1

JA A RV ERS L A G INTE GR IT E IT 2 0 1 4 - 2 0 1 5

GEM EEN TE H EL MO ND

Versie 1.2 26 januari 2016

2

INHOUD

Samenvatting ........................................................................................................................................... 3

Inleiding ................................................................................................................................................... 4

1. Integriteitsbeleid ............................................................................................................................. 5

2. Ontwikkelingen integriteitsbeleid ................................................................................................... 7

3. Meldingen en onderzoek............................................................................................................... 14

4. Vertrouwenspersonen ................................................................................................................... 16

5. De blik vooruit ............................................................................................................................... 18

3

SAMENVATTING

In 2014 en 2015 is veel aandacht besteed aan een betere borging van integriteit binnen de gemeente

Helmond. In 2014 is een uitvoeringsprogramma opgesteld met verbeterpunten naar aanleiding van

de uitkomsten van een analyse naar integriteitsrisico’s, zowel politiek-bestuurlijk als ambtelijk en een

risicoanalyse bij de afdeling Werk en Inkomen. Dit uitvoeringsprogramma is inmiddels afgerond

waarmee een goede basis is gelegd voor verdere ontwikkeling van het integriteitsbeleid.

Ten aanzien van de politiek-bestuurlijke integriteit voldoet de gemeente Helmond aan de wettelijke vereisten. Daarnaast wordt het thema actueel gehouden middels jaarlijkse heisessies, screening van de raadsagenda’s op mogelijke integriteitsvraagstukken en het bespreken van de voortgang in de jaarlijkse activiteiten in de commissie Bestuur en Economie. In de periodieke heisessies met de gemeenteraad is onder meer aandacht besteed aan morele oordeelsvorming en dilemma’s, de gedragscode en een gentle agreement. Ook buiten de vergaderingen om worden integriteitsvraagstukken tussen raadsleden en de burgemeester besproken. Ten aanzien van het college van burgemeester en wethouders is met ingang van de huidige bestuursperiode (2014-2018) in 2014 een nieuwe procedure gestart waarbij naast de benoemingstoets van kandidaat-wethouders ook een persoonlijk risicoprofiel wordt opgesteld. Ook de burgemeester heeft een persoonlijk risicoprofiel laten opstellen. Daarnaast is met het bestuur een aantal trainingen verzorgd, die gericht zijn op morele oordeelsvorming en dilemma’s op het vlak van integriteit. Ambtelijk is de basis ten aanzien van de wettelijke verplichtingen verder op orde gebracht. De meldingsregelingen voor schendingen en klachten zijn geactualiseerd en er is een protocol voor integriteitsonderzoeken opgesteld. Naast de vertrouwenspersonen is een coördinator integriteit aangesteld die onder andere als centraal meldpunt voor het melden van schendingen en klachten fungeert. Als extern meldpunt heeft het college de Onderzoeksraad Integriteit Overheid aangewezen. De continue aandacht voor integriteit wordt geborgd door te werken met een meerjarenbeleidsplan dat bestaat uit het integriteitsbeleid en een meerjarig activiteitenplan.

Bij de afdeling Werk en Inkomen zijn naar aanleiding van de risicoanalyse diverse

verbetermaatregelen van bedrijfsmatige aard uitgevoerd. Daarnaast is voor de medewerkers een

professionaliseringstraject uitgewerkt waarbij het begrip integriteit benaderd wordt via de route van

kwaliteit, professionaliteit en vakmanschap.

De verantwoordelijkheid voor een goede uitvoering van alle maatregelen is inmiddels overgedragen

aan het werkbedrijf in oprichting.

In 2014 en 2015 zijn 15 meldingen gedaan waarbij de integriteit in het geding zou zijn. Bij zes meldingen is nader onderzoek gedaan. Hierbij is in drie gevallen geen schending aangetoond of is de schending weerlegd. Bij drie meldingen is aangifte gedaan.

Drie meldingen zijn via de vertrouwenspersonen binnengekomen en vervolgens bij het college en/of

de coördinator integriteit neergelegd. In totaal hebben de vertrouwenspersonen in 2014-2015 met

25 medewerkers contact gehad.

De solide basis die is opgebouwd vormt het uitgangspunt voor de verdere ontwikkeling van het

integriteitsbeleid binnen de gemeente Helmond. De verdere ontwikkeling zal zich met name richten

op preventie van integriteitsschendingen. Aangezien de integriteit in het geding is als sprake is van

georganiseerde (ondermijnende) criminaliteit, zal in het vervolgtraject ook voor dat aspect

voldoende aandacht zijn.

4

INLEIDING

‘De integriteit van het openbaar bestuur mag niet ter discussie staan.’

Dit benadrukte Koning Willem-Alexander in de troonrede van 2015. Hierbij benoemde hij de

voorbeeldfunctie die de overheid heeft in ‘het uitdragen van gedeelde waarden’.

De overheid dient het goede voorbeeld te geven. Immers, wanneer dat niet voldoende gebeurt,

zullen de burgers zich op hun beurt minder gebonden voelen aan de spelregels van het

maatschappelijk verkeer en de daarbij behorende waarden en normen. Integriteit is daarmee een

kernwaarde van de overheid.

De gemeente Helmond kent roerige tijden als het gaat om integriteit. In 2014 hebben we twee grote onderzoeken gehad naar aanleiding van meldingen van vermoedens van integriteitschendingen, eerst bij de afdeling Werk en Inkomen en later bij de Stadswacht.

