3Augusti 2010

Optimize workflow!

IT Scanning Copy Print

4

Den som vill få kontroll över kostnaderna och samtidigt

höja produktiviteten gör klokt i att studera verkligheten.

Hur effektiva är era arbetsflöden egentligen? Faktum är

att de flesta organisationer hanterar sina dokument med

en under åren alltmer vildvuxen flora av multifunktions-

system, skrivare och scanners. Gamla och nya, stora och

små i en salig blandning. Få eller ingen på företaget

brukar ha riktig koll.

Sharps analysverktyg ger snabbt svar på hur era arbets-

flöden faktiskt ser ut och var er dokumenthantering är

onödigt dyr eller ineffektiv. Du får tydliga besked om vad

organisationen har att vinna på ökad kostnadskontroll och

minskade utskriftsvolymer. Samtidigt kan du förmodligen

vässa flexibiliteten, höja säkerheten och minska företagets

miljöpåverkan.

Vädrar du goda affärer? Vi kallar det optimize workflow!

Kontrollera verkligheten

3

InnehållSå trimmar Deloitte och Outokumpu sina arbetsflöden 4

Applikationer som ger resultat 6

System för fyrfärg 10

System för svartvitt 14

Världsledande säkerhet 16

Sharp tänker miljö 18

Sharp Center 20

4

Michael Esplinger, Deloitte

” Det krävs insikt och mod att sänka kostnader”

Deloitte är ett av världens ledande

revisionsföretag. ”To be the standard

of excellence” är företagets vision. Den

avspeglas i allt – även i hur företaget

löst sin dokumenthantering.

5

Vi ville hitta den administrativt absolut

enklaste lösningen och samtidigt höja

säkerheten och effektiviteten. Vi var ute

efter att uppnå kostnadseffektivitet på

alla plan, berättar Michael Esplinger, chef

för Deloittes kontorsservice.

En leverantör – en kontakt!

Deloitte valde en kompromisslös modell

för trettiotalet kontor med 1 200 anställda.

Den tidigare lösningen med en blandning

av olika fabrikat, färgmöjligheter och for-

mat ersattes av fyrfärg och A3 rakt igenom,

liksom av en enda leverantör – Sharp.

Deloitte har hittills investerat i 70 system,

men begränsat sig till två modeller. En

renodling som gör att Michael bara behöver

hantera ett tiotal fakturor om året, samtidigt

som servicebehovet har minskat och till-

gängligheten har ökat.

Spar både pengar och miljö

– Vi övervakar alla maskiner från en central

punkt. Sharp ser till att vi har toners, till-

behör och snabb service om något skulle

hända. Vi har fått en central kontaktpunkt

för alla servicebehov oavsett var i landet

det behövs serviceinsatser. På så sätt har vi

minimerat såväl administrationen som risken

för avbrott. Det har fungerat utmärkt!

Deloitte arbetar för att miljöhänsyn

och kostnadsbesparingar ska gå hand i

hand. Deras Svanenmärkta Sharpsystem

skriver alltid ut svartvitt och dubbelsidigt,

om inte annat väljs.

Smart och uppskattat

Deloitte använder inte fler funktioner än

nödvändigt, men i gengäld används de

fullt ut.

– Vi jobbar till exempel med ”follow-me-

print”. Den gör att vi kan ta ut våra

utskrifter där vi vill, på vilket kontor som

helst, med hjälp av våra passerkort. Bara

den som är behörig kan hämta ut utskriften

vid maskinen och om det inte sker inom

16 timmar så raderas den, berättar Michael.

– I framtiden ser vi möjligheten att

styra hanteringen av olika typer av

dokument hårdare, så att vi säkrar både

ekonomin och kvaliteten ■

När en av världens ledande tillverkare

av rostfritt stål använde Sharps analys­

verktyg insåg man att det gick att

spara mycket genom smartare utskrifts­

hantering. Det blev startskottet för

det effektiviseringsarbete som nu

pågår i och kring ståltillverkningen

i Avesta.

