MEDISCH CENTRUM ST.-JOZEF ‘NIAZ-ACCREDITATIETRAJECT’ DANKZIJ DOCUMENT-MANAGEMENTSYSTEEM Kwaliteit en patiëntveiligheid is belangrijk in elke zorginstelling en dat geldt ook voor het Medisch Centrum St.-Jozef. De patiënt staat altijd vooraan met alles wat ze doet en een volwaardig documentmanagementsysteem is daarbij van onmisbaar belang voor de medewerkers. Een DMS helpt namelijk een goede zorg-kwaliteit te waarborgen, zelfs in drukke tijden. Van honderden documenten in verschillende rubrieken geplaatst op intranet naar een professioneel documentmanagementsysteem dat de NIAZ-accreditatie kan doorstaan. Dat is de transformatie die het Medisch Centrum St.-Jozef onderging, sinds ze aan de slag gingen met het kwaliteitsmanagementsysteem van Infoland.

Een wereld van verschilEenduidig klinkt er dat niemand terug wil naar het oude ‘documentmanagementsysteem’, waarbij de documenten te vinden waren op intranet. Het was niet altijd gebruiks-vriendelijk, maar ook vaak complex. Er was sprake van een beperkte zoekfunctie binnen intranet, waardoor de medewerkers de juiste documenten vaak niet konden vinden met het risico dat ze dan noodgedwongen naar eigen goeddunken aan de slag gingen. Een inefficiënt en ongemakkelijk systeem om mee te werken in nood-gevallen. “En dat is juist het moment dat medewerkers protocollen en documenten snel moeten opzoeken”, vertelt Chrétien Haenen, staf-medewerker kwaliteit & accreditatie. “Medewerkers hebben dan geen tijd om tientallen mappen te doorbladeren. Ze moeten de documen-ten kunnen vinden op een snelle, praktische en vooral eenvoudige manier, zodat fouten of tijdverspilling vermeden kunnen worden.”

Met die gedachten in het achterhoofd startte de zoektocht naar een professioneel systeem. “Van alle bekeken organisaties en systemen op de markt voldeed enkel de module Documenten & Processen van Infoland aan onze eisen. Het DMS is niet alleen praktisch, maar ook makkelijk en snel in gebruik.”

“ Kwaliteits-management en veiligheid in de

breedte, een echte totaaloplossing.”

“ Zonder Infoland was

het accreditatietraject ons niet gelukt.”

Medewerkers werken veel efficiënter en uniformer En de cijfers spreken voor zich. Waar er begin 2017 slechts 250 docu-menten online stonden, die nauwelijks bekeken werden, staan er nu 1148 documenten online. “Niet alleen het aantal is op minder dan 2 jaar gestegen, ook de hoeveelheid mensen die ze vinden en lezen is gegroeid. In het laatste kwartaal is elk document gemiddeld 50 keer bekeken. Dat is enorm veel en een teken dat het leeft onder de medewerkers.”

Alle protocollen en procedures zijn nu op één centrale plek in de organisa-tie beschikbaar en kunnen vanop iedere computer worden geraadpleegd. Medewerkers werken veel efficiënter en uniformer binnen het ziekenhuis en dit minimaliseert de kans op fouten. “Dankzij Infoland kunnen we ons concentreren op wat echt belangrijk is, namelijk de verzorging van de patiënt.”

Maatwerk“Het is een standaardproduct, maar door de vele instellingen kun je het je helemaal eigen maken. Echt maatwerk.” Die instellingen kunnen gaan over de lay-out, maar ook over de geldigheidsduur van documenten, wie verantwoordelijk is en wanneer de eigenaar van een document de melding krijgt om zijn documenten te actualiseren. “Belangrijk is dus ook dat je tijdens de installatie en gesprekken duidelijk zegt wat je wilt en hoe je het wilt, maar de begeleiding van Infoland is meer dan super.” Eens de installatie gedaan is, kun je beginnen met de invulling van het systeem en dan moet er bijna niets meer aangepast worden.

Groen licht“Het document- en procesmanagementsysteem van Infoland heeft ons zeker en vast geholpen met het NIAZ-accreditatietraject. De auditoren lichten je organisatie dan volledig door en bekijken dan ook het DMS uitgebreid. Het is belangrijk dat ook zij de documenten snel kunnen vinden. Als je nadien te horen krijgt dat je een goede score behaald hebt, is dat een absolute beloning voor de inzet. Zonder het DMS van Infoland was het accreditatietraject ons niet gelukt.”

“ De kracht en

kwaliteit van het systeem hangen af van de kwaliteit van het product

en de kwaliteit van de werknemer die het

invult.”

www.infoland.be steluwvraag@infoland.be - +32 32 03 02 90

Chrétien is zeer tevreden over de veranderingen die het ziekenhuis de laatste 2 jaar onderging. Dat komt onder andere door het systeem, maar ook door een bewuste keuze: “We hebben één iemand aangesteld als beheerder. De kracht en kwaliteit van het systeem hangen namelijk af van de kwaliteit van het product en de kwaliteit van de werknemer die ermee bezig is en die de invulling doet. 1 + 1 geeft nu eenmaal 3.”

Een totaaloplossing met optimale ondersteuningMedisch Centrum St.-Jozef vzw maakt op dit moment iets minder dan 2 jaar gebruik van het systeem, maar de meningen zijn onverdeeld en uiterst positief, zowel bij Chrétien als bij de andere medewerkers. “Infoland biedt een echte totaaloplossing, niet alleen biedt het systeem veel mogelijkheden, ook de ondersteuning van Infoland is optimaal. We kunnen er altijd terecht met onze vragen en krijgen snel antwoord.” Medisch Centrum St.-Jozef maakt op dit moment niet alleen gebruik van de module Documenten & Processen, maar ook van het e-learningplatform, de module ‘Leren en toetsen’, genaamd iQualify.

“Ik raad Infoland aan iedereen aan die op zoek is naar een systeem dat je de juiste ondersteuning biedt in het beheren, beschikbaar stellen en leren van documenten en procedures op een praktische, snelle en centrale manier.”CTURAL CONCRETE BELGIUM

“ Infoland heeft de

antwoorden op de vragen van morgen.”

MEDISCH CENTRUM SINT-JOZEF

Het Medisch Centrum St.-Jo-zef manifesteert zich als een psychiatrisch ziekenhuis dat aan haar patiënten en hun leefomgeving een verantwoorde totaalzorg verstrekt met uitgesproken aandacht voor een individuele benadering. Deze totaal-zorg is gericht op het bevorderen van de levenskwaliteit door het behou-den, herstellen of creëren van het psychisch evenwicht of het draaglijk maken van psychische stoornissen.

Chrét

ien H

aene

n