KPN MijnGesprek Handleiding - BTC

KPN MijnGesprek Handleiding

versie v1.0 - 29-06-2018

1

KPN MIJNGESPREK

HANDLEIDING


versie v1.0 - 29-06-2018

2

INHOUD

Over BTC.............................................................................................................................................3 Wat doet BTC? ................................................................................................................................. 3

1. Eerste gebruik ................................................................................................................................4 1.1. Inloggen ................................................................................................................................... 4 1.2. Cijfercode / vingerafdruk............................................................................................................. 4

2. Overzicht ........................................................................................................................................5 2.1. Voicemail .................................................................................................................................. 5 2.2. Snel instellen ............................................................................................................................. 5 2.3. Gespreksbeheer ......................................................................................................................... 5

2.3.1 Doorverbinden ........................................................................................................... 6 2.3.2 Vergaderen ................................................................................................................ 7 2.3.3 In de wacht ............................................................................................................... 7

3. Recent ............................................................................................................................................8 3.1. Gesprekken ............................................................................................................................... 8 3.2. Voicemail .................................................................................................................................. 8

4. Contacten .......................................................................................................................................9 4.1. Bedrijf telefoonboek ................................................................................................................... 9 4.2. Lokaal telefoonboek.................................................................................................................... 9

5. Instellingen ..................................................................................................................................10 5.1. Inkomende Gesprekken ............................................................................................................ 10

5.1.1. Alle gesprekken doorschakelen ........................................................................................... 10 Voicemail Begroeting kiezen ............................................................................................... 11 Doorschakelen naar Telefoonnummer .................................................................................. 11 Gesprekken Afwijzen (Niet storen) ...................................................................................... 12

5.1.2. Alle gesprekken doorschakelen ........................................................................................... 12 5.1.3. Doorschakelopties ............................................................................................................. 13

Bezet .............................................................................................................................. 13 Geen antwoord ................................................................................................................. 13 Niet bereikbaar ................................................................................................................. 13 Instellen telefoonnummer .................................................................................................. 13

5.1.4. Voicemail ......................................................................................................................... 13 Bezet .............................................................................................................................. 13 Geen gehoor .................................................................................................................... 13 E-mail ............................................................................................................................. 13 Begroeting ....................................................................................................................... 14

5.1.5. Anywhere (optioneel) ......................................................................................................... 14 5.1.6. Wisselgesprek ................................................................................................................... 15 5.1.7. Gespreksopname ............................................................................................................... 16

5.2. Oproepen ontvangen op ............................................................................................................ 16 5.2.1. Vast ................................................................................................................................. 16 5.2.2. Mobiel .............................................................................................................................. 16 5.2.3. Mobiel en vast ................................................................................................................... 16

5.3. Uitgaande gesprekken .............................................................................................................. 17 5.3.1. Uitgaand nummer.............................................................................................................. 17 5.3.2. Belmethode ...................................................................................................................... 17

5.4. Callcenter................................................................................................................................ 18 5.4.1. Agent status ..................................................................................................................... 18 5.4.2. Callcenter ......................................................................................................................... 18

5.4. Mijn gegevens ......................................................................................................................... 18


versie v1.0 - 29-06-2018

3

OVER BTC

Communicatie, beschikbaarheid van informatie en data en de beveiliging daarvan zijn cruciaal voor elk

bedrijfsproces. Elke onderneming streeft ernaar deze processen te optimaliseren, op zoek naar meer

effectiviteit en productiviteit. BTC levert daar een substantiële bijdrage aan door met kennis van zaken en een

goede service de totale ICT werkplek in te richten, mensen 24/7 bereikbaar te maken en het mogelijk te maken

om altijd en overal te kunnen werken. Met cloudoplossingen, diensten en producten waarmee u nu al kunt

anticiperen op de toekomst.

WAT DOET BTC?

Bedrijven en organisaties willen zich focussen op hun core business en zich geen zorgen maken over alles wat

noodzakelijk is om het werk te kunnen doen. BTC ondersteunt bedrijven en organisaties door de zorg over de

ICT werkplek weg te nemen. Dat doen we door als een onafhankelijke partner van ondernemingen te opereren

voor de inrichting van de totale ICT werkplek volgens een one-stop-shop formule; het samenbrengen van alle

point solutions en services onder één dak geeft klanten meer rust en controle.

