Jaarverslag 2008

Verbeelding van de onafhankelijke griffier

Een groep griffiers ging 4 juni op een leerzame kunstsafari langs ongetemde kunst. Zo ontstond een lijst

opvattingen over onafhankelijk adviseren door raadsgriffiers. Het jaarcongres van de Vereniging Nederlandse

Gemeenten in ’s Hertogenbosch bediscussieerde toen met griffiers welke specifieke kwaliteiten een onafhan-

kelijk adviserend griffier vereist. Beroemde en onafhankelijke kunstenaars en hun kunstwerken waren daarbij

inspiratiebron. De oogst is bewerkt door Walter Huurdeman van VIJFadvies uit Amsterdam, en vervolgens

verbeeld in tekeningen van Felix Guerain. Zij illustreren het vak van de griffier en daarom ook dit jaarverslag.

1

Mijl- en piketpalen in 2008

Het jaar 2008 was voor de Vereniging van Griffiers een jaar waarin mijlpalen werden bereikt. In de eerste plaats vierden wij in maart op bescheiden wijze ons eerste lustrum. Griffiers kun-nen trots zijn op wat er in vijf jaar is gebeurd. De VvG wil het lustrum graag beschouwen als een uitnodiging voor méér. In deze terugblik stip ik graag de mijl- en piketpalen aan die griffiers ook in 2009 kunnen inspireren.

De vereniging bloeit en blijkt een steeds betere voedingsbodem voor inhoudelijk sterke discus-sies, zo getuigden de bijeenkomsten van de vereniging in 2008. Het jaarcongres in Middelburg op 3 oktober is een goed voorbeeld, dat als piketpaal mag fungeren voor volgende. Het pro-gramma was gevarieerd, en spoorde aan tot inhoudelijke discussies van kwaliteit. De opkomst was ook groot, en deelnemers geven aan dat zij dit niet hadden willen missen. Ook de keuze om voor de regionale bijeenkomsten meer afgebakende thema’s te kiezen voor specifieke doelgroepen binnen de vereniging, leverde meer inhoudelijke kwaliteit op voor de deelnemers. Daarvan getuigen de voorjaarsconferentie in Hoogeveen en de winterconferentie in Doetinchem die ook een mooie meetlat zijn voor volgende.De inhoudelijke kwaliteit en variatie in de bijeenkomsten van 2008 gaf griffiers gelegenheid om hun onafhankelijkheid in inhoudelijke discussies te laten zien, en dat deden deelnemers dan

De tekeningen in dit jaarverslag, gebaseerd op de vereiste kwaliteiten van een onafhankelijk adviserend griffier, drukken dat ook uit.

Voorwoord

ook.

2

Een belangrijke mijlpaal in 2008 was het klanttevredenheidsonderzoek onder raden en staten, dat de VvG met Raadslid.NU organiseerde. Zo’n 3.000 van de 10.000 volksvertegenwoordi-gers deden mee en gaven met het cijfer 8 een prachtige blijk van waardering voor het mooi griffievak. De resultaten van dit onderzoek zijn in juni overhandigd aan de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties, die dit initiatief van raadsleden en griffiers toejuichte. Behalve het mooie rapportcijfer, gaven de volksvertegenwoordigers als onze werk-gevers ons ook bakens: graag zien de drukke staten en raden dat wij onze inhoudelijke onder-steuning en advisering verder verfijnen. Zoals de griffier zijn volksvertegenwoordigers in staat stelt om afgewogen inhoudelijke beslissingen te nemen, zo deed de VvG dat in 2008 met de nieuwe sturingsfilosofie ook voor haar leden. Bestuur en commissies kwamen in januari en mei in Soest bijeen, waardoor de nieuwe verenigingskoers op hoofdlijnen voorbereid kon worden en naar de leden gestuurd. Op de jaarvergadering in Middelburg was daarom ook op dit punt inhoudelijk debat mogelijk. De ‘Soest’-sessies als opmaat voor het jaarcongres komen daarom jaarlijks terug.

Ook gaf 2008 de aanzet voor een nieuwe samenwerking met onze sponsoren. We maakten de keuze ons sponsorbeleid om te vormen naar partnerschapprofijt. We kunnen de expertise van BMC, Ernst & Young, Notubiz en P&O services groep, en de nieuwe partner Bestuursacademie Nederland, beter benutten. Dat doen we door - met de nieuwe verenigingskoers als

onderlegger - actuele jaarprogramma’s op te stellen waarin onze partners met hun expertise kunnen bijdragen aan de verenigingsdoelen.

Wat mij betreft is 2008 ook een omslagpunt in het aanzicht van ons ambt. Het voorwerk van de afgelopen vijf jaar heeft opgeleverd dat griffiers niet meer ieder voor zich hun positie hoeven bevechten. Voor de leden is duidelijk dat een sterk bestuur een stevige griffier vereist, maar dat wordt inmiddels ook meer en meer erkend door verschillende actoren in ons veld. Zoals college en raad (of staten) zich als gemeentebestuur tot elkaar verhouden, zo verhouden secretaris en griffier zich als ambtelijk topmanagent. Met de burgemeester als brug levert dat een driehoek van betekenis, op het snijvlak van politiek, bestuur en organisatie.Gesterkt door het onderzoek naar klanttevredenheid, de rol die het rapport van de commissie Aarts over werkdruk van raadsleden ons toekent, en door onze bewezen waarde, wordt de grif-fier nu steeds meer gezien zoals hij gezien moet worden. Deze en de andere mijlpalen, maar óók de aangereikte piketpaaltjes, maken dat nu het klimaat is om als griffiers nieuwe slagen te maken in ons vak. Professionalisering van ons ambt staat daarom in de nieuwe koers centraal. In 2009 ligt niets ons in de weg om die handschoen op te pakken.

