Online inschrijven

We werken met het online inschrijfsysteem voor de inschrijvingen van de schoolvakanties: “Tjek Ouderportaal”.

De inlogcode van het ouderportaal Tjek wordt in de week voor de inschrijvingen beginnen doorgemaild.

Inschrijven voor de zomervakantie kan vanaf zondag 14/06/2020 - 10 u.

Hoe inschrijven?

· Ongeveer 1 maand vóór elke vakantie ontvang je een mail van Tjek Ouderportaal met hierin een unieke code (nu met de coronapandemie en de steeds wisselende veiligheidsmaatregelen is dit 2 weken voordien). Via deze code en je mailadres open je rechtstreeks het online inschrijfplatform om je kind(eren) in te schrijven. Elk kind heeft een eigen code. Heb je 2 kinderen die in dezelfde leeftijdsgroep opgevangen worden, dan ontvang je maar 1 code.

· Let er wel op dat het mailadres hetzelfde is als dat wat wij hebben geregistreerd. Heb je nog geen mailadres doorgegeven? Dan meld je dit aan onze administratieve dienst.

· We aanvaarden enkel inschrijvingen via het online inschrijfplatform.

· Indien er iets mis loopt bij het inschrijven of het lukt niet, neem dan contact op met de administratie.

· Ouders die niet in de mogelijkheid zijn om online in te schrijven kunnen contact opnemen met de administratieve dienst. Doe dit zo snel mogelijk want de opvangplaatsen zijn beperkt.

Wanneer inschrijven?

In de mail die je krijgt met de code staat duidelijk vermeld vanaf wanneer je kan inschrijven.

Je kan blijven inschrijven voor vakantiedagen zolang er plaats is en tot uiterlijk 2 dagen vóór de gevraagde opvangdag.

Hoe krijg je een bevestiging?

· Je krijgt een confirmatiemail nadat je je aanvraag bevestigd hebt. Opgelet, dit is nog geen bevestiging. Dit wil enkel zeggen dat jouw aanvraag goed verzonden werd. De aanvraag is dan nog niet goedgekeurd.

· We trachten de inschrijvingen dagelijks binnen te halen.

· Daarna krijg je van ons een bevestigingsmail. Hierop zie je op welke dagen je kind(eren) ingeschreven is (zijn). Deze staan aangeduid met een X.

Wat als er geen plaats meer is?

Indien de opvang volzet is, word je zoon/dochter op de reservelijst geplaatst. Op de bevestigingsmail staat dan een (R) van reserve met een getal dat jouw plaats op de wachtlijst aangeeft. Zodra er een plaats vrijkomt, krijg je een nieuwe bevestigingsmail. Wens je niet of niet meer op de wachtlijst te staan, annuleer dan deze aanvraag via het portaal en noteer als reden “annulatie wegens reservelijst”.

Indien je zoon/dochter reeds gebruik gemaakt heeft van de andere opvanglocatie, heb je een tweede code ontvangen. Je kan deze code dan gebruiken om te kijken of er in de andere opvanglocatie wel plaats is.

In dat geval schrijf je in bij de andere opvanglocatie en annuleer je zelf de eerste aanvraag om een boete te voorkomen. Doe je dit tijdens een periode waarin je niet meer kosteloos kan annuleren, noteer dan bij de reden van annulatie “annulatie wegens reservelijst”.

Wil je je zoon/dochter inschrijven in de andere opvanglocatie maar heb je geen code ontvangen voor de andere locatie? Contacteer dan de administratieve dienst 011/23.62.76.

Wat als je wil annuleren?

· Annuleren geeft andere ouders de kans om een opvangplaats te bemachtigen.

· Kosteloos annuleren kan je online tot 1 week voor de vakantie begint (nu tijdens deze

coronatijden tot en met zondag 28/06).

· Annuleer je na deze periode, dan betaal je een administratieve kost van €6,50 per gereserveerde dag en per kind.

· Wie zonder annuleren afwezig blijft, betaalt eveneens een administratieve kost van €6,50 per gereserveerde dag en per kind.

· De opvang dag zelf kan je enkel annuleren door een mailtje te sturen naar administratie@ukkies.be.

Op die manier kunnen we andere ouders verder helpen. Noteer liefst ook de reden.

Wat bij ziekte?

Bij ziekte mail je of bezorg je ons het doktersattest binnen de 48 uur. Zo vermijd je een administratieve kost.

Wat met dringende vragen?

Mail of contacteer de administratieve dienst 011/23.62.76. – administratie@ukkies.be.

Permanentie tijdens de vakantieperiode?

Tijdens de vakantieperiodes wordt er steeds permanentie voorzien van 7u30 tot 12u. Er is dan een bevoegd persoon aanwezig die u kan helpen met al uw administratieve vragen.

Vragen rond last minute vrijgekomen plaatsen of om de afwezigheid van uw zoon/dochter te melden kunnen via het permanentienummer: 011/23 62 76.

Deze link https://www.youtube.com/watch?v=QZBdwAdJVJk maakt je handig wegwijs in het inschrijfproces.

Met vriendelijke groeten

Klantgedreven - In beweging - Krachtgericht - Transparant Gemeenteplein 1 | 2550 Kontich | Tel 03 450 78 40 kontich.be | gemeente@kontich.be