Jaarverslag 2016

Raad van toezicht

Voorwoord

De transitie van de langdurige zorg is nog volop aan de gang. De bestuurder is het afgelopen

jaar druk bezig geweest om de organisatie zodanig aan te passen dat deze opgewassen is

tegen de vraagstukken die op haar afkomen. De raad van toezicht heeft met veel waardering

kennisgenomen van de wijze waarop dat gebeurt. Een organisatiewijziging is altijd ingrijpend,

medewerkers moeten anders gaan werken, sommigen van dat leuk anderen minder. De Raad

van Toezicht heeft dat proces kritisch gevolgd. Naast de organisatiewijziging zijn er ook

diverse andere onderwerpen de revue gepasseerd. In dit verslag leest u de belangrijkste

onderwerpen waar de raad van toezicht zich in 2016 mee bezig heeft gehouden.

Wij wensen u veel leesplezier.

De raad van toezicht van St. Elisabeth

In 2016 is de samenstelling van de Raad van Toezicht ingrijpend gewijzigd. Van één lid liep de

zittingstermijn af, er was één herbenoeming en twee leden zijn voortijdig teruggetreden. Er

hebben drie nieuwe benoemingen plaatsgevonden. Aan het einde van het jaar was de raad

weer compleet.

De raad van toezicht van St. Elisabeth bestaat uit 5 leden. Dhr. K. Jacobs is op 1 maart 2016,

na het einde van zijn tweede zittingstermijn afgetreden. Wij willen hem danken voor zijn

jarenlange inzet en deskundigheid.

Zr. Margriet van der Vliet zit in de raad op bindende voordracht van de Congregatie Zusters

Franciscanessen van Mariadal Roosendaal. Haar eerste zittingstermijn eindigde op 1 september

2016. Zij is op voordracht van de congregatie herbenoemd voor een periode van vier jaar.

Dhr. P. Sebregts is per 1 juli teruggetreden, mw. C. Kerkhof per 1 september. Ook hen danken

we voor hun inzet voor St. Elisabeth.

De zittingstermijn van dhr. H. Weggen liep af op 31 december 2016. Zijn functioneren is

geëvalueerd en de overige raadsleden en de bestuurder kwamen unaniem tot de conclusie dhr.

Weggen te vragen voor een tweede termijn, hetgeen hij in dank heeft aanvaard.

Bij het bespreken van de functieprofielen kwam de raad tot de conclusie dat er enkele thema’s

zijn die op dit moment binnen St. Elisabeth extra aandacht vragen.

Kwaliteit en veiligheid is een thema dat volop in de belangstelling staat en waar de overheid

(VWS, IGZ en NZA) ook een belangrijke rol ziet weggelegd voor de raad van toezicht.

Naast het feit dat de transitie van de zorg grote financiële gevolgen kan hebben voor

zorginstellingen speelt voor St. Elisabeth ook mee dat de congregatie het gebouw wil verkopen

en St. Elisabeth het graag zou willen verwerven. Aan deskundigheid op het gebied van

Financiële zaken en vastgoed was ook behoefte.

Een vraag die in de raad regelmatig aan de orde komt is ‘hoe houd je de kwaliteit van zorg op

een goed niveau als kleine organisatie waarin de administratieve lasten naar verhouding groot

zijn’. Dit heeft enerzijds te maken met de omvang van de organisatie en anderzijds met wet-

en regelgeving die voor kleine organisaties extra belastend kan zijn. Kennis op het gebied van

zorg en een landelijk netwerk om dit probleem naar voren te brengen zou derhalve ook

een zeer welkome aanvulling in de raad zijn.

In het voorjaar heeft een openbare werving plaatsgevonden. Het geactualiseerde functieprofiel

dat vastgesteld werd betrof het aandachtsgebied kwaliteit en veiligheid. Dit profiel is

voorgelegd aan de ondernemingsraad en de cliëntenraad. Na goedkeuring is er geadverteerd

in BN De Stem. Meerdere kandidaten hebben gereflecteerd. Na boeiende selectiegesprekken,

waarbij ook vertegenwoordigers van de ondernemingsraad en de cliëntenraad een advies

uitbrachten, is mw. dr. Olga van Rijn geselecteerd. Zij maakt per 1 maart 2016 deel uit van de

raad. In het najaar is dezelfde procedure gevolgd en zijn twee nieuwe leden geselecteerd, te

weten dhr. drs. Adrie van Osch voor de portefeuille financiële zaken en vastgoed en dhr. prof.

dr. Jos Schols voor de portefeuille zorg en landelijk netwerk. Beiden maken per 27 oktober

2016 deel uit van de raad.