Sharp erbjöd sig i början av 2010 att göra

en analys av utskrifterna från verksam-

heternas alla skrivare.

– Det stod snabbt klart att vi skriver ut

enorma mängder dokument. Samtidigt

visade sig besparingsmöjligheterna vara

så stora att vi föreslog ledningen en total

översyn. Det berättar Ismo Ahola, avdel-

ningschef vid Outokumpu IT.

Bland verksamhetens cirka 120 skrivare

fanns det många små skrivare och faxar

som nu successivt ersättas med effektivare

multifunktionssystem från Sharp.

– Sharps analys visade att vissa skrivare

knappast används alls, medan andra är

överbelastade. Vi sänker kostnaderna

genom att ersätta små skrivare med färre

stora system som ger snabbare och bättre

utskrifter. Vi kunde också placera om

skrivare så att de utnyttjas bättre. Det lönar

sig att ha koll, konstaterar Ismo Ahola ■

Ismo Ahola,Outokumpu

”Att ha koll på att skrivarparken är rätt dimensionerad spar mycket! ”

6

Hata kostnader – älska resultat!

7

Många medarbetare använder fortfarande

personliga eller mindre nätverksanslutna

skrivare som är oekonomiska och under-

hållskrävande. Genom smarta lösningar

kan man rationalisera bort dessa, utan att

tumma på varken säkerhet eller effektivitet.

Rätt utrustning?

I många verksamheter har man förlorat

kontrollen över vilka skrivare som finns i

nätverket och vad dessa kostar. Sharps

analysverktyg letar automatiskt upp dem

i nätverket och identifierar vilka utskrifts-

volymer, i färg och svartvitt, dessa produ-

cerar. Analysen visar kostnaderna för

varje enskild enhet, liksom den totala

kostnaden för verksamhetens utskrifts-

hantering. Klara besked, svart på vitt!

Genom att byta ut ett stort antal

olönsamma småskrivare mot ett mindre

antal kraftfulla multifunktionssystem har

många företag gjort stora besparingar,

samtidigt som man kunnat effektivisera

sin dokumenthantering.

Kontrollera kostnaderna

Nästa steg kan vara att styra hur multi-

funktionssystemet ska användas.

Med hjälp av en programvara kan du

både kontrollera kostnaderna och centralt

styra användningen. Genom att låta

användaren logga in med en kod eller

ett kort ges hon automatiskt tillgång

till de av systemets funktioner hon är

behörig att använda.

Hata kostnader – älska resultat!

Sharps senaste lösningar kan hjälpa dig att sänka kostnaderna för er dokumenthantering. Med rätt kostnads­ och behovsanalys kan ni minska utskriftsvolymerna rejält. Kombinera detta med höjd informationssäkerhet, så sitter du med triss på hand.

Med funktionen för dokument­

hantering skickar du dina utskrifter

till systemet. Du kan sedan starta

dem vid vilken skrivare du vill via

displayen.

Sharp Analysverktyg letar upp alla skrivare i nätverket.

Såväl den enskilda enhetens som den totala kostnaden

för organisationens dokumenthantering analyseras och

sammanställs. Rapporten ger dig ett bra beslutsunderlag

för effektiviseringar.

8

En intelligent grupphantering av använ-

dare gör det enkelt att administrera

och styra tillgången till olika funktioner,

exempelvis färgutskrifter och scanning,

Det går även att styra hur många utskrifter

och kopior användaren tillåts göra.

Kostnadsstyrningen anpassas till verk-

samhetens behov. För en skola skulle den

exempelvis kunna innebära att användaren

enbart kan kopiera och skriva ut för

en viss summa. Kostnader kan i detalj

definieras för olika skrivare, färgutskrifter,

svartvita utskrifter och olika format så att

kostnaden blir högre för användaren om

hon exempelvis väljer att skriva ut i färg

eller på en mindre och dyrare skrivare.

Kostnaderna kan också styras mot

avdelningar och arbetsgrupper istället

för mot individer. De kan också knytas

till de olika projekt som kopieringen eller

utskriften tillhör för vidare debitering.

