Juridische inspiratiemiddag

“Slimmer werken”Bezwaar & Beroep

Jan van Creij/Paul vosGemeente EindhovenJuridische Inspiratiemiddag – 13 februari 2014BOVAG-huis Bunnik

Juridische inspiratiemiddag

• Programma Slim Werken

• Uitgelicht: “slimmer werken” Bezwaar & Beroep

Inhoud

Juridische inspiratiemiddag

Programma Slim Werken

Juridische inspiratiemiddag

“Slim Werken is een programma dat zich richt op de succesvolle en duurzame verbetering van werkprocessen. Daarbij streven we naar een hogere kwaliteit tegen lagere kosten. De insteek is om met “lean management”ons werk écht anders (beter, sneller) en goedkoper te organiseren. En daardoor vaak ook prettiger en leuker.

http://youtu.be/s3DGfSl-shQ

Sparen met Lean door Innovatie en Medewerkers

Juridische inspiratiemiddag

• Pilot belasting ketens • Pilot langdurigheidstoeslag/bijzondere bijstand• Parkeren • Bezwaar & beroep

• Meldingen Openbare Ruimte• Kanaalsturing

• Vergunningen

• Toezicht & handhaving* • Bestelproces

• Formatie & bezetting• ICT processen

• Vermindering baliecontacten Tussenresultaat financieel rendement € 3.289.705,--

Resultaten (1)

Juridische inspiratiemiddag

• Lean Studio• Lean-game (50 games en 575 deelnemers)• Lean-opleiding (4 halve dagen, verzorgd aan sector Control)• Lean-praktijk• Lean-café

• Helpen realiseren van een verbeterklimaat (‘lean-cultuur’)

• Uitwisseling met andere gemeenten/organisaties • Almere, Nijmegen, Tilburg, Oss• NMKG• Dela, Belastingdienst, SNS

• Communicatie

Resultaten (2)

Juridische inspiratiemiddag

• Verwachtingenmanagement over rolinvulling

• Zorgvuldig omgaan met aannames (objectief !)

• Verwerking van opbrengsten in de begroting (besluitvormingsfase)

• Vlottere omschakeling naar de uitvoering van business-cases !

• “Go Gemba” (observatie werkvloer)

• Waken voor “scopedrift”

• Borgen van procesverbeteringen

• Voorzichtigheid geboden met innovatieve technologie

• Voorbeeldgedrag leidinggevenden

• Kennis- en competentie-ontwikkeling (“M-factor”)

Lessen en kritische factoren

Juridische inspiratiemiddag

Uitgelicht:“slimmer werken” bezwaar & beroep

Juridische inspiratiemiddag

•Zit aan het einde van de keten•Afhankelijkheid van primair proces en vakafdelingen

• Kwaliteit besluiten• Aantallen bezwaren• Communicatie burger

•Inspanning afhankelijk van kwaliteit dossiers •Geeft leereffect voor betere kwaliteit •Genezen is goed maar voorkomen is beter

Bezwaar & Beroep

Juridische inspiratiemiddag

• Terugdringing kosten behandeling• Invoering ‘andere aanpak’ primair proces• Capaciteits ’problemen’ voeren verweer• Reorganisatie Sector (samenvoeging afdelingen)• Meerdere werkprocessen, meerdere systemen

Doorlichten proces bezwaarafhandeling

Juridische inspiratiemiddag

• Werkwijze doorgelicht (o.m. middels werkgroepen)• Resultaten afgelopen jaren• Totale kosten afhandeling berekend

Wat is gedaan?

Juridische inspiratiemiddag

Jaar Aantal Gegr. Ong. NO Ingetr. Herzien

2009 1780 16% 37% 8% 18% 21%

2010 1760 15% 37% 9% 17% 22%

2011 1970 12% 41% 10% 17% 20%

2012 2130 16% 38% 9% 15% 22%

Cijfers voorgaande jaren

Juridische inspiratiemiddag

2010Aantal bezwaren 1.780Aantal gerechtelijke procedures 250Totaal 2.030 Berekende totale kosten € 2.325.000,-

Kosten afhandeling bezwaar en beroepschriften

Juridische inspiratiemiddag

Gericht op verbeteren werkproces en beperking capaciteit

Betrekking op:• Digitalisering• Werkproces• Vakafdelingen• Beperking aantallen

Verbeterpunten

Juridische inspiratiemiddag

• Meer bezwaren digitaal indienen via speciaal format• Een centraal registratiesysteem, gekoppeld aan een

archiveringsysteem• Digitale verzending stukken• Digitale toegang tot procesdossier• Digitale planning hoorzittingen door burger

Digitalisering

Juridische inspiratiemiddag

• Versnellen werkproces niet-ontvankelijke bezwaren en de kennelijk ongegronde bezwaren

• Versnelling in toewijzing bezwaren aan juristen • Meer standaardisatie teksten in brieven• Mandatering beslissing op bezwaar • Aanpassingen bij het horen

Werkproces

Juridische inspiratiemiddag

Maatregelen:• Positieve antwoordkaart• Telefonisch horen• Horen door medewerkers (invoeren ambtelijke procedure)• Opnemen van de hoorzitting (digitaal opslaan)

Aanpassingen horen

Juridische inspiratiemiddag

• Duidelijkheid taken vakafdeling:• Aanleveren procesdossiers• Voeren verweer bij commissie• verbetering communicatie met burger

• Op orde hebben dossiers• Terugkoppeling leerpunten uit bezwaar en beroep• Afspraken op aanlever en reactietermijnen• Stellen targets per sector

Vakafdelingen

Juridische inspiratiemiddag

• Stellen targets per sector (-35% t.o.v. 2010)• Te behalen in 2015• Bij overschrijding, doorbelasting kosten • Te bereiken door:

• Verbetering communicatie met burger (bijv. door vooraf uitleg geven bij negatieve beschikking, ook betere bereikbaarheid uitvoerende medewerker voor informatie en uitleg;• Gerichte advisering op verbetering primaire proces• Inzicht vanuit sectoren op gevolgen wijziging beleid en regelgeving voor

bezwaar- en beroepsprocedures en financiering hiervan

Beperking aantal bezwaren

Juridische inspiratiemiddag

• Aantal bezwaarschriften terugdringen van 1800 naar 1200

• Doorvoering van de verbetermaatregelen

• Kostenreductie van € 300.000,--

Doelstelling

Juridische inspiratiemiddag

• Werkproces versneld• Door snellere afhandeling KNO KOG• Standarisatie teksten• Mandatering meeste beslissing op bezwaar

• Invoering ambtelijke afhandelingsprocedure (beperkt gedeelte naar commissie)

• Aanpassingen horen doorgevoerd• Verbeterde afspraken met vakafdelingen

Resultaten

Juridische inspiratiemiddag

• Verbeteringen m.b.t. digitalisering (overgangsfase)

• Behalen targets Sectoren• 2013: 2070 bezwaarschriften ingekomen

Nog uit te voeren

Juridische inspiratiemiddag