l’Institut belge des Services postaux et des ... · numériques, sur support papier et autres...

ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN

TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

211

Archives de

l’Institut belge des Services postaux et desTélécommunications

Tableau de tri

2014

par

Madeleine Jacquemin

Version adaptée en 2016

par Hippolyte Bailly et Sarah Macquoy

Brussel – Bruxelles2017

5739

ARCHIVES DE

L’INSTITUT BELGE DES SERVICES POSTAUX ET DES TÉLÉCOMMUNICATIONS

TABLEAU DE TRI

2014





211

Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen Afgeleide Werken CC BY-NC-ND

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/

Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification

CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

Identificatienummer – Numéro d’identification : Publ. 5739

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck

1000 Brussel – Bruxelles





211

Archives de

l’Institut belge des Services postaux et des Télécommunications

Tableau de tri

2014

par

Madeleine JACQUEMIN


par Hippolyte BAILLY et Sarah MACQUOY

Brussel – Bruxelles 2017

5

LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les archives sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par votre institution dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et qui sont destinés par leur nature à être conservés durant un certain temps. Il s’agit de tout document, aussi bien sur papier que sur un support magnétique, optique, électronique ou autre. Les archives ont une double fonction. Elles présentent tout d’abord un intérêt administratif et juridique car elles sont essentielles au fonctionnement correct de votre institution et indispensables dans le cadre des devoirs de responsabilisation et d’information des administrations vis-à-vis de la société. Les archives possèdent en outre une valeur historique et culturelle potentielle, elles permettront aux historiens futurs et aux autres personnes intéressées de reconstituer le fonctionnement de votre institution et l’impact sociétal de celle-ci. La Loi relative aux archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) stipule à cet effet que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Dans la pratique, il s’avère compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des archives au cas par cas. En terme de management, un tableau de tri des archives offre une solution simple.

QU’EST-CE QU’UN TABLEAU DE TRI DES ARCHIVES?

Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives numériques, sur support papier et autres supports, produites par une institution. Il mentionne leur délai de conservation administrative et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après le délai et quels autres seront conservés au-delà des strictes nécessités administratives, en raison de leur valeur historique, et transférés à terme aux Archives de l’État. Ainsi, dès la création des documents, et même avant leur création, l’institution concernée sait quels documents pourront être éliminés lorsque le délai de conservation administrative sera écoulé, et quels autres devront par contre être transférés aux Archives de l’État en raison de leur intérêt historique.

QUELS SONT LES AVANTAGES D’UN TABLEAU DE TRI?

Un tableau de tri est l’instrument de base par excellence pour une bonne gestion des documents, et donc une ressource importante en terme d’efficacité, d’économie des coûts et de réduction des risques. L’accumulation de masses de papiers et la numérisation des processus de travail créent un système hybride et complexe de production documentaire, un défi de taille pour la gestion de l’information. Si le personnel de votre institution devait déterminer lui-même quelles archives papier et numériques sont à conserver, ainsi que les lieux et les modalités de cette conservation, ses décisions risqueraient d’avoir des conséquences funestes pour l’institution. Une gestion non structurée des archives entraîne non seulement une prolifération de documents et des dépenses inutiles y afférentes, mais également une perte incontrôlable de documents potentiellement importants. Un tableau de tri est dès lors un instrument essentiel pour la gestion de la qualité des processus de travail, en particulier la gestion des documents et de l’information au sein d’une organisation. Il offre aux responsables politiques et aux dirigeants la possibilité d’élaborer une véritable stratégie en matière de gestion de l’information et de planifier la mobilisation des ressources humaines, matérielles et financières nécessaires. Une bonne gestion archivistique veillera aussi à la conservation pérenne et au transfert vers un dépôt d’archives des documents ayant une valeur historique importante sur le plan social, culturel, politique, économique, scientifique ou technologique.

7

LISTE DES ABRÉVIATIONS AE Archives de l’État AGR Archives générales du Royaume AM Arrêté ministériel AR Arrêté royal BEREC Body of European Regulators for Electronic Communications CE Commission européenne CE Communauté européenne CEPT Conférence européenne des Administrations des Postes et des

Télécommunications CRC Conférence des Régulateurs des Communications électroniques CSA Conseil supérieur de l’Audiovisuel DG Direction générale EMAS Eco-Management and Audit Scheme ERGP Groupe des Régulateurs européens dans le domaine des Services

postaux GED Gestion électronique du document GMDS Global Maritim Distress and Safety System (Système mondial de

Détresse et de Sécurité en Mer) HAREC Harmonized Amateur Radio Examination Certificat IBPT Institut belge des services Postaux et des Télécommunications IRG Independent Regulators Group L Loi MB Moniteur belge n° NISS Numéro d’identification de la sécurité sociale no(s) numéro(s) NCS Service national de Contrôle du Spectre OCDE Organisation de Coopération et de Développement économiques ONSS Office national de Sécurité sociale ORECE Organe des Régulateurs européens des Communications

électroniques P&O Personnel et Organisation PSM Puissance significative sur le Marché RTT Régie des Télégraphes et Téléphones SNCB Société nationale des Chemins de Fer belges SPF Service public fédéral UE Union européenne UIT Union internationale des Télécommunications UPU Union postale universelle VHF Very high Frequency (bande des très hautes fréquences) VRM Vlaamse Regulator voor de Media