Förbättra säkerheten

Onödiga utskrifter kan undvikas genom att

användaren identifierar sig vid systemet

eller skrivaren genom funktionen ”säkra

utskrifter”. Utskriftsjobben skickas från

användarens dator och stannar sedan i

en säker kö på servern.

Först när den som beordrat utskriften

står invid systemet och identifierar sig genom

en kod eller ett kort startar utskriften.

Inga obehöriga har därmed möjlighet att

se utskrifter som blir liggande i utmat-

ningsfacket. Behöver inte utskriften göras

raderas den enkelt direkt från maskinens

display så att onödiga utskrifter undviks.

Minimera utskriftsvolymerna

Du kan använda Sharps lösningar för att

minska antalet utskrifter och att se till att

de görs effektivt.

Stora utskriftsjobb som är skickade till

mindre skrivare kan till exempel automatiskt

Utskriftshanteringen kan styras av hänsyn till såväl miljö som ekonomi, Samtidigt kan flexibla lösningar skapa en ny frihet för medarbetare och arbetsgrupper. Jobben kan nås från vilket kontor och vilken skrivare som helst.

Användningen kan styras för

individer, grupper eller avdelningar.

När användaren loggar in ställs de

tillåtna funktionerna in automatiskt

samtidigt som genomförda

aktiviteter registreras.

9

flyttas till centrala multifunktionssystem för

att spara kostnader. Utskrifter, exempelvis

av e-post, kan automatiskt konverteras till

svartvitt för att spara pengar och miljö.

Genom att låta systemet automatiskt kon-

vertera till dubbelsidiga utskrifter minskas

pappersvolymerna.

Funktionen ”säkra utskrifter” är ytterligare

ett exempel på möjliga besparingar. Utskriften

lagras till dess att användaren startar den

via skrivarens display. Felaktiga och onödiga

utskrifter kan på så sätt undvikas.

Komplett beslutsunderlag

Rapporter ger en detaljerad överblick

över all kopiering och alla utskrifter som

underlag för fakturering, analyser och

uppföljning. När som helst kan du låta

systemet ta fram och sammanställa den

typ av statistik som du behöver för att

optimera din verksamhets utskrifts- och

kopieringsmiljö.

Funktionen ”Follow you printing”

låter jobbet ligga kvar i en säker kö

på servern tills du identifierar dig

vid någon av skrivarna.

På systemets display väljer du vilka

av dina jobb som ska skrivas ut och

vilka som kan raderas. Onödiga

utskrifter som aldrig hämtas blir

därmed ett minne blott!

10

En ny standard för färg, kvalitet och prestanda

11

I Sharps MX-serie för färgutskrifter finns

system med stora pekskärmar, vars mini a -

tyrvisning gör att även mer avancerade

funktioner snabbt blir begripliga och

tillgängliga. Utdragbara tangentbord

förenklar datainmatning och hanteringen

av e-post. Hos IT-administratörerna brukar

möjligheterna till fjärrstyrning vinna sär-

skild uppskattning.

Snabb nätverksscanning i färg

De stora MX-modellerna ger verkligt

imponerande hastigheter för scanning av

större jobb, uppemot 70 original per minut,

med dubbelsidig dokumentmatning.

När dokumenten har scannats till val fritt

digitalt format – som XPS, JPEG, TIFF eller

PDF – distribuerar du dem på ett ögon-

blick till en mängd olika destinationer.

Snabba utskrifter i hög upplösning

Du kan få en första utskrift i färg på bara

ett par sekunder. Oavsett om du väljer

ett multifunktionssystem som skriver ut

23 eller 50 sidor per minut får du en över-lägsen upplösning. Snabba processorer och

stora hårddiskar ser till att även stora filer

med komplex grafik skrivs ut snabbt och

problemfritt.

Kopiering som förenklar och förbättrar

Den användarvänliga designen höjer

effektiviteten rejält. Medarbetarna kan

snabbt och enkelt utnyttja de avancerade

kopieringsfunktionerna vid komplicerade

körningar.

