1

Avaya IP Office is de juiste keuze voor elk klein modern bedrijf – het maakt niet uit of u 5, 25 of 250 medewerkers heeft... net bent gestart of reeds lang bestaat... één kantoor, een thuiskantoor of verschillende locaties heeft.

Avaya IP Office maakt uw communicatie uniform en biedt uw medewerkers een oplossing aan waarmee ze alle bedrijfscommunicatie op het door hen geprefereerde toestel kunnen verwerken: hun laptop, mobiele telefoon, kantoortelefoon of thuistelefoon – met bedrade, draadloze of breedbandverbindingen.

IP Office past zich perfect aan uw doelstellingen en budget aan en omvat productiviteitsoplossingen voor de individuele gebruiker, zodat elke medewerker over precies die functies beschikt die hij nodig heeft – als receptionist, verkoop- of servicevertegenwoordiger, thuiswerker of medewerker onderweg.

Grote bedrijven over de hele wereld kunnen dankzij Avaya hun communicatie benutten om de verkoopcijfers te laten groeien en de operationele kosten te verlagen. Hierdoor is Avaya uitgegroeid tot wereldleider in systemen voor bedrijfscommunicatie. Als dit een aanlokkelijk idee lijkt voor uw bedrijf, kunt u best Avaya IP Office nader bekijken.

IP Office: eenvoudige, krachtige communicatie voor kleine bedrijvenSuccesvolle bedrijven zoeken altijd naar nieuwe

manieren om meer te doen met minder –

zodat ze hun bedrijf flexibel, innovatief en

concurrerend kunnen houden zonder de

operationele kosten en de investeringen de

hoogte in te jagen.

Avaya biedt u de perfecte

oplossing aan: het Avaya IP Office

communicatiesysteem.

avaya.com

Meer informatie over Avaya IP Office:

Bekijk een demo

Bereken uw ROI in 5 minuten

Lees verhalen van klanten

Ga naar avaya.com/small

2

De vraag is of u uw communicatie beheert – dan wel of uw communicatie u beheert? Ter overweging: hoe vaak heeft de volgende situatie zich reeds in uw bedrijf voorgedaan?

• Een(potentiële)klantbeltmeteendringend verzoek, maar hij kan de juiste persoon niet vinden die hem een antwoord kan geven

• Eenonverwachteontwikkeling(slechtweer,eenpersoonlijkeaangelegenheid)heefttotgevolg dat een belangrijke medewerker thuis vastzit en totaal niet productief is

• Hetpersoneelgeeftpersoonlijketelefoonnummers(bijv.eenmobieltelefoonnummer)door,waardoordeklantin de war raakt en u minder controle heeft over uw relaties.

• Uvermoedtdatpiekoproepvolumestotverloren gesprekken leiden, maar u heeft geen idee hoeveel er dit zijn en hoeveel ze u kosten

Dit zijn dagelijkse situaties die een grote impact kunnen hebben op uw imago, op de prestatiemogelijkheden van uw medewerkers, uw dienstverlening aan de klant, en uiteindelijk uw omzetcijfer. Avaya IP Office kan al deze situaties aanpakken – en nog veel meer.

In tegenstelling tot andere oplossingen maakt Avaya IP Office gebruik van ingebouwde intelli-gentie om uw gebruik van bedrade, draadloze en internetcommunicatie te vereenvoudigen.

In plaats van uw communicatie gescheiden te houden, brengt Avaya IP Office ze samen, zodat u een thuis- of mobiele telefoon probleemloos kunt omtoveren tot een kantoortoestel, kunt samenwerken met tientallen klanten of andere medewerkers in een conferentiegesprek en gedetailleerde rapporten kunt opvragen die aangeven hoe goed uw bedrijf inspeelt op wensen van de klant.

DankzijzijnrijkefunctionaliteitcreëertIPOfficeop natuurlijke wijze nieuwe vragen over de rol die communicatie in uw bedrijf kan spelen.

IPOFFICEHOUDTDEKOSTENONDERCONTROLE

• Lagere facturen voor mobiele telefoon en gesprekken tussen vestigingen. Met IP Office beschikt u over diverse mogelijkheden om de kosten voor mobiele telefoon en intern verkeer van uw bedrijf beter te beheren, want de oproepen lopen via het systeem en via breedbandverbindingen.

• Meer oproepen verwerken met minder mensen: In plaats van medewerkers te belasten met het beantwoorden van binnenkomende oproepen, kunt u vertrouwen op de ingebouwde intelligentie van IP Office om oproepen snel en nauwkeurig door te schakelen.