Het bestuur dankt iedereen die heeft bijgedragen aan de mijlpalen van 2008 én aan de piket-paaltjes voor onze toekomst: de organisatoren van de inhoudelijke bijeenkomsten, iedereen die bijdroeg aan het klanttevredenheidsonderzoek, onze partners, en allen die als griffier of anderszins hebben bijgedragen aan de positionering van ons mooie vak.

Jaap Paans

3

Koers 2008-2015

Nieuwe koers tot 2015: professionalisering verdiepen

De griffiers van Nederland verstaan hun vak. In vijf jaar tijd is er vanuit niets een vereniging opge-zet voor en door griffiers, die vanuit een platte organisatie breed gedragen knopen kan doorhak-ken met haar leden. Een prima klimaat om samen de nieuwe koers tot 2015 uit te stippelen, onder het motto Een sterk bestuur vraagt om een sterke griffier. Dat is in 2008 dan ook gedaan. In de nieuwe koers ligt een groot accent op professionalisering. Dat komt ten goede aan de kwaliteit van het openbaar bestuur door volksvertegenwoordigers en verdiept zo het verenigingsmotto.

De eerste koersperiode heeft de VvG gebruikt om de rol van de beroepsgroep te benoemen en er bij alle spelers in het speelveld aandacht voor te vragen. Het ambt kreeg een veel duidelijker gezicht, terwijl intussen ook de band tussen griffiers onderling verstevigde. In overleg met de leden kwam ook de nieuwe koers tot 2015 tot stand.In januari gingen bestuur en commissies om de tafel om de nieuwe koers op hoofdlijnen voor te bereiden. Na een tweede ontmoeting in mei waren de contouren duidelijk, en konden de leden zich er in hun griffierskringen over buigen. Dat maakte tijdens de ledenvergadering op

het jaarcongres in Middelburg een inspirerende inhoudelijke discussie mogelijk.Het speerpunt professionalisering krijgt zijn beslag in deskundigheidsbevordering, bijvoorbeeld door training en scholing. En ook in kennisverbreding, bijvoorbeeld door uitwisseling van erva-ringen.Ook andere zaken krijgen tot 2015 extra aandacht. Griffiers die elkaar als vertrouwenspersoon kunnen helpen, het steeds up to date houden van kennis over ontwikkelingen in ons speelveld, het helpen van raden en staten om goede werkgevers te zijn en het periodiek toetsen van de klanttevredenheid.De structuur van de vereniging bevalt prima, en blijft dus ook: een platte vereniging, voor en door leden.

4

Stof om na te denken

Professionaliteit, daar moeten we wat voor doen

Het griffievak is verhoudingsgewijs nog jong, en dus kijken griffiers en hun omgeving kritisch naar de inhoud ervan en de kwaliteiten die ervoor vereist zijn. Maar de griffier werkt ook nog eens in nieuwe, namelijk duale omstandigheden. Dat vraagt om een actieve professionele ontwikkeling van het vakgebied. Het vereist functionarissen die kunnen laten zien dat het een functie aan de top van de ambtelijke organisatie betreft, door hoe ze hun vak invullen. Want de raad heeft immers het recht op de beste ambtenaren.Zo’n professioneel niveau bereik je niet alleen door hard werken. Je moet ook kunnen reflec-teren: oog hebben voor je eigen kwaliteiten en je minder sterke punten. In deze fase van ons jonge vak gaan we daar goed mee om als we doorlopend werken aan persoonlijke topprofes-sionaliteit.De Vereniging van Griffiers heeft het belang van professionaliteit vanaf het begin onderkend, en waar mogelijk bevorderd. Op congressen en symposia en in de kringen is doorlopend aan-dacht gevraagd voor persoonlijke vorming. Een van de uitkomsten daarvan was de opleiding ‘Betekenisvol Regisseren’ van het opleidingscentrum Sioo. Deze leergang van een jaar droeg al bij aan de persoonlijke ontwikkeling van veel griffiers, en aan de professionaliteit in dit vak. Wat de leergang voor deelnemende griffiers heeft opgeleverd is vastgelegd in het boek ‘raads-griffiers maken geschiedenis’. Ook werkt de VvG in samenspraak met de Bestuursacademie

aan een leergang waarmee griffiers zich kunnen ontwikkelen.Deelname van griffiers aan dergelijke leergangen is belangrijk. Ten eerste maakt het dat grif-fiers sterker in hun vak komen te staan. Daarnaast hebben raden en staten recht op een maximaal toegesneden functionaris om hen te ondersteunen, wat in deze beweeglijk fase niet zonder doorlopende opleiding en vorming kan. Bovendien maakt het aan de omgeving duidelijk dat een griffier zijn mooie vak alleen met kwalitatieve inbreng goed kan uitoefenen. Een zwaar-der professionaliseringstraject maakt duidelijk dat het een functie aan de top van de ambtelijke organisatie betreft. Daarnaast is het natuurlijk niet alleen om genoemde redenen goed, maar ook nog eens leuk om aan je vakkennis te schaven.In 2008 heeft de herhaling van Betekenisvol Regisseren niet genoeg deelnemers opgeleverd, We hebben gemerkt dat de kosten soms voor griffiers niet bijeen te brengen zijn. Het zou goed zijn als de VvG in 2009 een oplossing vindt voor griffiers die zo’n leergang niet of moeilijk kun-nen bekostigen.

Jan Dirk Pruim

5

Instituut vertrouwenspersonen

Vertrouwenspersonen

Een griffier doet zijn werk in een politieke omgeving, en loopt daarbij soms tegen dilemma’s of aan. Het kan nodig zijn om die vertrouwelijk te bespreken, met iemand die het speelveld doorgrondt. Daarom vindt de Vereniging van Griffiers het belangrijk om leden met vertrou-wenspersonen te kunnen ondersteunen. De werkgroep Vertrouwenspersonen heeft in 2007 en 2008 belangrijke stappen gezet om vertrouwenspersonen voor haar griffiers vorm te geven, gesteund door DAS, Pro-ambt, BMC en P&O services Groep.

