26

Het

Wat

ersc

hap

Bureaucratie bij waterschappen

Kafkathermometer in de organisatie

DOOR RIK PEETERS EN MARIEKE VAN DER ZWAN

Een bewoner wil een inrit met duiker aanleg-gen. Een ogenschijnlijk eenvoudige wens. Maar het kan behoorlijk complex en tijdro-vend zijn, zodra blijkt dat je hiervoor eerst

een vergunning bij je gemeente moet aanvragen (voor de inrit) en vervolgens ook nog een vergun-ning nodig hebt van je waterschap (voor de duiker). Vergunningsprocedures zorgen nogal eens voor bureaucratische rompslomp. Maar ook binnen de waterschappen zelf storen medewerkers zich regel-matig aan logge procedures en besluitvormingspro-cessen, zo blijkt uit onderzoek van de Kafkabrigade.

Algemene bevindingenBij de aard van ervaren bureaucratie gaat het om de vraag in hoeverre procedures en regels een obstakel vormen voor het uitvoeren van het primaire werk. De sector waterschappen scoort hier op een 10-punts-schaal een 5.2, waarbij geldt: hoe hoger het cijfer hoe lager de onnodige bureaucratie. Medewerkers zeggen intern bijvoorbeeld veel last te hebben van lange en trage procedures. Eén van de respondenten stelt: “Procedures voor het verkrijgen van goedkeuring/toe-stemming kunnen maanden duren.” De interne besluitvorming bij de waterschappen wordt door velen als onnodig bureaucratisch ervaren.Verder geven medewerkers aan zich sterker betrokken te voelen bij hun professionaliteit of beroep dan bij de organisatie waarvoor ze werken. De beroepstrots bij de waterschappen is hoog te noemen (cijfer: 8), terwijl de binding met de organisatie wat lager scoort – gemiddeld een 6,5. Opvallend is dat deze scores voor leidinggevenden en mensen in adviserende functies duidelijk hoger zijn dan voor ondersteunend of uit-voerend personeel. Een reden hiervoor zou kunnen zijn dat medewerkers aangeven veel last te hebben van

trage besluitvormingsprocessen en procedures.Wat betreft de hoeveelheid tijd die medewerkers kwijt zijn met overleg en administratie scoren de water-schappen zeer behoorlijk. Zo wordt gemiddeld per week 2,3 uur besteed aan administratie en iets meer dan 3 uur per week aan overleg – waarbij dat laatste cijfer omhoog wordt gehaald door leidinggevenden. Ook de hoeveelheid administratielast is in objectieve zin niet hoog, al wordt

er veel geklaagd over tijdschrijven – niet zozeer over de hoeveelheid tijd die men ermee kwijt is, maar over het gebrek aan zicht op wat er met de verzamelde gegevens gebeurt.Ten slotte de vraaggerichtheid van de organisatie. In hoeverre zijn de waterschappen – volgens hun mede-werkers – ingericht op het tegemoet komen aan de vragen, belangen en behoeften van burgers? Hier geven medewerkers aan dat burgers en ondernemers vaak te lange procedu-

Niet alleen burgers hebben last van overbodige bureaucratie, ook publieke professionals worden hierdoor belemmerd in hun werk. Dat blijkt uit een onderzoek van de Kafkabrigade naar ervaren bureaucratie onder ruim vijfhonderd medewerkers van waterschappen

WATERBESTUUR

Num

mer

4

Apr

il 20

15

Kafkathermometer

De Kafkathermometer is een enquête die de Kafkabrigade samen met ICTU/Internetspiegel heeft uitgezet onder 6250 professionals in de publieke sector. De respondenten zijn afkomstig uit veertien sectoren, variërend van gemeenten tot primair onderwijs en van waterschappen tot politie. De onderzoekers vroegen professionals naar de mate waarin ze zelf last hebben van overbodige of disfuncti-onele bureaucratie en naar de mate waarin hun organisatie burgers hiermee las-tigvalt. De resultaten van de Kafkathermometer zijn een spiegel: feedback van de werkvloer over knelpunten en verbeterpunten binnen de eigen organisatie. Eén van de veertien onderzochte sectoren is de waterschappen.

