isprojects.nl

Met e-Procurement wordt het geautomatiseerd ondersteunen

van het secundaire inkoopproces bedoeld. Anders dan bij

primaire inkoop, waar bijvoorbeeld een minimale voorraad-

grootte de trigger is om het systeem automatisch een

besteladvies te laten genereren, is bij secundaire inkoop

de medewerker binnen de organisatie de aanleiding tot

het bestellen van een computer of een uitzendkracht.

Het aandeel secundaire inkoop in het totale inkoopvolume varieert van 15% - 60%, afhankelijk van de branche en omvang van de organisatie. Bij productiebedrijven is het percentage het laagst, terwijl het percentage in de dienstensector het hoogst ligt. Met ISP-Purchase Enterprise kunnen medewerkers zelf eenvoudig hun inkoop regelen. Vanaf hun werkplek hebben ze altijd toegang tot een up-to-date catalogus. Van hieruit kunnen ze eenvoudig zelf een bestel-ling aanmaken. Deze wordt vervolgens op een geautomatiseerde manier goedgekeurd door de manager of budgethouder. Medewerkers profiteren van snellere en eenvoudigere toegang tot informatie en actuele informatie.

isprojects.nl

Highlights• Multi-company

en in meerdere talen

• Automatischefactuurmatching opbasis van de bestelling

• Multi-hiërarchischeevaluatie engoedkeuring workflows

• Catalogusmanagement module

• Uitgebreide rapportages

ISP-Purchase Enterprisee-Procurement

isprojects.nl

Omdat bij het aanmaken van de bestelling de juiste grootboekrekening en kostenplaats, interne order of het projectnummer gekozen wordt vindt de administratieve vastlegging van de verplichting op hetzelfde moment geautomatiseerd plaats.

Nadat de Aanvraag tot Bestelling is goedgekeurd door de budgethouder genereert ISP-Purchase automatisch een inkooporder in de vorm van een .pdf.

Omdat bij het aanmaken van de bestelling de juiste grootboekrekening en kostenplaats, interne order of het projectnummer gekozen wordt, vindt de administratieve vastlegging van de verplichting op hetzelfde moment geautomatiseerd plaats. Bij het ontvangen van de factuur kunnen de kosten automatisch op de juiste wijze geboekt worden. Indien de besteller de ontvangst van de goederen of diensten heeft gemeld kan de factuur automatisch worden afgewerkt.

De besparing kan hiermee oplopen tot 75% van de proceskosten van een order.

Aanmaken Aanvraag tot Bestelling (ATB)Het ATB-formulier – vrije inkoop wordt gebruikt voor het bestellen van alle goederen en diensten. De naam van de aanvrager met zijn overige gegevens worden automatisch gevuld op basis van de ‘log-in’. De aanvrager geeft vervolgens een korte en uitgebreide omschrijving van de goederen en/of diensten die hij wil bestellen. Het te bestellen artikel kan zowel een tekstartikel zijn, waarbij alle specificaties door de gebruiker zelf wordt ingegeven, als een catalogusartikel. De gebruiker kan tevens de gewenste leverdatum en afleverlocatie opgeven. Dit kan zowel een centraal magazijn als de werkplek zelf zijn.

On behalf ofHet is ook mogelijk het invoeren van een ATB te concentreren bij een beperkte groep gebruikers. Door een frequent gebruik krijgen deze gebruikers ervaring in het gebruik van het systeem en neemt de kwaliteit van de inkooporders toe. Nadat de ATB is aangemaakt wordt deze in de workflow ter controle aangeboden aan de medewerker namens wie de ATB is aangemaakt. Na een inhoudelijke controle door deze medewerker zal de ATB het reguliere proces binnen ISP-Purchase Enterprise volgen.

MateriedeskundigeHet is tevens mogelijk om gekoppeld aan een materiaalgroep een extra stap in het proces in te bouwen waarbij de afdeling inkoop of een ondersteunende afdeling een inhoudelijke beoordeling doet van de ATB. Dit zou bijvoorbeeld het geval kunnen zijn bij ICT gerelateerde inkopen.

Contract ComplianceIn ISP-Contract – Basic kunnen contracten worden vastgelegd. Deze contracten kunnen worden gekoppeld aan materiaalgroepen ( = een inkoop categorie ) waarbij de contractleverancier als voorkeurleverancier wordt geselecteerd. Hiermee kan het bestellen bij voorkeursleveranciers worden afgedwongen wat leidt tot betere contract uitnutting en besparingen op de inkoopkosten.

isprojects.nl

M.b.v. een (interne)catalogus kunnenmedewerkers snel eneenvoudig het juisteartikel selecteren

Nadat de order is uitgeleverd door de leverancier kunnen de goederen met één druk op de knop worden binnen geboekt.

CatalogusMet de catalogusmodule bent u in staat om artikelbestanden van externe leveranciers automatisch in te lezen en up-to-date te houden. Hierbij worden (prijs)wijzigingen automatisch gedetecteerd en dienen deze goedgekeurd te worden alvorens ze actief zijn. Het grote voordeel van een catalogus is dat de artikelspecificaties zoals leverancier, artikelnummer, prijs en omschrijving en het grootboekrekeningnummer waar de factuur later op geboekt dient te worden al vastliggen (gekoppeld aan een artikelgroep of specifiek tekstartikel).

