Aanwerving

Inte

rne

klan

tW

&S

Fase

Opvragen bijkomende

gegevens

Doorsturen bijkomende

gegevens

Contractflow extern

Email/Tel

Bevordering

HR

P-r

egio

W&

SD

irec

tie

HR

-Sys

tem

en

Fase

Email Directiesecretariaat

Invullen vacature SF Opmaken sjabloon

Nakijken gegevens

Goedkeuring bevordering

Contractflow intern

Stoel aanmaken

EmailExcel lijst

Aanvullen + verzenden

verzamelnotaEmail

Interne mobiliteit

Inte

rne

klan

tW

&S

HR

P-r

egio

Dir

ecti

eH

R-S

yste

men

Fase

Meedelen gekozen kandidaat

Opmaken sjabloon

Email/Tel

Aanvullen verzamelnota

Email

Vraag interne klant: aanwezigheden uit

planning halen

Goedkeuring mutatie

Contractflow intern

Stoel aanmakenEmail

Excel lijst

EmailDirectiesecretariaat

Deze stap NIET bij louter wijziging van werkplek (binnen zelfde instelling)

Email

Gegevens nakijken

Ambtshalve mutatie

Inte

rne

klan

tW

&S

HR

P-r

egio

Dir

ecti

eH

R-S

yste

men

Fase

Trigger?

Opmaken sjabloon

Email/Tel

Aanvullen verzamelnota

Email

Vraag interne klant: aanwezigheden uit

planning halen

Goedkeuring mutatie

Registratie SAPContractflow

intern

Stoel aanmakenEmail

Excel lijst

EmailDirectiesecretariaat

Deze stap NIET bij louter wijziging van werkplek (binnen zelfde instelling)

Email

Nakijken gegevens

Verlenging contract

Inte

rne

klan

tW

&S

HR

P-r

egio

Contract wordt niet verlengdContract wordt verlengd

Aanvullen Excel ‘lopende

contracten’

Nakijken juridische regels verlenging

Email Brengt advies uit

Aanvullen verzamelnota

OKverlenging

Contractflow intern

Kandidaat her- koppelen aan

andere vacature

NOK – functioneert slecht

NOK – maar functioneert goed

Procedure einde contract

Flow mutatie of aanwerving

Mailbox instelling: advies voor verlenging

Opdrachthouderschap

HR

P-r

egio

Inte

rne

klan

tD

irec

tie

Fase

Vraag stellen: email met motivatie

dirteam makenHRP informerenEmail

Aanvullen verzamelnota

Email

Goedkeuring

EmailDirectiesecretariaat

Contractflow intern

OK

Einde procedureNOK

Kennisgevingbrief medewerker

Addendum naar instelling

Waarnemende functie

HR

P-r

egio

Inte

rne

klan

tD

irec

tie

HR

-Sys

tem

en

Fase

Vraag stellen: email met motivatie

dirteam makenHRP informerenEmail

Aanvullen verzamelnota

Email

Goedkeuring

EmailDirectiesecretariaat

Contractflow intern

OK Einde procedureNOK

Kennisgeving medewerker

Stoel aanmaken

Email Excel lijst

Addendum mailbox instelling

Contractondertekening intern

Inte

rne

klan

tH

RP

-reg

ioH

RP

Ad

min

-reg

ioD

irec

tie

Dir

ecti

e-se

cret

aria

atM

edew

erke

r

Fase

Verzamelnota goedgekeurd

Opmaken addendum of nieuw

contract

Naam aanvullen in excel-lijst ‘opvolging

contracten’

Medewerker tekent contract op eigen

dienst

Postbode

Map ter ondertekening

directie

Jean-Luc brengt contracten naar

directiesecretariaat

Ondertekenen contracten

Ophalen contracten

Verdelen over bakjes directeurs

Mailbox instelling:afprinten contract

Email

Afwerken contracten(3 indien nog niet gedigitaliseerd;

2 indien gedigitaliseerd)

Ontvangst origineel contract via post

Bakje (niet digitaal)

Ontvangst origineel exemplaar

(postbode) + afgeven aan

instelling

POST

Een exemplaar digitaliseren + klasseren in juridisch klassement

Klasseren (indien instelling die nog is

gedigitaliseerd)

Registratie SAP

Contract in bakje regio

Getekende contracten in bakje

regio

Afgewerkte contracten afvinken

in Excel

Dossier check Payroll (Danny)

Continue opvolging via papieren dossier!

Contractondertekening extern – Flow A

Inte

rne

klan

tW

&S

HR

P-r

egio

HR

PA

dm

in-r

egio

Dir

ecti

eD

irec

tie-

secr

etar

iaat

Med

ewer

ker

Fase

Contractondertekening extern – Flow B

Inte

rne

klan

tW

&S

HR

P-r

egio

HR

PA

dm

in-r

egio

Dir

ecti

eD

irec

tie-

secr

etar

iaat

Med

ewer

ker

Fase

Invullen vacature SF + opmaken

aanstellingsnota

Contractafspraak kandidaat/HIP

Contractopmaak

Procedure medisch toezicht

Contract ondertekenen in HIP

Originele contracten in bakje directie

Jean-Luc brengt contracten naar

directiesecretariaat

Verdeling over bakjes directeurs

Ondertekenen contract

Ophalen contracten

Opmaken sjabloon

Project 600

W&

SP

A (

Juri

dis

che

cel)

KA

ND

IDA

AT

DIE

NST

HR

PD

irec

tie

Med

isch

to

ezic

ht

Fase

Ontvangt oproep DIBIS

Doet interne oproep + aanmaak affiches

Doet melding + geeft uitleg op de

werkvloer

Mail

AanvraagformulierInfosessie

Medisch attest

Ontvangt formulieren ter

plekke en bezorgt ze aan PA

Afgeven (origineel getekende)

Stuurt aanvraag naar DIBIS en wachten op antwoord

Vacature aanmaken vervanging

PA moet DIBIS op de hoogte brengen

TRIGGER: Attest nauwgezetheid aan PA/HRP bezorgen

Gesprek met afgestudeerde medewerker

Toelatingsproef

OK

Niet geselecteerd NOK

Lang wachten Positief / Negatief

Kandidaat heeft gesprek met HR(wie van HR =>

moet uigewezen worden)

Handtekening Philippe

registratie in SAP

Interne of externe contractenKlasseren attest in personeelsdossier

Afwachten (per trimester)

Doet melding + geeft uitleg op de

werkvloer

Ontvangt brief van Dibis

Brengt op de hoogte van de

beslissing: kandidaat, HRP

en WZC

Negatief

positief

Contractflow

Start selectieprocedrue

Afgewezen

Ingeven structurele afwezigheid in SAP

POSTBODE naar PA

Medisch onderzoek