In 2007 deden griffiers zes keer, en in 2008 vijf keer een beroep op vertrouwenspersonen. Soms in een vrij laat stadium, mogelijk omdat griffiers zaken niet zagen aankomen of er niet over durfden te praten. De VvG ziet vertrouwenspersonen niet als laatste redmiddel, maar wil met het Instituut Vertrouwenspersonen eerder en meer ondersteuning aan griffiers bieden: van opleiding en verdieping tot coaching, intervisie, juridisch advies en P&O bijstand tot ‘the way out’. Medio 2008 besloot het bestuur om vertrouwenspersonen los te koppelen van belan-genbehartiging, en als instituut onder het bestuur te plaatsen.

In het Instituut Vertrouwenspersonen anno 2009 blijven VvG-leden de spil. Eigen vertrouwenspersonen spreken uit eigen ervaring, zodat gesprekken beter aansluiten bij de beleving van

collega-griffiers. Mensen die zich tot een vertrouwenspersoon wendden vonden dat ook pret-tig, en de vereniging blijft zo op de hoogte wat er kan wringen. Er is inmiddels een profiel voor vertrouwenspersonen en een wervingsproces opgesteld.

6

Griffiers moeten aan het basisprofiel voldoen, maar ook verschillende types zijn. De Vereniging streeft naar een landelijke spreiding van vertrouwenspersonen, bijvoorbeeld doordat elke kring iemand van buiten die kring aanwijst als vertrouwenspersoon. De training zal vanuit de VvG gegeven worden.

Er is een stappenplan opgesteld voor de intake van een griffier met een probleem tot en met de ondersteuning en doorgeleiding naar een professionele organisaties, zoals bijvoorbeeld voor rechtsbijstand. Uit oogpunt van integriteit wil de vereniging toe naar een bestand met verschillende professionele aanbieders.

De VvG heeft hoofdsponsors BMC en P&O-Services Groep. Gevraagd mee te denken over een deel van het ondersteuningspakket aan onze leden vanaf het moment dat zij over-wegen om griffier te worden totdat zij besluiten uit het griffiersvak te stappen. Het onder-steuningspakket wordt ontsloten via het (al dan niet aan de markt over te laten) Instituut Vertrouwenspersoon.

In dit aanbod past ook het aanbod van Pro-ambt om (al dan niet met een m.b.v. de commissie Belangenbehartiging te organiseren ‘Spreekuur op locatie’ en tegen een geringe vergoeding van ca. € 50,- p.p.) berekeningen over de economische gevolgen van beslissingen van griffiers

en financiële planningen voor griffiers te maken, alsmede het verstrekken van individuele pensioenvoorlichting. In juli 2008 is een notitie aan het bestuur voorgelegd over hoe het Instituut Vertrouwens-persoon van de VvG een betere ondersteuning kan bieden aan griffiers. Pro-ambt/DASIn oktober 2007 heeft een gesprek tussen de VvG en dhr. Stomphorst van Pro-ambt plaats-gevonden. Geconstateerd werd dat er in verhouding tot de hoogte van de premie weinig beroep was gedaan op DAS-rechtsbijstand. De VvG verzocht om premieverlaging. Verder heeft de VvG aangegeven tot op heden niet heel erg enthousiast te zijn over de dienst-verlening van DAS aan de VvG. Voor de VvG is slechts 1 arbeidsjurist met ambtelijk speci-alisme (echter niet t.a.v. de functie van griffier), inzetbaar, maar lang niet altijd beschikbaar. Zijn vervanger wordt daarom, indien mogelijk, ingezet, maar deze is lang niet zo goed en is soms ook erg onzorgvuldig. Beiden beschikken bovendien over weinig empathisch vermogen. Mensen moeten bovendien soms lang wachten op de adviezen. Tenslotte heeft de VvG nooit overzichten gehad over welke zaken er nog lopen, of hebben gelopen en of deze naar tevre-denheid zijn afgerond.

Daarom is Pro-ambt de opdracht gegegeven het contract met DAS pro-forma op te zeggen met als doel het verkrijgen van een betere prijs, maar vooral ook een betere performance van DAS.

De dienstverlening moet sneller en beter. De omstandigheid dat de griffier in een politieke omgeving opereert, vereist een snelle advisering en actie bij problemen die juridische onder-steuning vereisen.

7

De VvG heeft aangeven in servicelevel-overeenkomst met DAS vast te willen leggen, dat je binnen 24 uur een juridisch advies krijgt. Lukt dit niet, dan ben je vrij naar een ander dan DAS toe stappen. Tevens vond de VvG dat DAS zorgvuldiger met dossiers om zou moeten gaan. De uiteindelijke intentie was wel om het contract in ieder geval voor 2008 te verlengen. Eind 2008 zou weer een evaluatie plaatsvinden over of het contract met DAS moest worden doorgezet of dat samenwerking zou moeten worden gezocht met anderen, zoals bijvoorbeeld Capra (de arbeidsconflictafhandelaren van veel gemeenten) of een andere rechtsbijstandverzekering.

In februari 2008 heeft DAS-rechtsbijstand een aanbod gedaan om de premie met terugwerken-de kracht van 2007 te verlagen tot 25% in 2008, waar het bestuur mee akkoord is gegaan. In de loop van 2008 is er bij DAS een wisseling van de wacht geweest: Richard van Slooten is iets anders gaan doen. Gert-Jan Teeuwen is nu teamleider Geert van Eijk is nog senior account manager bij DAS en de contactpersoon voor de VvG. DAS worstelt toch nog steeds met de privacy: alles wat met arbeidsrecht of rechtspositionele regelingen te maken heeft standaard op ‘privacy gevoelig’. Dat houdt in dat er in beginsel alleen met de verzekerde communiceren. Met de VGS is nu een afspraak gemaakt dat perio-diek met de behandelaars en vertrouwenscommissie wordt doorgesproken of er zaken zijn die voor de vereniging interessant zijn, zonder dat direct alle privacy gevoelige informatie overal wordt neergelegd. Voor de VvG zou dit ook een optie zijn.