9

MODE D’EMPLOI L’ordre dans lequel les séries d’archives sont présentées dans le tableau de tri suit l’organigramme des services. Le tableau comprend les données suivantes qui sont réparties entre les colonnes et les lignes: Services producteurs d’archives Le plan du tableau distingue les diverses subdivisions de l’organisation comme entités productrices d’archives, en respectant la hiérarchie des services. Les services sont indiqués dans une ligne horizontale grisée pour rendre le tableau plus facilement lisible. Codes des séries d’archives Les codes permettent à votre organisation, lors de ses contacts avec les Archives de l’État, d’identifier aisément, rapidement et sans équivoque toutes les séries d’archives. Ces codes n’ont aucun rapport avec ceux utilisés éventuellement au sein de votre organisation pour désigner certains types de documents. Séries d’archives Les archives sont décrites par séries, celles-ci étant la principale subdivision intellectuelle et matérielle pour le classement des documents. En outre, il est plus simple de faire un tri des archives à ce niveau, sans causer une charge de travail exagérée pour ceux qui devront effectuer ce tri. Pour de plus amples formations sur la définition et le contenu des séries d’archives, voyez le dossier d’étude. Délais d’utilité administrative Ces délais ont été fixés par votre institution et signifient combien de temps elle doit conserver chez elle ses séries et ses documents d’archives, afin de pouvoir garantir son bon fonctionnement et dans le cadre de ses devoirs d’information et de justification vis-à-vis de sa tutelle et des citoyens. Un délai d’utilité administrative est déterminé sur la base d’une loi, d’un arrêté, d’un décret, d’une ordonnance, d’une circulaire ou d’une note de service, ou bien aux termes d’un accord entre votre institution et les Archives de l’État. D’habitude, le délai est exprimé en années ou en mois, on parle de délai « fermé ». Pour certaines séries toutefois, davantage de souplesse et donc le recours à des délais « ouverts » s’imposent. Sauf indication contraire, le délai court en principe à partir de la date de clôture du dossier, de la date du dernier document du dossier.

Les délais de conservation proposés sont des délais minimaux et n’excluent donc pas que les documents soient conservés plus longtemps dans vos services.

Destination définitive des documents C’est le sort qui est réservé aux documents lorsque leur délai d’utilité administrative est écoulé. La destination définitive est déterminée par les Archives de l’État, sur base de la valeur du document d’archives pour les recherches culturelles, scientifiques et surtout historiques. Il y a trois possibilités :

Conserver et transférer aux AE : conservation intégrale pour transfert aux Archives de l’État

Trier et transférer aux AE : conservation partielle et transfert partiel aux Archives de l’État

Éliminer : destruction intégrale.

10

En vertu de la loi sur les archives du 24 juin 1955 modifiée le 6 mai 2009, le transfert aux Archives de l’État se fait 30 ans après la clôture des dossiers ou la date du dernier document du dossier. Ce délai de transfert peut cependant être raccourci par décision des Archives de l’État. Si vous souhaitez transférer des documents dont le délai d’utilité administrative est écoulé avant 30 ans, prenez contact avec les Archives de l’État compétentes dans le ressort de votre institution.

Les destinations définitives mentionnées dans le présent tableau de tri sont une directive et peuvent être modifiées uniquement par les Archives de l’État. En outre, une institution ne peut procéder à des éliminations sans autorisation préalable des Archives de l’État. Pour de plus amples informations sur les destinations définitives, voir le dossier d’étude.

Remarques Les remarques éventuelles donnent des informations complémentaires sur le contenu, la fonction et/ou le tri de la série d’archives. Elles renvoient éventuellement aussi au dossier d’étude.

Institut belge des services postaux et des télécommunications – Tableau de tri

11

Code Série Délai d’utilité administrative

Destination définitive Remarques

A. ACHATS ET LOGISTIQUE

A.001 Plans des bâtiments Tant que l’IBPT utilise le bâtiment

Trier et transférer aux AE Conserver les plans « as built » ; éliminer les plans des équipements d’utilité publique.

A.002 Photos des bâtiments Tant que l’IBPT utilise le bâtiment

Conserver et transférer aux AE

A.003 Dossiers relatifs à la location (en tant que locataire) de bâtiments et états des lieux des bâtiments

Jusque 10 ans après l’expiration du

contrat

Éliminer

A.004 Dossiers relatifs à des travaux aux bâtiments loués Jusque 10 ans après l’expiration du

contrat

Éliminer

A.005 Dossiers relatifs à la comptabilité énergétique et à l’exécution d’audits énergétiques

5 ans Éliminer

A.006 Dossiers relatifs à l’introduction d’un système certifié de management environnemental (EMAS, etc.)

5 ans Éliminer

A.007 Dossiers relatifs aux déménagements Jusqu’à la fin des opérations

Éliminer

A.008 Dossiers relatifs aux marchés publics

10 ans Éliminer Les dossiers de marchés publics supérieurs à 8500€ sont centralisés au Greffe.


12



A.009 Dossiers relatifs à l’achat de biens meubles durables Jusqu’à leur mise hors service

Éliminer

A.010 Dossiers relatifs à l’achat de biens meubles non durables 7 ans Éliminer

A.011 Dossiers relatifs à la souscription et au suivi de contrats d’assurance

10 ans après l’expiration du

contrat

Éliminer Le contrat original est conservé au service Comptabilité. Voir la série B2.012.

A.012 Inventaire du matériel et/ou du mobilier Jusqu’à la rédaction d’une nouvelle

version

Éliminer

A.013 Livres de magasin 7 ans Éliminer

A.014 Documents relatifs à la gestion des fournitures et des stocks (copies des bons de commande, bons de livraison, formulaires de demande, etc.)

3 ans Éliminer

A.015 Listes et autres aperçus des fournitures et des stocks Jusqu’à la rédaction d’une nouvelle

version

Éliminer

A.016 Dossiers relatifs à l’entretien du matériel Jusqu’à leur mise hors service

Éliminer

A.017 Dossiers relatifs à la gestion de la centrale téléphonique 10 ans après la fin du contrat

Éliminer


13



A.018 Dossiers relatifs à la location de matériels [Par ex. imprimantes, distributeurs, …]

10 ans après la fin du contrat

Éliminer

A.019 Dossiers relatifs à l’organisation pratique de fêtes et réunions Jusqu’après la fêtes/réunion

Éliminer

B. BUDGET ET FINANCES

B1. Budget

B1.001 Dossiers relatifs à l’établissement annuel du budget et les adaptations budgétaires

7 ans Conserver et transférer aux AE

B1.002 Situations périodiques 7 ans Éliminer

B2. Comptabilité

B2.001 Grands livres 7 ans Conserver et transférer aux AE

B2.002 Livres journaux, livre de caisse et autres livres auxiliaires 7 ans Éliminer

B2.003 Bases de données comptables [AXI, FreudMob, Accompting, Dzine-i, Excel]

7 ans Éliminer

B2.004 Bons de commande 7 ans Éliminer

B2.005 Notes de crédit 7 ans Éliminer


14



B2.006 Factures [3.500 factures « achats » ; 12.000 factures « ventes »] - originales - copies

7 ans 2 ans

Éliminer Elles transitent par les services qui en conservent quelques fois une copie.