Per 31-12-2016 bestond de raad uit 5 personen, namelijk:

Naam Bestuursfunctie Nevenfuncties

De heer Drs. H.J. Weggen MHA Voormalig bestuurder zorginstelling

Einde 2e termijn: 01-01-2021

Voorzitter

Aandachtsgebied:remuneratie

• Voorzitter Raad van Toezicht Woningcorporatie Volksbelang, Made

Mw. Dr. O.J.L van Rijn Manager Behandeling & Expertisecentrum bij Thebe

Einde 1e termijn: 01-03-2020

Vice voorzitter

Aandachtsgebied:Kwaliteit en Veiligheid

-

Zuster C.B.I.M. van der Vliet Voorzitter bestuur Congregatie Zusters Franciscanessen van Mariadal

Einde 2e termijn: 01-09-2020

Lid

Aandachtsgebied:Relatie congregatie

-

De heer Drs. A.C. M. van Osch Lid Raad van Bestuur Brabantzorg

Einde 1e termijn: 27-10-2020

Lid

Aandachtsgebied: Financiële zaken en vastgoed

• Lid pensioenraad PFZW • Lid van KISS (Keep It Short & Simple), een

landelijk samenwerkingsverband van instellingen in de CARE om te komen tot vereenvoudiging van wet- en regelgeving.

De heer Prof. Dr. J.M.G.A. Schols Hoogleraar Ouderengeneeskunde, Universiteit Maastricht (0,7) en Adviseur van de RvB van Envida in Maastricht-Heuvelland (0,3)

Einde 1e termijn: 27-10-2020

Lid

Aandachtsgebied:Zelfevaluatie en deskundigheidsbevordering

• Lid van de Gezondheidsraad • Lid van de Adviescommissie Pakket (ACP)

van het ZiN • Lid van de ZONMWcie Tussen Weten en

Doen. • Lid RvT van de Leyhoeve in Tilburg (sinds

juni 2016)

Uitgangspunten

De raad van toezicht staat een objectieve wijze van werken voor, waarin zij onafhankelijk van

persoonlijke belangen het functioneren van St. Elisabeth beoordeelt. Het toezicht wordt

uitgeoefend met inachtneming van de Zorgbrede Governancecode (ZGC), de statuten en het

reglement raad van toezicht met betrekking tot dit onderwerp en overige van toepassing

zijnde wet- en regelgeving. Ten principale is de raad van toezicht een collegiaal college, dat in

wezenlijke onderdelen van haar werk in gezamenlijkheid acteert. Wezenlijk is hierbij dat het

gaat om een eenheid in verscheidenheid. Zij hanteert optimale transparantie in haar doen en

laten. Daarnaast streeft de raad van toezicht naar verandering van wijze van toezicht,

namelijk van resultaatgericht naar waardegericht toezicht.

Taken

De belangrijkste taken van de raad van toezicht zijn:

het uitoefenen van het toezicht, waarbij de raad zijn toezicht zodanig inricht dat de maat-

schappelijke verantwoordelijkheid daarin tot uiting komt. Onderwerpen van toezicht zijn:

- ontwikkeling, uitvoering en evaluatie van strategie.

- de organisatie en haar prestaties, zowel financieel als inhoudelijk.

- het arbeidsklimaat en de kwaliteit van het vertegenwoordigend overleg.

- de raad van bestuur, het functioneren alsmede de continuïteit ervan.

- belangrijke externe ontwikkelingen.

- relatiepatroon met de belangrijkste belanghebbenden en de externe reputatie.

- de statutair voorgeschreven taken inzake toezicht houden.

het gevraagd en ongevraagd adviseren van de raad van bestuur en optreden als klankbord.

het conform de ZGC en de statuten al dan niet goedkeuring verlenen aan door de

bestuurder te nemen besluiten.

het functioneren als werkgever voor de raad van bestuur.

Besturings- en toezichtfilosofie

De besturings- en toezichtfilosofie is gebaseerd op de verschillende dimensies van het

toezichthouden volgens de NVTZ:

Toezicht houden vereist distantie en betrokkenheid en ontvankelijkheid voor het brede

maatschappelijke belang en de belangen van de cliënten.

Een goede toezichthouder heeft een warm hart voor zorg- en dienstverlening en een

ontvankelijke, (zelf)reflectieve, onafhankelijke en moedige houding.