• Trek meer talenten aan zonder uw gebouwen uit te breiden:Uwbedrijf groeit, maar u wenst geen fulltimepersoneel aan te werven? Met IP Office beschikt u over de flexibiliteit om extra personeel thuis te laten werken – waardatookis.Elkemedewerkerheefttoegang tot alle communicaties en alle oproepverwerkende functies, net zoals uw andere medewerkers in het hoofdkantoor.

• Vermijd kosten voor conferentie-gesprekken: Met IP Office worden conferentiegesprekken betaalbaar en praktisch want uw bedrijf beschikt over twee ingebouwde conferentieschakelingen voor 64 deelnemers.

• Centraliseer de administratie: Voor bedrijven met meer dan één locatie biedt IP Office extern beheer en administratie vanuit een centrale locatie. Erhoeftdusgeenbeheerderopelkelocatie aanwezig te zijn.

KlantenefficiëntbedienenmetUnifiedCommunicationsUwkantoortelefoon,mobieletelefoon,e-mail,SMS,instantmessaging

en diverse andere hulpmiddelen zijn essentieel voor uw werk.

3

Snel functies op maat: Met IP Office kunt u uw eigen functieset ontwikkelen die uw gebruikershetmeestnodighebben.Ukuntgebruik maken van bestaande sjablonen om "typische" gebruikers te configureren en deze sjablonen dan snel beschikbaar maken voor alle medewerkers of naar gespecialiseerde gebruikersgroepen.

Bedrijfsapplicaties naadloos integreren: Met Avaya en Avaya-partners kunt u uiteenlopende applicaties integreren om uw IP Office-systeem te verbeteren en aan te passen aan despecifiekenodenvanuwbedrijf(bijv.eenapplicatie die de klant automatisch opbelt om hemaaneenafspraakteherinneren).

Telefoontoestellen probleemloos toevoegen of verplaatsen: Als u nieuwe telefoontoestellen

of andere apparaten wenst toe te voegen, volstaat het ze aan te sluiten en in te schakelen – IP Office leest automatisch het IP-adres van het toestel. Als het toestel geconfigureerd is, kunt u het toestel van de ene aansluiting naar een andere verplaatsen, zelfsnaareenanderelocatie(bijv.eenthuiskantoor),zonderdeconfiguratietemoeten aanpassen.

Uwsysteemoveralbeheren:Uhoeftnietter plaatse te zijn om uw IP Office-systeem te beheren – u kunt dit gelijk waar en gelijk wanneeropeenveiligemanierdoen.Ukuntalle kantoren vanuit één locatie beheren – wat tijd- en verplaatsingskosten voorkomt. De administratievanIPOfficeisflexibel,efficiënteninbegrepen in het IP Office 500-systeem.

EENOPLOSSINGWAAROPUKUNTVERTROUWEN

ElkaspectvandeIPOffice-oplossingis erop gericht uw communicatie altijd optimaal te laten verlopen:

• Ingebouwde flexibiliteit: Voor bedrijven met meer dan één locatie kan IP Office de continue werking verzekeren. In geval van een stroomonderbreking schakelen gebruikers met IP-telefoons automatisch over naar een andere locatie en behouden ze alle communicatiefuncties.

• Geavanceerde, externe diagnostiek: IP Office identificeert proactief potentiëleproblemenvoorzeeenonderbreking of verstoring van uw bedrijf veroorzaken.

• Proactieve alarmering: Problemen met het systeem worden gemeld op de manier die u het best past – IP Office kan systeemalarmen vanuit al uw locaties e-mailen.

IP Office is heel eenvoudig te gebruiken en te beherenHet maakt niet uit of u een nieuwe medewerker of een volledig nieuw kantoor toevoegt, een helpdesk voor de klantendienst opzet of een medewerker configureert om thuis te werken: IP Office houdt het eenvoudig.

VERBINDUWKANTOORLOCATIES

IP Office is ideaal voor bedrijven met meerderelocatiesUkunttot32locatiesmetelkaar verbinden en alle IP Office-systemen naadloos laten communiceren. Dit voorkomt gesprekskostentussendelocaties.Ukuntberichtuitwisseling, receptionisten, het telefoonboek van uw bedrijf en nog veel meer delen. Beheer alle systemen via één enkele browser-gebaseerdeinterface.Ukuntsnelenkosteneffectief tijdelijke vestigingen opzetten in externe locaties, waarvoor u anders de investering niet zou kunnen rechtvaardigen.