8

Goede griffier verdient goede werkgever en werkomstandigheden

Onder toeziend oog van de VvG-commissie Belangenbehartiging onderzocht SGBO hoe raden het in de praktijk doen als werkgever van de griffier. Want griffiers willen graag goede werk-gevers, en goede werkgevers leiden ook tot betere griffiers. In april 2008 gingen de resultaten getiteld Een zorg voor de raad, of de raad een zorg naar het verenigingsbestuur.Veertig procent van de griffiers vindt niet dat de raad de rol van ‘baas’ goed invult. Maar grif-fiers zijn veelal wel tevreden over hun functionerings- en beoordelingsgesprekken, hoewel ook daar best iets te verbeteren valt. Zowel griffiers als raden krijgen in het rapport aanbevelingen voor verbeteringen. Voor raden die zich nog nooit in hun rol als werkgever verdiepten, is het rapport een uitnodiging daar wél eens over na te denken.In 2008 riep de VvG de landelijke werkgroep Rechtspositionering in het leven samen met de VNG, en raadslid.NU. De werkgroep met vertegenwoordigers van de oprichters gaat een hand-reiking rechtspositie ontwikkelen, een algemeen erkend kader voor afspraken tussen werkge-vers en griffiers. De commissie Belangenbehartiging komt op voor de belangen van griffiers en is er dus bij in deze werkgroep.

Commissie Belangenbehartiging

9

In 2007 is uit de commissies Belangenbehartiging en Professionalisering een regiegroep Integriteit ingesteld omdat morele oordeelsvorming en morele oordeelskracht voor griffiers van wezenlijk belang is. De regiegroep reikt griffiers methoden aan, en vergroot en waarborgt de kennis over integriteit onder griffiers. In 2008 is veel aandacht voor integriteit gevraagd, resul-terend in een goed bezochte workshop op het jaarcongres in Middelburg. In werden de voorbe-reidingen gedaan voor een conferentie in 2009 over integriteit.

De commissie - als belangenbehartiger van de griffier - speurde in 2008 ook naar aan-knopingspunten voor verbeteringen in het onderzoek naar vertrekredenen van griffiers. De commissie filterde uit dit rapport de aanbeveling dat ervaringen van de griffier met ont-slag- en vertrekregelingen vergeleken moeten worden met die van hun ambtelijke evenknie: de secretaris. De eerste vertrekkende griffiers gingen met pensioen of zochten een andere baan nadat zij met een verkeerde voorstelling aan het vak begonnen. Nu zie je dat vertrek-kende griffiers steeds vaker binnen hun eigen vak blijven, en bijvoorbeeld de stap naar een grotere griffie maken, zoals gemeentesecretarissen in hun vak ook wel doen. De commissie Belangenbehartiging wil graag eens de aandacht vestigen op de mogelijkheden voor carrière binnen het griffiersvak.

10

Website en headlines: een formule die werkt

2008 is het derde jaar dat de Vereniging van Griffiers met de huidige website www.griffiers.nl werkt. Je vindt er verenigingsnieuws, columns, polls, een juridische vraagbaak en thema’s & dossiers over uiteenlopende onderwerpen die de griffier raken.

In 2008 hebben we twee webdossiers over gemeenschappelijke regelingen en over de rechts-positie van de griffier flink gevoed. Ook zijn de thema’s ‘werkplan’ en ‘jaarverslag griffie’ aardig gevuld. Oproepen aan de leden leiden dus tot het sturen van praktijkvoorbeelden, daarom doen we dat hier opnieuw.

Hoewel we in 2008 minder op de website hebben gepubliceerd, is het aantal bezoekers van de site toegenomen tot 1883 bezoekers per maand. Dat is een stijging van 500 bezoekers per maand ten opzichte van 2007, mede met dank aan de webmaster, die bij onze beheerder het Nicis Institute in dienst is.

In 2008 zijn weer tweewekelijkse headlines verstuurd met het laatste nieuws, diverse oproepen en de nieuwste publicaties met links naar de VvG website. Het leuke daarvan is dat men de site hierdoor ook beter leest. We hebben bijna 400 bezoeken op de dag dat de headlines

verschijnen. Dat is ongeveer twee keer zo veel als op een andere werkdag. Bovendien lezen bezoekers op die dagen de griffiersweblog meer. Wat opvalt is dat we als griffiers nog wat terughoudend zijn in het plaatsen van berichten of het deelnemen aan discussies op onze weblog. De webredactie is een enthousiast team van griffiers en griffiemedewerkers: Tjarda Borsboom (Helden), Ron Dam (Roosendaal) Josee Gehrke (De Wolden), Krijn van der Heijden (Zutphen), Addie Niesthoven (Zoeterwoude), Hans Putker (Nieuwerkerk aan den IJssel), Ellen Speet (Wageningen) en Jan-Pieter Wind (Hoogeveen). Zij verzorgen de columns en vullen de thema-dossiers. Ook fungeren zij als reporters op de griffiersconferenties en het jaarcongres. De sfeerimpressies en de fotoverslagen die snel erna na op de site verschijnen, zijn het resultaat.

Commissie Communicatie

11

Raads- en statenleden tevreden over griffier

De commissie Openbaar Bestuur houdt voor griffiers in de gaten hoe de griffier zich verhoudt tot zijn speelveld: het openbaar bestuur. In 2008 kwam daarover een belangrijk klantenonder-zoek onder raadsleden gereed. Het resultaat: griffiers leveren sinds hun introductie zes jaar geleden een waardevolle bijdrage aan het functioneren van raden en staten.

Het onderzoek is in juni aangeboden aan staatssecretaris Bijleveld tijdens het congres van Binnenlandse Zaken over de Staat van de Dualisering. De vereniging is blij dat de verwachting van de volksvertegenwoordigers overeenstemt met de taak die griffiers voor zichzelf wegge-legd zien.

