KB 20110916 Eindhoven Business Case Ministelsel1

A

gemeente Eindhoven

ICT-speerpunt Basisregistraties Businesscase

Algemeen Projectnaam Planon nummer Projectleider Auteur Opdrachtgever Datum Versienummer Status Project Ministelsel Basisregistraties IB.0004 Paul Deurvorst Paul Deurvorst Ankie Hendriks Januari 2011 1.0 Definitief

EJ08000558

A

gemeente Eindhoven

Colofon

Uitgave Gemeente Eindhoven IB, Realisatie & Ontwikkeling

Datum: januari 2011

Versiebeheer

Versie 0.3 0.4

Datum 26-8-2010 1-9-2010

Auteur P.A. Deurvorst P.A. Deurvorst

Status Concept Concept

Distributie Andr de Kok, Wendy Geenevasen Stuurgroep: Ankie Hendriks, Ernst-Jan Vissers, Thijs Wagemans, Berny Oude Kempers, Andr de Kok, Albert Venemans, Wendy Geenevasen

Wijzigingen Eerst opzet

0.5 0.6

15-9-2010 11-11-2010

P.A. Deurvorst P.A. Deurvorst

Concept Concept

Andr de Kok, Dick Haalboom, Wendy Geenevasen Wendy Geenevasen, Andr de Kok, Berny Oude Kempers, Albert Venemans, Thijs Wagemans, Marco van Deelen, Monique Baltussen

Hfdst. Samenvatting en Financiering toegevoegd Baten uitgewerkt

0.7

13-12-2010

P.A. Deurvorst

Concept

Wendy Geenevasen Lennert van Abkoude Danny van Loon

1.0

3-1-2011

P.A. Deurvorst

Definitief

Stuurgroep + Marco van Deelen, Monique Baltussen Frank Laurense, Joop Bruurs, Lennert van Abkoude, Danny van Loon

Januari 2011 Definitief v1

Ministelsel Basisregistraties Businesscase

Inhoudsopgave1 INLEIDING ...................................................................................................................................................... 4 1.1 1.2 1.3 1.4 2 ACHTERGROND .................................................................................................................................................. 4 PROBLEEMSTELLING ............................................................................................................................................ 4 AANPAK ........................................................................................................................................................... 5 LEESWIJZER ....................................................................................................................................................... 5

STELSEL VAN BASISREGISTRATIES .................................................................................................................. 6 2.1 2.2 2.3 PRINCIPE VAN BASISREGISTRATIES .......................................................................................................................... 6 VOORZIENINGEN VOOR BASISREGISTRATIES.............................................................................................................. 7 SOORTEN KOSTEN............................................................................................................................................... 8

3

DE KOSTEN .................................................................................................................................................... 9 3.1 3.2 KOSTENRAMING................................................................................................................................................. 9 UITGANGSPUNTEN BIJ DE KOSTENRAMING ............................................................................................................. 10

4

DE BATEN .....................................................................................................................................................11 4.1 4.2 4.3 4.4 AARD VAN DE BATEN......................................................................................................................................... 11 HET REDUCEREN VAN UITVOERINGSKOSTEN ........................................................................................................... 12 HET REDUCEREN VAN ICT-KOSTEN....................................................................................................................... 13 INVENTARISATIE VAN BESPARINGEN ..................................................................................................................... 13

5 6

OVERZICHT KOSTEN EN BESPARINGEN .........................................................................................................14 FINANCIERING ..............................................................................................................................................15

BIJLAGE A INFRASTRUCTURELE ASPECTEN GEGEVENSUITWISSELING ................................................................16 BIJLAGE B ONDERBOUWING BESPARINGEN ......................................................................................................18 BIJLAGE C OVERZICHT GEBRUIK BASISGEGEVENS GEMEENTE EINDHOVEN ........................................................25 BIJLAGE D GEMEENTELIJKE PRODUCTEN EN BASISGEGEVENS ...........................................................................28 BIJLAGE E OVERZICHT VOORZIENINGEN EN INVESTERINGSVOORSTELLEN .........................................................33 BIJLAGE F KOSTEN GEO-INFORMATIE ................................................................................................................37 BIJLAGE G - VERANTWOORDING ..........................................................................................................................41

gemeente Eindhoven

3 van 42

Januari 2011Definitief v1


11.1

InleidingAchtergrondOm gegevens te kunnen delen zet de Nederlandse overheid het stelsel van basisregistraties op. Door basisregistraties aan elkaar te koppelen kan de overheid altijd snel over betrouwbare en actuele basisgegevens beschikken. Doelstellingen daarbij zijn het verbeteren van dienstverlening en handhaving, alsmede het realiseren van besparingen op de uitvoeringskosten. Voor de gemeente Eindhoven betekent de invoering van het stelsel van basisregistraties aanzienlijke investeringen in het schonen van gegevens, het aanpassen van processen en het koppelen van informatiesystemen. Deze activiteiten maken deel uit van het programma Basisregistraties. Dit programma vormt n van de ICT-speerpunten van de gemeente. Hoewel de invoering en het gebruik van gegevens uit basisregistraties een wettelijke verplichting vormt, hebben overheden de nodige vrijheidsgraden in de wijze waarop ze dit realiseren. Verplicht is de inrichting van de basisregistraties waarvoor gemeenten zelf verantwoordelijk zijn (GBA, 1 BAG, WOZ en deel BGT ) en het gebruik van authentieke gegevens uit basisregistraties voor de uitvoering van publiekrechtelijke taken. Automatisering van de gegevensuitwisseling tussen informatiesystemen is echter optioneel. Investeringen hierin zijn alleen gerechtvaardigd als ze leiden tot substantile besparingen in de uitvoering.

1.2

ProbleemstellingMomenteel maakt de gemeente gebruik van circa 1,5 miljoen basisgegevens in een 50-tal informatiesystemen voor de levering van meer dan 200 gemeentelijke producten. Daarbij is sprake van een 100-tal relaties tussen afnemende systemen en basisregistraties. Hiervan is momenteel een 20-tal (deels) geautomatiseerd. Basisgegevens worden dus op veel plaatsen binnen de gemeente gebruikt. Dat impliceert dat de potentile baten van het programma gefragmenteerd zijn. Daarentegen vloeien de kosten voor een belangrijk deel voort uit wettelijke verplichtingen en zijn ze in grote mate infrastructureel van aard. Kosten en baten zijn dus asymmetrisch en dat maakt het onderbouwen van investeringsbeslissingen lastig. Dit document geeft, in de vorm van een businesscase, inzicht in de kosten en baten van de invoering van basisregistraties en de vrijheidsgraden die daarbij bestaan.

1

GBA Gemeentelijke Basisadministratie persoonsgegevens BAG Basisregistratie Adressen en Gebouwen WOZ Basisadministratie Onroerende Zaken BGT Basisregistratie Grootschalige Topografie

4 van 42

gemeente Eindhoven



1.3

AanpakUitgangspunt bij het opstellen van de businesscase was het zoveel mogelijk gemeentebreed inzichtelijk maken van de kosten en baten. Daarom is op systematische wijze genventariseerd in welke processen gegevens uit basisregistraties worden gebruikt en is nagegaan of en hoe een beter gebruik van basisgegevens leidt tot kostenbesparing. Daartoe zijn de volgende stappen uitgevoerd: 1. Per gemeentelijk product vaststellen welke basisgegevens worden gebruikt; 2. Inventariseren in welke informatiesystemen deze producten worden geadministreerd; 3. Bepalen van de mutatiegraad van basisgegevens in deze systemen; 4. Ramen van potentile besparingen door beter gebruik van basisgegevens; 5. Bepalen van de voorzieningen die hiervoor nodig zijn c.q. die voortvloeien uit wettelijke verplichting tot het gebruik van basisgegevens; 6. Bepalen van de hiermee samenhangende investeringen en structurele kosten; Gezien de beperkte tijd voor het opstellen van de businesscase (periode oktober-december 2010), is de businesscase zeker niet volledig. Wel is getracht alle aannames te onderbouwen en te toetsen bij materiedeskundigen binnen de gemeente. Besparingen door de inzet van toekomstige basisregistraties 2 (BLAU, RNI, BRON ) zijn buiten beschouwingen gelaten, evenals besparingen bij het gebruik van basisgegevens door ketenpartners (b.v. de Brandweer). Tijdens het onderzoek is geconstateerd dat er nagenoeg geen vergelijkingsmateriaal van andere 3 gemeenten bestaat. De gemeente Amsterdam heeft in 2009 wel een businesscase laten opstellen , doch de daar beschreven situaties waren niet goed vergelijkbaar met die in Eindhoven.

1.4

LeeswijzerTer onderbouwing van de businesscase is in hoofdstuk 2 een overzicht gegeven van de verschillende voorzieningen die een gemeente moet treffen voor het gebruik van basisregistraties. Tevens is aangegeven of deze voorzieningen voortvloeien uit een wettelijke verplichting, dan wel optioneel zijn. Vervolgens is in hoofdstuk 3 een raming gemaakt van de kosten die samenhangen met deze voorzieningen. In hoofdstuk 4 is een inschatting gemaakt van het gebruik van basisgegevens binnen de gemeente en de mogelijke baten die daardoor kunnen worden gerealiseerd. In hoofdstuk 5 zijn kosten en baten tegen elkaar afgewogen. Tenslotte wordt in hoofdstuk 6 ingegaan op enkele financieringsvormen. In de bijlage is achtergrondinformatie opgenomen: b Bijlage A laat de samenhang (informatiearchitectuur) zien van het stelsel van Basisregistraties. b Bijlage B geeft een overzicht van de gedentificeerde baten. b Bijlage C geeft de relatie tussen gemeentelijke producten, basisgegevens, informatiesystemen en verantwoordelijke sectoren. b Bijlage D geeft een detailoverzicht van het gebruik van basisgegevens in gemeentelijke producten. b Bijlage E bevat een korte toelichting per investeringsvoorstel. b Bijlage F bevat kentallen over de beheerkosten van GEO-informatie. b Bijlage G bevat een overzicht van de gebruikte bronnen.

2

BLAU: Basisregistratie Lonen, Arbeids- en Uitkeringsverhoudingen; RNI: Register Niet Ingezetenen BRO: Basisregistratie Ondergrond 3 Businesscase aansluiting processen op basisregistraties, gemeente Amsterdam, versie 1, 17 juni 2009gemeente Eindhoven

5 van 42



22.1

Stelsel van BasisregistratiesPrincipe van basisregistratiesOm een indicatie te krijgen van de gemeentebrede omvang van de kosten en besparingen is inzicht 4 nodig in het gebruik van basisgegevens . Allereerst moet onderscheid gemaakt worden tussen het beheer van de basisgegevens en het gebruik door afnemers voor de uitvoering van een publieke taak. De uitvoering van een publieke taak zal in het algemeen n of meerdere bedrijfsprocessen omvatten en soms worden ondersteund door een bedrijfsspecifiek informatiesysteem. Ten aanzien van het gebruik van basisgegevens door afnemers is onderscheid te maken tussen: 1. Het opvragen van basisgegevens bij de beheerder van de bron op niet-digitale wijze; 2. Het online raadplegen van de basisregistratie zelf; 3. Het overnemen van basisgegevens in een eigen systeem en het periodiek synchroniseren met de basisregistratie; 4. Het bij gerede twijfel terugmelden van verschillen. Dit is gellustreerd in figuur 1.