"Ik heb alleen basiscommunicatie

nodig."Houddekostenlaagengebruikdeessentiëleoproepverwerkende functies die groeiende bedrijven nodig hebben

IPOfficeEssentialEdition is de perfecte starterkit voor kleine bedrijven met alle essentiëlecomponenten(oproeproutering,oproeper-ID, wacht/conferentie/doorschakelen, voicemail)pluseenruimekeuzeaanAvaya-telefoontoestellen.

Als u klaar bent, stapt u over naar de PreferredEdition.

4

Komtegemoetaandewensenvanallemedewerkers

“Ik wens dat mijn medewerkers beter

en professioneler reageren.”

Communicatiefuncties die uw bedrijf een concurrentievoorsprong verzekeren... alsook de ingebouwde capaciteit die u nodig heeft om te blijven groeien: dat is het idee achter de IP OfficePreferredEdition. Met tien keer zoveel capaciteitvoormessagingdanindeEssentialEditionendemogelijkheidomtientallenoproepen tegelijk te verwerken, is de Preferred Editiondejuistekeuzevoorelkbedrijfdatcommunicatiewensttegebruikenomefficiënteren doeltreffender te werken, niet alleen vandaag, maar ook in de nabije toekomst.

Schaalbare, geavanceerde voicemail: De functies voor gesproken berichten in de Preferred Editionverzekerenelkedagweer denodigeproductiviteitenefficiëntie.Tot40oproepen

tegelijkverwerken.Eén voicemailverspreidenover het volledige bedrijf, een specifieke afdelingofeenbepaaldteam.Ulaten“opsporen”door het systeem en u notificeren wanneer er nieuwe berichten binnenkomen.

Veilige “meet me” conferenties: Met twee ingebouwde conferentieschakelingen kunnen al uw gebruikers met IP Office PreferredEditionheeleenvoudighuneigenconferentiegesprekken opbouwen, inclusief wachtwoordbeveiliging. De gebruikerervaring verloopt naadloos voor uw medewerkers en klanten – of wie u ook op uw audioconferentie wenst uit te nodigen. Met zijn unieke functie voor conferentiegesprekken kunt u met IP Office talrijke gesprekken tegelijk voeren.

Intelligente oproeproutering:Uweetnooitwanneeruwbelangrijksteklantzalbellen.Uhoeft zich niet langer zorgen te maken. Met IPOfficePreferredEditionbeschiktuovertalrijke programmeerbare opties om oproepen zoweloverdagals'snachtsteverwerken.Uprogrammeert IP Office zo, dat uw beste klanten worden herkend en zelfs worden begroet met een persoonlijke boodschap. Oproepen kunnen worden doorgeschakeld naar nagenoeg elke bestemming met verschillende opties voor elk binnentoestel, het tijdstip van de dag en verschillende binnenkomende nummers of netcodes.

Geautomatiseerde service informatie: Verrijk de ervaring van klanten door informatie te verstrekken zoals wachttijd, informatie over promoties of andere communicaties die de waarde van hun algemene ervaring zullen verhogen.

Oproepregistratie: De ingebouwde oproep-registratie is zeer interessant om uw bedrijfs-activiteiten op te volgen, juridische risico's voor uw bedrijf te beperken en te voldoen aan de nalevingscriteriavooruwindustriesector.Neembinnenkomende of uitgaande gesprekken op. Definieerdeopnamevooraf(meteenvastefrequentie)ofmaakeenopname“ondemand”met een druk op de knop.

Als u klaar bent, kunt u verder bouwen op uw investering en gewoon de AdvancedEditiontoevoegen.

EssentialEdition

PreferredEdition

MetIPOfficePreferredEditionkrijgt uallesvandeEssentialEdition,plus a

5

“Help mij om mijn klantenefficiënter

te bedienen.” Door nieuwe klanten binnen te halen groeit uw bedrijf. Door klanten loyaal en tevreden te houden, boekt uw bedrijf winst. Met IP Office AdvancedEdition kunt u beiden doen – dit is de ideale oplossing voor bedrijven die de dienstverlening aan de klant serieus nemen en tot de besten wensen te behoren.

Avaya heeft haar ervaring met grote contactcentra aangepast aan de behoeften van groeiende bedrijven zoals uw onderneming.