B2.007 Documents justificatifs 7 ans Éliminer

B2.008 Extraits de comptes [Versions papier et électronique]

7 ans Éliminer

B2.009 Rapports annuels comptables 7 ans Conserver et transférer aux AE Publiés via le service Communication. Voir la série C1.004.

B2.010 Comptes annuels d’exécution et situation de l’actif et du passif, ou compte annuel des résultats et bilan


B2.011 Inventaire des effets, créances, dettes, droits et obligations de toute nature


B2.012 Contrats d’assurance, de location, d’entretien 10 ans après expiration du contrat

Éliminer Tous les originaux des contrats d’assurance sont centralisés au service Comptabilité.

B2.013 Dossiers relatifs aux contentieux comptabilité [Faillite, réorganisation judiciaire, créance collective, paiement échelonné, dissolution volontaire, liquidation judiciaire, loi sur la continuité des entreprises (LCE),… ]

10 ans après le classement de

l’affaire

Éliminer


15



B2.014 Correspondance entrante et sortante [Clients-Fournisseurs-Initiatives]

10 ans Éliminer

C. COMMUNICATION

C1. Communication

C1.001 Dossiers relatifs à la promotion et aux relations publiques 10 ans Trier et transférer aux AE Conserver les produits finaux sous forme d’affiches, de dépliants, de brochures ; éliminer les autres documents.

C1.002 Documents relatifs à la gestion du contenu des sites Internet, Intranet et/ou Extranet

1 an Éliminer

C1.003 Sites Internet, Intranet et/ou Extranet Jusqu’à leur remplacement

Trier et transférer aux AE Avant et après chaque modification importante, conserver la documentation sur le site, sa structure et son apparence.

C1.004 Rapports annuels, plans stratégiques et plans opérationnels

10 ans Conserver et transférer aux AE Un exemplaire dans chaque langue.

C1.005 Dossiers de coordination relatifs à la rédaction des rapports annuels, plans stratégiques et plans opérationnels

3 ans Éliminer


16



C1.006 Dossiers relatifs aux demandes d’information concernant les services de l’IBPT [cf. [email protected]]

1 an Éliminer

C1.007 Dossiers relatifs à la gestion des plaintes contre le fonctionnement de services de l’IBPT

10 ans après le classement de la

plainte

Éliminer

C1.008 Dossiers relatifs à la politique stratégique [Plan de gestion et rapport au Parlement]


C1.009 Newsletter [Depuis avril 2012. 3 nos/an. Publiée sur l’Intranet]


C2. Porte-parole

C2.001 Dossiers relatifs aux relations avec la presse 10 ans Trier et transférer aux AE Conserver un exemplaire de chaque communiqué de presse dans chaque langue ; éliminer le reste.

C3. Accueil

C3.001 Registres et documents relatifs à l’accueil 1 an Éliminer

C3.002 Dossiers relatifs à la réservation de salles [Courrier avec les fournisseurs, …]

1 an Éliminer


17



C3.003 Dossiers relatifs aux missions des agents à l’étranger [Réservation des transports et hôtels]

1 an Éliminer

C4. Gestion des archives

C4.001 Dossiers relatifs à la politique de gestion des archives 10 ans Conserver et transférer aux AE

C4.002 Dossiers relatifs à la gestion, la conservation, au classement et à l’inventoriage des archives par les services (plans de classement, inventaires de dossiers, instruments de recherche, etc.)


C4.003 Documents ou registres relatifs à l’élimination d’archives 10 ans Conserver et transférer aux AE

D. TRADUCTION

D.001 Documents relatifs à la préparation des traductions [Via la GED]

1 an Éliminer

E. RELATIONS INTERNATIONALES

E.001 Correspondance (conservée séparément dans une série chronologique)

10 ans Trier et transférer aux AE La correspondance de routine peut être éliminée après 3 ans, si elle n’a plus d’utilité administrative.


18



E.002 Dossiers relatifs aux réunions internationales, européennes et nationales [Body of European Regulators for Electronic Communications (BEREC), Union internationale des Télécommunications (UIT), …]

5 ans Trier et transférer aux AE Conserver les documents reflétant une prise de position belge ; éliminer les autres. Éliminer les procès-verbaux, rapports et documents reçus de ces organismes.

E.003 Procès-verbaux et documents des groupes de travail externes 5 ans Trier et transférer aux AE

Si l’IBPT (INT) s’occupe du secrétariat : conserver les ordres du jour et les procès-verbaux ; éliminer la correspondance et les invitations. Si l’institution participe en tant que membre ou simple observateur : éliminer intégralement.

E.004 Copies des questionnaires envoyés par les organisations belges, européennes et internationales

3 ans Éliminer Voir série O1.005.

F. GREFFE

F1. Secrétariat du Conseil

F1.001 Procès-verbaux des réunions du Conseil et annexes 10 ans Conserver et transférer aux AE

F1.002 Décisions et avis du Conseil [Signés par les quatre membres du Conseil]



19



F1.003 Dossiers relatifs aux e-votes [Contiennent les votes et pièces jointes disponibles via le biais du programme « Evote ». Depuis avril 2014]


F1.004 Dossiers relatifs aux demandes d’accès aux dossiers administratifs [Loi relative à la publicité de l’administration du 11/4/1994]

10 ans Éliminer Voir la série M.007.