Bedrijfsprocessen Beheerder Basisregistratie

4. Terugmelden

1. Opvragen

Bedrijfsprocessen Afnemer

2. Raadplegen

BasisregistratieFiguur 1: Basisregistratie en afnemer

3. Synchroniseren

Informatiesysteem Afnemer

De essentie van de invoering van basisregistraties ligt in het feit dat basisgegevens op n plaats worden beheerd en door meerdere afnemers worden gebruikt (nmalige opslag, meervoudig gebruik). Als een afnemer gebruik maakt van een eigen bedrijfsspecifiek informatiesysteem, kan het overnemen c.q. zelf bijhouden van basisgegevens leiden tot inconsistentie van gegevens en tot dubbele verwerkingskosten. De invoering van basisregistraties impliceert daarmee het rechtrekken van gegevens tussen afnemer en basisregistratie (schonen) en het aanpassen van de processen opdat geen verschillen gaan optreden. Dit laatste kan op verschillende wijze: b Op geautomatiseerde wijze door bestandsuitwisseling of elektronisch berichtenverkeer; b Op procedurele wijze door periodieke controles of toepassing van e-mail alerts waarbij de afnemer van de bronhouder een notificatie krijgt als een basisgegeven wijzigt.

4

Een basisregistratie bevat authentieke en niet-authentieke gegevens. Aangezien dit onderscheid voor de businesscase niet relevant is, wordt in dit document verder de term basisgegevens gebruikt

6 van 42

gemeente Eindhoven



2.2

Voorzieningen voor basisregistratiesWat moet de gemeente regelen in het kader van de invoering en het gebruik van basisregistraties? Aan de hand van het model uit 2.1 kunnen de volgende voorzieningen worden onderscheiden: A Invoering gemeentelijke basisadministraties Hieronder verstaan we het inrichten en in standhouden van basisregistraties waarvoor de gemeente zelf verantwoordelijk is (GBA, BAG en de WOZ-administratie binnen GouwBelastingen). Daarnaast dient een gemeente die ruimtelijke objecten beheert een registratie daarvan bij te houden als fundament voor de nog in te voeren Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT). Binnen de gemeente Eindhoven wordt deze registratie aangeduid met het GeoFundament (GEO). Ontsluiting basisregistraties Bij de uitvoering van publiekrechtelijke taken moet gebruik worden gemaakt van gegevens uit basisregistraties. Dit impliceert dat voorzieningen moeten worden getroffen om gegevens te kunnen raadplegen bij: - Binnengemeentelijke basisregistraties (GBA, BAG, WOZ, GEO) Dit betreft de inrichting en instandhouding van een binnengemeentelijk datadistributiesysteem en het daarop aansluiten van gemeentelijke basisregistraties. - Basisregistratie van andere gemeenten Dit betreft zowel het aansluiten van gemeentelijke basisregistraties op landelijke voorzieningen (GBA-V, LV-BAG, LV-WOZ), als het kunnen raadplegen van deze voorzieningen. - Landelijke basisregistraties (Nieuw Handels Register - NHR en Kadaster - KAD) Dit betreft voorzieningen om raadpleging van en berichtenverkeer met landelijke basisregistraties mogelijk te maken. N.B. De impact van het gebruik van toekomstige basisregistraties (RNI, BLAU, BRO) binnen de gemeente Eindhoven is nog niet in kaart gebracht. Gebruik basisregistraties Bij een aantal taken worden gegevens uit basisregistraties ook geregistreerd in bedrijfsspecifieke informatiesystemen. Dit kan leiden tot het gebruik van onjuiste of onvolledige gegevens en tevens tot hogere verwerkingskosten. Aansluiting op basisregistraties betekent daarom dat: - de betreffende gegevens moeten worden rechtgetrokken met die in de basisregistratie; - de processen moeten worden aangepast opdat toekomstige verschillen worden voorkomen; - optioneel, de gegevensuitwisseling (koppeling) tussen basisregistratie en bedrijfsspecifieke informatiesystemen moet worden geautomatiseerd. Beheer De invoering van basisregistraties brengt diverse beheertaken met zich mee, onder andere voor het beheer van ICT-voorzieningen en het waarborgen van de kwaliteit en samenhang van gegevens. Er wordt vanuit gegaan dat de beheercapaciteit moet worden uitgebreid omdat in de toekomst de uitwisseling van gegevens met BAG, NHR en Geofundament zal toenemen en de continuteit moet worden gewaarborgd. Algemeen Tenslotte is er een categorie algemene voorzieningen en activiteiten die niet kunnen worden toegerekend aan specifieke basisregistraties of afnemers: b Debinrichting van een gemeentelijk Terugmeldportaal dat wordt aangesloten op de landelijke terugmeldvoorziening (Digimelding). Dit portaal kan ook gebruikt worden voor binnen-gemeentelijke terugmelding van verschillen (ook van niet-authentieke gegevens). b onderzoek (o.a. architectuur en impact toekomstige basisregistraties); b b projecten programmamanagement; b b ontwikkelen en onderhouden van beheersinstrumenten. b 7 van 42

B

C

D

E F G

H

I

gemeente Eindhoven



2.3

Soorten kostenOp basis van het hiervoor beschreven analysemodel kunnen de kosten van de invoering en het gebruik van basisregistraties worden verdeeld. Daarbij zijn twee criteria aangebracht: 1. Noodzaak: verplicht op optioneel Een deel van de kosten vloeit voort uit het feit dat de invoering en het gebruik van basisregistraties een wettelijke verplichting is of een randvoorwaarde daarvoor vormt. Dit geldt uiteraard voor het opzetten, in standhouden en ontsluiten van de binnengemeentelijke basisregistraties, maar ook voor het aansluiten op landelijke basisregistraties en landelijke voorzieningen. Ook het schonen van gegevens en het aanpassen van processen bij afnemers zijn noodzakelijk. Het automatiseren van binnengemeentelijke gegevensuitwisseling met de bedrijfsspecifieke informatiesystemen van afnemers is echter optioneel. De feitelijke keuze wordt bepaald door een afweging tussen de investering in de koppeling en de besparing op de uitvoeringskosten. 2. Aard: generiek of specifiek Bij de aard van de investeringen moet onderscheid gemaakt worden tussen a) gemeentebrede investeringen met een generiek karakter en b) sector-gerelateerde investeringen voor een specifiek proces of systeem. Tot de eerste categorie behoren het inrichten van de gemeentelijke basisregistraties en het aansluiten op landelijke basisregistraties en landelijke voorzieningen. Tot de laatste categorie behoren het aanpassen van bedrijfsprocessen en het schonen van gegevens. Het automatiseren van de gegevensuitwisseling tussen afnemers en basisregistraties heeft deels een generiek karakter. Koppelingen tussen informatiesystemen worden uit immers uit oogpunt van investeringskosten en onderhoudbaarheid bij voorkeur niet point-to-point gemaakt, maar via een gemeenschappelijke infrastructurele voorziening voor datadistributie. Dit is toegelicht in bijlage A. In tabel 1 is een overzicht gegeven van de verschillende kostencomponenten. A B C D E F G H I Kostencomponent Opzetten en onderhouden van gemeentelijke basisregistraties Ontsluiten van gemeentelijke basisregistraties Aansluiten op landelijke voorzieningen Ontsluiten van landelijke basisregistraties Enmalig schonen van basisgegevens bij de afnemer Aanpassen van processen bij de afnemers Automatiseren van de synchronisatie van basisregistratie en afnemer Beheer stelsel van basisregistraties Algemeen Aard Generiek Generiek Generiek Generiek Sector-specifiek Sector-specifiek Sector-specifiek Generiek Generiek Noodzaak Ja Ja Ja Ja Ja Ja Nee Ja Ja

Tabel 1 Indeling van de kosten

8 van 42

gemeente Eindhoven



33.1

De kostenKostenramingOp basis van de indeling in . 2.3 is een kostenraming gemaakt van het programma basisregistraties.

Nr.

Investeringen Inrichting GBA Inrichting BAG Inrichting WOZ GEOfundament: magazijn, distributie, GEOfundament: koppelvlakken processen & conversie Ontsluiting GBA via K2D Ontsluiting BAG via GEO Ontsluiting BAG via K2D Ontsluiting WOZ Ontsluiting GEOfundament Aansluiting GBA-V Aansluiting LV-BAG Aansluiting LV-WOZ Aansluiting GEO-fundament aan BGT Ontsluiting NHR Berichtenkoppeling Kadaster Schonen gegevens Aanpassen processen Koppeling GBA-WOZ Koppeling GBA-BWT Koppeling GBA-overig Koppeling BAG-GBA Koppeling BAG-WOZ Koppeling BAG-BWT Koppeling BAG-overig Koppeling WOZ Koppeling GEO-WOZ Koppeling NHR-WOZ Koppeling NHR-BWT Koppeling NHR-overig Koppeling Kadaster overig Beheer distributie GBA Beheer distributie BAG (0,25 FTE) Beheer distributie WOZ Kwaliteit geo-gegevens (0,5 FTE) Beheer distributie NHR (0,25 FTE) Beheer distributie KAD Beheer terugmeldvoorziening Diverse kosten gegevenslevering Terugmeldvoorziening Datamonitor Impactanalyse datadistributie Impactanalyses BLAU, RNI, BRON Diverse programmakosten

Status Gereed Gereed Gereed Gepland 2011-2012 Gepland 2011-2013 Gereed Gepland 2011 Gepland 2011 Niet voorzien Gepland 2011 Gereed Gereed Gepland 2012 Gepland 2013 Gepland 2011-2012 Gepland 2012 Gepland 2010-2013 Gepland 2010-2013 Gepland 2010-2011 Gepland 2010-2011 Gepland 2011 Gepland 2011 Gepland 2010-2011 Gepland 2011 Gepland 2011 Niet voorzien Gepland 2012 Gepland 2011 Gepland 2011 Gepland 2011 Niet voorzien Gereed Gepland vanaf 2011 Gereed Gepland vanaf 2011 Gepland vanaf 2011 Gereed Gepland 2011 In uitvoering Gepland 2011 In uitvoering In uitvoering Gepland 2012 Gepland 2010-2012

Noodzaak Wettelijke verplichting Wettelijke verplichting Wettelijke verplichting Wettelijke verplichting Wettelijke verplichting Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Wettelijke verplichting Wettelijke verplichting Wettelijke verplichting Wettelijke verplichting Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Wettelijke verplichting Wettelijke verplichting Verbetering bestaand Verbetering bestaand Optioneel Optioneel Optioneel Optioneel Optioneel Optioneel Optioneel Optioneel Optioneel Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Wettelijke verplichting Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk Randvoorwaardelijk

Aard Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Sector-specifiek Sector-specifiek Sector-specifiek Sector-specifiek Sector-specifiek Sector-specifiek Sector-specifiek Sector-specifiek Sector-specifiek Sector-specifiek Sector-specifiek Sector-specifiek Sector-specifiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek Generiek

A1 A2 A3 A4.1 A4.2 B1 B2.1 B2.2 B3 B4 C1 C2 C3 C4 D1 D2 E F G1.1 G1.2 G1.3 G2.1 G2.2 G2.3 G2.4 G3 G4 G5.1 G5.2 G5.3 G6 H1 H2 H3 H4 H5 H6 H7 H8 I1 I2 I3 I4 I5

Kosten (x K) Structureel Incidenteel 0 0 0 0 0 0 36 0 76 50 0 0 9 0 14 0 0 0 10 0 0 0 0 0 13 0 5 0 13 0 11 0 0 0 sector 0 0 sector 8,5 0 8,5 0 8,5 0 0 p.m. 0 p.m. 17 0 8,5 0 0 p.m. 0 p.m. 0 0 8,5 0 8,5 0 8,5 0 8,5 0 0 0 0 0 18 0 0 0 35 0 18 0 0 0 18 0 10 0 24 0 0 12 0 20 0 75 0 15 395 172

Tabel 2 Kostenstructuur programma basisregistratiesgemeente Eindhoven

9 van 42



3.2

Uitgangspunten bij de kostenramingBij deze kostenraming zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd 1. Deze raming omvat het programma basisregistraties uit de integrale kostenraming voor alle ICT5 speerpunt programmas van de gemeente Eindhoven (1- Governance, 2- Front-Mid Office/ Zaakgericht werken, 3- Basisregistraties, 4- Geo-informatie, 5- Digitalisering/Digitaal werken, 6Infrastructuur en werkplekken , 7- Telefonie). Hierop zijn twee uitzonderingen: o o de kosten van het project gebruikersmagazijn vallen wel onder het programma basisregistraties, maar zijn niet meegenomen in deze businesscase. De oorspronkelijke kostenraming voor specifieke koppelingen is op basis van voortschrijdend inzicht naar beneden bijgesteld.

