Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel...

67
1 Welkom bij de presentatie van ROC ID College over de ontwikkeling van het Management Informatie Portaal Gebruikersdag SamboICT, maandag 22 november 2010 Hans van Nieuwland Dennis Rosenbrand Marcel van Oorschot

Transcript of Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel...

Page 1: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

1

Welkom bij de presentatie van ROC ID College

over de

ontwikkeling van het Management Informatie Portaal

Gebruikersdag SamboICT, maandag 22 november 2010

Hans van Nieuwland

Dennis Rosenbrand

Marcel van Oorschot

Page 2: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

2

kengetallen ROC ID College

Omzet 80 mln

Studenten 15.000

FTE 800

Personeel 1.200

Vestigingen 15

Onderwijs domeinen 6

Diensten: Planning & Control

Administratief Bedrijf

Facilitaire Bedrijf

Communicatie & Marketing

Onderwijs & Innovatie

Onderwijs servicecentrum

Regio Zuid-Holland, Groene Hart.

Page 3: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

3

Wat is dit?

Wat is het kenmerk van een bal?

Page 4: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

4

Wat kan je er mee doen?

Page 5: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

5

Page 6: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

6

Wat leert het ons…..

maar meer nog, wat wil je er mee bereiken….

Page 7: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

7

…en wat is de verwachting?

Page 8: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

8

The situation

en dat zag er zo uit

Page 9: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

9

Exact

overzicht

Excel

bestand

Papieren

uitdraai

nOISe

Eigen

bewerkingen

Vorig

overzicht

Adhoc

rapportage

Adhoc

rapportage

CvB

Vorig

overzicht

P&C

AB

FB

OM Eigen lijstje

onderwijs HRM

regio bedrijfs-

voering

The situation The new situation

Page 10: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

10

Zoek realiteit en maak connecties tussen de

uitvoerders- en de verantwoordelijken in de

keten.

Start met:

Ontwikkel de onderliggende procedures en interne

wetgeving en maak verbindingen.

Page 11: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

11

Pas dan op weg naar managementinformatie

Page 12: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

• Financieel

• Student

• Personeel

• Financieel

• Student

• Personeel

• Norm – en streefcijfers

• Financieel

• Student

• Personeel

• Norm – en streefcijfers

2008: Infoview

2009: Keuze ander systeem

2010: Implementatie MIP

op weg naar managementinformatie

Page 13: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

De poort tot het verhaal achter de cijfers

Interne sturing gekoppeld aan externe

verantwoording

Prestaties verbonden aan normen

Centrale waarheid

Gelaagde opbouw van het

informatiesysteem

Connectie met strategisch beleid

Resultaat

Hoe werkt het.

Page 14: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

14

Dashboard

Transformatie van gegevens volgens de business rules

Detail rapportages

NOISE

NOISE - Adapter

EXACT

EXACT - Adapter

RAET

RAET - Adapter

Dagelij

ks o

m 0

3:0

0 u

ur

Kubus

Reportbuilder

Wat hebben we gerealiseerd

Page 15: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Gelaagdheid MIP omgeving

Scorecards

Dashboards

Rapportages

Page 16: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Voorbeeld scorecards

Scorecards

Page 17: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Voorbeeld dashboard

Dashboards

Page 18: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Voorbeeld rapportage

Rapportages

Page 19: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

19

Page 20: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 21: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 22: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 23: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 24: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 25: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 26: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 27: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 28: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 29: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 30: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 31: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 32: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 33: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 34: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 35: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 36: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 37: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 38: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 39: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 40: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 41: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 42: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 43: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 44: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 45: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 46: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 47: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 48: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 49: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 50: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm
Page 51: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Achtergrond van een informatie vraag

• Externe verantwoording

• Interne verantwoording

• Interne sturing

Page 52: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Externe verantwoording

52

Instelling

Overheid /

inspectie

Wet- en regelgeving

Interne verantwoording

Instelling

CvB

Team B Team C Team A

Interne

“wet- en regelgeving”

Interne sturing

1

6 3

8

2

4

5

7

Vrijheid

Page 53: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Relatie van vragen

CvB

Team A Team B

Overheid

/ inspectie Wet- en

regelgeving

Interne

“wet- en

regelgeving”

Interne

stuur-

informatie

Page 54: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Aanpak

• Wij willen een beter inzicht in

Voortijdige Schoolverlaters!

– Wie stelt de vraag?

– Wat is het doel?

– Voor wie is de informatie?

– Waarom?

Page 55: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

VSV wetgeving Schooluitval

Schooluitval is de uitstroom van jongeren uit een onderwijssoort

zonder dat zij een diploma hebben gehaald en zonder dat zij

doorstromen naar een andere onderwijssoort.

Een deel van de leerlingen die uitvallen, zal na verloop van tijd

opnieuw aan een opleiding beginnen.

Degenen die niet terug naar school gaan en die nog geen

startkwalificatie hebben, worden voortijdig schoolverlaters genoemd.

