Zo wordt outsourcing succesvol

Steeds meer bedrijven hebben te maken met het uitbesteden van IT-voorzieningen, metwisselende ervaringen. De ervaringen uit onze studie Outsourcing Performance® latenzien dat een aantal cruciale punten het succes van uitbesteding bepaalt. De voornaamste:alleen sturen op kostenbesparingen, draait bijna altijd uit op teleurstellingen. Een hardeles, zeker omdat we in een tijd leven waarin de kosten nóg verder naar beneden moeten.Tegelijkertijd valt niet te ontsnappen aan de digitale toekomst: minder IT is geen optie. Watte doen?Hoe maak je outsourcing succesvol? We zetten de belangrijke succesfactoren op een rij.

Het gaat niet om de prijs, maar om de kostenOrganisaties willen geld besparen door IT-diensten uit te besteden. En dat kan. Bedenk echterwel dat een lage prijs alleen mogelijk is, als de kwaliteit van de leverprocessen hoog is. Bijuitbesteding is de service provider gedeeltelijk afhankelijk van zijn opdrachtgever. Je kuntbijvoorbeeld wel een lage prijs per server afspreken, maar als er geen rem staat op hetaanschaffen van servers dan betaalt de opdrachtgever uiteindelijk toch de hoofdprijs. Echtebesparingen zijn het gevolg van keuzes die zich vooral richten op slimmer (samen)werken.

Transformatie moet zichtbaar en voelbaar zijnHet structureel verlagen en vermijden van kosten vraagt om transformatie. Dat is precies de fase die zelden volgens plan verloopt.Bij zowel uitbesteder als service provider zijn er onvoldoende prikkels om de benodigde verandering te bewerkstelligen.Uitbesteders genieten vanaf de start van een lagere prijs op basis van een contract waarin de transformatiekosten onzichtbaar zijndoor ze uit te smeren en te verdisconteren. Voor service providers is het op korte termijn lucratiever om de bestaande situatie bij hetoude te laten en te verdienen aan de out of scope. Teveel deals verzanden nog in een langdurige transformatie. Zonder pain geengain, die periode kan het best zo kort mogelijk zijn. Het is daarom zaak om het programma aan beide kanten met militaire timing enprecisie uit te voeren.

Multi-vendor outsourcing vraagt om een transparant speelveldVeel organisaties besteden uit aan meer dan één leverancier. In steeds meer gevallen krijgen partijen met elkaar te maken in eenketen van bedrijfsprocessen en zijn ze van elkaar afhankelijk voor het eindresultaat. Het moet duidelijk zijn dat als een organisatiekiest voor een vaste groep service providers, deze niet onderling concurreren in de strijd om meer business. De concurrentiebestaat uit de spelers buiten deze groep. De kerngroep moet, uiteraard op basis van goede prestaties, een steeds groter deel vande koek krijgen. Op die manier ontstaat er commitment. Daarnaast is het van belang om vooraf overeenstemming te krijgen over hetproces, bij voorkeur op basis van een industry process framework, en de tooling die wordt ingezet binnen de operatie. Dit zorgt vooréén referentiekader. Veel samenwerkingsproblemen zijn te herleiden tot het ontbreken van zo’n kader.

Investeer in effectieve regie van IT, zowel naar buiten als naar binnenUitbesteden van IT staat niet gelijk aan stoppen met nadenken over IT. In toenemende mate hangt bedrijfssucces samen met eengoede visie op en implementatie van technologie. Naar buiten toe is het dus niet handig om je lot in handen leggen van een externepartij. En binnen de eigen organisatie is IT te belangrijk voor de business om er ‘even’ bij te doen.Bij uitbesteding is het dus belangrijk om goede regie te hebben op het uitvoeren van het contract. Regie stelt de organisatie in staatom haar rol als opdrachtgever goed te kunnen vervullen, deze inspanning moet niet worden onderschat. Het kost tijd, moeite envaak wat experimenten om de juiste verhoudingen tussen alle partijen te bepalen en een relatie op te bouwen. De focus ligt vaak opde technologie, maar het uiteindelijke succes hangt af van de kwaliteit van de relatie.

Vernieuwing moet een duidelijke plek krijgenEr zijn twee zekerheden bij het afsluiten van een uitbestedingscontract voor IT:

je weet zeker dat de wereld verandert gedurende de looptijd;

je weet zeker dat er IT-oplossingen verschijnen die beter en goedkoper zijn dan die van nu.

Er moet dus ruimte zijn om te veranderen, te vernieuwen. Waarbij zowel de uitbesteder als de service provider keuzes moetenmaken en afstand moeten nemen van het oude. Dat is niet makkelijk: een uitbesteder moet bereid zijn afstand te nemen van oudeprincipes en werkwijzen, service providers moeten soms contractueel vastgelegde omzet opgeven.Als kosten transparant zijn en naast de leveranciersmarge nieuwe besparingen worden gedeeld, loont het voor beide partijen om

Wij creëren transparantie in de IT-sectoren delen deze kennis met u.

INIT GebouwJacob Bontiusplaats 91018 LL AMSTERDAMP.O. Box 8901000 AW AMSTERDAM

[t] +31 (0)20 622 3444[f] +31 (0)20 638 4039

info@giarte.comgiarte.nl

outsourcingperformance.nl

Lessen voor uitbesteders

Giarte

Pagina 1 van 2

afstand te doen van oude verworvenheden. Naast lagere kosten zijn bij vernieuwingen andere opbrengsten aan de kant van debusiness te benoemen.

De wil tot daadwerkelijk samenwerkenDe afgelopen jaren hebben ons geleerd dat het hanteren van vele regels en talrijke SLA’s niet werkt, evenals het inrichten vandashboards met een woud aan KPI’s. Regels kun je omzeilen, principes niet. Daarom is het van het grootste belang om alsuitbesteder precies duidelijk te hebben wat je doelstellingen zijn. Een consequente vertaling van de bedrijfsdoelen in eensourcingstrategie komen we nog te weinig tegen. Zonder deze vertaling ontbreken duidelijke aanknooppunten om de operatie vanoutsourcing tot een succes te maken. Bijvoorbeeld omdat niet duidelijk is wie de verantwoordelijkheid draagt voor een bepaaldedoelstelling en welke competenties in de komende jaren essentieel zijn voor de bedrijfsstrategie.Uitbesteding vraagt om het maken van keuzes waarbij alle partijen moeten meebewegen om samen de gewenste resultaten teboeken. Henry Ford wist het treffend samen te vatten: “Coming together is a beginning. Staying together is progress. Workingtogether is success.”

Bron: http://giarte.nl/articles/wat-maakt-outsourcing-tot-een-succes/

Pagina 2 van 2

Lees meer op giarte.nl of bezoek outsourcingperformance.nl.