De integrale kostenraming is in 2010 onderworpen aan een second opinion door de gemeente 6 Enschede en realistisch bevonden. 2. De kosten van de vernieuwing van de GEO-gerelateerde systemen zijn verdeeld over twee programmas: In het programma basisregistraties is meegenomen a) de inrichting van het gegevensmagazijn (Geofundament), b) de realisatie van koppelvlakken, c) de conversie van de gegevens en d) het aanpassen van de processen. Het aansluiten van afnemers valt onder het programma GEO. In de businesscase is onderscheid gemaakt tussen structurele kosten en incidentele kosten. De kosten voor het inrichten van basisregistraties en koppelen zijn structureel van aard. Dat betekent dat ze gedekt moeten worden door besparingen in de uitvoering (inverdieneffect). De kosten voor het vervullen van de randvoorwaarden zijn incidenteel en worden voor 2010 gedekt uit het innovatiebudget van de sector IB. Daarna is de situatie onzeker. De structurele kosten bestaan uit afschrijving van de investering (over 5 jaar), rente en onderhoud (10%). De investeringen bestaan voornamelijk uit de kosten van licenties, consultancy en projectmanagement. De kosten voor het aanpassen van processen en het schonen van gegevens bij afnemers zijn geen onderdeel van het programma en komen voor rekening van de sectoren. Voor de binnengemeentelijke distributie van gegevens (de kosten van de koppelingen) zijn vaste bedragen genomen die zijn gebaseerd op complexiteit van de aansluiting en op het verwachte aantal aan te sluiten systemen.

3.

4.

5.

5 6

Begroting speerpunten door IB-BKP, juni 2010 Second Opinion door Gemeente Enschede op investeringsvoorstellen voor speerpunten sector IB, 22 november 2010

10 van 42

gemeente Eindhoven



44.1

De batenAard van de batenDe baten van het gebruik van basisregistraties bestaan uit: 1. Betere dienstverlening Door het gebruik van bestaande basisgegevens worden burgers en bedrijven niet onnodig om informatie gevraagd en worden minder fouten gemaakt. Betere handhaving Door de juiste basisgegevens te gebruiken en gegevens uit verschillende bronnen te combineren krijgt de overheid completere informatie over burgers en bedrijven. Daardoor kunnen misstanden en fraude beter worden bestreden. Het reduceren van de uitvoeringskosten Door adequate raadpleegvoorzieningen en koppelingen kunnen de kosten voor het inwinnen van basisgegevens (het initieel opvragen, onderzoeken en registreren), alsmede de kosten voor het herstellen van fouten worden gereduceerd. De berekeningswijze is in paragraaf 4.2 toegelicht en de besparingen zijn in paragraaf 4.4 benoemd. Het reduceren van ICT-kosten ter ondersteuning van de uitvoering. Investeringen in voorzieningen voor basisregistraties kunnen ook gefinancierd worden door de bestaande informatievoorziening te rationaliseren en daarmee de beheerkosten terug te reduceren De berekeningswijze is in paragraaf 4.3 toegelicht en de besparingen zijn in paragraaf 4.4 benoemd. Indirecte besparingen Het stelsel van basisregistraties is randvoorwaardelijk voor besparingen bij andere projecten. Een aantal voorbeelden hiervan is hieronder expliciet benoemd en gedeeltelijk toegerekend aan het besparingspotentieel door het gebruik van basisregistraties a) Besparingen door het volledig digitaal verwerken van E-formulieren in de front-office Investeringen in het programma basisregistraties dragen bij aan besparingen door het volledig digitaal verwerken van aanvragen en van meldingen openbare ruimte. b) Uitvoeren businesscase digitaal en zaakgericht werken WABO Hiervoor is in april 2010 een businesscase opgesteld. c) Besparing ontwikkeling GIS-component voor gemeentelijke websites Momenteel zijn er circa 35 extern beheerde gemeentelijke websites met een GIS-component of die zich lenen voor een GIS-component. Door realisatie van het Geo-fundament wordt het overzetten van deze sites naar de gemeentelijke website infrastructuur veel goedkoper dan met de bestaande GIS-infrastructuur. d) Besparingen door het realiseren van een gemeenschappelijk terugmeldportaal in plaats van dat voor elke basisregistratie (GBA, BAG, WOZ) een aparte voorziening moet worden getroffen. Verzekeren continuteit Naarmate basisgegevens meer worden gebruikt binnen de gemeente, wordt de impact van eventuele uitval van (delen van) het stelsel groter. Daarom is een aantal onderdelen van het programma bedoeld voor het: a) Waarborgen bestaande uitwisseling van basisgegevens binnen de gemeente Momenteel worden jaarlijks circa 1,5 miljoen mutatieberichten uit de GBA en Kamer van Koophandel verwerkt door het systeem Key2Datadistributie. In de toekomst komen daar de mutaties uit de BAG nog bij. Uitval kan de kwaliteit van de dienstverlening ernstig schaden en tijdelijk leiden tot hogere verwerkingskosten. 11 van 42

2.

3.

4.

5.

6.

gemeente Eindhoven



b) Waarborgen beschikbaarheid GEO-informatie De bestaande Geogids is technisch verouderd. Uitval resulteert gemeentebreed in substantieel extra werk. De kosten hiervan worden geraamd op circa 15 FTE op jaarbasis. 7. Vergroten van inkomsten en verminderen van uitgaven Door het gebruik van juiste gegevens kan de omvang van ten onrechte niet opgelegde gemeentelijke heffingen en ten onterechte gedane uitgaven zoals subsidies en uitkeringen worden verminderd. Merk op dat het gebruik van de juiste gegevens ook een tegengesteld effect kan hebben en in het nadeel van de gemeente kan werken. Daarom is deze vorm van baten niet verder uitgewerkt.

4.2

Het reduceren van uitvoeringskostenOm de omvang van de baten door het gebruik van basisregistraties vast te stellen is eigenlijk per afnemer een analyse nodig van het betrokken bedrijfsproces. Een alternatief is om op basis van een beperkt aantal criteria eerst vast te stellen of er berhaupt sprake kan zijn van besparingen. Drie factoren zijn daarbij bepalend: de mutatiegraad van de basisgegevens (A) , de geschatte verwerkingstijd in uren (B) en de kosten per uur (C). Het product van A, B en C is een maat voor de potentile besparingen in verwerkingskosten. Bij de berekening van de uitvoeringskosten zijn de volgende uitgangspunten en aannames gedaan: A. Mutatiegraad Hieronder verstaan we het aantal keren per jaar dat mutaties in basisgegevens leiden tot handmatige verwerking. Deze factor is te bepalen door: - een percentage te nemen van het totaal aantal basisgegevens, of - door het aantal cases in het proces waarbij basisgegevens worden verwerkt te bepalen, of - een indirecte indicator te nemen (bijvoorbeeld het aantal posten retour). B. De verwerkingstijd in uren Hieronder verstaan we de tijd die nodig is voor afnemers om mutaties in basisgegevens te verwerken. Hierbij gaat het om de tijd voor het: - handmatig overnemen van gegevens uit de basisregistraties (overkloppen); - uitvoeren van controles door bestandsvergelijkingen; - herstellen van fouten (bijvoorbeeld post retour) als gevolg van het onjuist of onvolledig registreren van basisgegevens (bijvoorbeeld. verkeerd adres); - herstellen van fouten doordat mutaties op reeds vastgelegde basisgegevens niet automatisch worden verwerkt (bijvoorbeeld geen afnemerindicatie doordat BSN ontbreekt). C. De kosten per uur worden afgeleid uit de gemiddelde kosten per FTE (76 k) Bij de berekening van de kosten per minuut zijn de volgende uitgangspunten gehanteerd: - salariskosten per FTE schaal 9 - 50.000; - overheadkosten per FTE - 26.000 (huisvesting, ICT, overig); 7 - aantal werkbare uren per jaar - 1364. De gemiddelde kosten per uur bedragen daarmee 76.000 / 1364 = 55 Deze kostenbesparing kan worden gerealiseerd door twee maatregelen: b Het ontsluiten van basisgegevens met behulp van bijvoorbeeld raadpleegvoorzieningen. Hiermee is het mogelijk de kosten van herstel terug te dringen door het uitvoeren van periodieke controles of bestandvergelijkingen. b Het geautomatiseerd koppelen van systemen van afnemers aan de basisregistraties. Hiermee worden de registratiekosten gelimineerd en worden mutaties in basisgegevens automatisch verwerkt.

7

Handleiding overheidstarieven 2009, Ministerie van Financin (http://www.minfin.nl/hafir)

12 van 42

gemeente Eindhoven



4.3

Het reduceren van ICT-kostenInvesteringen in voorzieningen voor basisregistraties kunnen ook gefinancierd worden door de bestaande informatievoorziening te rationaliseren en daarmee de exploitatiekosten te reduceren. Er moet dus worden genventariseerd welke informatiesystemen of delen daarvan door het gebruik van basisregistraties overbodig worden en tot welke besparingen dat leidt. Globaal genomen zijn de exploitatiekosten van een (deel van een) informatiesysteem als volgt opgebouwd: a) Exploitatiekosten systeem - Afschrijving + rente op de initile investering (licenties + consultancy voor inrichting); - Onderhoud en support (gewoonlijk circa 15 % van de initile licentiekosten); - Functioneel applicatiebeheer. b) Exploitatiekosten infrastructuur Hieronder vallen de kosten van de benodigde technische infrastructuur (hardware, systeemsoftware en databasesoftware), alsmede het bijbehorende beheer (systeem- en databasebeheer).

4.4

Inventarisatie van besparingenIn tabel 3 is een overzicht gegeven van de tot nu toe genventariseerde baten. Dit overzicht is niet uitputtend en evenmin is diepgaand onderzoek gedaan naar de exacte omvang. In bijlage B is een nadere onderbouwing gegeven. Genventariseerd zijn de mogelijke directe besparingen op: a) uitvoeringskosten; b) bestaande ICT-kosten. Tevens is een aantal indirecte financile baten gedentificeerd: c) besparingen op toekomstige investeringen; d) financile risicos als gevolg van het niet investeren in basisregistraties. Niet genventariseerd zijn: e) kwalitatieve baten in de vorm van betere dienstverlening en handhaving; f) baten in de primaire geldstroom, dat wil zeggen meer inkomsten c.q. minder subsidies en uitkeringen als gevolg van beter gebruik van basisgegevens; g) baten van toekomstige basisregistraties (BLAU, BRO, RNI); h) Besparingen bij ketenpartners (bijvoorbeeld de Brandweer). Nr. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 Omschrijving Uitfaseren ADR (Verbeteren van) koppeling GouwBelastingen aan GBA (Verbeteren van) van koppeling GouwBelastingen aan NHR Betere volgen van subjecten uit GBA en NHR in Decade Betere volgen van subjecten uit GBA en NHR in overige syst. Besparing op postverwerking voor posten-retour Koppeling GouwBelastingen aan BAG Uitfaseren Thorbecke Uitfaseren BGB Verlaging beheerkosten GIS-themas Besparing verGISsing websites Risico-berekeningen Risico uitval GeoFundament Digitaal Zaakgericht Werken Totaal Omvang (x k) 25 9 17 20 75 20 22 10 20 125 70 13 p.m. p.m. 426 Basisregistratie BAG GBA NHR GBA/NHR GBA/NHR GBA/NHR BAG KAD BAG BGT BGT BGT BGT diversen

Tabel 3 Overzicht potentile besparingengemeente Eindhoven

13 van 42



5

Overzicht kosten en besparingenIn figuur 2 zijn in n overzicht de genventariseerde kosten en besparingen per basisregistratie tegen elkaar uitgezet. De linkerkolom geeft de structurele kosten weer. Deze zijn onderverdeeld in de in 3.1 benoemde categorien.: A. B. C. D. G. H. I. Opzetten en onderhouden van gemeentelijke basisregistraties (wettelijk verplicht); Ontsluiten van binnengemeentelijke basisregistraties (randvoorwaardelijk); Aansluiten op landelijke voorzieningen (wettelijk verplicht); Ontsluiten van landelijke basisregistraties (randvoorwaardelijk); Koppelingen naar afnemers onderverdeeld in WOZ, BWT en overig (optioneel); Beheer (randvoorwaardelijk); Terugmeldvoorziening (verplicht). De kosten hiervan zijn evenredig verdeeld over de zes betrokken basisregistraties (GBA, BAG, WOZ, GEO, NHR en KAD).