Naast de wettelijke rollen die de raad van toezicht vervult (werkgever, adviseur,

controleur, goedkeurder) heeft de raad en haar leden ook andere rollen: verbinder,

inspirator, brainstormer en het geweten van de organisatie.

Een rijk en krachtig collectief optreden van de raad van toezicht wordt mogelijk door de

verscheidenheid van de individuele leden in termen van achtergronden, ervaringen,

expertisegebieden en perspectieven.

De kwetsbaarheid van de cliënten en hulpverleners, het relationele karakter en de

complexiteit van de dienstverlening van St. Elisabeth, maakt het toezicht een bijzondere

opdracht.

Geen afzonderlijke commissies

Er is gekozen om niet met afzonderlijke commissies te werken. Alle raad van toezicht leden

zijn in de volle breedte verantwoordelijk voor het functioneren, het oordelen en de besluiten

van de raad van toezicht. Het instellen van commissies kan dit principe ondermijnen. Wel is

het zo dat bij bepaalde activiteiten leden van de raad van toezicht gevraagd worden om enig

voorwerk te verrichten of een taak uit te voeren. Dat is bijvoorbeeld het geval bij de werving

en selectie van nieuwe leden, het beoordelen van het functioneren van de bestuurder en de

pre-audit met de accountant.

Vergaderingen

De raad van toezicht heeft in 2016 zes keer vergaderd. Bij alle vergaderingen was de

bestuurder aanwezig.

- Reglement Raad van Toezicht en Raad van Bestuur

De reglementen Raad van Toezicht en Raad van Bestuur zijn geëvalueerd. Beiden zijn opnieuw

vastgesteld. U kunt dit reglement terugvinden op de website van St. Elisabeth.

- Informatievoorziening

De bestuurder voorziet de raad van toezicht van de benodigde informatie om goed toezicht te

kunnen houden. Deze informatie wordt voornamelijk gepresenteerd in de trimesterrapportage,

met de hoofdstukken Cliënt, Medewerker, Organisatie en Maatschappij.

Daarnaast krijgt de raad van toezicht zijn informatie door het bijwonen van bijeenkomsten en

het uitnodigen van interne deskundigen uit de organisatie in haar vergadering. Zo heeft Mw.

Angelie Wondergem, manager zorg voor De Laantjes zich voorgesteld en haar eerste

bevindingen binnen St. Elisabeth toegelicht.

De vice-voorzitter nam periodiek deel aan een vergadering van de cliëntenraad. De gehele

raad van toezicht heeft één keer per jaar een overleg met de ondernemingsraad.

- Zorginkoop

Het afgelopen jaar werd pijnlijk duidelijk dat deregulering leidt tot veel meer administratieve

lasten. Met alle zorgverzekeraars moeten nu afzonderlijke contracten worden afgesloten. Dit

legt een enorme druk op de bestuurder, zeker bij een kleine organisatie, waar vrijwel geen

overhead is die het ontrafelen van deze contracten kan voorbereiden.

De raad heeft gesignaleerd dat de bestuurder zich teveel met operationele administratieve

zaken moet bezighouden. De bestuurder is het daarmee eens. Mede op aandringen van de

raad is een adviesbureau ingeschakeld om te analyseren hoe de overbelasting op de

administratie het beste kan worden opgelost. De raad wacht de rapportage daarvan af.

De gevolgen van de wet langdurige zorg en de WMO worden nauwlettend gevolgd en

besproken. Steeds om te bezien of bijsturing van de te volgen strategie van St. Elisabeth

noodzakelijk is.

Gedurende het gehele jaar wordt de raad van toezicht op de hoogte gehouden van de

productie in relatie tot de productieafspraken. Ook wordt de strategie besproken die gevoerd

zal gaan worden om de continuïteit van St. Elisabeth te waarborgen.

- Huisvesting

St. Elisabeth is in nauw overleg met de congregatie bezig een beleid te ontwikkelen m.b.t. de

huisvesting op langere termijn. St. Elisabeth wordt daarin geadviseerd door een extern

bureau. De gebouwen waarin St. Elisabeth nu haar zorg verleent zijn eigendom van de

Congregatie Zusters Franciscanessen van Mariadal Roosendaal. De congregatie is voornemens

de gebouwen te vervreemden. St. Elisabeth heeft uitgesproken dat zij een voorkeur heeft voor

eigenaarschap en zou de gebouwen graag aankopen. De raad ervaart in de gesprekken die

door de bestuurder met de congregatie over dit thema plaatsvinden een zeer constructieve

opstelling. Gedetailleerd onderzoek en een goed uitgewerkte businesscase zijn echter wel een

voorwaarde alvorens een verantwoord besluit te kunnen nemen. Dit kost tijd, meer dan

gedacht. Maar we hopen en verwachten dat er in 2017 een antwoord op dit probleem zal

komen.

