Inventarisatie van de visuele identiteit

In dit servicegedeelte vind je allereerst een volledige inventarisatielijst (voorzover mogelijk) en vervolgens drie checklists. De B, C en D checklists zijn ontwikkeld en worden gebruikt door het toonaangevende bureau voor huisstijlimplementatie NykampNyboer. Ten behoeve van dit boek hebben wij ze op sommige punten ingekort.

A Inventarisatielijst huisstijldragers

Gebruiksdrukwerk Aanwezig Opmerkingen

Externe correspondentieVisitekaartjeBriefpapierVervolgvelFaxpapierGespreksverslagOfferteFactuurContractPersberichtRoutebeschrijvingEnvelopPakpapierAdresstickerPoststempelMacro’s/templatesInterne correspondentieAgendaInterne notitie/memoGespreksverslagActiepuntenlijstVerzendlijstRapporten/mappenRapportomslagRapportbinnenwerkMacro’s/templatesExterne formulierenAanvraagBestellingOrderbonPlanningSollicitatie/inschrijvingMacro’s/templatesInterne formulierenBestellingDeclaratieMacro’s/templates

Folders en Brochures Aanwezig Opmerkingen

Corprorate brochuresCorporate brochureJaarverslagHalfjaarverslagProductfolders en -brochuresProductbrochureProductfolderLeafletHandleiding

Periodieken Aanwezig Opmerkingen

Externe periodiekenRelatiemagazineInformatiebulletinNieuwsbriefOnline periodiekenInterne periodiekenPersoneelsmagazineInformatiebulletinNieuwsbriefOnline periodieken

Producten en diensten Aanwezig Opmerkingen

Productvorm GebruiksaanwijzingVerpakkingLabelsPeriodiekenFolder en brochureCertificaatDisplayWagenparkKlantenkaartToegangskaart

Presentaties Aanwezig Opmerkingen

SchriftelijkHand-outRapport/map

OverheadsheetPresentatiediaDigitaalPowerPoint-presentatieOverheadsheetPresentatiediaMacro’s/templatesBeurzen/evenementenPasjeStandPresentatiewandExpositiemateriaalSpreekgestoelteVlagSpandoek

Interactieve media Aanwezig Opmerkingen

InternetIntranetWeblogBanner, floating page, etc. Cd-rom, DVD, etc.E-mailSMS, MMS, etc.

Ruimtelijke dragers Aanwezig Opmerkingen

ArchitectuurKantoorFabriekShowroomWinkelInterieurVoorportaalHalReceptieKantoorShowroomWinkelEtalage

Diverse dragers Aanwezig Opmerkingen

VerbruiksdragersWeggooibekerSuiker- en creamerzakjePlacemat

ServetPlastic/papieren draagtasServiesGlaswerkKopje/schotel/bekerBordBestekKledingUniformStropdasSjaalWerkkledingSportkleding

Signering Aanwezig Opmerkingen

Signering op gebouwenSignering op dakGevelsigneringBuitenbewegwijzeringEntreeaanduidingPlattegrondVerwijsbordParkeerverwijsbordBinnenbewegwijzeringReceptieOverzichtsbordenVerwijsbordBestemmingsaanduidingVerdiepingsaanduidingAfdelingsaanduidingKamerbordjeUitgangaanduidingVluchtwegaanduiding

Externe communicatie Aanwezig Opmerkingen

Corporate reclameRadio-/tv-commercialAdvertentieBannerSponsoringArbeidsmarktcommunicatieAdvertentie BannerMarketingreclameRadio-/tv-commercial

AdvertentieBannerDirect marketingPermanente reclameStadionboardSigneringspaalTreinreclameBusreclameContainerVrachtwagen/bestelauto

Interne communicatie Aanwezig Opmerkingen

Interne correspondentieZie gebruiksdrukwerkInterne formulierenZie gebruiksdrukwerkInterne periodiekenZie periodiekenOpleidingsmateriaalCursusmateriaalCertificaatOverige interne communicatieScreensaverMuismatKalenderBureauagendaWie-is-wie-boekInterne telefoongids

Relatiegeschenken Aanwezig Opmerkingen

RelatiegeschenkenPenPaperclipAanstekerDraagtasParapluStropdasSjaalT-shirtSleutelhangerPost-it blocHorloge

B Inventarisatie drukwerk

Bron: NykampNyboer

Doelgroep Drukwerkinkopers.

