E-factureren Elektronisch ontvangen en verwerken van facturen door de overheid

Sprekende voetregel (niet verplicht)1

‘Dat we in deze tijd facturen per

post ontvangen en overtypen is

middeleeuws. Via Digipoort kan

het digitaal. Elke overheids-

organisatie die zorgvuldig met

belastinggeld omgaat, moet hier

gebruik van maken.’Marco Pastors, Ambassadeur e-factureren

‘Elektronisch factureren levert

iedereen geld op. Wie niet

meedoet is een dief van zijn eigen

portemonnee.’Steven Luitjens , Directeur Logius

Wilt u op korte termijn forse kostenbesparingen behalen

door optimalisatie van uw administratieve processen? Sluit

dan aan op e-factureren. E-factureren staat voor elektronisch

factureren waarbij facturen aan de overheid elektronisch

worden ontvangen en verwerkt.

Bedrijven en overheidsorganisaties maken voor e-factureren gebruik van Digipoort, het ‘elektronische postkantoor’ van de overheid. E-factureren via Digipoort is eenvoudig, efficiënt en veilig. E-factureren levert u als overheid een aantal belangrijke voordelen op, zoals kostenbesparingen en tijdwinst. Logius ondersteunt overheden en bedrijven die willen aansluiten op e-factureren via Digipoort.

Wat is het?Vanaf 1 januari 2011 mogen bedrijven al hun facturen voor de Rijksoverheid elektronisch indienen, dit is een besluit van de Ministerraad. Overheidsorganisaties worden daarbij verplicht Digipoort te gebruiken om e-facturen te ontvangen. Digipoort is het ‘elektronische postkantoor’ van de overheid. In februari 2009 heeft staatssecretaris De Jager besloten dat e-factureren vorm- en middelenvrij mogelijk is en daarmee gelijk gesteld wordt aan de facturering op papier. Bedrijven die zijn aangesloten, leveren hun facturen voor de overheid elektronisch aan bij Digipoort. Digipoort controleert of de e-factuur betrouwbaar, leesbaar en verwerkbaar is. En zorgt dat de e-factuur snel bij de juiste overheidsorganisatie terechtkomt.

Hoe werkt het?Een voorbeeld. U bent een ministerie en u doet zaken met verschillende bedrijven. U wilt de facturen van de geleverde diensten over de maand juni netjes en overzichtelijk volgens een standaard formaat van uw leveranciers ontvangen en kunnen verwerken. Zowel u als uw leveranciers zijn aangesloten op Digipoort. Zij sturen hun facturen elektro-nisch naar Digipoort. Digipoort controleert of de e-facturen werkelijk afkomstig zijn van het bedrijf dat de factuur heeft ingestuurd en of ze verwerkt kunnen worden. Vervolgens stuurt Digipoort de e-facturen door naar uw ministerie en als u wilt zelfs naar de juiste directie of dienst voor verdere afhandeling.

Is Digipoort het elektronische postkantoor van de overheid, Digikoppeling is de ‘elektronische postbode’ voor de overheid en zorgt dus voor correcte aflevering van de e-factuur. Digikoppeling bestaat uit een set standaarden voor elektronisch berichtenverkeer tussen overheidsorgani-saties. Als u deze standaarden implementeert in uw eigen software, dan kunt u eenvoudig digitaal berichten uitwis-selen met collega-overheidsorganisaties. Via internet of met een andere verbinding.

Deze logistieke zaken handelt Digikoppeling af aan de hand van informatie die op de ‘envelop’ van het factuurbericht wordt geplaatst. Digikoppeling bemoeit zich alleen met de ‘envelop’ en voert uit wat daar op staat: adres, aangetekend of niet, herhaald aanbieden, terugsturen naar afzender enzovoort.

VoordelenDe voordelen van e-factureren zijn de voordelen van de e-overheid: minder administratieve lasten, meer efficiëntie en een betere dienstverlening - door slimme ICT-oplossingen.

Want e-factureren leidt tot minder fouten, snellere verwerking en forse kostenbesparingen. En is uw overheid-organisatie eenmaal aangesloten op e-factureren via Digipoort? Dan kunt u al uw leveranciers de mogelijkheid van e-facturen aanbieden. Zonder dat u er omkijken naar heeft. Want Logius zorgt voor de correcte ontvangst en bezorging van e-facturen via Digipoort.

TechniekOm te kunnen e-factureren is een aantal producten nodig, zoals Digipoort en Digikoppeling. Daarnaast zijn er afspraken gemaakt over het formaat van het elektronische factuurbericht en de opmaak, zogenaamde berichtstan-daarden.