- IGZ

Nadat de Inspectie voor de Gezondheidszorg op 12 mei 2015 een onaangekondigd bezoek had

gebracht aan St. Elisabeth werd door hen meegedeeld dat er weliswaar verbeterpunten waren,

maar dat men onder de indruk was van de kwaliteit van zorg. De organisatie (en met hen de

raad) was dan ook verbijsterd dat St. Elisabeth geheel ten onrechte voorkwam op de lijst van

slecht presterende zorginstellingen. Bij navraag bij de IGZ werden steeds andere motieven

aangedragen waarom St. Elisabeth op deze lijst stond. Conclusie van de raad is dat de IGZ in

deze een steek heeft laten vallen. Dit neemt overigens niet weg dat de aanbevelingen die in

2015 gedaan zijn om de kwaliteit van zorg te verbeteren wel degelijk zijn aangepakt.

- Kwaliteit van zorg

De resultaten van de CQ-meting zijn besproken met de raad. De aandachtspunten heeft de

bestuurder met de raad gedeeld en ook de wijze waarop ze daar gevolg aan zal geven.

Mw. Suijkerbuijk, praktijkopleider, heeft de raad geïnformeerd over haar project ‘onbegrepen

gedrag en het gebruik van psychofarmaca’. De raad wenst haar veel succes en wordt graag op

de hoogte gebracht van de uitkomsten.

- Medewerkers tevredenheidsonderzoek

De raad heeft kennis genomen van het medewerkers tevredenheidsonderzoek. De raad

betreurt het dat er maar een respons is van 37% (landelijk 45.9%). Daardoor wordt de

betrouwbaarheid minder en kunnen minder goed passende maatregelen genomen worden om

St. Elisabeth van ‘Goed naar Beter’ te brengen.

- Samenwerking huisartsen

Bewoners in het verzorgingshuis kiezen hun eigen huisarts. Dit leidt ertoe dat er heel veel

huisartsen binnen St. Elisabeth komen. De huisarts gedraagt zich echter niet als huisarts maar

verwacht van St. Elisabeth dat er een verzorgende mee visite loopt (alsof het een ziekenhuis

betreft) en heeft zijn/haar eigen werkwijze en zijn/haar eigen beleid. Deze verschillende

werkwijzen maken dat het voor verzorgenden bijna ondoenlijk is adequaat te werken met al

die huisartsen. Vanuit organisatorisch oogpunt en uit het oogpunt van veiligheid zou het beter

zijn om slechts met enkele huisartsen te werken. Echter we willen de bewoner hier ook echte

keuzevrijheid geven. De bestuurder zoekt op dit moment naar wegen om dit probleem zo goed

mogelijk op te lossen. Als raad zien we hier het dilemma tussen de veiligheid van de

zorgverlening en de keuzevrijheid.

- Samenwerking Charitas en Corneliusflat

St. Elisabeth onderschrijft de stelling dat het fijn is als mensen zo lang mogelijk in de hun

bekende omgeving kunnen blijven wonen. Goede (zorg)voorzieningen zijn dan onontbeerlijk.

Voor de zusters van Charitas is die bekende omgeving een gezamenlijke woonvoorziening

binnen St. Elisabeth geworden, waarbij de zusters als kloostergemeenschap bij elkaar kunnen

blijven. Voor de Corneliusflat is dat het aanbieden van voorzieningen in de thuissituatie en/of

gebruik maken van de voorzieningen in St. Elisabeth. De raad is van mening dat St. Elisabeth

daarmee ook gestalte geeft aan haar maatschappelijke opdracht.

- Overleg met de cliëntenraad

De voorzitter van de raad heeft in het najaar een gesprek gevoerd met de voorzitter van de

cliëntenraad, de heer Ton Klaassen. Het was een kennismaking met elkaar. Tevens kwam aan

de orde de behoefte van de raad om periodiek overleg te hebben met de volledige

cliëntenraad. De cliëntenraad is een belangrijke bron van informatie voor de raad. Daarnaast

werd besproken hoe om te gaan met de bindende voordracht van één lid van de raad en de

huidige werkwijze dat de cliëntenraad betrokken wordt bij de invulling van alle zetels van de

raad. Afgesproken werd om begin 2017 als voltallige raden bij elkaar te komen en hier

afspraken over te maken.