F1.005 Dossiers relatifs au traitement des questions parlementaires [Contiennent également les projets de réponse de l’IBPT]

5 ans Éliminer

F1.006 Dossiers relatifs aux consultations des secteurs [Depuis décembre 2012, elles sont centralisées au Greffe]


F1.007 Dossiers relatifs aux questionnaires envoyés par l’IBPT [Depuis décembre 2012, ils sont centralisés au Greffe]


F1.008 Décisions prises par les régulateurs médias (CRC) [En 2011, l’IBPT en tenait le secrétariat]

10 ans Conserver et transférer aux AE Voir la série E.003.

F1.009 Correspondance entrante 10 ans Éliminer

F1.010 Communications du Conseil [Signés par les quatre membres du Conseil depuis janvier 2016]



20



F1.011 Dossiers relatifs aux marchés publics 10 ans Éliminer Seuls les dossiers relatifs aux marchés publics supérieurs à 8500€ ou concernant des marchés publics hors CMS sont centralisés au Greffe.

F2. Secrétariat du Comité consultatif pour les Télécommunications

F2.001 Agendas et documents joints 10 ans Conserver et transférer aux AE

F2.002 Procès-verbaux 10 ans Conserver et transférer aux AE

F2.003 Avis [Sous format électronique et papier. Ils sont publiés sur le site du Comité consultatif pour les Télécommunications et au Moniteur belge]


F2.004 Rapports annuels du CCT 10 ans Conserver et transférer aux AE Un exemplaire dans chaque langue.

F2.005 Correspondance entrante 10 ans Éliminer

F3. Factage

F3.001 Originaux de la correspondance papier entrante [2006-2012. Le courrier est géré via le programme GED depuis juillet 2012]

10 ans Éliminer Une copie électronique est envoyée au service concerné, qui le classe lui-même dans le dossier ad hoc.


21



G. SERVICE ATTRIBUTIONS

G1. Opérateurs publics mobiles et Stratégie Gestion des Fréquences

G1.001 Dossiers relatifs aux Services mobiles – Aéronautiques – Fixes – Satellites -Militaires [Dossiers classés par catégories]

Tant qu’ils sont d’actualité

Éliminer

G1.002 Dossiers relatifs à la stratégie de gestion des fréquences (libération de bandes de fréquences, attribution de bandes de fréquences aux opérateurs publics mobiles, enchères, …)

Tant qu’ils sont d’actualité (au minimum 1 an)

Éliminer

G1.003 Dossiers relatifs aux attributions de fréquences aux opérateurs publics

Tant qu’ils sont d’actualité (au minimum 1 an)

Éliminer

G1.004 Dossiers relatifs à la radiodiffusion [cf. Accords internationaux : Genève 1975, Genève 1984, Stockholm 1961, Wiesbaden 1995, Chester 1997, Maastricht 2002]


Éliminer

G1.005 Base de données relatives aux opérateurs publics mobiles et à la stratégie de gestion des fréquences [cf. GED]

Tant qu’elle est utilisée

Éliminer

G1.006 Correspondance avec le Bureau des radiocommunications de l’Union internationale des Télécommunications (UIT)

10 ans Éliminer


22



G1.007 Factures [Copies]

2 ans Éliminer

G1.008 Originaux des factures relatives aux droits d’utilisation des bandes de fréquence - payées annuellement - payées en une fois pour 20 ans

7 ans 30 ans

Éliminer

G2. Licences, Services & Réseaux et Notifications

G2.1. Licences privées

G2.1.001 Courrier entrant [Il est scanné dans FreudMob et FreudFx. Les pièces originales sont conservées chronologiquement dans des classeurs]

5 ans Éliminer

G2.1.002 Dossiers relatifs aux licences concernant l’utilisation de moyens radio (talkie-walkie, taxis, police, pompiers,…) [Ils sont scannés]

5 ans Éliminer

G2.2. Gestion des fréquences

G2.2.001 Plans de fréquences pour la Belgique [Base de données]



G2.2.002 Dossiers relatifs aux coordinations de fréquences pour les liaisons par satellites (stations terriennes, réseaux, etc.) et les faisceaux hertziens


(au minimum 1 an)

Éliminer


23



G2.3. Examens de radiocommunications

G2.3.001 Questions d’examen [Disponibles sur un système informatique de 14.000 questions pour les radioamateurs, les opérateurs d’appareils VHF et les opérateurs GMDSS]

Tant que les questions sont

utilisées

Éliminer

G2.3.002 Dossiers relatifs à l’inscription aux examens de radioamateurs [Également sous forme électronique. Base de données BMR]

5 ans Éliminer

G2.3.003 Dossiers relatifs aux résultats des candidats 2 ans Éliminer

G2.3.004 Dossiers relatifs à l’inscription aux examens d’opérateurs radiomaritimes

5 ans Éliminer

G2.4. Licences aéronautiques

G2.4.001 Dossiers relatifs aux certificats pour l’utilisation d’une station d’aéronef [Délivrés sur base d’examens organisés par le SPF Mobilité et Transports et le Ministère de la Défense]

5 ans Éliminer

G2.4.002 Dossiers relatifs aux licences pour des stations aéronautiques [Autorisation d’utiliser des fréquences]

5 ans Éliminer


24



G2.5. Notifications des équipements

G2.5.001 Dossiers relatifs à l’homologation des équipements radio [De 1979 à 1994. cf. R.T.T. Dossier du fabricant, rapport du test, certificat d’homologation]

N’ont plus d’utilité administrative

Éliminer Tous ces dossiers ont normalement été éliminés en 2015.

G2.5.002 Dossiers relatifs à l’homologation nationale des équipements radio et téléphonie [De 1994 au 31/12/1998 pour la téléphonie ; de 1994 au 8/4/2000 pour les équipements radio. cf. IBPT. Dossier du fabricant et certificat d’homologation]


Éliminer Tous ces dossiers ont normalement été éliminés en 2015.