We adviseren in de toepassing van de nieuwste technologieën en toekomstbestendige oplossingen en verzorgen

van a tot z de implementatie daarvan. De wensen en eisen van de klant vormen het vertrekpunt voor onze

dienstverlening, het einddoel is daaraan tegemoet te komen op een manier die betaalbaar, werkbaar en

schaalbaar is.

Zo helpt BTC bedrijven om efficiënter te werken en de productiviteit te stimuleren door ‘Het Nieuwe Werken’ op

een relevante en effectieve manier in te zetten. Dit verhoogt zowel het plezier in het werk als het rendement

van medewerkers.

Daartoe adviseren we onafhankelijk over alle facetten waarmee de ICT werkplek wordt omgeven: netwerken,

connectiviteit, hardware, services en infrastructuur. In combinatie met de implementatie en installatie hiervan.

Deze integrale aanpak leidt tot de meest efficiënte oplossingen en draagt substantieel bij aan het verhogen van

het rendement op de werkplek. En dus daarmee ook aan het ondernemingsrendement.

Voor meer informatie zie www.btc.nl

http://www.btc.nl/


versie v1.0 - 29-06-2018

4

1. EERSTE GEBRUIK

1.1. INLOGGEN

Na het installeren van de MijnGesprek App dient u eenmalig uw login

gegevens in te voeren.

1.2. CIJFERCODE / VINGERAFDRUK

Nadat u de login gegevens heeft ingevuld krijgt u de vraag om een

cijfercode of vingerafdruk in te voeren, zodat de MijnGesprek app

wordt beveiligd en niet zomaar kan worden geopend.


versie v1.0 - 29-06-2018

5

2. OVERZICHT

2.1. VOICEMAIL

Als er nieuwe voicemails zijn, wordt op het hoofdscherm een melding

getoond waarin wordt aangegeven hoeveel nieuwe voicemails

beschikbaar zijn. Door op de link te tikken, wordt u naar het voicemail

scherm geleid, zie ook 3.2 Voicemail.

2.2. SNEL INSTELLEN

Het ‘snel instellen’ scherm geeft een verkorte versie weer van de

geavanceerde instellingen. De uitleg van de verschillende mogelijkheden

kunt u terugvinden in hoofdstuk 5 Instellingen.

2.3. GESPREKSBEHEER

Indien de gebruiker via de telefooncentrale een oproep ontvangt, dan zal

de app deze weergeven als een kleine balk bovenaan de app. In deze balk

kan de gebruiker het gesprek pauzeren en hervatten.

Als de gebruiker hier op tikt zal de balk openen en zullen de volledige

gespreksopties zichtbaar worden.

Bij toevoegen kan een 2e gesprek naar een ander nummer

worden opgezet en worden toegevoegd aan het gesprek.

Doorverbinden kan zowel met ruggespraak als direct (koud).

Hiervoor kan de gebruiker een 2e of 3e gesprek opzetten en

kiezen hoe en wie hij wil doorverbinden.

Via het gespreksbeheer scherm kunt u gesprekken

doorverbinden (zie 2.3 doorverbinden), een vergadering

starten door iemand toe te voegen aan het gesprek (zie 2.4

vergaderen) of het gesprek in de wacht zetten (zie 2.5 in de

wacht)


versie v1.0 - 29-06-2018

6

2.3.1 DOORVERBINDEN

In het gespreksbeheer scherm kunt u via de knop ‘Doorverbinden’ het

gesprek doorverbinden naar een collega via het telefoonboek of door

middel van het invoeren van een telefoonnummer.

Het telefoonnummer kunt u invoeren door eerst op het icoontje

te drukken.

Zodra u de keuze heeft gemaakt uit het telefoonboek of door middel van

het handmatig invoeren van een telefoonnummer kunt u bepalen hoe het

gesprek doorverbonden dient te worden.

BLIND/DIRECT DOORVERBINDEN

Blind/direct doorverbinden betekent dat u het gesprek in één keer

doorzet, zonder dat u van tevoren een aankondiging kan geven. Dit is de

eerste optie uit de lijst.

RUGGESPRAAK DOORVERBINDEN

Met ruggespraak doorverbinden betekent dat u eerst de persoon aan de

lijn krijgt waar u het gesprek naar wil doorverbinden. Hierbij kunt u dan

aankondigen wie u aan de lijn heeft alvorens u doorverbindt.