1.1 InleidingDeze vragenlijst dient om inzicht te krijgen in het gebruik van de huisstijl bij drukwerk. Wij zouden het op prijs stellen als u uw antwoorden voorziet van een toelichting. Als er documenten (foto’s, brochures etc.) zijn waarin informatie staat over de hieronder te behandelen onderwerpen, zien wij deze documenten graag tegemoet.

1.2 Persoonlijke gegevens

Naam

Functie

Locatie

Postadres

Postcode

Plaats

Telefoon

E-mailadres

2 Drukwerkartikelen

2.1 Overzicht drukwerkpakket Graag ontvangen wij, indien mogelijk, een overzicht van het totale drukwerkpakket. Dit overzicht is bijvoorbeeld een lijst of uitdraai van een systeem voor inkoop/voorraadbeheer.

2.2 Modellen verschillende drukwerkitemsGraag ontvangen wij van u twee modellen van de verschillende drukwerkitems die binnen uw organisatie worden gebruikt zoals:

▪ brief▪ vervolgvel▪ faxbericht▪ zonder begeleidend schrijven/ ‘met vriendelijke groet’ kaart▪ envelop(pen)▪ adresetiket▪ visitekaartje▪ factuur▪ presentatiemappen

▪ rapportomslagen▪ brochures▪ leaflets ▪ overig

Indien een afdeling/divisie/directie met een onderscheidende huisstijl communiceert, dan willen wij van de correspondentiereeks eveneens de bovengenoemde modellen ontvangen.

2.3 Gegevens van drukwerkartikelenGraag ontvangen wij van de verschillende drukwerkitems de volgende specifieke gegevens. Als deze gegevens niet binnen uw organisatie bekend zijn, kunt u deze bij uw drukkerij opvragen.

2.3.1 Bestelhoeveelheid per product per tijdseenheid?

Aantal Toelichting     2.3.2 Kostprijs product per kwantiteit?

Prijs      Toelichting     2.3.3 Jaarverbruik per product?

Aantal      Toelichting     2.3.4 Huidige voorraad?

Aantal      Toelichting     

2.4 Waar zijn deze gegevens beschikbaar?

centraal (bijvoorbeeld bij de afdeling Inkoop) decentraal (bijvoorbeeld bij elke afdeling/sub-organisatie)

Toelichting     

3 Procesmatig

3.1 Wie regelt de inkoop en hoe of via wie wordt er ingekocht?Centraal/decentraal (per afdeling) plaats?

Toelichting     3.2 Hoe is de organisatie rondom voorraadbeheer van drukwerk geregeld?

Bijvoorbeeld: centraal/decentraal (per afdeling) plaats?Toelichting

     3.3 Zijn er met betrekking tot het huidige drukwerkpakket vaste afspraken

(contracten) gemaakt met (een) leverancier(s) en wie zijn deze leveranciers?

Toelichting     3.4 Zijn er beheersprocedures (controle, klachtenregistratie) vastgelegd voor:

Het gebruikte materiaal Kwaliteit van de huisstijl Drukkwaliteit De aflevering Anders, namelijk

Toelichting     

4 Gegevens over inkoop

4.1 Maakt u met uw drukkerijen prijsafspraken en hoe lang gelden deze?

Toelichting     

C Inventarisatie internet

Bron: NykampNyboer

DoelgroepRedacteurs en beheerders internetsite.

1.1 InleidingDeze vragenlijst dient om inzicht te krijgen in het gebruik van de huisstijl op de huisstijluiting internet. Tevens proberen wij inzicht te krijgen in de kwalitatieve en kwantitatieve gegevens die hierop betrekking hebben. Wij zouden het op prijs stellen indien u uw antwoorden voorziet van een toelichting.

Als er documenten (foto’s, brochures, handleidingen, etc.) zijn waarin informatie staat over de hieronder te behandelen onderwerpen, zien wij deze documenten graag tegemoet.

1.2 Persoonlijke gegevensNaam      Functie      Locatie      Postadres      Postcode      Plaats      Telefoon      E-mailadres      

1.3 Welke onderdelen van de internetsite van uw organisatie komen in aanmerking voor de implementatie van een nieuwe huisstijl?

Toelichting     

1.4 Beschrijf de doelgroepen die uw organisatie via de genoemde internetsite wil bereiken.

Toelichting     

1.5 Op welke wijze is de ontwikkeling, het beheer & onderhoud van de internetsite is georganiseerd in termen van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden.

Denk hierbij aan aspecten als hosten van de website, programmeren, lay-out, updaten van inhoud, aanmaken van nieuwe pagina’s, etc.

