INVOERING MICROSOFT LYNC BIJ DE UNIVERSITEIT TWENTE R.H.A.QUAEDVLIEG

4 JUNI 2015

DE UNIVERSITEIT TWENTE IN VOGELVLUCHT

2

9300

Studenten

3300

Medewerkers

5 Faculteiten

9 Diensten

Campus:

156 hectare

69

gebouwen

Projectleider / Informatieanalist

ICT-Servicecentrum, Universiteit Twente

Achtergrond: Technische bedrijfskunde (MSc)

Kerngebied: ICT in onderwijs

Sinds 2013 projectleider Invoering Microsoft Lync

ROGER QUAEDVLIEG IN VOGELVLUCHT

3

AANLEIDING

4

Telefooncentrale verouderd Kans op innovatie via VOIP oplossingen

Pilot uitgevoerd met Microsoft Lync 2010 (Martin Bosker)

Uitkomsten:

Lync geschikt als vervanger, met meer functionaliteit

Maar: extra functionaliteit nodig

Inzetten op USB devices: flexibel werken!

Past in visie UT: flexibel werken (op afstand); Innovatief!

COMPLEXITEIT

5

2 Telecom Providers (Tele2 en T-Mobile)

2de Locatie (ITC) met eigen centrale

Complexe routering tussen oude centrale en Lync

Meerdere betrokken partners (StartReady, Telecats, Workstreampeople)

Liften, faxen, analoge toestellen

Derden, bedrijven op UT terrein

Hoge zichtbaarheid, impact op hele UT

AANPAK VOORBEREIDING

6

Top Down en Bottom Up!

Gesprek hoofd eenheid (faculteit of dienst)

Intake met ICT contactpersonen

Intake formulier (personen, accounts, algemene nummers,

secretariaats schakelingen, dubbele werkplekken, devices etc.)

Alle medewerkers krijgen eigen telefoonnummer

Presentatie(s) devices voor medewerkers eenheid

Medewerker kiest zelf device!

VERDELING DEVICES (JUNI 2015)

7

Polycom cx300 33%

Calisto P240 12%

plantronics Voyager 24%

Jabra supreme 2%

Plantronics blackwire C710/720

14%

Jabra Speak 1%

Network phone 3% ATA lijn

11%

Device verdeling (totaal 3352 devices)

AANPAK UITVOERING

8

Flyers (teaser) Website met uitleg: http://www.utwente.nl/lync

Software door medewerker zelf te installeren

1 op 1 instructie van gemiddeld 30 minuten per medewerker

ICT werkplekondersteuning en inzet studenten voor uitleg aan medewerkers

Evaluatie na afloop

IMPACT OP BEHEERORGANISATIE

9

Veel medewerkers betrokken:

Projectteam 7 personen

Stuurgroep 5 personen

Uitrolteam studenten: ca. 15 personen

Nagenoeg hele ICT-Servicecentrum

betrokken bij uitvoering

Ook veranderingen in interne

ondersteuningsstructuur

Veranderen is teamwork!!

RESULTATEN

10

Eind juni 2015 nagenoeg alle medewerkers (ca. 3300) overgestapt op Lync

Uitrol volgens planning verlopen, en met weinig problemen!

Lync werkt als volwaardige vervanger van de oude telefooncentrale

Maar veel meer functionaliteit extra! Krachtige tooling om samen te werken,

binnen en buiten de UT.

Innovatie op devicevlak bij leveranciers valt tegen. Daar hadden

we meer van verwacht.

ADOPTIE JUNI 2015

11

Sep 2014 Mei 2015

Gebruikers

Telefoongesprekken

450

21.100

2600

67.037

+ 45.937

IM’s (chats) 2326 4892 + 2566

Videogesprekken 18 91 + 73

Delen van documenten 13 50 + 37

Groepsgesprekken AV 2078 2495 + 417

IM conferencies 34 133 + 99

Webconferenties 1 31 +30

PSTN conferenties 10 29 + 19

Weinig klachten na uitrol

TOEKOMST

12

Nieuwe telefonie aanbesteding:

Netherlight (SURFnet)

SIP trunk koppeling

Redundantie via netwerkinfrastructuur

Uitbreiden samenwerking via video/teleconferencing

Kennisuitbreiding via workshops

Overgang naar Skype for Business

Ook studenten op Lync? Inzet in onderwijs?

Lync/Skype for Business game voor instructie?

VRAGEN?

13