In de Kafkathermometer wordt de ervaren bureaucratie door medewerkers op verschillende dimensies gemeten: - Aard van de ervaren bureaucratie: waar hebben medewerkers bij de uitoefe-

ning van hun werk last van?- Betrokkenheid en vervreemding: hoezeer voelen medewerkers zich verbon-

den met hun werk en organisatie?- Tijdsbesteding aan bureaucratie: hoeveel tijd zijn medewerkers kwijt met

administratie en overleg?- Vraaggerichtheid van de organisatie: in welke mate richt de organisatie zich

op de behoeften van burgers?

LTR_P026_LTR-TSWA-04-2015 26 25-3-2015 12:19:55

27

Het

Wat

ersc

hap

Num

mer

4

Apr

il 20

15

WATERBESTUUR

res moeten doorlopen bij vergun-ningsaanvragen. Maar liefst 76% van de respondenten geeft aan dat ze meer kunnen betekenen voor bur-gers als er minder administratieve rompslomp zou zijn.

Ingewikkelde vergunnings- aanvragenDe antwoorden op de open vragen geven een interessante inkijk op wat medewerkers van waterschappen als de belangrijkste bureaucratische uit-dagingen zien. Ten eerste gaat het daarbij om de verbetering van sle-pende vergunningsaanvragen voor burgers en ondernemers. De door-looptijd van de procedure is lang. De procedure op zichzelf is complex. Een respondent gaf als voorbeeld dat burgers het aanvraagformulier voor watervergunningen als zeer onpret-tig zouden ervaren. Het aanvraag-

formulier op het omgevingsloket online is zeer uitgebreid; ook voor een simpele aanvraag moet een bur-ger of ondernemer veel stappen doorlopen. De aanvragen moeten volledig zijn en in het juiste format worden toegestuurd. Anders wordt de aanvraag retour gezonden en moet deze weer opnieuw ingediend worden.Een andere medewerker noemde het volgende probleem: “Als je bij de provincie een vergunning aan moet vragen, blijkt dat je er ook bij de gemeente één aan moet vragen en bij het waterschap. We hebben tegenwoordig het omgevingsloket, de gedachte hierbij is mooi, maar geen enkele overheidsinstantie wil zijn verantwoordelijkheid afstaan. Zorg ervoor dat de aanvragen door één instantie worden behandeld.”

Trage besluitvorming Een tweede veelgenoemde uitdaging ligt in de organi-satie zelf. Ook hier zeggen medewerkers veel last te hebben van lange en trage procedures. Een voorbeeld: “Wanneer je een studieverzoek indient, kost het aan formulieren invullen en wachten op toestemming van de organisatie (terwijl de direct leidinggevende al lang akkoord is) vaak zo lang dat de toestemming pas achteraf komt.” Een vergelijkbare klacht geldt voor besluitvormingsprocessen, waar onnodig veel organi-satielagen bij betrokken zijn. Medewerkers hebben het gevoel dat dit zorgt voor dubbel werk en verlies van tijd en geld. Zo stelde een respondent: “Aanvragen die al onderzocht en goedgekeurd zijn, worden op een andere afdeling die er ook wat over te zeggen heeft, weer van voor af aan doorgekauwd.” Bovendien zorgen die lange ketens voor een versnip-perde verantwoordelijkheid. Iedereen is een beetje aansprakelijk, waardoor weinig mensen zich echt ver-antwoordelijk voelen.

De interne besluitvorming bij de waterschappen wordt door velen als onnodig bureaucratisch ervaren

RijnlandDe bevindingen van de Kafkathermometer bieden een inkijk in de mate en aard van ervaren bureaucratie door medewerkers van waterschappen. Bovendien laten ze zien waar volgens medewerkers zelf de belangrijkste uitdagingen liggen. Sommige water-schappen zijn al actief bezig met het bestrijden van overbodige regels en administratieve rompslomp. Zo wil het Hoogheemraadschap van Rijnland waar mogelijk vergunningen vervangen door regels. Hiermee kunnen burgers bijvoorbeeld zelf zien aan welke eisen een stijger moet voldoen en kunnen ze deze zonder vergunning realiseren. Het aantal ver-gunningen en het aantal meldingen wordt met deze werkwijze ongeveer gehalveerd.

De Kafkabrigade steekt de peilstok in het waterbestuur.

LTR_P026_LTR-TSWA-04-2015 27 25-3-2015 12:19:57