Behovet av manuellt förarbete minime-

ras på flera sätt. Automatiska funktioner för

bildredigering, anpassning av såväl bak-

grundsfärger som halvtoner och han tering

av original med blandade format är exempel

som både ökar kvaliteten och sparar tid.

Proffsiga efterbehandlingsalternativ

Sharps automatiska dubbelsidiga utskrift

och stora sortiment av helautomatiska

efterbehandlingsalternativ gör att du

kan hantera alla dina dokument internt.

Funktioner som hålslagning, häftning,

vikning och sadelhäftning av broschyrer

är lika enkla att använda som att klicka

på ”utskrift”.

En ny standard för färg, kvalitet och prestandaNär det är ont om tid och kvalitetskraven är höga ger Sharps senaste digitala multi­funktionsskrivare med fullfärgskapacitet rätt stöd. Ett brett program av varierande storlekar med olika funktioner gör att du kan välja den hastighet, kvalitet och funktionalitet som passar dina behov, kombinerat med en enastående kvalitet på färg utskriften.

Separata kopieringsknappar för

färg och svartvitt gör det enkelt

att spara pengar. Inga krångliga

undermenyer i minimala tecken­

fönster.

Färgdisplayer och drivrutiner har samma

enkla pedagogik på alla Sharps MX­

modeller. Touchfunktionen och minatyr­

bilderna är lätta att förstå. Kan man en

modell så kan man alla – bra för användare

som jobbar i en organisation med flera

modeller.

12

Flexibel faxfunktion

med överföringsval

Sharps multifunktionssystem kan utrustas

med en snabb och enkel funktion för

sänd ning och mottagning av fax. Pappers-

dokument kan då scannas och skickas

med ultrasnabba 33 600 bps Super

G3-fax, om du så vill direkt från din pc.

Effektiv arkivering för

snabbare arbetsflöden

Tack vare de inbyggda och generöst

tilltagna hårddiskarna kan scannade filer

och gamla jobb lagras och hämtas upp

för återanvändning. Viktiga dokument

och hela utskrifter kan på detta sätt

aktiveras på nytt, utan att du behöver

göra om förarbetet.

Det är tryggt att välja Sharp.

Det visar utmärkelser från

oberoende testinstitut och de

kvalitetsstandarder som Sharp

systematiskt arbetar efter.

Direktutskrift från USB­minne

är ett av många exempel på

specialfunktioner som underlättar

det dagliga arbetet.

Arkiverade dokument visas som ikoner.

Förutom enkel överblick och hantering

minskar det spillet genom att du i förväg

ser att du valt rätt dokument för utskrift.

Med Sharps MX­serie sköter du hela

processer direkt vid multifunktions­

systemets display. Genom det stora

utdragbara tangentbordet kan du till

exempel snabbt skriva in text när du

scannar eller skickar e­post.

13

14

Snabb och säker svartvit dokumenthantering

15

Snabb och säker svartvit dokumenthantering Sharps MX­serie för svartvita utskrifter är nyckeln till en snabbare, mer effektiv och säkrare dokumenthantering för kontoret. Den robusta designen, fullmatad med produktivitets­höjande funktioner, garanterar tillförlitlighet, hastighet och kapacitet.

Multifunktionssystemen i MX-serien har

en användarvänlig design som gör att

de kan användas av alla på kontoret,

oavsett erfarenhet. Stora LCD-skärmar

på kontrollpanelen ger tydliga och enkla

anvisningar som hjälper användaren att

navigera bland funktionerna.

Effektiva färgscanningsfunktioner

En kraftfull färgscanner konverterar vilket

pappersbaserat dokument som helst, upp

till A3-format, till en redigerbar, digital

fil – lika enkelt som att ta en kopia. Med

utrustning för nätverksscanning kan hela

kontoret dela fullt redigerbara filer.