De rechter kolom geeft de structurele financile baten weer op basis van de onderverdeling in paragraaf 4.4. De besparingen door het beter volgen van subjecten zijn daarbij evenredig verdeeld over GBA en NHR.

Tabel 4 Overzicht kosten en besparingen (x 1000)

14 van 42

gemeente Eindhoven



6

FinancieringDe verhouding tussen kosten en baten van het ministelsel van basisregistraties heeft belangrijke implicaties voor de financiering. Feitelijk bestaat de inrichting van het stelsel uit een groot aantal losse activiteiten: het implementeren van ICT-voorzieningen (registraties , interfaces en koppelingen), het aanpassen van processen en het schonen van gegevens. Bij de financiering van deze activiteiten moet rekening gehouden worden met gefragmenteerde baten, het infrastructurele karakter van de kosten en clustering van activiteiten tot projecten uit oogpunt van bestuurbaarheid. Op basis van deze overweging bestaan er verschillende financieringsmodellen: B. Centrale financiering Uitgangspunt bij dit model is dat de benodigde middelen nmalig centraal beschikbaar worden gesteld op basis van n algemene businesscase . Financiering geschiedt doordat alle sectoren een bijdrage leveren. Bij de feitelijke investeringsbeslissingen wordt vervolgens niet meer een afzonderlijke businesscase opgesteld, maar wordt beoordeeld in hoeverre het voorstel past binnen de kaders van de oorspronkelijke businesscase. b Voordeel: geen moeizame kosten-baten discussie over infrastructurele voorzieningen. b Voordeel: continuteit is verzekerd doordat niet elke investering opnieuw financieel onderbouwd hoeft te worden. b Nadeel: kosten en baten moeten op voorhand worden geraamd op basis van beperkte informatie. Doorbelasting Bij dit model komen de kosten voor rekening van de beheerders van de basisregistraties en voorzieningen voor datadistributie. Ze worden gefinancierd door de sectoren die gebruik maken van de gegevens en daarvan de baten incasseren. b Voordeel: kosten en baten van de gegevenshuishouding worden transparant; er wordt alleen genvesteerd in basisgegevens als dit voor de gebruiker aantoonbaar tot besparingen leidt. b Nadeel: moeilijk uitvoerbaar doordat gegevensgebruik en bijbehorende baten gekwantificeerd moet worden en dit aanleiding geeft tot discussie tussen sectoren over de toerekening.

C.

D. Financiering per project Bij dit model wordt alle activiteiten voor de inrichting van het stelsel verdeeld over een aantal projecten waarbij voor elk project een businesscase wordt opgesteld. Kosten en baten worden verdeeld over de sectoren die direct betrokken zijn bij het project. b Voordeel: goede onderbouwing mogelijk per projectvoorstel omdat kosten en baten gericht kunnen worden onderzocht. b Nadeel: de baten van infrastructurele voorzieningen zijn lastig te onderbouwen en niet te toe te rekenen aan specifieke projecten. Op grond van een afweging van de voor- en nadelen van de verschillende modellen wordt voorgesteld een combinatie van variant A en C te kiezen. De generieke voorzieningen worden gefinancierd op basis van model A omdat ze grotendeels de gehele gemeente ten goede komen. De kosten worden prorata verdeeld over de sectoren op basis van het aantal FTEs per sector. Voor de additionele sectorspecifieke investeringen worden vervolgens aparte businesscases opgesteld; bijvoorkeur in samenhang met andere ICT-investeringen zoals in digitalisering en front-midoffice. De daaruit voorvloeiende sectorspecifieke besparingen vloeien vervolgens weer terug naar het centrale niveau.

gemeente Eindhoven

15 van 42



Bijlage A Infrastructurele aspecten gegevensuitwisselingIn hoofdstuk 3 is gesteld dat de kosten van gegevensuitwisseling tussen enerzijds afnemers en anderzijds gemeentelijke basisregistraties, landelijke basisregistraties en landelijke voorzieningen een hoge mate van infrastructureel karakter hebben. De belangrijkste reden hiervoor is dat koppelingen tussen informatiesystemen uit oogpunt van investeringskosten en onderhoudbaarheid bij voorkeur niet point-to-point worden gemaakt, maar via een gemeenschappelijke infrastructurele voorziening voor datadistributie. Dit is gellustreerd in figuur 3.

Basisregistratie

Afnemer

Basisregistratie

Afnemer

Basisregistratie

Afnemer

Basisregistratie

Datadistrbutie

Afnemer

Basisregistratie

Afnemer

Basisregistratie

Afnemer Distributie-infrastructuur

Point-to-pointFiguur 3: Datadistributie

Conceptueel gezien bestaat deze distributie-infrastructuur uit verschillende componenten: b Een berichtenmakelaar die zorgt voor de routering van gegevens tussen bronnen en afnemers; b Gegevensmagazijnen waarin een kopie wordt bewaard van de gegevens uit de gemeentelijke basisregistraties, aangevuld met gegevens uit andere basisregistraties zoals bijvoorbeeld buitengemeentelijke personen en bedrijven; b Specifieke voorzieningen voor bijvoorbeeld het terugmelden en het inkijken in landelijke basisregistraties. In de praktijk blijkt dat bij de betrokken leveranciers van de gemeente Eindhoven basisregistraties en distributie-infrastructuur nog sterk verweven zijn. In figuur 4 is een sterk vereenvoudigd overzicht gegeven van de bestaande situatie en de ontbrekende componenten. De nummers verwijzen naar de in hoofdstuk 3 genoemde voorzieningen en kosten. Momenteel bestaat de distributie-infrastructuur van de gemeente Eindhoven voornamelijk uit een aantal producten van Centric (Key2Datadistributie, Conductor, Magazijn, Key2GBA-V) die zorgen voor: b de uitwisseling van persoonsgegevens tussen de Basisregistratie Personen (GBA), de landelijke GBA en enkele bedrijfsspecifieke Centric-applicaties (GWS, BPA, LLA, BWT); b het ontsluiten van bedrijfsgegevens voor Key2Klantcontact door het periodiek inlezen van gegevens van de Kamer van Koophandel in een gegevensmagazijn. De distributie-infrastructuur bestaat verschillende magazijnen en er is een fysiek onderscheid tussen backoffice en front-/midoffice.

16 van 42

gemeente Eindhoven



Landelijke Basis- Gemeentelijke Registraties en Basisregistraties - voorzieningenDigimelding NHRD1C1.2 A1 I1

Distributie-infrastructuur

Afnemers

Terugmeld portaal

Subjecten Magazijn Data Distributie

Front- & MidofficeKlantcontact

GBAV-appB1 G2.1 C1.1

GBA-V

C1.1

GBA

A3 G1.1

Subjecten magazijn

Afnemers GBAG5.2 G1.2 G2.3

Vergunningen Afnemers NHR

LV-WOZ Kadaster

C3

WOZ

G2.2 G5.1

Datadistributie

G5.3

D2

G4 A4

G1.3

BGT

C4

GeofundamentB2.1

B2.2

Adressen magazijnG2.4

Overige afnemers GBAOverige afnemers BAG

LV-BAG

C2

A2

BAG

bestaand verbeteren nieuw

figuur 4 distributie-infrastructuur. De komende jaren worden de volgende uitbreidingen voorzien op deze distributie-infrastructuur: 1. Verdere ontsluiting van binnen- en buitengemeentelijke persoonsgegevens via Key2Datadistributie 8 voor niet Centric-bedrijfsapplicaties zoals GouwBelastingen en Decade. 2. Binnengemeentelijke distributie van BAG-gegevens naar onder meer GBA, BWT en WOZ, alsmede uitfasering van het Adressenmagazijn van Centric (ADR). 3. Koppeling van het Geofundament aan BAG, Kadaster en WOZ en de toekomstige BGT. 4. Aansluiting van de toekomstige NHR via Key2GBA-V om gegevens van bedrijven te ontsluiten; 5. Vervanging van de bestaande Kadaster bestandskoppelingen door berichtenverkeer en uitfasering van Thorbecke (WOZ-kaart); 6. Aansluiting van een gemeentelijke terugmeldportaal op de landelijke terugmeldvoorziening; 7. Aansluiting van de WOZ-administratie op de toekomstige LV-WOZ. Naast deze ontwikkelingen zal de Centric datadistributie-infrastructuur worden gemoderniseerd met een logische scheiding tussen magazijnen (Key2Personen en Key2Bedrijven) en berichtenmakelaar (Conductor). De huidige infrastructuur is een hybride oplossing met oude en nieuwe producten. In het deelproject datadistributie wordt onderzocht op welke wijze deze voorzieningen het beste kunnen worden ingericht rekening houdend met landelijke standaarden en ontwikkelingen bij de diverse leveranciers.

8

GouwBelastingen maakt nu gebruik van een directe bestandskoppeling met de GBA voor alleen personen uit Eindhoven. gemeente Eindhoven

17 van 42



Bijlage B Onderbouwing besparingenN.B. Overal waar genoemd is NHR kan ook worden gelezen Handelsregister Kamer van Koophandel, tenzij het onderscheid expliciet wordt gemaakt.

(1) Uitfaseren ADR (25 k)Momenteel worden adresmutaties zowel in de BAG als in het systeem ADR ingevoerd. Hierdoor worden adresmutaties in de GBA en andere Centric-applicaties doorgevoerd. Door koppeling van de BAG aan Key2Datadistributie kan ADR worden uitgefaseerd. Dit bespaart beheerkosten voor ADR en dubbele invoer. Raming besparing op uitvoeringskosten Er zijn circa 110.000 adressen binnen de gemeente. Aannames zijn dat jaarlijks 2 % muteert en dat bij de verwerking van een mutatie 5 minuten kan worden bespaard. Totale verwerkingstijd hiervan is 110.000 x 0,02 x 5 minuten = 180 uur per jaar. Dit komt redelijk overeen met de inschatting van de beheerders van circa 1 dag per week. De kosten hiervan komen overeen met circa 0,2 FTE = 15.000. Besparing op licentiekosten ADR De licentiekosten voor ADR bedragen ongeveer 10.000 per jaar.

(2) (Verbeteren van) koppeling GouwBelastingen aan GBA (13 k)Momenteel worden GBA-mutaties wekelijks ingevoerd in GouwBelastingen. Door koppeling van GouwBelastingen aan Key2Datadistributie worden mutaties direct doorgevoerd en kunnen ook mutaties van buitengemeentelijke personen automatisch worden verwerkt. Dit bespaart uitzoekwerk en retourposten. Raming besparing op uitvoeringskosten Jaarlijks is sprake van circa 1000 retourposten op aanslagen, herinneringen, aanmaningen en dwangbevelen. Verwerking hiervan (uitzoeken en correctie) kost gemiddeld circa 12 minuten (norm 9 gemeente Amsterdam ). De kosten hiervan worden geraamd op 1000 x 12 / 60 x 55 = 11.000. Daarnaast komt bij de parkeerbelasting circa 1000 keer per jaar het RDW-adres niet overeen met het adres van het subject. Dit resulteert in ongeveer 40 uur uitzoekwerk en circa 2.000 aan kosten.

