2. Evaluación de los eventos organizados por la DRNI ......................... 131
8. Conclusiones ........................................................................................... 134
9. Recomendaciones ..................................................................................... 137
7
9. Referencias ............................................................................................. 138
Lista de Tablas
Tabla 1. Metodología ................................................................................................................ 25
Tabla 2. Ficha técnica del estudio de percepción ..................................................................... 29
Tabla 3. ¿Qué tipo de información le gustaría recibir por parte de la Dirección de
Relaciones Nacionales e Internacionales?, segunda pregunta para los que responden
que NO en la encuesta de percepción ....................................................................................... 35
Tabla 4. Matriz DOFA .............................................................................................................. 48
Tabla 5. Cruce de variables Matriz DOFA ............................................................................... 49
Lista de Gráficas
Gráfica 1. Género, primera pregunta de la encuesta de percepción.......................................... 32
Gráfica 2. ¿Cuál es su rol en la Universidad de Santander?, segunda pregunta de la
encuesta de percepciónn ........................................................................................................... 32
Gráfica 3. Si su rol es estudiante o profesor, seleccione el tipo de programa al que
pertenece, tercera pregunta de la encuesta de percepción ........................................................ 33
Gráfica 4. Si su rol es estudiante o profesor, seleccione el área de conocimiento de
formación al que está o ha estado vinculado, cuarta pregunta de la encuesta de
percepción ................................................................................................................................. 34
Gráfica 5. ¿Tiene usted conocimiento sobre los servicios que ofrece la Dirección de
Relaciones Nacionales e Internacionales de la UDES?, quinta pregunta de la encuesta
de percepción ............................................................................................................................ 34
Gráfica 6. ¿De qué manera, forma, medios, herramientas le gustaría recibir
información por parte de la Dirección de Relaciones Nacionales e Internacionales?
8
Por favor valore de 1 a 5, siendo 1 la menos interesante y 5 la más interesante,
tercera pregunta para los que responden que NO en la encuesta de percepción ...................... 37
Gráfica 7. ¿Por cuál medio de comunicación que utiliza la Universidad y la
Dirección, se ha enterado usted sobre los servicios ofrecidos por la Dirección de
Relaciones Nacionales e Internacionales?, primera pregunta para los que responden
que SI en la encuesta de percepción ......................................................................................... 38
Gráfica 8. ¿Con qué frecuencia considera oportuno él envió de información o
comunicación/actualización por parte de la Dirección de Relaciones Nacionales e
Internacionales, en cada uno de los siguientes medios?, segunda pregunta para los
que responden que SI en la encuesta de percepción ................................................................. 39
Gráfica 9. ¿En qué formato prefiere recibir información? Siendo 1 el menos preferido
y 5 el más preferido, tercera pregunta para los que responden que SI en la encuesta
de percepción ............................................................................................................................ 40
Gráfica 10. ¿Ha visto el sitio web de UDES Internacional?, quinta pregunta de la
encuesta de percepción ............................................................................................................. 41
Gráfica 11. Se encuentra suscrito a las redes sociales de UDES Internacional?, sexta
pregunta encuesta de percepción .............................................................................................. 41
Gráfica 12. ¿Tiene conocimiento de estas líneas de acción?, séptima pregunta de la
encuesta de percepción ............................................................................................................. 42
Gráfica 13. ¿Usted se ha postulado a una convocatoria de movilidad académica?,
octava pregunta de la encuesta de percepción .......................................................................... 43
Gráfica 14, ¿Ha finalizado su postulación a la convocatoria de movilidad?, novena
pregunta de la encuesta de percepción ...................................................................................... 44
Gráfica 15. En caso de NO hacer culminado su postulación: ¿cuál/cuáles considera
que son las razones?, decima pregunta de la encuesta de percepción ...................................... 44
9
Gráfica 16. Si ha recibido asesoría por parte de la Dirección de Relaciones
Nacionales e Internacionales, indique el medio, undécima pregunta de la encuesta de
percepción ................................................................................................................................. 45
Gráfica 17. Califique los aspectos relacionados con la asesoría recibida por parte de
la Dirección, duodécima pregunta de la encuesta de percepción ............................................. 46
Gráfica 18. Considera que las ofertas de movilidad académica con las que cuenta la
Universidad de Santander son: decimotercera pregunta de la encuesta de percepción ............ 46
Gráfica 19. La información y orientación que recibe por parte de los gestores de
internacionalización de su programa es: decimocuarta pregunta de la encuesta de
percepción ................................................................................................................................. 47
Lista de Figuras
Figura 1. Convocatoria Parlamentó Andino ............................................................................. 55
Figura 2. Publicación en Facebook convocatoria Parlamentó Andino ..................................... 56
Figura 3. Convocatoria profesores visitantes en español .......................................................... 57
Figura 4. Publicación página web - profesores visitantes ......................................................... 57
Figura 5. Convocatoria profesores visitantes en ingles ............................................................ 58
Figura 6. Convocatoria profesores UDES A-2018 ................................................................... 59
Figura 7. Publicación Facebook convocatoria profesores UDES A-2018 .............................. 59
Figura 8. Convocatoria Estudiantes UDES A-2018 ................................................................. 60
Figura 9. Publicación Instagram convocatoria estudiantes UDES A-2018 .............................. 60
Figura 10. Convocatoria estudiantes visitantes A-2018 ........................................................... 61
Figura 11. Convocatoria estudiantes visitantes A-2018 en ingles ............................................ 61
Figura 12. Recordatorio convocatoria estudiantes visitantes .................................................... 62
Figura 13. Concurso comparte tu experiencia estudiante UDES.............................................. 63
10
Figura 14. Publicación Instagram concurso comparte tu experiencia estudiante UDES .......... 64
Figura 15. Concurso comparte tu experiencia estudiantes visitantes ....................................... 64
Figura 16. Publicación Instagram concurso comparte tu experiencia estudiantes
visitantes ................................................................................................................................... 65
Figura 17. Curso portugués ....................................................................................................... 65
Figura 18. Publicación Instagram curso portugués ................................................................... 66
Figura 19. Día internacional .................................................................................................... 66
Figura 20. Publicación Instagram día internacional ................................................................. 67
Figura 21. Hoja de ruta estudiantes visitantes .......................................................................... 67
Figura 22. Instructivo procedimiento estudiantes UDES ......................................................... 68
Figura 23. Portada revista internacional ................................................................................... 69
Figura 24. Segunda página revista internacional ...................................................................... 70
Figura 25. Tercera página revista internacional ........................................................................ 70
Figura 26. Cuarta página revista internacional ......................................................................... 71
Figura 27. Quinta página revista internacional ......................................................................... 71
Figura 28. Sexta página revista internacional ........................................................................... 72
Figura 29. Séptima página revista internacional .................................................................... 72
Figura 30. Octava página revista internacional ........................................................................ 73
Figura 31. Novena página revista internacional ....................................................................... 73
Figura 32. Décima página revista internacional ...................................................................... 74
Figura 33. Undécima página revista internacional ................................................................... 74
Figura 34. Contraportada revista internacional ......................................................................... 75
Figura 35. Primera página boletín internacional edición #1 marzo 2018 ................................. 76
Figura 36. Segunda página boletín internacional edición #1 marzo 2018 ................................ 76
Figura 37. Tercera página boletín internacional edición #1 marzo 2018 ................................. 77
11
Figura 38. Cuarta página boletín internacional edición #1 marzo 2018 ................................... 77
Figura 39. Publicación Facebook boletín internacional edición #1 marzo 2018 ..................... 78
Figura 40. Primera página boletín internacional edición #2 abril 2018 .................................... 79
Figura 41. Segunda página boletín internacional edición #2 abril 2018 .................................. 79
Figura 42. Tercera página boletín internacional edición #2 abril 2018 ................................... 80
Figura 43. Cuarta página boletín internacional edición #2 abril 2018 ...................................... 80
Figura 44. Primera página boletín internacional edición #3 mayo 2018 .................................. 81
Figura 45. Segunda página boletín internacional edición #3 mayo 2018 ................................ 82
Figura 46. Tercera página boletín internacional edición #3 mayo 2018 .................................. 82
Figura 47. Cuarta página boletín internacional edición #3 mayo 2018 .................................... 83
Figura 48. Publicación página web boletínes internacionales ................................................. 83
Figura 49. Publicación instagram (destacados) boletines internacionales ................................ 84
Figura 50. Guía cultural ............................................................................................................ 84
Figura 51. Guía cultural ............................................................................................................ 84
Figura 52. Guía cultural ............................................................................................................ 85
Figura 53. Guía cultural ............................................................................................................ 85
Figura 54. Guía cultural ............................................................................................................ 85
Figura 55. Guía cultural ............................................................................................................ 85
Figura 56. Guía cultural ............................................................................................................ 86
Figura 57. Guía cultural ............................................................................................................ 86
Figura 58. Guía cultural ............................................................................................................ 86
Figura 59. Guía cultural ............................................................................................................ 86
Figura 60. Guía cultural ............................................................................................................ 87
Figura 59. Guía cultural ........................................................................................................... 87
Figura 61. Guía cultural ............................................................................................................ 87
12
Figura 62. Guía cultural ............................................................................................................ 87
Figura 63. Guía cultural ............................................................................................................ 88
Figura 64. Guía cultural ............................................................................................................ 88
Figura 65. Guía cultural ............................................................................................................ 88
Figura 66. Guía cultural ............................................................................................................ 88
Figura 67. Guía cultural ............................................................................................................ 89
Figura 68. Guía cultural ............................................................................................................ 89
Figura 69. Guía cultural ............................................................................................................ 89
Figura 70. Guía cultural ............................................................................................................ 89
Figura 71. Guía cultural ............................................................................................................ 90
Figura 72. Guía cultural ............................................................................................................ 90
Figura 73. Guía cultural ............................................................................................................ 90
Figura 74. Guía cultural ............................................................................................................ 90
Figura 75. Guía cultural ............................................................................................................ 91
Figura 76. Guía cultural ............................................................................................................ 91
Figura 77. Guía cultural ............................................................................................................ 91
Figura 78, Actualización de información en la página web ..................................................... 92
Figura 79. Actualización de información en la página web .................................................... 92
Figura 80. Actualización de información en la página web ..................................................... 93
Figura 81. Actualización de información en la página web ..................................................... 93
Figura 82. Actualización de información en la página web ..................................................... 93
Figura 83. Actualización de información en la página web ..................................................... 94
Figura 84. Actualización de información en la página web ..................................................... 94
Figura 85. Regreso al Mundo UDES B-2017 ........................................................................... 95
Figura 86. Publicación Instagram Regreso al Mundo UDES B-2017 ...................................... 96
13
Figura 87. Flyer recordatorio convocatoria movilidad estudiantil en Regreso al
Mundo UDES B- 2017 ............................................................................................................. 96
Figura 88. Regreso al Mundo UDES A-2018 ........................................................................... 97
Figura 89. Publicación instagram - Regreso al Mundo UDES A-2018 .................................... 98
Figura 90. Publicación Facebook de Regreso al Mundo UDES A -2018 ................................ 98
Figura 91. Brochure misión académica y cultural en la UDES. ............................................... 90
Figura 92. Brochure misión académica y cultural en la UDES. ............................................. 100
Figura 93. Brochure misión académica y cultural en la UDES. ............................................. 100
Figura 94. Brochure misión académica y cultural en la UDES .............................................. 101
Figura 95. Brochure misión académica y cultural en la UDES .............................................. 101
Figura 96. Brochure misión académica y cultural en la UDES .............................................. 102
Figura 97. Brochure misión académica y cultural en la UDES. ............................................. 102
Figura 98. Pieza publicitaria de bienvenida a la misión académica y cultura en la
UDES. ..................................................................................................................................... 103
Figura 99. Habladores misión académica y cultural en la UDES ........................................... 103
Figura 100. Certificado misión académica y cultural en la UDES ........................................ 104
Figura 101. Escarapela misión académica y cultural en la UDES .......................................... 104
Figura 102. Invitación reunión general ................................................................................... 105
Figura 103. Portafolio becas FULBRIGHT 2018 ................................................................... 106
Figura 104. Publicación del banner portafolio becas FULBRIGHT 2018 en Facebook ........ 107
Figura 105. Programa horizonte 2020 .................................................................................... 108
Figura 106. Guía programa horizonte 2020 ............................................................................ 108
Figura 107. Guía programa horizonte 2020 ............................................................................ 109
Figura 108. Guía programa horizonte 2020 ............................................................................ 109
Figura 109. Pieza publicitaria conferencia por UIC ............................................................... 111
14
Figura 110. Pieza publicitaria semana internacional .............................................................. 112
Figura 111. Agenda semana internacional .............................................................................. 112
Figura 112. Publicidad cine club brasil .................................................................................. 113
Figura 113. Publicidad cine club francés ................................................................................ 113
Figura 114. Publicidad película club francés .......................................................................... 114
Figura 115. Publicidad película club francés .......................................................................... 114
Figura 116. Fotos estudiantes que asistieron a el recorrido por el museo guane .................... 115
Figura 117. Publicidad Recorrido por museo guane ............................................................... 115
Figura 118. Primera hoja pasaporte ........................................................................................ 116
Figura 119. Segunda hoja pasaporte ...................................................................................... 116
Figura 120. Tercera hoja pasaporte ........................................................................................ 116
Figura 121. Cuarta hoja pasaporte .......................................................................................... 116
Figura 122. Quinta hoja pasaporte ........................................................................................ 117
Figura 123. Sexta hoja pasaporte ............................................................................................ 117
Figura 124. Séptima hoja pasaporte ........................................................................................ 117
Figura 125. Octava hoja pasaporte ........................................................................................ 117
Figura 126. Invitación despedida de estudiantes visitantes .................................................... 118
Figura 127. Foto evento despedida estudiantes visitantes ...................................................... 119
Figura 128. Encuesta percepción estudiantes visitantes ......................................................... 119
Figura 129. Publicaciones en Instagram ................................................................................. 121
Figura 130. Publicaciones en Instagram ................................................................................. 121
Figura 131. Grupos en aplicación WhatsApp ......................................................................... 122
Figura 132. Invitación charla convocatoria estudiantes UDES A-2018 ................................. 123
Figura 133. Mailing difusión de convocatoria estudiantes visitantes .................................. 124
Figura 134. Mailing difusión de convocatoria estudiantes visitantes. .................................... 125
15
Figura 135. Mailing difusión semana internacional. ............................................................. 125
Figura 136. Mailing difusión presentación horizonte2020. ................................................... 126
Figura 137, Foto presencia de agencias en eventos ............................................................... 126
Figura 138. Instagram UDES Internacional ........................................................................... 128
Figura 139. Instagram UDES Internacional ........................................................................... 128
Figura 140. Facebook UDES Internacional. .......................................................................... 129
Figura 141. Facebook UDES Internacional ............................................................................ 130
Figura 142. Semana Internacional .......................................................................................... 131
Figura 143. Semana Internacional .......................................................................................... 131
Figura 144. Conferencia a cargo de a UIC ............................................................................. 131
Figura 145. Regreso al mundo UDES .................................................................................... 132
Figura 146. Socialización de Becas Fullbright ...................................................................... 132
Figura 147. Misión académica y cultural ................................................................................ 132
Figura 148. Divulgación Horizonte 2020 ............................................................................... 133
16
Resumen
TÍTULO: DESARROLLO DE ESTRATEGIAS DE COMUNICACIÓN
PARA LA DIRECCIÓN DE RELACIONES NACIONALES E
INTERNACIONALES (DRNI) DE LA UNIVERSIDAD DE SANTANDER
(UDES) EN BUCARAMANGA.