G2.5.003 Dossiers relatifs à la notification pour les équipements radio [De 2000 à 2008. Formulaire de demande et réponse écrite]

10 ans Éliminer

G2.5.004 Dossiers relatifs à la notification pour les équipements radio [De 2009 au 13/6/2016. cf. One stop notification via le serveur de la CE. De 2009 à 2012 : dossiers papier ; depuis 2012 : juste dossiers électroniques]

10 ans Éliminer

G2.6. Licences maritimes

G2.6.001 Dossiers relatifs aux certificats d’opérateurs radiomaritimes [Délivrés sur base d’examens organisés par l’IBPT]

5 ans Éliminer

G2.6.002 Dossiers relatifs aux licences pour l’utilisation d’une station maritime. [Autorisation d’utiliser des fréquences maritimes]

5 ans Éliminer


25



G2.7. Licences radioamateurs

G2.7.001 Dossiers relatifs aux certificats pour l’utilisation d’une station de radioamateur. [Délivrés sur base d’examens organisés par l’IBPT]

5 ans Éliminer

G2.7.002 Dossiers relatifs aux licences décernées aux radioamateurs, aux clubs et associations [Ils sont gérés dans la base de données DzineI et scannés sur le serveur]

5 ans Éliminer

G2.7.003 Dossiers relatifs aux licences de base et certificats d’opérateur HAREC (Harmonized Amateur RadioExamination Certificat)

1 an Éliminer

G3. Gestion du plan de numérotation

G3.001 Dossiers relatifs aux demandes de réservation et d’utilisation de blocs [Classés chronologiquement. Va être classé par opérateurs]

5 ans Éliminer

G3.002 Dossiers relatifs aux décisions du Conseil concernant le changement d’attribution de blocs [Classés chronologiquement]

5 ans Éliminer Voir la série F1.002.

G3.003 Base de données Access relative aux blocs Tant qu’elle est utilisée

Éliminer


26



G3.004 Copies des factures relatives aux réservations et utilisations de blocs

2 ans Éliminer Les factures originales se trouvent au service Comptabilité. Voir la série B2.006.

G3.005 Dossiers relatifs à la gestion stratégique de l’espace de numérotation en Belgique

10 ans Trier et transférer aux AE Conserver les rapports de synthèse. Éliminer le reste.

G4. Notification des opérateurs Télécom

G4.001 Dossiers relatifs aux notifications des opérateurs Telecom

[Classés par numéro d’opérateurs] 5 ans Éliminer

G4.002 Base de données Operateurs (programme Operator Réseaux & Services) Tant qu’elle est

utilisée Éliminer

G4.003 Dossiers relatifs aux décisions du Conseil concernant le statut d’opérateur pour certaines entreprise Trunking. [Classés chronologiquement]

5 ans Éliminer

H. SERVICE CONTRÔLES

H.001 Dossiers relatifs au contrôle du marché

- abandons volontaires - dossiers en justice

5 ans 10 an après le classement de

l’affaire

Éliminer


27



H.002 Base de données NCS (Service national de contrôle du spectre)[Les documents sont scannés ou créés électroniquement depuis 2001]


Éliminer

H.003 Attestations d’agrément ou de conformité des équipements 10 ans Éliminer

H.004 Dossiers relatifs aux marchés publics [copies] 5 ans Éliminer Voir le service Achats et Logistique. Voir la série A.008.

H.005 Dossiers relatifs au contrôle de l’utilisation du spectre 10 ans Éliminer

I. SERVICE INFORMATIQUE

I.001 Dossiers relatifs aux marchés publics 10 ans

Éliminer

I.002 Dossiers relatifs à l’achat, la livraison et l’implémentation du matériel informatique et des logiciels

Durée d’utilisation du système

Éliminer

I.003 Dossiers relatifs au développement et à l’implémentation des logiciels (en gestion interne ou sous-traitance)

Durée d’utilisation du système

Trier et transférer aux AE Conserver si le logiciel sert à la gestion d’informations à conserver en permanence ; éliminer les autres.

I.004 Inventaire du matériel informatique et des logiciels Jusqu’à la rédaction d’une nouvelle

version

Éliminer


28



I.005 Documents relatifs à l’entretien et à la gestion du matériel informatique et des logiciels

1 an Éliminer

I.006 Documents relatifs à l’assistance à l’utilisation du matériel informatique et des logiciels

1 an Éliminer

I.007 Licences de logiciels Après expiration de la licence

Éliminer

J. SERVICE NETSEC

J.001 Dossiers relatifs au contrôle des opérateurs concernant les procédures de sécurité [cf. GED]


J.002 Dossiers relatifs aux notifications d’incidents de sécurité [cf. GED]


J.003 Dossiers relatifs aux données sensibles concernant les infrastructures essentielles [cf. GED]


J.004 Dossiers relatifs à la protection des données à caractère personnel [cf. GED]


J.005 Dossiers relatifs aux cellules de coordination justice [cf. GED]

5 ans Éliminer


29



J.006 Dossiers relatifs aux services d’urgence [cf. GED]


K. SERVICE CONSOMMATEURS

K1. Utilisateurs

K1.001 Dossiers relatifs aux plaintes des utilisateurs [Elles sont transmises au service Médiation. +/- 100 dossiers/an. Dans la GED également]

1 an Éliminer

K1.002 Base de données relative au simulateur tarifaire Tant qu’elle est utilisée

Éliminer

K1.003 Dossiers relatifs à la gestion de la base de données concernant le simulateur tarifaire


Éliminer

K1.004 Dossiers relatifs au contrôle des opérateurs [La procédure est décrite dans l’article 21 de la loi du 17 janvier 2003 relative aux statuts de l’IBPT. 2 dossiers/an]


K1.005 Dossiers relatifs au baromètre des prix [Les informations se trouvaient sur le site Internet de l’IBPT. Statistiques]