(3) (Verbeteren van) van koppeling GouwBelastingen aan NHR (17 k)Momenteel worden mutaties van bedrijfsgegevens niet geautomatiseerd verwerkt in GouwBelastingen. Dit resulteert in controles c.q. posten retour en uitzoekwerk. Raming besparing op uitvoeringskosten Jaarlijks is sprake van circa 500 retourposten op aanslagen, herinneringen, aanmaningen en dwangbevelen. Verwerking hiervan (uitzoeken en correctie) kost gemiddeld circa 12 minuten. (norm 10 gemeente Amsterdam ). De kosten hiervan worden geraamd op 500 x 12 / 60 x 55 = 5.500. Tevens zorgen onjuiste subjectadressen voor bezwaren op de OZBGN. Dit resulteert jaarlijks in circa 400 vernietigingen die moeten worden ingeboekt (3 minuten) en worden afgehandeld (20 minuten). De kosten hiervan bedragen 400 x 23 / 60 x 55 = 8.500. Tenslotte komt bij de parkeerbelasting circa 1500 keer per jaar het RDW-adres niet overeen met het adres van het subject. Dit resulteert in ongeveer 60 uur uitzoekwerk en circa 3.000 aan kosten.

9 10

Bron: Businesscase aansluiting processen op basisregistraties, gemeente Amsterdam, versie 1, 17 juni 2009, pagina 19 Bron: Businesscase aansluiting processen op basisregistraties, gemeente Amsterdam, versie 1, 17 juni 2009, pagina 19

18 van 42

gemeente Eindhoven



(4) Beter volgen van subjecten uit GBA en NHR in Decade (20 k)Momenteel zijn de relatiegegevens in het financile systeem Decade niet gekoppeld aan GBA en NHR. Hierdoor is de subjectenadministratie vervuild en komen sommige debiteuren meer dan tien keer voor. Raming besparing op uitvoeringskosten Per jaar worden circa 20.000 facturen verstuurd. Eind 2009 stond voor 26 miljoen aan facturen open waarvan 4,9 miljoen meer dan 1 jaar. Hoewel in 2010 sprake is van een actiever debiteurenbeheer, mag worden verondersteld dat door een actueler adresbestand facturen eerder worden betaald. Dit bespaart zowel uitvoeringskosten (minder uitzoeken en rappeleren), rente over het openstaande bedrag alsmede een lager bedrag voor het afwaarderen van de post oninbare debiteuren. Als potentile besparing is een bedrag van 20 k opgenomen, maar er was binnen de onderzoektijd geen ruimte om deze aanname te onderbouwen.

(5) Beter volgen van subjecten in overige gemeentelijk systemen (75 k)In tal van gemeentelijke processen worden gegevens gestuurd naar burgers en bedrijven. Lang niet altijd wordt hierbij gebruik gemaakt van actuele adresgegevens. In bijlage 4 is aangegeven in welke systemen gebruik gemaakt wordt van subjectgegevens en in welke mate sprake is van een geautomatiseerde koppeling naar de bronsystemen. Het gebruik van niet-actuele adresgegevens kan leiden tot posten retour die resulteren in herstelkosten voor handling, uitzoekwerk en correctie. Raming besparing op uitvoeringskosten Momenteel verstuurt de gemeente op jaarbasis circa 1,8 M poststukken (bron overzichten TNT-post). Er wordt echter niet bijgehouden hoeveel poststukken retour komen. Ramingen vanuit de diverse postkamers resulteren in een aantal van circa 5000 op jaarbasis. Direct Marketing dienstverlener WDM 11 hanteert een percentage van 3-4 % postretouren op mailings bij bedrijven . Dit zou voor de gemeente Eindhoven neerkomen op circa 55.000 tot 60.000 stuks post retour. Aangezien bij een aanzienlijk deel van de totale poststroom geen twijfel hoeft te bestaan over de adressering (b.v. salarisoverzichten medewerkers), zal het werkelijk aantal retouren aanzienlijk lager zijn. Daarnaast zal niet elke retour-post leiden tot actie. Op basis van deze gegevens wordt daarom de aanname gedaan dat gemeentebreed jaarlijks circa 10.000 stuks post retour worden ontvangen die resulteren in herstelwerk. Als hiervan de eerder genoemde retouren in de processen bij Belastingen worden afgetrokken, resteert een totaal van circa 8.500 retouren die verspreid zijn over de gemeente. Uitgaande van 10 minuten hersteltijd, bedraagt de totale verwerkingstijd circa 1400 uur. Dit komt overeen met een potentile kostenbesparing van 75 k.

(6) Besparing op postverwerking voor post-retour (20 k)Posten retour resulteren niet alleen in herstelkosten, maar ook in extra porto en handling bij de postafdeling. Raming besparing op kosten postverwerking Posten retour leidt in ieder geval tot onnodige portokosten (circa 0,40 per retourpost) + extra 12 handelingen . De kosten van een zogenaamde mailpiece bedragen gemiddeld 2 per stuk . Uitgaande van 10.000 stuks post-retour bedraagt de potentile besparing 20 k.

1112

Bron: www.wdm.nlBron: www.wdm.nl

gemeente Eindhoven

19 van 42



(7) Koppeling GouwBelastingen aan BAG (22 k)Momenteel worden mutaties van verblijfsobjecten zowel in de BAG als in de WOZ-administratie verwerkt op basis van gegevens uit het vergunningenproces (onder andere bouwtekeningen en statuswijzigingen). In de toekomst wordt het wettelijk verplicht om in de WOZ-administratie gegevens uit de BAG te gebruiken. Daarom ligt het voor de hand om een koppeling te realiseren tussen BAG en WOZ. Het aantal gegevens wat overgenomen wordt is echter beperkt: objectidentificatie, status, bouwjaar, gebruiksdoel en oppervlak. Substantile besparingen zijn echter te realiseren door het proces anders in te richten: a) Tijdig melden van statuswijzigingen Momenteel voert het WOZ-team jaarlijks inspecties uit om de status van bouwprojecten te controleren. Indien statuswijzigingen tijdig worden geregistreerd in de BAG en deze gegevens automatisch worden verwerkt in de WOZ-administratie kunnen de inspecties vervallen. Aangenomen wordt dat het jaarlijks om 15 mandagen controle gaat. De kosten hiervan worden geschat op circa 15 x 8 x 55 = 7 k b) Inmeten bouwtekening Momenteel worden aan de hand van bouwtekeningen bij VTH de oppervlakte en bij PUZABelastingen de inhoud van een object bepaald. Ook worden de opgegeven gegevens op de bouwvergunning gecontroleerd. Het bundelen van deze activiteiten bij n medewerker levert een 2 3 besparing op aan handling en inmeten. De berekeningen in m en m moeten uiteraard nog steeds worden gemaakt. Uitgaande van 800 nieuw gebouwde (deel)objecten en een aanname van 20 minuten tijdswinst levert dit een besparing op van 800 x 20/60 x 55 = 15 k. Daarbij wordt opgemerkt dat bij nieuwbouw vaak sprake is van een herhaling van bouwtypes waadoor geen individuele berekeningen hoeven te worden gemaakt.

(8) Uitfaseren Thorbecke (10 k)Huidige situatie Thorbecke is een applicatie met een grafische omgeving waarmee WOZ-kaarten worden gemaakt o.b.v. een Kadastermutatiebestand en een StufTax mutatiebestand uit GouwBelastingen. Na het inlezen van deze bestanden moeten er kaarten worden aangepast. Elke 2-3 weken wordt daarvoor een medewerker van de firma Thorbecke ingehuurd. Dit kost jaarlijks circa 6k aan licenties en 12 k aan externe manuren. De kaart uit Thorbecke wordt vervolgens elke 2 maanden geladen in GeoGids zodat de kaart raadpleegbaar is voor medewerkers zonder grafische omgeving. Momenteel maken in Eindhoven alleen de mensen uit het WOZ-team gebruik van deze GeoGids-toepassing. Gewenste situatie. Een alternatief voor Thorbecke is integratie van de WOZ-kaart in GouwBelastingen. In versie 7 zou dit mogelijk moeten zijn. Dit levert de volgende voordelen op: b Het raadplegen door WOZ-medewerkers wordt minder omslachtig (1 applicatie i.p.v. 2); b Het beheer van Kadastermutaties wordt simpeler. Tegen het wegvallen van de manuren van Thorbecke (geraamd op 120 uur) staat echter een extra beheerinspanning voorde gemeente Eindhoven. Hoeveel dit is moet nog blijken. b De licentiekosten van Thorbecke vallen weg. Raming besparing Aangenomen wordt dat het uitfaseren van Thorbecke leidt tot een besparing van maximaal 10 k.

20 van 42

gemeente Eindhoven



(9) Uitfaseren BGB (20 k)Huidige situatie BGB is de oude adressenapplicatie die nu deels vervangen is door de BAG. Momenteel worden gegevens in BGB ingevoerd via BWT-OVX. Bijvoorbeeld bij een vergunningaanvraag komt er een signaalbericht waarna gegevens geautomatiseerd uit BWT worden overgenomen. Vervolgens worden in BGB de BWTgegevens aangevuld met kenmerken. Het knelpunt is dat BGB nog steeds wordt ingezet voor gegevens die niet in de BAG geregistreerd kunnen worden. Het gaat hierbij om: b Niet BAG-objecten. Hierbij zijn vaak geen adressen aanwezig (b.v. abri tegenover nr. 16). Van deze niet-objecten zijn ook kadastrale gegevens als gebied geregistreerd waarin meerdere niet-objecten aanwezig kunnen zijn. b Monumenten Momenteel kunnen monumentgegevens niet worden bijgehouden in de BAG. Deze gegevens worden nu, naast in BGB, bijgehouden in een drietal applicaties: WKPB, het beeldregistratiesysteem BRS en GouwBelastingen. Geen van deze bestanden is volledig en actueel. Voorts worden vanuit BGB een viertal lijsten met statistische gegevens aan het CBS geleverd b objecten met een waarde van minder dan 50.000 (afkomstig van BWT); b aantal nieuwbouw (idem); b aantal verzorgingstehuizen (gekenmerkt in BGB); b de toegevoegde woningvoorraad. Voor iedere geregistreerd object krijgt de gemeente geld. Gewenste situatie De gewenste situatie is dat de functie van BGB wordt overgenomen door de BAG. De leverancier Synaxion-Urbidata biedt hiervoor de module BAG+ waarmee het mogelijk is aanvullende gegevens en niet BAG-objecten te registreren. Ook de BAG van Centric en van andere leveranciers biedt dit soort mogelijkheden. Raming besparing Verondersteld wordt dat door het uitfaseren van BGB circa 0,3 FTE aan gegevensbeheer kan worden bespaard. Dit komt overeen met een besparing van ongeveer 20 k. De besparing op de kosten van ICTbeheer van BGB zijn buiten beschouwing gelaten, omdat daar de beheerkosten van de BAG+-module tegenover staan.

