Leasefiets projectUpdate september 2021

2

+60 JAAR +7500

MEDEWERKERS+70

NATIONALITEITEN

2,21 MILJARD

EURO OMZET

IN 2020

+15 MERKEN 105 LOCATIES

WERELDWIJD

+30

PRODUCTIE

SITES

WERELDWIJD

INNOVATIE IS

ONZE ‘CORE’:

+3000

PATENTEN

We are creators of smart living solutions

3

2017-2021

Okt 2017 Nov 2017 –

Jan 2018

Feb 2018 Mrt 2018 –

Dec 2018

2019&2020 2021

• Exploreren

• Policy

• Ondernemingsraad

• Tender lease

maatschappij

• Facilities

• HR/Payroll

• Communication

• Kick-off movie

• Infosessies op de

sites

• Vélovrienden

• Start bestellingen

• Opknappen,

uitbreiden &

beveiligen

fietsenstallingen

• Pendelfonds

• Registratietool via

MyWork&Me of

Protime

• Week van mobiliteit

• Wedstrijd AS

Adventure

• Roll-out Vielsalm

• Hernieuwingen

• Roll-out Duitsland

4

Exploreren - contextOktober 2017

Public

transport

difficult

EnvironmentAttracting and

keeping the

right people

Fits with our

culture

Rewarding our

employees

Car cost for

e.g. young

graduates

5

Exploreren - liggingOktober 2017

6

Exploreren - medewerkersOktober 2017

Total EE’s Bike Own car Company

car

2104EE 243 EE • 90% direct

• 10% indirect

1383 EE• 80% direct

• 20% indirect

478 EE100% indirect

<= 15km

distance to

home

53% 90%

+/- 215 EE

60%

+/- 840 EE

15%

+/- 75 EE

Estimation of

250 bikers

100 bikers 150 bikers

7

Policy in een notendop

1. Lease fiets (alle soorten en merken met uitzondering van speed pedelecs) via leasemaatschappij

2. Wie? Alle UNILIN medewerkers in België die zich engageren om regelmatig de fiets te gebruiken voor woon-werkverkeer (minimum 20 werkdagen per jaar) met een contract van onbepaalde duur