30



K2. Commission d’éthique pour les Télécommunications

K2.001 Dossiers relatifs à la préparation de l’arrêté royal du 9 février 2011 qui régule l’offre de services de type 0900, 070, sms à 4 chiffres, …



K2.002 Dossiers relatifs à la composition de la Commission d’éthique 10 ans Conserver et transférer aux AE

K2.003 Ordres du jour des réunions de la Commission d’éthique 10 ans Conserver et transférer aux AE

K2.004 Procès-verbaux des réunions de la Commission d’éthique 10 ans Conserver et transférer aux AE

K2.005 Dossiers relatifs aux investigations des infractions et d’avis sur les contraventions au code éthique [La décision finale se trouve sur le site internet géré par l’IBPT : www.telethicom.be]


K2.006 Rapports annuels de la Commission d’éthique 10 ans Conserver et transférer aux AE Un exemplaire dans chaque langue.

K2.007 Dossiers relatifs aux plaintes reçues en rapport avec le code d’éthique [Elles sont transférées à un autre service : soit au service de médiation, soit au SPF Économie]

1 an Éliminer

K2.008 Dossiers relatifs aux contentieux administratifs 3 ans après le jugement définitif

Éliminer


31



K2.009 Dossiers relatifs aux contentieux ‘classiques’ (récupération de créances)

1 an après le jugement définitif

Éliminer

K3. Service universel

K3.001 Dossiers relatifs au financement du service Médiation par les opérateurs [Chaque année. Le financement est calculé par rapport au chiffre d’affaires de l’opérateur]

2 ans Éliminer Voir la série B2.006.

K3.002 Dossiers relatifs au financement par les opérateurs des frais d’investissement et d’entretien d’une base de donnée créée à l’IBPT pour l’octroi de tarifs sociaux [Depuis 2006. cf. Application de l’article 30, § 4-5, de la loi IBPT. Il y a parfois des recours]


K4. Tarifs sociaux

K4.001 Dossiers relatifs à l’octroi de tarifs sociaux via les opérateurs télécoms [Dossiers papier et électroniques. Les dossiers sont classés selon le n° NISS]

2 ans Éliminer

K4.002 Base de données d’octroi de tarifs sociaux Tant qu’elle est utilisée

Éliminer


32



L. SERVICE MARCHÉ POSTAL

L1. Marché postal

L1.001 Dossiers relatifs à la transposition de lois et arrêtés royaux [Coordination avec le cabinet]


L1.002 Dossiers relatifs aux contrats de gestion avec bpost concernant les missions publiques [Évaluation de l’exécution du contrat de gestion avec l’État]


L1.003 Dossiers relatifs au pricing (autorisation de l’IBPT) [Augmentation des prix de bpost]


L1.004 Dossiers relatifs à la qualité (cf. délais de bpost) 5 ans Trier et transférer aux AE Conserver uniquement les rapports de synthèse. Éliminer le reste.

L1.005 Dossiers relatifs à la satisfaction vis-à-vis de bpost 5 ans Trier et transférer aux AE Conserver uniquement les rapports de synthèse. Éliminer le reste.

L1.006 Dossiers relatifs au contrôle et à la certification de la comptabilité analytique


L1.007 Dossiers relatifs aux déclarations [cf. Certificats comme opérateurs postaux]

5 ans Éliminer


33



L1.008 Dossiers relatifs à la vérification du calcul du coût net du service universel


L1.009 Dossiers relatifs aux détenteurs de licences pour le service universel [2006-2010. Valable pour 5 ans et prolongation possible]

10 ans après la fin de validité de la licence

Éliminer

L1.010 Dossiers relatifs aux licences pour distributeurs de lettres 5 ans Éliminer

L1.011 Dossiers relatifs aux questionnaires envoyés aux opérateurs 5 ans Éliminer

L1.012 Rapports relatifs aux engagements que les opérateurs doivent prendre pour s’améliorer [Ils sont classés par année et opérateurs. Ils sont publiés sur le site de l’IBPT]

5 ans Éliminer

L1.013 Dossiers relatifs à l’attribution de la concession « presse » [Appel d’offres, analyse, attribution du marché, correspondance,…]


L1.014 Dossiers relatifs au financement du médiateur du secteur postal par les opérateurs [Depuis 2006]

2 ans Éliminer

L1.015 Dossiers relatifs au contribution de financement de l’IBPT (service Marché postal) [cf. Détenteurs de licences actives et passives]

2 ans Éliminer


34



L1.016 Dossiers relatifs aux statistiques et à l’Observatoire postal 5 ans Trier et transférer aux AE Conserver les rapports de synthèse ; éliminer le reste.

L1.017 Dossiers relatifs aux enquêtes consommateurs 5 ans Trier et transférer aux AE Conserver un exemplaire de chaque questionnaire et le rapport final ; éliminer les autres documents.

L1.018 Dossiers relatifs à la désignation du prestataire de service universel

Jusqu’à la désignation d’un

nouveau prestataire


L1.019 Dossiers relatifs aux plaintes et litiges 10 an après le classement de

l’affaire

Éliminer

L1.020 Dossiers relatifs à l’accès aux services relevant du service universel et à l’infrastructure postale


L1.021 Dossiers relatifs à l’e-commerce 5 ans Trier et transférer aux AE Conserver les rapports de synthèse ; éliminer le reste.

L1.022 Dossiers relatifs au contrôle du respect par les opérateurs des obligations légales qui leur incombent

10 ans Trier et transférer aux AE Conserver les rapports de synthèse ; éliminer le reste.

L2. Secrétariat du Comité consultatif pour les Services postaux

L2.001 Agendas et documents joints 10 ans Conserver et transférer aux AE


35



L2.002 Procès-verbaux [Depuis 1995]


L2.003 Avis et recommandations 10 ans Conserver et transférer aux AE

L2.004 Dossiers relatifs à la préparation de la réglementation 10 ans Conserver et transférer aux AE

L2.005 Rapports annuels du CCSP 10 ans Conserver et transférer aux AE Un exemplaire dans chaque langue.