AUTOR: MAYRA ALEJANDRA TORRES MENESES.
Palabras claves: Internacionalización, movilidad académica, extranjero,
convenios, idioma, cultura, cooperación internacional.
Descripción:
El proyecto para el desarrollo de estrategias de comunicación para la DRNI
de la UDES se realizó con el fin de aportar a la política de internacionalización
“UDES Internacional” de la Universidad de Santander, importantes acciones que se
ejecutaron diariamente desde la Dirección de Relaciones Nacionales e
Internacionales, en adelante DRNI, con el fin de cumplir los objetivos propuestos
para futuras tomas de decisiones en la misma.
Con base a lo anteriormente mencionado, se crearon, diseñaron e
implementaron estrategias de comunicación combinando lo online y offline, las
cuales permitieran la socialización de los servicios ofrecidos por la Dirección de
Relaciones Nacionales e Internacionales, logrando así un mayor posicionamiento en
la mente de estudiantes, profesores, administrativos y graduados de la UDES y de
igual manera en universidades y estudiantes extranjeros. Asimismo, se
implementaron estrategias offline, acompañamiento en la organización de eventos
importantes planeados por parte de la DRNI, logrando mantener actualizada la
información en la página web y las redes sociales con el propósito de que la
17
comunidad educativa y las personas externas estuviera al día con los diferentes temas
y actividades propuestas.
Con la práctica desarrollada se lograron cambios significativos y positivos
para la DRNI, creando una comunicación más efectiva, actualizada, eficiente y
frecuente, entre la Dirección de Relaciones Nacionales e Internacionales y
estudiantes, profesores, administrativos, graduados, intentando así tener mayor
contacto con padres de familia y universidades y estudiantes extranjeros.
18
Abstract
TITLE: DEVELOPMENT OF COMMUNICATION STRATEGIES FOR
THE DIRECTORATE OF NATIONAL AND INTERNATIONAL RELATIONS
(DRNI) OF THE UNIVERSITY OF SANTANDER (UDES) IN BUCARAMANGA.
AUTHOR: MAYRA ALEJANDRA TORRES MENESES
Keywords: Internationalization, academic mobility, foreign language,
agreements, language, culture, international cooperation.
Description:
The project for the development of communication strategies for the DRNI of
the UDES was carried out in order to contribute to the internationalization policy
"UDES International" of the University of Santander, important actions that were
carried out daily from the National Relations Directorate and International,
hereinafter DRNI, in order to meet the proposed objectives for future decision-
making in it.
Based on the aforementioned, communication strategies were created,
designed and implemented combining online and offline, which allowed the
socialization of the services offered by the National and International Relations
Office, thus achieving a greater positioning in the minds of students , professors,
administrative and graduates of the UDES and likewise in universities and foreign
students. Likewise, offline strategies were implemented, accompaniment in the
organization of important events planned by the DRNI, managing to keep the
information on the website and social networks up-to-date in order to keep the
educational community and external people up to date, the different themes and
activities proposed.
19
With the developed practice, significant and positive changes were achieved
for the DRNI, creating a more effective, updated, efficient and frequent
communication between the National and International Relations Office and
students, professors, administrators, graduates, thus trying to have more contact with
parents of families and universities and foreign students.
20
INTRODUCCIÓN
Con esta práctica empresarial se pretende aportar a la Dirección de
Relaciones Nacionales e Internacionales (DRNI) de la UDES, un plan de
comunicación estratégico. Este plan es un documento que contempla estrategias,
recursos, objetivos y acciones de comunicación, tanto internas como externas, que se
han venido implementando como instrumento que engloba el programa comunicativo
(a corto, medio y largo plazo). Se propende por brindar beneficios para realizar una
gestión más eficiente, además de promover la participación de la comunidad
educativa de la Institución para que intervenga de una manera más directa, positiva e
interactiva en el proceso que la Dirección ejecuta.
El desarrollo de las estrategias de comunicación que serán elaboradas e
implementadas en el lapso de la práctica, tienen como objetivo generar un impacto
positivo en la DRNI, resaltando la oportunidad de ser aplicadas en un futuro.
Partiendo de lo anterior, el proyecto se podrá evidenciar, conocer y evaluar de
mejor forma a través de los siguientes capítulos:
El Capítulo I contempla la realización de un análisis situacional de la DRNI,
en aras de elaborar un diagnóstico que permita identificar las fortalezas y debilidades
de la Dirección a través de una matriz DOFA. Para esto, se requieren fuentes de
información y el análisis interno y externo. Los hallazgos, facilitarán el cruce de
variables conducentes a crear e implementar herramientas que ayuden al logro del
objetivo propuesto.
El Capítulo II evidencia el diseño de estrategias de comunicación. La difusión
de estas permitirá mejorar el intercambio de información vía online. En primer lugar,
se definirá el público objetivo y medios a utilizar, analizando sus hábitos de consumo
en internet. En segundo término, se diseñarán piezas gráficas alusivas a las
21
convocatorias tales como: Parlamento Andino, profesores visitantes, profesores
UDES, estudiantes UDES y estudiantes visitantes para el periodo B-2017 y A-2018,
concurso “Comparte tu experiencia”, pieza publicitaria “curso Portugués”,
recordatorio “Convocatoria para estudiantes visitantes”, instructivo “Procedimiento
para estudiantes visitantes” y para estudiantes UDES, día internacional y la revista
internacional, entre otras. Finalmente, realizar seguimiento, actualización y buen
manejo de la página web y redes sociales de la DRNI para una comunicación
efectiva.
El Capítulo III da fe del acompañamiento que la practicante realizó en
eventos como “Regreso al mundo UDES” B-2017 y A-2018, misión académica
internacional, invitación a la escuela de padres, invitación charla convocatoria A-
2018, portafolio de becas FULBRIGHT, jornada de sensibilización y divulgación del
programa Horizonte 2020, conference Master´s Degree in Entrepreneurship, Venture
capital and private equity y, la semana internacional, entre otros eventos organizados
y coordinados por la Dirección.
El Capítulo IV refleja la puesta en marcha de las estrategias de comunicación
efectivas para la promoción de los servicios que ofrece la DRNI, utilizando algunos
medios como aplicaciones móviles y plataformas digitales. Se observará la creación
de contenidos para ser enviados vía mailing y la organización de charlas
segmentadas por grupos de interés, entre otras acciones ejecutadas para generar un
contacto más directo con los estudiantes y padres de familia.
Finalmente, el capítulo V aprecia la evaluación de la efectividad de las
estrategias propuestas a través de las estadísticas arrojadas por las redes sociales, así
como el aumento de la participación por parte de la comunidad educativa en eventos
organizados en la fecha por la DRNI.
22
1. Generalidades
1.1.Descripción de la Empresa
La Universidad de Santander (UDES), es una institución de carácter privado,
sin ánimo de lucro, con 35 años de existencia, aprobada por el Ministerio de
Educación Nacional mediante la Resolución No. 6216 del 22 de diciembre del 2005;
con Personería Jurídica 810 de 1996; organizada según sus propios estatutos de
acuerdo con las disposiciones de la Ley 30 de 1992. Desde que fue fundada por el
doctor Fernando Vargas Mendoza en el año de 1982, ha recorrido todo el proceso
educativo pasando de ser una institución técnica y tecnológica, hasta llegar a ser una
universidad de pleno derecho. (Universidad de Santander, s.f)
La Universidad de Santander (UDES) al querer cumplir uno de sus objetivos
establecidos en su misión, el cual persigue: “la formación de ciudadanos integrales
con proyección internacional, competentes en las distintas áreas del conocimiento,
sensibles al uso racional de los recursos naturales y tecnológicos, que contribuyen
mediante la relación con el entorno, al desarrollo humano, el arte y la cultura”
(Universidad de Santander, s.f). A partir de este momento surge la necesidad de
cumplir este objetivo. Por este motivo, decidieron crear la Dirección de Relaciones
Nacionales e Internacionales con el objetivo de posicionar la Universidad en el
contexto regional, nacional e internacional por la formación de ciudadanos con
proyección internacional, a través de alianzas estratégicas y programas de
cooperación que se integren a los procesos de la institución, enmarcado en el
desarrollo de estrategias de internacionalización en las funciones sustantivas de la
Institución como son la docencia, la investigación y la extensión. (Universidad de
Santander, s.f)
23
La Universidad de Santander (s.f) afirma: “Posicionar a la Universidad de
Santander en el contexto internacional, a través de alianzas estratégicas y programas
de cooperación”, como misión de la dirección de relaciones internacionales.
Actualmente la UDES, cuenta con más de 95 alianzas de cooperación, en los
tres campus pertenecientes a las ciudades de Bucaramanga, Cúcuta, Valledupar y la
extensión de programas en Bogotá, los cuales facilitan la movilidad de estudiantes
entrantes (incoming) y salientes (outgoing) (Universidad de Santander, s.f).
Se ofrecen oportunidades para estudiantes de carreras profesionales,
tecnológicas y posgrados, quienes deseen realizar una movilidad académica con
instituciones de educación superior con las cuales se tienen convenios o nexos de
cooperación. Estos convenios contemplan beneficios como el disfrutar de las becas y
los favorecimientos que proporciona la UDES para apoyar su movilidad
internacional. (Universidad de Santander, s.f).
En el ámbito local y nacional, al igual que la UDES, otras universidades
como la Autónoma de Bucaramanga (UNAB), la Universidad Pontificia Bolivariana
(UPB), la Universidad de Bogotá Jorge Tadeo Lozano y, la Universidad Piloto de
Colombia, entre otras, cuentan con la dependencia de relaciones nacionales e
internacionales, gestionando convenios con universidades en México, Chile, Estados
Unidos y Alemania, entre las de mayor relevancia. Las pertenecientes a la Alianza
del Pacifico, fortalecen sus dependencias para brindar a los estudiantes gratas
experiencias culturales, posicionándose en los extranjeros y ganando la preferencia a
la hora de quienes desean realizar intercambio.
La DRNI ha venido planteando y ejecutando diversas estrategias para la
promoción de sus servicios en la UDES y a nivel internacional. Todo esto para lograr
la consolidación de convenios con universidades locales, nacionales e
24
internacionales, aplicando a becas de manutención para ayudar económicamente a
los interesados en el proceso. Por ejemplo, oferta curso de español para extranjeros.