(10) Vervanging bestaande infrastructuur voor geo-informatie (125 k)De huidige infrastructuur voor het beheer van geo-informatie bestaat uit een gegevensmagazijn, laadprocedures en een viewer voor visualisatie. Hiermee worden gegevens uit de basisregistraties BAG, WOZ, Topografie (top10) en Kadaster ontsloten. Deze huidige geo-infrastructuur is niet toekomstvast, heeft niet de gewenste functionaliteiten en de kosten voor beheer zijn hoog. Daarnaast is de huidige geo-infrastructuur niet geschikt om de koppelingen uit het ministelsel basisregistraties te realiseren. Tenslotte kan niet worden voldaan aan de toekomstige wettelijke verplichting om op een eenvoudige wijze gegevens aan de Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) aan te leveren. Momenteel worden via GeoGids ongeveer 45 themas ontsloten. De meeste daarvan zijn via het intranet alleen toegankelijk voor medewerkers van de gemeente Eindhoven en ketenpartners. Enkelen (o.a. vergunningen) zijn ook via het internet publiekelijk toegankelijk. Per jaar wordt GeoGids circa 500.000 keer geraadpleegd. De meest geraadpleegde themas zijn:

gemeente Eindhoven

21 van 42



1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

Cyclo-fotos Luchtfotos Kadaster Adres GBE (grootschalige basiskaart) BAG-kaarten Gemeentelijke eigendommen

> 100.000 keer > 100.000 keer 10.000-100.000 keer 10.000-100.000 keer 10.000-100.000 keer 10.000-100.000 keer 10.000-100.000 keer

De top-5 gebruikers zijn de sectoren ORVM (39 themas), VTH (26 themas), RB (26 themas), GBO (17 themas) en PM (13 themas). Naast de instandhouding van bestaande themas liggen er wensen voor een 18-tal nieuwe themas die nu door gebrek aan capaciteit en ontbrekende technische mogelijkheden niet ingevuld kunnen worden. Raming besparing op beheerkosten Door de inrichting van het GEO-fundament dalen de jaarlijkse kosten voor instandhouding. Dit is weergegeven in de onderstaande tabel. Kostenpost Beheerkosten Sector R&B (Geo-info) Beheerkosten Extern Nu Straks Toelichting 197.500 123.000 De jaarlijkse interne onderhoudskosten van bestaande themas (gemiddeld 2400 tot 4800 per thema per jaar) dalen in de meeste gevallen 13.500 0 De jaarlijkse externe onderhoudskosten (gemiddeld 270 per thema) vallen weg. Wel moet rekening gehouden worden met een nmalige investering van 350 per thema die is meegerekend in de structurele kosten van de nieuwe omgeving. 50.000 12.500 Dit betreft voornamelijk DBA-activiteiten. Historisch op jaarbasis: 52 weken x gemiddeld 17,5 uur x 55/uur = 50 k. In de nieuwe omgeving worden deze activiteiten met circa 75 % gereduceerd. nihil 0 De huidige licentiekosten zijn inbegrepen in de kosten van Microstation. De toekomstige licentiekosten zijn al meegerekend in de structurele kosten van de nieuwe omgeving. 261.000 135.500 Totale besparing 125.000

Beheerkosten Sector IB

Licentiekosten

Totaal

(11) Indirecte besparing bij ver-GISsen gemeentelijke websites (70 k)Een indirecte besparing kan worden gerealiseerd bij het ver-GISsen websites van de gemeente. Momenteel heeft de gemeente Eindhoven circa 30 websites in beheer die zich lenen voor grafische presentatie, maar waarbij dat nog niet is gerealiseerd. Het overzetten van deze sites naar de huidige geo-infrastructuur is aanzienlijk duurder dan bij het Geo-Fundament of technisch onmogelijk. Raming besparing op beheerkosten Indien de bestaande sites worden overgezet naar de bestaande omgeving bedragen de beheerkosten circa 435 k (ongeveer 15 k voor 30 sites). Indien gebruik gemaakt wordt van het Geo-fundament zijn deze kosten terug slechts circa 85 k (ongeveer 2,4-4,8 k voor 30 sites). De totale jaarlijkse besparing bedraagt daarmee 350 k. Omdat nog niet vaststaat dat elke site wordt overgezet is slechts 20 % van deze besparing meegenomen (= 70 k).

22 van 42

gemeente Eindhoven



(12) Risico-berekeningen (13 k)Per jaar worden door de sector ORVM ca. 30 risico berekeningen uitgevoerd voor bestemmingsplannen en vergunningen. Per berekening is ongeveer 1,5 tot 2 dagen nodig voor het verzamelen van de benodigde informatie. Met name het zoeken van de gegevens van de kwetsbare objecten (bejaardentehuizen en zo) is lastig. Data zijn soms verouderd. Raming besparing op beheerkosten Indien per berekening 1 dag kan worden bespaard door betere basisgegevens levert dit een jaarlijkse besparing op van 30 x 8 x 55 = 13 k.

(13) Risico van uitval van GeoGids (p.m.)Het risico van uitval van GeoGids kan in meerkosten worden uitgedrukt. De bestaande Geo-infastructuur is technisch verouderd. Per jaar wordt GeoGids circa 500.000 keer geraadpleegd, waarvan circa de helft gerelateerd aan basisgegevens. Indien gegevens op andere wijze moeten worden verkregen dan levert dit meerkosten op. Indien uitgegaan wordt van 5 minuten per bevraging, betekent dit circa 15 FTE (!) extra werk (250.000 x 5 / 60 / 1364).

(14) Digitaal zaakgericht werken (p.m.)Een aantal voorzieningen uit het Programma Basisregistraties zijn randvoorwaardelijk voor het programma Multichannnel Dienstverlening Front / Midoffice. Dit programma zorgt voor ICTvoorzieningen opdat de gemeente 24 uur per dag via meerdere kanalen bereikbaar is, de vraag van de klant centraal stelt, de klant van in n keer antwoord geeft en vanuit n ingang helpt. Dit moet zowel resulteren in kwalitatief beteer dienstverlening, als besparing op de uitvoeringskosten. Het Programma Basisregistraties levert hierbij de volgende voorzieningen: Verbetering van de koppeling met de GBA-V; Koppelen van het Nieuw Handels Register aan het gegevensmagazijn; Verbeteren van het beheer van gegevensmagazijn en de distributie van gegevens; Geo-infrastructuur om zaken grafisch te koppelen (bijvoorbeeld meldingen Openbare Ruimte) en voor de burger ruimtelijk inzichtelijk te maken. Raming besparing Hoewel het Programma Basisregistraties dus alleen indirect bijdraagt aan mogelijke besparingen geeft onderstaand overzicht een indicatie van de omvang. Bij de afhandeling van klantcontacten moet onderscheid gemaakt worden tussen de volgende kanalen: a) Post Dit betreft brieven en met de hand ingevulde downloads van digitale formulieren. Per jaar worden 13 circa 55.000 te downloaden formulieren geraadpleegd . Welk deel daarvan daadwerkelijk wordt gedownload en ingestuurd is niet bekend. b) Telefoon Momenteel worden telefonische aanvragen en meldingen openbare ruimte geregistreerd in het systeem Key2Klantcontact. Op basis van enkele maanden ervaring wordt de jaarlijkse omvang 14 geschat op 18.000 aanvragen en 25.000 meldingen openbare ruimte . c) Balie Het aantal baliecontacten per jaar is onbekend. d) Semi- digitale verwerking

13

14

Bron: aantal pageviews in eerste 9 maanden 2010 Bron: beheer Key2Klantcontactgemeente Eindhoven

23 van 42



Momenteel kan een aantal gemeentelijke producten digitaal worden aangevraagd door het invullen van een E-formulier. Momenteel gaat het om circa 13.500 formulieren op jaarbasis voor circa 60 15 producten . Globaal is de verdeling als volgt: - 6000 verhuizingen (naar Eindhoven en vanuit Eindhoven naar buitenland) - 4500 uittreksels - 900 aanvragen stadspas - 900 aanvragen voorziening - 500 belastingzaken - 400 meldingen openbare ruimte - 170 vergunningen - 120 verzekeringszaken 16 e) Volledig digitale verwerking . Momenteel kan een tweetal gemeentelijke producten volledig digitaal worden afgehandeld - binnen-gemeentelijke verhuizingen (3.000 van de in totaal 16.000 stuks op jaarbasis); - uittreksels GBA (1200 van de in totaal ? op jaarbasis) De besparingen die momenteel zijn gerealiseerd door volledig digitale verwerking zijn vanuit het project FO/MO geraamd op circa 0,2 FTE op jaarbasis (3000 binnengemeentelijk verhuizingen 5 minuten). Op basis van het jaarlijkse aantal contacten via andere kanalen kan worden verondersteld dat er jaarlijks minimaal 50.000 klantcontacten zouden moeten zijn die zich lenen voor volledig digitale verwerking. Indien de helft hiervan daadwerkelijk volledig digitaal wordt verwerkt (25.000) levert dit, gextrapoleerd, nogmaals een besparing van circa 1,5 FTE op.

15 16

Bron: aantal opvragingen in periode 15-10-2007 15-10-2010 Zie Project Oplever Document TOP - Multi Channel Dienstverlening/FOMO, 14-7-2010

24 van 42

gemeente Eindhoven



Bijlage C Overzicht gebruik basisgegevens gemeente EindhovenOrganisatie Sector FTE Omschrijving GBO E&C M&M 71,1 Diversen 25,8 Diversen 52,5 Onderwijs 12- en 12+ Jeugd 0-23 jaar Jeugd- & Gezin 0-23 jaar Overige producten OOV ORVM 21,4 Integrale veiligheid ext. Veiligheidsregio 59,9 Milieubeheer 5.2.02 5.1.04 8.5.06 Producten Nummer Kosten Wettelijk kader (M) 27,4 34,8 13,5 Leerplicht, leerlingenvervoer, div. Beleidskader integrale Veiligheid, div. 11,0 WMO, Prov. Beleidsk. Jeugd, div. 7,7 40,2 7,8 Wet veiligheidsr., ramplenplan, div. Kental Administratief proces Registratie 275 220 6.000 + 175.000 800 Subsidiedossiers Subsidiedossiers Cases + personen (kind +ouder) nieuwe cases/jr Informatievoorziening Afnemend systeem , Bron GBA

WOZ KAD GEO BAG NHR

3.1.11/12 3.1.13 3.1.14

16000 (5000) + 430 Meldingen p/jr in regio (Eindhoven) + instell. ?? Cases jongerenloket/outreachend werk 425 Subsidiedossiers ?? Info voor rampenbestrijding 4.500 ?? ?? 30 Adviezen, controles, etc Bodeminformatie Energiesubsidies Risicoberekeningen per jaar

13,0 7,2 Diversen

GV

PM R&B (ORVM)

Overige producten 54,7 Vastgoed Grondbedrijf Overige producten 27,4 116,7 Licht (ORVM) Inr. & beh. 0pen R. (ORVM) Groen (ORVM) Rioleringszorg (ORVM) Afvalbeheer ORVM)

7.3.03 8.7.04

12,7 WRO, Bouwbesluit, diversen 124,1 WRO, diversen 29,7 0,1

1.200 Objecten in gemeentelijke eigendom 1.300 Relaties (burgers & bedrijven)

8.2.09 8.2.08 8.3.02 8.4.01 8.5.04

3,1 23,7 11,4 15,9 28,7

Diversen Diversen Groenbeleidsplan, diversen Gemeentelijke watertaken Wet Milieubeh., afvalstof.-verord.

1.200.000 42.000 50.000 105.000 + ? 140000 + 40.000 130.000 + 125.000 ?? ?? ??

Objecten met geometrie Publiekrechtelijke beperkingen Lichtmasten Wegvakken + meubilair, VRI's, kunstwerken etc. Bomen + groenvlakken Aantal kolken + meter inspectie/reiniging Vuilcontainers Meldingen in curatief meldingensysteem Aannemers i.k.v. kwaliteitsborging

Overige producten

11,0

gemeente Eindhoven

25 van 42



Organisatie Sector FTE Omschrijving S&B PUZA

Producten Nummer Kosten Wettelijk kader (M) 2,4 33,3 8,8 GBA, Gemeentewet, BW 5,8 WOZ, Gemeentewet, Invorderingswet, Diversen Woningwet, Bouwbesluit, WRO, Bestemmingsplannen, Monumentenwet, etc. APV, Marktverordening, div. Gemeentewet, Wet o.d. Lijkbez. Diverse wet- en regelgeving WWB, WWIK WI Rentegratieverordening WWB WWB WSNP, WWB WMO Dienstverleningsconcept "excelleren in dienstsv., N.v.t.