Naar aanleiding van landelijke cijfers – en de aankondiging van minister Ter Horst dat zij daar wat aan wil doen - peilde de commissie in 2008 binnen de beroepsgroep hoe het kan dat maar zo weinig vrouwelijke burgemeesters worden benoemd. Dat had staatssecretaris Bijleveld de vereniging gevraagd. Ervaringsdeskundige griffiers die met benoemingsprocedures in aanra-king kwamen, gaven mogelijke oplossingen en suggesties, die op www.griffiers.nl te vinden zijn.

In 2008 verzorgde de commissie Openbaar Bestuur ook de redactie van het jaarboek De Waan van de Dag: schade, schoonheid en scheppende kracht, door verschillende auteurs. Op het jaarcongres is het gepresenteerd.In 2007 besloot de commissie dat er een digitaal handboek griffiers moest komen met pro-cesgangen, procedures, omgangsvormen en de organisatie van het griffiewerk. Het bleek een groot project voor een relatief kleine commissie, dat ook logischer ondergebracht kon worden bij de online kennisbank, die in handen is van een kundige werkgroep.De commissie startte in 2007 voorbereidingen voor de meerjarige trendstudie De staat van de Democratie door en voor griffiers. Zo’n studie brengt trends en ontwikkelingen in kaart over de lokale democratie. Dat is niet alleen belangrijk, maar ook te omvangrijk voor de commissie alleen, zo werd duidelijk in 2008. De commissie wil het echter wel graag, en zoekt nu met het bestuur een manier om de studie toch te kunnen doen.Een leerstoel zoals professor Joop van den Berg tijdens het jaarcongres suggereerde bij de presentatie van het jaarboek 2008, kan misschien wel uitkomst bieden. Is er behoefte aan zo’n wetenschappelijk curatorium en hoe zou dat eruit kunnen zien? Als een adviesraad? Kan zoiets helder maken wat het ambt van griffier bijdraagt aan de ontwikkeling van het openbaar bestuur en zo een wetenschappelijke basis voor het ambt geven? In 2009 buigt de commissie zich hier eerst verder over, alvorens het bestuur zo’n kostbaar project voor te leggen.

Commissie Openbaar Bestuur

12

Voor vakbekwame griffiers

De commissie Professionalisering stelt griffiers in staat hun griffierskwaliteiten steeds verder te ontwikkelen. Bijvoorbeeld door scholing, intervisie, kennisverspreiding en debat.

In 2008 heeft de commissie de grote klus afgemaakt waar het voorgaande jaren mee begon: een compleet overzicht van beschikbare opleidingen waarmee de griffier zich kan ontplooien. De afgelopen jaren is het beschikbare scholingsaanbod in kaart gebracht, en de vraag naar ontbrekende opleidingsmogelijkheden opgepakt. Op een vervolg op de masteropleiding Betekenisvol Regisseren wordt nog gebroed. In 2008 is bovendien het scholingsaanbod voor griffiemedewerkers op die manier verzameld en ontsloten. Alle opleidingen zijn opwww.griffiers.nl te vinden. Aanbod verdwijnt en verschijnt ook, zodat de commissie het over-zicht twee keer per jaar bijwerkt. De commissie was en is steeds spits op het ontdekken van de terreinen waarop griffiers nog meer willen of kunnen leren. Daarvoor gebruikt de commissie onderzoekresultaten - zoals van Marcel van Dam, die in 2008 vertrekredenen van griffiers onderzocht voor de vereniging - of bijvoorbeeld van het onderzoek naar samenwerking tussen griffiers en secretarissen. De com-missie zoekt ook samen met BMC naar succes- en faalfactoren van griffiers, die in de ene gemeente als een vis in het water zijn en elders de politieke arena niet in de vingers krijgen.

Commissie Professionalisering

13

Samen met de Bestuursacademie werkte de commissie in 2008 verder aan een zelfscan waar-mee griffiers boven water krijgen wat ze nog zouden kunnen en moeten leren als griffier. In 2009 komt de scan beschikbaar. De mogelijke opleidingen die uit de scan komen, zullen het totale opleidingsaanbod in acht nemen, niet alleen dat van de partner.

Behalve scholing, is voor een professionele griffier ook reflectie belangrijk. Maar de beroeps-groep is niet te groot en het vak nog vrij nieuw. Daarom zocht de VvG behalve scholingsmoge-lijkheden in 2008 ook de mogelijkheden voor intervisie uit, in gesprekken met diverse aanbie-ders. Ook hiervan staat het resultaat nu op de VvG-site.

In het verlengde van intervisie en scholing, maakte de commissie in 2008 een kant en klaar draaiboek waarmee griffiers of kringen eenvoudig actualiteitencolleges kunnen organiseren over onderwerpen die ze bezig houden: mini-conferenties van bijvoorbeeld één avond. Ook zijn kringen al geraadpleegd voor een hotlist met brandende onderwerpen.

In 2008 hebben de commissies Professionalisering en Belangenbehartiging voorwerk gedaan voor een congres in 2009 over integriteit, een absolute griffiersvereiste. De commissies formu-leerden de verenigingsvisie op hoe een griffier blijvend aan zijn integriteit kan schaven. Voor integriteitsbewaking en -bevordering heeft de VvG in 2008 een regiegroep opgericht.

14

De kennisbank komt eraan

In 2008 heeft de projectgroep kennisbank van de VvG belangrijk voorwerk gedaan voor een Kennisbank voor griffiers, waar we in 2009 gebruik van kunnen maken. Achtergronden, weten-schappelijke artikelen, modellen, definities en voorbeelden die een griffier zou willen opzoe-ken, bekijken of opvragen, komen daarin bijeen. Voorop staat dat een kennisbank gevuld en gebruikt wordt door de leden zelf. De pretentie is niet om alle informatie beschikbaar te heb-ben, maar om de relevante kennis te ontwikkelen en ontsluiten.