De esta manera facilita la comunicación dentro y fuera del campus universitario. La
DRNI promueve la movilidad estudiantil y lo que esta conlleva. Entre sus objetivos
corporativos está el de posicionarse en el mercado internacional, alcanzando mayor
visibilidad y preferencia entre las comunidades académicas foráneas.
1.2. Justificación
Una vez se consolide el diagnóstico que permita identificar la situación actual
de la DRNI, el planteamiento y ejecución de estrategias de comunicación facilitará el
cumplimiento del objetivo de posicionamiento propuesto por la DRNI. Se trata de
consolidar un instrumento que engloba un programa comunicativo (a corto, medio y
largo plazo). Por esta razón, se implementarán estrategias de comunicación que
apunten a cumplir con el objetivo de la DRNI a la luz de la política institucional de
“UDES Internacional”.
De otra parte, con la creación de estrategias de comunicación para la DRNI se
pretende mejorar la gestión y promover la participación de la comunidad educativa
UDES propiciando escenarios académicos para que intervenga e interactúe de forma
más directa, positiva en el portafolio de servicios.
25
1.3.Objetivos
1.3.1. Objetivo General.
- Desarrollar estrategias de comunicación para los servicios que ofrece la
DRNI de la UDES en Bucaramanga, a través de tácticas promocionales, mejorando
su posicionamiento a nivel local, nacional e internacional.
1.3.2. Objetivos Específicos.
- Realizar un análisis situacional de la Dirección de Relaciones Nacionales e
Internacionales de la UDES para un diagnóstico de fortalezas y debilidades.
- Diseñar estrategias de comunicación online para que la DRNI capte mayor
audiencia y mejore su posicionamiento, al igual que el acompañamiento en eventos
organizados por esta.
- Implementar estrategias de comunicación efectivas para la promoción de los
servicios que ofrece la DRNI.
- Evaluar la efectividad de las estrategias propuestas para futuros acciones
tomadas por la DRNI.
26
1.4.Metodología
Tabla 1, Metodología de la práctica empresarial
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
MÉTODO O TÉCNICA
RESULTADOS
ESPERADOS
Realizar un análisis situacional
de la Dirección de Relaciones
Nacionales e Internacionales de
la UDES para un diagnóstico de
fortalezas y debilidades.
- Matriz DOFA
- Necesidad de información
- Fuentes de información
- Encuesta de percepción
- Elaboración de la matriz
- Cruce de variables
- Conclusiones y
recomendaciones de la matriz
Matriz DOFA, en la cual
se reflejaran los
resultados del
diagnostico
Diseñar estrategias de
comunicación online para que la
DRNI capte mayor audiencia y
mejore su posicionamiento, al
igual que el acompañamiento en
eventos que esta realiza.
- Definir el público y medios
que se van a utilizar.
- Análisis de sus hábitos de
consumo en internet
Diseño de piezas:
- Convocatoria Parlamento Andino
- Convocatoria Profesores Visitantes
- Convocatoria Profesores UDES
- Convocatoria Estudiantes UDES
A-2018
- Convocatoria Estudiantes
Seguimiento y resultados
de las estrategias
propuestas para la
efectividad de la
comunicación online.
27
Visitantes A-2018
- Concurso Comparte tu experiencia
- Pieza Curso Portugués
- Pieza publicitaria Día Internacional
- Recordatorio convocatoria
estudiantes visitantes
- Invitación charla convocatoria
estudiantes UDES A-2018
- Instructivo estudiantes UDES
- Instructivo estudiantes visitantes
Difusión de Información de forma
Online
- Revista Internacional
- Boletín Internacional
- Actualizar la información que se
encuentre en la página o redes
sociales para mejorar la
comunicación con el usuario.
Eventos
- Regreso al Mundo UDES B-2017
- Regreso al Mundo UDES A- 2018
- Misión Académica Internacional
- Invitación estudiantes y escuela de
padres
- Invitación charla convocatoria A-
28
2018
- Portafolio Becas FULBRIGHT
- Jornada de Sensibilización y
Divulgación Programa
Horizonte2020
- Conference Master`s Degree in
Entrepreneurship Venture Capital
and Private Equity
- Socialización convenio doble
titulación entre las Universidades
Universidad Internacional de
Cataluña (UIC) y UDES
- Semana Internacional
Implementar estrategias de
comunicación efectivas para la
promoción de los servicios que
ofrece la DRNI.
- Utilizar aplicaciones móviles para
generar un contacto más directo con
su público.
- Charlas segmentadas por grupos de
interés para la divulgación de
información.
- Mailing
- Fortalecer Alianzas y lazos con
diversas instituciones.
- Planeación estratégica de los
eventos promocionales.
Seguimiento y resultados
de las estrategias.
29
Evaluar la efectividad de las
estrategias propuestas para
futuros acciones tomadas por la
DRNI.
- Estadísticas arrojadas por las redes
sociales y página web de la DRNI.
Seguimiento, análisis y
evaluación de las
estrategias.
1.5.Cronograma de Actividades
Fuente: Autora del proyecto
30
Capítulo I. Análisis situacional de la DRNI
El análisis situacional de la DRNI tiene como objetivo conocer qué piensa la
comunidad académica de la UDES sobre la DRNI y se obtendrá a partir de los
resultados que arroje la encuesta de percepción elaborada en la aplicación Google
Forms, la cual facilita crear formularios y encuestas para obtener estadísticas sobre la
opinión de un grupo de personas.
A continuación, se presenta la ficha técnica del estudio, al igual que los
resultados.
Tabla 2. Ficha técnica del estudio de percepción
Tipo de Estudio: Descriptivo
Enfoque de Investigación: Cuantitativo
Fuentes de Información Estudiantes y Profesores de la UDES
Instrumento de recolección de Información
Encuestas de Google
Población y Muestra:
- Población Estudiantes: 4.941
Muestra Estudiantes: 308
- Población Profesores: 698
Muestra Profesores: 43
Porcentajes de la Ecuación
Z = 90%
P = 0,5
Q = 0,5
E = 0,05
Cobertura: Local
Periodo de Aplicación: 20 días
31
2. Encuesta de Percepción para la DRNI
2.1.Necesidades de información
Un análisis DOFA ayuda a encontrar aspectos positivos y negativos que se
estén presentando dentro de la DRNI y a la vez aquellos que se encuentran en el
ambiente que los rodea, logrando beneficiar la planificación estratégica. Es por esto
que se elaboró la matriz DOFA la cual permitió la identificación de los factores
internos (fortalezas y debilidades) y de los externos (oportunidades y amenazas).
Posteriormente, se realizó el cruce de variables con la consecuente generación de
estrategias para la DRNI.
Esta información es necesaria y pertinente para la DRNI en aspectos como:
explorar nuevas iniciativas o solucionar problemas existentes, tomar mejores
decisiones, identificar las oportunidades y amenazas presentes para alcanzar el éxito,
determinando factores de cambio posible.
2.2.Técnicas de recolección de información
Las técnicas de recolección de información que se utilizaron fueron la
observación individual, observación de campo y encuesta de percepción. En primera
instancia, se formularon una serie de preguntas a la coordinadora de movilidad
estudiantil, a algunos gestores de internacionalización. Posteriormente, se aplicó una
encuesta de percepción a estudiantes y profesores de toda la comunidad académica.
Su aplicación se hizo vía digital por Google Forms.
2.3. Ficha técnica del estudio de percepción para la DRNI
El siguiente link permitió el acceso automático a la encuesta de percepción, la
cual fue contestada por la comunidad académica de la UDES.
32
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSciG0XYZ1pHRkQX41zpV0JsSzo5_q
hlJRymN54L3uAJ2-KAhg/viewform
2.3.1. Resultados de la encuesta de percepción para la DRNI
La encuesta de percepción se planteó con el objetivo de identificar el nivel de
apropiación, conocimiento y satisfacción de la comunidad académica de la UDES
acerca de los servicios que brinda la DRNI e información dirigida en el marco de la
implementación de la Política Institucional de Internacionalización, precisamente
para orientar las posibilidades de mejoramiento.
A continuación, se presentan las preguntas y los respectivos resultados de la
encuesta de percepción.
Principalmente se valora positivamente la participación de las personas en la
encuesta de percepción para la DRNI, debido a que fue contestada por un número de
personas mayor al que se esperaba, la cantidad de personas encuestadas fueron 466
correspondiente a estudiantes y profesores de la UDES.
Las primeras preguntas son de identificación de la persona encuestada,
brindando información sobre su correo electrónico, género, tipo y programa
académico al que está vinculado en la UDES, para obtener un reconocimiento de qué
función cumple en la universidad y, así mismo, generar una base de datos.
Para la primera pregunta, la cual era el género de las personas, se puede notar
que la mayoría de los encuestados eran mujeres generando así un porcentaje del
71.6% frente a un 28,4% quienes eran hombres, es decir, que hay mayor
conocimiento de la DRNI por el género femenino. Esta pregunta fue contestada por
129 hombres y 317 mujeres.
Link encuesta por Google Forms
33
Gráfica 1. Género, primera pregunta de la encuesta de percepción
Para la primera pregunta, la cual era el género de las personas, se puede notar
que la mayoría de los encuestados eran mujeres generando así un porcentaje del
71.6% frente a un 28,4% quienes eran hombres, es decir, que hay mayor
conocimiento de la DRNI por el género femenino. Esta pregunta fue contestada por
129 hombres y 317 mujeres.
Gráfica 2. ¿Cuál es su rol en la Universidad de Santander?, segunda pregunta de la
encuesta de percepción
34
La segunda pregunta se realizó con el fin de identificar el rol que cumplía la
persona en la UDES, obteniendo mayor participación por parte de estudiantes que de
profesores, generando un porcentaje mayor y más beneficioso para la DRNI debido
a que su mayor público son estudiantes y así sabría los diferentes puntos de vistas
que se tienen. Esta pregunta fue contestada por 304 estudiantes y 142 profesores.
Gráfica 3. Si su rol es estudiante o profesor, seleccione el tipo de programa al que
pertenece, tercera pregunta de la encuesta de percepción
En la 3 pregunta, se quería conocer el tipo de programa al que formaba parte
la persona encuestada, obteniendo claramente cómo se evidencia en la gráfica que el
mayor público está conformado por profesionales, seguido de tecnologías y
finalmente unas cuantas personas de posgrados y educación continua, es decir que a
mayoría de profesores y estudiantes pertenecen a programas profesionales. Esta
pregunta fue contestada por 373 profesionales, 69 tecnologías, 13 posgrados y 11
educación continua.
35
Gráfica 4. Si su rol es estudiante o profesor, seleccione el área de conocimiento de
formación al que está o ha estado vinculado, cuarta pregunta de la encuesta de
percepción.
En la siguiente pregunta era de identificación del área o programa académico
al que pertenecían, habiendo mayor participación de algunos programas académicos,
en comparación con otros. Por ejemplo, Medicina, Enfermería, Fisioterapia,
Medicina Veterinaria, Ingeniería Civil, Ingeniería Ambiental, Ingeniería Industrial,
Ingeniería Electrónica, Tecnología en Diseño Gráfico y Publicitario, Tecnología en
Mercadotecnia y Publicidad, fueron de los programas que tuvieron poca
participación.
Gráfica 5. ¿Tiene usted conocimiento sobre los servicios que ofrece la Dirección de
Relaciones Nacionales e Internacionales de la UDES?, quinta pregunta de la encuesta
de percepción.
36
En la anterior pregunta o grafica 5, se quería identificar la cantidad de
personas que conocían y que no conocían los servicios de la DRNI, logrando obtener
un porcentaje del 75,7% para el conocimiento de estos y un 24,3% para su
desconocimiento, pudiendo notar que la mayoría de las personas conoce su
funcionamiento. Esta pregunta fue contestada por 355 personas para los que
respondieron si y 11 para los del no.
De la pregunta anterior se desglosan otras dependiendo fuese su respuesta, es
decir, si las personas respondían que NO conocían los servicios de la DRNI,
automáticamente pasaba a las siguientes preguntas, las cuales tenían que ver con él
porque de su desconocimiento y que necesitaban o esperaban para conocerlo.
Sección Evaluación y Estrategias de Comunicación
Tabla 3. ¿Qué tipo de información le gustaría recibir por parte de la
Dirección de Relaciones Nacionales e Internacionales?, segunda pregunta para los
que responden que NO en la encuesta de percepción.
Convenios ( 15 )
Intercambios ( 9 )
Seminarios, temas de problemática actual
Requisitos
Servicios ( 5 )
Todo lo necesario ( 40 )
Becas ( 15 )
Temas específicos
Oportunidades
Propuestas de intercambio para docentes
Posgrados
De qué se trata? Qué hay que hacer? Requisitos.