U verbindt het gesprek door via de ‘Doorverbinden’ knop.


versie v1.0 - 29-06-2018

7

2.3.2 VERGADEREN

In het gespreksbeheer scherm kunt u via de knop ‘Toevoegen’ iemand

toevoegen aan het gesprek via het telefoonboek of door middel van het

invoeren van een telefoonnummer.

Het telefoonnummer kunt u invoeren door eerst op het icoontje

te drukken.

Zodra u de keuze heeft gemaakt uit het telefoonboek of door middel van

het handmatig invoeren van een telefoonnummer wordt er een tweede

gesprek opgezet en krijgt u eerst te spreken, zodat u kunt aankondigen

dat hij/zij wordt toegevoegd aan het gesprek.

U voegt het gesprek samen met het eerste gesprek door op de knop

‘samenvoegen’ te drukken. U zit nu met drie personen in het gesprek.

2.3.3 IN DE WACHT

U kunt via het gespreksbeheer scherm het huidige gesprek

ook in de wacht plaatsen door op ‘gesprek pauzeren’ te

drukken. Degene die in de wacht wordt geplaatst krijgt

afhankelijk van de instellingen op de KPN ÉÉN

telefooncentrale wachtmuziek of een wachttoon te horen.


versie v1.0 - 29-06-2018

8

3. RECENT

3.1. GESPREKKEN

Onder het menu Recent en dan het tabblad ‘Gesprekken’ worden alle

gesprekken getoond die via de centrale zijn opgezet of zijn binnen

gekomen.

Voor de recente gesprekken en oproepen wordt altijd eerst in de lokale

contacten gezocht, voordat in het bedrijfstelefoonboek wordt gezocht.

Indien er geen passend contactpersoon wordt gevonden, dan wordt het

telefoonnummer of „anoniem‟ weergegeven indien het een privé nummer

betreft.

Gesprekken uit de lijst kunnen worden verwijderd door het nummer

ingedrukt te houden, te selecteren welke nummers u wenst te

verwijderen en daarna op het prullenbak icoon te drukken.

3.2. VOICEMAIL

Onder Recent en dan het tabblad ‘Voicemail’ vindt u alle voicemails die op

dat moment op het platform staan. De gebruiker kan deze afspelen op

zijn telefoon (inclusief video voicemail), terugbellen naar de beller (indien

het telefoonnummer beschikbaar is), de voicemail delen als .wav of .mov

bestand via e-mail of de voicemail verwijderen.


versie v1.0 - 29-06-2018

9

4. CONTACTEN

4.1. BEDRIJF TELEFOONBOEK

Hier is het telefoonboek van de telefooncentrale te zien.

4.2. LOKAAL TELEFOONBOEK

Ook de lokale contacten worden weergegeven (mits

toegestaan door het mobiele toestel).


versie v1.0 - 29-06-2018

10

5. INSTELLINGEN

Dit scherm toont alle instellingen die beschikbaar zijn voor de gebruiker

op basis van de toegekende rechten in de telefooncentrale. Elke optie

wordt in de navolgende hoofdstukken verder toegelicht.

5.1. INKOMENDE GESPREKKEN

5.1.1. ALLE GESPREKKEN DOORSCHAKELEN

Hiermee kan de gebruiker alle inkomende gesprekken doorschakelen en

functioneert daarmee als DND (Do Not Disturb/Niet Storen) met de

mogelijkheid om selectief door te schakelen naar een eindbestemming.

Daarbij kan worden gekozen tussen Voicemail, doorschakelen naar een

ander nummer en een melding laten horen.


versie v1.0 - 29-06-2018

11

VOICEMAIL BEGROETING KIEZEN

Voor voicemail kan een standaard bericht alsmede een eigen bericht

worden ingesteld.

DOORSCHAKELEN NAAR TELEFOONNUMMER

Het telefoonnummer waar een beller naar wordt doorgeschakeld.


versie v1.0 - 29-06-2018

12

GESPREKKEN AFWIJZEN (NIET STOREN)

Alle inkomende oproepen worden geweigerd. De beller hoort een

ingesprek toon en de verbinding wordt verbroken of het gesprek wordt

doorgeschakeld conform de ‘bij bezet’ instelling, indien er een

doorschakeling staat ingesteld (zie 5.1.3. doorschakelopties).