Effektiv arkivering ökar arbetsflödet

De större MX-modellerna ger dig möjlig -

heter att sköta alla arkiveringsärenden

effektivt. I snabbmappen kan du tillfälligt

lagra dina data, så att de finns lätt till-

gängliga utan att du behöver scanna om.

Mer långsiktiga lagringsalternativ, som

centrala arkiv för fildelning eller privata

arkiv för lagring av känsliga data, förenklar

dokumenthanteringen och gör det enklare

än någonsin att hämta dina data.

Produktiv utskriftsfunktion

Snabba, tillförlitliga utskrifter av stora doku-

ment är grunden för ett produktivt kontor.

Sharps MX-serie med tillval för nätverks-

utskrifter är byggd för höga hastigheter.

Funktionen RIP Once/Print Many innebär

också en effektivisering av arbetet, genom

att utskriftsdata bara behöver laddas ner

från din pc vid ett tillfälle.

Produktionssystem för

professionella behov

Sharps produktionssystem sätter en helt

ny standard för svartvit högvolymspro-

duktion. Det gör dem idealiska för alla

krävande produktionsmiljöer.

Exceptionell prestanda kan kombineras

med robust flerlagrad säkerhet, låga

driftskostnader, enkel konfiguration,

hög driftsäkerhet och mångsidiga efter-

behandlingsalternativ. Det gör Sharps

produktionslösningar intressanta för såväl

kapacitetskrävande företag och myndig-

heter som för arbetsbelastade repro -

av delningar och tryckerier.

Sharps svartvita MX­system förenklar

kontorets dokumenthantering på

samma sätt som färgsystemen. Stora

tydliga touchdisplayer, miniatyrikoner

och utdragbara tangentbord är några

exempel som gör det lättare att jobba.

16

Insikt i vardagens säkerhetsrisker

Sharp blev som första tillverkare av multifunktionssystem för dokumenthantering certifierade enligt Common Criteria.

Vi är stolta över att för sjätte året i följd få utmärkelsen för marknadens säkraste multifunktionssystem.

2004 20096

17

DATASÄKERHET

NÄTVERKSSÄKERHET

SÄKER ÅTKOMSTKONTROLL

DOKUMENTSÄKERHET

SÄKERHET MED ANVÄNDNINGSKONTROLL

Sharps multifunktionssystem är snabba, flexibla och användar­vänliga. De kopierar, skriver ut, scannar och faxar alla typer av dokument, också sådana som är konfidentiella. Sharps avancerade säkerhetslösningar ger helt nya möjligheter att säkra den information som hanteras och lagras i dessa multi­funktionssystem.

Insikt i vardagens säkerhetsrisker

Embeds copy prevention data onto the document when it is first copied or printed

COPY PROTECTED

JOB IS CANCELLED

Recognises an unauthorisedattempt to make a copy

KOPIERINGSSKYDDAD

JOBBET AVBRYTS

Identifierar obehöriga kopieringsförsök

Lägger in kopierings-restriktioner i dokumenten i samband med kopiering eller utskrift

Säkerhet i flera lager

Sharps Säkerhetslösningar skyddar mot

interna och externa hot inom fem nyckel-

områden:

Datasäkerhet

Tillbehöret Datasäkerhetskit, som var

branschens första Common Criteria-

certifierade säkerhetslösning, gör det i

princip omöjligt att hämta eller återskapa

data från den interna hårddisken.

Nätverkssäkerhet

Sharps nätverksgränssnitt skapar en säker

brandvägg för respektive system som

hindrar obehöriga att komma åt konfigu-

rations- eller nätverksinställningar.

Säker åtkomstkontroll

Konfidentiell information kan skyddas

genom att användaren måste mata in

ett unikt lösenord inför varje jobb för att

få åtkomst till systemet. Genom i förväg

godkända adresser går det att förhindra

att dokument skickas till obehöriga

mottagare.

Dokumentsäkerhet

Alla dokument som scannas och e-postas

riskerar att hamna i händerna på tredje

part, oavsiktligt eller avsiktligt. Därför är

det klokt att kryptera känsliga dokument

innan de skickas iväg.