Movilidad ( 7 )
37
Más charlas socializando el tema
recibir de forma detallada el tema de gastos asociados a realizar algún intercambio y que proceso se debe realizar
folletos, exposiciones
Lo relacionado con Maestrías y demás estudios.
Pasantías
carteles, información motivante
costos
Que puntaje se necesita
Que puntaje se necesita
Capacitación e información de acuerdo al programa
Costo y tramitación legal
Descuentos.
Oferta para docentes
Ayudas en cuanto a la movilidad
Reuniones informativas con respecto a las relaciones nacionales e internacionales
Programas de posgrado en psicología
¿Hay movilidad para docentes? Si lo hay como es el proceso?
homologación de materias a otro países
folletos , correos y conferencias
Que beneficios ofrecen a los estudiantes
la importancia que tiene relaciones nacionales e internacionales
Acerca de internacionalización
Conocer experiencias para ver como es el trato en otro país.
saber sobre el programa
cuáles son los objetivos y programas de dicha dirección
de que se trata y como ayuda a los estudiantes
Información externa y específica
Recordatorios. Ofertas de movilidad, precios, planes, etc.
Correos y charlas
La anterior tabla corresponde a las respuestas obtenidas por los encuestado
acerca del tipo de información que les gustaría recibir por parte de la DRIN, se crea
esta tabla porque como era una pregunta abierta dependía de la respuesta dada por la
persona, en esta pregunta muchos responden a la obtención de información sobre
beneficios, convenios, oportunidades, requisitos entre otros aspectos.
38
Grafica 6. ¿De qué manera, forma, medios, herramientas le gustaría recibir información
por parte de la Dirección de Relaciones Nacionales e Internacionales? Por favor valore
de 1 a 5, siendo 1 la menos interesante y 5 la más interesante, tercera pregunta para los
que responden que NO en la encuesta de percepción.
39
La anterior pregunta correspondiente a la gráfica 6, se desea conocer por cuál
de los medios con los que cuenta la DRNI la comunidad académica desea conocer la
información que se brinda, se realiza con una valoración de 1 a 5 dependiendo sea la
preferencia, obteniendo como resultados que los medios que más funcionan y desean
para la divulgación de esta son los digitales (redes sociales, página web, Mailing,
entre otros) acompañado de medios impresos.
Hasta este punto las personas que contestaron que NO conocían los servicios
de la DRNI respondían la encuesta, las siguientes preguntas solamente eran
contestadas por aquellas personas que dijeron que SI.
Sección procesos de comunicación e información
Posteriormente se presentarán los resultados de las respuestas a las
preguntas, las cuales, las personas contestaron que SI conocían los servicios
ofrecidos por la DRNI.
Gráfica 7. ¿Por cuál medio de comunicación que utiliza la Universidad y la Dirección,
se ha enterado usted sobre los servicios ofrecidos por la Dirección de Relaciones
Nacionales e Internacionales?, primera pregunta para los que responden que SI en la
encuesta de percepción.
40
En la gráfica 7 se ve evidenciado los canales de comunicación más
apropiados, por los cuales se está brindando información efectiva con mayor
porcentaje los gestores de internacionalización, página web, correo electrónico y la
combinación de todas las opciones. Otras respuestas que se evidenciaron fue el
conocimiento de la DRNI por parte de profesores de la UDES o por investigación
propia de la persona.
Gráfica 8. ¿Con qué frecuencia considera oportuno él envió de información o
comunicación/actualización por parte de la Dirección de Relaciones Nacionales e
Internacionales, en cada uno de los siguientes medios?, segunda pregunta para los que
responden que SI en la encuesta de percepción.
En la anterior pregunta se quería conocer cuál es el tiempo en el que las
personas consideran más adecuado para recibir información de la DRNI por medio
de los distintos medios de comunicación con los que se cuenta. De la gráfica 10 se
puede concluir que dependiendo sea el medio cambia la opción preferente de tiempo,
si son redes sociales o página web se desea que la información llegue todos los días,
pero si son medios impresos está en un oscilación de tiempo entre 8 días a un mes.
.
41
Gráfica 9. ¿En qué formato prefiere recibir información? Siendo 1 el menos preferido
y 5 el más preferido, tercera pregunta para los que responden que SI en la encuesta
de percepción.
Para la tercera pregunta evaluada en la gráfica 9, conociendo en la anterior
pregunta el tiempo en el las personas desean recibir información por parte de la
DRNI, lo que se desea en esta pregunta es saber el formato por el cual la comunidad
prefiere recibirla, según sus respuestas por medio de videos es la mayor opción con
preferencia, la cual es una estrategia que se puede utilizar para difundir la
información de una forma diferente y didáctica, seguida de otras opciones positivas
como flyers, infografías.
42
Con el fin de evaluar los medios con los que cuenta la Dirección, se
realizaron las siguientes preguntas:
Gráfica 10. ¿Ha visto el sitio web de UDES Internacional?, quinta pregunta de la
encuesta de percepción.
Con un porcentaje del 58,9% de los encuestados respondieron que si a la
anterior pregunta, lo que hace evidente que más de la mitad conocen y utilizan
constantemente el micro sitio de la UDES Internacional aunque es un porcentaje alto,
se debe tener en cuenta el 26,6% dieron como respuesta que no tenían conocimiento
de este, motivo por el cual se debe trabar fuertemente con diversas estrategias online
para abarcar todo el público objetivo y con ello una efectividad en el trabajo
realizado por la DRNI.
Gráfica 11. Se encuentra suscrito a las redes sociales de UDES Internacional?, sexta
pregunta encuesta de percepción.
43
Evaluando el conocimiento de las redes sociales, Facebook, Instagram, twitter
de la DRNI, en la gráfica 11 se puede observar que la mayoría de las personas que
conocen de la dirección ha sido por factores externos a las redes sociales con las que
se cuenta, motivo por el cual se debe trabajar arduamente para el reconocimiento y la
participación en ellas por parte de la comunidad académica UDES debido por medio
de ellos se realiza la mayor difusión de información. Ganando así respuestas como
no las conoce o no se encuentra suscrita a ellas frente a un 6,2% de los que sí saben
de estas.
Sección servicios de la Dirección
En esta sección se quiere evaluar los diversos servicios que ofrece la DRNEI,
con el fin de saber qué aspectos mejorar para captar mayor público.
En esta área, la Dirección de Relaciones Nacionales e Internacionales de la
Universidad de Santander tiene a disposición de la comunidad académica, las
siguientes líneas de trabajo:
1. Movilidad Académica
2. Cooperación y Alianzas
3. Internacionalización del Currículo
4. Asesoría en asuntos relacionados con internacionalización
Gráfica 12. ¿Tiene conocimiento de estas líneas de acción?, séptima pregunta de la
encuesta de percepción.
44
La gráfica 12 hace representación del porcentaje de personas que
respondieron que si siendo el 78.9% y no 21,1%, al saber que la DRNI maneja varias
líneas de acción no solamente movilidad académica como muchas piensan, el
porcentaje de los encuestados que contestaron si es positivo, representativo y
satisfactorio para la DRNI debido a que puede sentirse satisfecho del trabajo
realizado en los últimos años, debido al conocimiento de las diferentes actividades
ejecutadas desde la dirección para beneficio de la UDES.
Las siguientes preguntas se crearon para identificar la cantidad de personas
que se postulan en las convocatorias de movilidad y por ende saber los motivos por
los cuales algunos no continúan en el proceso y finalmente poder valorar el trabajo
realizado por la DRNI y sus colaboradores.
Gráfica 13. ¿Usted se ha postulado a una convocatoria de movilidad académica?,
octava pregunta de la encuesta de percepción.
Se puede ver evidenciada en la gráfica 13 que la mayoría de las personas
encuestada con un 82,3% no han participado en una convocatoria de movilidad,
pudiéndose decir que falta todavía lograr cautivar a un público bastante amplio de la
45
UDES para la aplicación de esta. La cantidad de personas que respondieron que si
han participado en una convocatoria no es representativa frente a la cantidad de no
participantes en estas.
Gráfica 14, ¿Ha finalizado su postulación a la convocatoria de movilidad?,
novena pregunta de la encuesta de percepción.
Con base a la cantidad de personas que respondieron que si se han postulado
a una convocatoria de movilidad en la pregunta anterior, se hizo la tabulación
pertinente a cuantas de ellas han terminado o no el debido proceso en cada uno de
sus casos, se puede evidenciar que esta gana el si por muy poco de diferencia, es
decir que muchas de las personas que se postulan desisten del proceso por diferentes
factores, los cuales se presentaran a continuación
Gráfica 15. En caso de NO hacer culminado su postulación: ¿cuál/cuáles considera
que son las razones?, decima pregunta de la encuesta de percepción.
46
La mayor razón por la cual muchas de las personas desisten en una
convocatoria es por recursos financieros, es decir por qué no cuentan con la
capacidad monetaria para manutención u otros gastos que generan salir del país,
seguido de otros problemas que se pueden presentar como demora en los tramites,
falta de interés, información pertinente, motivos que los mismo estudiantes dejaron
claros del porque no continuaban, son resultados que ayudan a la Dirección para
poder saber en qué aspectos se debe mejorar o trabajar más para un proceso rápido,
fácil y completo.
Gráfica 16. Si ha recibido asesoría por parte de la Dirección de Relaciones
Nacionales e Internacionales, indique el medio, undécima pregunta de la encuesta de
percepción.
Con un 42.6% el medio más utilizado por la comunidad académica de la
UDES para recibir información sobre las líneas de acción con las que cuenta la
DRNI es personalmente, es decir se acercan hasta la oficina de la dirección a realizar
preguntas para aclarar dudas, seguido de no aplica, la cual hace representación que
ninguna de esas opciones ha sido parte en la búsqueda de información, el correo
electrónico es otra opción preferible debido a el tiempo o rapidez en su proceso, el
recurso menos utilizado es vía telefónica.
47
Gráfica 17. Califique los aspectos relacionados con la asesoría recibida por parte de
la Dirección, duodécima pregunta de la encuesta de percepción.
La respuesta a la pregunta la cual las personas califican ciertos aspectos
relacionados con la DRNI, se obtiene de la gráfica 17 pudiendo identificar que el
trabajo realizado por el personal de la misma es satisfactorio y de gran agrado para
los que necesitan de ellos, debido a la buena calificación de la gestión, la
información, le tiempo en el que necesitan soluciones sobre un tema en particular, es
decir que las personas que se encuentran trabajando para la dirección están siendo
eficaces y efectivos en la ejecución de tareas propuestas para cada uno de sus cargos,
además de la buena percepción que se tiene sobre las instalaciones físicas donde se
encuentra la DRNI.
Gráfica 18. Considera que las ofertas de movilidad académica con las que cuenta la
Universidad de Santander son: decimotercera pregunta de la encuesta de percepción.
48
El 59,0% representando casi la mitad de las personas que contestaron la
encuesta de percepción consideran que las ofertas de movilidad con las que cuentan
son interesantes, seguido de que son atractivas, es decir que logran captar la atención
y por supuesto la curiosidad de querer participar en convocatorias. Muy pocas
personas respondieron que no les interesaba o que simplemente no lograban llamar la
atención para hacer parte de UDES Internacional, pudiendo concluir que es más lo
positivo y el máximo provecho que ven reflejado la comunidad educativa en cada
uno de las oportunidades obtenida para adquirir nuevos conocimientos tanto
educativos como culturales.
Gráfica 19. La información y orientación que recibe por parte de los gestores
de internacionalización de su programa es, decimocuarta pregunta de la encuesta de
percepción.
La información y orientación que brindan los gestores de internacionalización
en cada programa académico con el que cuenta la UDES, es calificada por parte de
quien la recibe positivamente, debido a que es oportuna, efectiva, completa, clara e
idónea según las respuestas obtenidas, por ende se puede decir que el trabajo
realizado por estas personas es de gran ayuda para la DRNI.
FIN DE LA ENCUESTA
49
2.4.Matriz DOFA
Tabla 4, Matriz DOFA
FORTALEZAS
- Convenios de cooperación académica suscritos
con diversas instituciones nacionales e
internacionales para el desarrollo de actividades
académicas, de investigación, proyección social y
extensión.
- Acceso a becas de movilidad ofrecidas por otras
entidades.
- Buena Calidad en su servicio a la comunidad
académica.
- Cuenta con algunas personas (gestores de
internacionalización) comprometidas con el trabajo
y la labor que desempeñan en cada programa
académico.
DEBILIDADES
- Barreras en la comunicación con los
estudiantes extranjeros.
- La UDES no está adherida a todas las redes
de movilidad, las cuales ofrecen becas de
manutención para estudiantes.
- No son conocidos algunos medios de
comunicación (redes sociales).
- El equipo de trabajo es grande y por ende,
algunos de ellos se desvían de su labor, dejando
la dirección olvidada.
- Parte de la comunidad académica no conoce
las líneas de acción con las que la Dirección
cuenta.
- Las personas que deciden realizar movilidad,
no culminan el proceso.
