Management – leerjaar 2

Configuraties van organisaties Auteur Mintzberg Literatuur H. Mintzberg, Organisatiestructuren, 2013 Relevantie Het visualiseren van de effectieve organisatiestructuur

De 5 logo’s/basisconfiguraties de eenvoudige structuur (dit logo past bij een klein bedrijf) de machinebureaucratie de professionele bureaucratie de divisiestructuur (dit logo past bij een groot bedrijf) de adhocratie (bestuurlijk en operationeel)

De 5 coördinatiemechanismenHoe coördineren organisaties hun werkzaamheden? Hoe stemmen ze af?1. Onderlinge aanpassing

informele communicatie : als medewerkers met elkaar overleggen en communiceren

2. Direct toezichtéén persoon geeft een anderen instructies/opdrachten : leidinggeven

3. Standaardisatie* van werkprocesseninhoud van het werk wordt gestandaardiseerd

4. Standaardisatie* van outputresultaten zijn gestandaardiseerd/gespecificeerd

5. Standaardisatie* van vaardigheden-training/opleiding zorgt voor standaardisatie

De 5 organisatieonderdelen1. Uitvoerende kern = hier wordt de dienst gemaakt

2. De strategische top = mensen met algehele verantwoordelijkheid

3. Het middenkader = middenmanagers

4. De techno-structuur = een stafafdeling waar de specialisten zich bevinden

5. De ondersteunende diensten = geen onderdeel van de uitvoerende kern, omdat ze geen directe bijdrage leveren aan het primaire proces (b.v. beveiliging, kantine, ict, postkamer)

5 vormen centralisatie/decentralisatie Verticale én horizontale centralisatie : de macht ligt helemaal in de top. Beperkte horizontale decentralisatie (selectief) : de macht is afgestaan aan stafafdelingen door

de directie maar de directie bepaalt wel zelf waar deze macht terecht komt. Beperkte verticale decentralisatie (parallel) : de macht ligt bij het hogere middenkader (divisies).

Selectieve verticale en horizontale decentralisatie : hierbij werken mensen altijd in projectgroepen. Deze groepen kunnen uit alle onderdelen van de organisatie komen. De macht wordt door de directie neergelegd bij de projectgroepen (b.v. doordat de directie een budget geeft aan de projectgroep).

Verticale én horizontale decentralisatie : de macht ligt helemaal bij de uitvoerende kern.

Structuren

Management – InkoopWat is inkoopInkoop = het geheel van alle activiteiten die in organisaties worden vervuld om producten en diensten van externe bronnen te betrekken.

Aspecten van inkoop1. Technisch aspect = je moet als inkoper weten over de trends en de producten. Je weet welke

producten je in moet kopen.2. Logistiek aspect = je kunt als inkoper bepalen of een product goed is, wat het gebruik ervan is,

hoe gevoelig een product is, etc.3. Commercieel aspect = hierbij gaat het om een goede prijs. Het gaat niet altijd om de goede prijs,

technisch aspect en logistiek aspect is ook van belang. Juiste hoeveelheid en juiste plaats zijn vaak belangrijk.

Vierfasenmodel BurtZijn vier ontwikkelingsfasen over hoe een bedrijf tegen inkoop aan kan kijken.1. Administratieve functie: laag geplaatst in de organisatie, inkopers houden zich vooral bezig met

het plaatsen en afhandelen van orders in opdracht van gebruikers. (Je bent hier alleen degene die besteld, je doet de operationele inkoop/de administratie. Je mag niet zelf inkopen, de leveranciers bepalen of onderhandelen met leveranciers. Je bent puur en alleen de administratieve kracht.)

2. Mechanische functie: meer oog voor commerciële aspecten, inkopers oriënteren zich op de markt en zijn op zoek naar lage prijzen.(Hier mag je onderhandelen over de prijs, je mag leveranciers tegen elkaar uitspelen. Je zit nog steeds op een passieve functie maar mag wel al meer doen dan bij de administratieve functie.)

3. Pro-actieve functie: inkopers nemen initiatieven, hebben een lange termijnvisie en nemen initiatief in leveranciersmanagement.(De inkoper gaat samenwerken met andere afdelingen, als verkoop, marketing, etc. De inkoper bepaalt welke producten er worden ingekocht, welke leverancier er gekozen wordt(leveranciersmanagement).)

4. Professionele functie: inkoop is een strategisch wapen in de concurrentiestrijd.(Inkoop is hierbij onderdeel van het beleid. Er wordt geconcurreerd met de inkoop. Inkoop wordt een strategisch wapen. De inkopers zitten in het management.)

Koopsituaties1. New-task situatie: nieuw product bij onbekende leverancier. (new task buy)2. Gewijzigde herhalingsaankoop: nieuw product bij bekende leverancier of bestaand product van

nieuwe leverancier. (modified rebuy)3. Rechtstreekse herhalingsaankoop: bekend product van een bekende leverancier. (straight rebuy)

Decision making unit (DMU)• Gebruikers• Beïnvloeders • Kopers• Beslissers• Gatekeepers = mensen die de inkoop ondersteunen en informatie tegenhouden en de inkoop

afschermen.