Mede hierdoor is in 2014 en 2015 veel nadruk gelegd op acties die leiden tot een betere borging van

integriteit in onze organisatie. Eind 2013 is een analyse uitgevoerd naar integriteitsrisico’s, waarbij

zowel naar het politiek-bestuurlijk als naar het ambtelijke vlak is gekeken. De uitkomsten uit deze

integriteitsscan gaven goede handvatten om verbeteracties op te pakken. In dit jaarverslag wordt

hierover verantwoording afgelegd.

Opbouw jaarverslag In hoofdstuk 1 wordt ingegaan op het integriteitsbeleid binnen onze gemeente. Vervolgens worden in hoofdstuk 2 de ontwikkelingen in het integriteitsbeleid en de uitvoering daarvan beschreven. Hoofdstuk 3 gaat over de meldingen en de onderzoeken die hebben plaatsgevonden. Hoofdstuk 4 gaat in op de rol van de vertrouwenspersonen en hun bijdrage aan het integriteitsbeleid. Tot slot wordt in hoofdstuk 5 een blik op de toekomst geworpen waarbij ingegaan wordt op de verdere ontwikkeling van het integriteitsbeleid.

5

1. INTEGRITEITSBELEID

Het integriteitsbeleid van de gemeente Helmond is vastgesteld in 2006 onder de titel Integriteit “Wat

levert dat op?” en is bedoeld voor de medewerkers van de gemeente Helmond. Als doelstelling

wordt beoogd het bevorderen en waarborgen van openheid en transparantie in het openbaar

bestuur door het bepalen van normen voor gedrag en handelen van ambtenaren.

In de beleidsnota is niet zozeer een definitie van integriteit gegeven, maar is een aantal

kernbegrippen benoemd die leidend zijn als wij het hebben over ambtelijke integriteit. Deze

kernbegrippen zijn:

- Dienstbaarheid: Het handelen van een ambtenaar is altijd en volledig gericht op het belang van

de gemeente en op de organisaties en burgers die daar onderdeel van uitmaken;

- Functionaliteit: Het handelen van een ambtenaar heeft een herkenbaar verband met de functie

die hij/zij vervult in het openbaar bestuur;

- Onafhankelijkheid: Het handelen van een ambtenaar wordt gekenmerkt door onpartijdigheid,

dat wil zeggen dat geen vermenging optreedt met oneigenlijke belangen en dat ook iedere schijn

van een dergelijke vermenging wordt vermeden;

- Openheid: Het handelen van een ambtenaar is transparant, opdat optimale verantwoording

mogelijk is en de controlerende organen volledig inzicht hebben in het handelen en zijn

beweegredenen daarbij;

- Betrouwbaarheid: Op een ambtenaar moet men kunnen rekenen. Die houdt zich aan zijn

afspraken. Kennis en informatie waaruit hij uit hoofde van zijn functie beschikt, wendt hij aan

voor het doel waarvoor die zijn gegeven;

- Zorgvuldigheid: Het handelen van een ambtenaar is zodanig dat alle organisaties en burgers op gelijke wijze en met respect worden bejegend en dat belangen van partijen op correcte wijze worden afgewogen.

Gedragingen moeten aan deze kernbegrippen getoetst kunnen worden.

Met deze kernbegrippen zijn de hoofdlijnen van beleid gegeven als het gaat om integriteit van

medewerkers van de gemeente Helmond.

Ambtseed/-belofte

Ambtenaren, en daarmee alle medewerkers van de gemeente Helmond, maken deel uit van het

openbaar bestuur en dienen daarmee het algemeen belang. Aan de integriteit van ambtenaren

worden hoge eisen gesteld waar iedere ambtenaar zich ook bewust van moet zijn. Dit heeft ertoe

geleid dat binnen de gemeente Helmond vanaf 1 maart 2006 het afleggen van de ambtseed/-belofte

is ingevoerd voor medewerkers die in dienst (zijn ge-)treden.

Gedragscode voor ambtenaren

In de beleidsnota is ook de gedragscode voor ambtenaren opgenomen. Deze gedragscode omvat een

aantal richtlijnen over integriteit waarbij het met name gaat over houding en gedrag. Hierbij zijn

twee belangrijke voorwaarden gegeven. Het betreft:

- Leidinggevenden geven het goede voorbeeld;

- Een open cultuur, waarin zaken bespreekbaar en controleerbaar zijn.

De onderwerpen die in de gedragscode worden benoemd zijn:

6

- goed ambtenaarschap

- vertrouwelijk omgaan met gevoelige informatie

- nevenfuncties en andere privé-activiteiten

- geschenken, aanbiedingen en incidentele vergoedingen

- uitnodigingen voor reizen, congressen, evenementen en diners

- verantwoord omgaan met gemeentelijke voorzieningen en personeelsregelingen

- belangen van familieleden, vrienden en ex-collega’s

- reageren op niet-integere zaken

- de leidinggevende draagt het integriteitsbeleid uit.

Ook wordt in de beleidsnota aandacht besteed aan de wijze hoe het integriteitsbeleid wordt ingezet

en hoe het actueel wordt gehouden.

In de volgende hoofdstukken wordt ingegaan op de ontwikkelingen in het integriteitsbeleid en de

uitvoering in 2014 en 2015.

7

2. ONTWIKKELINGEN INTEGRITEITSBELEID

Integriteit is een aangelegenheid die alle betrokkenen rondom de gemeentelijke organisatie aangaat.

Raadsleden, bestuurders en ambtenaren dienen in de eerste plaats zelf zorg te dragen voor de

integriteit van hun optreden, en tevens gezamenlijk voor het optreden van de gemeentelijke

organisatie als geheel.