OPORTUNIDADES
- Demanda por parte de estudiantes y profesores.
- Acuerdos con agencias en el extranjero para
programas de idiomas que se oferten en cada país.
AMENAZAS
- La competencia cuenta al igual que la DRI,
con amplias características, similares o
superiores.
50
- Conformación de alianzas estrategias, con el fin,
de que las oportunidades sean cada vez mayores y
mejores.
- Posicionar la universidad de Santander a nivel
internacional, a través de los proyectos de
cooperación que se realicen con los aliados y la
movilidad de estudiantes.
- Desaceleración económica del país.
- Falta de interés por parte de la comunidad
académica por conocer los beneficios que
brinda UDES Internacional.
- Cambios en los convenios o becas con los que
cuenta la UDES.
2.5.Cruce de Variables Matriz DOFA
Después de analizar la situación de la dirección de relaciones internacionales
se realiza un cruce de las variables que se identificaron para la implementación de
estrategias para esta.
Tabla 5, Cruce de Variables Matriz DOFA
Factores
internos
Factores
Externos
DEBILIDADES
- Barreras en la comunicación
con los estudiantes extranjeros.
- La UDES no está adherida a
todas las redes de movilidad, las
cuales ofrecen becas de
manutención para estudiantes.
- No son conocidos algunos
medios de comunicación (redes
sociales).
FORTALEZAS
- Convenios de cooperación
académica suscritos con diversas
instituciones nacionales e
internacionales para el desarrollo de
actividades académicas, de
investigación, proyección social y
extensión.
- Acceso a becas de movilidad
ofrecidas por otras entidades.
- Buena Calidad en su servicio a la
51
- El equipo de trabajo es grande
y por ende, algunos de ellos se
desvían de su labor, dejando la
dirección olvidada.
- Parte de la comunidad
académica no conoce las líneas
de acción con las que la
Dirección cuenta.
- Las personas que deciden
realizar movilidad, no culminan
el proceso.
comunidad académica.
- Cuenta con algunas personas
(gestores de internacionalización)
comprometidas con el trabajo y la
labor que desempeñan en cada
programa académico.
OPORTUNIDADES
- Oportunidad de ofrecer los
servicios a la comunidad
académica
- Acuerdos con agencias en el
extranjero para programas de
idiomas que se oferten en cada
país.
- Conformación de alianzas
estrategias, con el fin, de que las
oportunidades sean cada vez
mayores y mejores.
Estrategias DO
- Aliados estratégicos, los cuales
ayuden a la difusión de la
información de UDES
Internacional, con el fin, de
utilizar otros medios para el
reconocimiento de está y así se
llegue más rápido a
universidades internacionales,
sin que la distancia afecte.
Estrategia FO
- Aprovechamiento de
oportunidades que se presenten
tanto internamente como
externamente, con el objetivo, de
poder ofrecer mayor y mejores
servicios u oportunidades a la
comunidad académica, además
trabajar fuertemente en la
unificación de esfuerzos por todas
las personas que forman parte de la
dirección para hacer de la UDES
Internacional una política exitosa y
52
con evidencias.
- fortalecer alianzas y sumarse a
otras para beneficio propio.
AMENAZAS
- La competencia cuenta al igual
que la DRI, con amplias
características, similares o
superiores para los estudiantes
extranjeros.
- Desaceleración económica del
país.
- Falta de interés por parte de la
comunidad académica.
- Cambios en los convenios o
becas con los que cuenta la
UDES.
Estrategias DA
- La desaceleración económica
que se presenta en estos
momentos en el país y la
situación que la UDES no brinde
oportunidades de manutención
para los estudiantes hacen que
no completen su proceso, por
este motivo la Dirección debe
aprovechar y mirar nuevas
oportunidades no solo en
adherirse a redes sino también
en convenios con otras
universidades, negociaciones o
estrategias como por ejemplo
alojamientos UDES, con el fin
de recibir un estudiante visitante
acá en Colombia y si es
oportuno un estudiante de la
UDES llega a el país de la
persona puedan contar con
Estrategia FA
- Implementación de estrategias
para seguir conservando el interés
de las personas por medio de la
ampliación de los beneficios
brindados para ellos, generar mayor
contenido interactivo y llamativo
para que estudiantes extranjeros
prefieran la UDES y no otras
Universidades.
- Estrategia padrinos UDES, seguir
incentivando esta propuesta con los
estudiantes de la UDES, para que
haya mayor participación y así se
puedan crear mayor vínculo con los
estudiantes visitantes.
53
alojamiento.
- Mejorar los canales de
comunicación con las que esta
cuenta, dándolos a conocer en
cualquier espacio que se brinde
para ello.
2.6.Conclusiones y recomendaciones de la Matriz DOFA
Se puede determinar que una de las variables que más muestra afectación es
la comunicación. Claramente se evidencia que los servicios y oportunidades
brindadas por parte de la Dirección de Relaciones Nacionales e Internacionales son
de gran calidad y el personal que la informa está capacitado. También, se puede notar
que muchos de los encuestados no conocen las redes sociales de la Dirección y estos
medio son los más frecuentes para la difusión de información y eventos que se
organizan. Entonces, se debe reforzar este canal y aprovechar los espacios en los que
se tengan contacto con la comunidad académica para dar a conocerlas, brindar mayor
difusión de las cuentas, crear alianzas con otros departamentos o facultades para el
conocimiento de estas, todos sabemos que hoy en día las era digital es el boom del
momento y por ende hay que abrocharla sobre todo sabiendo que la mayoría de la
comunidad a la que se quiere llegar son jóvenes.
Por otro lado, será conveniente trabajar por crear mayor nivel de conciencia y
sentido de pertenecía por parte, tanto de la comunidad educativa como por algunas
personas que forman parte de la impronta UDES Internacional. Un número
significativo de estudiante no tienen el mismo nivel de interés por aprovechar las
oportunidades con las que se cuentan, entonces omiten la información que no les
54
interesa. Para lograr obtener mayor reconocimiento, se debe comenzar con el
planteamiento de estrategias para que sean implementen internamente y a su vez se
vean reflejadas externamente.
Para llamar la atención de estudiantes de Universidades Internacionales, se
debe crear contenidos atractivos que logren llamar la atención de la audiencia, al
igual que evidenciar los beneficios interesantes para ellos. Por ejemplo, programas
como “Alojamientos UDES” y “Padrinos UDES”, son estrategias que claramente
pueden ayudar al aumento de visitantes. Por este motivo, conviene volver a
consolidar estos programas, unificarlos y sacarles el mejor provecho.
Finalmente, brindar información frecuente y de interés para los jóvenes con el
fin de que puedan aprovechar, no solo las oportunidades de la DRNI, sino también de
otras dependencias de la Institución.
Capítulo II. Diseño de estrategias de comunicación
3. Estrategias de Comunicación Online
3.1.Definición del target y medios a utilizar
El público objetivo de la DRNI son estudiantes, profesores, administrativos y
graduados de las UDES, interesados en realizar estancias académicas, prácticas e
investigaciones, al igual que estudiantes extranjeros.
Se harán usos de medios digitales (Internet) teniendo en cuenta la página Web
(micro sitio) y redes sociales como Facebook, Instagram y Twitter y algunos medios
convencionales.
3.2.Análisis de los hábitos de consumo en Internet del público objetivo
55
Debido a que la DRNI cuenta con medios en internet y gran parte de su
público objetivo son estudiantes, es decir adolescentes, se analizará los hábitos de
consumo en internet para poder saber cómo llegar a tener una comunicación efectiva
haciendo uso de estos.
Los 'millennials' conforman la próxima generación de líderes en Colombia y
en el mundo. Este grupo generacional se encuentra conformado por jóvenes de entre
17 y 37 años.
“Se trata de una generación marcada por el amor a la tecnología y a la
información, por una vida en la que internet ha sido una constante para la mayoría de
ellos”, afirma Diana Carolina Alba, directora de Target Group Index.
En Colombia, el 15 por ciento de este colectivo posee tres dispositivos: una
tableta, un celular y un computador. El 90 por ciento cuenta con alguno de los tres
equipos mencionados.
Sus grandes armas de comunicación son las redes sociales y las plataformas
de mensajería instantánea: nueve de cada diez forman parte de una red social (como
Facebook, LinkedIn y Twitter) y ocho de cada 10 emplean aplicaciones del corte de
WhatsApp o Telegram como principal herramienta para entablar diálogo con sus
amigos, colegas y familiares. (El Tiempo, 2016).
Con relación a los hábitos de uso de Internet, el estudio reveló que la edad
promedio de iniciación de acceso a la Web son los 9 años. Respecto a los tiempos de
uso, el informe señaló que el 68% de los adolescentes se conecta diariamente, el 30%
entre tres y seis días y sólo el 2% entre una y dos veces a la semana; ninguno de los
jóvenes entrevistados reportó nunca conectarse.
En cuanto a la intensidad de tiempo de uso de esta herramienta, el 32% de los
consultados en la investigación sostuvo que lo hacía tres horas al día, el 22% cuatro
56
horas, el 20% cinco horas o más, el 20% entre una y tres horas, y sólo el 6% una hora
o menos.
Las aplicaciones que más utilizan están relacionadas con las comunidades
virtuales y las redes sociales. El 27% de los entrevistados afirmó que entra
frecuentemente a Facebook, el 23% a Skype Messenger, el 17% a Google, el 11% a
YouTube, el 10% a Hotmail, el 6% chatea, el 3% juega en línea, el 2% ve
pornografía y el 1% hace apuestas (Universidad la Sabana, 2014).
3.3.Diseño de piezas gráficas
3.3.1. Convocatoria Parlamento Andino
La siguiente pieza publicitaria se diseñó con el fin de anunciar a la
comunidad académica que la convocatoria para formar parte del Parlamento Andino
se encontraba abierta. El Parlamento Andino es un ejercicio democrático para
estudiantes de educación superior que busca incentivar y orientar la participación de
los jóvenes en política.
Figura 1. Convocatoria Parlamentó Andino
57
Figura 2. Publicación en Facebook convocatoria Parlamentó Andino
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
Medio: Digital, Página web
3.3.2. Convocatoria profesores visitantes
Con el fin de promover el programa de movilidad internacional para
profesores e investigadores visitantes que hagan parte de una institución extranjera
que tenga o no un acuerdo de cooperación con la universidad y deseen realizar una
estancia en la UDES, para desarrollar actividades de índole académico e
investigativo lo que resultará muy positivo para la comunidad UDES y la que
representa el visitante.
Para brindar información sobre la apertura de la convocatoria para todos los
profesores interesados, se realizó la siguiente pieza publicitaria, la cual se hizo en dos
versiones en inglés y en español.
58
Figura 3. Convocatoria profesores visitantes en español.
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280x 960 px
Medio: Digital, Página web y redes sociales
Figura 4. Publicación página web - profesores visitantes en ingles
59
Figura 5. Convocatoria Profesores Visitantes en Ingles
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280x 960 px
Medio: Digital, Página web y redes sociales
3.3.3. Convocatoria profesores UDES A-2018
La convocatoria que se abre para Profesores UDES, se realiza con el fin de
poder brindar oportunidades a los profesores de la institución, buscando así las
mismas oportunidades para todos y siempre persiguiendo el objetivo de UDES
Internacional y UDES es toda la comunidad educativa, esta convocatoria es
permanente, por este motivo se diseñó la siguiente pieza publicitaria, la cual se
publicó en las redes sociales de la Dirección como en la página web UDES.
Internacional.
60
Figura 6. Convocatoria profesores UDES A-2018
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280x 960 px
Medio: Digital, Página web y redes sociales
Figura 7. Publicación Facebook convocatoria profesores UDES A-2018
61
3.3.4. Convocatoria estudiantes UDES A-2018
La convocatoria estudiantes UDES es creada para poder brindar la
oportunidad a los estudiantes de la UDES a que realicen movilidad estudiantil a otros
países, con el objetivo de que amplíen sus conocimientos, vivan nuevas experiencias
y desarrollen mayores capacidades tanto en el ámbito profesional como personal, se
diseñó la siguiente pieza publicitaria.
Figura 8. Convocatoria estudiantes UDES A-2018
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280x 960 px
Medio: Digital, Página web y redes sociales
Figura 9. Publicación Instagram convocatoria estudiantes UDES A-2018
62
3.3.5. Convocatoria estudiantes visitantes A-2018
Esta convocatoria se oferta para estudiantes nacionales y extranjeros que
desean realizar movilidad académica a cualquiera de los campus de la UDES, está
convocatoria se oferta para permitir el intercambio de ideas y conocimiento entre los
estudiantes visitantes y los estudiantes UDES.
La pieza publicitaria para esta convocatoria se diseñó en dos versiones
español e inglés, debido a que se envía a universidades donde su lenguaje es inglés.