Voortijdig schoolverlaters

Voortijdig schoolverlaters zijn alle jongeren tot 23

jaar die de school verlaten zonder

startkwalificatie. Een jongere heeft een

startkwalificatie als hij een havo- of vwo-diploma

of een diploma op niveau 2 van het mbo haalt. Dit

laatste betekent dat hij na het vmbo nog een

beroepsopleiding van minimaal twee jaar moet

hebben gevolgd. Leerlingen die na het behalen

van een vmbo-diploma geen onderwijs meer

volgen, worden daarom ook als voortijdig

schoolverlaters beschouwd. Ook leerlingen tot 23

jaar die langer dan een maand zonder reden van

school wegblijven, vallen onder de voortijdig

schoolverlaters.

Definitie voortijdig schoolverlaten in Nederland

Voortijdig schoolverlaten (vsv) is in Nederland gedefinieerd

als het niet halen van een

startkwalificatie, dat is een diploma van havo, vwo of

niveau 2 van het mbo. In het Nederlandse

onderwijs- en arbeidsmarktbeleid wordt de startkwalificatie

gezien als het minimale niveau dat

nodig is om voldoende toegerust de arbeidsmarkt te

betreden en om zich gedurende de

beroepsloopbaan verder te kunnen ontwikkelen (OCW,

1993). Het beleid is er op gericht om zo

veel mogelijk jongeren een startkwalificatie te laten halen.

Een primaire startkwalificatie wordt

behaald met het succesvol afronden van

het havo of vwo,

of met het behalen van een diploma van

een opleiding van minimaal niveau 2 van

het secundair

beroepsonderwijs (bol of bbl).2 In het

Nederlandse onderwijs- en

arbeidsmarktbeleid wordt de

startkwalificatie gezien als het minimale

niveau dat nodig is om een volwaardige

plaats op de

arbeidsmarkt te veroveren, of om door te

stromen naar vervolgonderwijs.

Page 56: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Externe verantwoording

• VSV kan niet / hoeft niet extern

verantwoord te worden.

• De metingen worden centraal gedaan:

– Terug gerapporteerde gegevens zijn

lastig herleidbaar

– Definities zijn ondoorzichtig

– Ondertussen kan VSV wel geld

kosten!

Instelling

Overheid

Page 57: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Interne verantwoording

Wat is onze bijdrage in de totale pool

van (potentiele) VSV-ers?

• Op basis van eigen registratie kan dit

gemeten worden.

• De intern gebruikte definities kunnen

afgeleid worden vanuit de wet- en

regelgeving. CvB

Team A Team B

Page 58: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Interne sturing • analyses met behulp van de centrale definities

– wie, wat, waar en waarom vragen

• Relatie met andere meetwaarden – Relatie aantal VSV-ers en actieve deelnemers

• Relatie met andere domeinen – Verzuimregistratie, verslagen, cijfers

• Analyse op basis van eigen definities – Vrijheid in interpretatie van gegevens

Page 59: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Interne verantwoording

59

Page 60: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Operationele sturing

60

Page 61: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Interne sturing

61

Analyse “Achter” het dashboard:

• Gestandiseerde BI

• Self Service BI

Page 62: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

62

Single point of truth;

MIP is de waarheid, gebruik dit ook als waarheid en duw

de rest terug.

No single point of information;

MIP is strategisch, connect MIP met de operationele

informatie, maar niet alle informatie hoeft uit MIP te komen.

Neem ruim de tijd voor het validatieproces;

Validatie geeft inzicht in de hiaten van de ingerichte en/of

uitgevoerde processen en het toepassingingsniveau van

de organisatie.

de valkuilen

Page 63: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

63

Biedt het CVB scenario’s aan

Indien de definitie om meerdere manieren geïnterpreteerd kan

worden. (Gebruik voorbeelden met cijfers);

Durf beslissingen te mandateren aan het “MIP” team;

Verwachtingsmanagement

heb begrip dat het ontwikkelteam onverwachte problemen

tegenkomt waardoor niet kan worden voldaan aan

de oorspronkelijk verwachting;

Niet te veel tegelijkertijd willen;

Bronsystemen in orde;

de valkuilen

Page 64: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

64

Wat heeft het ons gebracht

MIP wordt gebruikt bij verantwoordingsgesprekken;

MIP is basis voor informatievoorziening aan Raad van Toezicht;

Goed gedocumenteerde business rules;

managers geschoold in duiding van de cijfers. sterke

tevredenheid onderwijsteams en CvB;

ROC ID College beter in control. (rust in de tent)

Page 65: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

Opzet change board

Opzet BI Competence Center

Ontwikkeling prestatie indicatoren vanuit de bedrijfsonderdelen

en onderwijs.

65

Verdere ontwikkelingen bij ROC ID College

Page 67: Introductie Management Informatie Portaal · Pas dan op weg naar managementinformatie •Financieel •Student •Personeel streefcijfers •Financieel •Student •Personeel •Norm

67

Bedankt voor uw aandacht

Marcel van Oorschot

Projectmanager

06 51084627

[email protected]

Hans van Nieuwland

Adviseur Planning en Control

06

[email protected]

Dennis Rosenbrand

[email protected]