- Kaderbrief, jaarplan en begroting

Eind juni is de kaderbrief verschenen, een opmaat voor het jaarplan en de begroting van het

volgende jaar. In december 2016 heeft de raad van toezicht het jaarplan en de begroting voor

2017 goedgekeurd. Het jaarplan is gebaseerd op het ondernemingsplan dat medio 2014 is

opgesteld en borduurt voort op het jaarplan 2016. Het jaarplan is door de bestuurder

opgesteld in nauw overleg met het managementteam en de ondernemingsraad. Het heeft dus

een breed draagvlak. De raad van toezicht acht het een zeer ambitieus jaarplan en wenst de

organisatie succes met de uitvoering.

- Wijziging organisatiestructuur

Uit het medewerkers tevredenheidonderzoek 2014 kwam naar voren dat de medewerkers

behoefte hadden aan meer zelfstandigheid in hun werk. De bestuurder is hiermee aan de slag

gegaan en heeft het project ‘samen op eigen kracht’ opgezet waarbij de medewerker meer

zelfsturing krijgt. Meer zelfsturing vraagt ook om een andere organisatiestructuur en een

andere organisatiecultuur. In 2016 heeft het model van zelfsturende teams zijn intrede

gedaan. Deze overgang brengt nog onzekerheid met zich mee en zoeken naar andere

werkwijzen. De raad volgt de ontwikkelingen op dit gebied met grote belangstelling.

- De accountant

In september heeft een evaluatiegesprek plaatsgevonden met de accountant. In dat gesprek

kwam naar voren dat het accountantskantoor, door een enorme groei, niet altijd even

adequaat gereageerd had. De uitleg, de excuses en de belofte dat de groeiproblemen onder

controle waren, gaven voldoende vertrouwen om af te spreken in principe nog drie jaar met

elkaar door te gaan, met dien verstande dat steeds een contract voor één jaar wordt

aangegaan en bij positieve evaluatie wederzijds, er met elkaar wordt doorgegaan.

Overige relevante onderwerpen

Functioneringsgesprek met de bestuurder

Jaarlijks vindt een functioneringsgesprek met de bestuurder plaats. Basis daarvoor is het

functieprofiel dat opgesteld is bij haar aanstelling. Een algehele conclusie is dat de raad van

toezicht tevreden is over het functioneren van de bestuurder en haar inzet en aanpak

waardeert. De benoemingstermijn van de bestuurder loopt af op 15 augustus 2017. De raad

heeft haar functioneren laten evalueren door mw. Tonnie van Ham van het wervings- en

selectiebureau Rieken & Oomen. Er zijn gesprekken geweest met diverse geledingen in de

organisatie. De resultaten waren positief en ook het functieprofiel behoefde geen bijstelling.

Op basis van deze resultaten heeft de raad besloten om de bestuurder per 15 augustus 2017

een contract aan te bieden voor onbepaalde tijd.

Deskundigheidsbevordering en Zelfevaluatie

Door de wisselingen in de raad is besloten om zowel de zelfevaluatie als ook een gezamenlijke

activiteit in het kader van deskundigheidsbevordering door te schuiven naar 2017. Overigens

is steeds bij het terugtreden van leden uitgebreid stil gestaan bij het eigen functioneren van de

raad en bij de vraag welke deskundigheden en welke cultuur we belangrijk vinden.

Belangenverstrengeling

De raad van toezicht is van mening dat de leden weliswaar als team moeten opereren, maar

tegelijkertijd onafhankelijk en kritisch ten opzichte van elkaar moeten kunnen functioneren. Dit

kan alleen als er geen belangenverstrengeling is tussen leden van de raad van toezicht

onderling of tussen leden van de raad van toezicht en de bestuurder. Om

belangenverstrengeling te voorkomen is er in de statuten van de stichting een artikel

opgenomen over belangenverstrengeling m.b.t. de bestuurder en een artikel over

onverenigbaarheden m.b.t. de raad van toezicht. De statuten kunt u vinden op de website.

Enquêterecht

De stichting St. Elisabeth heeft in haar statuten vastgelegd dat er een cliëntenraad is zoals

bedoeld in de Wet Medezeggenschap Cliënten Zorgsector. Deze cliëntenraad heeft het recht

van enquête. Dat wil zeggen dat zij een verzoek kan indienen bij de Ondernemingskamer van

het Gerechtshof te Amsterdam voor een onderzoek naar het beleid en de gang van zaken bij

de Stichting.