Figura 10. Convocatoria estudiantes visitantes A-2018
Figura 11. Convocatoria estudiantes visitantes A-2018 en ingles
63
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280x 960 px
Medio: Mailing
3.3.6. Recordatorio para la convocatoria de estudiantes visitantes
La convocatoria para estudiantes visitantes permanece abierta durante el
periodo académico. La siguiente pieza publicitaria se elaboró con el propósito de
recordar a las universidades socias que pueden postular a sus estudiantes interesados
en realizar una estancia académica en la Universidad de Santander. Se envió vía
Mailing con información sobre fechas, requisitos, modalidades de movilidad y otro
tipo de información de interés.
Figura 12. Recordatorio convocatorio estudiantes visitantes
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 600 x 800 px
Medio: Digital, vía Mailing
64
3.3.7. Concurso comparte tu experiencia
El concurso comparte tu experiencia tiene como objetivo que los estudiantes
tanto visitantes como salientes cuenten su experiencia a través de un video, en el cual
manifiesten cómo se sintieron, que los motivo, que cosas nuevas vivieron y
recordaran de la UDES y de Colombia. Las personas que participen en este concurso
tendrán la oportunidad de recibir un premio (bono de la tienda UDES).
Se diseñaron dos piezas publicitarias: una para estudiantes visitantes con
imágenes de lugares representativos de Colombia y de deportes extremos que se
pueden realizar en nuestro país, en la composición de la imagen y como figura
sobresaliente se manejó una cámara que hace representación a grabar, tomar fotos, se
manejaron los colores representativos de la bandera de Colombia.
Figura 13. Concurso comparte tu experiencia estudiante UDES
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 600 x 800 px
Medio: Redes sociales, Mailing y aplicación WhatsApp
65
Figura 14. Publicación Instagram concurso comparte tu experiencia
estudiante UDES
Como pieza publicitaria para la participación de los estudiantes visitantes en
el concurso, se diseñó de la misma manera que la de estudiantes UDES pero con
lugares de los países donde provenían los estudiantes.
Figura 15. Concurso comparte tu experiencia estudiantes visitantes
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
Medio: Redes sociales, Mailing y aplicación WhatsApp
66
Figura 16. Publicación Instagram concurso comparte tu experiencia estudiantes
visitantes
3.3.8. Pieza curso Portugués
El curso de portugués es una estrategia por parte de la DRNI en alianza con
AIESEC, dirigido a los estudiantes en proceso de movilidad a países como Brasil y
Portugal de manera gratuita. Fue una alternativa interesante para las personas
interesadas en aprender este idioma; por ende, se diseñó la siguiente pieza
publicitaria para informar sobre la oportunidad de aprendizaje de este idioma.
Figura 17. Curso portugués
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
67
Medio: Redes sociales, correo electrónico y página web
Figura 18. Publicación Instagram cuso portugués
3.3.9. Día Internacional
El día internacional “Piensa Internacional, Piensa UDES”, es una estrategia
de internacionalización en casa, que tiene como objetivo brindar el espacio a las
agencias que ofertan cursos de idiomas en el extranjero para que ofrezcan
información sobre oportunidades de estudio, de igual forma la organización
AIESEC que oferta voluntariados dirigidos a jóvenes para el fortalecimiento de
habilidades sociales, de liderazgo y emprendimiento realizaron una charla sobre
liderazgo transformador y finalmente se realizaron varias actividades de índole
académico y cultural en este día.
Figura 19. Día internacional
68
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
Medio: Redes sociales, correo electrónico y página web
Figura 20. Publicación Instagram día internacional
3.3.10. Hoja de ruta estudiantes visitantes
Es un instructivo para estudiantes visitantes con el que se busca facilitar el
proceso de inscripción y admisión de los estudiantes extranjeros que llegan a
cualquiera de los campus UDES.
Figura 21. Hoja de ruta estudiantes visitantes
69
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
Medio: Mailing
3.3.11. Instructivo procedimiento estudiantes UDES
El siguiente instructivo contiene el procedimiento que los estudiantes de la
UDES deben realizar cuando deseen postularse a las convocatorias de movilidad
académica que DRNI oferta, será una guía que se encontrara a de forma sencilla y
útil, estando rápidamente en las manos de los interesados.
Figura 22. Instructivo procedimiento estudiantes UDES
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
Medio: Mailing
70
4. Difusión información vía online sobre la DRNI
4.1.Revista Internacional
La revista internacional se creó para consolidar de forma resumida
información relevante de la UDES y así poder optimizar recursos físicos y
financieros que permitieran el envío por correspondencia certificada a las
universidades extranjeras. A fin de que las mismas recibieran la información física y
la distribuyeran a sus estudiantes y cuerpo de profesores, logrando un impacto de
primera mano y de esta manera aumentar el número de movilidad académica hacia la
UDES.
En la revista se manejaron colores muy institucionales, aparte se trató de
colocar imágenes de los monumentos que se encuentran en la universidad, también
se mostraron todos los campus de la UDES en donde tienen oportunidad de realizar
movilidad, entre otros aspectos positivos.
Como resultado se obtuvo lo siguiente:
Figura 23. Portada revista internacional
71
Figura 24. Segunda página revista internacional
Figura 25. Tercera página revista internacional
72
Figura 26. Cuarta página revista internacional
Figura 27. Quinta página revista internacional
73
Figura 28. Sexta página revista internacional
Figura 29. Séptima página revista internacional
74
Figura 30. Octava página revista internacional
Figura 31. Novena página revista internacional
75
Figura 32. Decima página revista internacional
Figura 33. Undécima página revista internacional
76
Figura 34. Contraportada revista internacional
4.2.Boletín internacional
El objetivo del boletín internacional es difundir a la comunidad de la UDES
oportunidades para la formación académica avanzada el fortalecimiento de la
investigación, internacionalización a través de la divulgación de becas, subvenciones
y o convocatorias de organismos nacionales e internacionales.
La salida del boletín tendrá una frecuencia de 15 días a un mes según la
capacidad de noticias con las que se cuenten. El diseño que se quiso manejar en el
boletín internacional, fue fresco, con colores llamativos, de forma interactiva, etc.,
como resultado se obtuvo:
77
Edición # 1 Marzo 2018
Figura 35. Primera página boletín internacional edición #1 marzo 2018
Figura 36. Segunda página boletín internacional edición #1 marzo 2018
78
Figura 37. Tercera página boletín internacional edición #1 marzo 2018
Figura 38. Cuarta página boletín internacional edición #1 marzo 2018
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
Medio: Redes Sociales y Página Web
79
Figura 39. Publicación Facebook boletín internacional edición #1 marzo 2018
En el siguiente link podemos encontrar publicados las ediciones de los
boletines que se sacaron durante el periodo académico.
Link Boletín Internacional Edición Marzo 2018
http://www.udes.edu.co/internacionalizacion/eventos/item/1970-
boletin-internacional.html
Edición #2 Abril 2018
En la segunda edición al igual que en la primera se colocaron ofertas de becas
de otras entidades y países, para que los estudiantes aprovechen todas las
posibilidades que se brindan.
80
Figura 40. Primera página boletín internacional edición #2 abril 2018
Figura 41. Segunda página boletín internacional edición #2 abril 2018
81
Figura 42. Tercera página boletín internacional edición #2 abril 2018
Figura 43. Cuarta página boletín internacional edición #2 abril 2018
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
Medio: Redes Sociales y Página Web
82
Link boletín internacional edición marzo 2018
http://www.udes.edu.co/internacionalizacion/eventos/item/1970-
boletin-internacional.html
Edición #3 Mayo 2018
En mayo se realiza un evento importante para la Dirección como lo es la
semana internacional, la idea con esta edición del boletín fue aprovechar el espacio
para publicar actividades de otros programas y de igual manera las actividades a
realizar durante la semana internacional y todo el mes.
Figura 44. Primera página boletín internacional edición #3 mayo 2018
83
Figura 45. Segunda página boletín internacional edición #3 mayo 2018
Figura 46. Tercera página boletín internacional edición #3 mayo 2018
84
Figura 47. Cuarta página boletín internacional edición #3 mayo 2018
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
Medio: Redes Sociales y Página Web
Link boletín internacional edición marzo 2018
http://www.udes.edu.co/internacionalizacion/eventos/item/1970-
boletin-internacional.html
Figura 48. Publicación página web boletines internacionales
85
Figura 49. Publicación Instagram (destacados) boletines internacionales
4.3.Guía cultura estudiantes visitantes
La guía cultural para estudiantes visitantes se diseñó con el objetivo de
orientar y facilitar el proceso de adaptación de los mismos, de igual forma brindarles
información importante sobre los campus UDES y las respectivas ciudades a las que
llegaran. Tiene contenido sobre información turística, educativa y cultural,
manejando un estilo muy colorido, diferente y fácil de leer.
Figura 50. Guía cultural Figura 51. Guía cultural
86
Figura 52. Guía cultural Figura 53. Guía cultural
Figura 54. Guía cultural Figura 55. Guía cultural
87
Figura 56. Guía cultural Figura 57. Guía cultural
Figura 58. Guía cultural Figura 59. Guía cultural
88
Figura 60. Guía cultural Figura 59. Guía cultural
Figura 61. Guía cultural Figura 62. Guía cultural
89
Figura 63. Guía cultural Figura 64. Guía cultural
Figura 65. Guía cultural Figura 66. Guía cultural
90
Figura 67. Guía cultural Figura 68. Guía cultural
Figura 69. Guía cultural Figura 70. Guía cultural
91
Figura 71. Guía cultural Figura 72. Guía cultural
Figura 73. Guía cultural Figura 74. Guía cultural
92
Figura 75. Guía cultural Figura 76. Guía cultural
Figura 77. Guía cultural
La anterior guía cultural fue difundida vía Mailing debido a que es el medio
más rápido con el que se cuenta para brindar información a universidades y
estudiantes extranjeros.
93
4.4.Actualización de la página web y buen manejo de las redes sociales
Página Web
Luego de navegar por el micro-sitió con el que cuenta UDES Internacional,
ubicado en la página de la Universidad de Santander, se detectó poca actualización
en las publicaciones, contenido e información que contenía este, por los motivos
anteriormente mencionados, se comenzó a trabajar en la actualización de la mismas,
en cada uno de los componentes con la que la pagina cuenta. Primero, se realizó una
actualización de fotos e información del equipo de DRNI.
Figura 78. Actualización de información en la página web
De igual forma, se actualizó la parte que pertenece a los gestores de
internacionalización en las ciudades en las que se tiene presencia.
94
Figura 79. Actualización de información en la página web
Figura 80. Actualización de información en la página web
Figura 81. Actualización de información en la página web
Por otro lado, también se hizo algunas actualizaciones de precios e
información en la sección de curso de español para extranjeros, tanto en la versión de
español, como en la versión en inglés.
Figura 82. Actualización de información en la página web
95
Figura 83. Actualización de información en la página web
Figura 84. Actualización de información en la página web
96
Capitulo III. Acompañamiento a los eventos de la DRNI
5. Eventos
5.1.Regreso al mundo UDES B – 2017
Durante la actividad de Regreso al Mundo UDES, realizada por una
Universidad de Santander, se encontraba abierta la convocatoria de Movilidad
Estudiantil B-2017, debido a esto se aprovechó el espacio para participar en el
evento, por esto se pidieron dos carpas y en ellas los estudiantes de movilidad
decoraron de acuerdo a su país de origen, dieron una muestra gastronómica y el
equipo de DRNI aprovecho este día para dar información por medio de unos flyers
sobre las fechas de cierre de la convocatoria, en donde los estudiantes podrían
recopilar mayor información y por ende que estos no olvidaran inscribirse en ella.
Figura 85. Regreso al mundo UDES B-2017
97
En Instagram se utilizó para crear contenido por medio de los en Vivos, se
subieron fotos a el perfil con el fin de compartirlas y hacer conocer las diversas
actividades que se realizan en la UDES y la DRNI.
Figura 86. Publicación Instagram regreso al mundo UDES B-2017
Figura 87. Flyer recordatorio convocatoria movilidad estudiantil en regreso al
mundo UDES
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 600 x 600 px
Medio: Impreso, Redes Sociales
98
5.2.Regreso al mundo UDES A – 2018
Al igual que en años anteriores la Dirección de Relaciones Nacionales e
Internacionales junto a los estudiantes de movilidad para participar del evento “De
Regreso al Mundo UDES” , el cual, organiza la Universidad de Santander en cada
semestre para dar la bienvenida a sus estudiantes.
En esta oportunidad se tuvo espacio en la plazoleta de las banderas y allí se
realizó una muestra cultural de México, debido a que los estudiantes visitantes son de
este lugar y como es costumbre se preparó una muestra gastronómica y actividades.
Figura 88. Regreso al Mundo UDES A-2018
Medio: Digital, Pagina web y redes sociales
Las redes sociales se realizaron insta histories, en Vivo y se subieron fotos del
evento
99
Figura 89. Publicación Instagram - Regreso al Mundo UDES A-2018
Figura 90. Publicación Facebook - Regreso al Mundo UDES A-2018
100
5.3.Misión académica internacional
La misión tiene como objetivo compartir conocimientos en temas de áreas
administrativas y contables, buscando con ello espacios que permitan estrechar
vínculos académicos y culturales. Teniendo una visión de contexto económico,
contable y tributario, la mirada de Colombia, Chile y México.