Voor de ondersteuning van de kennisbank is de VvG 1 oktober 2008 een overeenkomst aan-gegaan met het Nicis Institute in Den Haag voor in ieder geval twee jaar. Het Nicis Institute beheert en onderhoudt de website, en zorgt voor de opstart van de kennisbank. Dat doen zij door VvG-werkgroepen te ondersteunen bij het ontwikkelen en ontsluiten van kennis die in de kennisbank thuishoort.

De kennisbank bestaat uit ten minste vier kennisdomeinen die voor de griffier van belang zijn: legitimiteit en dan met name de kwaliteit van de democratie, integriteit, effectiviteit oftewel bestuurskracht, en rechtmatigheid oftewel governance. De VvG verwacht dat de leden met een duwtje in de rug zelf goed in staat zijn om de kennisbank met kennisdocumenten te vullen.

De kennisbank zorgt voor de ontsluiting en zoekbaarheid; individuele leden of werkgroepen vullen de bijdragen waar mogelijk aan, of spiegelen ze aan wetenschap of best practices elders. Ook daarbij ondersteunt het Nicis Institute de leden van de VvG.

In mei 2009 wordt de kennisbank gelanceerd. Omdat de vereniging relatief veel in de opstart van de kennisbank investeert, willen we scherp bij de les blijven en tijdig bijsturen als dat nodig blijkt. Daarom gaan we al een paar maanden na de lancering, in het derde kwartaal, voor het eerst evalueren of we op de goede weg zijn, of het concept aanslaat, of er interactie op gang komt, en natuurlijk of het kennisaanbod groeit en bij de vraag past.

Kennisbank

15

De vrouw in het openbaar bestuur

In 2008 vroegen actualiteitenprogramma’s zich af of Hillary Clinton wel president kon worden. Nederland loopt achter wat het aantal vrouwen aan de top betreft, meldde dagblad De Pers op 6 februari 2008. Minister Ter Horst riep in Binnenlands Bestuur dat er meer vrouwelijke burge-meesters moeten komen. Op 7 maart 2008 stelde de VvG de rol van de vrouw centraal tijdens de conferentie ‘De rol van de vrouw in het openbaar bestuur’.

Zo’n zestig griffiers in congrescentrum De Tamboer, mannen en vrouwen bogen zich over het onderwerp. Marga Kool is oud-statenlid en -gedeputeerde van Drenthe en nu dijkgraaf van Reest en Wieden opende het inhoudelijke programma met haar relaas. Begonnen als jong D66 raadslid was ze later lid van PS en GS, allemaal in Drenthe. “Op een heel herkenbare manier schetst ze de problemen die een jonge vrouw ontmoet(te?) bij haar infighting. Ambities en carrière versus persoonlijke verplichtingen en rolpatronen. Herkenbaar, en op een plezierige manier, met humor opgediend”, schrijft plaatsvervangend griffier Hans Putker van Nieuwerkerk ad IJssel in zijn sfeerimpressie van die dag.

Wat het volgens Putker extra aantrekkelijk maakte, was dat je vragen zoals hoe krijg je vrou-wen in politieke/leidinggevende/bestuurlijke functies? en hoe faciliteer je dat ze het daar goed

blijven doen? breder kan stellen. “Voor veel griffiers gaan dezelfde vragen op voor diversiteit in het openbaar bestuur in het algemeen.”

Voorjaarsconferentie Hoogeveen

16

Interessante workshops maakten deel uit van de voorjaarsconferentie. Een historisch perspec-tief gaf historica Iet Erdtsieck, auteur van het boek ‘Ik weet nu hoe hazen lopen’ over vrouwe-lijke raadsleden in Kampen, Hoogeveen, Assen en Heerenveen vanaf 1923. Betty Poutsma, wethouder in Hoogeveen en lid van het hoofdbestuur van de ChristenUnie, behandelde de tegenwoordige tijd.Een tweede workshop beschreef wat we kunnen doen aan het ‘glazen plafond’. Marianne Besselink, lid van de PvdA-fractie in de Tweede Kamer, en Lisette Dekker van het Instituut voor Publiek en Politiek informeerden de deelnemers en gaven praktische handreikingen mee. Putker: “Dekker gaf en top tien met landen betreffende de maatschappelijke participatie van vrouwen. Niemand noemde de nummer één, of noemde landen als Rwanda, Argentinië, Cuba of Costa Rica. Ook gaf zij doorkijkjes in de vaderlandse situatie. Maar vooral schetste ze wat helpt. Techniek, zoals quotering en aanpassingen aan het kiesstelsel, maar ook gedrag, zoals lobby en doorlopende campagne om vrouwen te activeren.”In een derde workshop liet het ministerie van Binnenlandse Zaken in vogelvlucht de geschiede-nis van de emancipatie in wetten en regels zien, om vervolgens de actuele stand van zaken omtrent geëmancipeerde regelingen te belichten. “De Kring Drenthe en de griffie van Hoogeveen hadden de dag goed verzorgd, vind Putker. Spreiding over het land is een goede zaak voor een landelijke club en groot voordeel is ook dat je eens griffiers treft uit kleinere regionale gemeenten, zoals solo-griffiers in deeltijd.”

17

Jaarcongres 2008

De dag van de waan

De historische Zeeuwse stad Middelburg telde op 3 oktober 2008 zo’n driehonderd griffiers, die waren afgereisd voor het jaarcongres van hun vereniging. Op inspirerende en sfeervolle locaties vonden zij er een gevarieerd programma met een juiste mix van inhoud en plezier, zo oordeelden deelnemers.

Het congres bruiste van de activiteiten, er was gelegenheid om de stad en provincie te verken-nen met een stadswandeling en een bezoek aan het Zeeuws Museum en culinair was alles goed verzorgd. De avond vooraf was er een gezellige ontmoeting in Vlissingen om het colle-giale netwerk op peil te houden.