Online leverancierscatalogusBij leveranciers met een de gekoppelde webshop kan de gebruiker op een link klikken waarna hij/zij meteen ingelogd zit in de web shop van de leverancier. De gebruiker vult vervolgens in de webshop zijn winkelmandje. Wanneer de gebruiker klaar is gaat hij niet door naar afrekenen, maar worden op basis van de inhoud van het winkelmandje automatisch ATB regels aangemaakt in ISP-Purchase Enterprise. Vervolgens zal de ATB het reguliere proces binnen ISP-Purchase Enterprise volgen, waarbij er mogelijk nog een goedkeuring nodig is, voordat de bestelling geplaatst wordt.

Goedkeuren Aanvraag tot Bestelling (ATB)Nadat het ingevulde ATB-formulier is opgeslagen wordt het automatisch ter goedkeuring toegewezen aan de budgethouder van de kostenplaats of de verantwoordelijke persoon. Een groot voordeel hierbij is dat er gebruik gemaakt wordt van hetzelfde procuratieschema als bij ISP-Invoice. Hiermee wordt dubbel onderhoud voorkomen.

Aanmaken inkooporderNadat de Aanvraag tot Bestelling is goedgekeurd door de budgethouder genereert ISP-Purchase Enterprise automatisch een inkooporder in de vorm van een .pdf. Deze inkooporder kan qua huisstijl en informatie worden ingericht naar uw wensen. Denk hierbij aan zaken als logo en lettertype. Afhankelijk van de gekozen procesinrichting kan de inkooporder gedelegeerd worden verstuurd door de initiële besteller of door een centrale inkoopafdeling. Hierbij is tevens een verfijning mogelijk dat, afhankelijk van bijvoorbeeld bedrag en/of artikelgroep, de order wel/niet door de initiële besteller verstuurd mag worden. Via diverse overzichten kunnen zowel de lopende als de afgesloten inkooporders worden geraadpleegd.

isprojects.nl

Iedere medewerker kan in één oogopslag de status van al zijn of haar aanvragen en openstaande activiteiten bekijken.

Goederenontvangst Registratie (Prestatieverklaring)

Nadat de leverancier de bestelde goederen/diensten heeft afgeleverd dient de initiële besteller de goederenontvangst te registreren in ISP-Purchase Enterprise. Hierbij wordt per bestelregel aangegeven welk aantal van een artikel is ontvangen. Bij het registreren van de goederenontvangst dient het bijbehorende ordernummer opgegeven te worden waarna de bestelregels worden getoond met een default-waarde in het veld ‘aantal’. Hiermee wordt aangegeven hoeveel er nog ontvangen kan worden. Deze waarde kan indien gewenst aangepast worden (deellevering) waarna het formulier afgesloten wordt en de order bijgewerkt wordt. Het is tevens mogelijk dat er gekozen is voor een centrale ontvangst met een 1e colli controle door een centraal magazijn. Het centraal magazijn zorgt vervolgens voor de distributie naar de initiële besteller op de werkplek. Door de flexibele opzet van ISP-Purchase Enterprise is het ook mogelijk om deze stap niet uit te voeren. In dat geval is de ontvangst van de factuur de trigger voor het verkrijgen van de prestatieverklaring.

Automatisch matchen facturen op basis van inkooporder

ISP-Invoice biedt standaard een geavanceerde, volledig automatische matching-functie voor inkooporder gerelateerde facturen. Hiermee kan zowel een 2Way of een 3Way match uitgevoerd worden. Vervolgens wordt het totaalbedrag van de factuur automatisch gematched met het saldo van de goederenposities van de ordernummers op de factuur waarvoor nog een factuur ontvangen dient te worden. Indien deze beide bedragen met elkaar in evenwicht zijn en kleiner of gelijk zijn aan het openstaande saldo van de inkooporders, dan wordt de factuur automatisch geboekt.

Indien er een ‘mismatch’ is, er geen goederenposities zijn gevonden of er een prijsverschil is geconstateerd, dan wordt de factuur automatisch via de geavanceerde workflow van ISP-Invoice aan de organisatie aangeboden ter afhandeling. Nadat de verschillen zijn verklaard en men in ISP-Invoice een beslissing heeft genomen t.a.v. de factuur, vindt de administratieve afwikkeling volledig en automatisch plaats. Er kunnen tevens routes aangemaakt worden voor de afhandeling van de verschillen op inkooporders waarbij per rol; medewerker crediteurenadministratie, inkoper, hoofd inkoop etc. vastgelegd wordt tot welke afwijking ze bevoegd zijn goed te keuren.

• Werknemers profiterenvan de snellere engemakkelijkere toegang totactuele informatie

• Door degoedkeuringsworkflowkan men niet meeronbevoegd bestellen

• Versterken van koper-leverancier interactie

• Uitgebreide, snelleen praktischerapportagefunctionaliteit

• Inzicht in de volledigeaudit trail

• Automatische creatie vaninkooporder in .pdf volgensde standaard opmaak

Voordelen