L2.006 Correspondance entrante 10 ans Éliminer

M. SERVICE JURIDIQUE

M.001 Pièces originelles officielles signées par le pouvoir législatif ou exécutif


M.002 Dossiers relatifs à la rédaction des avant-projets de lois et arrêtés


M.003 Dossiers relatifs aux contentieux administratifs 3 ans après le jugement définitif

Éliminer

M.004 Dossiers relatifs aux contentieux ‘classiques’ (recouvrement de créances)

1 an après le jugement définitif

Éliminer

M.005 Dossiers relatifs aux litiges concernant les marchés publics 10 ans après le classement de

l’affaire

Éliminer


36



M.006 Dossiers relatifs au recouvrement de factures impayées [IBPT contre ses clients. Via un avocat]


l’affaire

Éliminer

M.007 Dossiers relatifs aux demandes d’accès aux dossiers administratifs [Loi relative à la publicité de l’administration du 11/4/1994]

10 ans Éliminer Voir série F1.004.

N. GESTION DU PERSONNEL

N1. Formation

N1.002 Dossiers relatifs à l’organisation des formations [Contiennent le cahier des charges, les offres, les informations pratiques, …]

7 ans Éliminer

N1.003 Base de données relative au suivi de la formation des membres du personnel

75 ans après la naissance du membre

du personnel

Éliminer

N1.004 Documents produits pour les formations (syllabus, présentations, …)

7 ans Trier et transférer aux AE Conserver les cours et présentations donnés par un membre du personnel ; éliminer les autres.


37



N2. Service du Personnel1

N2.001 Indicateur du courrier sortant 10 ans Éliminer

N2.002 Règlements du personnel et du travail 5 ans après la rédaction d’une nouvelle version

Conserver et transférer aux AE En principe, le règlement du travail fait partie des documents sociaux et, à ce titre, son délai de conservation est d’au minimum 5 ans.

N2.003 Notes de service [Envoyées au personnel via email]


N2.004 Dossiers relatifs aux statuts administratif, pécuniaire et syndical

10 ans Trier et transférer aux AE Conserver les dossiers concernant les mesures internes ; éliminer les autres.

N2.005 Procès-verbaux et documents annexes relatifs à la concertation avec les syndicats


N2.006 Dossiers relatifs aux projets P&O spécifiques (ex : télétravail) 10 ans Éliminer

N2.007 Registre du personnel 5 ans après la rédaction d’une nouvelle version

Conserver et transférer aux AE Le registre du personnel fait partie des documents sociaux et, à ce titre, son délai de conservation est d’au minimum 5 ans.

1 Le service gère l’entrée en service, les détachements, les congés parentaux et congés politiques, la pension.


38



N2.008 Aperçus du personnel (listes, etc.) Jusqu’à la rédaction d’une nouvelle

version


N2.009 Dossiers individuels du personnel


du personnel

Trier et transférer aux AE Conserver tous les dossiers des : - fonctionnaires dirigeants (y compris ad interim) ; - agents exerçant une fonction typique de l’institution ; - personnes remarquables aux niveaux politique, économique, social ou culturel ; - agents engagés dans des circonstances exceptionnelles (par ex. la guerre) ; - agents dénonçant des pratiques illégales, immorales ou illégitimes de leur employeur ; - agents suspendus ou licenciés. Éliminer le reste.

N2.010 Dossiers relatifs aux fonctions supérieures [Autorisation de l’Inspecteur des Finances qu’un fonctionnaire d’un niveau inférieur fasse le travail d’un niveau supérieur]

10 ans Éliminer

N2.011 Fiches de renseignements d’un nouveau membre du personnel (envoyé à PersoPoint)

1 an Éliminer


39



N2.012 Comptes et décomptes de paie individuels, avec annexes éventuelles cf.Avantagessociaux:boursesd’étude,remboursementdesactivitésextra‐scolaires,…

5 ans Éliminer

N2.013 Registre des modifications de traitement, état civil, adresse, … 5 ans Éliminer

N2.014 Dossiers relatifs aux avantages pour les pensionnés de l’IBPT [cf. Abonnement au téléphone, tickets SNCB,…]

5 ans Éliminer

N2.015 Copies des factures acceptées [SNCB, De Lijn, …]


N2.016 Certificats de chômage (formulaire C4) 5 ans Éliminer

N2.017 Déclarations Multifonctionnelles à l’Office national de la Sécurité sociale (ONSS)

5 ans Éliminer

N2.018 Déclarations Immédiates (DIMONA) à l’ONSS 6 mois Éliminer

N2.019 Déclaration de Risques sociaux (DRS) à l’ONSS 1 an Éliminer

N2.020 Documents relatifs aux retenues et redevances (précompte professionnel, ONSS, etc.)

10 ans Éliminer

N2.021 Documents relatifs aux allocations (pécule de vacances, allocations familiales, allocations d’attente, …)

10 ans Éliminer


40



N2.022 Listes de présences, données de pointage et listes de contrôle 1 an Éliminer

N2.023 Documents relatifs aux congés (base de données, registres, grilles et fiches)

1 an Éliminer

N2.024 Documents relatifs aux congés de maladie (attestations, etc.) 5 ans Éliminer

N2.025 Déclarations d’accidents de travail [via Medex et l’assureur de l’IBPT]

20 ans Éliminer

N2.026 Dossiers relatifs à l’octroi d’une distinction honorifique dans les ordres nationaux

10 ans Éliminer

N2.027 Dossiers relatifs à l’octroi de décorations civiques et de médailles de travail

10 ans Éliminer

N2.028 Dossiers relatifs à certains faits et événements remarquables (grèves, réquisitions, etc.)


N2.029 Dossiers relatifs aux sanctions disciplinaires imposées à des membres du personnel


du personnel

Trier et transférer aux AE Font généralement partie du dossier du personnel et sont triés sur base des mêmes critères Voir la série N2.009.


