15.05.2014 Wat mag en mag niet in de leeszaal van het archief?

Marie Juliette Marinus

Privacy, auteursrechten, openbaarheid van bestuur, …

Bepalende factoren?

beslissing

aanvrager

Archief-document

gebruik

Soort Regels

Privé archieven De archiefvormer beslist autonoom

Bestuursinstanties onder Vlaamse bevoegdheid

Decreet openbaarheid van bestuur

Archiefreeksen onder federale bevoegdheid

Archiefwet + desbetreffende KB’s

Foto’s of films van herkenbare personen Portretrecht

Persoonlijke informatie Privacywetgeving

Oorsprong en inhoud van het archiefdocument

Artikel 32 Grondwet

Ieder heeft het recht elk bestuursdocument te raadplegen en er een afschrift van te krijgen, behoudens in de gevallen en onder de voorwaarden bepaald door de wet, het decreet of de regel bedoeld in artikel 134.

Openbaarheid van bestuur

• Gemeenten en provincies maar ook OCMW, VZW’s, kerkfabrieken

• Ook particulier bewaard bij een overheidsarchief

• Principe: alles is openbaar behalve …• De burger mag altijd de vraag stellen• Eenvoudige beroepsprocedure: wees streng• Burger vraagt een document, geen

inventarisnummer

Vlaams decreet: principes

Uitzonderingsgronden:

1. Vertrouwelijke economische of commerciële informatie

2. Gegevens die uitdrukkelijk als vertrouwelijk werden bestempeld

3. Gegevens ivm de persoonlijke levenssfeer en informatie van persoonlijke aard

Deze uitzonderingen gelden niet voor emissies in het milieu!

Vlaams decreet: uitzonderingsgronden

Uitzonderingsgrond Ideaal Pragmatisch

Economisch-commercieel Niet meer terzake Afsluitdatum + 30

Uitdrukkelijk vertrouwelijk Niet meer terzake of dood Afsluitdatum + 75

Persoonlijk Dood betrokkene Afsluitdatum + 75

Vlaams decreet: termijnen

Soort archief Wie Vrij na

Bevolkingsregisters CBS 120

Registers en tafels van de burgerlijke stand 100

Vreemdelingenregister of vreemdelingendossier CBS 120

Gerechtelijke documenten procureur 30 of 75

Federale bevoegdheid

Geen openbaar ambt of geen publieke persoon– Én duidelijk herkenbaar– Én geen toestemming gegeven tot portrettering– Of portret afgestaan in het kader van

welbepaalde dossiervorming

Niet openbaar tot 20 jaar na overlijden

Foto’s of films van herkenbare personen

Soort Regels

Privé archieven De archiefvormer beslist autonoom

Bestuursinstanties onder Vlaamse bevoegdheid

Decreet openbaarheid van bestuur

Archiefreeksen onder federale bevoegdheid

Archiefwet + desbetreffende KB’s

Foto’s of films van herkenbare personen Portretrecht

Persoonlijke informatie Regels privacy

Wat vraagt de gebruiker?

Wie? Principe

Betrokkene Ja, behalve bij uitdrukkelijk vertrouwelijk

Derde met toelating van betrokkene Ja, behalve bij uitdrukkelijk vertrouwelijk

Wetenschappelijk onderzoeker Ja, mits overleg

Derde Steeds afwegen

Gerechtelijke politie Ja

Wie is de gebruiker?

1. Wetenschappelijke methode

2. Een onderzoeksresultaat dat ingekeken kan worden

3. Een wetenschappelijke meerwaarde

4. Gegevens enkel gebruiken voor opgegeven doel

5. Afspraken over verwerken en anonimiseren

Wetenschappelijk onderzoek?

publicatie

reproductie

raadpleging

Wat doet gebruiker ermee?

- Werken van letterkunde of kunst (creativiteit)- Artistieke werken: toneel, muziek, schilderijen, foto’s- Publicaties: wetenschappelijke werken, dagbladen, tijdschriften,

logo’s, slogans- Gesproken woorden: voordrachten, pleidooien, mondelinge

instructies- Digitale archieven: databanken, lay-out van websites,

computerprogramma’s

Wanneer auteursrecht?

1. Is de auteur overleden voor 1944?• Ja = OK , nee = vraag 2

2. Is de reproductie voor privégebruik, onderwijs of wetenschappelijk onderzoek zonder winstgevende doelstellingen?

• Ja = OK, nee = vraag 3

3. Heb je toelating van de auteur?• Ja = OK, nee blijft nee

Welke vragen bij reproductie?

– Leeszaalmedewerker ≠ politieman– Ook gebruikers moeten de wet naleven: bv. ivm

privacy of auteursrechten– Probeer zoveel mogelijk te werken met datums

Waarschuwing

Samenvattend

beslissing

aanvrager

Archief-document

gebruik