5.1.2. ALLE GESPREKKEN DOORSCHAKELEN

Hiermee kan de gebruiker alle inkomende gesprekken op zijn vaste

nummer doorschakelen naar keuze. Daarbij kan worden gekozen tussen

Voicemail, doorschakelen naar een ander nummer en een melding laten

horen. De instellingen zijn hetzelfde als bij hoofdstuk 5.1.1. Alle

gesprekken doorschakelen.


versie v1.0 - 29-06-2018

13

5.1.3. DOORSCHAKELOPTIES

BEZET

Indien het toestel in gesprek is, kan er na x aantal keren overgaan

worden doorgeschakeld naar een ander telefoonnummer. Let op: indien

wisselgesprek ingeschakeld is zal er pas bij een 3e inkomende oproep

doorgeschakeld worden.

GEEN ANTWOORD

Indien het toestel niet wordt opgenomen, kan er na x aantal keren

overgaan worden doorgeschakeld naar een ander telefoonnummer.

NIET BEREIKBAAR

Indien het toestel niet bereikbaar is, bijvoorbeeld als deze uit staat of

geen bereik heeft, kan er doorgeschakeld worden naar een ander

telefoonnummer.

INSTELLEN TELEFOONNUMMER

Alle opties gebruiken hetzelfde nummer om naar door te schakelen.

Indien deze in de app wordt aangepast, dan zal bij alle drie de opties het telefoonnummer worden aangepast.

5.1.4. VOICEMAIL

De gebruiker kan instellen bij welke oproepen moet worden

doorgeschakeld naar voicemail.

BEZET

Indien de gebruiker in gesprek is worden de volgende inkomende

oproepen doorgeschakeld naar de voicemail. De beller krijgt dan de

ingestelde voicemail begroeting te horen.

GEEN ANTWOORD

Indien de telefoon niet wordt beantwoord, wordt na een x aantal keren

overgaan de beller doorgeschakeld naar voicemail.

E-MAIL

Hier kan de gebruiker opgeven naar welk e-mailadres de voicemail moet

worden gestuurd als deze is ingesproken. De voicemail is ook te

beluisteren in de app.


versie v1.0 - 29-06-2018

14

BEGROETING

Hier kan een begroeting worden gekozen of een nieuwe begroeting

worden ingesproken.

5.1.5. ANYWHERE (OPTIONEEL)

De optie Anywhere is alleen in de MijnGesprek app zichtbaar indien u een

Anywhere licentie actief heeft op uw zakelijk mobiele abonnement van

KPN. Indien u de VastMobiel licentie heeft is de instelling Anywhere

verborgen.

Anywhere integreert uw mobiele toestel op softwareniveau met uw

telefooncentrale. U bent met uw vaste en mobiele toestel via één enkel

telefoonnummer bereikbaar. De telefooncentrale zorgt ervoor dat bijv. uw

mobiele telefoon ook overgaat op het moment dat u op uw verkorte of

vaste nummer wordt gebeld.

TELEFOONNUMMER

U vult bij het telefoonnummer het nummer in dat ook moet overgaan als

u op uw vaste nummer wordt gebeld. Dit kan uw mobiele nummer zijn,

maar ook bijv. uw thuis telefoonnummer.


versie v1.0 - 29-06-2018

15

ANYWHERE INSTELLINGEN

Onder de instellingen heeft u een drietal opties

Blokkeer doorschakelen

Indien u de optie inschakelt, zorgt u ervoor dat een oproep niet in bijv. een voicemail terecht komt.

Voorbeeld: U wordt gebeld op uw zakelijke vaste lijn en u heeft uw privé mobiele nummer opgegeven als

telefoonnummer in de Anywhere instelling. Uw privé nummer gaat ook over op het moment dat u zakelijk

wordt gebeld. Als u dan de optie ‘Blokker doorschakelen’ aan heeft staan, voorkomt u dat de zakelijke oproep

naar uw privé voicemail doorgaat.

Vraag om bevestiging

Hiermee kunt u aan de telefooncentrale een akkoord geven voor het doorzetten van de inkomende oproep.

Indien de optie is ingeschakeld vraagt de telefooncentrale bij het aannemen van de oproep eerst of u de oproep

wenst te ontvangen. Indien dit het geval is dient u dit te bevestigen met een willekeurige toets 0-9.

Anywhere gespreksbediening

Indien u de optie inschakelt, geeft u aan dat de telefooncentrale tussen het gesprek blijft zitten. Hierdoor kunt

u gebruik blijven maken van de MijnGesprek app om bijv. het gesprek in de wacht te zetten, door te verbinden

of een vergadering te starten.