Toelichting     

1.6 Vindt u dat er organisatorische aspecten ten aanzien van de ontwikkeling en het beheer & onderhoud van de internetsite gewijzigd zouden moeten worden?

Ja, gaarne toelichten Nee

Toelichting     1.7 Vervullen externe ICT-partners een belangrijke functie bij de

ontwikkeling en het beheer & onderhoud van de internetsite?

Ja, gaarne toelichten Nee

Toelichting     1.8 Zijn er op het gebied van strategisch beleid ten aanzien van het internet

nog wijzigingen te verwachten?

Ja, gaarne toelichten Nee

Toelichting     1.9 Zijn er specifieke richtlijnen voor het toepassen van de huisstijl binnen de internetsite?

Ja, gaarne toelichten Nee

Toelichting     1.10 Geef een korte omschrijving van de technieken die toegepast worden

binnen de internetsite van uw organisatie in termen van ‘platte’ HTML, servertechnologie, databasekoppelingen, etc.

Toelichting     

1.11 Wordt er bij het genereren van de internetsite eventueel vanuit een database gebruik gemaakt van templates, stylesheets waarin alle vormgevingskenmerken zijn vastgelegd?

Ja, gaarne toelichten welke personen en/of afdelingen hiervoor benaderd kunnen worden.

Nee

Toelichting     

1.12 Zijn er functionele en technische ontwerpen (beschrijvingen) van deinternetsite(s) van uw organisatie?

Ja, gaarne toelichten welke personen en/of afdelingen hiervoor benaderd kunnen worden.

Nee

Toelichting     1.13 Wat zijn goede of juist slechte momenten om de huisstijlwijziging op

internet door te voeren? Dit moment kan te maken hebben met piekbelastingen in het primaire proces, wijzigingen in de hardware of software, etc. Ook aangeven als het moment niet relevant is.

Toelichting     1.14 Wie moeten er volgens u verder nog betrokken worden bij de

implementatie van de nieuwe huisstijl op internet en welke werkwijze past het beste bij uw organisatie, of past juist helemaal niet?

Toelichting     1.15 Welke besparingsmogelijkheden ziet u bij het implementeren van de

nieuwe huisstijl op internet?

Toelichting     1.16 Indien er nog belangrijke aanvullende informatie is over de onderwerpen

uit deze checklist, kunt u deze informatie hieronder vermelden of separaat bijvoegen.

Toelichting     

D Inventarisatie kantoorautomatisering

Bron: NykampNyboer

DoelgroepGebruikersorganisatie.

1.1 InleidingDeze vragenlijst dient om inzicht te krijgen in het gebruik van de huisstijl op documenten, gemaakt met kantoorautomatisering. Tevens proberen wij inzicht te krijgen in de kwalitatieve en kwantitatieve gegevens die hierop betrekking hebben. Wij zouden het op prijs stellen indien u uw antwoorden voorziet van een toelichting.

Als er documenten (foto’s, brochures, handleidingen, etc.) zijn waarin informatie staat over de hieronder te behandelen onderwerpen zien wij deze documenten graag tegemoet.

1.2 Persoonlijke gegevensNaam      Functie      Locatie      Postadres      Postcode      Plaats      Telefoon      E-mailadres      

1.3 Welke documenten, voorzien van de huisstijl, worden geproduceerd met computers?

Documentsoort Doelgroep ApplicatieIntern Extern (bijvoorbeeld: MS Word XP)

Brief       Fax       Memo       Adressticker       Agenda       Notulen       Verzendlijst      

Actiepuntenlijst     

Persbericht       Rapport       Offerte       Factuur      

Overeenkomst     

Contract       Declaratie      

Werkbriefje                  

1.4 Wordt er naast de eventuele voorbedrukte informatie nog andere informatie met behulp van automatisering (printers) toegevoegd? Zo ja, op welke documenten?

Ja, graag toelichten Nee

Gegevens Document

Opmerkingen

Juridische gegevens

           

Gegevens bankrelatie(s)

           

Algemeen e-mail adres

           

Website             Pay off-regel                              

1.5 Als uw organisatie meer dan één locatie heeft is het waarschijnlijk noodzakelijk verschillende adresinformatie voor de verschillende locaties te vermelden op de correspondentie. Is dit het geval voor uw organisatie?