Geautomatiseerde 24/7 self-service: Voor nagenoeg elke interactie met de klant is eenvoud het beste – geef uw klanten alles wat ze nodig hebben via een geautomatiseerde self-service-functie: informatie oproepen, instructies aanvragen, status van bestellingen controleren en nog veel meer. Boek omzet buiten de kantooruren en maak agenten vrij voor rechtstreeks contact met de klant.

Beheer van de klantendienst in real time: Ontvang waarschuwingen zodra door u ingestelde service levels worden overschreden. Neemonmiddellijkmaatregelenomdeoproeproutering te optimaliseren en de service levels te verzekeren. Ontvang rapporten over alle lopende oproepen en vergelijk ze met historische rapporten. Ga na hoe uw agenten presteren en breng de nodige aanpassingen aan. Optimaliseer de productiviteit van uw personeel, zodat uw klanten kunnen genieten van een professionele, gepersonaliseerde ervaring.

Eenvoudigopvragenvanopgenomengesprekken: Archiveer probleemloos alle opgenomen gesprekken en zoek eenvoudig naar een gesprek dat u opnieuw wenst te beluisteren. Zoek via de browserinterface en roep de informatie op die u wenst. Gebruik de weergaveknoppen om te starten, stoppen, pauzeren, snel vooruit/achteruit te gaan, of om de opname te exporteren, zodat u kunt zoeken op datum, tijdstip, deelnemers, duur of gewenst toestelnummer. Gebruik deze resultaten om problemen met of nieuwe mogelijkheden voor het call center te verbeteren.

AdvancedEdition

Oplossingen voor uw doelstelling, uw budget

Voor de IP Office Advanced EditionisdePreferredEditioneen noodzakelijke basisvoorwaarde. U krijgtdusallesvandePreferredEdition,plus:

6

TELEWERKER

Regelmatigofafentoevanuithuiswerkenisefficiënt,milieuvriendelijk en vaak noodzakelijk – en met IP Office Teleworker is dit heel eenvoudig. IP Office Teleworker tovert elk thuiskantoor om tot een extentie van uw hoofdkantoor. De gebruiker voelt zich als een echt verlengstuk van het hoofdkantoor met hetzelfde telefoontoestel en dezelfde functionaliteit als op kantoor. De reistijd wordt nu productieve tijd en de verbindingistransparant.Enhetallerbestevooruwbedrijf: omdat alles via het IP Office-systeem loopt, kunt u talent van overal betrekken en op die manier geld sparen.

Opmerking: Voor de Teleworker-oplossing is de aanschaf van IP-deskphone vereist.

MOBIELEWERKER

Zelfs al beschikt u over een mobiele telefoon – wanneer u onderweg bent, elders in het gebouw of in een ander kantoor zit... mist u vaak oproepen. IP Office Mobile Worker lost het probleem op door elke mobiele telefoon te beschouwen als een binnenpost van het kantoor-telefoonsysteem – volledig met alle oproepverwerkende functies, verkorte nummersenz.Uhoeftnietlangernummersdoortegevenwaaropubereikbaarbent.Ubent dus ook zeker dat, wanneer de klant belt, hij op uw bedrijfsnummer terecht komt, niet op het persoonlijke nummer vanuwmedewerker.Enuwmedewerkersbeschikken over alle nodige functies om probleemloos en professioneel in contact te blijven.

POWERUSER

VoormedewerkersmeteenlaptopbrengtIPOfficePowerUsermobiliteitnaar een hoger niveau. Geef uw directeur, managers en andere belangrijke medewerkers de tools die ze nodig hebben om het bedrijf te beheren, beslissingentecommuniceren,ideeëntedelenenteamsteleiden.MetPowerUserkunnenzedekantoorcommunicatiecontrolerenviaeenIP-telefoon,mobiele telefoon of laptop; ze kunnen oproepen tegelijk op al hun toestellen ontvangen; automatisch worden genotificeerd bij belangrijke voicemails en e-mails(indezelfdeinbox);conferentiegesprekkenopzettenmetnietminderdan64 deelnemers. Dit is communicatie op zijn best, zodat uw mensen zo productief mogelijk zijn – altijd, overal.

Brengefficiëntie precies waar dit nodig is

7

RECEPTIONIST

Elkeklantmoetonmiddellijkhetgevoelkrijgenvaneensnelle,persoonlijke en professionele dienstverlening. Daarom werkt het personeel aan de frontdesk met IP Office Receptionist. Stroomlijn de oproepverwerking met eenvoudige “point-and-click” bedieningsmogelijkheden. Ga na wie er belt en waarom. Integreer met algemeen gebruikte databanksoftware. Bewaak alle kantoortoestellen. Laat één receptionist voor meerdere kantoren werken.

