36 Facto Magazine nummer 7/8 juli/augustus 2011

werk voor werknemers. Lagere CO » 2-uitstoot door minder en schonere reiskilometers.Imagoverbetering door het verbete- »ren van de werksituatie voor mede-werkers en aandacht voor het milieu.

Het invoeren van ‘Slim werken, slim reizen’ is voor de facility manager een geschikt middel om facilitaire kosten te verlagen, de invoering van Het Nieuwe Werken te bevorderen en bij te dragen aan het realiseren van milieudoelstellingen.

De vraag is echter: hoe identificeer en implementeer je nu de verbeter- en be-sparingsmogelijkheden? Daar is het

Slimmer werken, slimmer reizen

Duurzaamheid, kostenbesparing en plaats- en tijdonafhankelijk werken zijn actuele thema’s voor facility management. Ze komen alle drie samen in het onderwerp ‘slim omgaan met mobiliteit’ zodat minder, schonere en productievere reiskilometers worden gemaakt. ANTOINETTE VRIEND EN WIM VRIEND *

Het reduceren van de facilitaire kosten, het faciliteren van Het Nieuwe Werken en het realise-

ren van milieudoelstellingen. Het zijn belangrijke ontwikkelingen op het faci-litaire vakgebied en daarmee voor de facility manager, zo blijkt uit recent trendonderzoek door FMN.‘Slim werken, slim reizen’ is geschikt als instrument om deze ontwikkelin-gen om te zetten in winst voor de orga-nisatie. Dit artikel legt uit wat ‘Slim werken, slim reizen’ is en hoe dit kan worden toegepast.

Wat is ‘Slim werken, slim reizen’?

Bij het toepassen van ‘Slim werken’, ofwel ‘Het Nieuwe Werken’, liggen de tijd waarop en de plaats waar wordt gewerkt niet vast: afhankelijk van de situatie en het werk dat iemand wil gaan doen kan die persoon dat zelf be-palen. Tegenwoordig is het makkelijk om (deels) vanuit huis of onderweg in het openbaar vervoer te werken en zo de file te omzeilen of reistijd te vermij-den. Middelen als telefoon- en video-conferencing, chat en e-mail zorgen daarbij voor een goede bereikbaarheid voor collega’s en klanten.

Bij ‘Slim reizen’ wordt gekeken hoe medewerkers efficiënter, minder of ‘groener’ kunnen reizen en tot welke besparingen op auto- en parkeerkosten dat kan leiden. Denk hierbij bijvoor-beeld aan het beschikbaar stellen van fiets- of OV-vergoedingen of het ge-bruikmaken van een combinatie OV en fiets of huurauto.

Door de combinatie van ‘Slim werken, slim reizen’ worden de mogelijkheden voor de werkgever en werknemer om minder, schonere en productievere reis-kilometers te maken alleen nog maar groter.

In de praktijk zijn door het slimmer organiseren van werken en reizen mooie resultaten geboekt. Enkele voorbeelden:

Besparingen (tot 25 procent) op de »gemiddelde mobiliteitskosten per medewerker van € 8.000,- per jaar. Productiviteitsverhoging (tot 20 » procent). Verbetering aantrekkelijkheid werk- »gever door een betere balans privé en

mobiliteit

Het Sustainable Mobility Model.

37Facto Magazine nummer 7/8 juli/augustus 2011

het vaststellen van mogelijke verbeter-punten en kostenbesparingen.

De feiten per profiel kunnen worden vergeleken met organisatiedoelstellin-gen en benchmarks. Zo kan blijken dat de bereikbaarheid van de locaties voor fietsers en voor mensen die ge-bruikmaken van het openbaar vervoer slecht is, dat het aantal parkeerplaat-sen niet voldoende is, dat door deel-tijdwerk de bezettingsgraad van de werkplekken laag is, dat medewerkers niet wordt toegestaan werktijden en privéverplichtingen beter op elkaar af te stemmen, et cetera.

Om de verschillende mogelijkheden te kunnen waarderen en te prioriteren moeten de effecten ervan kunnen worden gemeten. Dit is mogelijk op verschillende niveaus zoals kosten en productiviteit (kostenverlaging); werknemerstevredenheid en imago (HNW); CO2-uitstoot (milieu), reiskilometers (milieu).

Mogelijke maatregelen op het gebied van bereikbaarheid zijn:

In overleg met gemeente, provincie »of andere bedrijven de toegankelijk-heid van een bedrijvengebied voor diverse vervoermiddelen vergroten. Pendeldienst instellen tussen een »OV-punt (bijvoorbeeld een NS-station) en organisatie of bedrijvenpark. Parkeer- en reiskostenbeleid » optimaliseren.Verhuizen, huren flexibele » kantoorruimte.