Kental

Administratief proces Registratie Relaties i.k.v. subsidieverstrekking Clinten + reserveringen Mutaties + inlichtingen + subjecten Documenten en Inlichtingen Aanslagen Opbrengsten in Percelen Beschikkingen per jaar Aanvragen per jaar Objecten (verblijfsobjecten&adressen + panden) Verblijfsobjecten Parkeervergunningen Markten Grafrechten Acties Uitkeringen/aanvragen/dossiers Inburgeringstrajecten per jaar Cases/clinten per jaar Aanvragen per jaar Aanvragen per jaar Trajecten per jaar Aanvragen/klanten per jaar Meldingen/vragen Transacties digitaal loket Poststukken per jaar Postretouren per jaar Stadspashouders Medewerkers Uitgaande facturen per jaar Bezwaren per jaar Relaties Vestigingen

Informatievoorziening Afnemend systeem , Bron GBA

WOZ KAD GEO BAG NHR

228,9 Sport deelname / evenemt. 4.3.04/05 Ontwikkeling & beheer sportc. 4.3.01/2/3 103,0 Uitvoering wettelijk taken 6.3.02 burgerzaken Gemeentelijke heffingen 7.3.05

VTH

139,9 Drank, Horeca en APV Bouwvergunningen

5.2.01 8.7.03

2,3 6,1

WERK

Z&I

KCC IB

?? Markten (EC) Begraafplaatsen Handhaving 153,1 Uitkeringen Inburgering Preventie & uitstroombevord. 96,3 Bijzondere Bijstand Minimabeleid Schulddienstverlening Individuele voorzieningen 20,6 KlantContactcentrum

9.1.05 6.3.01 5.2.03 1.3.01 2.4.05 1.3.03 1.1.02 1.1.03 1.101 2.5.05 6.2.10

0,6 0,8 5,0 95,8 9,9 63,4 7,3 13,4 7,5 28,3 3,3 9,1

155,0 Organisatie en bedrijfsvoering 7.3.02

700 3.600 + 100.000 45.000+145.000+200.000 145.000 140.000 103.000.000 100.000 2.250 2.200 170.000 110.000 ?? 4.000 12000 ??? 6.300 + 3.000 + 30.000 1.600 3.500 14.000 17.000 1.800 5.000 43.000 22.000 1.800.000 4.500 11.000 3.000 20.000 1.800 1.000 ??

P&O AIHD JZ Comm CTRL Overig Totaal

46,1 90,2 31,4 40,4 72,5 277,6 1884,5

22,6 748,7

26 van 42

gemeente Eindhoven



Toelichting op Overzicht gebruik basisgegevens binnen de gemeente Eindhoven Sector De sectoren van de gemeente Eindhoven per december 2010. FTE De omvang van de sector uitgedrukt in het aantal mensjaren in 2010 (bron: Programmabegroting 2010). Omschrijving De vertaling van de programmadoelstellingen naar gemeentelijke producten (bron: Productenraming 2011-2014). Nr. Het nummer van het betreffende product (bron: Productenraming 2011-2014). Kosten Exploitatielasten behorend bij het product in 2010 (bron: Productenraming 2011-2014). Wettelijk kader Belangrijkste kaderstelling en randvoorwaarden bij het product (bron: Productenraming 2011-2014). Kental Een raming van de omvang van de administratie behorend bij het product. (bron: Productenraming 2011-2014 of opgave functioneel beheerder betreffende systeem). Registratie De eenheid die een maat is voor de omvang van de administratie, bijvoorbeeld het aantal cases, het aantal dossiers of het aantal geregistreerde objecten/subjecten. Afnemend systeem De naam van het betreffende informatiesysteem. Bron: De naam van de basisregistratie waaruit gegevens worden betrokken en het gebruik van basisgegevens.

Basisregistratie Gegevens worden (deels) geautomatiseerd overgenomen uit basisregistratie Gegevens worden handmatig overgenomen uit basisregistratie of zelf ingewonnen Idem, maar automatisering gepland Bestandsvergelijking uitgevoerd of gepland

gemeente Eindhoven

27 van 42



Bijlage D Gemeentelijke producten en basisgegevensProduct Aanvullende Verzekering Gemeente Adoptie / pleegouderschap Afval, afvalstoffenheffing Afval, glasbak Afval, inzameling chemisch afval Afvalcontainer aan huis Afvalcontainer voor bedrijven Amateurkunst, Subsidie Amateurkunst Incidenteel ( 3.1.3) Amateurkunst, Subsidie Stimulering Amateurkunst ( 3.1.1) Automatische incasso, aanvraag Automatische incasso, intrekking Automatische incasso, rekeningnummer wijzigen Badplank Besluit Opslaan in Ondergrondse Tanks (BOOT) Bestemmingsplan, aanlegvergunning (OVE) Bestemmingsplan, herziening Bestemmingsplan, inzage Bestemmingsplan, planschade Bestemmingsplan, vrijstelling (OVE) Bezwaar en beroep op belastingen Bezwaar en beroep op gemeentebesluiten Bijdrage duurzame gebruiksgoederen 21-65 jaar Bijdrage duurzame gebruiksgoederen 65+ Bijzondere Bijstand Bijzondere Bijstand Computercursusvergoeding Bijzondere bijstand Peuterspeelzaal Bijzondere Bijstand Schoolkosten Bijzondere Bijstand Technologievergoeding Bodem: melding bouwstoffenbesluit (OVE) Bodembescherming, melding bodemsanering (OVE) Bouw en verbouw, beoordeling op uiterlijk en schoonheid (OVE) Bouw en verbouw, gemeentelijke toezicht Bouw en verbouw, lichte bouwvergunning (OVE) Bouw en verbouw, principeverzoek (OVE) Bouw en verbouw, reguliere bouwvergunning (OVE) Bouw en verbouw, reguliere bouwvergunning, eerste fase (OVE) Bouw en verbouw, reguliere bouwvergunning, tweede fase (OVE) Bouwplannen ingediend bij de gemeente, inzage Bouwwerk verbeteren, gemeentelijk opgelegde verplichting Bouwwerk, verklaring van voltooiing Budgetbeheer Caravans e.d. (APV) Collectevergunning Correspondentieadres wijzigen, belastingen Cultuur: Subsidie Cultuurspreiding ( 3.1.4) CVV - Collectief Vraagafhankelijk Vervoer (Zelfindicatie) Demonstratie of betoginggemeente Eindhoven

Sector Z&I PUZA PUZA R&B R&B R&B R&B E&C E&C PUZA PUZA PUZA Z&I VTH VTH ORVM ORVM ORVM VTH PUZA JZ Z&I Z&I Z&I Z&I Z&I Z&I Z&I VTH VTH VTH VTH VTH VTH VTH VTH VTH VTH VTH VTH Z&I VTH VTH PUZA E&C Z&I OOV 28 van 42

x x x x x x x

x x x x x x

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

GBA

x x x x x x x x x

x x x x x x x x x x

BAG

x

x x x x x x x x x x x x x

WOZ

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

x

x x x

BGT

x x x x x x

x x x

NHR

x x x x x x x x x x x x x x x x

KAD

x

x

BRI

x

BLAU

RDW



Product Douchestoel, verrijdbare (Zelfindicatie) Echtscheiding Einde geregistreerd partnerschap Energiebesparingslening Erkenning na de geboorte Erkenning voor de geboorte Evenement, melding of vergunning (ERE) Exploitatieverg en/of geschiktheidsverkl. seksinricht. en escortbedr. Fietsen in voetgangersgebied, ontheffing Garantverklaring GBA, Geheimhouding persoonsgegevens GBA, Gemeentelijke Basisadministratie Geboorteaangifte Gebruik openbare ruimte, aanvraag voorwerpen, op/aan/boven Gebruiksvergunning, gebruiksmelding (OVE) Gegevensverklaring Gehandicaptenparkeerkaart Gehandicaptenparkeerplaats Geluidhinder Grafteken: vergunning, begraven of cremeren Growshop, exploitatievergunning Heffing kanaalrechten Hondenbelasting Horeca, dranken horecavergunning (HRE) Horeca, exploitatievergunning (HRE) Horeca, ontheffing sluitingsuur (incidenteel en permanent) (HRE) Horecaregeling Eindhoven (HRE) Huisnummering en straatnaam toekennen Hulp bij het huishouden Huwelijk en geregistreerd partnerschap, aangifte Huwelijk en geregistreerd partnerschap, beschikbare tijden Huwelijk en geregistreerd partnerschap, ja-woord op internet Huwelijk en geregistreerd partnerschap, locaties Incidentele Subsidie Cultuur Ingebrekestelling wet dwangsom Inrijverbod winkelgebied, ontheffing Jachtvergunning Kabels en / of leidingen plaatsen in openbare grond Kamerverhuur, omzettingsvergunning Kansspel, melding kleine kansspelen Kapvergunning (OVE) Kennisgeving incidentele festiviteiten v.d horeca,sportver. en recreatie Kinderopvang, Uitstroomsubsidie Compensatie Kinderopvang bij Klacht, indienen Kledinginzameling, vergunning Kopie aanslag / beschikking, aanvragen Kwijtschelding gemeentelijke belastingen Langdurigheidstoeslag

Sector Z&I PUZA PUZA VTH PUZA PUZA VTH VTH VTH PUZA PUZA PUZA PUZA VTH VTH WERK VTH VTH VTH VTH VTH PUZA PUZA VTH VTH VTH VTH VTH Z&I PUZA PUZA PUZA PUZA E&C JZ VTH VTH VTH VTH VTH VTH VTH Z&I KCC VTH PUZA PUZA Z&I

x x x x x x

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

GBA

x

x

BAG

x

x x

WOZ

x

BGT

x x

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

NHR

x

x

x x

KAD

BRI

BLAU

RDW

gemeente Eindhoven

29 van 42



Product Leegstandvergunning Legalisatie handtekening Loterijvergunning Luchtballon, toestemming opstijgen Mantelzorg Meldingen openbare ruimte, indienen Milieubeheer, melding Barim Milieubeheer, milieuvergunning en melding verandering Milieuzone Eindhoven, dagontheffing Monument, aanwijzing Monument, Subsidie Gemeentelijke Monumenten Eindhoven Monument, vergunning (OVE) Naamgebruik Naamswijziging Nederlander worden door naturalisatie Nederlander worden door optie No-risk polis Omgevingsvergunning (OVE) Omzettingsvergunning, kamerverhuur Onbewoonbaarverklaring Onderscheiding, Koninklijke Onderscheiding, vrijwilligers Ontkenning vaderschap door moeder Onttrekkingsvergunning, woning voor andere doeleinden gebruiken Opstapbaan Overlijden Overlijdensaangifte OZB, berekening van de aanslag OZB, onroerende zaak-belastingen Parkeerkaart belanghebbenden, bedrijven Parkeerkaart belanghebbenden, bewoners Parkeerkaart bezoekers / belanghebbenden Marinhage, Parkeerpas voor bezoekers van bewoners Gildebuurt, .. Parkeerverbod reclamevoertuigen (APV) Parkeerverbod voertuigen autobedrijven (APV) Parkeervergunning voor bedrijven, avonduren Parkeervergunning voor bedrijven, tijdelijke Parkeervergunning, bedrijven / particulieren Parkeervergunning, bewoners Parkeren van grote voertuigen aanvraag ontheffing Paspoort en identiteitskaart Personeel: op zoek naar personeel?? Persoonlijke lening Precariobelasting Reclame op gemeentegrond Reclame-uitingen (APV / OVE) Reductieregeling Regeling chronisch zieken en gehandicapten Reinigingsrecht 30 van 42