DefinitiesE-procurement = het inkopen met gebruikmaking van internettechnologie. (inkopen via internet)• E-ordering = bestellen via internet• E-sourcing = leveranciers zoeken via internet• E-tendering = elektronisch aanbesteden (RFI en RFQ)• E-auctions = veilingen via internet

- English auction : veilig waarbij de prijs omhoog gaat- Dutch auction : veilig waarbij de prijs omlaag aat- Reversed auctions : veilig waarbij de prijs omlaag gaat, alleen gaat bij deze de inkoper naar de veiling in plaats van de verkoper

Lock-in-effectenLock-in-effecten treden op als een gebruiker geïnvesteerd heeft in meerdere complementaire en duurzame activa.

Netwerkeffecten (network externalities)Lock-in-effecten hebben ook iets te maken met netwerkeffecten. De verkopendepartij probeert jou onderdeel te maken van zijn netwerk. Hoe groter het netwerk, hoe meer waarde dat netwerk heeft voor een ander.

Switching costsSwitching costs = de kosten die gepaard gaan met het overstappen op een andere leverancier.Omdat je locked in bent kost het heel veel geld om over te stappen naar een andere leverancier.

Just in time management (JIT)just-in-time-management = alle materialen en producten zijn precies op het tijdstip beschikbaar

Pull-mechanisme (van allerlei kanten komen er onderdelen aan die het uiteindelijke product vormen) (denk aan vrachtwagens scania , vrachtcontainers)

Producent heeft in principe geen voorraad bij dit mechanismeJe moet hierbij 100% kunnen vertrouwen op je leverancier

KetenintegratieBij samenwerking met de leverancier kijk je naar de samenwerking in de keten. In die keten ga je samenwerken met elkaar. Dit kan op 4 niveaus:

Fysiekintegratie : afspraken maken over de aanlevering van de goederen. (bijv. via container of met pallets) (fysieke samenwerking)

Informatie-integratie : hoe communiceert de inkoper(het bedrijf) met de leverancier (EDI afspraken maken over welke gegevens er met elkaar gekoppeld moeten worden. Informatie gaat over en weer)

Besturingsintegratie : het gaat erom dat je elkaar vertrouwelijke gegevens toedelen (bijv. heineken die samenwerkt met jumbo heineken krijgt de verkoopgegevens van jumbo, zo weet heineken hoeveel kratjes er bij jumbo staan en er verkocht worden, kunnen hun productie daarop aanpassen) (jumbo heeft daardoor een betere voorraadspositie)

Grondvormintegratie : dan ga je zo met elkaar samenwerken dat je gedeeltes van je proces uitbesteedt aan je leverancier (bijv. als je op de productielocatie van heineken kijkt zit daar midden op het terrein een Randstad.) (bijv. sommige bedrijven hebben de inkoop neergelegd bij andere partijen) (soort uitbesteden van activiteiten)

ConcurrentiedriehoekJe kunt je focussen op:

Product opstapje naar (product innovation) Kosten opstapje naar (operational excellence) Flexibiliteit opstapje naar (customer intimacy)

Kraljic-matrix

Management – Logistiek 1Definitie logistiekLogistiek = de organisatie, de planning, de besturing en de uitvoering van de goederenstroom vanaf de ontwikkeling en inkoop, via productie en distributie naar de eindafnemer, inclusief de retourstromen.

Deeltrajecten logistiek

KOOPKOOP = KlantOrderOntkoppelPuntKOOP = het punt dat aangeeft hoe ver (stroomopwaarts in een bedrijfskolom) een klantenorder doordringt in het productie- of distributieproces van de aanbieder van een product of dienst.

Vijf modellen KOOP:Koop 1: Je koopt een kant en klaar product geen distributie nodigKoop 2: Je gaat naar de winkel toe en je wil een specifiek product kopen wat alleen bij een ander filiaal beschikbaar is. Het product is dan ‘speciaal’ voor jou het wordt naar jou gedistribueerd en eventueel geïnstalleerd.Koop 3: Als je een product laat maken naar jouw wensen, wordt precies gemaakt zoals jij het wil. Je gaat een aantal stappen terug tot in de fabriek waar je product wordt gemaakt. (bijv broodje gezond zonder tomaat)Koop 4: Er wordt iets gemaakt waarbij er iets wordt gemaakt aan de hand van de producten

die zijn ingekocht. De inkopen zijn basis producten er worden geen nieuwe producten gekocht voor jou. (Bijv. nike schoen maken)

Koop 5: Bijv. je laat een woning bouwen. Dan is alles er speciaal voor jou.