Sustainable Mobility Model een han-dig hulpmiddel voor. Dit model helpt de facility manager het gehele traject te doorlopen aan de hand van de volgen-de vier fasen.

Fase 1. Het mobiliteitsprofielAlles begint bij een inventarisatie van de huidige situatie in de vorm van het opstellen van een mobiliteitsprofiel. In dat profiel worden drie onderdelen na-der beschreven: bereikbaarheid, werken en reizen.

a. BereikbaarheidHet bereikbaarheidsprofiel geeft per vestiging een beeld van de bereikbaar-heid van een organisatie voor klanten, medewerkers en leveranciers. Dit be-treft zowel de externe omgeving (bus, openbaar vervoer, wegennet) als de in-terne omgeving (parkeerbeleid, aantal parkeerplaatsen, etc.).

Enkele kenmerken van bereikbaarheid zijn:

De afstand woon-werkverkeer in » kilometers. De herkomst van medewerkers aan »de hand van postcodegegevens. De gemiddelde reistijd in minuten. » De parkeergelegenheden. » De ontsluiting van een locatie / »gebied door openbaar vervoer.

b. WerkenHet mobiliteitsprofiel ‘werken’ bevat afspraken en feiten (aantallen, kosten) over waar en wanneer wordt gewerkt. Hieronder valt tevens de wijze van aansturing (op aanwezigheid of op output) en de beschikbaarheid van moderne ICT-hulpmiddelen die flexi-bel werken mogelijk maken zoals mo-biel internet, cloud computing, mobiele toegang tot systemen.

Voorbeelden van kenmerken zijn: Geen flexibele werktijden. »Aansturing op basis van aanwezigheid. » Een werkplek kost gemiddeld 8.500 »euro per jaar.De werkplekbezetting varieert tussen »55 en 65 procent. Medewerkers beschikken over een »online agenda-, e-mail en conferen-tiesysteem. Er is geen voorziening voor » thuiswerken.

c. ReizenHet mobiliteitsprofiel ‘reizen’ bevat een omschrijving van de belangrijkste fei-ten over het woon-werkverkeer, zakelij-ke reizen en eventuele dienstverplaat-singen in de organisatie. Hierbij komen de wijze van vervoer (gebruik van privéauto, auto van de zaak, open-baar vervoer, fiets) en de aanwezige voorzieningen en de kosten aan de orde.Voorbeelden van kenmerken zijn:

14 procent van de medewerkers »maakt voor het woon-werkverkeer gebruik van de fiets, 50 procent van de auto, 30 procent van het open-baar vervoer en 16 procent maakt gebruik van andere vervoermiddelen.Er is geen bewaakte fietsenstalling bij »de vestiging aanwezig. Carpooling wordt binnen de organi- »satie niet gestimuleerd.

Om de inventarisatie compleet te maken wordt tevens het zogenaamde ‘toetsingskader’ beschreven. Dit be-staat uit de wet- en regelgeving, vrijwillige afspraken en voorschriften (gemeentelijke milieuconvenanten, cao-bepalingen, onkosten- en reisver-goedingen, fietsplan, parkeerbeleid etc.) die van invloed zijn op het mobi-liteitsprofiel. Het toetsingskader bepaalt in de volgende fasen welke mogelijke verbeter- en besparingsmo-gelijkheden acceptabel zijn of niet.

Fase 2. Focus op maatrege-len per mobiliteitsaspect

Fase 2 leidt per mobiliteitsaspect (bereikbaarheid, werken en reizen) tot »

mobiliteit

38 Facto Magazine nummer 7/8 juli/augustus 2011

medewerker niet naar kantoor. Thuis of onderweg naar huis of een ander za-kelijk contact wordt via internet gerap-porteerd.E-mail, chat, bellen en videoconferen-cing zijn nu eveneens mogelijk vanuit huis of onderweg. Bereikbaarheid en beschikbaarheid zijn met diverse soft-ware of via cloud computing geregeld. Reactietijden en efficiency van com-municatie (geen oeverloze overleggen meer!) verbeteren sterk.Effecten zijn: (verdere) verlaging huis-vestings-, auto- en reiskosten; hogere productiviteit; betere balans privé-werk; aantrekkelijker werkgever; lagere uitstoot van CO2.

Voordelen zijn uit te breiden, zoals: naast het vervoer per auto en per »trein/bus/metro ook fietsen en scoo-ters (al dan niet in poolvorm) inzet-ten. NS Business Cards of Mobility Mixx- »cards aanbieden. Social media-toepassingen beschik- »baar stellen via een bedrijfsnetwerk. Mobiliteitsbudgetten beschikbaar »stellen zodat medewerkers het ge-bruik van vervoer en hulpmiddelen kunnen afstemmen op hun specifie-ke situatie.