Sector VTH PUZA VTH VTH Z&I ORVM ORVM VTH VTH VTH VTH VTH PUZA PUZA PUZA PUZA WERK VTH VTH VTH College College PUZA VTH WERK PUZA PUZA PUZA PUZA PUZA PUZA PUZA PUZA VTH VTH VTH VTH VTH VTH VTH PUZA WERK Z&I PUZA VTH VTH Z&I Z&I PUZA

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

x x x x

x x x

gemeente Eindhoven

GBA

x x x

x x x

x x x

x x x x x x

x x

BAG

x x x x x x x x x x x x x x

x x x x

WOZ

x

x x

x x

BGT

x x

x x x x x

x x

x

NHR

x

x x

x x x x x x

KAD

x

BRI

x

x

BLAU

RDW



Product Rijbewijs Rijbewijs, eigen verklaring Rijbewijs, omwisseling Riolering, aansluiting Rioolrechten Rioolrechtgebruik Rolstoel (handbewogen rolstoel, zelfindicatie) Rolstoelvoorzieningen en andere verplaatsmiddelen Samenvoegingsvergunning, woning v. andere doeleinden gebruiken Sampling, flyeren (APV) Schadevergoeding, aansprakelijkstelling gemeente Schulddienstverlening Schulddienstverlening Regio Gemeenten Slopen: melding of vergunning (OVE) Speelautomaten, aanwezigheidsvergunning (HRE) Splitsingsvergunning, woning splitsen in aparte zelfst. woningen Sport, Subsidie Bekers/prijzen Sportevenementen (3.2.2) Sport, Subsidie Sportverenigingen ( 3.2.1) Sportvissen, vergunning Stadsdelen, Subsidie Stadsdeelgericht Werken ( 2.1.5) Stadspas Standplaats weekmarkt (ook meeloper- en standwerkerplaats) Standplaats, tijdelijk (APV) Stedenbanden, Subsidie Contactsteden en Verdubbelingsbijdragen Stedenbanden, Subsidie Mondiale Bewustwording ( 3.5.2) Stemmen in een stembureau naar keuze Straatnaam en huisnummering toekennen Subsidie duurzame Uitstroom Subsidies (Subsidieverordening 2008) Taxatieverslag Te koop aanbieden auto's: Ontheffing verbod (APV) Tegemoetkoming kosten kinderopvang Terrasvergunning / terrasmelding (HRE) Toeristenbelasting Toiletstoel (Zelfindicatie) Uitstalvergunning, aanvraag Uittreksels Uitwegvergunning (OVE) Vakantiemelding, formulier Venten, melding (APV) Verblijfsvergunning Verhuizen Verkeer, regulering verkeerstromen Verkeerslichten, storing melden Verklaring omtrent het gedrag (VOG) Verplichting verkoopregister (APV) Vervoersvoorzieningen Verzoek betalingsregeling

Sector PUZA PUZA PUZA ORVM PUZA PUZA Z&I Z&I VTH VTH KCC Z&I Z&I VTH VTH VTH S&B S&B VTH PUZA PUZA VTH VTH E&C E&C PUZA VTH WERK PUZA PUZA VTH Z&I VTH PUZA Z&I VTH PUZA VTH Z&I VTH PUZA PUZA ORVM ORVM PUZA VTH Z&I Z&I

x x x x x

x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x x

GBA

x x

x

x x x

x

x x

BAG

x x

x

WOZ

x x

BGT

x x

x

x x x x x x x x x x

x x x

x x x x x

x x x x

NHR

x

x

KAD

x x

x x

x

BRI

x x

x x x

BLAU

RDW

gemeente Eindhoven

31 van 42



Product Voortgezette regeling gesubsidieerde arbeid voor ID-werknemers Werk: op zoek naar werk?? Werkstage Wet werk en bijstand Winkeltijdenwet, aanvraag ontheffing Wmo-voorzieningen Woontussenvoorziening, Subsidie Woonvoorziening, Subsidie Opplusregeling ( 3.3.8) WOZ-beschikking Zorginstelling, verhuizen naar Zwak-alcoholische dranken, tijdelijke ontheffing Het overzicht van producten is gebaseerd op www.eindhoven.nl

Sector PUZA WERK WERK WERK VTH Z&I Z&I Z&I PUZA Z&I VTH

x

x x x x x x x x

GBA

x x

x

BAG

WOZ

x

BGT

x

x

x x

NHR

x x x x x x x

KAD

x

x

BRI

x

BLAU

RDW

32 van 42

gemeente Eindhoven



Bijlage E Overzicht voorzieningen en investeringsvoorstellenIn de onderstaande tabel is een toelichting gegeven op de verschillende kostenposten van het Programma Basisregistraties die in hoofdstuk 3 zijn benoemd. Ten aanzien van de investeringen wordt onderscheid gemaakt tussen: Incidentele kosten: Dit zijn nmalige kosten. Kapitaalinvesteringen Dit betreft investeringen die leiden tot voorzieningen die structureel gefinancierd moeten worden. De structurele kosten bestaan uit de a) afschrijving, b) rente, c) onderhoud en d) beheer lasten. Nr A1 A2 A3 Naam Inrichting GBA Inrichting BAG Inrichting WOZ Omschrijving Investering x k Structurele Incident. Kapitaal inv. kosten (x k) 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Gereed Gereed De toekomstige release van GouwBelastingen zal voorzien in migratie van de bestaande WOZ-administratie naar een Basisregistratie WOZ. Systeemaanpassingen zullen te laste komen van het onderhoudsbudget van GouwBelastingen. Aanpassingen aan processen zullen ten laste komen van het sectorbudget A4.1 Inrichting GeoFundament Dit betreft een project voor het selecteren, beproeven en inrichten van een systeem voor de opslag en ontsluiting van geo-gerelateerde informatie van alle ruimtelijke objecten van de gemeente Eindhoven ter vervanging van het bestaande GeoGids. Onderdeel van het systeem zijn een magazijn en een viewer . A4.2 GEOfundament: Dit betreft a) het converteren van de bestaande GeoGids themas, b) het converteren van gegevens zodat ze conform de Basisregistratie processen & conversie Grootschalige Topografie zijn en c) het opnieuw inrichten van de beheerprocessen. B1 Ontsluiting GBA De binnen-gemeentelijke ontsluiting van GBA-gegevens via Key2Datadistributie is operationeel. B2.1 Ontsluiting BAG via GEO Dit betreft vervanging van de bestaande koppeling tussen BAG en GEO. Momenteel worden wijziging in de BAG in de vorm van mutatieberichten naar de grafische omgeving (Bentley-workstation) gestuurd waar ze worden verwerkt. Daarna wordt een bericht terug gestuurd met de gewijzigde geometrie. Door invoering van het GeoFundament zal deze koppeling moeten worden vernieuwd.

0

80

36

50 0 0

220 0 25

76 0 9

gemeente Eindhoven

33 van 42



Nr

Investering x k Structurele Incident. Kapitaal inv. kosten (x k) B2.2 Ontsluiting BAG via K2D Dit betreft de aansluiting van de BAG aan Key2Datadistributie. Synaxion-Urbidata (leverancier BAG) heeft een interface op basis van de StUF0 25 14 standaard 2.04 extended beschikbaar voor koppeling naar de GBA. Medio 2011 zal de StUF-standaard 3.11 worden ondersteund zodat ook koppeling naar de WOZ-administratie mogelijk is. B3 Ontsluiting WOZ Binnen-gemeentelijke distributie van gegevens uit de basisregistratie WOZ wordt momenteel niet voorzien. 0 0 0 B4 Ontsluiting Dit betreft een investering in een generiek koppelvlak om gegevensuitwisseling met andere systemen mogelijk te maken. 0 28 10 GEOfundament C1 Aansluiting GBA-V Deze voorziening is operationeel. 0 0 0 C2 Aansluiting LV-BAG Deze voorziening is operationeel. 0 0 0 C3 Aansluiting LV-WOZ Deze investering betreft het vervangen van de bestaande bestandsuitwisseling vanuit GouwBelastingen naar onder meer Rijksbelastingdienst 0 35 13 en Waterschappen door n koppeling op basis van berichtenverkeer met een nog in te richten landelijke voorziening WOZ. Aansluiting is een wettelijke verplichting. C4 Aansluiting BGT Deze investering betreft de wettelijke verplichte aansluiting van beheerders van geo-informatie op de landelijke Basisregistratie Grootschalige 0 10 5 Topografie (BGT) in oprichting. Dit komt neer op het realiseren van een koppeling tussen het GeoFundament en de BGT. Aansluiting is een wettelijke verplichting. D1 Ontsluiting NHR Dit deelproject betreft de aansluiting van de gemeentelijke datadistributie-infrastructuur op de landelijke basisregistratie Nieuw Handels 0 35 13 Register. De leverancier van Key2Datadistributie (Centric) voorziet dat de bestaande module Key2GBA-V (in gebruik in Eindhoven) aangepast zal worden voor aansluiting op de landelijke voorziening DigiLevering die is gekoppeld aan het Nieuw handels Register. De inzet van andere producten van het Nieuw Handels Register (inkijkvoorziening, applicatie-applicatiekoppeling) maken ook deel uit van dit deelproject. D2 Berichtenkoppeling Deze investering betreft de vervanging van de bestaande bestandsuitwisseling met het Kadaster door een berichtenkoppeling via de landelijke 0 25 11 Kadaster voorziening Digilevering. Deze koppeling raakt: GouwBelastingen; Thorbecke (WOZ-kaart applicatie op termijn te vervangen door GouwKaart); Geogids/Geofundament (gevoed vanuit Thorbecke). Momenteel is onbekend wat de consequenties zijn en wanneer deze koppeling landelijk beschikbaar komt. E Schonen gegevens Het rechttrekken van gegevens tussen afnemers en basisregistraties maakt geen deel uit van het programma basisregistratie en komt voor 0 0 0 rekening van de betreffende sector. F Aanpassen processen Het aanpassen van processen bij afnemers opdat in de toekomst gegevensverschillen met de met de basisregistraties worden voorkomen, 0 0 0 maakt geen deel uit van het programma basisregistratie en komt voor rekening van de betreffende sector.

Naam

Omschrijving

34 van 42

gemeente Eindhoven



Nr

Naam

Omschrijving Dit betreft de vervanging van de bestaande wekelijkse directe bestandskoppeling tussen GBA en Belastingsysteem door een berichtenkoppeling via Key2Datadistributie. Hierdoor worden mutaties in de GBA direct verwerkt in het Belastingsysteem en kunnen buitengemeentelijke subjecten worden gevolgd. Dit betreft verbetering van de bestaande koppeling tussen BWT en Key2Datadistributie. De verbetering omvat onder meer initile vulling van BWT-subjecten in Key2Datadistributie en inrichting van de koppeling met de GBA-V. Dit betreft een stelpost voor aansluiting van andere systemen op de GBA. Dit betreft de wettelijk verplichte aanpassing van de GBA opdat gebruik gemaakt kan worden van officile BAG-adressen. Deze aanpassing vormt onderdeel van het regulier onderhoud van de GBA. De kosten aan de BAG-kant staan onder B2.1 Dit betreft een project voor de koppeling van GouwBelastingen aan de BAG via Key2Datadistributie op basis van het StUF 3.11 koppelvlak. De berichtdefinities voor dit koppelvlak komen in de loop van 2011 beschikbaar. De eerste fase van dit project (rechttrekken BAG en WOZ objectgegevens o.b.v. het BAG-extract van de Landelijke Voorziening BAG is al gestart in 2010. Dit betreft een koppeling om statusgegevens over vergunningen over te nemen in de BAG en BAG-gegevens te koppelen aan een vergunningsaanvraag. Er worden naast de bestaande en geplande koppelingen geen additionele koppeling naar de BAG voorzien. Er worden geen binnengemeentelijke koppeling naar de

KB 20110916 Eindhoven Business Case Ministelsel1

Documents

Transcript of KB 20110916 Eindhoven Business Case Ministelsel1