Daarnaast gelden wettelijke verantwoordelijkheden. De burgemeester heeft de zorgplicht voor de

bestuurlijke integriteit van de gemeente. Er is een wijziging van de gemeentewet onderhanden

waarbij expliciet gemaakt wordt dat deze algemene zorgplicht mede de bevordering van de

bestuurlijke integriteit van de gemeente omvat. In de praktijk vervult de burgemeester deze rol al als

onderdeel van haar algemene wettelijke taak om een goede behartiging van de gemeentelijke

aangelegenheden te bevorderen. Deze rol wordt met de wetswijziging explicieter gemaakt.

Analyse integriteitsbeleid

Eind 2013 is opdracht gegeven aan het bureau Governance & Integrity om het integriteitsbeleid van

de gemeente Helmond te analyseren en aan te geven waar wij als gemeente staan. Ook hebben wij

een risicoanalyse laten uitvoeren bij de afdeling Werk en Inkomen waar de werkprocessen van

nature kwetsbaar zijn als het gaat om integriteit. Uit de analyses zijn aanbevelingen naar voren

gekomen die helpen om onze ambities verder te ontwikkelen tot een beleid dat de integriteit in onze

gemeente sterker, en in de meest gewenste situatie optimaal, borgt.

De aanbevelingen zijn door het college van B&W overgenomen en verder uitgewerkt in een

activiteitenplan voor verbetering in het politiek-bestuurlijke integriteitsbeleid, het ambtelijke

integriteitsbeleid en voor verbeteringen bij de afdeling Werk en Inkomen.

2.1 Politiek-bestuurlijk integriteitsbeleid

Ten aanzien van het politiek-bestuurlijk integriteitsbeleid werd door het onderzoeksbureau

geconstateerd:

- Dat aan de wettelijke verplichtingen die er zijn met betrekking tot integriteitsbeleid op het

gebied van de politiek nagenoeg werd voldaan;

- Dat de gemeente de ambitie toonde om tot een werkend integriteitssysteem te komen.

Wettelijke vereisten

Vrijwel alle regels en procedures die de wet voorschrijft zijn vastgesteld. Wat niet duidelijk was, was een regeling voor raadsleden en wethouders om hun financiële belangen te melden. Het volgende is hierin ondernomen. Voor raadsleden is in 2011 de gedragscode voor de gemeenteraad vastgesteld. In deze gedragscode is het melden van financiële belangen opgenomen. Ten aanzien van de benoeming van bestuursleden is met ingang van de huidige bestuursperiode een nieuwe procedure gestart waarbij naast de benoemingstoets van kandidaat-wethouders ook een persoonlijk risicoprofiel wordt opgesteld. In deze procedure is tevens voorzien in de melding van financiële belangen. Ook de burgemeester heeft een risicoprofiel laten opstellen. De nieuwe procedure is als volgt.

8

- Benoemingstoets kandidaat-wethouders De benoemingstoets vindt vóór de benoeming tot wethouder plaats en levert een advies op of de kandidaat-wethouder wel of niet benoembaar is of ‘benoembaar-onder-voorwaarden’. Dit advies wordt ter beoordeling overhandigd aan de commissie van onderzoek geloofsbrieven. - Persoonlijk risicoprofiel wethouder Aan de hand van een individueel gesprek met de (kandidaat-)wethouder wordt een persoonlijk risicoprofiel in kaart gebracht. Dit profiel staat de benoembaarheid niet in de weg. Het gesprek is vertrouwelijk en advisering zal slechts aan de individuele (kandidaat-)wethouder plaatsvinden. Onderdeel van dit advies is om eventueel bepaalde punten te bespreken met de burgemeester. Dit adviesgesprek dient om de wethouder optimaal te laten functioneren in zijn/haar ambt en hem/haar én de gemeente te beschermen tegen valkuilen op het gebied van integriteit. Tijdens de benoemingsprocedure voor de huidige collegeleden, waaronder het voeren van de individuele gesprekken, is gebruik gemaakt van de expertise van het bureau Governance & Integrity. Bevorderen kennis en aandacht Met het voldoen aan de wettelijke vereisten, ligt er een solide basis voor verdere ontwikkeling van het integriteitsbeleid. Integriteit is niet alleen een kwestie van regels en procedures, maar ook een kwestie van mentaliteit, houding en gedrag. Het denken over en het handelen naar de regels, normen en waarden is een bewustwordingsproces. Dit denken kan slechts worden verankerd in mensen om het ook te laten landen in de organisatiecultuur en vraagt om continue aandacht. In 2014-2015 zijn met de Raad diverse activiteiten hierin ondernomen. - Jaarlijkse heidag Raad Jaarlijks wordt voor en door de Raad een heidag georganiseerd waarbij thema’s inzake integriteit aan de orde komen. In juni 2014 heeft de eerste heidag plaatsgevonden waarbij de raadsleden van de nieuw gekozen Raad geïnformeerd zijn over de wet- en regelgeving rondom integriteit. In 2015 heeft de heidag in oktober plaatsgevonden waarbij bijzondere aandacht besteed is aan het actualiseren van de gedragscode voor raadsleden en gesproken is over het invoeren van een gentle agreement. - Raadsagenda Maandelijks wordt de agenda van de Raad door de burgemeester en de griffier doorgenomen en gecheckt op mogelijke integriteitsvraagstukken. Indien nodig vinden voorafgaand aan de raadsvergadering individuele gesprekken plaats tussen raadsleden en burgemeester. Ook buiten de raadsagenda om vinden gesprekken plaats tussen raadsleden en burgemeester waarbij mogelijke integriteitsvraagstukken met elkaar besproken worden. Deze gesprekken worden van beide kanten geïnitieerd. - Agenda commissie Bestuur en Economie Het onderwerp integriteit wordt 2x per jaar geagendeerd voor de commissie Bestuur en Economie. Hierbij wordt met name aandacht besteed aan de voortgang in de activiteiten op het gebied van integriteit, zowel in politiek/bestuurlijke als ambtelijke zin. Het jaarverslag wordt daar onderdeel van, waarbij tevens aandacht besteed wordt aan meldingen en onderzoek. - College van burgemeester en wethouders Ook met het bestuur is een aantal trainingen verzorgd en/of bijeenkomsten georganiseerd waarbij integriteitsvraagstukken, dilemmatrainingen en morele oordeelsvorming aan de orde zijn gekomen. Integraal veiligheidsbeleid Begin 2015 is de Kadernota Integrale Veiligheid Peelland / Helmond (2015-2018) opgesteld. Vanuit dit beleid wordt op een aantal punten aandacht besteed aan integriteit zoals aandacht voor een