41



N3. Ressources humaines2

N3.001 Dossiers relatifs à la constitution et au suivi du cadre du personnel, des besoins en personnel et de la planification du personnel


N3.002 Dossiers relatifs à la constitution et au suivi du cadre linguistique


N3.003 Dossiers relatifs à la constitution et au suivi de l’organigramme 10 ans Conserver et transférer aux AE

N3.004 Dossiers relatifs aux enquêtes de satisfaction et aux actions qui en découlent


N3.005 Dossiers relatifs à l’élaboration des profils de fonction et de méthodes d’évaluation


N3.006 Dossiers relatifs aux recrutements en externe (via le Selor) 6 ans Trier et transférer aux AE Conserver les procès-verbaux contenant les listes des participants, les questions et les résultats ; éliminer les autres documents.

N3.007 Dossiers relatifs aux recrutements des agents Fedict 6 ans Trier et transférer aux AE Conserver les procès-verbaux contenant les listes des participants, les questions et les résultats ; éliminer les autres documents.

2 Le service gère le recrutement, les mutations internes, les évaluations individuelles et les interruptions de carrière.


42



N3.008 Dossiers relatifs aux mutations en interne (avec examen) 5 ans Trier et transférer aux AE Conserver les documents relatifs à l’approbation du Conseil, ainsi que les listes des participants, les questions et les résultats ; éliminer les autres documents.

N3.009 Dossiers relatifs aux mutations en interne pour les techniciens (sans examen) [Listes des services préférés]

5 ans Éliminer

N3.010 Dossiers relatifs aux missions particulières (cf. article 82, § 31 de l’AR du 11/01/2007)

15 ans Éliminer Se trouve dans le dossier d’évaluation également. Voir la série N3.014.

N3.011 Documents concernant les candidatures spontanées 5 ans Éliminer

N3.012 Dossiers ou documents relatifs aux stagiaires (« immersion professionnelle »)

5 ans Éliminer

N3.013 Dossiers ou documents relatifs aux étudiants jobistes 5 ans Éliminer

N3.014 Dossiers relatifs à l’évaluation individuelle des membres du personnel


du personnel

Trier et transférer aux AE Font généralement partie du dossier du personnel et sont triés sur base des mêmes critères Voir la série N2.009.


43



N3.015 Dossiers relatifs aux examens de promotion 15 ans Trier et transférer aux AE Conserver les procès-verbaux avec la liste des participants, les questions et les résultats, et la notification au personnel et les résultats ; éliminer les autres documents.

N3.016 Dossiers relatifs aux interruptions de carrière [Avant 2011, ils se trouvaient dans le dossier du personnel]


du personnel

Éliminer

N3.017 Indicateurs pour le courrier sortant 10 ans Éliminer Voir série N2.001.

O. SERVICE MARCHÉ TÉLÉCOMS & MÉDIAS

O1. Marché Télécoms

O1.001 Dossiers relatifs à l’analyse du marché [Consultation des opérateurs, du Conseil de la concurrence, des régulateurs médias et de la Commission européenne]


O1.002 Dossiers relatifs à l’implémentation de mesures 10 ans Conserver et transférer aux AE

O1.003 Dossiers relatifs aux plaintes d’opérateurs contre leurs concurrents concernant l’implémentation de mesures ou concernant les analyses de marché par l’IBPT


l’affaire

Conserver et transférer aux AE Voir la série M.004.

O1.004 Dossiers relatifs à l’étude des prix [Chaque année depuis 2012]



44



O1.005 Copies des questionnaires envoyés par l’OCDE, de la CE et de l’Organe des régulateurs européens des communications électroniques (ORECE)

3 ans Éliminer Voir la série E.004.

O1.006 Dossiers relatifs aux enquêtes réalisées par l’IBPT 5 ans Trier et transférer aux AE Conserver un exemplaire de chaque questionnaire et le rapport final ; éliminer les autres documents.

O1.007 Dossiers relatifs à la coopération avec les régulateurs des autres pays européens et BEREC (Body of European Regulators for Electronic Communications)

10 ans Trier et transférer aux AE Conserver les documents reflétant une prise de position belge ; éliminer les autres. Éliminer les procès-verbaux, rapports et documents reçus de ces organismes.

O2. Médias

O2.001 Dossiers relatifs à la régulation des opérateurs médias (non francophones et néerlandophones) à Bruxelles concernant l’aspect « distribution des programmes »


O2.002 Dossiers relatifs à la régulation des opérateurs médias (non francophones et néerlandophones) à Bruxelles concernant l’aspect « édition de programmes »


O2.003 Licences délivrées aux opérateurs médias (non francophones et néerlandophones) à Bruxelles [Elles sont délivrées pour 9 ans]



45



O2.004 Correspondance avec le Conseil supérieur de l’Audiovisuel (CSA) et le Vlaamse Regulator voor de Media (VRM) relative aux compétences de chacun [cf. La GED]

10 ans Éliminer

P. COLLÈGE DE CONCILIATION

P.001 Dossiers relatifs à la composition du Collège de conciliation [cf. Arrêté royal du 5 mai 2006 fixant une procédure de conciliation devant l’IBPT, art. 5]


P.002 Dossiers de conciliation entre opérateurs [cf. Arrêté royal du 5 mai 2006 fixant une procédure de conciliation devant l’IBPT, art. 2-4]


l’affaire

Trier et transférer aux AE Conserver les dossiers ayant une valeur de précédent ; éliminer les autres.





211

Archives de

l’Institut belge des Services postaux et desTélécommunications

Tableau de tri

2014

par

Madeleine Jacquemin


par Hippolyte Bailly et Sarah Macquoy

Brussel – Bruxelles2017

5739

l’Institut belge des Services postaux et des ... · numériques, sur support papier et autres...

Documents

Transcript of l’Institut belge des Services postaux et des ... · numériques, sur support papier et autres...