Kontroll vid användning

Sharps multifunktionssystem loggar använd -

arnas identitet och tidpunkt. Vid scanning

till e-post läggs användarens e-postadress

automatiskt in och en hemlig kopia kan

skickas till nätverksadministratören.

18

Svanen

Nästan samtliga, drygt trettio av våra

multifunktionssystem i MX-serien, är

märkta med det nordiska miljömärket

Svanen.

EU Ecolabel

Många Sharp-produkter är även märkta

med EU Ecolabel, Euro peiska unionens

miljömärke.

Ren energi från solen

Sharp är ett av världens största solcells-

producenter. Våra solceller genererar

ren elektricitet på hustak, satelliter och

byggnader runt om i världen.

The Eco Declaration

IT-miljödeklarationen är sedan drygt tio år

tillbaka ett gemensamt sätt att beskriva

IT-produkters innehåll, energiförbrukning,

säkerhet, hantering vid avfall och liknande.

Sharps kopiatorskrivare miljödeklareras

och kompletta miljödeklarationer kan

laddas ner från sharp.se.

Miljövänliga utskrifter

med nya Eco drivrutin

Eco drivrutin innebär att en dialogruta

dyker upp som redovisar miljöpåverkan

vid utskrift. Genom att modifiera utskrifts-

valet i dialogrutan har du möjlighet att

skriva ut mer miljövänligt.

Sharp tänker miljöDet är viktigt att ta itu med de miljöproblem som vi står inför, inte minst den globala uppvärmning som växthuseffekten orsakar. Resultatet av Sharps miljö­arbete syns bland annat i olika miljömärkningar och miljöstandards, där vi ständigt arbetar för att ligga i frontlinjen.

1912 – Sharps grundare, Tokuji Hayakawa, startar

en mekanisk verkstad i Tokyo

1915 – Tokuji Hayakawa uppfinner stiftpennan

Ever-Sharp

1953 – Massproduktion av TV-apparater startar

för att sammanfalla med Japans första

TV-sändningar

1962 – Massproduktion av mikrovågsugnar

1963 – Massproduktion av solceller och

kisel-baserade halvledare

1964 – Utveckling och massproduktion av

världens första bärbara bordsräknare

1973 – Första LCD-miniräknaren i

fickformat

1988 – Utvecklar världens första högupplösta

TFT-LCD-färgskärm i 14-tums format

2001 – Introduktion av Data Security Kit. Sharp

får Common Criteria Certifikat

2006 – Sharp OSA gör kopiatorskrivaren till

en del av affärssystemen

2007 – Introduktion av världens största

LCD-TV i 108”

2010 – Nya AQUOS LED med QUATTRON.

Fyra standardfärger istället för tre

introduceras som en världsnyhet

2

Sharp Electronics (Nordic) AB • Box 14098 • 167 14 BrommaTelefon 08-634 36 00 • Fax 08-634 36 10 • www.sharp.se • www.sharpcenter.se

Bra affärer görs lokalt. Därför hittar du våra partners,

Sharp Centers, på 50 platser över hela landet. Här får du

allt stöd som krävs för att hitta de rätta lösningarna på

din dokumenthantering:

1. Analys av arbetsflöden, utskriftsvolymer och

effektiviseringsmöjligheter

2. Presentation av helhetslösningar

3. System- och avtalsförslag

4. Installation, implementering och utbildning

5. Uppföljning och utveckling

Sharp Center hjälper dig att utvecklas

• Ditt miljöbokslut stärks genom Svanenmärkt multifunktion

• Ledande säkerhetslösningar gör din verksamhet tryggare

• Interaktion med IT-systemen höjer er effektivitet

• Våra medarbetare är certifierade och välutbildade genom Sharp Business School

Besök ditt närmaste Sharp Center på sharpcenter.se

Vår bästa mjukvara:

Ett Sharp Center nära dig

Optimize workflow

3.

4.

5. 1.

2.