VoorraadWaarom voorraad:

- Om het proces in gang te houden- Altijd in staat direct producten te kunnen leveren- Onzekerheden t.a.v. leverancier/aanvoer wegnemen en zekerheid creëren- Onzekerheden t.a.v. afname/vraagzijde wegnemen en zekerheid creëren- Onzekerheden t.a.v. proces wegnemen en zekerheid creëren

Voorraden in één voorraadpunt:3 verschillende aspecten

- Voorraad naar traject- Voorraad naar soort- Theoretische voorraad

Verschillende soorten voorraad:- Bestelde voorraad- Beschikbare voorraad- Gereserveerde voorraad- Economische voorraad = bestelde voorraad + beschikbare voorraad- Technische/fysieke voorraad = beschikbare voorraad + gereserveerde voorraad- Effectieve voorraad = bestelde voorraad + beschikbare voorraad + gereserveerde voorraad

Formule van Camp

D = jaarlijkse vraagCb = bestelkostenCv = voorraadkostenQ = hoeveelheid

Pareto-analyse20/80 regel = 20% van de oorzaken is verantwoordelijk voor 80% van de gevolgen.

Management – Logistiek 2Integraal logistiek concept

1. Grondvorm = de inrichting van het proces/van je fabriek, hoe gaan we het bedrijf inrichten om het product te kunnen maken, hoe richt je de lege fabriekshal in + de processen bijv. swimlane

2. Besturingssysteem = hoe gaan we bepalen wanneer en hoeveel we wat gaan produceren. Er zijn twee hoofdstormen van besturen:- pull = je gaat pas produceren als er vraag is (tegenwoordig steeds meer produceren op vraag)- push = je duwt producten de markt op terwijl je niet weet of er vraag naar isDeze twee manieren zijn om je proces aan moet pakken.

3. Informatiesysteem = een systeem waardoor alle informatie bij iedereen terecht komt zodat iedereen over de juiste informatie beschikt, proces draaiende houden (bijv. ERP-systeem, alles staat op papier)

4. Personele organisatie = hoeveel personeel en wat voor soort mensen heb je nodig voor de gehele productie, om het proces goed te laten verlopen.

ProductiegrondvormenDrie manieren om de productieomgeving in te richten:

- Continue fabricage : geen tussenvoorraad, product loop vloeiend door het proces.- Functionele fabricage : wel tussenvoorraden, proces is ingedeeld naar functie- Groepsgewijze fabricage : proces is ingericht naar orderstroom, men werkt in productiecellen

MRP I, MRP II, DRP I en DRP IIMRP I (Material Requirment planning) is een set rekenregels in het systeem waarmee de werkelijke toekomstige behoefte aan materiaal en grondstoffen kan worden berekend voor eindproducten. Houdt geen rekening met de capaciteit van machines en werknemers.

MRP II (Manufacturing Resources Planning) is een set rekenregels in het systeem waarmee de werkelijke toekomstige behoefte aan materiaal en grondstoffen kan worden berekend voor eindproducten. Houdt wel rekening met de capaciteit van machines en medewerkers.

DRP I (Distribution Requirements Planning) is een set rekenregels in het system waarmee je gaat kijken wanneer je als distributiecentrum moet gaan herbevoorraden. Hierbij wordt geen rekening gehouden met de capaciteit van machines en medewerkers.

DRP II (Distribution Resources Planning) is een set rekenregels in het system waarmee je gaat kijken wanneer je als distributiecentrum moet gaan herbevoorraden. Hierbij wordt wel rekening gehouden met de capaciteit van machines en medewerkers.

Economic Order Quantity (EOQ)

Q =bestelgrootteD = vraagCb = bestelkostenCv = voorraadkosten

EOQ berekent de optimale bestelgrootte.

Economic Production Quantity (EPQ)

EPQ berekent de optimale batch/seriegrootte.

D = vraag (demand)Q = hoeveelheid = batchgrootte (quantity) S = omstelkosten (settlecosts)Imax = maximale voorraad (maximum inventory)(hoogtepunt)H = voorraadkosten (holdingcosts)d = dagelijkse vraag (=hoeveel wordt er dagelijks uit de voorraad gehaald)p = dagelijkse productie (hoeveel komen er dagelijks bij)2DS = 2 x D x S

Overall Equipment Effectiveness (OEE)Je berekent de OEE door de beschikbaarheidsgraad x prestatiegraad x kwaliteitsgraad:

- Beschikbaarheidsgraad: de tijd dat een machine is ingepland en beschikbaar is en hoeveel tijd daarvan is die machine daadwerkelijk aan het draaien

- Prestatiegraad: Hoeveel producten had de machine kunnen maken in de tijd dat deze daadwerkelijk draaide en hoeveel zijn er echt gemaakt uiteindelijk.

- Kwaliteitsgraad: Je vergelijkt het aantal goede producten met het aantal producten die zijn gemaakt.

Lean

Theory Of Constrains (TOC)Stap 1: waar in het proces zit de bottleneck die de output van het gehele proces bepaaldStap 2: de bottleneck moet altijd aan het werk zijn, je wil proberen dat deze steeds aan het werk is (je kunt die niet stil laten vallen)Stap 3: om de bottleneck niet stil te laten vallen, ga je alle andere stappen invullen op zo’n manier dat de bottleneck optimaal ondersteund wordt (zodat overige de bottleneck niet lastig vallen)Stap 4: je gaat kijken of je de bottleneck (flessenhals in blauwe plaatje) verbredenStap 5: als de ene bottleneck is opgelost ga je naar de volgende bottleneck

Ketenintegratie