9

veilige publieke taak, aandacht voor de ambtelijke en bestuurlijke integriteit en aandacht voor georganiseerde (ondermijnende) criminaliteit. Dit is voor een belangrijk deel in lijn met de brief ‘Ondermijning Lokaal Bestuur’, die op 6 november jl. door de ministers van BZK en V&J aan de Tweede Kamer is verstuurd, met een afschrift aan de verschillende gemeenten. Daarin kenschetsen zij de gevaren die gemeentelijke organisaties en lokale besturen lopen, waarbij ze een onderverdeling maken in de volgende thema’s:

Intimidatie en bedreiging van bestuurders en ambtenaren;

Vervlechting van de onderwereld en bovenwereld binnen het lokaal bestuur;

Integriteit en weerbaarheid van het lokaal bestuur;

Integrale aanpak van georganiseerde criminaliteit. Zoals binnen het hele onderwerp integriteit is bewustwording de eerste fase om dergelijke thema’s bij betrokkenen goed onder de aandacht te krijgen. Zoals voor meerdere dossiers binnen de integrale veiligheid, wordt de uitvoering hiervan zoveel als mogelijk gezamenlijk met andere Peelgemeenten opgepakt. Dit neemt niet weg dat de gemeente Helmond een eigenstandige verantwoordelijkheid heeft voor de problematiek binnen de stad die rond de georganiseerde (ondermijnende) criminaliteit actueel is. Daarom zullen er ook op lokaal (gemeentelijk) niveau activiteiten worden ontplooid (zie ook hoofdstuk 5 De blik vooruit).

10

2.2 Ambtelijk integriteitsbeleid

Uit de analyse van het ambtelijk integriteitsbeleid werd geconcludeerd: - Dat het ambtelijk integriteitsbeleid nog niet op alle punten aan de wettelijke verplichtingen

voldeed; - Dat het bestaande beleid nog niet had geresulteerd in een systeem dat de integriteit van de

organisatie voldoende borgde.

Wettelijke vereisten Op een aantal onderdelen voldeed de gemeente Helmond niet aan de wettelijke vereisten. Het ging hierbij om het ontbreken van een onderzoeksprotocol, de jaarlijkse verantwoording inzake integriteit en de wettelijke verplichting om integriteit een vast onderdeel te laten zijn van het personeelsbeleid en het aanbieden van goede scholing en vorming. Daarnaast werd geadviseerd om de regelingen omtrent melding van misstanden en ongewenst gedrag te herzien en waar nodig aan te passen. In 2014 is de regeling Melding Vermoeden Misstanden en het Reglement Klachten Ongewenst Gedrag geactualiseerd en gepubliceerd. In 2015 is een nieuw onderzoeksprotocol opgesteld. Middels dit verantwoordingsverslag over 2014 en 2015 wordt een nieuw begin gemaakt met de jaarlijkse verantwoording inzake integriteit. Bevorderen kennis en aandacht In de vorige paragraaf is al aangegeven dat integriteit niet alleen een kwestie is van regels en procedures, maar ook een kwestie van mentaliteit, houding en gedrag. Hieronder wordt ingegaan op de diverse ontwikkelingen binnen de ambtelijke organisatie en de wijze waarop in de periode 2014-2015 integriteit de aandacht heeft gekregen. - Organisatieontwikkeling In 2014 en 2015 is het ontwikkelperspectief voor de organisatie van de gemeente Helmond verder vormgegeven als vervolg op eerdere stappen hierin (van Windkracht 14 naar Resultaat 15). Dit heeft geleid tot het document ‘Mensen maken de stad, samen maken we het verschil!’ met als ondertitel Ontwikkelperspectief voor onze organisatie. Dit document geeft weer hoe vele medewerkers, de OR, het management en het zogenaamde Veranderteam, op dit moment de ontwikkelrichting van de organisatie zien. De ontwikkelrichting richt zich met name op een organisatie die in staat is om in te spelen op de eisen van de veranderende omgeving waarin de gemeentelijke overheid verkeert. Deze veranderingen, zoals de drie decentralisaties in het sociale domein, de wijzigingen in de omgevingswetgeving, de exponentiële ontwikkelingen op het gebied van informatie en de financiële druk op gemeenten, hebben een grote impact op de organisatie van onze gemeente. En vraagt ook van de medewerkers een ander gedrag en een andere houding naar de toekomst toe. Oude cultuurpatronen worden doorbroken en er zal meer gestuurd gaan worden op gedrag, houding en vaardigheden. Organisatiecultuur In het document ‘Mensen maken de stad, samen maken we het verschil!’ wordt een vereiste organisatiecultuur weergegeven waarbij accent gelegd wordt op medewerkers die zich onderscheiden als gemeentelijke professionals. Integriteit is daar onlosmakelijk mee verbonden. Sturing vindt plaats vanuit het P&O-programma dat is opgesteld voor de periode 2015-2019. In dit programma wordt expliciet aandacht besteed aan integriteit zoals bij selectieprocessen voor plaatsing van (nieuwe) medewerkers.