Het Abdijcomplex van de provincie Zeeland en het oude stadhuis van Middelburg zijn al eeu-wenlang het podium van het openbaar bestuur. Een vertrouwde én mooie omgeving voor grif-fiers om inhoudelijk aan de slag met het thema De waan van de dag. Bekende Nederlanders uit politiek, openbaar bestuur, journalistiek, wetenschap en sponsoren diepten samen met VvG-leden het thema in de volle breedte uit. De waan van de dag is voor griffiers, die toch vooral inhoud centraal willen stellen, bekend terrein. Maar hoe ontstaan die hypes waar elke griffier mee te maken kan krijgen?

Zijn er psychologische of sociologische verklaringen? Welke rol spelen de media en hoe kie-zen die positie? En vooral, wat kun je er als eerste adviseur van raad of staten mee? Debatten, workshops, en presentaties gaven griffiers volop gelegenheid om meer te weten te komen en

18

stevig van gedachten te wisselen over hypes en andere onderwerpen binnen de waan van de dag. Het activiteitenoverzicht geeft een goede indruk. Op de website www.griffiers.nl zijn sfeer-verslagen, inhoudelijke verslagen, foto’s, presentaties en redes van het jaarcongres en andere conferenties na te lezen.Onderdeel van het jaarcongres was de algemene ledenvergadering, waar deelnemende grif-fiers zorgden voor een levendige bijeenkomst. De hoofdlijnen van de nieuwe koers tot 2015 werden er met leden besproken en het bestuur kreeg voor het komende jaar extra opdrachten mee.

Terugkerend item op het VvG jaarcongres is de presentatie van het jaarboek. Professor Joop van den Berg overhandigde het aan directeur-generaal Koninkrijksrelaties en Bestuur Andrée van Es van het ministerie van Binnenlandse Zaken. Daarbij deed hij een suggestie om over na te denken: versterk het wetenschappelijk fundament van het griffierschap door een hoogleraar-schap aan een universiteit in te stellen.

De voorzitter bedankte in zijn terugblik op 2008 onze sponsoren en alle organisatoren van de VvG-congressen en –bijeenkomsten in 2008. Bij de veelomvattende en geslaagde organisatie door de provincie Zeeland en de gemeente Middelburg van het Jaarcongres, is de Vereniging van Griffiers zowel financieel als in natura ondersteund.

19

Activiteit Georganiseerd door

Is dat heel erg, die waan van de dag? Thom de Graaf, Klaartje Peters en Wouke van Scherrenburg o.l.v. Peter Joosse in debat over (media)hypes.

Vereniging van Griffiers

Bestuurlijke planning en control vanuit de optiek van het raadslid

Ernst & Young

Ken je competenties. Op weg naar de ideale griffier P&O Services Groep

Politieke communicatie en representatie Partners+Pröpper

Waan en zin van debat Nederlands Debatinstituut

De media bepalen de politieke agenda Wouke van Scherrenburg, Peter Jansen en Peter Joosse in debat met elkaar en met de zaal o.l.v. Donatello Piras over de drijfveren achter hypes.

Vereniging van Griffiers

Het omslagpunt: hoe ontstaan hypes? Wetenschappelijk college door René Diekstra.

Vereniging van Griffiers

Buikpijn-beslissingen en hoofdpijn-dossiers Regiegroep Integriteit van de VvG

Echte leiders hebben geen last van de waan BMC

Tijdperk van papieren vergaderstukken nadert einde Notubiz

Help, de raad neemt een onuitvoerbaar besluit Gemeenteraad.nl

ALV en De koers van de vereniging Vereniging van Griffiers

Griffiers in gesprek met… Wouke van Scherrenburg of Klaartje Peters.

Vereniging van Griffiers

Op transparante wijze ontsluiten van beleidsinforma-tie

Green Valley

De raad op de kaart Actieprogramma Lokaal Bestuur

Bezoek aan het Zeeuws Museum Vereniging van Griffiers

Korte stadswandeling door Middelburg Vereniging van Griffiers

Overhandiging jaarboek Vereniging van Griffiers

Overige sponsoren: Bestuursacademie Nederland, VIJF Advies, Webcast, The Lime Tree, en BAZN.

Activiteitenoverzicht Jaarcongres VvG 2008

20

De griffier scoort! De griffier als democratiebewaker scoort als hij burgers weet te betrekken bij de politiek. En ook als hij de grip van zijn volksvertegenwoordigers op de besluitvorming kan bewaken. Op zulke speelvelden kan de griffier zijn talent laten zien. De winterconferentie De griffier scoort! in Doetinchem op 12 december 2008 liet mooie voorbeelden zien die griffierstalent vereisen. Stof voor pittige discussie.

Hoe betrekt de griffier burgers bij het politieke werk? En waarom? De workshop ‘Hoe brengt de griffier de raad op straat?’ schetste hoe de raden van Apeldoorn, Doetinchem en Arnhem de bur-gers opzoeken. Er zijn ‘volksvertegenwoordigers’, die vooral hun oor te luisteren willen leggen, en ‘besluitvormers’ die burgers al bij de voorbereiding van projecten willen raadplegen. Dat kan op verschillende manieren, van een stand op de weekmarkt tot en met aanhaken bij de wijkschouw door het college. Bij het raadplegen van burgers voor besluitvorming tekende zich in de discus-sie een conclusie af: doe het weloverwogen, doe het op hoofdlijnen, en doe het helemaal aan het begin van de besluitvorming.

En welke rol speelt de griffier bij regionale samenwerking? Dat kan afhangen van de vorm die gemeenten voor hun samenwerking kozen.