Ja, graag toelichten Nee

Vestiging/afdeling

Gegevens

                      

1.6 Welke persoonlijke informatie vermeldt u op uw correspondentie?

Persoonlijke informatie

Opmerkingen

Contactpersoon       Doorkiesnummer       Faxnummer       Mobiel nummer       E-mailadres                  

1.7 Welke verzendinstructie, bijvoorbeeld ‘Vertrouwelijk’ of ‘Per express’, zijn vereist binnen uw organisatie?

Opties Opmerkingen Per expresse       Vertrouwelijk       Persoonlijk       Strikt

persoonlijk      

Aantekenen                  

1.8 Welke standaard vormen voor een aanhef gebruikt u?

Aanhef Opmerkingen Geachte       Beste                  

1.9 Welke standaard groetregels gebruikt u?

Groetregel Opmerkingen Hoogachtend       Met vriendelijke

groet      

           

1.10 Komt het voor dat er een document wordt opgesteld door iemand anders dan de ondertekenaar van het document?

Ja Nee

1.11 Komt het voor dat er meer dan één handtekening onder aan een document moet worden geplaatst?

Ja Nee

1.12 Worden er vreemde talen gebruikt voor correspondentie binnen uw organisatie/afdeling?

Ja Nee, is wel gewenst Nee

Taal Regelmatig Incidenteel Engels Duits Frans      

1.13 Is het gewenst dat de gebruikers-interface (de invulvensters) van het correspondentiesysteem vreemde talen ondersteunt?

Ja Nee

Taal Regelmatig Incidenteel Engels Duits Frans      

1.14 Wie is binnen uw organisatie verantwoordelijk voor de standaard vertalingen (briefkopjes, aanhef, ondertekening, etc.) zoals deze bij correspondentie worden gebruikt?

Naam Afdeling                      

1.15 Wordt er binnen uw organisatie gebruik gemaakt van brieven met vooringevulde tekst (standaardbrieven)?

Ja, graag toelichten       Nee, is wel gewenst Nee, is niet gewenst

Wilt u aangeven wie verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud en van deze standaardbrieven een afdruk kan verzorgen?

Naam Afdeling                      

1.16 Wordt er binnen uw organisatie gebruik gemaakt van standaard tekstblokken, tekstfragmenten en/of bouwstenen?

Ja, graag toelichten       Nee, is wel gewenst Nee, is niet gewenst

Wilt u aangeven wie verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud en van deze tekstblokken, tekstfragmenten en/of bouwstenen voorbeelden (een afdruk of elektronisch) kan verzorgen?

Naam Afdeling                      

1.17 Wordt de functie mailmerge (samenvoegen van document met adressenbestand) binnen uw organisatie gebruikt?

Ja, automatisch Ja, het document wordt als een samenvoegdocument geschikt gemaakt voor

mailmerge Nee, is wel gewenst Nee, is niet gewenst

1.18 Zijn er binnen uw organisatie afspraken gemaakt over het gebruik en/of samenstellen van een referentie (briefkenmerk)?

Ja, graag toelichten hoe de referentie wordt samengesteld Nee, is wel gewenst. Graag toelichten hoe de referentie wordt samengesteld Nee, is niet gewenst

Toelichting     

1.19 Zijn er binnen uw organisatie afspraken gemaakt over bestandlocaties voor het bewaren van documenten?

Ja, graag toelichten Nee

Toelichting     

1.20 Wordt er gebruik gemaakt van een postregistratiesysteem voor inkomende en/of uitgaande post?

Ja, graag vermelden welk systeem wordt gebruikt en hoe het proces verloopt. Nee

Toelichting     

1.21 Maakt uw organisatie gebruik van huisstijl-/correspondentiesystemen voor het produceren van correspondentie?

Ja, graag in de toelichting aangeven wie verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud.

Nee

Naam Afdeling                                 

1.22 Zijn er functies die u mist in het huidige correspondentiesysteem (indien aanwezig)?

Ja, graag toelichten Nee

Toelichting     

1.23 Is er in een correspondentiesysteem behoefte aan koppelingen met bestaande databases (bijvoorbeeld adressenbestanden) en welk databaseformaat is dit?

Ja, graag in de toelichting aangeven wie verantwoordelijk is voor het beheer en onderhoud van nieuwe en bestaande databases.

Nee

Soort bestand Verantwoordelijke Databaseformaat                                                   

                                  

1.24 Worden er binnen uw organisatie documenten dubbelzijdig geprint?

Ja Nee

1.25 Als er nog belangrijke aanvullende informatie is over de onderwerpen uit deze vragenlijst dan kunt u deze informatie hieronder geven of separaat bijvoegen.

Toelichting