11

In het introductiebeleid en in het programma voor opleiding en training is integriteit een standaard onderdeel. In 2014 is gestart met een aantal pilots gericht op het omgaan met morele dilemma’s. In 2015 is met een nieuw bureau verder ervaring opgedaan in trainingen op dit vlak. Deze trainingen worden als vast onderdeel opgenomen in het opleidingsprogramma van Helmond Academie. Het introductieprogramma voor nieuwe medewerkers is in 2014 aangepast vanuit de visie op de ambtelijke medewerker als professional. In dit programma is integriteit een afzonderlijk thema en wordt integriteit benaderd als onderdeel van professioneel handelen. Informatie Op het gebied van informatie zijn exponentiële ontwikkelingen gaande die leiden tot een andere manier van werken, zowel qua rol, proces als inhoud. Om deze ontwikkelingen in goede banen te leiden is een nieuw besturingsregiem ingericht met een kernteam onder directe leiding van de gemeentesecretaris en diverse werkgroepen. Door één van de werkgroepen is in 2014 en 2015 een gemeentebreed informatiebeveiligingsbeleid

opgesteld en een advies over de borging van de organisatie op het gebied van informatiebeveiliging.

Het beleid is inmiddels vastgesteld en het advies is aangenomen. In het kader van de

organisatieontwikkeling zal in 2016 de gemeentebrede implementatie verder organisatorisch

opgepakt worden.

Op dit moment vindt implementatie van informatiebeveiliging, toetsing op naleving en acties voor

periodieke bewustwording plaats binnen de lijnafdelingen, voor zover hier wettelijk verplichte audits

(o.a. Suwi, BAG, BRP, PNIK) aan ten grondslag liggen. Hierbij vormen beschikbaarheid,

vertrouwelijkheid én integriteit, zoals opgenomen in het informatiebeveiligingsbeleid, de basis.

- Lerende organisatie In 2014 en 2015 zijn naar aanleiding van signalen, meldingen of andere aanleidingen, acties opgepakt die geleid hebben tot aanscherping en/of implementatie van een aantal integriteitsaspecten. Zo wordt bij inhuur nadrukkelijk de gedragscode onder de aandacht gebracht waarbij de gedragscode middels een (integriteits-)verklaring ondertekend moet worden. Er heeft een inventarisatie plaatsgevonden van nevenwerkzaamheden door medewerkers. Daar waar nodig zijn met de individuele medewerker nieuwe afspraken gemaakt. Tijdens een business case inzake de toekomst van Inkoop is gebruik gemaakt van een risicoanalyse integriteit in de inkoopprocessen. Dit heeft geleid tot een aanpak waarbij aanscherping en implementatie van het integriteitsbeleid in het inkoopproces opgepakt wordt. Handhaving Werken aan integriteit kent verschillende kanten, van het formuleren van een gedeelde visie op integriteit en het bespreken daarvan, tot het zorgvuldig omgaan met incidenten en vermoedens van misstanden. Handhaving gaat over de manier waarop we als organisatie omgaan met incidenten en vermoedens van misstanden. Het gaat hierbij om meldingen en om de wijze waarop naar aanleiding van de meldingen onderzoek plaatsvindt. - Meldingen Er zijn twee regelingen met betrekking tot meldingen nl. de Regeling Melding Vermoeden Misstand Helmond en het Reglement Klachten Ongewenst Gedrag. Beide regelingen zijn, zoals eerder vermeld, in 2014 geactualiseerd. In deze regelingen zijn de procedures rondom meldingen beschreven. Een medewerker kan een melding doen bij de direct leidinggevenden, bij de vertrouwenspersoon of, indien daartoe aanleiding bestaat, rechtstreeks bij het externe meldpunt. Als het gaat om ongewenst gedrag kan de formele klacht, eventueel na het doorlopen van de interne klachtenprocedure, rechtstreeks neergelegd worden bij de externe klachtencommissie.