Deelnemers aan Wie heeft de regie bij regionale samenwerking? bekeken de Regio Achterhoek, waar de regio bevoegdheden kreeg overgedragen van de acht gemeenten. Voor uitvoering, maar ook beleidsvoorbereiding op grote programmapunten. Een algemeen bestuur met raads-

Winterconferentie Doetinchem

21

leden en collegeleden uit de gemeenten neemt de besluiten, en er is een klein dagelijks bestuur. Commissies bereiden besluiten voor. Gemeenteraden voelen zich daar soms machteloos bij. Griffiers moeten dan de kaderstellende rol van de gemeenteraden bewaken. In de Regio Stedendriehoek met ambtelijke en bestuurlijke afgevaardigden vanuit gemeenten, zijn geen gemeentelijke bevoegdheden overgedragen. Dat vraagt om zeven gelijkluidende raadsbesluiten over gezamenlijke regionale plannen zoals voor de IJsselsprong en een Regionale Structuurvisie. De gezamenlijke griffiers moeten procedureel zorgen dat hun raden aan hun trekken komen, én er aan het einde van het proces een besluit komt met meerwaarde voor de regio. De Achterhoek is slagvaardiger; het vrijwillige karakter van de Stedendriehoek kost tijd, maar wint het op demo-cratische legitimatie, omdat de raden beslissen. Griffiers spelen in beide modellen een belang-rijke, maar verschillende rol om hun gemeenteraden ook aan de bal te houden. Er bestaat geen blauwdruk voor de ‘beste’ regio. Historische, kwantitatieve, demografische en culturele factoren spelen een rol.‘Financiele Verordening, een zaak van de raad?’ leerde griffiers hoe de raad in Bronckhorst kaders stelde via de financiële verordening. Volksvertegenwoordigers wachtten er niet af wat het college voorbereidde, maar deden vooraf al mee in het proces. Hartstikke duaal, maar ook even wennen voor bestuurders, leerde griffier Gert Jan Mugge. “Dus moet de griffier vooral partijen zover krijgen dat zij zich willen commiteren aan zo’n duale aanpak en niet aan resultaat. Want daardoor krijg je een verordening die van allemaal samen is.”

De winterconferentie werd georganiseerd door de Griffierskring Achterhoek in het Stadhuis te Doetinchem.

22

Jaarrekening 2008: kleine plus!

Het jaar 2008 is afgesloten met een voordelig resultaat van ca. € 14.000.

De belangrijkste afwijkingen zijn:- organisatie jaarcongres/conferenties, per saldo V 20.000- over inkomsten, rente over tegoeden V 10.000- kosten Koersbepaling 2008-2015 N 17.000

In de begroting is per saldo voor € 25.000 opgenomen voor het organiseren van het jaarcon-gres en conferenties. Dit bedrag bleek slechts ten dele nodig.

De rente-opbrengst over de banktegoeden/deposito’s heeft o.a. door een relatief hoog rente-percentage in 2008 een voordeel opgeleverd van ca. € 10.000 bij een begroot bedrag van € 3.000.

Het traject van de Koersbepaling 2008-2015 heeft in totaal ca. € 17.000 (incidenteel) gekost.

Inclusief het positieve resultaat over 2008 bedraagt het eigen vermogen van de vereniging ca. € 222.000. Tijdens de ledenvergadering van oktober 2008 is ingestemd met de begroting 2009 e.v. Hierin zijn o.a. de financiële consequenties opgenomen van de Kennisbank. Hierdoor zal de eigen vermogenspositie gaan dalen.

Jaarrekening 2008 Vereniging van Griffiers

Begroting Werkelijk 2008 2008 Uitgaven Bestuurskosten incl Koersbepaling 10.000 29.403Administratie en secretariaat 58.500 63.004Communicatie 40.000 40.839Activiteiten e.d. 77.500 70.965Totaal uitgaven 186.000 204.211 Inkomsten Contributies 143.000 142.988Jaarcongres en conferenties 22.000Overige inkomsten/sponsoring 43.000 53.413Totaal inkomsten 186.000 218.401Batig saldo 14.190

Balans per 31 december 2007 2008 Banktegoeden 225.764 249.973Te ontvangen 8.855 16.511Vooruitbetaalde kosten 4.770 0Totaal activa 239.389 266.484 Eigen vermogen 134.035 207.560Jaarresultaat 73.525 14.190Te betalen 31.829 44.734Totaal passiva 239.389 266.484

Jaarrekening 2008

Bestuurssamenstelling

Het Bestuur

Tijdens de ledenvergadering op 3 oktober heeft de Vereniging niet alleen afscheid genomen van Janneke Braam en Bob Roelofs, er werden ook een nieuwe bestuursleden voordragen voor be- en hernoemt, voor een periode van 4 jaar. Clasien Selman en Ellen Wöltgens zijn bij acclamatie benoemd als bestuursleden en Margriet Veeger is bij acclamatie herbenoemd als bestuurslid. Het bestuur heeft verder gebruikgemaakt van de statutaire mogelijkheid voor een maximale dekking van het bestuur, zij heeft als elfde bestuurslid Jaap Alberda voorgedragen, hij is bij acclamatie benoemd als bestuurlid.

Per oktober 2008 bestond het bestuur uit de volgende griffiers:

Voorzitter Jaap Paans Gemeente DordrechtVice-voorzitter Marion Stein Gemeente Den HaagSecretaris Jolanda Waaijer Gemeente HardenbergPenningmeester Rien van Vliet Gemeente SoestBestuursleden Jaap Alberda Provincie Overijssel Josee Gehrke Gemeente De Wolden

Edwin Israël Gemeente Middelburg Clasien Selman Gemeente Cuijk Geert van Soest Gemeente Venlo Margriet Veeger Stadsdeel Amsterdam Noord Ellen Wöltgens Provincie Noord Brabant

Ambtelijk secretaris Anouk van Nieuwenburg

23

24

UitgaveVereniging van Griffiers, juli 2009

Samenstelling en eindredactieAnouk van Nieuwenburg, Bestuur VvG, Renske van den Berg

VormgevingMaarten Balyon grafische vormgeving

DrukArtoos Drukkerijen, Rijswijk

Voor meer informatieVereniging van GriffiersPostbus 304352500 GK Den HaagT. 070 373 8212 vvg@vng.nl www.griffiers.nl

24