Voor de koppeling met Digipoort zijn standaard afspraken gemaakt die zijn vastgelegd in de koppelvlakspecificaties. U als overheid kunt gebruik maken van de standaarden van Digikoppeling om de koppeling met Digipoort te realiseren.

KoppelvlakkenVoor e-factureren via Digipoort en Digikoppeling is het koppelvlak ebMS een vereiste. Meer informatie over de ebMS koppelvlakspecificaties vindt u op www.logius.nl/e-factureren.

BerichtformaatE-factureren maakt gebruik van twee berichtstandaarden UBL 2.0 en HR-XML. De ‘Universal Business Language’ (UBL) bestaat uit een XML-bibliotheek met bedrijfsdocumenten (zoals inkooporders en facturen). HR-XML wordt gebruikt in de uitzendbranche.

Wie doen mee?Steeds meer overheidsorganisaties sluiten aan op e-factu-reren via Digipoort. Aangesloten, of bezig met aansluiting, zijn bijvoorbeeld: UWV, ministerie van Landbouw, Natuur en Voedselkwaliteit, ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid, ministerie van Economische zaken, ministerie van Verkeer en Waterstaat en de Rijksgebouwen-dienst. Ook in het bedrijfsleven is de animo groot, met als koplopers bedrijven als Start, Randstad, Office Depot, Exact en Vodafone. Voor een actuele lijst met alle partijen die mee doen gaat u naar www.logius.nl/e-factureren.

Overheidsorganisaties maken voor e-factureren gebruik van Digipoort, maar ook van Digikoppeling, PKIoverheid en Diginetwerk. Allemaal overheidsbrede ICT-oplossingen en gemeenschappelijke standaarden, die worden beheerd door Logius. Met oog voor de samenhang in de infrastructuur van de e-overheid. Eenmalige aansluiting op deze producten levert eenvoudige informatie-uitwisseling met meerdere overheden en bedrijven.

• Diginetwerkverbindt(bestaande)fysiekenetwerkenvanoverheidsorganisatiesmetelkaar.Zoontstaat er één besloten netwerk van overheidsnetwerken. Overheden die zijn aangesloten op Diginetwerk, kunnen via die verbinding ook eenvoudig aansluiten op Digipoort.

• Digikoppelingbestaatuiteensetstandaardenvoorelektronischberichtenverkeertussen overheidsorganisaties. Deze standaarden gelden ook voor e-facturen. Daarnaast zorgt Digikoppeling ervoor dat Digipoort de e-facturen naar de juiste overheidsorganisatie kan doorsturen, met behulp van het Overheidsidentificatienummer.

• PKIoverheidmaaktbetrouwbaredigitalecommunicatiemogelijk.Voore-facturerenviaDigipoort moeten zowel overheidsorganisaties als bedrijven in het bezit zijn van een PKIoverheidcertificaat. ZokanDigipoortdebetrouwbaarheidvandee-facturentoetsen.

Kijk voor meer informatie over deze producten op www.logius.nl.

De toekomst

Bestellen via DigipoortIn samenwerking met het progamma EBF (Elektronisch Bestellen en Factureren) van het ministerie van Binnenlandse Zaken maakt Logius Digipoort ook geschikt voor inkooporders en bestellingen. Hiermee wordt Digipoort de berichtenverkeervoorziening van het Rijksinkoopportaal. Een extra reden dus om snel aan te sluiten op Digipoort. Meer informatie over het programma EBF kunt u vinden op www.ebf2.nl

AansluitenWilt u gebruikmaken van e-facturen, dan moet uw orga-nisatie zijn aangesloten op Digipoort en eventueel op Digikoppeling. Ook moeten uw software en systemen geschikt worden gemaakt voor e-factureren.

Logius biedt een complete set aan aansluitdocumentatie waarin u op uw gemak kunt nalezen welke stappen uw organisatie moet doorlopen om aangesloten te kunnen worden op de voorzieningen die e-factureren mogelijk maken. Kijk op www.logius.nl/e-factureren voor meer informatie of neem contact op met Servicecentrum Logius.

Samenhang van producten

Sprekende voetregel (niet verplicht)

ContactgegevensHeeft u vragen of wilt u meer informatie? Neem dan contact op met Servicecentrum Logius.Telefoon: 0900 555 4555 (10 ct p/m)E-mail: servicecentrum@logius.nlwww.logius.nl

Oplage: 300© september 2010. LogiusDeze brochure is gedrukt op FSC papier.