12

- Extern meldpunt Met het vaststellen van de geactualiseerde regeling Melding Vermoeden Misstand Helmond 2014 heeft het college de Onderzoeksraad Integriteit Overheid als extern meldpunt aangewezen. Mochten melders vinden dat zij binnen de organisatie te weinig gehoor krijgen dan kunnen zij de Onderzoeksraad hierover benaderen. - Vertrouwenspersonen Voor de functie van vertrouwenspersonen zijn richtlijnen, een functieprofiel en taken nader beschreven en vastgesteld door het college van B&W. Hiermee wordt onder andere beoogd dat de vertrouwenspersonen op een eenduidige wijze functioneren. - Coördinator Integriteit Met ingang van 1 augustus 2014 is binnen de gemeentelijke organisatie een coördinator integriteit aangesteld. Deze functionaris speelt een sleutelrol in de ontwikkeling en uitvoering van het integriteitsbeleid. De coördinator integriteit fungeert ook als centraal meldpunt voor vermoedens van integriteitsschendingen. De onderzoeken naar aanleiding van meldingen worden door de coördinator begeleid. De coördinator staat daarbij in nauw contact met de gemeentesecretaris over de voortgang en de te nemen beslissingen. - Onderzoeksprotocol In 2015 is een nieuw protocol integriteitsonderzoeken vastgesteld. In dit protocol wordt beschreven hoe een intern onderzoek naar een integriteitsschending verloopt en wat de rechten en plichten zijn van de bij het onderzoek betrokken personen en de onderzoekende instantie. In hoofdstuk 3 wordt apart aandacht besteed aan de meldingen en onderzoeken in 2014-2015. Meerjarenbeleidsplan integriteit De uitvoering van het integriteitsbeleid vraagt om continue aandacht. In dit kader is in 2015 een activiteitenplan integriteit voor 2015-2017 uitgewerkt en vastgesteld. De basis hiervoor is de beleidsnota Integriteit. De beleidsnota en het activiteitenplan vormen samen het meerjarenbeleidsplan integriteit. In hoofdstuk 5 wordt nader ingegaan op het meerjarenbeleidsplan. Activiteitenplan integriteit 2015-2017 De vigerende beleidsnota uit 2006 Integriteit "Wat levert dat op" is de basis voor het activiteitenplan 2015-2017. De beleidsnota is nagelopen op actualiteit en beoordeeld op mogelijke vervolgstappen. Daarbij is ook kennis genomen van de maatschappelijke ontwikkelingen en de invloed daarvan op het integriteitsbeleid. In hoofdstuk 5 wordt hier verder op ingegaan. Het activiteitenplan wordt jaarlijks opnieuw opgemaakt. Door jaarlijks het beleidsplan te evalueren, te actualiseren waar nodig, uit te voeren en hierover te verantwoorden, voorziet het activiteitenplan in een voortdurende borging van aandacht voor integriteit. Met dit jaarverslag over 2014-2015 vindt een eerste verantwoording over het gevoerde integriteitsbeleid plaats.

Risicoanalyse Integriteit afdeling Werk en Inkomen

Het bureau Governance & Integrity heeft in 2014 een risicoanalyse integriteit bij de afdeling Werk en

Inkomen uitgevoerd. Uit deze analyse zijn tien aanbevelingen voor verbetering naar voren gekomen

waarbij gewezen werd op aandacht voor verbeteringen in zowel de bedrijfsvoering als in

cultuuraspecten.

13

De afdeling Werk en Inkomen heeft de aanbevelingen uitgewerkt in een activiteitenplan 2014. Zeker

bij een afdeling als Werk en Inkomen gaat het om complexe processen waarvan het belangrijk is dat

deze tot op de kleinste details op orde zijn. De verbeterpunten zijn in februari 2014 per direct

opgepakt; dit met uitzondering van een aantal onderdelen die logischerwijs opgepakt worden bij de

inrichting van het nieuwe werkbedrijf, waarvan de afdeling deel zal uitmaken.

Ook zijn verbetermaatregelen getroffen die betrekking hebben op cultuur. In december 2014 is een

verandermanager aangetrokken, die een analyse heeft gemaakt van de ontwikkelingen die de

afdeling de afgelopen jaren heeft doorgemaakt. Vervolgens is er een professionaliseringstraject voor

de medewerkers van Werk en Inkomen uitgewerkt. Daarin wordt het begrip integriteit in een breder

kader geplaatst en via de route van kwaliteit, professionaliteit en vakmanschap benaderd. De

uitvoering van dit professionaliseringstraject is inmiddels ingebracht in het implementatieplan voor

het nieuwe werkbedrijf, waar ook de bijbehorende financiële middelen zijn gereserveerd.

De verantwoordelijkheid voor een goede uitvoering van alle maatregelen is inmiddels overgedragen

aan het werkbedrijf in oprichting. Dat betreft zowel de verbeteringen in de bedrijfsvoering, als het

professionaliseringstraject voor medewerkers. Het management van het nieuwe werkbedrijf heeft de

expliciete opdracht meegekregen om de openstaande verbetermaatregelen ten aanzien van de

bedrijfsvoering én het professionaliseringstraject in de verdere implementatie van het werkbedrijf op

te nemen.

14

3. MELDINGEN EN ONDERZOEK

Voor het melden van (vermoedens van) misstanden en van ongewenst gedrag zijn er twee regelingen namelijk de Regeling Melding Vermoeden Misstand Helmond en het Reglement Klachten ongewenst gedrag. Beide regelingen zijn in 2014 geactualiseerd. Bij een vermoeden van een misstand gaat het over een vermoeden van: - schending van wet- en regelgeving; - een gevaar voor de gezondheid, de veiligheid of het milieu; - een onbehoorlijke wijze van functioneren die een gevaar vormt voor het goed functioneren van

de openbare dienst. Bij ongewenst gedrag, hebben we het over gedrag dat valt binnen de begrippen discriminatie, (seksuele) intimidatie, agressie, geweld en pesten. Medewerkers kunnen melding doen via de direct leidinggevende of via de vertrouwenspersoon. Ook worden meldingen rechtstreeks bij de burgemeester, de gemeentesecretaris of de coördinator integriteit neergelegd. De coördinator fungeert als centraal meldpunt. De gemeentesecretaris informeert het college over de meldingen. Indien daartoe aanleiding bestaat, kunnen meldingen ook rechtstreeks bij het extern meldpunt Onderzoeksraad Integriteit Overheid worden neergelegd. Mocht een integriteitsmelding leiden tot een nader onderzoek, dan wordt daarin de procedure gevolgd zoals opgenomen in het protocol integriteitsonderzoeken Helmond. Deze is in 2015 aangepast en door het college van B&W vastgesteld. De gemeentesecretaris geeft opdracht tot het uitvoeren van onderzoeken en wijst daarvoor interne dan wel externe onderzoekers aan. De onderzoeken worden begeleid door de coördinator integriteit die over de voortgang en de beslissingen die genomen worden in nauw contact staat met de gemeentesecretaris. Vanaf eind 2010 is gestart met het registreren van meldingen. Dit gebeurt volgens landelijke richtlijnen. Om herleidbaarheid naar personen, teams of casussen te voorkomen, wordt slechts in algemene zin gerapporteerd over de aard van de meldingen. Het aantal meldingen vanaf 2011 is als volgt: - 2011 2 meldingen - 2012 0 meldingen - 2013 2 meldingen - 2014 9 meldingen - 2015 6 meldingen Er zijn tot nu toe geen meldingen gedaan bij het extern meldpunt Onderzoeksraad Integriteit Overheid.