KLANTENDIENST-AGENT

Eenmedewerkerdieregelmatigoproepen verwerkt over verkoop, service, facturatie, productinformatie enz., dient over IP Office Customer Service Agent te beschikken. Dit is een browser-gebaseerde client waarmee agenten snel kunnen reageren op actuele situaties. De agenten ontvangen informatie over het aantal wachtende, lopende of verloren oproepen, alsook het aantal agenten dat zich aan- en afmeldt. Als er geen oproepen op een antwoord wachten, kan de agent van de klantendienst meer tijd besteden aan de huidige oproeper, zodat hij de inkomsten voor uw bedrijf en de tevredenheid van de klant kan verhogen.

CUSTOMERSERVICESUPERVISOR

Als u echt de beste verkoop en service wenst, wenst u ook constant te weten hoe de zaken ervoor staan. Grote bedrijven doen dit reeds lang. Met IP Office Customer Service Supervisor kunnen groeiende bedrijven dit nu ook doen. Customer Service Supervisor biedt rapporten aan waarmee u uw verkoopactiviteiten kunt beheren, de waarde van marketingcampagnes kunt beoordelen en kunt nagaan hoe goed agenten verkoop- en serviceoproepen behandelen.

IP Office-oplossing voor gebruiker-productiviteit – Power to Your People

Brengefficiëntie precies waar dit nodig is

© 2009 Avaya Inc. Alle rechten voorbehouden. Avaya en het Avaya-logo zijn handelsmerken van Avaya Inc. en kunnen in bepaalde rechtsgebieden geregistreeerd zijn. Alle handelsmerken die aangegeven zijn met ®, TM of SM zijn resp. gedeponeerde merken, handelsmerken en servicemerken van Avaya Inc. Alle andere handelsmerken zijn het eigendom van hun respectieve eigenaars.SB4318/09/09/3000/DU

Over Avaya

Avaya is een marktleider in communicatiesystemen voor ondernemingen. Het bedrijf levert unified communi-

cations, contact centers en aanverwante diensten via zijn partners aan toonaangevende bedrijven en organi-

saties over de hele wereld. Ongeacht hun grootte vertrouwen ondernemingen op Avaya voor geavanceerde

communicatiewaarmeedeefficiëntie,desamenwerking,dedienstverleningaandeklantendeconcurrentie-

positie verbeteren. Meer informatie vindt u op www.avaya.com.

Al uw communicatie perfect laten samenwerken, is essentieel om uw bedrijf beter te laten presteren:

• Uwklantenverwachtenhet.

• Uwwerknemersvragenhet.

• Uwwinstbalansvereisthet.

Avaya IP Office levert het.

In één compacte oplossing beschikt u met AvayaIPOfficeovereenongeëvenaardereeksgeavanceerde communicatiemogelijkheden om uw medewerkers beter te laten presteren enuw klantenefficiëntertebedienen.

EnmetIPOfficebeschiktuookoverdeondersteuning van Avaya – een marktleider in communicatiesystemen voor bedrijven – en ons netwerk van ervaren, erkende Avaya-business partners: lokale specialisten die de uitdagingen

begrijpen waarmee kleine en groeiende ondernemingen te maken hebben en die weten hoe unified communications hierbij kunnen helpen.

DekrachtvanUnifiedCommunicationsGroeiende bedrijven die willen blijven groeien, hebben de kracht van unified communications nodig.

FLEXIBELEKEUZEAANTOESTELLEN

IP Office kan werken met IP, digitale, analoge, SIP of draadloze technologie. Gebruik de toestellen die u wenst, wanneer u dit wenst.

WIJBIEDENUALLEFUNCTIESAANDIEU NODIGHEEFT

Uwerktsamenmetuwerkende Avaya business partner een Avaya IP Office-oplossing uit die perfect afgestemd is op uw behoeften en budget. Als u wenst te weten wat Avaya IP Office nog meer voor u

kan betekenen, surft u naar avaya.com/smallbiz

Avaya Belux Keizerkarellaan576

1082 Brussel

+32 2 777 77 77

www.avaya.be

AvayaNederlandMarconibaan 59

PO Box 1083

3430BBNieuwegein

+31 30 609 78 00

www.avaya.nl