El evento se llevó a cabo durante el mes de octubre los días 23 al 27 del año
2017, para este evento vinieron personas desde Chile, México y Bogotá, donde
participaron conferencistas con un currículo altamente positivo.
Se realizó un Brochure con toda la información de la misión, la agenda de
actividades, para que los participantes se guiaran de forma más rápida cuando se
estuviera en el evento.
El Brochure que se manejo fue el siguiente:
Figura 91. Brochure misión académica y cultura en la UDES.
101
Figura 92. Brochure misión académica y cultura en la UDES.
Figura 93. Brochure misión académica y cultura en la UDES.
102
Figura 94. Brochure misión académica y cultura en la UDES.
Figura 95. Brochure misión académica y cultura en la UDES.
103
Figura 96. Brochure misión académica y cultura en la UDES.
Figura 97. Brochure misión académica y cultura en la UDES.
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280x 960 px
Medio: Digital, Página web, Mailing
104
Se elaboró una pieza publicitaria con el fin de darle una bienvenida agradable
a los participantes del evento provenientes de la Universidad Andrés Bello de Chile y
la Universidad de Boyacá, la cual, se publicó en la pantalla led de a UDES.
Figura 98. Pieza publicitaria de bienvenida a la misión académica y cultura en la
UDES.
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280x 960 px
Medio: Pantalla Led
Finalmente, para el día del evento se solicitaron habladores que estarían
ubicados en la mesa, escarapelas para ingresar al evento y certificados con el
objetivo de tener control en la duración de este.
Figura 99. Habladores misión académica y cultural en la UDES
105
Figura 100. Certificado misión académica y cultura en la UDES
Figura 101. Escarapela misión académica y cultura en la UDES
Fuente: Elaboración propia
106
5.4.Invitación escuela de padres
La invitación tiene como objetivo reunir a los padres de familia de los
estudiantes próximos a realizar movilidad académica en cada semestre.
Este evento tiene dos momentos el primero que es la clausura del semestre
académico para los estudiantes visitantes, en esta se realiza entrega de certificados y
una cena para despedirlos. El segundo momento es la reunión con la escuela de
padres de familia de los estudiantes que realizaran movilidad académica en el A-
2018, teniendo como objetivo informarlos sobre esta experiencia, que escuchen
testimonios de estudiantes y padres de los que ya han realizado movilidad, con el fin
de hacerlos participes de las nuevas experiencias de sus hijos.
Figura 102. Invitación reunión general
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
Medio: Digital, Mailing
107
5.5. Portafolio de becas FULBRIGHT
Se organizó una jornada de socialización sobre el portafolio de becas y
oportunidades de financiamiento de FULBRIGTH, para fortalecer la formación
avanzada e investigación. Durante la socialización se dieron a conocer los requisitos,
procesos de aplicación y beneficios que se obtienen.
Para el registro de los participantes se creó un formulario de inscripción para
la recolección de datos e identificar el número personas interesadas en asistir.
Link registro para el evento
https://docs.google.com/forms/d/1kxlvdseN0HOlRHhJ9QPiMitlCovC7G
QKmV1me2G42ak/viewform?ts=5a9ea95f&edit_requested=true
Figura 103. Portafolio becas FULBRIGHT 2018
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
Medio: Pantalla led, página web, redes sociales
108
Figura 104. Publicación portafolio becas FULBRIGHT 2018 en Facebook
5.6.Jornada de sensibilización y divulgación programa Horizonte 2020
La jornada de sensibilización y divulgación tiene como objetivo capacitar a
docentes investigadores sobre el programa de la comisión europea denominado
Horizonte 2020 para socializar los retos sociales propuestos y las convocatorias
disponibles para la investigación y la innovación, fomentando la participación en
espacios internacionales de los investigadores y docente de la UDES, de la misma
forma apalancar recursos externos para financiar proyectos estratégicos de interés
institucional.
El evento tuvo gran acogida por la comunidad académica, aproximadamente
un 90% especialmente por profesores. Se diseñó la siguiente pieza publicitaria para
la divulgación de la jornada.
109
Figura 105. Programa Horizonte 2020
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
Medio: Página web, redes sociales, pantalla led, Mailing
Con el fin de brindar mayor información a los participantes se diseñó una
guía, en la cual podrían la agenda de actividades dispuestas para la jornada y mayor
información sobre este.
Al igual, que en eventos anteriormente organizados se creó un registro de
inscripción para la asistencia de las personas a este evento.
Figura 106. Guía programa Horizonte 2020
110
Figura 107. Guía programa Horizonte 2020
Figura 108. Guía programa Horizonte 2020
Fuente: Elaboración propia
Medidas: Tamaño Carta
Medio: Mailing, página web
111
Link registro para el evento
https://docs.google.com/forms/d/1BflWNYCFae6-
0gYE_GLwqxuukITl5nFgE2lCeX68hZs/viewform?ts=5a9ebca3&edit_requeste
d=true
5.7.Conference Master`s Degree in Entrepreneurship, Venture Capital
and Private Equity
Al firmarse el convenio de doble titulación entre la Universidad de Santander
y La Universidad Internacional de Cataluña (UIC), se genera la oportunidad de que
los estudiantes del programa de Administración Financiera de la UDES puedan
acceder al Master de emprendimiento, capital de riesgo y capital per cápita que
oferta la UIC y como resultado lograr una doble titulación. Posterior a la firma del
convenio se dio espacio a la presentación del master para incentivar la cooperación y
explicar los beneficios del convenio en mención para la comunidad académica de la
UDES. A continuación se presentara la pieza publicitaria que se elaboró para
difundir la información, esta pieza contenía el nombre del master, seguido de los
datos del conferencista quien daría la charla, finalmente con los datos de fecha, lugar
y hora del evento.
112
Figura 109. Pieza publicitaria conferencia por UIC
Link registro para el evento
https://docs.google.com/forms/d/e/1FAIpQLSew9BfE74duor4iSyNwNanhhthRKU
hujBOBzeOakvePDqGfOg/viewform
5.8.Semana Internacional
La semana internacional tiene como objetivo Contribuir al desarrollo de
competencias interculturales de la comunidad académica de la Universidad de
Santander, fomentando la participación en espacios de relacionamiento multilingües,
con diversidad cultural, de carácter internacional.
Esta se llevó a cabo del 7 al 11 de mayo de 2018, en diferentes puntos del
campus lagos del cacique, para este evento se realizaron diferentes piezas
113
publicitarias para promocionar el evento en general y sub eventos que se despliegan
del como recorrido por el museo Guane, cine club Brasil y Francés.
La pieza publicitaria que se realizó para promocionar el evento en general fue
la siguiente:
Figura 110. Pieza publicitaria semana internacional
También, se diseñó una pieza con la agenda para este evento, utilizando
medios como las redes sociales, correo electrónico y la página web para su difusión.
Figura 111. Agenda semana internacional
114
De igual forma, para la difusión de algunas actividades que se realizarían
durante la semana internacional se diseñaron piezas publicitarias utilizando el mismo
concepto de la publicidad principal para mantener una unidad.
Figura 112. Publicidad cine club Brasil
Figura 113. Publicidad cine club Francés
115
Para las películas que se proyectarían los días de cine club se elaboró
publicidad con la sinopsis de cada película, con el propósito que los asistentes a la
actividad tuvieran una idea de que se trataba, debido a que no son películas
comerciales.
Figura 114. Publicidad película club Francés
Figura 115. Publicidad Película Club Francés
116
Otra de las actividades organizadas por la DRNI y que se llevaron a cabo
durante la semana internacional fue el recorrido por el museo Guane y el campus de
lagos del cacique, en la cual estaban invitados estudiantes extranjeros de otras
universidades y por los estudiantes de movilidad de la UDES, la pieza publicitaria
que se diseño fue la siguiente:
Figura 116. Foto estudiantes que participaron en el recorrido por el museo Guane
Figura 117. Publicidad recorrido por museo Guane
117
Con el objetivo de fomentar la participación de los asistentes en los eventos,
se creó un pasaporte, el cual se sellaba por la participan en la cada actividad, para
que cada persona tuviera una identificación y además se quedara con algún recuerdo
de la semana internacional.
Figura 118. Primera hoja pasaporte Figura 119. Segunda hoja pasaporte
Figura 120. Tercera hoja pasaporte Figura 121. Cuarta hoja pasaporte
118
Figura 122. Quinta hoja pasaporte Figura 123. Sexta hoja pasaporte
Figura 124. Séptima hoja pasaporte Figura 125. Octava hoja pasaporte
119
5.9.Invitación despedida estudiantes visitantes A-2018
Con el objetivo de brindarles una despedida a los estudiantes visitantes
durante el periodo A- 2018, se organizó un evento que tenía como lugar el auditorio
mayor para que compartieran sus experiencias, comentaran los aspectos buenos,
malos y por mejorar tanto de la UDES como de la Dirección, se creó un espacio para
un compartir y mostrar un ritmo muy especial para los bumangueses como lo es el
vallenato.
Se realizó la publicidad para que ellos se prepararan y sacaran tiempo para
asistir pues era de vital importancia que participaran en su despedida, un evento
organizado con mucho corazón para ellos.
Asimismo se actualizo la encuesta de percepción para estudiantes visitantes,
la cual se encuentra en el micro sitio UDES Internacional, con el fin de valorar las
experiencias obtenidas tanto culturalmente como académicamente en la ciudad de
Bucaramanga especialmente en la UDES.
Figura 126. Invitación despedida de estudiantes visitantes
120
Figura 127. Foto evento despedida estudiantes visitantes
Figura 128. Encuesta percepción para estudiantes visitantes
121
Capitulo IV. Puesta en marcha de las estrategias de comunicación
efectiva para la promoción de los servicios que ofrece la DRNI
6. Implementación de estrategias de comunicación efectivas
6.1.Uso de aplicaciones móviles
La tendencia de usar aplicaciones móviles hoy en día es cada vez mayor,
debido a que facilita el contacto con los demás y la búsqueda de información de
interés en cualquier momento dejando a un lado la distancia.
Por este motivo y teniendo conocimiento que la mayoría del público es joven,
la Dirección de Relaciones Nacionales e Internacionales hace uso de aplicaciones
como Instagram, Twitter, Facebook para poder tener mayor contacto con la
comunidad académica de la UDES y de esta forma se comparta información,
experiencias, noticias u oportunidades desde cada una de sus redes.
La forma ideal sería poder unir las tres redes sociales (Facebook, Instagram,
Twitter) con las que cuenta la DRNI, buscando no solo publicar información de tipo
educativa e informativa, si no también ser más frescos contando las acciones que se
realizan desde la Dirección, también ser un espacio para interactuar con fotos de
salidas con los estudiantes de movilidad u otras actividades, compartir frases
motivadores, lo ideal sería hacer que las redes sean dinámicas, teniendo cuidado de
no saturar a los seguidores con tanto bombardeo de información. En las siguientes
fotos se podrá evidenciar el manejo que se ha venido manejando en redes sociales en
los últimos meses:
122
Figura 129. Publicaciones en Instagram Figura 130. Publicaciones en Instagram
Como se manejó Instagram se hizo en las otras redes sociales se trata de
publicar el mismo contenido, con el objetivo de mantener una secuencia de la
información, logrando llegar por todos los medios posibles, claramente hay
plataformas como twitter que son más noticiosas y por ende se hace un uso mayor
con ese tipo de información.
A continuación se presentan lo links de cada una de las redes sociales con las
que cuenta la DRNI.
Link Instagram
https://www.instagram.com/udesinternacional/
123
Link Facebook
https://www.facebook.com/Relaciones-Internacionales-UDES-
455919124593172/
Link Twitter
https://twitter.com/UDESInternal?s=08
Otra aplicación de la cual se hizo uso fue WhatsApp, en la cual se crearon dos
grupos, uno con estudiantes visitantes y otro con estudiantes salientes en el periodo
A 2018, se crearon para poder tener una comunicación más directa y rápida.
En estos grupos se enviaba información de interés, se entablaban
conversaciones pertinentes a como ha sido la adaptación en otro país, fotos de sus
experiencias o cualquier tipo de situaciones que hubieran podido surgir durante el
tiempo en el que hicieron su movilidad académica.
Figura 131. Grupos en aplicación WhatsApp
124
6.2.Charlas focalizadas por grupos de interés
6.2.1. Invitación charla convocatoria estudiantes UDES A-
2018
La invitación se diseñó para enviarlas a los mejores estudiantes de la
universidad, con la finalidad de poder tener un espacio con estas personas para
informar sobre el procedimiento, proceso e inquietudes que estas tengan sobre
movilidad estudiantil y por supuesto la convocatoria que se abre cada semestre.