15

De aard van de meldingen in 2014 en 2015 is in onderstaand tabel opgenomen. Het komt voor dat

één melding meerdere type integriteitsschendingen omvat.

Type integriteitsschending Misbruik positie / belangenverstrengeling 5x Ongewenste omgangsvorm 2x Lekken en misbruik van informatie 5x Misbruik van bevoegdheden 3x Financiële schending 1x Misdragingen in privésfeer 1x

De 15 meldingen over 2014-2015 zijn als volgt in behandeling genomen. - Bij zes meldingen is nader onderzoek gedaan. Hierbij is in drie gevallen geen schending

aangetoond of is de schending weerlegd. - Bij drie meldingen is aangifte gedaan. - Bij vijf meldingen heeft geen onderzoek plaats gevonden. Bij drie daarvan was de schending bij

de melding al aantoonbaar. Bij twee meldingen waren de signalen onvoldoende concreet. - Eén onderzoek loopt nog. In twee gevallen is de melding afkomstig van buiten de eigen organisatie. Twee meldingen zijn anoniem gedaan. De signalen en/of onderzoeken hebben in de meeste gevallen geleid tot vervolgacties waarbij met name sprake is van verbeteringen in werkwijzen, procedures en/of processen. Voorbeelden hiervan zijn het ondertekenen van de gedragscode door inhuur en het inventariseren en (opnieuw) beoordelen van nevenwerkzaamheden. In één geval is een disciplinaire straf opgelegd.

16

4. VERTROUWENSPERSONEN

Zoals in hoofdstuk 2 is aangegeven, zijn voor de functie van de vertrouwenspersoon richtlijnen, een functieprofiel en taken nader beschreven en vastgesteld door het college van B&W. Daarbij is geen onderscheid meer gemaakt tussen de Regeling Melding Vermoeden Misstanden en de Klachtenregeling Ongewenst Gedrag. De vertrouwenspersonen zijn benaderbaar voor beide regelingen. De vertrouwenspersoon verzorgt de eerste opvang voor medewerkers en biedt een luisterend oor. Ook denkt de vertrouwenspersoon mee met de medewerker over integriteitdilemma’s en ongewenst gedrag en geeft deze o.a. advies op welke manier de medewerker kan omgaan met bepaalde kennis of een vermoeden van een integriteitschending in de organisatie. Daarnaast kan de vertrouwenspersoon de medewerker informeren over de regels, procedures en afspraken en biedt deze ondersteuning als de medewerker een melding wil doen. De vertrouwenspersonen bieden medewerkers een laagdrempelige, veilige mogelijkheid om

integriteitszaken waar ze intern of extern tegenaan lopen te bespreken en zo nodig aan te kaarten

door middel van een klacht of melding. De vertrouwenspersonen hebben een geheimhoudingsplicht.

In december 2014 is afscheid genomen van de externe vertrouwenspersoon voor het Regelement Klachten Ongewenst Gedrag en van de externe vertrouwenspersoon, tevens extern meldpunt voor de Regeling Melding Vermoeden Misstanden. De taak van het extern meldpunt is in 2014 ondergebracht bij de Onderzoeksraad Integriteit Overheid. Op dit moment beschikken we over twee vertrouwenspersonen, één intern en één extern. Inmiddels is besloten een derde vertrouwenspersoon te werven. In de afgelopen twee jaar (2014 en 2015) hebben 25 medewerkers contact gezocht met één van de vertrouwenspersonen. Uit de contacten met de vertrouwenspersonen zijn drie meldingen voortgekomen die bij het college en/of de coördinator integriteit neergelegd zijn. In onderstaande tabel is een overzicht opgenomen van de contacten die met de vertrouwenspersonen hebben plaatsgevonden in de periode 2014-2015. Bij een aantal gesprekken waren meerdere personen aanwezig. Ook is een aantal keren met één persoon meerdere gesprekken gevoerd. Er zijn geen meldingen of klachten bij het extern meldpunt of de externe klachtencommissie neergelegd.

Contacten vertrouwenspersonen Aantal personen 25 Aantal gesprekken 66 Aantal typen Integriteit (*) 3 Aantal signalen ongewenste omgangsvorm (**) 8 Advies-/coaching gesprekken 6 (*) Betrekking hebbend op de Regeling Melding Vermoeden Misstanden (**) Betrekking hebbend op het Reglement Klachten Ongewenst Gedrag

Een groot deel van de gesprekken hadden te maken met intimidatie door en

samenwerkingsproblemen met collega’s en/of direct leidinggevenden. Inmiddels is afgesproken om

de ervaringen van de vertrouwenspersonen en de aard van de signalen die bij de

vertrouwenspersonen binnenkomen, periodiek met de gemeentesecretaris te bespreken. Hiermee

17

wordt beoogd om, indien nodig, direct verbetermaatregelen te treffen en/of via het jaarlijks

activiteitenplan acties te ondernemen.