5.1.6. WISSELGESPREK

Door wisselgesprek in te schakelen kan er tegelijkertijd een 2e oproep

ontvangen worden. Bij uitschakelen is dit niet mogelijk. Let op: hiervoor

dient wisselgesprek ook op het toestel ingesteld te zijn.


versie v1.0 - 29-06-2018

16

5.1.7. GESPREKSOPNAME

Met de optie Gespreksopname kan de manier van gespreksopname

worden ingesteld. Deze optie wordt alleen weergegeven als de

gespreksopname licentie is toegewezen aan de gebruiker. De (i) geeft een

uitgebreide uitleg aan de gebruiker hoe Gespreksopname tijdens een

gesprek werkt.

5.2. OPROEPEN ONTVANGEN OP

Deze optie wordt gebruikt om de gebruiker de mogelijkheid te bieden om te kiezen op welk toestel de oproepen

binnenkomen. Dit geldt voor oproepen naar zowel het vaste als het mobiele nummer. Als bijvoorbeeld alleen

vast aan staat, dan worden de gesprekken naar het vaste nummer, maar ook de gesprekken naar het mobiele

nummer alleen nog afgeleverd op het vaste toestel.

5.2.1. VAST

Hierbij wordt voor zowel oproepen naar het vaste nummer als oproepen

naar het mobiele nummer aflevering op het mobiele toestel uitgezet.

Alleen het vaste toestel wordt opgeroepen.

5.2.2. MOBIEL


naar het mobiele nummer aflevering op het vaste toestel uitgezet. Alleen

het mobiele toestel wordt opgeroepen.

5.2.3. MOBIEL EN VAST


naar het vaste en mobiele nummer afgeleverd.


versie v1.0 - 29-06-2018

17

5.3. UITGAANDE GESPREKKEN

5.3.1. UITGAAND NUMMER

Hier kan ingesteld worden of er met het vaste of mobiele telefoonnummer

wordt uitgebeld. Ook kan er worden gekozen om Anoniem uit te bellen

door bij Nummerweergave ‘Geen’ in te schakelen.

Daarnaast kunnen zij hun vast/mobiel integratie (tijdelijk) uitschakelen.

Dit dient alleen gebruikt te worden in geval van een aanhoudende

storing. Let op: hierbij vervallen functionaliteiten zoals uitbellen met vast

nummer, intern bellen (d.m.v. extensie), voicemail, etc.

5.3.2. BELMETHODE

Met deze optie kan worden ingesteld hoe een gesprek vanuit de app

wordt opgezet. VAMO gebruikers kunnen alleen “Centrale belt terug” en

“Bel mobiel” gebruiken. Optie “Bel via Centrale” is dan niet zichtbaar.

“Centrale belt terug” is een handige optie om gesprekken te starten

vanuit de app om deze vervolgens op te nemen op het vaste toestel of via

een softphone om belkosten te besparen.

“Bel mobiel” zorgt er voor dat de app gebruik maakt van de

belfunctionaliteit van het mobiele toestel.


versie v1.0 - 29-06-2018

18

5.4. CALLCENTER

Onder het item Call center kunnen gebruikers hun call center/wachtrij aanmeldingen en status beheren.

5.4.1. AGENT STATUS

Bij status worden alle opties getoond;

Ingelogd - Aangemeld als medewerker, maar niet bereikbaar

Uitgelogd - Afgemeld als medewerker, niet bereikbaar

Beschikbaar - Beschikbaar in het callcenter om oproepen te ontvangen

Niet beschikbaar - Aangemeld als medewerker, maar niet bereikbaar

Afronden - Aangemeld als medewerker, maar niet bereikbaar

5.4.2. CALLCENTER

Onder Callcenter kan een gebruiker zichzelf uit of in de wachtrij plaatsen.

Let op: de beheerder kan deze optie uitschakelen.

5.4. MIJN GEGEVENS

Dit is het profiel van de gebruiker in de telefooncentrale. Getoond worden

de gebruikersnaam, telefoonnummers, extensie en e-mailadres. Hiermee

kan de gebruiker zijn nummers inzien en zijn e-mailadres controleren.

Daarnaast kan de gebruiker aangeven of de app met Touch ID en/of PIN

wil beveiligen en de mogelijkheid tot het wachtwoord wijzigen.

Uitloggen brengt de gebruiker weer naar het inlogscherm, waar alle login

gegevens weer moeten worden opgegeven.

KPN MijnGesprek Handleiding - BTC

Documents

Transcript of KPN MijnGesprek Handleiding - BTC