Se decide realizar charlas focalizadas porque para la participación de becas se
debe cumplir con ciertos requisitos, los cuales van sumando puntos, es decir,
personas que pertenezcan a semilleros de investigación o tengan un promedio alto,
son las más interesadas en este tipo de temas y las más probables a conseguir becas,
por ende no desistan del proceso de movilidad.
Figura 132. Invitación charla convocatoria estudiantes UDES A-2018
Fuente: Elaboración propia
Medidas: 1280 x 960 px
Medio: Mailing
125
6.3.Mailing
Para la DRNI es de gran importancia la utilización del Mailing (correo
electrónico), dado que es el principal medio de comunicación con las universidades y
estudiantes internacionales, de igual forma como comunicación masiva con la
comunidad académica de la Universidad de Santander-UDES.
Se hace uso de este para enviar información de convocatorias, cartas de
solicitud, difusión de diferentes eventos, solucionar o responder a circunstancias que
se presenten, entre otras actividades.
A continuación se presentan algunos ejemplos de Mailing que se envían
desde el correo de la coordinadora de movilidad o desde un correo Gmail que se creó
como una cuenta de apoyo para la difusión de información.
Figura 133. Mailing difusión de convocatoria estudiantes visitantes
126
Figura 134. Mailing difusión de convocatoria estudiantes visitantes
Figura 135. Mailing difusión Semana Internacional
127
Figura 136. Mailing difusión presentación Horizonte 2020
6.4.Fortalecimiento de Alianzas
Figura 137. Foto presencia de agencias en eventos
La Dirección de Relaciones Nacionales e Internacionales trabaja diariamente
en el fortalecimiento de alianzas, buscando mayores y mejores beneficios para la
128
comunidad académica de la UDES, con el objetivo de visibilizar la DRNI y
posicionar la impronta UDES Internacional.
Se tienen alianzas estratégicas con la alianza francesa, quienes hacen apoyo
en actividades como el cine club realizado en la semana internacional y otras
actividades. También, alianzas con agencias que brindan oportunidades de estudios
en el extranjero como por ejemplo Be Global, Australia Option, Babel Studies, entre
otras, las cuales, cuentan con espacios en actividades realizadas por la universidad
(regreso al mundo UDES, Semana Internacional, etc.) o por la DRNI, para que se
den a conocer y difundan toda la información y así se obtienen descuentos para los
estudiantes de la UDES, además de un apoyo en su proceso.
Se tienen también alianzas con AIESEC para realizar conferencias,
voluntariados y actividades que promuevan la movilidad académica, Fulbrigth,
Universidades de la región y finalmente con Pearson quienes brindan un apoyo al
fortalecimiento de la estrategia de bilingüismo en la universidad.
Capitulo V. Evaluación de la efectividad de las estrategias propuestas a
través de las estadísticas arrojadas por las redes sociales.
7. Evaluación de la Efectividad de las Estrategias
7.1.Estadísticas arrojadas por las redes sociales de la DRNI
En las redes sociales en general se puedo evidenciar un crecimiento del 80%
sobre todo en la red social Instagram permitiendo que la divulgación de la
información fomentara la participación de la comunidad académica, también se pudo
tener evidencias en los eventos realizados pues la demanda aumentaba en cada uno
de los eventos organizados, en conclusión se puede decir que las estrategias
129
implementadas tanto vía digital como presencial tuvieron resultados positivos y de
gran avance para el crecimiento de la DRNI.
Esta fue la red social con mayor aumento, se puede evidenciar que muchas de
las publicaciones que se realizaron tuvieron buena visualización por los me gustas
evidenciados en ellas, además cuando se hacía uso de los instastories herramienta de
Instagram que permite contar historias en tiempo real tenía gran acogida notándose
en la participación y las personas que sacaban tiempo en conectarse con nosotros, en
los últimos 4 meses más de 100 personas comenzaron a seguir a la DRNI.
Instagram fue la aplicación la cual se hizo más uso, publicando información
de interés e interactuando con los seguidores, debido a que es una aplicación que en
la actualidad es de gran importancia.
Figura 138. Instagram UDES Internacional
Figura 139. Instagram UDES Internacional
130
En las anteriores figuras, se puede evidenciar como se ha adquirido
seguidores en los últimos días y así sucesivamente en los últimos meses.
En Facebook se presentó un problema de administración, por ende hubo un
tiempo que no se pudo hacer uso de este, por este motivo se dejó de producir tráfico
en esta plataforma, después de recuperar la cuenta, cualquier información que se
deseaba brindar también era publicada en este medio como en los otros con los que
cuenta la DRNI.
Facebook tuvo un crecimiento del 40%, no creció mucho primero por
problemas anteriormente mencionados y aparte porque no todas las personas
conocían de esta por el stop en el que permaneció, de igual forma cuando se
comenzó a manejar la información tenia gran acogida.
Figura 140. Facebook UDES Internacional
131
Se puede observar también el aumento de seguidores en esta red social desde
que comenzó el periodo académico A 2018
Figura 141. Facebook UDES Internacional
7.2.Evaluación de los eventos organizados por la DRNI
Los eventos organizados por la DRNI en los últimos meses tuvieron más
fuerza haciendo que la comunidad académica participara en ellos, hay una cosa que
se tiene que tener clara y es el nivel de compromiso que no todas las personas tienen
por hacer parte de cada una de las actividades que se realizan en la Universidad de
Santander.
Eventos como conferencias, días especiales, semana internacional, entre otros
podemos decir que en un 75% fue la participación para estos, por lo que estamos
seguros es porque en la mayoría de los eventos se pasaba lista de asistencia, las
cuales constatamos que las personas se sentían interesadas por ellos y por ende
asistían.
A continuación se podrán observar algunas fotografías obtenidas en diferentes
eventos, para la evidencia de la participación de las personas.
132
Figura 142. Semana Internacional
Figura 143. Semana Internacional
Figura 144.Conferencia a cargo de la UIC
133
Figura 145. Regreso al mundo UDES
Figura 146. Socialización de Becas Fullbright
Figura 147. Misión académica y cultural
134
Figura 148. Divulgación Horizonte 2020
8. Conclusiones
- El desarrollo de estrategias de comunicación implementadas para ofrecer
los servicios de la DRNI fueron de gran ayuda para lograr aumentar la participación
y la comunicación efectiva tanto de la comunidad académica de la UDES, como por
parte de Universidades internacionales o estudiantes visitantes, con el apoyo de las
diferentes tácticas promocionales (Mailing, manejo de redes sociales, comunicación
online y offline, eventos promocionales) utilizadas durante la práctica se pudo
evidenciar la efectividad de estas en cada momento que se ejecutaban.
- El análisis situacional que se aplicó a la DRNI, a través de una matriz
DOFA, permitió ver el contexto actual de la dirección logrando valorar aspectos del
funcionamiento interno y de igual forma aspectos externos que influyen en la misma,
proporcionando unos resultados para proseguir con la planificación de estrategias. Se
pudo evidenciar que el trabajo que realiza la DRNI es de gran importancia para la
comunidad académica, los aspectos por son la comunicación y los canales por lo que
135
se difunde esta y aumentar los beneficios ofertados para los mismos, permitiendo
utilizar diferentes tácticas para la solución de lo anteriormente mencionado.
- El análisis de los hábitos de consumo en internet del público objetivo de la
DRNI, nos permitió identificar que nos encontramos en una era digital donde la
mayoría de las personas permanecen más de 10 horas en internet, revisando redes
sociales, buscando información, entre otras opciones, por ende pudimos saber cómo
difundir la información por medio digitales y en qué momentos eran los más
adecuados, es decir el análisis realizado ayudo a la toma de decisiones en las
estrategias de comunicación online creadas por la DRNI.
- El diseño de estrategias de comunicación online para cada una de las
actividades y servicios de la DRNI, se llevaron a cabo a través de la publicidad
realizada en los diferentes medios con los que cuenta la DRNI, los cuales captaron
audiencia en un 70% con la creación de contenidos interesantes y relevantes para el
público objetivo, haciendo un intercambiando de información no solo educativa si no
de experiencias con el objetivo de generar mayor posicionamiento. De igual forma la
organización y el acompañamiento en eventos fue notoriamente representativo para
cada uno de ellos, debido al aumento en la participación por el público, gracias a la
combinación de esfuerzos entre estrategias online y estrategas offline implementadas
para el éxito de la impronta UDES Internacional.
- La implementación de las estrategias de comunicación fueron de gran
efectividad, debido al empleo positivo de las redes sociales, página Web y medios
offline, creando contenidos interactivos, permitiendo salir del esquema tradicional el
cual es informativo haciendo una promoción positiva de lo que es la DRNI y lo que
con ella conlleva permitiendo el cumplimiento de los objetivos establecidos.
136
- La información enviada vía Mailing fue de gran importancia y efectividad,
dado que se permitió mantener el contacto con universidades y estudiantes
extranjeros, hacerles llegar noticias y novedades tanto a la comunidad académica
UDES como a las exteriores, al igual que mantener la impronta UDES Internacional
en su top of mind para mantener recordando las líneas de acción y la convocatoria
abierta, entre otros aspectos. El servicio de la DRNI que obtuvo mayor promoción
fue la convocatoria tanta de estudiantes salientes como para estudiantes visitantes
porque se hacía énfasis y recordación en cada ocasión, además para estudiantes
visitantes se hicieron guías, diversa publicidad para enviar las cuales siempre eran
con el mismo objetivo de recibir diferentes estudiantes de todo el mundo.
- La efectividad de las estrategias desarrolladas en la DRNI, se evaluaron por
medio de dos formas, primero por las estadísticas arrojadas por los medios online
(Facebook y Instagram) en los cuales los seguidores aumentaron en un 80%, la
interacción que hubo en cada una de las publicaciones realizadas fue de gran interés,
al igual que el aumento de las visitas y me gustas de los mismos. En segunda
instancia se evaluaron las estrategias por medio de la participación de la comunidad
académica de la UDES en los diferentes eventos organizados por la DRNI debido al
aumento en un 60%, por consiguiente la efectividad de estos se pudo ver relejado en
la cantidad de personas que formaban parte de cada uno de ellos, teniendo constancia
en listas de asistencias que se llenaban en cada uno. Las estrategias con sus
respectivas tácticas ejecutadas dieron un paso grande a que la DRNI siga
consolidándose, llegando a ser la preferida y la mejor en la ciudad de Bucaramanga.
En conclusión el posicionamiento de la DRNI y de la impronta UDES
Internacional mejoro en un 30% respecto a semestres anteriores tanto a nivel local, a
nivel nacional e internacional este mejoro en un 20%, gracias a las diversas
137
estrategias implementadas para el reconocimiento y difusión de información de esta,
al igual es un proceso que lleva tiempo pero que si sigue trabajando fuertemente
como se ha venido haciendo, se lograra aumentar el porcentaje anteriormente dado.
9. Recomendaciones
- Se recomienda seguir manejando estrategias interesantes e interactivas
impulsar el interés por parte de la comunidad académica a hacer uso de sus servicios,
de tal manera, que desde un principio conozcan la dirección.
- También, se recomienda que la realización de los eventos tenga una
dinámica más entretenida, es decir, no simplemente charlas si no que se busque la
forma más innovadora para transmitir el mensaje deseado pero sin necesidad de
cansar al consumidor, hablando de uno de los eventos más grandes que tiene la
Dirección como lo es la Semana Internacional, se recomienda que para su
realización se unan esfuerzos trabajando en su creación, además se reduzca el tiempo
de duración, se aconseja la búsqueda de temas que generen gran interés por el
público al que se quiere llegar.
- Es importante seguir haciendo buen uso de las redes sociales, que no se
vuelva solamente informativo si no que se pueda forjar un contacto más emotivo y
directo con las personas que siguen las diferentes cuentas, unificar todas las
plataformas digitales con las que cuenta la DRNI sería muy beneficioso, brindando la
mayor y mejor información de manera didáctica, divertida y clara, esto ayudara a que
este encuentre un valor agregado en las publicaciones ocasionando un mayor tiempo
dedicado a la visita del micro sitio como de las redes sociales.
- Para el boletín internacional es primordial seguir sacando ediciones, con un
intervalo de tiempo ente 15 días a un mes, por motivos de retroalimentación de
noticias y beneficios para la comunidad de la UDES.
138
9. Referencias
Universidad de Santander. (s.f). Universidad de Santander: La universidad.
Recuperado de http://www.udes.edu.co/la-universidad/informacion-
institucional.html
Universidad de Santander. (s.f). Universidad de Santander: Convenios.
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udes/774-programas-de-movilidad.html
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'millennials', una población marcada por la tecnología. Recuperado de
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Universidad de la Sabana. (2014). Universa Colombia: Informe sobre el
consumo de Internet de los adolescentes en Colombia. Recuperado de
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consumo-internet-adolescentes-colombia.html
Centro de escritura Javeriano, “Normas APA”, Sexta Edición