3. Kost: UNILIN sponsort 50% van lease prijs met maximum van EUR 50 + medewerker betaalt saldo via eenbruto vermindering

4. Fietsvergoeding mogelijk indien geen bedrijfswagen

5. Verzekering tegen schade en diefstal + onderhoudscheque van EUR 100 per jaar

6. Duurtijd: 3 jaar + optioneel om fiets over te nemen na afloop lease periode aan +/- 16% van winkelwaarde

• Indien vrijwillig vertrek/ontslag omwille van dringende reden -> overname

• Indien ontslag omwille van andere redenen -> keuze overname/teruggave

8

2017-2021

Okt 2017 Nov 2017 –

Jan 2018

Feb 2018 Mrt 2018 –

Dec 2018

2019&2020 2021

• Exploreren

• Policy

• Ondernemingsraad

• Tender lease

maatschappij

• Facilities

• HR/Payroll

• Communication

• Kick-off movie

• Infosessies op de

sites

• Vélovrienden

• Start bestellingen

• Opknappen,

uitbreiden &

beveiligen

fietsenstallingen

• Pendelfonds

• Registratietool via

MyWork&Me of

Protime

• Week van mobiliteit

• Wedstrijd AS

Adventure

• Roll-out Vielsalm

• Hernieuwingen

• Roll-out Duitsland

9

Tender – leasemaatschappij

✓ Alle mogelijke merken

✓ Alle mogelijke handelaren

✓ In 2017 weinig spelers op de markt

10

Facilities – fietsenstallingen & kleedkamers

11

HR/payroll – proces & impact

1• Medewerker gaat naar fietshandelaar en stuurt offerte naar leasemaatschappij

2• Leasemaatschappij informeert UNILIN en vraagt goedkeuring

3• Leasemaatschappij informeert medewerker en stuurt leaseofferte+addendum

4• Leasemaatschappij bestelt van zodra leaseofferte+addendum ondertekend

5• Leasemaatschappij informeert medewerker van levering

6• Leasemaatschappij informeert UNILIN van levering voor verwerking in payroll

12

2017-2021

Okt 2017 Nov 2017 –

Jan 2018

Feb 2018 Mrt 2018 –

Dec 2018

2019&2020 2021

• Exploreren

• Policy & proces

• Ondernemingsraad

• Tender lease

maatschappij

• Facilities

• HR/Payroll

• Communication

• Kick-off movie

• Infosessies op de

sites

• Vélovrienden

• Start bestellingen

• Opknappen,

uitbreiden &

beveiligen

fietsenstallingen

• Pendelfonds

• Registratietool via

MyWork&Me of

Protime

• Week van mobiliteit

• Wedstrijd AS

Adventure

• Roll-out Vielsalm

• Hernieuwingen

• Roll-out Duitsland

Kick-off moviehttps://www.youtube.com/watch?v=qUa_4BDxdPo

13

Community gevoel

14

15

2017-2021

Okt 2017 Nov 2017 –

Jan 2018

Feb 2018 Mrt 2018 –

Dec 2018

2019&2020 2021

• Exploreren

• Policy

• Ondernemingsraad

• Tender lease

maatschappij

• Facilities

• HR/Payroll

• Communication

• Kick-off movie

• Infosessies op de

sites

• Vélovrienden

• Start bestellingen

• Opknappen,

uitbreiden &

beveiligen

fietsenstallingen

• Pendelfonds

• Registratietool via

MyWork&Me of

Protime

• Week van mobiliteit

• Wedstrijd AS

Adventure

• Roll-out Vielsalm

• Hernieuwingen

• Roll-out Duitsland

16

Een succes!

• Inschatting 250 lease fietsen -> 650 lease fietsen (meer dan ¼ van onze medewerkers)

1. Elektrisch (70%)

2. Koersfiets

3. Stadfiets, bakfiets, plooifiets…

• Zowel arbeiders als bedienden

• Workload voor HR niet te onderschatten

17

Pendelfonds

• Het Pendelfonds is een initiatief van de Vlaamse overheid om duurzaam woon-werkverkeer aan te moedigen. Bedrijven kunnen tot 50% subsidie krijgen voor hun mobiliteitsmaatregelen.

• Dossier ingediend in 2018

• Goede begeleiding

• Regelmatig zijn er nieuwe oproepen

18

2017-2021

Okt 2017 Nov 2017 –

Jan 2018

Feb 2018 Mrt 2018 –

Dec 2018

2019&2020 2021

• Exploreren

• Policy & proces

• Ondernemingsraad

• Tender lease

maatschappij

• Facilities

• HR/Payroll

• Communication

• Kick-off movie

• Infosessies op de

sites

• Vélovrienden

• Start bestellingen

• Opknappen,

uitbreiden &

beveiligen

fietsenstallingen

• Pendelfonds

• Registratietool via

MyWork&Me of

Protime

• Week van mobiliteit

• Wedstrijd AS

Adventure

• Roll-out Vielsalm

• Hernieuwingen

• Roll-out Duitsland

Week van mobiliteit

19

20

2017-2021

Okt 2017 Nov 2017 –

Jan 2018

Feb 2018 Mrt 2018 –

Dec 2018

2019&2020 2021

• Exploreren

• Policy

• Ondernemingsraad

• Tender lease

maatschappij

• Facilities

• Kick-off movie

• Infosessies op de

sites

• Vélovrienden

• Start bestellingen

• Opknappen,

uitbreiden &

beveiligen

fietsenstallingen

• Pendelfonds

• Registratietool via

MyWork&Me of

Protime

• Week van mobiliteit

• Wedstrijd AS

Adventure

• Roll-out Vielsalm

• Hernieuwingen

• Roll-out Duitsland

21

Key take aways

• Key to success!• Project matig aanpakken (ownership, stakeholders informeren, scope bepalen, communicatieplan…)• Communicatie!

• Aandachtspunten:• Impact op HR• Impact op arbeidsongevallen

• Fit in de benen, fit in het hoofd!