De voorbeelden tonen dat het combi-neren van maatregelen grotere voorde-len kan opleveren dan de som der delen.

Fase 4. Implementatie De keuze van maatregelen raakt in de regel de meerderheid van de medewer-kers. Betrokkenheid van andere afde-lingen (waaronder personeelszaken, financiën, ICT maar ook marketing/communicatie), medewerkers en on-dernemingsraad in fase 1 tot en met 3 is dan ook noodzakelijk voor een suc-cesvolle keuze en invoering van de ver-anderingen.Door het jaarlijks toetsen van het mo-biliteitsprofiel zorgt de facility manager ervoor dat de organisatie optimaal ‘slim werkt en slim reist’. ‹‹

Mogelijke maatregelen op het gebied van werken zijn:

Optimaliseren van externe toegan- »kelijkheid van (delen van) het be-drijfsnetwerk, het faciliteren van kennisdeling en communicatiemo-gelijkheden door het invoeren van social media.Verstrekken van een budget voor »technische hulpmiddelen (desktop, laptop, mobiel internet, thuiswerk-plek e.d.). Invoering sturing op output en in- »stellen thuiswerkbeleid. Uitbreiden flexibele werktijden en »invoeren avondmaaltijden in het be-drijfsrestaurant.

Mogelijke maatregelen op het gebied van reizen zijn:

Vervangen van de huidige fietsrege- »ling door een fietsvergoeding om het gebruik van de fiets te stimuleren. Vergroenen van de leaseautoregeling. » Voor zakelijke reizen gebruikmaken »

van combimogelijkheden tussen openbaar vervoer en vervoer ter plaatse (bijvoorbeeld huurauto).

In de praktijk worden voor elke maat-regel de effecten vastgesteld. Hieruit kan blijken dat een maatregel bijdraagt aan verschillende doelstellingen.Het is tevens mogelijk dat combinaties van maatregelen vanuit de verschillen-de mobiliteitsaspecten additionele

voordelen bieden. Dit wordt onder-zocht in fase 3.

Fase 3. Integrale focusNaast de behoefte of noodzaak om op een individueel aspect maatregelen te nemen (fase 2) kan het combineren van maatregelen additionele voordelen bieden. Ter verduidelijking volgen en-kele praktijkvoorbeelden.

Voorbeeld 1Doel is het verminderen van zakelijke reistijd (resultaat: hogere productivi-teit).Als maatregel zijn de mogelijkheden tot videoconferencing verbeterd en zijn afspraken gemaakt over het doel van een zakelijke afspraak en het bijpassen-de communicatiemiddel (e-mail, chat, bellen, videoconferencing, fysiek be-zoek). Ook worden de afspraken ‘bui-ten de deur’ beter op elkaar afgestemd. Om het reizen met openbaar vervoer praktischer te maken wordt gebruikge-

maakt van combimogelijkheden trein/huurauto. Voor de ontvangst van klan-ten wordt zo nodig gebruikgemaakt van flexibele kantoorruimte bij stati-ons of in bepaalde steden. Effecten zijn: minder reistijd, hogere productiviteit, lagere autokosten, min-der uitstoot van CO2.

Voorbeeld 2Om de reistijden voor de medewerkers uit voorbeeld 1 verder te verminderen wordt besloten om thuiswerken te faci-literen (resultaat: hogere productiviteit en stijgende werknemerstevredenheid).Een eerste maatregel is het regelen van laptops met mobiele internetverbin-ding. Verder worden afspraken ge-maakt over de planning en vorm van gezamenlijke overleggen, de bereik-baarheid van medewerkers en werk-doelstellingen.Hierdoor wordt het mogelijk om het aantal werkplekken op kantoor terug te dringen. Ook het aantal benodigde parkeerplaatsen neemt af. Voor het uitwerken van klantbezoeken hoeft de

Quickscan

Voor het vaststellen van het mobili-teitsprofiel zijn diverse quick scans ontwikkeld. De scans verschillen met name in diepgang (praktisch nut), het gebruikersgemak (tijdbesteding en eenduidigheid onderzoek) en de be-schikbaarheid van een benchmark (profielvergelijking).

Meer informatie: www.mobiliteitsscan.com

* Antoinette Vriend is directeur van Omnifocus

Best Practice Solutions (www.omnifocus.nl).

Wim Vriend is directeur van Vriend Business

Solutions (www.vriend.eu).

Alles begint bij een inventarisatie van de huidige situatie

mobiliteit