In totaal zijn door de vertrouwenspersonen ruim 207 uur besteed aan integriteitsthema’s en of

klachten. Hieronder een globale indeling naar de aard van de werkzaamheden.

Urenbesteding vertrouwenspersonen Oriënterende gesprekken 44,5 Bemiddeling 57,0 Behandeling melding 85,0 Overleg met PO, andere vertrouwenspersonen e.d.

21,0

18

5. DE BLIK VOORUIT

In 2014 en 2015 is veel aandacht besteed aan betere borging van integriteit binnen de gemeente

Helmond. Zowel politiek-bestuurlijk als ambtelijk voldoet de gemeente aan de wettelijke vereisten en

is er aandacht voor bewust integer handelen. Daarmee is een solide basis gelegd voor de verdere

ontwikkeling van het integriteitsbeleid; een integriteitsbeleid gericht op preventie van

integriteitsschendingen. Hierbij wordt met name het accent gelegd op het onderkennen van en

inspelen op integriteitsrisico’s.

Integriteitsrisico’s

In 2014 is door Andersson Elffers Felix (AEF) in opdracht van het ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijkrelaties (BZK) een risicoanalyse integriteit uitgevoerd. Dit rapport toont aan dat de ontwikkelingen en trends in de samenleving ook leiden tot een aantal reële en nieuwe risico’s voor het openbaar bestuur. Het gaat hierbij onder andere over ontwikkelingen als de publiek-private samenwerking, Het Nieuwe Werken (HNW), flexibilisering van de arbeidsmarkt, nieuwe informatietechnologieën en natuurlijk de decentralisaties van rijkstaken naar gemeenten. De samenleving verandert, de risico’s veranderen mee. Het rapport benoemt negen aandachtsgebieden waar integriteitsrisico’s kunnen optreden: - Samenwerking tussen publieke organisaties en marktpartijen - Integritisme en media-aandacht - Moderne ambtenaar en flexibele arbeidsmarkt - Toezicht functioneren lokaal bestuur - Samenwerkingsverbanden tussen publieke organisaties - De drie decentralisaties in het sociale domein - Criminele beïnvloeding lokale politiek - Sociale media, digitale gegevensopslag en ICT beleid - Belangenverstrengeling. Deze integriteitsrisico’s worden bij de verdere ontwikkeling van het integriteitsbeleid in ieder geval als aandachtspunten gezien waar wij als gemeente alert op moeten zijn. Speerpunten 2016-2017 Bij de uitvoering van het integriteitsbeleid voor 2016 en 2017 is een aantal speerpunten te benoemen. - Politiek-bestuurlijk, maar ook ambtelijk, zal blijvend aandacht besteed worden aan

bewustwording ten aanzien van integriteitsrisico’s. Ook zal continu aandacht besteed worden aan de actualiteit van de gedragscodes voor de Raad, het college en de ambtelijke organisatie, afgestemd op de veranderende samenleving. Onder meer het invoeren van een gedragscode per raadsperiode zal aan de orde worden gesteld tijdens een heisessie. Dit geldt zowel voor de leden van de gemeenteraad als voor de leden van het college van B&W. Bijzondere aandacht zal besteed worden aan de criminele beïnvloeding van de lokale politiek door de georganiseerde (ondermijnende) criminaliteit, wat ook centraal staat in de brief van de ministeries van BZK en V&J over de ondermijning van het lokaal bestuur.

- Ambtelijk worden (opnieuw) kwetsbare processen en functies in beeld gebracht en zal aanscherping plaatsvinden van controle op naleving van de procedures ten aanzien van integriteit. In 2015 is een start gemaakt met verbetering van de inkoop- en aanbestedingsprocessen en zal verdere uitwerking in 2016-2017 plaatsvinden. Daarbij wordt waar mogelijk ingespeeld op de diverse integriteitsrisico’s die uit de analyse van het ministerie van BZK naar voren zijn gekomen.

19

Hieronder is het activiteitenplan weergegeven met een totaaloverzicht aan activiteiten over de periode 2016-2017 (en waar in 2014-2015 mee gestart is). In 2016 wordt dit activiteitenplan opnieuw uitgewerkt/bijgesteld op basis van inzichten op dat moment. Activiteitenplan Integriteit 2014-

2015

2016 2017

Politiek-bestuurlijk: Jaarlijkse heisessie (gedragscode) X X X Screening raadsagenda’s op integriteitsvraagstukken X X X Actieplan bewustwording ‘ondermijnende criminaliteit’ Raad en college van B&W (deels op Peelland-niveau, deels op niveau Helmond)

X X

Ambtelijk: Actualiseren gezamenlijke visie op integriteit en integriteitsmanagement X X Actualiseren gedragscode X X Aanscherpen en implementeren integriteitsbeleid: - Inkoop- en aanbestedingen - Kwetsbare processen en functies in beeld brengen (ICP 2016) - Interne controle integriteitsbeleid als onderdeel van Interne Controle Plan (ICP

2016)

X

X X X

X

Opzet en implementeren: - Werken aan bewustzijn (continu proces)

- Integriteitstrainingen, werkoverleggen … Actualiseren P&O-beleid: - Werving en selectie, gesprekscyclus, ambtseed/-belofte …

X

X

X

X

X

Richtlijnen vertrouwenspersonen, onderzoekprotocol X Actieplan bewustwording ‘ondermijnende criminaliteit’ X X Verantwoording en (bij)sturing: - Jaarverslag 2014-2015

X

X X